THISTED SPILDEVAND A/S

Transkript

1 THISTED SPILDEVAND A/S Referat fra bestyrelsesmødet den kl i mødelokale 1, Kirkevej 9, Hurup Medlemmer: Benny B. Christensen, Elin Vangsgaard, Jens Vestergaard Jensen, Jørgen Andersen, Ole Westergaard, Ulla Vestergaard, Viggo Iversen THISTED SPILDEVAND A/S Side 37

2 Indholdsfortegnelse 18. Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af referat Revisionsprotokol Orientering fra formand, bestyrelsesmedlemmer og direktør Anlægsprogram FAS udbud Honorering af medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer Overdragelse af grunde fra Thisted Kommune Lukket sag Placering af administrationen Rammeudbud af gravearbejder m.m Valg af forbrugerrepræsentanter Eventuelt THISTED SPILDEVAND A/S Side 38

3 Emne: Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af referat Sagsnr.: 18 Sagsbehandler: tsn Åben sag Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Resultat af tilpasningsforhandlingerne forelægges bestyrelsen THISTED SPILDEVAND A/S Side 39

4 Emne: Revisionsprotokol Sagsnr.: 19 Sagsbehandler: tsn Åben sag Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Intet at bemærke THISTED SPILDEVAND A/S Side 40

5 Emne: Orientering fra formanden, medlemmer og direktøren Sagsnr.: 20 Sagsbehandler: tsn Åben sag Orientering fra a) Formanden b) Medlemmer c) Direktøren Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den a) Fire deltagere fra bestyrelsen har været på kursus i bestyrelsesarbejde hos DANVA b) ERFA-mødet hos Morsø Forsyning THISTED SPILDEVAND A/S Side 41

6 Emne: Anlægsprogram, Thisted Spildevand A/S Sagsnr.: 21 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE Der fremægges revideret anlægsprogram 2011 til godkendelse. En del anlægsprojekter fra anlægsprogram 2010 er helt eller delvist ikke gennemført i 2010, og derfor overført til program Som konsekvens heraf vil den meddelte kommunale lånegaranti vedrørende anlæg 2010 på 58,5 mio. kr. langt fra blive udnyttet. Det reviderede anlægsprogram for 2011 udgør dermed i alt kr. 47,745 mio. kr. Endvidere vedlægges oplæg til anlægsprogram 2012 samt årene frem til 2021 til orientering. INDSTILLING At At revideret anlægsprogram 2011 godkendes anlægsprogram 2012 godkendes At Thisted Kommune ansøges om kommunegaranti vedrørende anlægsprogram 2011 på i alt kr. 47,745 mio. kr. Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Indstillingen godkendt THISTED SPILDEVAND A/S Side 42

7 Emne: FAS udbud. Orientering Sagsnr.: 22 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE Thisted Vand har indtil nu videreført Kommunedatas ForbrugsAfregningsSystem FAS, der blev anvendt af den tidligere, kommunale forsyningsvirksomhed. Data ligger hos Kommunedata og der betales en årlig leje på ca. 1,1 mio. kr. for programmet. Direktøren Direktionen vurderer, at der er gode chancer for at få et bedre og billigere alternativ ved et udbud, hvorfor det påtænkes gennemført i første halvår INDSTILLING Tages til orientering Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Taget til efterretning Udbuddet annonceres således, at flest mulige kan byde. THISTED SPILDEVAND A/S Side 43

8 Emne: Honorering af de medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen Sagsnr.: 23 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE Næstformanden i bestyrelsen har begæret sagen på dagsordnen. Direktørens orientering til de medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen fremgår af vedlagte bilag RETSGRUNDLAG Lov om aktie- og anpartsselskaber (selskabsloven), Lov nr. 470 af 12/06/2009 Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Benny Christensen og Elin Vangsgaard deltog ikke i sagens behandling. Medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen meddeles tjenestefrihed med løn til deltagelse i bestyrelsesmøder inden for normal arbejdstid. Øvrigt tidsforbrug er fritid. I øvrigt efter konkret aftale. Ordningen ophører, såfremt generalforsamlingen beslutter et honorar for bestyrelsesarbejdet. THISTED SPILDEVAND A/S Side 44

9 Emne: Overdragelse af grunde fra Thisted Kommune til Thisted Vand Sagsnr.: 24 Sagsbehandler: tsn Lukket sag THISTED SPILDEVAND A/S Side 45

10 Emne: Placering af Thisted Vands administration Sagsnr.: 25 Sagsbehandler: tsn Åben sag HISTORIK På bestyrelsesmødet den blev det besluttet at få Rødbro og Frederiksen til at skitsere og budgettere en ny administrationsbygning på Tigervej 8 samt fortsætte eftersøgningen efter muligheder for at leje egnede kontorfaciliteter. Ved markedsundersøgelsen i januar, blev der forespurgt på 1. salen over Netto, Asylgade i Thisted. Da blev der meldt tilbage, at det desværre var udlejet til anden side. Da det efter bestyrelsesmødet den fortsat var annonceret til leje, blev der rettet en fornyet henvendelse. Beskeden var fortsat, at det desværre var lejet ud. I stedet sendte ejendomsmægleren to andre forslag. Ingen af dem var egnede; men da der er tale om et billigt og et dyrt lejemål, illustrerer de prisniveauet godt. De kostede henholdsvis 950 og 575 kr./m2/år i startleje. Tilbuddene ligger i sagen som dok. nr REDEGØRELSE Naboen til Tigervej 8, I/S Ejendomsselskabet Wilhelmsborg, Fabriksvej 1, Thisted, har modtaget opsigelser på to lejemål, der fraflyttes i løbet af sommeren. Ved en sammenlægning af de to lejemål, er der mulighed for at etablere et hensigtsmæssigt administrationslokale i to etager. Der er mulighed for at sætte en port i hegnet og etablere en gennemkørsel til Tigervej 8. Driftsmæssigt er der således tale om en ligeværdig løsning i forhold til at bygge selv på Tigervej 8. Lokalerne trænger til istandsættelse og baderummene skal ombygges for at overholde arbejdsmiljøkravene. Udlejer er indstillet på at finansiere istandsættelse og ombygning på grundlag af en 10 årig lejekontrakt. Udkast til lejekontrakt, dok. nr vedlægges som bilag. Første kvartals leje udgør ,- kr. ekskl. moms faldende til ,- ekskl. moms efter 10 år i dagens priser. En gang årligt reguleres lejen med den procentuelle stigning i nettoprisindekset dog min. 2,5% og maks. 4,5%. Rødbro og Frederiksen har skitseret og budgetteret en administrationsbygning på Tigervej 8. Samlet byggebudget ,- kr. ekskl. moms. Med en årlig omkostning på til bygningsforsikring på ca ,- kr. og en aktuel rente på 1,3 % p.a. i Kommunekredit giver det en kvartalsvis omkostning på ,- kr. til sammenligning med den kvartalsvise leje. Der er automatisk adgang til fuld lånefinansiering uden konsekvenser for Thisted Kommunes lånemuligheder. Det er forudsat, at omkostningerne til udvendig vedligeholdelse opvejes af et lavere energiforbrug. Det er endvidere forudsat, at afskrivningerne udlignes af ejendomsværdistigningerne. RETSGRUNDLAG Vandsektorloven (lov nr. 469 af 12/06/2009) THISTED SPILDEVAND A/S Side 46

11 Bekendtgørelse om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber (bekendtgørelse nr af 16/ ) INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den : Jens Vestergaard ønsker byggeriet igangsat snarest. By- og landskabsstyrelsen forhøres, om Thisted Vand kan fortsætte som lejer i den kommunale administration. Sagen udsat til næste møde til endelig afklaring. Beslutning fra møde i THISTED SPILDEVAND A/S den : Jens Vestergaard ønsker byggeriet igangsat snarest. By- og landskabsstyrelsen forhøres, om Thisted Vand kan fortsætte som lejer i den kommunale administration. Sagen udsat til næste møde til endelig afklaring. Sagen genoptaget på mødet den 29. april 2010 I/S Ejendomsselskabet Wilhelmsborg, Fabriksvej 1, Thisted, har fremsendt revideret tilbud på lejekontrakt. Det reviderede udkast til lejekontrakt vedhæftet som dok. nr samt tillæg dok. nr Kontraktperioden er hævet til 15 år og den årlige minimumstigning i huslejen er hævet til 3 %. og benyttelsen af den fælles frokoststue er nu prissat. Dermed kommer første kvartals husleje ned på ,- kr. ekskl. moms. Der foreligger endnu ikke svar fra By- og Landskabsstyrelsen. INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den : Sagen udsat til svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. THISTED SPILDEVAND A/S Side 47

12 Sagen genoptaget på mødet den 25. maj 2010 Da svaret fra By- og Landskabsstyrelsen ikke forelå efter den udmeldte svarfrist på 4 uger, kontaktede Forsyningsdirektøren sagsbehandleren Anne Marie Madsen. Hun beklagede, at de på grund af arbejdspres ikke var i stand til at overholde de udmeldte svarfrister og, at forespørgslen endnu ikke var nået hendes bord. Hun oplyste telefonisk, at der intet var til hinder for, at et vandselskab lejer sig ind i en kommunal bygning såfremt det var i vandselskabets interesse. Hun understregede, at vandselskabets bestyrelse jvf. Selskabsloven altid er forpligtet til alene at varetaget selskabets interesser på normale markedsvilkår. Sagen er indberetningspligtig i henhold til det overvågningsprogram, vandselskaberne er forpligtet til efter Vandsektorloven. Her skal vandselskaberne overvåge og dokumentere, at alle væsentlige aftaler af økonomisk karakter er indgået efter, at markedet er afsøgt, og der er valgt den for selskabets mest fordelagtige løsning. Dokumentationen skal indsendes til Forsyningssekretariatet. Der foreligger nu en bekendtgørelse og en vejledning til overvågningsprogrammet. Vejledningen er vedlagt som bilag, dok. nr Forsyningsdirektøren har verificeret lånemuligheder og konsekvenser for kommunen ved opførelse af egen administrationsbygning. Fuldmægtig Lise Beirne Chapman Pedersen oplyste telefonisk, at et vandselskabs administrationsbygning anses for at være en nødvendig del af selskabets anlæg, hvorfor det er omfattet af samme automatiske låneadgang - uden konsekvenser for kommunen - som de øvrige anlæg. Assens Forsyning A/S har modtaget et skriftligt svar på samme spørgsmål. Svaret vedhæftes som bilag, dok. nr Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den : Skriftligt svar fra Indenrigsministeriet omdelt. Formand, næstformand og direktør afholder møde med borgmester og kommunaldirektør snarest efter svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. Jørgen Andersen ønsker en forhandling om huslejen i Hurup. Beslutning fra møde i THISTED SPILDEVAND A/S den : Skriftligt svar fra Indenrigsministeriet omdelt. Formand, næstformand og direktør afholder møde med borgmester og kommunaldirektør snarest efter svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. Jørgen Andersen ønsker en forhandling om huslejen i Hurup. Sagen genoptaget til behandling på mødet den På baggrund af det afholdte møde med borgmester og kommunaldirektør, er der udarbejdet en analyse, der belyser fordele og ulemper for Thisted Vand ved en placering af administrationen enten i egne, nybyggede lokaler på Tigervej 8 eller i de nuværende lejede, lokaler på Kirkevej 9. THISTED SPILDEVAND A/S Side 48

13 Analysen er udarbejdet af Aasted Consult Aalborg, som blev anbefalet til opgaven af Væksthus Nordjylland. Analysens konklusion er, at det er mest fordelagtigt for Thisted Vand at placere sin administration på Tigervej 8. Rapporten med bilag vedhæftet som bilag. Beslutningen er omfattet af Bekendtgørelse nr. 298 af 25/03/2010 om program for vandselskabers interne overvågning. Det medfører, at analysen skal indsendes til Konkurrencestyrelsen som dokumentation for, at den trufne beslutning alene varetager selskabets egne interesser. INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den MED-udvalget anbefaler, at byggeriet iværksættes snarest. Sagen genoptages på næste møde. Analysens forfatter deltager. Det afklares, hvem der i givet fald skal finansiere ombygningen af lokalerne i Hurup. Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den MED-udvalget anbefaler, at byggeriet iværksættes snarest. Sagen genoptages på næste møde. Analysens forfatter deltager. Det afklares, hvem der i givet fald skal finansiere ombygningen af lokalerne i Hurup Sagen genoptaget på mødet den Konsulent John Chr. Aasted, der har udarbejdet rapporten, deltager. INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S den Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen THISTED SPILDEVAND A/S Side 49

14 Rapporten forelægges for borgmester og kommunaldirektør af formand, næstformand og direktør. Sagen genoptaget på mødet den 23. februar 2011 Til orientering fremlægges rapporten nu i opdateret udgave, revideret i henhold til drøftelsen på bestyrelsesmødet den Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S den Viggo Iversen Formand og næstformand afklarer om bestyrelsen har den endelige beslutningskompetence. Sagen genoptaget på mødet den Selskabets vedtægter, der afgrænser bestyrelsens kompetence vedlægges som bilag INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Bestyrelsen indstiller sagen til afgørelse på en generalforsamling. Der arrangeres orienteringsmøde for aktionærerne forinden. THISTED SPILDEVAND A/S Side 50

15 Emne: Rammeudbud af gravearbejder m.m. Sagsnr.: 26 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE Samtlige, der har søgt om prækvalifikation, blev prækvalificeret. Udbudsmaterialet er udsendt den 1. marts Der var frist frem til den 14. marts 2011 til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Fra de 12 entreprenører/konsortier, der er prækvalificerede, kom der spørgsmål fra 2. Spørgsmålene er besvaret i et rettelsesbrev, der er udsendt den 16. marts Licitationen afholdes onsdag den 23. marts 2011 i overværelse af de bydende, der måtte ønske det. Tildelingskriteriet er laveste pris. INDSTILLING Tages til efterretning Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Taget til efterretning af et flertal af bestyrelsen. Fremadrettet afstemmes generelle afgivelser fra AB92 med Dansk Byggeri Jørgen Andersen ønskede licitationen udsat i henhold til udsendelsestidspunkt for rettelsesbrev. THISTED SPILDEVAND A/S Side 51

16 Emne: Valg af forbrugerrepræsentanter Sagsnr.: 27 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE I medfør af Vandsektorloven og efterfølgende bekendtgørelse, skal der vælges to medlemmer til bestyrelsen bland selskabets forbrugere. Valget skal være afholdt inden den 30/ Der bliver dermed tale om et valg af to repræsentanter til den kommende enhedsbestyrelse for Thisted Vand A/S med tilhørende datterselskaber. Der vedlægges den regulerende bekendtgørelse til orientering sammen med udkast til valgregulativ. RETSGRUNDLAG LOV nr. 469 af 12/06/2009 Lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold BEK nr af 15/ Bekendtgørelse om forbrugerindflydelse i vandselskaber INDSTILLING At At At valgregulativ vedtages der udpeges valgudvalg det indstilles over for generalforsamlingen, at der indføjes bestemmelse i vedtægterne med henvisning til valgregulativet. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S den Viggo Iversen Valgregulativ godkendt med ændring, at hver ejendom kun har én stemme Valgudvalget består af Ulla Vestergaard og Søren Bo Pedersen 3. at godkendt Sagen genoptaget på mødet den På baggrund af rådgivning fra Miljøministeriet har DANVA nu meldt en anbefaling ud om, at sætte aktiviteterne på pause. fra DANVA s direktør vedhæftes som bilag THISTED SPILDEVAND A/S Side 52

17 Indstilling At Indstillingen fra DANVA følges Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Godkendt THISTED SPILDEVAND A/S Side 53

18 Emne: Eventuelt Sagsnr.: 28 Sagsbehandler: tsn Åben sag EVENTUELT Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den Fyraftensmøde kl THISTED SPILDEVAND A/S Side 54

19 Medlemmer: Underskrift: Ole Westergaard Ulla Vestergaard Jens Vestergaard Jensen Viggo Iversen Jørgen Andersen Elin Vangsgaard Benny B. Christensen THISTED SPILDEVAND A/S Side 55