Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Bodil Kristine Hansen, medlem Ole Christensen, medlem Svend Overgaard, medlem Margit Pedersen, suppleant

Transkript

1 Domea Kongeåen Referat fra organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 31. marts 2016 kl på Jels Motel- og Sportscenter, Ørstedvej 10, Jels, 6630 Rødding. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Domea Kongeåen Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligselskabets budget Årsregnskab for perioden til Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Udlejningsforhold Feriefremleje/Feriebytte Personaleforhold Generel orientering Domea.dks Landskonference Markedsføring og synlighed Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Afvikling af underskud i antenneregnskab i Jels Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Søren Hald, formand Henry Rasmussen, næstformand Hanna Simonsen, medlem Marianne Brink, medlem Bodil Kristine Hansen, medlem Ole Christensen, medlem Svend Overgaard, medlem Margit Pedersen, suppleant Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Udsendt den 19 april 2016 Side 1 af 10

2 1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 19. august 2015 og 14. oktober Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet. 3 Domea Kongeåen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Der var ingen bemærkninger til dette punkt. 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Søren Hald Formand Repræsentantskabet 2016 Henry Rasmussen Næstformand Repræsentantskabet 2017 Hanna Simonsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Marianne Brink Medlem Repræsentantskabet 2016 Bodil Kristine Hansen Medlem Repræsentantskabet 2017 Ole Christensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Svend Overgaard Medlem Domea.dk 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Søren Hald, Marianne Brink, Ole Christensen og Svend Overgaard på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 31. marts 2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Ole Christensen Formand Repræsentantskabet 2018 Bodil Kristine Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2017 Hanna Simonsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Side 2 af 10

3 Marianne Brink Medlem Repræsentantskabet 2018 Henry Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2017 Margit Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2018 Svend Overgaard Medlem Domea.dk 2016 Søren Hald Suppleant Repræsentantskabet 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Referat: Efter repræsentantskabsmødet hvor Ole Christensen blev valgt som ny formand, blev Bodil Hansen valgt som næstformand. Margit Pedersen blev nyvalgt til bestyrelsen. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser til Servicekoordinator Ingrid Mailand, eller på telefon Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat: Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.6 Boligselskabets årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Side 3 af 10

4 Regnskabet udviser et underskud på kr , årsagen er bl.a. højere renteudgifter end indtægter, udgifter til møder og kurser. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea.dk har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Referat: Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne bestyrelsen havde dog ingen ændringer til styringsrapporterne Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af Side 4 af 10

5 dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Vejen kommune har den givet fritagelse for dispositionsfondsdækning af udgifter til tab ved lejeledighed. At boligorganisationen har opnået fritagelse, betyder ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat: Den fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed som Vejen Kommune har givet i 2013 opretholdes, men da dispositionsfonden er øget med kr i sidste regnskabsår, må det forventes at fonden vil være oppe på maksimum i løbet af 1-2 år, hvorefter fritagelsen bortfalder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 321,00 pr. lejemålsenhed (satsen gælder for regnskabsår, der påbegyndes efter august 2015). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat: Da dispositionsfonden er øget med kr i sidste regnskabsår, må det forventes at fonden vil være oppe på maksimum i løbet af 1-2 år, hvorfor det ikke giver mening at søge om søge om fritagelse p.t., det vil være bedre for afdelingens økonomi at en evt. udgift dækkes af dispositionsfonden Boligselskabets budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Side 5 af 10

6 Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som viste stigning i udgifterne til mødeudgifter, kontingenter m.v. samt et fald i udgifterne til forretningsførelse. Budgettet forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering Årsregnskab for perioden til Vejen Kommune har afholdt styringsdialogmøde med Boligselskabet den og årsregnskabet for perioden til blev behandlet på dette møde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Bestyrelsen udpegede formanden (Ole Christensen) og næstformanden (Bodil Hansen) som repræsentanter for 1 år Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 1 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Referat: Bestyrelsen valgte formanden (Ole Christensen) som kredsdelegerede for 1 år. Side 6 af 10

7 3.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 57 personer. Heraf har 43 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Fraflytningsstatistik for perioden til for afdeling 3955 har der i alt været 52 fraflytninger, hvilket giver en fraflytningsprocent på 25,24. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkningen om at udlejningsforholdene var forbedret betydeligt set i forhold til tidligere Feriefremleje/Feriebytte Domea Kongeåen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Referat: Bestyrelsen besluttede at feriefremleje og feriebytte skulle være en mulighed for boligorganisationens beboere Personaleforhold Generel orientering Side 7 af 10

8 Der er ikke sket ændringer i bemandingen, der er Henrich Michélsen som ejendomsmester, Claus Frederiksen som ejendomsfunktionær og Johs.Kaack som del tidsansat (3 timer/ugen). Det forventes at Domea.dk ikke forlænger kontrakten med Vejen Kommune, som udløber vedrørende administration af 2 afdelinger i Rødding med i alt 38 boliger. I den forbindelse kan der ske ændringer i bemandingen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Markedsføring og synlighed Domea.dk stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligorganisationer. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Referat: Bestyrelsen ønskede en skilteanalyse og behovet for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål efter aftale mellem ejendomsmester Henrich Michelsen og kundechef Martin Andreasen. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 3904: underskud på kr , dækkes af disp.fonden/lbf Side 8 af 10

9 Afdeling 3955: underskud på kr , dækkes af overskudssaldo. Bemærkninger til årets resultat, som er dækket af tidligere års overskud, samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmødet. Afdelingens driftsbudget for perioden til vedlægges som bilag. Afdeling 3956: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingens driftsbudget for det kommende regnskabsår. 5.3 Orientering om driftsforhold Overordnet set, så er de opgaver som ligger i drifts og vedligeholdsplaner og som er godkendt på afdelingsmøder enten i gang eller ved at blive sat i gang. Opgaver i indeværende år er bl.a. ved Rødding Engvej: Stibelysning, reparation af murværk, maling af døre og vinduer Bøgealle/Gilbjergvej: Reparation af udestuer, redskabsrum, udskiftning af bløde fuger Jels Byhuse: Lofter i badeværelser Dixensminde: Udskiftning af vinduer og maling af gange. I alt er der afsat mere end kr til vedligeholdelsesarbejder i regnskabsåret Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om at nogle af tingene var fremskyndet og under udførelse i indeværende regnskabsår. 5.4 Afvikling af underskud i antenneregnskab i Jels Organisationsbestyrelsen har den bevilliget kr til nedbringelse af underskud efter overgang til direkte levering af antennesignal fra leverandør til lejerne i Jels. Referat: Bestyrelsen bekræftede ovenstående bevilling. 6 Eventuelt Side 9 af 10

10 Referat: Behovet for gennemgang af råderetsreglerne i afdelingen blev drøftet der bør laves en opdatering inden afdelingsmødet i Martin Andreasen fremskaffer lokalplan for Ravnbjergområdet i Jels med henblik på eventuel udvidelse af bebyggelsen på Ravnbjerg. Ole Christensen og Kerstine Hansen deltager i møde med Vejen Kommune den 26. april, hvorefter bestyrelsen drøfter det på et efterfølgende møde. Bestyrelsen fastholder at der ikke er ønske om byggeri på den gl. slagterigrund i Rødding, men at der kunne være interesse i at overtage de 38 boliger som Vejen Kommune har beliggende ved Domea Kongeåens boliger i Rødding, hvilket vi vil oplyse Vejen Kommune i forbindelse med drøftelser om ophør af administration for de 38 boliger i 2 afdelinger pr. 31. december Martin M. Andreasen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 10 af 10