Referat 2013/08. Bestyrelse. estyrelsesmøde. smøde 5. november 2013

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: Referat 2013/08 Bestyrelse estyrelsesmøde smøde 5. november 2013 Tilstede: Britta Hammer Sonne (BHS), Tina Andersen (TA), Flemming Thorsen (FT), Per Carlo Nilsson (PCN), Grete Sonne (GS), Pernille Wedel (PW), Klaus Garberg (KG) og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Fraværende: Formand Helge Hansen (HH). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Revisionsprotokollat af 28. oktober kvartals regnskabsrapport Mødekalender Individuelle aftaler omkring handikapforhold. 7. Styregruppe for fælleslokaler, status og udpegning af nyt medlem. 8. Fællesmøde med de øvrige almene boligorganisationer på Bornholm. 9. Bornholms Forsyning, udpegning af medlem til brugerrådet. Signe Jensen. 10. YouSee foreningsbredbånd. 11. Lokal kursus den 18. januar Afdeling Svaneke, opmåling og digitalisering af boliger til brug for E-syn og hjemmeside. 13. Afdeling Svaneke, tinglysning af eksisterende installationer. 14. El-aftaler. 15. Fællesvaskeri i Søndergården I & II. 16. Afdeling 13, tilskud til etablering af legeplads. Orienteringspunkter: 17. Formanden orienterer. 18. Forretningsføreren orienterer. 19. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var ingen punkter under eventuelt. side 1 af 7

2 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. 3. Revisionsprotokollat af 28. oktober BHS fremlagde revisionsprotokollat siderne af 28. oktober Revisionsprotokollat blev forelagt og underskrevet kvartals regnskabsrapport EF gennemgik 3. kvartals regnskabsrapport 2013, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Budgetkontrollen udviste et resultat pr. 30. september 2013 på kr mod budgetteret kr svarende til et overskud på kr De samlede afholdte udgifter udgjorde kr mod budgetteret kr eller svarende til et mindre forbrug på kr eller 9 %. Bruttoadministrationsudgifterne udgjorde pr. 30. september 2013 kr mod budgetteret kr , svarende til et mindre forbrug på kr eller 11 %. Resultatet i budgetkontrollen er som altid med stort forbehold for det endelige resultat, da indtægter og udgifter ikke periodiseres i budgetkontrollen. Budgetrapporteringen blev taget til efterretning. 5. Mødekalender BHS fremlagde udkast på mødekalender til ordinære mødedatoer i 2014, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Der blev fremsat ønske om at mødetidspunktet den 4. marts og 4. november 2014 ændres fra kl til kl I oplægget til mødekalenderen indgår møderne som bestyrelseskonferencer. Mødet den 4. marts 2014 omfatter desuden det årlige møde med bolig:net a/s. De tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer tilkendegav at der for nærværende ikke er behov for at bestyrelsen deltager i mødet med bolig:net a/s den 4. marts 2014, da der fornylig er indgået en ny 3-årig aftale. Det blev enstemmigt besluttet at bestyrelsen fremover alene deltager i møder med bolig:net a/s, når der er tale om genforhandling af aftalerne. Det blev enstemmigt besluttet at ændre mødetidspunktet den 4. marts og 4. november 2014 til kl Det blev endvidere enstemmigt besluttet at indkalde til et ekstra møde eller en temadag, hvis der er behov. Bornholmerkonferencen er nu fastlagt til den 5. april 2014, hvilket ajourføres i mødekalenderen. Mødekalenderen blev enstemmigt vedtaget med de ønskede ændringer. Mødekalender vedlægges som bilag til nærværende referat. side 2 af 7

3 6. Individuelle aftaler omkring handikapforhold. EF fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. De nuværende el-aftaler legitimerer strømforbrug til opladning af el-crosser for de lejere, som ikke har mulighed for at trække strøm fra eget lejemål og sikrer via bi-måler mod misbrug af fællesstrøm. Det har vist sig at der vil være lejere som efter opsigelsen af de nuværende aftaler ikke har mulighed for at finde en ny løsning. Det blev enstemmigt besluttet at EF bemyndiges til at finde individuelle løsninger baseret på konkrete forhold inden 1. januar 2014 for de lejere, der har behov for opladning af el-crosser. Det blev endvidere enstemmigt besluttet at EF bemyndiges til at inddrage fællesområder, opsætte specialstik, og brug af fællesstrøm i de konkrete tilfælde, hvor der ikke er mulighed for at finde anden løsning. 7. Styregruppe for fælleslokaler, status og udpegning af nyt medlem. BHS fremlagde organisationsplan for fælleslokaler samt lokalefolder og budget 2014 for Fælleshûzed. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. BHS orienterede om status. Der har været afholdt møde i Styregruppen for Fælleslokaler i Bo42, tidligere betegnet aktivitetsudvalget, med henblik på at finde en ny bestyrer til Fælleshûzed, da bestyreren er trådt tilbage. FT har tilbudt at varetage opgaven som bestyrer med virkning fra 1. januar 2014 forudsat at han dermed udtræder af styregruppen og ikke er mentor for afdelinger. FT ønsker udbetaling af skattefrigodtgørelse telefon/internet og administration, i alt p.t. kr årligt. PCN blev enstemmigt udpeget som nyt medlem af styregruppen for fælleslokalerne i Bo42 pr. 1. januar Der vil blive oprettet en konto, hvormed bestyreren kan håndtere indbetalinger og udbetalinger i forbindelse med lejeaftaler i Fælleshûzed. Der vil blive stillet internet og en mobiltelefon til rådighed. Budget 2014 for Fælleshûzed blev enstemmigt godkendt. 8. Fællesmøde med de ørige almene boligorganisationer på Bornholm. BHS fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Bo42 har tidligere opfordret de øvrige boligorganisationer på Bornholm til at mødes med henblik på at drøfte emner af fælles interesse eks. indstillinger til brugerråd og kommunalt udpegede poster. Fællesmøde kunne evt. afholdes hvert 4. år i 4. kvartal (efter kommunalvalg). Det blev enstemmigt besluttet at sendes et signal til de øvrige almene boligorganisationer på Bornholm om at mødes. 9. Bornholms Forsyning, udpegning af medlem til brugerrådet. Signe Jensen. EF oplyste, at Bornholms Boligselskab har oplyst, at Signe Jensen ikke længere stiller op som medlem til brugerrådet. Der er for nærværende ikke udpeget et nyt medlem, som indstilles til brugerrådet. Det blev enstemmigt besluttet at bakke op om den kandidat som Bornholms Boligselskab måtte ønske at indstille som medlem til brugerrådet i Bornholms Forsyning. side 3 af 7

4 10. YouSee foreningsbredbånd. EF fremlagde folder på YouSee Foreningsbredbånd, som var udsendt sammen med indkaldelsen. YouSee kan tilbyde foreningsbredbånd med særlige bredbåndshastigheder og priser i et direkte kundeforhold med lejerne i de afdelinger, der har signalforsyning via YouSee. Det blev enstemmigt besluttet at indgå en aftale med YouSee om foreningsbredbånd i Afdeling 2, Afdeling 3, Afdeling 4, Midgården I & II, Rosenlunden, Søndergården I & II, Ågården, Støberigården og Pakhuset, da lejerne i disse afdelinger ikke har mulighed for internet via bolignetværket. 11. Lokal kursus den 18. januar BHS fremlagde tilbud fra BL Danmarks Almene Boliger på afholdelse af et lokal kursus om afholdelse af afdelingsmøde, tilbud fra Radisson Blu Fredensborg Hotel samt kursusbudget 2014 i Bo42-regi. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Det blev enstemmigt vedtaget at afholde lokal kurset for afdelingsbestyrelserne med Gør afdelingsmødet til jeres eget som ny titel. Ud fra de økonomiske rammer forudsættes der mindst 20 deltagere for at kurset kan afholdes. Kursusbudget 2014 i Bo42-regi blev enstemmigt godkendt. 12. Afdeling Svaneke, opmåling og digitalisering af boliger til brug for E-syn E og hjemmeside. EF fremlagde tilbud fra Årstidernes Arkitekter samt eksempel på visualisering, der var udsendt sammen med dagsordenen. Boligerne i Afdeling Svaneke er ikke opmålt, hvilket bl.a. giver en udfordring i forbindelse med udbud. Behovet for opmåling og digitalisering er desuden aktuelt i forbindelse med elektroniske syn og til hjemmesiden. Tilbuddet på kr pr. bolig svarende til kr omfatter 3D moduller af alle bygninger og udtræk af 2D og 3D tegning af hvert lejemål i Afdeling Svaneke. Prisen er baseret på at Bo42 udfylder registreringsmatrix og foretager opmålinger. Tidsforbruget hertil anslås skønsmæssigt til 60 timer. Den samlede udgift vil derfor kunne opgøres til kr Det indstilles at udgiften afholdes via dispositionsfonden, da afdelingen ikke har økonomi til at afholde udgiften. Tilbuddet fra Årstidernes Arkitekter blev enstemmigt godkendt. Udgifterne på det skønsmæssige tidsforbrug i Bo42 blev ligeliges enstemmigt godkendt. Tilskuddet fra dispositionsfonden på kr blev endvidere enstemmigt godkendt. side 4 af 7

5 13. Afdeling Svaneke, tinglysning af eksisterende installationer. EF fremlagde deklaration om eksisterende kloak- og vandledninger i Svaneke, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Bornholms Forsyning er blevet opmærksom på at der ligger ledningsnet på flere af vores matrikler og vil generelt have tinglyst deklaration på de eksisterende kloak- og vandledninger. Deklarationen giver Bornholms Forsyning A/S, der er ledningsejer, ret til at adgang og vedligeholdelse. Det blev enstemmigt besluttet at EF bemyndiges til at tiltræde tinglysning, dog skal deklarations omfang og vilkår præciseres forinden. 14. El-aftaler. Bestyrelsen har på møde afholdt den 23. april 2013 besluttet at de nuværende el-aftaler opsiges til ophør pr. 1. januar 2014, hvorefter lejerne henvises til at indgå aftale med et elselskab. Opsigelserne er sendt til de respektive lejere den 26. september FT fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. El-aftalerne har været drøftet i afdelingsbestyrelsen på baggrund af henvendelse fra flere lejere i afdelingen, og afdelingsbestyrelsen opfordrer bestyrelsen til at genoverveje opsigelsen af aftalerne. El-aftaler er behandlet under punkt 6, hvor bestyrelsen bemyndigede EF til inden 1. januar 2014 at finde individuelle løsninger til de lejere, der ikke har mulighed for at kunne trække strøm fra egen bolig til opladning af crosser. Det blev enstemmigt besluttet at fastholde opsigelsen af el-aftalerne. 15. Fællesvaskeri i Søndergården I & II. BHS fremlagde referat fra afdelingsbestyrelsen, udvalg og afdelingsmøder samt mails. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Afdelingsmødet i Søndergården I & II afholdt den 9. september 2013 besluttede at afdelingsbestyrelsen sammen med en arbejdsgruppe skal udarbejde et oplæg til, hvordan et vaskeri for beboerne i Lodsstræde skal etableres og drives. Der har været afholdt møde mellem udvalget og afdelingsbestyrelsen omkring vaskerummet. Der er 8 beboere, der har indbetalt depositum til fællesskabet og som ønsker at stå som ansvarlige for drift, vedligeholdelse m.v., hvormed ingen ansatte i Bo42 vil blive inddraget i projektet. GS oplyste endvidere at BL i en mail til HH har bekræftet at der ikke er noget til hinder for at udvalgte lejere kan disponere vederlagsfrit over lokaler til vaskerum. Flere bestyrelsesmedlemmer tilkendegav at processen er et udtryk for et fungerende beboerdemokrati. BHS og PW tilkendegav at der ikke var fremlagt tilstrækkelig grundlag til at træffe beslutning og opfordrede afdelingsbestyrelsen og udvalg til at komme med et mere konkret beslutningsoplæg til næste møde. PW tilkendegav at hun på baggrund af processen i denne sag ønskede en drøftelse af kompetence sat på dagsordenen til næste møde. side 5 af 7

6 EF oplyste, at han har henvist afdelingsbestyrelsen til at foreligge sagen for bestyrelsen, da bestyrelsen på møde afholdt den 31. januar 2012 har besluttet at nedlægge vaskemulighed i Søndergården, som led i den overordnede beslutning om fremtidssikring af fællesvaskerierne i Bo42. EF ønskede på det foreliggende grundlag at tage forbehold for det juridiske og økonomiske grundlag, da han ikke har fået forelagt den nævnte afklaring fra BL, ligesom det ikke er fremlagt afklaring på afregning og bogføring af indtægter og udgifter herunder forbrugsafgifterne. Forslaget blev vedtaget med 4 stemmer FOR (GS, TA, PCN og MB), 3 stemmer IMOD (BHS, PW og KG). FT UNDLOD at stemme. 16. Afdeling 13, tilskud til etablering af legeplads. EF fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Nordstjernens Børnehus afventer en afklaring fra kommunen på etablering af ny legeplads, og p.t. forefindes der kun sandkasser på legepladsen. Bo42 vil tilbyde kommunen at yde et tilskud på i alt kr til etablering af en ny legeplads under forudsætning af at kommunen frigiver mindst kr som institutionen har fået tilsagn om til ny legeplads. Tilskuddet forudsættes dækket via egenfinansiering på kr via afdelingens midler på henlæggelseskontoen og et tilskud på kr fra dispositionsfonden. Tilskuddet går til øremærkede legeredskaber således at såvel Bo42 som Bornholms Regionskommunen kan beholde sin andel i tilfælde af at kommunen beslutter at lukke institutionen inden legeudstyret er afskrevet. Der er vedligeholdelsespligt på hver sin andel. Tilskuddet på kr til etablering af legeplads i Afdeling 13 blev enstemmigt godkendt, hvoraf der gives et tilskuddet på kr fra dispositionsfonden Formanden orienterer. Punktet udgik, da HH havde meddelt afbud til mødet Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at han har været i dialog med såvel ejer som producent af den hjemmeside, der blev kåret som bedste hjemmeside i 2013 med henblik på at undersøge krav og muligheder for en fremtidssikret hjemmeside med integration til EG Bolig. De anslåede udgifterne er i størrelsesorden kr kr års tilpasning. Firmaet Bleau A/S, der har produceret hjemmesiden foreslår et møde. EF og LMR deltager dog i første omgang i workshop Bedste boligorganisation på nettet 2014 den 28. november 2013 i Roskilde. at han har afholdt møde med Vibeke Juel Blem om startboliger og der var enighed om at arbejde videre på et finde et grundlag for starten. Tanken er at der på sigt nedsættes et udvalg. side 6 af 7

7 at Lejerbo den 11. november 2013 afholder orienteringsmøde om renoveringsprojektet i Afdeling 1 at sagen om røgalarmanlæg i Afdeling 11 er på dagsordenen på næste møde i Teknik & Miljøudvalget. Teknik & Miljø har i 3 byggesager krævet at der opsættes røgalarm i de respektive boliger. Da der er tale om forbedringsarbejder med lejeforhøjelse til følge har vi anbefalet afdelingen at etablere røgalarmer i alle boligerne i afdelingen. Forslaget blev nedstemt på afdelingsmødet. at Ældrerådet er interesseret i en dialog om ældreegnede boliger og forhold, der kan gøre boliger ældreegnede. Der har været en konstruktiv dialog med Ældrerådet i forbindelse med el-aftalerne til opladning af el-crossere. Orienteringen blev taget til efterretning Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. BHS oplyste, at hun står for koordinering af det praktiske i forbindelse med orienteringsmødet i Afdeling 1. PCN oplyste, at TV2 Bornholm afholder repræsentantskabsmøde den 27. november 2013, hvor han deltager sammen med EF. De øvrige bestyrelsesmedlemmer havde ingen punkter til orientering. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste møde er den 3. december 2013 kl Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl BHS takkede for god ro og orden. Rønne, den 3. december 2013 Bestyrelsen: side 7 af 7

8 Mødekalender til ordinære mødedatoer i 2014 Ugedag Dato Tidspunkt Bemærkninger Tirsdag 28. januar 2014 kl Tirsdag 4. marts 2014 kl Tirsdag 22. april 2014 kl Tirsdag 27. maj 2014 kl Tirsdag 10. juni 2014 kl Tirsdag 10. juni 2014 kl Godkendelse af boligorganisationens budget Forvaltningsrevision Deltager(e) i Kredsvalgsmøde (kun i lige år) Godkendelse af årsregnskab for boligorganisationen Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Forelæggelse af revisionsprotokol Dagsorden til repræsentantskabsmødet Bestyrelsens forslag til repræsentantskabsmødet Indkomne forslag til repræsentantskabsmødet Godkendelse af årsberetning 1. kvartals regnskabsrapport Formøde forud for repræsentantskabsmødet (med mad) Repræsentantskabsmøde Tirsdag 10. juni 2014 kl Konstituering af formand og næstformand Tirsdag 17. juni 2014 kl Velkomst til nye medlemmer Evaluering af repræsentantskabsmøde Fredag 20. juni 2014 kl Repræsentantskabsfest 25. august 25. september 2014 Afdelingsmøder Mentorerne deltager Tirsdag 30. september 2014 kl Tirsdag 4. november 2014 kl Tirsdag 2. december 2014 kl Godkendelse af afdelingernes budget Halvårs regnskabsrapport 3. kvartals regnskabsrapport Forelæggelse af revisionsprotokol Planlægning af mødedatoer for kommende år Forvaltningsrevision Julemøde og opsamling (julefrokost) Andre datoer i januar januar april marts september 2014 Weekendkonference for BL 2. kreds i Helsingør Lokal kursus i Bo42 regi Gør afdelingsmødet til jeres eget! i Rønne Bornholmerkonference for BL 2. kreds i Nexø Kredsvalgmøde i BL 2. kreds i Roskilde Almene Boligdage 2014 i Bella Center i København vedtaget /ef