Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 5. november 2015 kl i Afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 5. november 2015 kl i Afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Bo H. Andersen, Rikke Støckel, John Frederiksen, Karen Løvendahl Jensen, Inge Nielsen, Bjørn Rasmussen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke, Lis Wexøe. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og driftsleder Ivan Stokic. Fraværende: Britta Christensen, Johnna Brandal, Marianne Salomonsen (orlov). Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning. a. Ansøgning om kr til Fastelavn Beboerrådgiver b. Gennemgang af indkomne forslag til afdelingsmødet c. Ansøgning om 500,- kr. til madgruppen. Bilag i dueslaget d. Lokal-tv: Indkøb af 8-ports switch 1.000,- kr. e. Godkendelse af hundeklubbens anvendelse af klublokale klub 508 f. Regnskabsmøde den 11. november. Huske- og Aktivitetsliste g. Blokmøde Blok 14 den 17. november i Teatersalen h. Hjemmesiden, status i. Street Art Decoration 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Nyt fra: a. Formanden Der blev annonceret et ekstra punkt til dagsordenen fra Beboerrådgiver 5i: Street Art Decoration 1

2 Næstformand Jørnanker Døpke meddelte, at der havde været generalforsamling i Hvidovre Fjernvarme Distributionsselskab (FD) og Jørnanker er blevet genvalgt i bestyrelsen. Jørnanker har holdt møde med Jens Peter Skaarup og Gert Wandahl om åbning af Oasen i perioden, hvor Helhedsplanen kører. Der er forslag om, at Oasen kan eventuelt åbnes og lukkes ved en kode i et vist tidsrum om dagen eller Ejendomskontoret åbner og en ejendomsfunktionær lukker på hverdage. Begge forslag vil koste noget. Der arbejdes videre med problemet. Lokal-tv spørger om der må udsendes reklamer? Idet udsendelse af reklamer er en sideaktivitet i Boligselskabet og man ikke må tage penge for det kan det opfattes som konkurrenceforvridning. Fra formandsskabets side kan det derfor ikke imødekommes. Den 17. november er der Blokmøde i Teatersalen, Frihedens Idrætscenter, Blok 14 fra kl Til afdelingsbestyrelsesmødet i december mødes vi kl til kontakttime med beboerne i Oasen og udlejningen er lukket den dag og i resten af december Der er udkommet en folder fra Beredskabsforbundet Robust Borger. Man kan få undervisning 2 x 3 timer om det. Punkt til næste møde. b. Ejendomskontoret/KAB Ivan Stokic: (Der var udsendt information) Højhuset: Duebekæmpelsen fortsætter. Rengøring i Oasen er meget dårlig. Der har været et møde med Strøjer/Strøjer om gentagelse af flere elementer i rengøringen. Der skal en uvildig rapport til for at tjekke arbejdet. Ivan arbejder videre med at få nogen til at kontrollere rengøringen og udarbejde en rapport. Sikkerhedsrygsække er udleveret og medarbejderne er blevet instrueret. Der har været 5 års eftersyn af elevatorerne på Strandmarksvej 16 og 18. Skaderne er delvist udbedret. Baldakinen på Strandmarksvej er repareret dårligt og der løber vand i de nyligt reparerede plader nedenunder. Der er et tilbud på reparation af denne på kr. inkl. moms. Beløbet lægges i budget til næste budgetår. Lille Friheden: Der er løs belægning foran Lille Frihedens Aktivitetshus. Der kommer meget tung trafik og EK har forsøgt at reparere fliserne. 2

3 Der udspandt sig en diskussion om hvem der ejer Aktivitetshuset idet der er kommet et tilbud på kr. for udskiftning af fliser. Det menes at det er Hvidovre Kommune som ejer bygningen og derfor er ansvarlig for fliserne. EK og Annette Birkov undersøger sagen, ligesom det skal undersøges om EL- og vandforbruget, som er højt går på Boligselskabets regning. Der er set rotter i Ejendomskontorets garageanlæg. Der er sat rottesikring i gang ved rydning af planter omkring garagen. Rottesikringen vil koste kr. inkl. moms. Opfølgning på afdelingernes regnskaber: Budgetopfølgning Vand EL Varme V/ Gert Wandahl: (Der var udsendt information) Varmeregninger viser underskud i Frihedens boliger på kr. Der er fejl i varmeaflæsningsfilen fra Brunata i afdelingerne I og VI. Der udsendes information om dette til beboerne. Der var ingen bemærkninger til den øvrige forbrugsinformation. Med hensyn til budgetopfølgningen var der ingen særlige bemærkninger til dette. Oversigt over opgaver mellem afdelingsbestyrelsen og driftschefen: Listen blev gennemgået Angående toilettet tilhørende Beboerrådgivers kontor/satellitvaskeriet er det indstillet fra driftschef Gert Wandahl efter drøftelse med Beboerrådgiver John Rasmussen, at toilettet ikke genåbnes for Satellitvaskeriet og at der herved ikke stilles krav om at beboerne har adgang til et toilet i Satellitten. Således er det kun John og hans gæster, der benytter toilettet. Afdelingsbestyrelsen fulgte indstillingen. Gert mindede om, at der eventuelt skal være Beboervandring og Markvandring. Afdelingsbestyrelsen vurderede, at der ikke skulle være markvandring grundet helhedsplanen men at ejendomskontoret skønner hvis der skal være markvandring. Lis Wexøe påpegede, at de fodgængeradgange, der er optegnet i Friheden ikke er hensigtsmæssige og bad dermed Ejendomskontoret med at se på dem. Det er allerede aftalt at huller i asfalt skal repareres. 3

4 c. Udvalg Der har været afholdt ordstyrermøde, hvor det går godt i grupperne. Christian Thode ønskede på dette møde, at Inge skulle spørge ved afdelingsbestyrelsesmødet, om Højhuset kan ibrugtage Telias gamle teknikerrum til opbevaring af effekter for Højhuset. Christian Thode bør henvende sig til afdelingsbestyrelsen på kontaktdagen ligesom andre beboere så sagen kan blive behandlet rigtigt. Toilet i kælder ved billardlokalet bliver ikke rengjort. Kan man finde et pænt toilet til kælderen og til klub 44 blandt de toiletter som udskiftes i forbindelse med Helhedsplanen. EK ser på sagen. Billard gruppen har 10 års jubilæum Oasen er lukket for de sædvanlige aktiviteter i perioden 18. december 2015 til 4. januar Der har været afholdt Beboernes Friaften, hvor der var underholdning af bugtaler Peter Nørgaard og duoen Butterflies spillede musik aftenen igennem. Der forelå regnskab. Arrangementet gik godt. Der afholdes Nytårskur for de frivillige den 29. januar 2016 kl Følgende meldte sig: John Frederiksen, Rikke Støckel, Karen Løvendahl Jensen, Bo Andersen, Lis Wexøe. d. Beboerrådgiver Der har været afholdt tur for børn og voksne til Den blå Planet, 39 deltagere. Juletræsfesten planlægges Julepakker planlægges og der udsendes blanketter til udfyldelse i uge 46. John afholder traditionen tro en lille komsammen for afdelingsbestyrelsen den 22. december kl til i afdelingsbestyrelsens lokale. Den 22. december 2015 kl bliver der uddelt julepakker i Oasen. Sommerfest 2016 kan blive afholdt på grusbanen, man skal selv betale strøm. Peter Nørgaard blev foreslået som underholdning Datoer: 11. juni eller 18. juni blev nævnt. Evaluering af Sommerfest 2015 vil blive gennemført. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Intet til dette punkt 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen En beboer klager over lugt fra naboen. Det menes at være dyrelugt muligvis fra krybdyr. Der blev opfordret til at lave en skriftlig klage, gerne med flere underskrifter, til Ejendomskontoret. Klageren har tidligere henvendt sig til KAB og EK har været på adressen og givet påbud om at få fjernet lugten. Dette blev dengang efterkommet, men der er tilsyneladende opstået lugt igen. Der sendes en skriftlig klage til EK. 4

5 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Ansøgning om ,- kr. til fastelavn kr. bevilget b. Gennemgang af indkomne forslag Afdelingsbestyrelsen gennemgik forslagene. c. Ansøgning om 500,- kr. til madgruppen. 500,- kr. blev bevilget til madgruppen til lodtrækning af vin ved julemiddagen d. Lokal-tv: Indkøb af 8-ports switch 1000,- kr. Bevilget e. Godkendelse af hundeklubbens anvendelse af klublokale klub 508 Godkendt at hundeklubben flytter lokale til klub 508 Godkendt og man får nøgle til toilet og vand til hundene. f. Regnskabsmøde den 11. november Huske- og Aktivitetslister gennemgået. g. Blokmøde Blok 14 den 17. november i Teatersalen Frihedens Idrætscenter Inge, Beth, Jørnanker og Lis. h. Hjemmesiden, status Afdelingsbestyrelsen kan ikke gøre mere for at fremme hjemmesiden. KAB fik ved Organisationsbestyrelsesmødet lov til at bruge ,- kr. ekstra, men der er ikke sket noget indtil nu. i. Street Art Decoration Beboerrådgiver John Rasmussen har USH-midler tilovers ,- kr. og de skal bruges i 2015 ellers er de tabt for Friheden. John foreslog, at der males Street Art Kunst på bagsiderne af carportene ved Hvidovrevej 450 for de midler. Det er således, at børn kan være med til at spraymale billederne. Det vil foregå i samarbejde med Thomas Gercymisch og Yann Hansen fra deres egen forening Urban Roots. Godkendt. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Folderen Robust Borger 7. Eventuelt Der er nu kopierede referater i mappen på Oasen Skal man have Sygesikringsbevis med på et informationsmøde? Der var en diskussion om dette, der er både for og imod. 5

6 Hvorfor kan man ikke bevilge ydelser over mail? Svar: Alle skal høres og svare. Desuden har det ikke tidligere været aftalt at bevilge midler over mails. Mødet sluttede kl Referent: Beth Hørsted 6

7 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Marianne Salomonsen Formand Jørnanker Døpke Næstformand Johnna Brandal Kasserer Beth Hørsted Sekretær Inge Nielsen Bo Henrik Andersen John Frederiksen Karen Løvendahl Jensen Rikke Støckel Britta Christensen Bjørn Rasmussen Lis Wexøe Rasmussen Suppleant 7