Referat fra generalforsamling i Rådet for Digital Sikkerhed afholdt den 27. juni 2013

Transkript

1 Referat fra generalforsamling i Rådet for Digital Sikkerhed afholdt den 27. juni 2013 Dagsordenen 1. Valg af dirigent og referent 2. Beslutning om mødets lovlighed 3. Formandens beretning 4. Beslutning om ændring af vedtægterne 5. Forelæggelse og godkendelse af regnskab 6. Fremlæggelse af budget Størrelse på medlemskontingenter for det kommende år 8. Valg af formand og næstformand 9. Valg af medlemmer til bestyrelsen 10. Valg af revisor 11. Eventuelle forslag fra Rådets medlemmer eller bestyrelsen Referat: 1. Valg af dirigent og referent Som dirigent blev valgt Advokat Jakob Skaadstrup Andersen, Advokatfirmaet Gorrissen & Federspiel og som referent Lisbeth Kieme. 2. Beslutning om mødets lovlighed Dirigenten konstaterede, at dagsorden var udsendt den 19. maj 2013 og bemærkede, at i forhold til varsling og indkaldelse til generalforsamling er varslingen udsendt to hverdage for sent, hvilket Bestyrelsen er opmærksom på, men at bestyrelsen har besluttet at fastholde afholdelsen af generalforsamlingen den 27. juni 2013 frem for afholdelse sidste weekend i juni. De fremmødte accepterede indkaldelsen og afholdelse af generalforsamlingen efter den udsendte plan. 3. Formandens beretning, herunder Rådets overordnede handlingsplan for det kommende år Dirigenten gav ordet til formanden, Birgitte Kofod Olsen, som herefter orienterede om Rådets hidtidige aktiviteter, hvor der bl.a. har været afholdt dialogmøder med en række interessenter, og hvor der på en række områder har været megen aktivitet særligt set i lyset af Rådets forholdsvis korte levetid (der henvises til den på generalforsamlingen omdelte årsrapport, hvoraf indsatsen på en række områder er beskrevet), og formanden fremhævede vigtigheden af, at der nu er skabt et robust fundament for Rådets videre arbejde. Formanden oplyste, at arbejdet fremadrettet i højere grad vil inddrage medlemmerne af Rådet i Rådets arbejde, hvilket også blev fremført som ønske fra et medlem, Keld Simonsen, på generalforsamlingen. For så vidt angår medlemmernes mulighed for deltagelse i de nedsatte arbejdsgrupper, kan der rettes henvendelse til tovholderen i de enkelte arbejdsgrupper herom. Formanden oplyste endvidere, at en af de hidtidige udfordringer for Rådets arbejde har været, at administrationen kører på konsulent-/timebasis, hvilket der arbejdes på at finde løsninger på såvel praktisk som økonomisk. Således er der drøftelser med forskellige politiske partier om at få Rådet på finansloven, men med et passende, beskedent beløb af hensyn til Rådets uafhængighed, ligesom der 1

2 arbejdes med muligheden for fundraising og forhøjelse af kontingent. For så vidt angår etablering af sekretariat, er der drøftelser om kontorhold hos Teknologirådet og overvejelser om ansættelse af en student til at varetage praktiske opgaver i forbindelse med drift af sekretariat, men dette er endnu ikke afklaret. Dirigenten konkluderede at generalforsamlingen havde hørt formandens beretning og taget denne til efterretning. 4. Beslutning om ændring af vedtægterne Dirigenten foreslog, at punktet blev flyttet til sidste punkt (punkt 11) på dagsordenen, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. 5. Forelæggelse og godkendelse af regnskab Kasserer Steffen Stripp redegjorde for Rådets indtægter og omkostninger i 2012/2013, som blev godkendt. 6. Fremlæggelse af budget 2013 Kasserer Steffen Stripp forelagde Rådets budget for 2013/2014, herunder de forventede/skønnede indtægter og omkostninger, som generalforsamlingen tog til efterretning. 7. Størrelse på medlemskontingenter for det kommende år Steffen Pripp redegjorde for rationalet bag formuleringen i bilag 2 vedr. frivilligt forhøjet kontingent, herunder opfordringen til store virksomheder om at indbetale kr og til mindre organisationer om at indbetale kr , desuagtet at kontingentet er fastsat til kr pr. medlem i indeværende og næste år. Generalforsamlingen tog orienteringen til efterretning og tilsluttede sig formuleringen vedr. frivilligt forhøjet kontingent. 8. Valg af formand og næstformand Næstformanden Shehzad Ahmad ønskede ikke genvalg. Formandsskabet havde bl.a. under hensyntagen til kontinuiteten indstillet Lars Stig Jørgensen som ny næstformand. Der var ingen modkandidater på generalforsamlingen, hvorpå dirigenten konstaterede, at Stig Jørgensen var valgt til ny næstformand. Formanden var ikke på valg. 9. Valg af medlemmer til bestyrelsen I medfør af Lars Stig Jørgensens valg til næstformand for Rådet, var der valg til den ledige plads i den ene offentlige søjle. Kandidat til den ledige plads var Shehzad Ahmed. Der var ikke modkandidater til søjlen, hvorfor dirigenten konstaterede, at Shehzad Ahmed var valgt for en to-årig periode. På valg var de medlemmer, der på den stiftende generalforsamling var valgt for et år, som alle var villige til at modtage genvalg. Henset til Rådet korte eksistensperiode, havde bestyrelsen valgt at indstille til generalforsamlingen, at de medlemmer, der på den stiftende generalforsamling blev valgt for 1 år, blev genvalgt (i de respektive søjler), dette bl.a. under hensyntagen til behovet for at sikre en robust forankring af de indsatser, der er 2

3 igangsat i arbejdsgrupperne. Da der ikke var modkandidater konstaterede dirigenten, at de pågældende medlemmer alle var genvalgt for en to-årig periode i de søjler, de var valgt ind i ved Rådets stiftende generalforsamling. Bestyrelsens sammensætning er herefter som følger: Søjle Person/Organisation Valgt Offentlig sektor Shezad Ahmed (2 år) GF 2013 Offentlig sektor Jørgen Kristensen Rasch, KITA (1 år) GF 2012 Forbrugere Anette Høyrup, Forbrugerrådet (4 år) GD 2012 Forbrugere Claus Hjorth, Medierådet for Børn og Unge (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 Forskning (hum/samf) Anja Bechmann (Aarhus Universitet) (2 år) GF 2012 Forskning (tek/nat) Ivan Damgaard (Aarhus Universitet) (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 Professionelle brugere Ingrid Colding-Jørgensen, Dansk IT (4 år) GF 2012 Professionelle brugere Jørn Guldberg, IDA-IT (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 IT-leverandører Henning Mortensen, DI ITEK (4 år) GF 2012 IT-leverandører Christian Wernberg-Tougaard, IT-Branchen (4 år) GF 2013 Privat Erhvervsliv Jasper Boysen, Microsoft (2 år) GF 2012 Privat Erhvervsliv Lisbeth Kieme, FSR (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 Frie pladser Lars Højbjerg, TDC (2 år) GF 2012 Frie pladser Steffen Stripp, PROSA (2 år) GF 2012 Frie pladser Jakob Illeborg Pagter, Alexandra Instituttet (2 år) GF 2012 Frie pladser Niels Christian Juul (RUC) (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 Frie pladser Jesper Hansen, ESL-foreningen (2 år) GF 2012 Genvalgt GF 2013 Generalforsamlingen valgte suppleanter for de enkelte søjler, og kandidaterne havde valgt at opstille som følger: Frie pladser: Henrik Larsen, Københavns Universitet, 1. suppleant Luke Herman, KLID, 2. suppleant IT-leverandører, Mette Nikander, DI 1. suppleant Private Erhvervsliv: Keld Simonsen, KLID 1. suppleant Dirigenten konstaterede, at de pågældende var valgt som suppleanter i de anførte søjler. 10. Valg af revisor Henset til, at det ikke var lykkedes bestyrelsen inden generalforsamlingen at finde en revisor, vedtog generalforsamlingen at give bestyrelsens mandat til at arbejde videre med at få Deloitte til at påtage sig opgaven som pro-bono revisor, og såfremt dette arbejde ikke lykkes, vedtog generalforsamlingen at give bestyrelsen mandat til at arbejde mod en anden løsning. 11. Eventuelle forslag fra Rådets medlemmer eller bestyrelsen Bestyrelsen havde udsendte forslag til vedtægtsændringer, og foranlediget af Keld Simonsens tre tillægsforslag som blev fremsat på generalforsamlingen, blev en ny formulering af 6 stk. 4 fremsat og vedtaget på generalforsamlingen med følgende ordlyd: Såfremt mindst 1/3 af Rådets medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom med begrundet forslag til 3

4 beslutning, skal formanden så hurtigt som muligt og senest inden otte dage indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Eventuelle forslag fra medlemmerne skal være bestyrelsen i hænde senest 6 uger før generalforsamlingen. Generalforsamlingen afholdes tidligst en uge og senest tre uger efter indkaldelsen. Stk. 3 og stk. 4 ændres til stk. 2 og stk. 3. I tillæg hertil drøftedes Rådets hjemsted, og generalforsamlingen vedtog, at København var dækkende for hovedstadsregionen. Alle øvrige forslag til vedtægtsændringer fremsat af bestyrelsen blev vedtaget som fremsat. Bestyresens forslag fremgår af bilag 1A. Dirigenten takkede for fremmødet og for en god generalforsamling. 4

5 BILAG 1 A RfDS Generalforsamling 2013, Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer NR. Nuværende vedtægt Ændringsforslag Bemærkninger 1 1, stk. 2 Rådet har hjemsted i København og har som officiel hjemmeside Hjemsted, dvs. registreringskommune, skal fremgå af vedtægterne: hjemsted i København er tilføjet Nyt Stk. 2 Rådets medlemmer betaler et årskontingent for perioden 1. juli 30. juni det følgende år. Ny medlemmer betaler årskontingent uanset indmeldelsestidspunkt. Er kontingent ikke betalt 3 måneder efter opkrævning slettes medlemmet. Genindmeldelse kan ske mod indbetaling af restance. Stk. 2 og stk. 3 ændres til stk. 3 og stk Stk. 4. Et medlem kan ekskluderes efter Rådets beslutning. Beslutningen begrundes i den til hver tid gældende forretningsorden Rådets øverste myndighed er generalforsamlingen, hvor samtlige medlemmer har adgang. Stk. 4. Et medlem kan ekskluderes ved beslutning på generalforsamlingen. Forslag herom skal være på dagsordenen og vedtages med 2/3 flertal af de fremmødte medlemmer af rådet. 5 Rådets øverste myndighed er generalforsamlingen, hvor samtlige medlemmer, som ved generalforsamlingens start ikke er i restance med medlemskontingent, har adgang med én stemmeberettiget repræsentant og én observatør. 9 Stk. 5. Ved valghandlinger kan hvert medlem afgive maksimalt én stemme pr. kandidat og maksimalt 2 stemmer pr. søjle, dog 5 stemmer til de frie pladser. Ved stemmelighed gennemføres lodtrækning, hvor vinderen får pladsen, og taberen/taberne tildeles Kontingent er kun nævnt i vedtægternes 6 stk. 3 om dagsorden for generalforsamling. Her nærmere regelsæt opkrævning og manglende kontingent betaling Led i en mere konsistens skelnen mellem Rådet og generalforsamling. Præciseret at eksklusion kræver kvalificeret vedtagelse på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Forslag fremsættes som led i at klargøre hvordan beslutning tages, da vi ikke forventer at denne bestemmelse vil blive anvendt. Da rådets medlemmer typisk består af virksomheder og organisationer kan de jo ikke møde op; derfor angives at hver har en stemmeberettiget repræsentant og herudover kan deltage med en observatør. Samtidig er bemærkning om restance fra 10 stk. 5. flyttet til 5. I 10 Stk. 5 som med ændringsforslag senere bliver til 9 Stk. 5 fjernes bestemmelse om stemmeberettiget og restance. Nuværende 10 Stk. 5: Stemmeberettiget ved valghandlinger til bestyrelsen er et 5

6 5 6. Stk. 2. Såfremt mindst 1/3 af Rådets medlemmer fremsætter begæring herom, skal formanden så hurtigt som muligt og senest inden otte dage indkalde Rådet til ekstraordinær generalforsamling. Mødet afholdes senest tre uger efter indkaldelsen Stk. 3. Dagsorden for generalforsamlingen skal omfatte: 7) Valg af formand 7 7. Rådets beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte, jf. dog 14. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme, eller i dennes fravær næstformandens, afgørende Stk. 2. Hvert af Rådets medlemmer kan indbringe suppleantpost/suppleantposter. 6 Stk. 4. Såfremt mindst 1/3 af Rådets medlemmer fremsætter begæring herom med begrundet forslag til beslutning, skal formanden så hurtigt som muligt og senest inden otte dage indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Generalforsamlingen afholdes senest tre uger efter indkaldelsen. Stk. 3 og stk. 4 ændres til Stk. 2. og Stk. 3. Stk. 2. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal omfatte: 1) 6) og 8) - 10) uændret 7) Valg af formand og næstformand Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte, jf. dog 14. Udgår Stk. 3 ændres til Stk. 2 medlem af Rådet, som ved generalforsamlingens start ikke er i restance med medlemskontingent. Hvert stemmeberettiget medlem kan afgive maksimalt én stemme pr. kandidat og maksimalt 2 stemmer pr. søjle, dog 5 stemmer til de frie pladser. Ved stemmelighed gennemføres lodtrækning, hvor vinderen får pladsen, og taberen/taberne tildeles suppleantpost/suppleantposter. Led i en mere konsistens skelnen mellem Rådet og generalforsamling. Tilføjes at begæringen skal indeholde et forslag som kan behandles og besluttes/forkastes på den ekstraordinære generalforsamling. Samtidig flyttes regel for ekstraordinær generalforsamling til sidst i 6 som stk. 4 Præciserer at det er dagsorden for den ordinære generalforsamling Vi har faktisk valg af næstformand i nuværende vedtægters 10 stk. 2. Led i mere konsistent skelnen mellem rådet og generalforsamlingen. Beslutninger på generalforsamlingen bør følge almindelig god skik og regler og stemmeret har Rådets medlemme. Der er ved generalforsamlingen ingen grund til at formanden eller næstformanden har særlig stemmevægt. Spørgsmål kan tages op under beretningen. Beslutningsforslag 6

7 spørgsmål vedrørende Rådets arbejde til drøftelse. Henvendelse herom rettes til formanden senest 3 dage før generalforsamlingen, hvor spørgsmålet ønskes drøftet. skal være fremsendt til bestyrelsen/formand før udsendelse til Rådet. Se 6. Stk. 3 (nuværende stk. 4) flyttes til 9 For at samle valg og gøre plads til ny 10 om bestyrelsens ansvar og rolle Stk. 2. I lige år vælges formanden af det samlede Råd ved generalforsamlingen. Stk. 3. I ulige år vælges næstformanden af bestyrelsen blandt dens midte Stk. 6. Valg til bestyrelsen er personligt. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet. Stk. 7. Det enkelte bestyrelsesmedlem har til opgave at varetage Rådets interesser Stk. 1. I lige år vælges formanden Rådet og ulige år vælges næstformanden for Rådet. Stk. 3 udgår 9 Stk. 6. Valg til bestyrelsen er personligt. Det enkelte bestyrelsesmedlem har til opgave at varetage Rådets interesser. Stk. 7 Bestyrelsesarbejdet er ulønnet. Bestyrelsen kan fastsætte honorar for udøvelse af posterne som formand, næstformand og kasserer. Nyt Stk. 1. Bestyrelsen er ansvarlig for Rådets daglige ledelse. Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig for, at Rådets virksomhed er i overensstemmelse med lovgivningen. Formanden og næstformanden vælges på generalforsamlingen og er formand hhv. næstformand for Rådet. Stk. 6 Samler bestemmelse om bestyrelsesmedlem rolle. Der er således en skelnen mellem repræsentant for medlem på generalforsamling og bestyrelsesmedlem. Stk. 7 Tilføjer mulighed for at yde honorar til formand, næstformand eller kasserer som udgør formandsskabet. Denne bestemmelse er tænkt anvendt hvor for periode hvor der måtte udøves sekretariatsfunktioner. I 10 er samlet bestyrelsens opgaver og ansvar. Stk. 1 nyt Stk. 2 Flyttet fra 5 Stk. 2: Rådet er ansvarlig for, at dets virksomhed er i overensstemmelse med lovgivningen. Rådet ændret til bestyrelsen. Nyt stk. 3: Bestyrelsen leder Rådet i overensstemmelse med generalforsamlingens beslutninger og vedtægterne, og påser herunder at formand, Stk. 3 flyttet 11 stk. 5 med ændret formulering. 11 stk. 5: Det påhviler bestyrelsen at føre tilsyn med, at bestemmelserne i vedtægterne 7

8 næstformand og kasserer ikke overskrider de beføjelser, som de er blevet tildelt. Bestyrelsen skal endvidere godkende regnskabet, inden det forlægges for generalforsamlingen. Stk. 4. Bestyrelsen er bemyndiget til - at udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender, - at udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningen via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom, - at meddele prokura. overholdes, herunder at formand, næstformand og kasserer ikke overskrider de beføjelser, som de er blevet tildelt i medfør af vedtægter eller rådsbeslutninger. Bestyrelsen skal endvidere godkende regnskabet, inden det forlægges for Rådet. Stk. 4 er en ændring af 7 stk. 4: Rådet tegnes af formanden og 2 medlemmer af bestyrelsen. Fuldmagt og prokura uddybes i evt. forretningsorden. Denne vedtægtsbestemmelse gør det praktisk vanskeligt/umuligt at fungere. Dette forslag udarbejdet efter drøftelse med vores bank. Bestyrelsen har vedtaget: Kontrakter om ydelser med økonomisk konsekvenser kan tegnes af formand, næstformand og kasserer. Faktura og regninger kan betales når de er attesteret af formand eller næstformand og kassereren. Der kan indgås aftale om Netbank ved underskrift af formand, næstformand og kassereren. Aftalen kan bemyndige kassereren til at foretage udbetalinger fra Netbank. 5 stk. 2 udgår 7 stk. 4 udgår 11 stk. 5 udgår og stk ændres til stk Stk. 5 På det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen udpeger bestyrelsen en kasserer. Stk. 6. Kassereren indgår i formandskabet med formand og næstformand. Kassereren har sammen med formand og næstformand ansvaret for Rådets Stk. 5 er flyttet uændret fra nuværende 13, stk. 1 Stk. 6 er flyttet fra 13 stk. 2 med ændret formulering. Formandsskabet nævnes som en enhed, der samler formand, næstformand og kasserer. Den nuværende 13 Stk. 2: 8

9 samlede økonomi og fremlæggelse af regnskab på generalforsamlingen. 13 stk. 1 og stk. 2 udgår 13 stk. 3 ændres til stk Nyt Stk. 2. Bestyrelsen kan bestemme, at regnskabsåret skal følge kontingentperioden, jfr. 4, stk Ændring af vedtægterne Ændring af vedtægterne kan ske kan ske ved Rådets ved beslutning på beslutning på generalforsamlingen med 2/3 generalforsamlingen med flertal af fremmødte 2/3 flertal af de rådsmedlemmer, der skal udgøre fremmødte mindst 1/3 af alle rådsmedlemmer. Et rådsmedlemmer. blokeret forslag til vedtægtsændring kan fremsættes på den efterfølgende generalforsamling, hvor det kan vedtages med 2/3 flertal af alle fremmødte Stk. 2. Beslutning om opløsning af Rådet og om anvendelse af de økonomiske midler, som ved en eventuel opløsning måtte være til stede, træffes af Rådet med flertal som i 15, stk. 1, dog således at de økonomiske midler skal tilfalde en anden forening/organisation mv., som er hjemmehørende i Danmark og har et almenvelgørende eller på anden måde almennyttigt formål, fortrinsvis inden for det ITsikkerhedsmæssige område. Stk. 2. Beslutning om opløsning af Rådet og om anvendelse af de økonomiske midler, som ved en eventuel opløsning måtte være til stede, træffes af generalforsamlingen med 2/3 af alle rådsmedlemmer, dog således at de økonomiske midler skal tilfalde en anden forening/organisation mv., som er hjemmehørende i Danmark og har et almenvelgørende eller på anden måde almennyttigt formål, fortrinsvis inden for det ITsikkerhedsmæssige område. Kassereren har ansvaret for Rådets samlede økonomi og fremlægger regnskab på generalforsamlingen er ændret så formandsskabet har ansvaret. Stk. 2 er nyt og åbner for, at bestyrelsens kan samordne kontingentperiode med regnskabsåret. En forenkling som på den ene side sikrer at vedtægtsændringer har bred opbakning ved kvalificeret flertal og på den anden sikrer at vedtægtsændringer ikke kan vedtages da der ikke er tilstrækkelig fremmøde. Led i mere konsistent skelnen mellem rådet og generalforsamlingen er Rådet ændret til generalforsamlingen. Der er her foreslået at opløsning kræver flertal på 2/3 af alle rådsmedlemmer. 9