Regnskabsinstruks for Beskæftigelsesministeriets AdministrationsCenter 2008 Bilag til regnskabsinstruks

Transkript

1 Regnskabsinstruks for Beskæftigelsesministeriets AdministrationsCenter 2008 Bilag til regnskabsinstruks

2 Bilag 6.0 til BAC & BAC-BS regnskabsinstruks. Oversigt over: Bilag 6.0 til BAC & BAC-BS regnskabsinstruks....2 Oversigt over:...2 Bilag 1. Organisering i BAC Bilag 2: Stillinger og navngivne personer der bestrider dem...4 Bilag 3: Oversigt over personer, der udfører (system) opgaver i relation til Navision Stat...9 Bilag 4: Brugeradgang til Navision Stat Bilag 5: Oversigt over godkendelsesberettigede...11 Bilag 6: SQL/Crystal Reports...22 Bilag 7: Oversigt over personer der udfører opgaver i relation til SLS og ferie/fravær...23 Bilag 8: Brugeradgang til SLS/ferie/fravær...29 Bilag 9: Beskrivelse af lønsystemet, SLS, i Beskæftigelsesministeriets Departement Bilag 10: Administrationen af særlige konti - Vederlag til ATP m.m...53 Bilag 11: Administration af projekter (indtægter) fra Nordisk Ministerråd...54 Bilag 12: Ansvaret for særlige opgaver Bilag 13: Underkasser m.v Bilag 14: Arbejdstilsynets virksomhed...67 Bilag 15: Interne regnskaber - der distribueres til departementet...68 Bilag 16: Opbevaring af regnskabsmateriale...71 Bilag 17: Forvaltning af beholdninger...72 Bilag 18: Andre væsentlige aktiver...72 Bilag 19: Aftale med Danske Bank Business Online (DBBO)...74 Bilag 20: Adgang til serverrum...79 Bilag 21: Liste over BAC s medarbejdere...80 Bilag 22: Kvartalsafslutning i forbindelse med OBR...83 Bilag 23: Beskæftigelsesministeriets rejseadministrationssystem Travel...94 Bilag 24: Oversigt over medarbejder certifikater på NemKonto...95 Bilag 25: Workflow-systemet E-Procurement...96 Bilag 26: Brugere, roller og adgangsrettigheder til FO Systemet...97 Bilag 27: Brugeradgang og rettigheder til posteringer i FO...99 Bilag 28: Instruks for FO Systemets anvendelse og lagring af dokumenter Bilag 29: Vejledning om inkassoproceduren vedrørende forsikringsordningen for private arbejdsgivere efter dagpengelovens Bilag: 30 Kontering af IFR moms Bilag 31 Uhævede feriepenge

3 Bilag 1. Organisering i BAC 2008 BAC s organisation April 2008 Direktør Sekretariat Økonomiafdeling (AVA) Afdeling for løn og særlig administration (CLH) Beskæftigelsessystem (THA) Rapportering, Controlling og værktøjer IT Rejser (IB) (IB) Regnskab Kreditorer & Betalinger (IB) Løncenter Team 1, 2 og 3 Forsikring BS-Sjælland BS-Aalborg (RAN) BS-Århus (RAN) BS-Odense (ETO) Økonomi Løn Der henvises endvidere til hvor organisationsplan også findes, herunder en medarbejderoversigt 3

4 Bilag 2: Stillinger og navngivne personer der bestrider dem VIRKSOMHEDEN Stilling Navn Init. Navision Dep BAC- BIT AT NFA ASK AD AMS funktion. BS Departeme Bo BSM DEP/DC ntschef Smith Kontorchef Claus CPE DEP/KU Pedersen C Kontorchef Hanne HAR DEP/KPC Rathsach Inspektøren Ernst EKL DEP/Serv Klausen icesek. Betjentfor Steen SJE Arbejdsret mand Jensen ten Administra Ole OBL BIT tionschef Bjørn Larsen Driftschef Per PHR BIT Holm Rasmuss en Direktør Jens JJ AT/KL Jensen Afdelingsle Ole H. OHJ AMS/6.kt. der Jensen Direktør Jan JAN BAC Økonomich ef Fuldmægti g Afdelingsle der Overassiste nt Overassiste nt A Nielsen Anne Vadegaar d Vitus Bering Jensen Finn Dein Andersen Peter Ritter Inge La Motte AVA BAC VBJ BAC/ctrl. FDA BAC/ctrl. PRI Super BAC/ctrl. ILM Kasserer BAC//BT 4

5 Stilling Navn Init. Navision funktion Kontorful dmægtig B Overassis tent C Kontoful dmægtig E Assistent B Kontorful dmægtig D Regnska bschef Ekspediti onssekret ær Ekspediti onssekret ær Kontorful dmægtig Kontorful dmægtig Kontorful dmægtig Kontorful dmægtig Kontorful dmægtig Kirsten Kolbech Jensen Anita Kristensen Fadila Dzafic KKJ Kasserer A BAC/O P BAC/R E CHR Bogholder BAC/R S2 FD TIP Inge Böck IB Bent Ole Jensen Lotte Jørgensen BOJ LJ Bogholder BAC/B T Bogholder BAC/R S2 Bogholder, inkasso BAC/R S1 BAC/R S1 Bogholder BAC/R S1 Dep. Thomas Pedersen TPE Bogholder BAC/B T Annette AV Bogholder BACRE Vraa C Pia Holm PIA Bogholder BAC/R B S1 Marianne MM Bogholder BAC/B Madsen A T Charlotte CWI Bogholder BAC/B Wigant T BAC - B S BIT AT NFA ASK AD AMS Vikar Navn Init. Navision funktion Lillan LHA Bogholder BAC/B Hansen T Dep. BAC- BS BIT AT NFA ASK AD AMS Kontorch ef Regnskab skonsule nt Tommy Hansen Søren Paldrup THA Læseadgan g SPA Læseadgan g BAC- BS (KBH) BAC- BS (KBH) 5

6 Kontorful dmægtig Navn Init. Navision funktion Hanne HVO Bogholder BAC- Voss BS Assistent Lenette L. Jakobsen Assistent Kontorful dmægtig Overassis tent Overassis tent Kontoras sistent Kontoras sistent Kontorful dmægtig Kontorful dmægtig Vikar Vikar Jakoob Reinholdt Poulsen Inger Sørensen Annette Skovlund Wolfram Betina Jensen Birgith Eva Christensen Grete Winnie Helm Fejerskov Lone Friis Bøje Maj-Britt Henriksen Connie Orth Maja Tinson LLJ JRP (KBH) Bogholder BAC- BS (KBH) Bogholder BAC- BS (KBH) ISO Kasserer BAC- BS (KBH) ASK Bogholder BAC- BS BJE (KBH) Bogholder BAC- BS (KBH) BCH Bogholder BAC- BS (KBH) GFE Bogholder BAC- BS (KBH) LFB Bogholder BAC- BS (KBH) MBH Bogholder BAC- BS (KBH) COR Bogholder BAC- BS (KBH) MTI Bogholder BAC- BS (KBH) Dep. BAC- BS BIT AT NFA ASK AD AMS BAC- BS Stilling Navn Init. Navision funktion Assistent Anne- AM Bogholder Marie M Matthiesen Overassis tent Pia Frandsen BAC- BS (KBH ) PFR Bogholder BAC- BS (KBH ) Dep. Overassis Bo BHO Bogholder BAC- BIT AT NFA ASK AM S 6

7 Stilling Navn Init. Navision funktion tent Holmvang BS (KBH ) Bogholde Fatmanur FOR Bogholder BACr Orhan BS (KBH Assistent Kontorful dmægtig Overassis tent Kontorful dmægtig Overassis tent Kontorful dmægtig Assistent Regnskab schef Overassis tent Anne Lise Toft Hansen Jette Ryberg Eriksen Mona Larsen Susanne Taaning Joensen Tina Udsen Steffensen Hanne Nielsen Lisbeth Ebeling Ellis Toftbjerg Anette Christensen ATH Bogholder ) BAC- BS (Oden se) JER Bogholder BAC- BS (Oden se) MLA Bogholder BAC- BS (Oden se) SJO Bogholder BAC- BS (Oden se) TST Bogholder BAC- BS (Oden se) HNI Bogholder BAC- BS (Oden se) LIE Bogholder BAC- BS (Oden se) ETO Kasserer ACH Bogholder BAC- BS (Oden se) BAC- BS (Aalb org) Dep. BAC- BS BIT AT NFA ASK AM S 7

8 Stilling Navn Init. Dep. Kontorf uldmæ gtig Kontorf uldmæ gtig Assiste nt Eksped itionsse kretær Overas sistent Overas sistent Kontorf uldmæ gtig Overas sistent Kontorf uldmæ gtig Regnsk abschef Møller Alfred Nielsen Karin Stordal Hansen Charlotte Bang Pedersen Marlene Steffensen Nimeh Abdel- Halim Helle Lindholdt Dirksen Elise Kracht Aase Bøttcher Erna Larsen Ragnhild Andersen MNI Bogholder KHA Bogholder BAC-BS (Aalborg) BAC-BS (Aalborg) CPE Bogholder BAC-BS (Århus) MST Kasserer/Bog holder NAB Kasserer/Bog holder BAC-BS (Århus) BAC-BS (Århus) HDI Bogholder BAC-BS (Århus) EKR Bogholder AAB Bogholder MM L Bogholder BAC-BS (Århus) BAC-BS (Århus) BAC-BS (Århus) RAN Læseadgang BAC-BS (Århus/Å lborg ) Elev Bogholder BAC/tea m 2 Elev Elev Bogholder BAC/tea m 1+2 BAC - B S BIT AT NFA ASK AD AMS 8

9 Bilag 3: Oversigt over personer, der udfører (system) opgaver i relation til Navision Stat Super: /Thomas Petersen /Bo Holmvang Virksomhed Funktion Navn Dep. BS AT NFA ASK AD AMS Driftsmedarbejder Se BIT s instruks Stedfortræder Se BIT s instruks Datamediebibliotek Se BIT s instruks ar/backupteam Stedfortræder Se BIT s instruks Netværkssikkerheds Se BIT s instruks administrator Stedfortræder Se BIT s instruks Navisionsikkerhedsadministr ator KMDSuper Navisionsikkerhedsadministr ator Stedfortræder Ingen SQLsikkerhedsadministr ator Se BIT s instruks Stedfortræder Se BIT s instruks Afstem sks Pia Holm Afstem sks Bent Ole-Jensen Afstem sks Pia Holm Afstem sks Anita Kristensen Indlæs f- post/opdater p- oplysn. Indlæs f- post/opdater p- oplysn. Indlæs f- post/opdater p- oplysn. Mette Fring Bent Ole-Jensen Victor Tresgallo BIT, ansvarlig Ole Bjørn Larsen Servicesektion, Ernst Klausen ansvarlig 9

10 Bilag 4: Brugeradgang til Navision Stat. Oversigt over brugeradgang i Navision Stat Brugerliste pr. regnskab udarbejdes af Navision supporten hvert kvartal og opbevares af denne. Navision sikkerhedsadministratorer er oprettet som selvstændige brugere, og adgangen for disse brugere sker med delt password. BAC anvender endvidere SQL/Crystal Reports, der ligeledes køres i Kommune Data og brugeradgang gives af denenkelte chef ved udstedelse af tilladelse med adgangsrettigheder. Tilladelsen oprettes herefter af Navision supporten med den givne tilladelse. 10

11 Bilag 5: Oversigt over godkendelsesberettigede Beskæftigelsesministeriets Administrations Center - BAC Jan Nielsen (Direktør): Claus Lind Hansen: Vakant: Claus Lind Hansen Alle aktiviteter for BAC's ressortområde. Alle aktiviteter for BAC's ressortområde. Rejse- og mødeudgifter Alle aktiviteter for eget område - udvikling Generelt ved fravær af Jan/Vakant Rejse- og mødeudgifter for Alt i Jan, Vakant & Claus' fravær Inge Böck: Alle aktiviteter for Regnskabsteam 1 Alt i Jan, Vakant & Claus' fravær Rejse- og mødeudgifter Anne Vadegaard: Vakant: Rejse- og mødeudgifter vedr. Projekter m/ AVA s ledelse/koordination SORDA projekt Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BAC-BS Super p DEP BIT AD ASK AMI AT Navn Bemærkning kmdsup KMD er OIOAD KMD KMD OIOAT KMD Travel Travel Travel x conbre KnowHouse Bjarke xconcel KnowHouse - Chris AMS systemprofil

12 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed xbacsup er Navn Sikkerhedsa dm. 1 Thomas Petersen xadrilm Inge La Motte Volmer Norup OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BAC-BS Super. DEP BIT AD ASK AMI AT AMS Bemærkning Navision Support F.ansv.kass.. i AD, BAC-BS anvendes alene CAU BAC-BS anvendes alene CAU xadrvgt Victor Tresgallo xamsthr Thor Holstein- Rathlou xadrbatc Batchafvikli h ng xamsbat Batchafvikli ch ng xamsbhs Birgitte Støjholm xamsson Søren Nielsen AMS/6.kt. BAC-BS anvendes alene CAU Afvikler batchkørsler Afvikler batchkørsler AMS/6.kt. AMS+AF BAC-BS anvendes alene CAU BAC-BS anvendes alene CAU BAC-BS anvendes alene CAU F xamsfd Fadila Dzafic xamsfda Finn Dein Andersen xamshto Vakant AMS/revision 12

13 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. Navn Bemærkning xamsjch vakant 1=AM ikke drift, 1 1 BAC-BS anvendes alene CAU xamsje Jens AMS/revision m Emmeche xamskkj Kirsten BAC-BS anvendes Kolbech alene CAU Jensen xamsklp vakant BAC-BS anvendes alene CAU xamskp Knud De AMS/revision p Place xamsloj Linda AMS/revision Østergaard Jensen xamsjpe Janne Petersen xamsms Marianne Sumborg xamsohj Ole H. Jensen xamssfa Susanne Fabricius xamsme Mette p Elmann de Place xamsvbj Vitus Bering- Jensen AMS/6.kt. AMS/7.kt. AMS/6.kt. AMS/revision AMS/6.kt. xamsela Elke Larsen AMS/6.kt xamsjap Jacob AMS+AF/6.kt. Pedersen AMS 13

14 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. Navn Bemærkning AMS+AF/6.kt. xamscdr Christina D. AMS 6. kt. Rasmussen xamsmk Mads Kvist AMS/6.kt. e Eriksen xatsamn Anne-Mette AT/TC1 Nielsen xatsav Annette Vraa xatsba Birthe AT/LKG Andersen xatsbatc Batchafvikli Afvikler h ng batchkørsler xatsboj Bent-Ole F.ansvarbogh. i AT Jensen 1 xatsann Annie Laier AT/TC4 Hansen xatsgys vakant F.ansvarbogh. i AT 1 1 xatshea Helle AT/TC4/Nordj. amt Astrup xatshrc Helle R. AT salg Christensen xatsib Inge Böck F.ansvar kass. xatsihe Inger AT/TC4 Henriksen xatsish Inge AT/LKG Scheller xatskap Karen AT/TC3/Vejle amt Lysdahl xatslip Lene I. W. AT/TC2 Pedersen AMS 14

15 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Navn Bemærkning xatslj Lotte Jørgensen xatsmbc Maj-britt AT/TC1 Christensen xatsmja Marianne AT/TC4/Ringk. amt Jacobsen xatsmsn Mariann S. AT/TC3/Vejle amt Nielsen xatsnam Natalia Elev KT2 Meyer xatspan Pia Hinge AT/TC2 Andersen xatspch Per C. AT salg Halling xatspia Pia Holm xatspkr Per AT/TC4/Århus amt Kristofferse n xatstpe Thomas Pedersen xatstw Torben AT salg Westerberg xatsvv Vibeke AT/TC3/Vejle amt Vestergaard xatsasp Åse AT/TC4 Pedersen xbacbgo Betina Elev Gottschalck xbaccwi Charlotte Wigant xbachle Vakant Basisprofil i AMS Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. AMS 15

16 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed Navn OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. AMS Bemærkning xbaclha Lillan Vikar kt2 Hansen xbacmfr Mette Fring Indlæsning af løn xbacvik Vikar Vikar ar2 xbacpbr Peter Basisprofil Brødmose xbacpri Peter Ritter I AMS basispro. xbacrigs Rigsrevision Midlertidig rev en xbacetea Elev Elev m2 xbacmm Marianne a Madsen xbactbm Thomas Bo BLC Madsen xbacbhc Bettina BLC H.Christens en xbacaae Aase Eeg Indlæs af løn xbacmc h Marlene Christiansen Indlæs af løn 16

17 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder Navn Bemærkning xbaccly Vakant xbaccel Clarissa Eva Leon xbacjkh Jette Koch- Hansen xbactha Tommy Hansen xbacfor Fatmanur Orhan xbacbho Bo BAC-BS Holmvang xbacmti Maja Tinson Vikar xbaciso Inger Sørensen xbacjrp Jakoob Reinholdt Poulsen xbacask Annette Skovlund Wolfram xbacbje Betina Jensen xbacbch Birgith Eva Christensen xbacgfe Grete Winnie Helm Fejerskov xbaclfb Lone Friis Bøje LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. AMS 17

18 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder Navn Bemærkning xbacmb Maj-Britt h Henriksen xbaccor Connie Orth Vikar xbacpfr Pia Frandsen xbacam Anne-Marie m Matthiesen xbachvo Hanne Voss LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super xbacaad Anne-Mette Adamsen xbacjer Jette Ryberg Eriksen xbacmla Mona Larsen xbacsjo Susanne Taaning Joensen xbactst Tina Udsen Steffensen xbachni Hanne Nielsen xbaceto Ellis Toftbjerg xbaclie Lisbeth Ebeling xbacath Anne Lise Toft Hansen xbacach Anette Christensen xbacela Erna Larsen xbacma Møller n Alfred Nielsen xbackha Karin Stordal Hansen xbachdi Helle Lindholdt Dirksen AD ASK AMI AT Dep. AMS 18

19 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super Navn xbacmst Marlene Steffensen xbacnab Nimeh Abdel- Halim xbaccpe Charlotte Bang Pedersen xbacekr Elise Kracht xbachni Hanne Nielsen xbacaab Aase Bøttcher xbacran Ragnhild Andersen xbachan Henrik Andersen xbacrho Randi Hofman xbacres Rikke Ettrup Sørensen xbacllj Lenette L. Jacobsen xadrmln Marie- Louise Nielsen xbitrk Robert Kofod xarddigs Rigsrevision rev en xarddigs Rigsrevision rev en xbacisk Iben Skjærlund xamsfvh Fie Vestergaard xbacjdd Jeanette Dongsted xbacsba Søren Bacher AD ASK AMI AT Dep. Adir AMS Bemærkning Kun BIT regnskab Kun Adir tilsyn Kun Adir tilsyn AMS/6. kt. 19

20 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg Navn Bemærkning xarddigs Rigsrevision Kun Adir tilsyn rev en xbacisk Iben Skjærlund xamsfvh Fie AMS/6. kt. Vestergaard xbacjdd Jeanette Dongsted xbacsba Søren Bacher xbacath Anne Lise Hansen xbacmra Mads Rasmussen xbackt1 Kundeteam BAC-BS kun til 1 xbacabp Anneth Berith Petersen xbacanj Ann Njoki xbacnbe Nina Berg Elev NS-batch Drifts-objekt BIT BAC-BS Super AD ASK AMI AT Dep. AMS xamsfcu Fatima Culov xamspep Peter Petersen xamsope Ole Pedersen xamsm Marianne my Myllerup Albertsen xamslrn Lise Rasmussen xbacath Anne Lise Hansen 20

21 Navision profil / rolle (væstentlige) Virksomhed Navn OES_BASIS OES_OEKONOMI OES_BOGHOLDER OES_SLS_SE Travel - TSQLINT OES_KASSERER OES_Revsision OES_SLS_OPD Salgsbogholder LOKAL AT-Salg NS-batch Drifts-objekt AD ASK AMI AT Dep. BIT BAC-BS Super AMS Bemærkning xamsjsj Jette Schultz Jensen xamsjws Jesper W. Schlütter xamshkl Hanne Kladov xamsam Anne Marie j Jacobsen xamsajo Anita Jørgensen Jørgen Schaksen Lise Kildebæk Jensen Esben Frank Ulla Moth- Lund Christensen Bahrija Dzanic Ahmar Butt Elsebeth Abrahamsen Jette Koch- Hansen Mai-Britt Rasmussen Birgitte Lund Ole Juel Nielsen Changiz Vandchali Fuldstændige Navision roller findes opdateret i Navision, som udtrækkes via Navisionrapport. Navision er hostet hos KMD og der er oprettet en KMD superbruger med brugernavn KMDSUPER. En kontorfuldmægtig i BAC/ har ansvar for 1 gang i kvartalet at kontrollere Navision Stat brugerprofiler/roller vedrørende. 21

22 Bilag 6: SQL/Crystal Reports I forbindelse med Navision Stat og er nedenstående personer givet følgende adgange til Crystal Reports. Navn Dep. BAC BIT AT NFA ASK AD AMS Bemærkn ing xatsba Birthe Andersen AT/KL xatsmik Michel Klos AT/KL xatsish Inge Scheller AT Herudover har alle medarbejdere fra BAC med Navision adgang også fået adgang til Crystal Reports. 22

23 Bilag 7: Oversigt over personer der udfører opgaver i relation til SLS og ferie/fravær Beskæftigelsesministeriets LønCenter (BLC) er forankret i afdeling for løn og særlig administration og refererer til BACs driftschef. Driftschefen refererer til BACs direktør. Internt er opgaverne fordelt i følgende grupper: Løn herunder også kontrol og afstemning af uddata198. Udføres af alle medarbejdere i BLC. Refusion Anmoder om refusioner for alle kunder, nærmere defineret under beskrivelsen af lønsystemet for hver kunde. Gruppen består af Tanja Sode Pedersen, Aase Eeg; Mette Fring, Erik Ravn, Pia Lyhne, Thomas Bo Madsen, Iben Hebert og Bo Hansen. Fravær Indrapporterer syge- og feriefravær på Beskæftigelsessystemet (BS). Gruppen består af John Jensen, Bettina Helms Christensen og Jeabie Thusgaard. Rapportering Laver faste uddata til kunder samt udvikler nye rapporter efter behov. Gruppen består af Pia Moore, Bo Hansen og Kjeld Bürckel. BLCBLCBLCGrupperne er organiseret, som selvstyrende grupper og der er udpeget primær ansvarlige for driften i relation til den enkelte kunde. Men gruppen som helhed har ansvaret for at opgaven bliver løst iht. god forvaltningsskik på området. Det indebærer fx at der aldrig er sammenfald mellem indrapportør og kontrollant. SLS anvendes til BAC s hovedproces omkring indrapportering, kontrol og udbetaling og indeholder i hovedtræk: Online indrapportering og ajourføring Lønberegning og -kontering Adgang til et centralt datavarehus med institutionens løndata Uddata og standardrapporter Online hjælp Herudover indeholder SLS faciliteter knyttet til ferie/fravær: Medarbejderregnskab for ferie, omsorgsdage og frihed Registrering og optælling af fraværshændelser Validering af data i forhold til ferielov og ferieaftale I SLS får man et lønsystem med Windowsbaseret brugergrænseflade, online-ajourføring, inkl. automatiske følge ajourføringer. I forbindelse med registreringer sker der en omfattende test, der knytter sig til det fulde lønmodtagerregister. 23

24 Oversigt over hvilke personer der anvender SLS og ferie/fravær fremgår i det følgende: Departementets virksomhed Funktion Indrapportør løn Kontrollant løn Ferie/fravær Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Arbejdsdirektoratets virksomhed Funktion Indrapportør løn Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Ferie/fravær Kontaktansvarlige, oprette personkoder NFA/VFA Funktion Indrapportør løn Ferie/fravær Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Arbejdstilsynets virksomhed Funktion Indrapportør løn Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Navn BLC BLC (altid forskellig fra indrapportør) Kjeld Bürckel Mette Fring (Kjeld Bürckel) Victor Tresgallo, Mette Fring Navn BLC BLC (altid forskellig fra indrapportør) Marlene Laursen/Tanja Sode/Iben Hebert Varetages i Arbejdsdirektoratet Victor Tresgallo, Mette Fring Navn BLC Varetages af NFA BLCBLC (altid forskellig fra indrapportør) BLCThomas Bo Madsen Victor Tresgallo, Mette Fring Navn BLC BLC (altid forskellig fra indrapportør) BLCBettina Helms Christensen/Erik Ravn Victor Tresgallo, Mette Fring 24

25 Arbejdsskadestyrelsens virksomhed Funktion Indrapportør løn Ferie/fravær Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Arbejdsmarkedsstyrelsens virksomhed Funktion Indrapportør løn Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder BS virksomhed Funktion Indrapportør løn Ferie/fravær Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Navn BLC Ferieregnskab varetages af ASK. Sygefravær registreres i BAC BLC (altid forskellig fra indrapportør) Iben Hebert/Tanja Sode Victor Tresgallo, Mette Fring Navn BLC BLC (altid forskellig fra indrapportør) Aase Eeg/ Marlene Laursen Victor Tresgallo, Mette Fring Navn BLC Ferieregnskab varetages af fraværsgruppen BLC (altid forskellig fra indrapportør) Fremgår nedenfor Victor Tresgallo, Mette Fring Gruppe 631 CAU/AMS Marlene Laursen Gruppe 632 Driftregion Hovedstaden og Sjælland Kjeld Bürckel Gruppe Beskæftigelsesregion Hovedstaden og Sjælland - Erik Ravn Gruppe 634 Driftregion Syddanmark Pia Moore Gruppe 635 Beskæftigelsesregion Syddannmark Erik Ravn Gruppe 636 Driftregion Midtjylland Erik Ravn Gruppe 637 Beskæftigelsesregion Midtjylland Erik Ravn Gruppe 638 Driftregion Nordjylland Pia Lyhne Gruppe 639 Beskæftigelsesregion Nordjylland Erik Ravn Gruppe 640 CAU/AMS 25

26 CABI Funktion Indrapportør løn Kontrollant løn Hovedansvarlig U 198 Kontaktansvarlige, oprette personkoder Navn BLC BLC (altid forskellig fra indrapportør) John Jensen Victor Tresgallo, Mette Fring 28

27 Bilag 8: Brugeradgang til SLS/ferie/fravær De kontaktansvarlige personer opretter/ændrer/lukker brugere i SLS, jf. Økonomistyrelsens SLSbrugeradministration - vejledning for kontaktansvarlige. Alle medarbejdere i BLC har adgang til følgende: Uddata rapporter Ferie/fravær data SLS løntest SLS kontrollant SLS indrapportør 29

28 Bilag 9: Beskrivelse af lønsystemet, SLS, i Beskæftigelsesministeriets Departement. Lønmaterialet fremsendes pr. eller pr. brev. Materialet fremsendes af bemyndigede medarbejdere fra Koncernpersonalekontoret (KPC). Ansættelser og ændringer i systemet Når der ansættes medarbejdere, er det KPC der udarbejder ansættelsesbrevet. KPC sender kopi af brevet inkl. øvrige relevante oplysninger til BAC. Oplysninger om ændringer fremsendes ligeledes pr. eller brev fra KPC til BAC. Såfremt der ikke er tale om et egentligt tjenesteforhold udbetaler BAC eventuel lønudgift som B-indkomst minus AM-bidrag. Told & Skat har oplyst, uanset om en person har SE-nummer kan BAC have oplysningspligt (altså B-indkomst). Dette er ofte tilfældet for f.eks. journalister. Arkivering af lønbilag Alle lønbilag arkiveres i mapper i CPR nr. orden. Makulering af gamle lønbilag (over 5 år) sker successivt. 2. Indrapporteringsfunktionen Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol af bilag og tastning) BAC sørger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og Departementet og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse bilagene stemples Modtaget, dato og initialer. På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten, der herefter kan gennemføre kontrol og godkendelse. 30

29 3. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en Inddataliste. Inddatalisten kan gennemgås on-line og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte at grundbilag er påført stempel for indrapportering Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af fejl og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet godkendt. Der skal søges på nej, og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks kontrolleres/ godkendes. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listerne mere. 4. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Uddata 198 stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes. i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. 5. Refusioner KPC har ansvaret for, at der bliver søgt refusioner. Når BAC modtager kopi af refusionsbegæringen sker der en foreløbig registrering i lønsystemet. Når refusionen modtages i BAC s økonomiafdeling, vil de kontere på interimskonto og derefter tage en kopi af bilaget som sendes til BLC, som kontrollerer at forventet refusion er korrekt indrapporteret, og evt. konstateret difference indrapporteres. Såfremt der fremsættes/modtages refusioner efter lønsystemet er lukket for posteringer i gl. år. da føres beløbet i nyt år og ikke på konto 22.x8. Indrapportering af fravær foregår i BAC. 31

30 Beskrivelse af lønsystemet, SLS, for Arbejdsmiljøinstituttet og Arbejdsmiljøinstituttets Videnscenter. Hvor intet andet er nævnt er proceduren ens for begge institutioner. Ansættelser af fastansatte og studenter: Når der ansættes medarbejdere er det Personale og Økonomi Service (PØS) infa, der laver ansættelserne. PØS sender en kopi af ansættelsesskrivelsen til BAC så tidligt som muligt. Senere vil der blive tilsendt kopi af oplysningsskema, kopi af skattekort samt dokumentation for tidligere optjent anciennitet. BAC opretter medarbejderne i SLS. I NFAvil konteringen være delregnskab 1 ( ), segment 2 = 1 (aktivitet) og segment 3 = 8888 (projektnumer). NFAVidenscenter vil konteringen være: delregnskab 10 ( ) seg. 2 = 1 og seg. 3 = Udbetaling af vederlag og honorarer: Disse registrere oprettes altid på PKAT 91 med en ansættelsestid på max. 6 måneder, såfremt det ikke fremgår, at de skal bruges igen. Stiko = 1 og Disco/jobstatus = /9. På selve indberetningsskemaet står der, hvilket projekt og aktivitet udbetalingen skal sættes ind på. Som regel vil det på NFA være delregnskab 9 ( ). På NFA Videnscenter vil det være delregnskab 10 ( ). Hvis der er skattekort med i sagen, så udbetales beløbet via lønkode 2510, men er der ikke noget skattekort, så udbetales der via lønkode 6930 (B-indkomst). Er det en udlænding der skal udbetales til, så udbetales beløbet via lønkode 6930/6932, men trækkes igen med det samme via lønkode Personens udenlandske bankkonto meddeles til NFA's bogholderi v/mia Kokfelt sammen med den kontostreng hvor beløbet er konteret i Navision og hvor meget de skal udbetale. Når personens udenlandske adresse skal indtastes, henvises der til Økonomistyrelsens hjemmeside under emnebeskrivelser Hvordan indrapporterer jeg en udenlandsk adresse i SLS. Når det er en udlænding, skal der beregnes et fiktivt CPR nr. For at kunne gøre dette, skal vi have oplyst personens fødselsdag - måned - år. Herefter kan vi beregne et fiktivt CPR nr. (Se mappen "Eksempel mappen: Punkt 8). Skattekort: De originale skattekort opbevares hos Stig Schreiner (NFA). BAC får tilsendt en kopi af skattekortet til brug for indrapportering. 32

31 Arkivering af sager: Når lønbilagene er tjekket skal de arkiveres. De fleste lønbilag skal sættes på plads i CPR nr.orden i mapper. I den første mappe er der lavet nogle inddelinger til lønbilag som vedrører, OP-3, ferietræk, skattekort, udlændinge og div. sager. Div. sager er til lønbilag hvor der står flere CPR nr. på, således at man undgår, at der skal tages flere kopier af den samme sag. Udlændinge arkiveres i CPR nr.orden indenfor deres område. Timesedler fra studenterne skal tages fra og arkiveres i mappen "Timesedler". De arkiveres i alfabetisk orden. Resten af lønbilagene skal i de respektive mapper, i CPR nr. orden. NFA s Videnscenter arkiveres på samme måde, dog i egne mapper. Uddata samt videreforsendelse til NFA De lønsedler der modtages på papir, sender BAC direkte til medarbejderne. Der modtages 2 eksemplarer af uddata 198. Det ene bliver i BAC og det andet bliver sendt til en personalemedarbejder i NFA. Uddata vedrørende jubilæer og fødselsdage videresendes til sekretariatschefen i NFA. Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol af bilag og tastning) BAC søger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og NFA og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse bilagene stemples Modtaget, dato og initialer På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten, der herefter kan gennemføre kontrol og godkendelse. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en Inddataliste. Inddatalisten kan gennemgås online og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: 33

32 grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte at grundbilag er påført stempel for indrapportering Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af "fejl" og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet "godkendt". Der skal søges på "nej", og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks godkendes/kontrolleres. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listerne mere. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Uddata 198 stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. Uddata 198 kontrolleres også i NFA. Refusioner BAC udfylder refusionsskemaerne og sender dem til medarbejderne på NFA. Når medarbejderne har underskrevet skemaerne skal de returneres til BAC, dette er dog kun gældende for de refusioner, vi ikke kan søge elektronisk via Her ansøger vi direkte hos kommunen og virk.dk sender orienteringsbrev til medarbejderen. P.t. er det kun barsel og sygdomsrefusion vi kan søge via virk.dk. BAC tager kopi af skemaet til sagen, og sender det udfyldte skema til kommunen. Når refusionen modtages på NFA, vil de kontere på interimskonto og derefter tage en kopi af bilaget som sendes til BAC. BAC vil herefter sørge for at indtaste beløbet i SLS-systemet. 34

33 Beskrivelse af lønsystemet, SLS, for Arbejdsdirektoratet. Materialet fremsendes pr. brev eller pr. . Der fremsendes alene materiale af bemyndigede medarbejdere i AD. Ansættelser og ændringer i systemet Når der ansættes medarbejdere, er det personalekontoret i AD eller personalekontoret i Departementet (AC), der laver ansættelsesbrevene. Kopi sendes samtidig til BAC. Der sendes ligeledes oplysninger om løn indplacering og skattekort. Arkivering af lønmateriale. Alle lønbilag arkiveres i mapper i CPR nr. orden. Makulering af gamle lønbilag (over 5 år) sker successivt. 2. Indrapporteringsfunktionen Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol af bilag og tastning) BAC sørger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og AD og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse Bilagene stemples Modtaget, dato og initialer. På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten, der herefter kan gennemføre kontrol og godkendelse. 3. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en "Inddataliste". Inddatalisten kan gennemgås online og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte at grundbilag er påført stempel for indrapportering 35

34 Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af "fejl" og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet "godkendt". Der skal søges på "nej", og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks kontrolleres/godkendes. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listen mere. 4. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Uddata 198stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. 5. Refusioner BAC har ansvaret for at søge refusion på følgende områder: Sygdom, barsels- og fleksjobfonden, fleksjob og jobtræning, mens AD har ansvaret for at søge refusion for barsel, sygdom i forbindelse med barsel samt servicejob. Når det er AD som søger refusionen, sender de kopi af refusions-anmodningerne til BAC. Når de forskellige refusionsskemaer er udfyldt og sendt til modtagerne indrapporterer BAC den forventede refusion i SLS. Når refusionen modtages i BACs økonomiafdeling - kundeteam 1, vil de kontere på interimskonti og derefter tage en kopi af bilaget som sendes til BLC. BAC kontrollerer at forventet refusion er korrekt indrapporteret. Hvis der konstateres differencer indrapporteres de korrekte beløb i SLS. Indrapportering af fravær i SLS-FRAV foregår i AD. Beskrivelse af lønsystemet, SLS, for Arbejdsmarkedsstyrelsen. Materialet fremsendes pr. brev eller pr. . Der fremsendes alene materiale af bemyndigede medarbejdere i AMS. Se vedlagte kopi af bilag med underskrifter. 36

35 Ansættelser og ændringer i systemet Når der ansættes medarbejdere, er det personalekontoret i AMS eller personalekontoret i Departementet (AC), der laver ansættelsesbrevene. Kopi sendes samtidig til BAC. Der sendes ligeledes oplysninger om lønindplacering og skattekort. Arkivering af lønbilag. Alle lønbilag arkiveres i mapper i CPR nr. orden. Makulering af gamle lønbilag (over 5 år) sker successivt. 2. Indrapporteringsfunktionen Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol af bilag og tastning) BAC sørger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og AMS og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse Bilagene stemples Modtaget, dato og initialer. På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten, der herefter kan gennemføre kontrol og godkendelse. 3. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en "Inddataliste". Inddatalisten kan gennemgås online og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte At grundbilag er påført stempel for indrapportering. Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af "fejl" og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. 37

36 Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet "godkendt". Der skal søges på "nej", og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks kontrolleres/godkendes. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listen mere. 4. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Kopi af uddata 198 sendes til Arbejdsmarkedsstyrelsens personalekontor. Uddata 198 stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. Ultimo hver regnskabsperiode foretager Økonomiafdelingen en afstemning af saldi i SLS og saldi i Navision. 5. Refusioner Dagpengerefusion, sygdom og barsel BAC udfylder refusionsskemaerne og sender dem til medarbejderne i AMS. Når medarbejderne har underskrevet skemaerne skal de returneres til BAC. BAC tager kopi af skemaet til sagen, og sender det udfyldte skema til kommunen. Fleksfond, barselsfond, fleksjobrefusion og jobtilskud BAC indhenter oplysninger og søger refusionen indenfor tidsfristerne. BAC indrapporterer forventet refusion i SLS. Når refusionen modtages i BAC s økonomiafdeling -, vil de kontere på interimskonto og derefter tage en kopi af bilaget som sendes til BLC, som kontrollerer at forventet refusion er korrekt indrapporteret, evt. konstateret difference indrapporteres. Indrapportering af sygefravær foregår i BAC. 38

37 Beskrivelse af lønsystemet, SLS, for Arbejdsskadestyrelsen. Materialet fremsendes pr. brev eller pr. . Der fremsendes alene materiale af bemyndigede medarbejdere i ASK. Ansættelser af fastansatte og studenter: Når der ansættes medarbejdere, er det Økonomi- og personalesekretariatet (ØPOS) i ASK eller personalekontoret i Departementet (AC), der laver ansættelsesbrevene. Kopi sendes samtidig til BAC. Efterfølgende sender ØPOS et indplaceringsskema og skattekort. Oprettelser af engangsregistre for E-udvalget. E-udvalget bruger jævnligt lægekonsulenter, som kommer og holder et foredrag eller deltager i et enkelt møde. De udfylder et skema, med personlige oplysninger. Dette sendes til BAC, sammen med et bilag med evt. rejseudgifter og en oplysning om honorar. Disse engangsregistre skal attesteres af den koordinerende overlæge i ASK. Ændringer i systemet. Ændringer på en medarbejder sker på baggrund af et brev eller en . Disse er udfærdiget af bemyndigede medarbejder i ØPOS. Over-/merarbejdssedler skal attesteres af regions-/sekretariatschefer, hvis der ligger en forudgående aftale med direktionen om en over/merarbejdspulje. Når en sådan aftale indgås, orienteres BAC via en . Det aftales derefter, om BAC, via et regneark, skal styre forbruget i puljen. Arkivering af lønbilag. Alle lønbilag arkiveres i mapper i CPR nr. orden. Makulering af gamle lønbilag (over 5 år) sker successivt. 2. Indrapporteringsfunktionen Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol og tastning) BAC sørger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og ASK og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse Bilagene stemples Modtaget, dato og initialer. På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. 39

38 Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten, der herefter kan gennemføre kontrol og godkendelse. 3. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en "Inddataliste". Inddatalisten kan gennemgås online og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte At grundbilag er påført stempel for indrapportering. Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af "fejl" og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet "godkendt". Der skal søges på "nej", og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks kontrolleres/godkendes. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listen mere. 4. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Der foretages ligeledes kontrol i Arbejdsskadestyrelsen. Uddata 198 stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. Ultimo hver regnskabsperiode foretager Økonomiafdelingen i BAC en afstemning af saldi i SLS og saldi i Navision. 40

39 5. Refusioner Dagpengerefusion, sygdom og barsel BAC udfylder refusionsskemaerne og sender dem til medarbejderne i ASK. Når medarbejderne har underskrevet skemaerne skal de returneres til BAC. BAC tager kopi af skemaet til sagen, og sender det udfyldte skema til kommunen. Fleksfond, barselsfond, fleksjobrefusion og jobtilskud BAC indhenter oplysninger og søger refusionen indenfor tidsfristerne. BAC indrapporterer forventet refusion i SLS. Når refusionen modtages i BAC s økonomiafdeling -, vil de kontere på interimskonto og derefter tage en kopi af bilaget som sendes til BLC, som kontrollerer at forventet refusion er korrekt indrapporteret, evt. konstateret difference indrapporteres. Indtastning af sygefravær foregår i BAC. Beskrivelse af lønsystemet, SLS, for Beskæftigelsessystemet Materialet fremsendes pr. brev eller pr. fra AMS. Der fremsendes alene materiale af bemyndigede medarbejdere i AMS. Ansættelser og ændringer i systemet Når der ansættes medarbejdere, er det personalekontoret i AMS, der laver ansættelsesbrevene. Kopi sendes samtidig til BAC. Der sendes ligeledes oplysninger om lønindplacering og skattekort. Arkivering af lønbilag. Alle lønbilag arkiveres i mapper i CPR nr. orden. Makulering af gamle lønbilag (over 5 år) sker successivt. 2. Indrapporteringsfunktionen Inddatakontrol og behandling (herunder kontrol af bilag og tastning) BAC sørger for rettidig indrapportering til SLS, jf. SLA-aftale mellem BAC og AMS og den af Økonomistyrelsen udarbejdede tidsplan. Der foretages følgende kontrol og behandling: godkendelseskontrol, dvs. kontrol af, at påtegning af godkendelse er påført grundbilaget af bemyndigede personer kontrol af, at grundbilagene indeholder de for indrapporteringsfunktionen nødvendige oplysninger kontrol med, at brugerne fremsender godkendte grundbilag til SLS-ekspeditionen uden unødig forsinkelse Bilagene stemples Modtaget, dato og initialer. 41

40 På grundlag af de modtagne godkendte grundbilag sker der en løbende indrapportering via de forskellige vinduer i SLS. Efter indrapportering af godkendte grundbilag stemples Indrapporteret, dato og initialer. Grundbilagene afleveres til kontrollanten. 3. Kontrolfunktionen Kontrollanten har til opgave at kontrollere indrapportørens registreringer. Det gør pågældende ved hjælp af grundbilag og en "Inddataliste". Inddatalisten kan gennemgås online og/eller udskrives. Som led i kontrollen skal kontrollanten sikre sig følgende: grundbilag er godkendt af hertil bemyndigede personer de på inddatalisten anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag at lønnumre er korrekte at grundbilag er påført stempel for indrapportering Når kontrollen er gennemført, markeres der online for gennemført kontrol eller godkendelse i inddatalisten. Bilagene stemples Godkendt, dato og initialer. For indrapporteringer og registreringer som kontrollanten ikke kan godkende, gives grundbilag, beskrivelse af "fejl" og evt. kopi af inddatalisten retur til indrapportøren, der herefter må foretage nødvendige rettelser. Sådanne rettelser skal kontrollanten naturligvis også gennemgå. Uanset om inddata og registreringer kontrolleres af kontrollanten eller ej, vil de indgå i lønkørslen. Institutionen har derfor pligt til at sikre en behørig kontrol forud for en lønkørsel. Dette sker ved, at kontrollanten inden lønkørslen afvikles, går i inddatalisten og foretager en søgning i feltet "godkendt". Der skal søges på "nej", og kontrollanten skal sikre sig, at der ikke fremkommer linier til denne søgning. I modsat fald skal forekomsterne straks kontrolleres/godkendes. Økonomistyrelsen har den 25. november 2003 oplyst, at inddatalister ikke behøver at blive gemt af hensyn til Rigsrevisionen, hvorfor det er besluttet ikke at udskrive og gemme listen mere. 4. Uddatakontrol Efter lønkørslen fremsender Økonomistyrelsen SLS-uddata 198 til BAC til brug for kontrol. Uddatakontrollanten gennemgår på baggrund af grundbilagene uddataet. Såfremt der konstateres fejl ved gennemgangen af uddata 198, rettes disse ved næste lønkørsel via indrapportøren. Uddata 198 stemples Godkendt, dato og initialer af uddatakontrollanten og arkiveres i mapper og gemmes i 5 år. For øvrige SLS-uddata og behandlingen af disse henvises der til SLS-brugervejledning. Ultimo hver regnskabsperiode foretager Økonomiafdelingen en afstemning af saldi i SLS og saldi i Navision. 42