Referat fra 2. arbejdsgruppemøde vedr. telemedicinsk kortlægning

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon ibs@medcom.dk Dato Vor ref. MBK Referat fra 2. arbejdsgruppemøde vedr. telemedicinsk kortlægning Tidspunkt: Mandag den 1. juli 2013 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom, Odense Britta Ravn, Region Midtjylland (Video) Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland (Video) Tove Lehrmann, Region Syddanmark Tanja Gerner Jusslin, Region Syddanmark Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden (Video) Julia Willer Dallerup, Region Hovedstaden (Video) Signe Vind, Danske Regioner (Video) Tine Ohm Laursen, NSI (Video) Kristian Kidholm, Odense Universitetshospital Ulrik Schønnemann, MedWare Lars Hulbæk, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom (referent) Gillian Flyger, Region Nordjylland Poul Erik Kristensen, KL Christian Nøhr, Aalborg Universitet

2 Referat: Lars byder velkommen. Præsentationsrunde. Ulrik Schønnemann fra MedWare er med i dag. Han har lavet den første version af databasen, som er hovedpunktet for mødet i dag. Dagsorden præsenteres. 1. Referat fra sidst Ingen kommentarer til referatet fra sidste møde. Der spørges ind til, hvem der skal bruge kortlægningsarbejdet. På arbejdsgruppens første møde diskuterede gruppen netop målgruppen. Her snakkede man om topledelsesniveauet, projektlederniveauet og det kliniske niveau. I opdraget står der ikke meget om netop målgruppen, og målgruppediskussionen blev formentlig ikke helt afsluttet ved gruppens første møde. Gruppen var dog enige om, at såfremt vi i år skulle nå i mål med kortlægningen, var vi nødt til at være pragmatiske i dybden og satse på bredden, fordi det - for de parter, som ikke har en basis at stå på nu ellers ville være et meget stort arbejde. Der vil derfor formentlig være nogle målgrupper, som vil finde kortlægningen overfladisk i version 1. Desuden nævnes den nye it-strategi for sundhedsvæsnet, der bl.a. indebærer en ny governancemodel for det samlede telemedicinske område, herunder en telemedicinsk programstyregruppe, som skal bruge denne kortlægning. Kortlægningsarbejdet vil sandsynligvis også komme andre til gode men vil kræve nogle iterationer. Det er primært politisk strategi, som vi skal ramme i version 1, men planen er på længere sigt at ramme bredere. Der spørges ind til, hvornår en aktivitet er en telemedicinsk aktivitet, og det pointeres, at vi er nødt til at være i stand til at skelne. Der spørges desuden ind til definitionen af telemedicin og om, hvorvidt det skal være knyttet til en sundhedsydelse, og hvordan vi forholder os til velfærdsteknologiske aktiviteter generelt. Også dette vendte gruppen til det første møde og dialogerne heraf har gjort, at vi har været meget pragmatiske i valg af tilgang. RSI vil gerne have, at kortlægningen dækker it-understøttelse til kronikerforløb, og her vil der være nogle områder, som ikke er det, vi betegner som telemedicin. KL har desuden defineret telesundhed, der også omfatter robotteknologi/automation. KL ønsker, at databasen også rummer disse. Der er i databasen sat parametre op, så vi kan filtrere/sortere. Det vurderes, at det er bedre at have én database, der rummer det hele, end flere databaser. 2. Meddelelser Ny it-strategi: Der er endnu ikke skrevet kommissorium for den kommende nationale programstyregruppe for telemedicin. Kommissorium kommer efter ferien. It-strategien ligger på NSI s hjemmeside. I programmet for telemedicin er der fire delinitiativer, som kunne tænkes sammen med kortlægningsarbejdet, men det pointeres, at vi i forbindelse med arbejdsgruppens arbejde skal holde næsen i sporet og få kortlagt og altså fyldt data i databasen men eller ikke gøre så meget andet. Der er rigeligt arbejde i kortlægningen i sig selv. Governance må finde sine ben efter ferien. Der er lidt tvivl om, hvad den årlige afrapportering skal vise. Er det blot en uddybning af det telemedicinske landkort eller hvor meget mere er der? Dette må vi finde ud af, når vi har et governanceophæng, hvorfor denne diskussion er på sin plads efter sommerferien. I et oplæg for RSIs Vidensforum for Telemedicin nævnte Lars, at KL havde sagt, at de ville hjælpe til med at uddybe deres kortlægning. Det betyder også, at man ikke lokalt i regionerne behøver at kontakte kommunerne, men at dette arbejde sker i regi af MedComs samarbejde med KL via KKR digitaliseringsnetværket. KKR vil gerne gå aktivt ind i det, hvilket er positivt. KL s liste er meget overordnet, men der er nogle kontaktpersoner, som MedCom vil prøve at aktivere. Spørgsmålet er, hvorvidt man så blot får opdateret listen, eller om man også fanger de nye initiativer. Dette leder videre til noget af det, som gruppen i dag skal snakke om nemlig bruger-set-upp et i databasen. Hvem er med i hvilke teams (uddybes nedenfor)? Hvis kommunerne er med i teamsene i én region er det fint, men det betyder samtidig ikke, at det skal være sådan i andre regioner. Vigtigt er, at vi er klare omkring brugerhåndteringen. 2

3 3. Demo af forslag til national database til kortlægning af telemedicinske aktiviteter Ulrik fra MedWare præsenterer den nationale database. Systemet tilgås på medcom.medware.dk. Man kan registrere sig, hvis man ikke har en bruger. Selve databasen kan meget, så telemedicin er et add on til databasen. Der er kommet en guided tour til systemet, som viser, hvordan man kommer i gang med systemet. Man skal være medlem af et team, altså en gruppe af mennesker, som man selv styrer, hvem er. Formålet med dette er, at man, når man opretter en aktivitet, knytter en gruppe af personer til aktiviteten, og at det kun er disse medlemmer, der kan redigere aktiviteten. Nogle i gruppen pointerer, at dette fordrer, at man centralt fra indtaster oplysninger, men at man jo skal ned på afdelingsniveau for at finde en med overblik. I Region Midt har man i forbindelse med kortlægning af telemedicin sagt, at en telemedicinsk aktivitet, når den oprettes, samtidig skal oprettes i databasen. Dette gælder både aktiviteter i drift og som projekter. Det smarte ved teams er, når man skal vedligeholde aktiviteter. Der opstår nemlig et problem, hvis aktiviteten blot er knyttet til én person, og denne person er på ferie eller skifter job. I sådan et tilfælde er det nødvendigt med en kanal ind. Desuden gør teamfunktionen, at ikke alle og enhver kan rette i aktiviteterne. Flere i gruppen nævner dog, at ordet teams skaber lidt forvirring. Et af de store spørgsmål er, om vi skal tillade at alle kan oprette og redigere i alting, eller om redigeringen skal være låst. Hertil følger også et spørgsmål om, hvem der i så fald har ansvaret for, at oplysningerne er korrekte. Der er i forbindelse med brugerhåndteringen tre diskussioner: 1) Hvordan får vi nemt oprettet en aktivitet? 2) Hvordan opdaterer man aktiviteter? 3) Hvem har adgang til at se hvad? Dette kan være tre forskellige grupper. Ad 1): Gruppen er enige om, at en god løsning på at få aktiviteter registreret er at sende et link til opret ny aktivitet ud til relevante personer, som herfra opretter aktiviteter i databasen. Der er enighed om, at alle skal kunne oprette aktiviteter. Det diskuteres i forlængelse heraf, hvorvidt personer, som vil registrere aktiviteter i databasen skal oprette et brugerlogin eller ej. Fordelen ved ikke at skulle oprette et brugerlogin er, at det bliver let at oprette aktiviteter i databasen, mens ulempen er, at man ikke kan se hvem, der har oprettet aktiviteten. Brugerlogin vil formentlig betyde, at der oprettes rigtig mange teams, hvilket dog ikke vurderes at være noget problem. I begge tilfælde vil der være noget oprydningsarbejde med at knytte aktiviteterne til teams. Det foreslås, at man kan prøve den åbne tilgang til databasen (uden brugerlogin), mens MedCom holder øje med registreringerne, så de kan knyttes til regioner og kontaktpersoner. Hertil nævnes, at det er vigtigt, at projekterne ikke kun meldes ind til MedCom, men at også regionerne har brug for denne viden. Det foreslås, at databasen kunne laves således, at hver aktivitet er knyttet til en region. På den måde bliver de ansvarlige i den pågældende region tilknyttet aktiviteter inden for deres region og fungerer således som en slags teamleder. Kvalitetssikring diskuteres i forlængelse heraf. Formålet er ikke, at aktiviteten ikke må være synlig, før den er kvalitetssikret af en ansvarlig i regionen men derimod, at regionen kan bevare overblikket. Ved at skulle tilknytte en aktivitet til en bestemt region, vil regionen automatisk få besked om telemedicinske aktiviteter i deres region. Ad 2): En måde hvorpå man kan minde folk om at opdatere er ved at sende en automatiseret besked om at opdatere til dem, der har oprettet aktivitet. Samme system kendes på kvalitetsområdet inden for politik, vejledning og retningslinjer i Region Hovedstaden. Samtidig kan en central person følge med i, om der bliver opdateret. Dette kræver dog, at den person, der har oprettet aktiviteten har et bruger- 3

4 login eller at der findes et felt i databasen, hvor personen har noteret, hvem der har oprettet projektet (inkl. mailadresse). Ad 3) Alle har alle adgang til at se alt. Spørgsmålet er altså, hvem der skal kunne ændre i indholdet. I databasen kan medlemmer af et såkaldt team på nuværende tidspunkt redigere i aktiviteten. Der er enighed om, at der er brug for funktionen, så det ikke kun er den oprindelige bruger, der kan redigere, men der er samtidig enighed om, at ordet teams er forkert ordvalg. Begrebet teams vil skabe forvirring pga. anden forståelse for ordet. Det nævnes, at man i stedet kunne bruge begreber som ressourceperson eller kontaktperson. Alternativt til disse teams kunne man gøre det muligt at registrere flere -adresser, når man opretter aktiviteten. Det konkluderes, at alle skal kunne registrere aktiviteter i databasen, men at de skal identificeres med mail-adresser og et brugernavn. Desuden skal hver aktivitet tilknyttes en region, så alle regioner kan følge med i, hvad der kommer ind og kan sortere i det. Derudover er der brug for en teamfunktion, så andre end den person, der har oprettet aktiviteten kan redigere den samt en adviseringsfunktion i forbindelse med opdatering. Ulrik nævner, at man kan lave det sådan, at man sender et link ud, hvor personerne i forbindelse med at indtaste aktiviteten skal indtaste en adresse. Såfremt mailadressen ikke findes i systemet i forvejen, oprettes brugeren automatisk, og der sendes en til personen, så han/hun senere kan logge ind og redigere i aktiviteten. Det pointeres, at den regionale administrationsopgave måske ikke vil passe til nogle kommunale aktiviteter (eksempelvis robotstøvsugning). Her bør der være en central kommunal repræsentant. Vi skal desuden huske på, at nogle projekter er monosektorielle. I forbindelse med de nationale projekter er der en anden udfordring. Det gælder eksempelvis telemedicinsk sårvurdering, som vil blive registreret af rigtig mange. Her bør være en eller anden form for paraply eller projektkode, der gør, at projekterne holdes sammen. Det gælder ikke kun nationale projekter men også projekter som Patient@Home med flere pilotprojekter, som bør knyttes sammen under én hat. Til at løse dette problem kunne man eksempelvis lave en boks for, om det er en enkeltstående aktivitet eller en del af noget samlet. I så fald vil nogle informationer være givet (formål mm.) og registreringsarbejdet mindre. Dette bør vi tænke i. Der vil stadig være et oprydningsarbejde, fordi der vil være nogle, som ikke gør sådan eller vælger noget forkert. Når man i regionen løber aktiviteterne igennem, vil man formentlig opdage nogle af disse. Det pointeres desuden, at vi bør undgå dobbeltregistrering, hvor vi kan dvs. hvor der allerede finde statistik. Det gælder eksempelvis på sårprojektet, hvor der er en monitoreringsopgave, som burde være let at trække på. Fanebladene i databasen gennemgås: Stamdata: o Aktivitet: Bør uddybes. Man skal desuden være konsekvent i brugen af aktivitet/projekt. Måske burde man bruge ordet initiativ i stedet for aktivitet. o Drift/projekt: Behov for skelnen mellem drift/projekt/idé. Idéfasen diskuteres. Der er risiko for, at folk ikke melder ind pga. konkurrence men samtidig giver idékategoriseringen mulighed for centralt at kunne fange noget, eksempelvis gengangere. Idéfasen er imidlertid ikke databasens primære formål. Dette er et arbejde med kortlægning af telemedicinske aktiviteter. Idéerne hører til i en anden kasse. o Projektejer: Almen praksis bør nævnes. Der børe være mulighed for mere end én ejer. Eksempelvis ejes nogle projekter af både region og kommune. Mulighed for SOR-udvælgelse diskuteres, 4

5 hvortil Ulrik nævner, at det bliver svært i praksis at gøre dette helt godt. Det diskuteres, om man kunne have en boks, der hedder projektejer og en, der hedder projekt udarbejdet i samarbejde med, eller om man kunne skelne mellem projektejer og projektmedvirkende (kommuner, sygehuse, praksis) uden at det bliver for udspecificeret. På denne måde kan man også se, om projektet er tværsektorielt. Ulriks forslag er, at man fra centralt hold beslutter, hvilke SOR-organisationer man vil kunne vælge (sygehusene) og at kommunerne er på kommuneniveau. Ulrik spørger ind til, hvor specifikt det skal være for de praktiserende læger. Det foreslås, at man i fritekst skal have mulighed for at skrive, hvilke læger eller måske ydernumre, der er tilknyttet projektet. Der er altså enighed om, at der skal være knyttet en ejer til aktiviteten, men at der desuden skal være plads til projektdeltagere eller dem, som medvirker i projektet. Ejeren skal altså noteres og deltagerne skal kunne slås op i SOR. Ordet projektejer diskuteres, fordi det ligger op til projektløsninger og ikke driftsløsninger. Anden adresse: Man kan ikke se teksten i de felter, man skal indtaste i. Ulrik nævner, at det skyldes brugen af Internet Explorer i en ældre version. Link til yderligere information: Der er her enighed om, at ledeteksten bør være anderledes, og at det skal være muligt at kunne angive flere links. Muligheden for at uploade dokumenter (videnskabelige artikler mm.) nævnes også samt muligheden for at notere, hvorvidt der findes business case, evalueringsrapport mm. uden at disse behøver at blive uploadet. Det nævnes i forlængelse af ovenstående, at man kunne lave et felt, hvor man skulle besvare, hvorvidt projektet er evalueret og hvorvidt der foreligger en business case. På sidste møde diskuterede gruppen, hvor meget man automatisk skulle kunne hente ud i forhold til business case og evalueringsrapport. MedCom skal ikke sætte grænser, men ved sidste møde var der en nuanceret holdning til, hvorvidt man skulle registrere, om der findes disse rapporter, fordi man skal passe på, at det ikke opfattes som kontrol. Informationer om business case og evalueringsrapport kan bruges internt i regionen, men behøver ikke nødvendigvis at fremgå nationalt. Der er enighed om, at der generelt for flere kategorier (gevinster, sponsor, finansiering osv.) skal være valgmuligheder at sortere på, altså en drop down menu med muligheder. Denne drop down menu bør ledsages af muligheden for at skrive fritekst. Det nævnes, at det ville være at foretrække, at man på oversigten kunne se kontaktdata for kontaktpersonen og ikke blot kontaktpersonens navn. 4. Status på kortlægningsarbejdet bordet rundt Ikke nået til mødet. 5. Første drøftelse af mulige temaer for telemedicinsk redegørelse 2013 Ikke nået til mødet. 6. Eventuelt. Gruppen aftaler at mødes igen hos MedCom den 30. august 2013 fra klokken med mulighed for deltagelse via video. Region Midt, Hovedstaden og Syddanmark fremsender specifikke kommentarer til den nuværende version af databasen. 5