Bestyrelsesmøde - referat

Transkript

1 Mødedato: Sted: Gladsaxe Sportscenter Vandtårnsvej Søborg Referent: Karin Rye Caspersen Ref. nr. 09/2015 Emne: Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra 9. juni Siden sidst Spørgsmål og kommentarer til orientering til bestyrelsen 3. Foreningen i fremtiden En debat om foreningens fremtidige rolle og profil 4. Handleplan og bestyrelsens arbejdsområder Oplæg fra Niels, Alf og Rune 5. Eventuelt 6. Næste møde: december i nærheden af Århus (med overnatning og middag med DSFs bestyrelse) Deltagere - bestyrelsen: Niels Bækgård Morten Menné Jakob Sander Otto Skak Holger Kortbek Alf Christensen Lene Karsbæk Carsten Larsen (tilforordnet) Afbud: Axel Lindgren (tilforordnet) Gitte Nørgaard Erik Hansen Sekretariatet: Karin Rye Caspersen (KRC)

2 1. Godkendelse af referater fra 9. juni 2015 Referatet godkendes med forbehold for rettelse af datoen (der er skrevet den ) 2. Siden sidst Dansk Skole Idræt: Sekretariatet og MM har forfattet en orienteringsskrivelse, der sammen med bladet blev sendt til Dansk Skole Idræts sekretariatschef som opfølgning på MMs tidligere telefonsamtale. Derudover er bladet sendt til Idrætsefterskolerne for at gøre opmærksom på vores eksistens. Måske kan Edvard følge op på den kontakt telefonisk? I så fald skal vi være helt skarpe på, hvad vi kan tilbyde dem. KL har ingen interesse i branchen og henholder sig til Kultur og Fritidschef-konferencen hvert andet år. Team Danmark: NB har haft møde med Team Danmarks nye direktør, Lone Hansen, der var meget positivt indstillet over for både foreningen og en fælles temadag for kommuner i oktober måned. NB arbejder videre med at arrangere sammen med Team Danmarks Knud Skadborg. DGI: Fortsat positiv kontakt, og der er aftalt nyt møde den 28. august, hvor det er planen at diskutere hvorvidt de to foreninger kan lave samarbejde og på hvilke områder det i så fald vil være relevant. DIF: Ingen yderligere kontakt siden sidst. Dansk Handicap Idræt: Tidligere aftalt møde udskudt. Lokale og Anlægs Fonden NB og HK har haft et meget positiv møde med Esben Danielsen fra LOA. Citat fra NBs nyhedsbrev: I begyndelsen af juni måned havde vi møde med Lokale- og Anlægsfondens nye direktør, Esben Danielsen. Vi mødtes til en snak om syn på og visioner for sportsfaciliteter i fremtiden. Det var en rigtig god og konstruktiv dialog og meget positivt for os at opleve, at Lokale- og Anlægsfonden deler vores visioner og synspunkter om, at driftsformen er et lige så vigtigt paramenter for udvikling, som de fysiske rammer er det. Dansk Firma Idræt Intet nyt. CL har god kontakt til deres formand, og spørger denne om vi skal have et officielt møde de to foreninger imellem.

3 IDAN NB har kontaktet Henrik Brandt om medlemskab af deres forum for Sportsfaciliteters bestyrelsesmedlemmer. Forventer svar inden bestyrelsesmødet. IDAN lægger op til at bestyrelsesmedlemmer i Sportsfaciliteter.dk kan komme med som gæster til IDAN Forum. Dvs. til lidt mere end kuvertpris, da det er en god flok, som IDAN gerne vil have med. HI De tre formænd er blevet enige om en fælles udtalelse, der sendes ud umiddelbart efter ferien (forventes udsendt inden bestyrelsesmødet). De tre grupper er på plads, men der er ikke afholdt nogen møder endnu. Karin tager têten og får gang i nogle mødeindkaldelser via doodle, så vi får gang i de 3-4 arbejdsgrupper. Det mangler stadig at blive afklaret, om referatet fra den 2. juni må offentliggøres (HI mener nej). Profilering/markedsføring: Kronik: Der er stadig intet positivt omkring kronikken i de landsdækkende aviser. NB taler med Erling Madsen om at forsøge at få den taget op af mindre, mere lokale aviser, for derved at skabe en platform, som de større aviser kan bygge oven på. Vi bruger desuden en del af kronikken i næste nummer af bladet. Usikkerhed om, hvorvidt kronikken har været sendt rundt. Sendes den til lokale aviser, bør den målrettes det enkelte lokalområde. Derudover forsøger vi at profilere os på temaet omkring udkantsområder. Projekt fra SDU: Projektet er nævnt i nyhedsbrev med opfordring til at deltage. Evald fra SDU er meget glad for hjælpen med at sprede budskabet. Synliggørelse NB og sekretariat arbejder løbende på at synliggøre det politiske arbejde på FB og i nyhedsbreve til medlemmer og interessenter. Medlemsrekruttering: Se liste med nye medlemmer. Det er værd at notere, at de 6 største kommuner nu er medlem af foreningen Bladet er udsendt til Kultur- og Fritidschefer med følgeskrivelse, samt til alle idrætsefterskoler. Vi har endnu ikke fået medlemsliste fra DSI. NB skal alligevel tale med Aksel her efter ferien. Edvard arbejder videre med kommuner og idrætsanlæg, men oplever, at det går langsomt og trægt. Det er derfor afgørende, at bestyrelsen er med til at åbne døre på alle tænkelige måder.

4 Man kan overveje, om der skal laves ændringer i medlemsstrukturen, så kommuner kan melde sig ind, og med ét medlemskab dække alle kommunale anlæg. Så kunne man lave en lille, mellem og stor pakke alt efter hvor mange kommunale anlæg, der findes. Aktiviteter: Temadag i samarbejde med DSI ( ) Rigtig gode tilbagemeldinger fra deltagere og oplægsholdere. DSI var oven ud tilfredse og ønsker at vi allerede nu planlægger en ny aktivitet sammen. Det kunne være en temadag, der er mere målrettet bestyrelser og de helt små idrætshaller, og må gerne ligge lørdag den 9. januar Jakob har den fortsatte kontakt til Aksel omkring planlægningen. Evaluering af dagen er vedlagt. Temadag med fokus pa udearealer: 19. august afviklede vi temadag med ca. 45 deltagere. Det var en god dag med stor faglighed og spændende indlæg. Evaluering af dagen er vedlagt. Studietur til Valencia Studieturen til Valencia gennemføres med 18 deltagere. Vi har en god rejseagent i AlfaTravel, der har været meget behjælpelig med at finde gode besøg, samt skaffe kontakt på rådhuset i Valencia. Der er derfor ingen tvivl om, at det bliver en rigtig god tur med et meget højt fagligt udbytte og mon ikke det sociale også bliver godt? MM har påtaget sig rollen som rejseleder, og har dermed styr på alt det praktiske omkring turen, og vil bl.a. også holde et lille oplæg om idrætsfaciliteter i DK under besøget på Valencias rådhus. Atletikstadions - belægning 29. september planlægger AC og sekretariatet en ERFA-dag om belægninger på atletikstadions i Skive, der har et stort atletikstadion. Virklund har sagt ja til at holde oplæg vi mangler 2-3 yderligere leverandører af belægning til kort oplæg om belægningstyper og vedligehold. Det skal nok falde på plads. En mulig oplægsholder kunne være Christian Stadill fra Polytan, og man kunne henvende sig til atletikforbundet om emner. Temadag om Rammerne for eliteidræt og talentudvikling (Team Danmark) NB arbejder på program mv. sammen med Team Danmarks Knud Skadborg. Studietur til Ko ln Dansk Svømmebadsteknisk Forening arrangerer en studietur til messen i Köln der er 9 deltagere med på turen, der udelukkende er interesseret i tørhaller (vores medlemmer). Vi kunne evt. skrive ud, at da vi erfarer, at mange medlemmer selv rejser til Köln, er der mulighed for at deltage på vores bustur om torsdagen til enten AquaMagis eller tørhal. Johnny fra Tress har sagt ja til at hjælpe med at planlægge turen om torsdagen. Holger deltager i konferencen tirsdag, og holder øje med, om der er noget, der kunne være interessant som oplæg ifm. SportsFair 2016.

5 Dobbelt arrangement Den 24. november laver vi to sideløbende arrangementer i Sport og Event Park Esbjerg. Vi arrangerer et ERFAmøde om isstadions og samme dag kobler vi os på en event om større events, der allerede er planlagt om hvordan man drager fordele af større events og i det hele taget arrangerer en større idrætsevent. Dagen afsluttes med en billet til en kamp i EM i curling og valgfri overnatning. SportsFair 2016 SportsFair 2016 afvikles den marts 2016 i MESSE C. Åbningstider Faglige indlæg onsdag fra gerne i 5-6 spor, så vi tiltrækker flest muligt Messe 12-18: Get2gether med aktivitet Torsdag messe fra med et high profile indlæg kl , så vi både kan tiltrække folk den dag og sikre, at de overnattende bliver længe. Temaet for 2016 bliver: Græs Skolereformen Selvorganiseret idræt (både i og uden for faciliteterne) Vi skal have konferenceprogrammet på plads senest i december, så udstillerne kan planlægge deres stande efter det. Vi holder orienteringsmøde for udstillerne i januar sandsynligvis med et fagligt indlæg om den gode messestand, så vi kan hjælpe udstillerne til at få mest muligt ud af deres stand. A rsmøde april i??? (hovedstaden) vil det være lettere at finde oplægsholdere? Kultur-ministeriet Motion på recept (i Sverige) Lene, Otto og Niels arrangerer alle melder ind med idéer til temaer. Målgruppen er ledere i idrætscentre samt kommunerne. Bladet Sportsfaciliteter Vi lykkedes med et fint blad, og arbejder pt på nummer 2. Det er MEGET svært at sælge annoncer til bladet, så vi har brug for al den hjælp vi kan få både i form af mulige annoncører (hvem er jeres leverandører på sportsanlæggene?) og i form af direkte opfordringer til jeres kontakter om at annoncere. Sekretariatet skal nok aftale alt det praktiske, men det er noget lettere at få en aftale i hus, hvis én af deres store kunder har nævnt bladet over for dem.

6 Uddannelse og kurser Intet fast planlagt. Der er dog flere kurser i Aqua Akademiet, der bliver markedsført over for Sportsfaciliteters medlemmer. CL er i gang med at planlægge et kursus om lydanlæg i idrætsfaciliteter hvordan laver du god lyd til dine arrangementer. Målgruppen er medarbejderne i hallen, der står med ansvaret for at stille lydanlæg klar til arrangementer. Kurset kan holdes både øst og vest for Storebælt. Økonomi Vi har i første halvår 2015 lavet et overskud på mod det budgetterede ,-. Kontingent-indtægten er dog stadig kun (hvoraf de ,- kommer fra DSF og DGI). Det er afgørende for foreningens fremtid, at vi får større indtjening på kontingent (der er kommet flere medlemmer til i juli-august og dermed yderligere i kontingentindtægter). De aktiviteter vi har lavet i foråret har alle givet overskud men der er dog ikke medregnet timer i sekretariatet. Udstillingen gav et overskud på knap kroner. Der er med udgangspunkt i den manglende kontingentindtægt reguleret i aftalen med sekretariatet, så timeforbruget resten af 2015 modsvarer det, vi har mulighed for at betale for. Det betyder desværre en nedgang i antallet af nyhedsbreve, statusopdateringer mv. på Facebook, da det primært er kommunikationsarbejdet, vi kan skrue på det er sværere at spare tid på medlemsadministration, regnskab og lignende. Vi bør måske justere den interne målsætning, så vi har et realistisk mål (fx ) i kontingent inden udgangen af Medlemsrekruttering kommuner: Der skal laves en strategi i forhold til kommunerne generelt set. Hvordan kommer vi ind i kommunerne? Skal det gå via idrætscentrene eller går vi direkte til Kultur og Fritidschefer? Otto tager fat i Haderslev Kommune og Niels kontakter Viborg Kommune. NB og Karin tager têten på at koordinere indsatsen over for kommunerne. 3. Foreningen i Fremtiden Efter en spændende debat om foreningens rolle, eksistensberettigelse og fremtidsudsigter (referat vedlagt), enes bestyrelsen om at inddrage en konsulent, der kan køre en proces, hvor foreningens identitet defineres skarpere end den hidtil har været. Udgifterne må ikke overstige kr i 2015 og i 2015, og NB søger derfor økonomisk støtte andre steder fra.

7 4. Handleplan og bestyrelsens arbejdsområder Oplæg til handleplan og bestyrelsens arbejdsområder revideres. Vedlagt som bilag 1 og Eventuelt Heste Skal vi gøre noget særlig i anledning af, at vi nu har 10 travbaner som medlem? Det er en ret stor del af medlemmerne, der således er en helt anden type idrætsfacilitet. Skal vi måske gøre noget for at få endnu flere hestefaciliteter. NB tager i første omgang kontakt til Henrik fra travbanerne (og Edvard, der har formidlet kontakten), for at høre om de har særlige forventninger til deres medlemskab. Vi kan evt. sætte fokus på deres udfordringer i en artikel i bladet. Oplægsholdere ERFA-møder og temadage. Vi er blevet spurgt om vi vil betale honorar til oplægsholdere på temadage og ERFA-møder. Vi holder fast i, at der udelukkende betales honorar i helt særlige tilfælde, og at det som hovedregel må være i oplægsholdernes interesse at præsentere deres viden for vores deltagere. Vi kan evt. udbetale kørselsgodtgørelse. Næste møde: Sabro Kro v. Århus den 3. december. Vi mødes kl. 12 og spiser frokost inden vi holder bestyrelsesmøde først alene og derefter sammen med DSFs bestyrelse. Dagen slutter af med en social aktivitet og en god middag med vin. Derfor overnatter vi på kroen, og kører hjem fredag morgen.

8 Bilag 2: Bestyrelsens ansvarsområder Opg Beskrivelse Ansvarlig Medvirker Sekretariatet deltager 1 Vision, værdier, mål, strategier og handlingsplaner NB AC og RB + Vedtægter, organisering mv. 2 PR, informations- og kommunikationsaktivitet, kontakt til OS GN + medlemmer, hjemmeside og sociale medier 3 Medlemsrekruttering NB MM Edvard Køhrsen + 4 Politisk arbejde Kontakt til myndigheder, beslutningstagere og øvrige interessenter Partnerskaber/kontakt til samarbejdspartnere 5 Udadvendte aktiviteter NB LK JS HK LK AC RB NB, HK og GN + + Konferencer, ERFA-møder, studieture, temamøder og MM på studietur netværk 6 Årsmøde og udstilling OS/CL LK + 7 Internationalt arbejde Udskydes 8 Kontakt til myndigheder, beslutningstagere og øvrige interessenter 9 Kontakt til samarbejdspartnere JS MM + 10 Kontakt til faggrupper Udskydes 11 Økonomi og budget herunder kontingentsammensætning 12 Kontakt til og instruktion af sekretariatet, rådgivning, viden og innovation og øvrige stabsfunktioner Med mindre andet er aftalt, varetages alle udtalelser til pressen af formanden. NB AC GN NB + NB AC

9 Bilag 2: Aktionsliste Opgave Beskrivelse Deadline Ansvarlig(e) 1 Politisk arbejde: Dansk Skole Idræt opfølgning? Fortsat kontakt til Team Danmark Kontakt til DGI og DIF Møde med Dansk Handicap Idræt Følge op med Dansk Firma Idræt Kontakt til Groundsmen foreningen om evt. samarbejde Samarbejdsgrupper med HI og DSF Ved lejlighed Hurtigt Løbende Ved lejlighed Ved lejlighed Snarest Hurtigst muligt Sekretariatet NB NB/JS JS/NB CL NB/CL NB og KR 2 Profilering/markedsføring Kronik om foreningens formål/vision i mindre aviser? Synliggøre det politiske arbejde på hjemmeside, FB mb. Efteråret Løbende NB/Erling Madsen Sekretariatet 3 Medlemsrekruttering Personlig kontakt til kommunerne (dem, der er fordelt) Edvard laver opsøgende arbejde på andre muligheder NB kontakter Henrik fra travbanerne for at høre om hans forventninger til foreningen Der skal laves særlig indsats mod kommunerne evt. en ny medlemspakke : Hurtigst muligt Snarest Snarest Bestyrelsen Edvard Køhrsen NB NB og KR 4 Aktiviteter Efterårets arrangementer planlægges og afvikles SportsFair 2016: konferenceoplæg Årsmøde 2016 oplæg 1. november 1. november GN, NB og sekretariat OS, CL og LK OS, CL og LK 5 Bladet Bidrage med historier og emner Hjælpe med at sælge annoncer i vores del af bladet Indhold nummer 3 Løbende Løbende 15. oktober Alle Alle Sekretariat, CL og OS 6 Uddannelse og kurser Datoer for kurser i lydanlæg Hurtigst muligt CL og KR Opgave Beskrivelse Deadline

10 Bilag 3: Aktiviteter 2015 Dato Beskrivelse Sted Ansvarlig 3. september: Større begivenheder/events i faciliteter hvad må GN og NB man og hvad kan de bruges til? september: Studietur til Valencia (Sportsfaciliteter arrangerer) Valencia Erik 6. oktober: ERFA-møde om belægning på atletikstadions (deltagerne fra vil gerne have noget med mere teoretisk information om konkret emne). 22. oktober: Alle kommuner inviteres i samarbejde med Team Danmark til ERFA-dag om rammerne for eliteidræt og talentudvikling (i samarbejde med Team Danmark) oktober: Dansk Svømmebadsteknisk Forening arrangerer studietur til Sport. Bäder. Freizeit i Köln, hvor det ville være muligt for vores medlemmer at koble sig på. 24. november: Der er EM i curling i Esbjerg. Niels foreslår derfor temadag for isstadions én af de dage med efterfølgende adgang til EM-kamp. 24. november Større begivenheder/events i faciliteter hvad må man og hvad kan de bruges til? Köln Sport & Event Park Esbjerg Sport & Event Park Esbjerg Alf Niels DSF Niels GN og NB Idéer til emner: Cafeteriadrift Energi (Luna Nordic omkring LED) Svendborg Kommune er årets Idrætskommune