DIGITALISERING AF ADMINISTRATIVE PROCESSER UDARBEJDET FOR EFTERUDDANNELSESUDVALGET FOR HANDEL, ADMINISTRATION, KOMMUNIKATION OG LEDELSE

Transkript

1 JUNI 2013 DIGITALISERING AF ADMINISTRATIVE PROCESSER UDARBEJDET FOR EFTERUDDANNELSESUDVALGET FOR HANDEL, ADMINISTRATION, KOMMUNIKATION OG LEDELSE

2 SAMMENFATNING... 1 Analysens anbefalinger DIGITALISERING I ERHVERVSLIVET... 4 Digitalisering er blevet et vilkår for virksomheder... 4 Stor spredning i virksomhedernes anvendelse af it... 5 Kommunikationen mellem erhvervsliv og det offentlige digitaliseres... 6 Digitalisering redefinerer den administrative medarbejders rolle og arbejdsområder VIRKSOMHEDERNES BEHOV FOR DIGITALE KOMPETENCER Drivere for virksomheders digitalisering Hvilke digitale kompetencer forventes af den administrative medarbejder? Forskelle på kompetenceudviklingsbehov blandt virksomheder Hovedområder for kompetenceudvikling TILPASNING OG UDVIKLING AF HAKL S KURSUSUDBUD Den nuværende kursussammensætning overblik og tilpasning Fokus på håndtering af digital post Et styrket fokus på digitale indberetninger Fokus på digitale navigationskompetencer Fokus på Digital projektledelse Fokus på digitale kursuspakker Fokus på digitale branchespecifikke kompetencer Vurdering af de seks anbefalingsområder... 26

3 SAMMENFATNING I erhvervslivet er der i de senere år kommet et stadigt større fokus på digitalisering, der i dag er blevet et vilkår for den enkelte virksomhed i dennes interaktion med omverden i form af kunder, leverandører og ikke mindst i kontakten med den offentlige sektor. Årsagerne til digitaliseringen i erhvervslivet er flere, men skyldes overordnet digitaliseringens mange potentialer i forhold til at effektivisere og udvikle den enkelte virksomhed samt skærpede krav om at kommunikere digitalt med offentlige myndigheder. Udviklingen foregår forskelligt afhængigt af virksomhedens størrelse, branche og internationalisering. Det er særligt de små virksomheder, der har et digitalt efterslæb. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi med en målsætning om, at al kommunikation mellem virksomheder og offentlige myndigheder senest i 2015 foretages digitalt medfører, at også disse virksomheder vil blive mere digitale inden for få år. Digitaliseringen af forretningsprocesserne i virksomheden betyder ofte, at arbejdsfunktioner og kompetencekrav forandres. De administrative processer automatiseres og indlejres i højere grad i virksomhedens forretningsrelaterede aktiviteter. De mest rutineprægede opgaver, der tidligere blev udført af en medarbejder, erstattes af selvbetjeningsløsninger, teknologi eller outsources for at frigøre ressourcer til den værdiskabende del af kerneforretningen. De administrative opgaver er altså blevet redefineret og ofte spredt på flere medarbejdere og arbejdsfunktioner. Det bliver derved vanskeligere at opretholde et klassisk skel mellem de administrative processer og de øvrige processer i virksomheden. CEDI er derfor sammen med analysekompagniet blevet bedt om at afdække de digitale kompetencebehov blandt virksomheder med henblik på at tilvejebringe målrettede anbefalinger til HAKL, der kan danne grundlag for den videre proces med at tilpasse og udvikle HAKL s kurser med et digitalt indhold. Analysen bygger videre på det vidensgrundlag som HAKL tidligere har tilvejebragt gennem andre analyser på området 1. Denne analyse er udarbejdet i foråret 2013 på baggrund af en række delundersøgelser. Kortlægning af offentlige digitaliseringskrav rettet mod erhvervslivet Analyse af omfang og karakter af indberetningsblanketter og indberetningsløsninger på Virk.dk Analyse af HAKL s kursusudbud i forhold til digitale kompetencer Interviews med virksomheder, erhvervsskoler og Erhvervsstyrelsen Analyse af blanketter på virk.dk er nærmere beskrevet i bilag 1 til denne afrapportering. Virksomhedscases og screeningen af HAKL s kursusudbud er nærmere beskrevet i arbejdspapirer, udarbejdet i relation til denne rapport. Analysens nærmere tilrettelæggelse er blevet drøftet med projekts følgegruppe ved et møde 25. februar Endvidere har følgegruppens medlemmer bidraget med viden og forslag til relevante virksomheder, som har indgået i interviewundersøgelsen. Endelig har Uddannelsesnævnet ved et møde den 11. juni 2013 modtaget en orientering om analysens resultater og anbefalinger. 1 Kompetencer til vækst Analyse af den administrative faglighed i fremtiden, New Insight, februar 2012, samt ITanvendelse i administrative jobfunktioner, Teknologisk Institut, juni

4 ANALYSENS ANBEFALINGER Kortlægningen af kompetencebehovet blandt virksomheder tegner et billede af virksomheder, der kører i forskellige digitale hastigheder, og derfor også efterspørger digitale kompetencer på forskellige niveauer. Der efterspørges både praksisnære digitale kompetencer såvel som en bredere digital forståelse, der kan bringes i anvendelse på tværs af de forskellige digitaliseringsrelaterede opgaver. I forlængelse af kortlægningen udpeges fire hovedområder for kompetenceudviklingsbehov for administrative medarbejdere: Digital navigationskompetence: Medarbejdere har brug for en evne til at navigere på tværs af systemer, tænke innovativt om løsninger og muligheder, som kan udvikle virksomhedens forretning og processer Digital kommunikation: Mange virksomheder bruger og udvikler forskellige former for digital kommunikation. Både internt mellem medarbejderne og eksternt med kunder og leverandører gennem brug af forskellige former for social og webbaseret kommunikation Digitale værktøjsfag: Virksomhederne ønsker, at de administrative medarbejdere selv har evnen til at opdatere sig selv, men der er også behov for konkrete værktøjsfag i forhold til områder, hvor virksomheden mødes af nye digitale krav fra eksterne parter Digital projektledelse: Der er et markant behov for at kunne se og bruge de ledelsesmæssige muligheder ved digitalisering for, at virksomheden derved kan løftes HAKL har i dag et omfattende kursusudbud. Det vil derfor ikke være praktisk muligt at gennemføre alle de tiltag, der skitseres i rapporten på kort sigt. Samtidig skal det fremhæves, at virksomhederne ikke nødvendigvis efterspørger en digitaliseringskompetence, men mere sammensatte kompetenceløft, hvor digitaliseringskompetencer indgår som et delelement. Det skal understreges, at denne analyse ikke kan erstatte en mere målrettet markedsundersøgelse eller dialog med de potentielle brugere af kurserne i forhold til de konkrete kursusudbud, der eventuelt påtænkes etableret. Endvidere er der selvsagt behov for en nærmere dialog med kursusudbyderne om indhold og udbydernes kompetencer i forhold til at kunne udbyde de enkelte kurser. Rapporten munder ud i seks anbefalinger, hvis indhold kan danne basis for et videre arbejde med justeringer af kursusudbuddet i relation til virksomhedernes digitale kompetencebehov. Det anbefales, at HAKL i første omgang fokuserer på anbefaling 1-4, da analysen peger på, at disse tiltag er mest hastende og relevante i forhold til konkrete behov og ønsker i virksomhederne. Vælger HAKL at gå videre med et eller flere af de seks anbefalingsområder er det væsentligt, at det enkelte kursusudbud kan times bedst muligt i forhold til eksterne digitale krav, som kan påvirke virksomhedernes efterspørgsel efter et digitalt kompetenceløft på de konkrete kursusforløb. 2

5 1. Fokus på håndtering af digital post HAKL kan med fordel overveje at indgå i en dialog med erhvervsskoler og andre relevante parter omkring muligheden for at etablere et kursus med fokus på håndtering af digital post i virksomheder. Anbefalingen skal ses i lyset af, at samtlige virksomheder pr. 1. november 2013 tilsluttes obligatorisk digital post, hvilket medfører en administrativ omlægning af den enkelte virksomheds administrative arbejdsgange, ligesom der skabes nye digitale kompetencebehov for de administrative medarbejdere. 2. Et styrket fokus på digitale indberetninger HAKL kan med fordel overveje at revidere udbuddet af relevante kurser til i højere grad også at have fokus på digitale indberetninger. For en række indberetningsløsninger vil det være nærliggende, at indberetningen bliver en del af fx et regnskabskursus, frem for at der oprettes et kursus med den digitale indberetning som det bærende element. Flere og flere indberetninger bliver frem mod 2015 obligatoriske at foretage digitalt, og en håndtering af virksomhedens digitale indberetninger anses i stigende grad som en grundlæggende digitale kompetence, som den administrative medarbejder forventes at være i besiddelse af. 3. Fokus på digitale navigationskompetencer HAKL kan med fordel overveje at sætte fokus på, at deltageren tilegner en digital navigationskompetence i forbindelse med deltagelse i et kursus med et digitalt indhold. Der er blandt virksomhederne bred efterspørgsel efter medarbejdere med en bred digital forståelse og navigationskompetence, der kan sættes i spil på tværs af de konkrete arbejdsopgaver. 4. Fokus på digital projektledelse HAKL kan med fordel overveje muligheden for at udbyde kurser med fokus på digital projektledelse for, at medarbejderen derved kan tilegne sig digitale kompetencer, der kan anvendes i forhold til en videre udvikling og digitalisering af virksomheden. For en del virksomheder er manglende kompetencer inden for dette område en hæmsko i forhold til at øge digitaliseringen af virksomheden. 5. Fokus på digitale kursuspakker HAKL udbyder på en række fagområder kursuspakker og kunne med fordel overveje muligheden for også at etablere digitale kursuspakker. Digitale kursuspakker vil give virksomhederne mulighed for at tilbyde deres medarbejdere skræddersyede forløb og øge virksomhedens mulighed for at være i besiddelse af medarbejdere med netop de digitale kompetencer, der passer til den aktuelle virksomhed. 6. Branchespecifikke kurser HAKL kan overveje at etablere branchespecifikke kurser som en del af en digital en kursuspakke med henblik på at nuancere og målrette udbuddet af kurser til de brancher, der er omfattet af flest digitale indberetningsløsninger. 3

6 1. DIGITALISERING I ERHVERVSLIVET I disse år undergår det danske samfund og erhvervsliv en massiv digitalisering. Sammenlignet med andre lande har Danmark en veludviklet digital infrastruktur, og der satses fra politisk hold fremadrettet på en gennemgribende digitalisering af såvel den offentlige sektor som erhvervslivet. Digitaliseringen åbner for nye forretningsmuligheder, øger virksomhedernes produktivitet og ændrer i stigende grad virksomhedernes tilrettelæggelse af deres administrative processer. Udviklingen foregår i et forskelligt tempo alt efter virksomhedernes størrelse, internationalisering og brancher. Den overordnede trend er entydig; de administrative processer i virksomhederne digitaliseres i stadig større omfang, og de administrative arbejdsopgaver og kompetencekrav er derfor under forandring. DIGITALISERING ER BLEVET ET VILKÅR FOR VIRKSOMHEDER I erhvervslivet er der i løbet af de senere år kommet et stadigt større fokus på digitalisering, og det digitale element er i dag blevet et vilkår for den enkelte virksomhed i dennes interaktion med omverdenen i form af kunder, leverandører og ikke mindst i kontakten med den offentlige sektor. Virksomhederne oplever i stigende grad, at være underlagte et digitalt krydspres fra flere fronter, der tilsammen bevirker, at digitalisering er blevet et centralt element i forretningsstrategien. Som eksempler kan nævnes nye teknologiske muligheder, der åbner dørene for produktudvikling og mere produktive medarbejdere. Ligeledes har kunder samt leverandører og i stigende grad også det offentlige bevæget sig over på digitale platforme, hvor selv de mere tøvende virksomheder har været nødsaget til at rykke med for, at kunne tale samme sprog. Figur 1: Det digitale krydspres for en digital administration Pres fra konkurrerende virksomheder Offentlige krav om digital indberetning Krav om digital (administration) kommunikation fra kunder Virksomhedernes digitaliseringsgrad Nye teknologiske muligheder (cloud, sociale medier, it i produkterne) Outsourcing Krav fra leverandører (f.eks. Finansielle institutioner) Presset fra de forskellige delelementer jf. ovenstående figur, vil selvsagt variere i intensitet, alt afhængigt af branche, virksomhedsstørrelse og konkurrencepres. Dog vil den enkelte virksomhed uanset om det endnu er erkendt eller ej være tvunget til at omlægge sine administrative processer for at imødekomme de forskellige elementer i det digitale krydspres. 4

7 Motivationen for at den enkelte virksomhed digitaliserer de administrative funktioner, skal i høj grad ses som en konsekvens af digitaliseringens mange potentialer til at effektivisere og udvikle en virksomhed pct. af de små og mellemstore virksomheder (smv er) angiver, at de har oplevet og forventer, at it-investeringer medvirker til at reducere de administrative omkostninger eller øge produktiviteten. 2 Potentialet for digitaliseringens værdiskabelse i virksomhederne er meget betydeligt. En undersøgelse fra 2011 viser, at hvis andelen af virksomheder, der har digitaliseret mindst én intern proces, øges med ét procentpoint, forbedres virksomhedernes værdiskabelse med op til 6,5 mia. kr. årligt. 3 Det kan derfor konkluderes, at digitaliseringen er blevet et nødvendigt element for den enkelte virksomhed i dennes videre effektivisering og forretningsudvikling. STOR SPREDNING I VIRKSOMHEDERNES ANVENDELSE AF IT Der er en betydelig spredning i virksomhedernes nuværende anvendelse af it. Lidt over en tredjedel af smv erne er på et basalt digitaliseringsniveau, mens digitalisering er udbredt i virksomheden hos 40 pct. af virksomhederne. Omkring hver fjerde smv er har et højt digitaliseringsniveau, jf. nedenstående figur. Figur 2: Overblik over smv ers anvendelse af it 7% 17% 40% 36% Basal digitalisering Udbredt digitalisering Avanceret digitalisering Digitale forretningskoncepter Kilde: Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv, 2013, s. 5 Der er ikke en direkte sammenhæng mellem de ansattes uddannelsesniveau og graden af digitalt forretningsniveau i virksomheden. 4 Der må derfor forventes stadig at være en bred sammensætning af medarbejdere fordelt på uddannelsesniveau i virksomhederne uanset, at virksomhederne over tid vil bevæge sig i retning af stadig mere avanceret it-anvendelse. Virksomheder inden for primære erhverv, bygge og anlæg og manuel service ligger i højere grad på et lavt niveau for it- anvendelse end de øvrige brancher, mens virksomheder inden for handel ligger på et højere niveau. Der er en overordnet tendens til, at det digitale niveau stiger i takt med antallet af ansatte i en virksomhed, og at det især er de små virksomheder (5-9 ansatte), der befinder sig på et basalt 2 Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv, Center for Economic and Business Research (CEBR), Digitalization and productivity, Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv,

8 digitaliseringsniveau, hvor it anvendes til basale dele af virksomheden som fx regnskab og bogføring. 5 Denne tendens understøttes også af de gennemførte interviews med virksomhederne, der viser, at det særligt er blandt de større virksomheder, at digitalisering bliver anvendt strategisk til at effektivisere virksomhedens arbejdsgange og udvikle forretningen. Digitalisering frigør ressourcer til at investere i virksomhedens forretning Kort sagt fokuserer vi i vores virksomhed generelt på digitalisering til at spare omkostninger på den indadvendte del af forretningen, for at kunne investere i den udadvendte del af den dvs. salg og virksomhedens professionelle udtryk. Salgsdirektør i mellemstor produktionsvirksomhed Samtidig bliver digitaliseringen i nogle af de virksomheder med en lille administration og ledelse i højere grad opfattet som et irritationsmoment frem for et værktøj til effektivisering og udvikling. At det netop er de små virksomheder, der så at sige har et digitalt efterslæb er ikke så overraskende. Her har løndata, kundeinformation, statistik mv. typisk ikke har haft tilstrækkelig volumen til, at digitale arbejdsgange har kunnet udkonkurrere traditionelle arbejdsgange, og man har ofte outsourcet den digitale del af virksomhedens aktiviteter til ekstern part. It outsources til eksterne aktører Vi er ikke så gode til it vi undgår det faktisk helst. Indtil videre har jeg købt mig til, at det er vores revisor, der ordner de her ting, men det er dyr løsning, der nok ikke holder i længden. Medejer i mellemstor transportvirksomhed Selv de mindre virksomheder, hvor der ikke har været tradition for at anvende it, synes altså bevidste om, at de må indstille sig på, at virksomheden må rykke over på de digitale platforme i takt med, at kommunikationen mellem virksomheder og myndigheder bliver obligatorisk at foretage digitalt, idet alternativet er, at en større og større del af virksomhedens administrative processer outsources til eksterne aktører. KOMMUNIKATIONEN MELLEM ERHVERVSLIV OG DET OFFENTLIGE DIGITALISERES I de senere år har den offentlige sektor pålagt virksomhederne flere og flere krav om obligatorisk brug af digitale indberetninger i forbindelse med fx indberetning af årsregnskabet, refusion af syge- og barselsdagpenge m.v. Fra 1. november 2013 bliver det desuden et lovkrav, at alle virksomheder, foreninger og organisationer med et CVR-nummer skal have en digital postkasse til post fra det offentlige. De efterhånden mange digitaliseringskrav fra de offentlige myndigheder er led i en overordnet politisk målsætning om, at al kommunikation mellem virksomheder og det offentlige frem mod 2015 udelukkende skal foregå digitalt. De politiske målsætninger om digital kommunikation mellem virksomhederne og de offentlige myndigheder betyder, at alle virksomhederne i takt med, at Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 6 realiseres, vil skulle omlægge deres administrative processer uanset, at mange virksomheder endnu ikke er fuldt bevidste om rækkevidden af denne omlægning. 5 Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv, Se evt. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Den digitale vej til fremtidens velfærd for udarbejdet af Regeringen, KL og Danske Regioner 6

9 Som det fremgår af nedenstående figur, er det politiske fokus på tre indsatsområder; nemlig strømlining af selvbetjeningsløsninger, obligatorisk brug af digital post i kontakten med det offentlige og obligatorisk brug af digitale indberetninger. Figur 3: Digitalisering af kommunikation mellem offentlig sektor og erhvervsliv Kilde: Udarbejdet på baggrund af Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Obligatorisk tilslutning til digital post undtaget er der på nuværende tidspunkt ikke offentliggjort en bølgeplan 7 for, hvornår de forskellige ordninger bliver obligatoriske for virksomhederne at gøre brug af. Som det fremgår af figuren ovenfor, er det imidlertid forventningen, at samtlige indberetninger bliver obligatoriske at foretage digitalt. Der foreligger med andre ord derfor ikke information om hvilke specifikke indberetninger og selvbetjeningsløsninger, der frem mod 2015 bliver obligatoriske at foretage digitalt blot at det er forventningen, at samtlige indberetninger og løsninger skal foregå ad digitale kanaler fra Den manglende bølgeplan for udrulningen af de digitale indsatsområder i forhold til erhvervsvirksomheder betyder, at virksomhederne ikke har eller let kan få et klart fremtidsbillede for, hvorledes og i hvilken takt deres administration skal digitaliseres for at opfylde de offentlige indberetnings- og kommunikationskrav. For udbyderen af kurser er det vanskeligt at forudsige efterspørgslen på bestemte digitaliseringsrelaterede kurser, idet efterspørgslen på nogle kurser i vid udstrækning er bundet op på offentlige retningslinjer. Selvom digital post jf. ovenstående figur er det ene af de tre indsatsområder, hvor der reelt er udmeldt en bølgeplan, er der dog tydelige indikationer på, at omstillingen fra papirpost til digital post i virksomhedens kontakt med det offentlige vil medføre en betydelig aktivitet i forhold til virksomhedernes administration. Som eksempler på disse indikationer kan nævnes, at det blot er 1 pct. af virksomhederne (medio 2013), der har en digital postkasse, ligesom omkring virksomheder skal have (ny) digital signatur inden november 2013, hvor loven om obligatorisk tilslutning til digital post træder i kraft for virksomheder. 8 7 På borgerområdet ligger der i dag velbeskrevne planer for, hvilke og hvornår selvbetjeningsordninger gøres obligatoriske. Erhvervsstyrelsen har oplyst, at der ikke (maj 2013) foreligger en egentlig bølgeplan for, hvilke ordninger som er eller som bliver obligatoriske som digital indberetning/selvbetjening

10 DIGITALISERING REDEFINERER DEN ADMINISTRATIVE MEDARBEJDERS ROLLE OG ARBEJDSOMRÅDER Som det fremgår af de foregående afsnit i kapitlet, er digitalisering enten af virksomhedens egen fri vilje eller som følge af krav fra offentlige myndigheder i fokus i større eller mindre grad i virksomhedernes administrative processer. Digitaliseringen af virksomhedens processer betyder ofte, at arbejdsfunktioner og kompetencekrav forandres. De administrative processer automatiseres og indlejres i højere grad i virksomhedens forretningsrelaterede aktiviteter, hvor de mest rutineprægede opgaver, der tidligere blev udført af en medarbejder, erstattes af selvbetjeningsløsninger, teknologi eller outsources, så virksomheden kan fokusere på den værdiskabende kerneforretning. Udviklingen vil følgelig have den konsekvens, at der generelt kan forventes færre administrative job i fremtiden som følge af effektivisering, outsourcing og ny teknologi, og at kompetencekravene til de administrative medarbejdere ændres. 9 En anden konsekvens af digitaliseringen er, det bliver vanskeligere at opretholde de klassiske skel mellem virksomhedens administrative og forretningsunderstøttende processer, idet faggrænser flyttes og udviskes for den administrative medarbejder, ligesom visse opgaver helt forsvinder. Digitalisering vil i nogle tilfælde betyde, at tidligere klare administrative funktioner spredes ud i organisationen, så administrative arbejdsopgaver ikke længere er samlet hos egentlige administrative medarbejdere med en klar administrationsprofil. For at illustrere digitaliseringens indvirkning på funktionerne i en virksomhed og derved også opdelingen af de kompetencer, funktioner varetager kan et illustrativt eksempel på en handelsvirksomhed benyttes. Som det fremgår af nedenstående figur 4, var salgsprocessen før digitalisering varetaget i mere klart adskilte funktioner. Der var derfor større sammenfald mellem medarbejdere i administrative funktioner og behovet for administrative kompetencer. Figur 4: Salgsproces før digitalisering Ekspedition Bogføring Regnskab Med digitaliseringen af virksomhedens processer i eksemplet via webhandel/e-handel - opløses salget og foregår uafhængigt af tid og sted. Kunden ekspederer sig selv i hjemmet, dvs. bestiller sin ordre og betaler via virksomhedens hjemmeside. Med kundens bestilling igangsættes en automatiseret proces, hvor bogføring, bankafstemning, og regnskab foregår digitalt, og der sendes en autogenereret mail til kunden med en ordrebekræftelse. Købet afsluttes ved, at virksomhedens lagerafdeling afsender ordren til kunden, hvorved 9 NewInsight, Kompetencer til vækst, Analyse af den administrative faglighed i fremtiden,

11 virksomhedens lagerbeholdning automatisk opdateres, så nye varer kan bestilles hjem til virksomheden. Figur 5: Salgsproces med digitalisering Selvom e-handelseksemplet er et af de mere ekstreme eksempler på digitalisering, illustrerer eksemplet vanskeligheden ved at determinere, hvornår der er tale om administrative processer og forretningsunderstøttende processer. Ligeledes illustrerer eksemplet, hvordan de administrative opgaver er færre i en digitaliseret forretningsproces, redefineret og ofte spredt på flere medarbejdere og arbejdsfunktioner. De administrative funktioner i ovenstående eksempel vil således i højere grad have karakter af kontrol og kvalitetssikring af data og systemer frem for mere klassiske manuelle administrative opgaver, der tidligere var forbundet med administration relateret til handel. 9

12 2. VIRKSOMHEDERNES BEHOV FOR DIGITALE KOMPETENCER I takt med at digitaliseringen ændrer virksomheders forretningsmuligheder, får virksomheder behov for medarbejdere, der kan se potentialet, implementere og bruge de digitale systemer optimalt i det daglige arbejde. De behov omfatter også de administrative medarbejdere. For at kunne udfolde og konkretisere de kompetencekrav, som desk researchen (jf. foregående kapitel) indledende har identificeret, er der strategisk udvalgt 10 virksomheder 10 for at kortlægge drivere bag, at virksomheder bliver mere digitale og hvilke kompetencekrav de administrative medarbejdere skal honorere. På denne baggrund indeholder dette kapitel en beskrivelse af disse drivere, hvordan de administrative processer er blevet ændret og en analyse af, hvilke digitale kompetencer en administrativ medarbejder skal have. DRIVERE FOR VIRKSOMHEDERS DIGITALISERING Som redegjort for i forrige kapitel, er digitalisering i erhvervslivet i grove træk foranlediget af digitaliseringens potentiale til, at virksomheden kan effektivisere arbejdsgange og udvikle forretningen, ligesom virksomhedens kommunikation med omverdenen i et stadigt større omfang foregår på de digitale platforme. Ser vi nærmere på de virksomheder, der er blevet udvalgt som virksomhedscases og deres hovedforklaringer på, hvorfor de har valgt at blive mere digitale, falder virksomhedernes forklaringer eller drivere godt i tråd med de overordnede trends, der præger digitalisering i erhvervslivet jf. nedenstående figur. Figur 6: Drivere for virksomhedscases i forhold til overordnede digitale trends 10 De udvalgte virksomhedscases er redegjort for i et arbejdspapir (arbejdspapir 1), udarbejdet i relation til denne rapport. 10

13 De interviewede virksomheder peger på følgende hovedforklaringer, når de redegør for deres fokus på digitalisering af virksomheden: Forretningsudvikling: Nye fokusområder og modeller: Flere virksomheder har fokus på klassisk eller grundlæggende forretningsudvikling via digitalisering, eksempelvis i form af gennemførelse af en webbutik, som giver mulighed for at gentænke virksomhedens forretningsgrundlag og modeller. Frisættelse af menneskelige ressourcer: Der er bredt fokus blandt virksomhederne i forhold til at flytte medarbejdere fra klassiske administrative opgaver, så disse kan arbejde med nye områder særligt inden for salg, markedsføring og tværgående koordinering og processtyring i virksomheden. Effektivisering: Overblik over virksomheden: Gennem stigende grad af digitalisering, kan særligt de større virksomheder indsamle mange typer af data og bearbejde disse effektivt, så ledelsen kan følge med og hurtigt sætte ind, hvor der er behov. Kundehensyn: Indførelse af digitale systemer minimerer eller fjerner evt. menneskelige fejl fx i forbindelse med ordreafgivelse, afsendelse af ordrer og fakturering, hvilket minimerer fejl over for kunderne. Digital kommunikation: Indberetning til offentlige myndigheder: Denne kategori adskiller sig fra de øvrige ved at være en driver som virksomhederne primært forholder sig reaktivt til. Flere virksomheder konstaterer, at de indberetter digitalt i det omfang, det afkræves af dem og reflekterer ikke over, at indberetningerne nu foretages digitalt, men at det blot er noget, der skal gøres. Koordination internt og i dialog med kunder: Kommunikationen internt i virksomheden og i dialogen med kunder digitaliseres i stigende grad, og mange virksomheder bruger og udvikler forskellige former for digital kommunikation. I praksis er ovenstående kategorier tæt forbundne, men de er opdelt i denne sammenhæng med henblik på groft at skitsere de drivere, der gør sig gældende for størstedelen af de interviewede virksomheder. Det er dog relevant at bemærke, at interviewene kun i mindre grad fokuserer på effektivisering og produktivitetsoptimering alene og i højere grad på, at digitalisering agerer motor for mere grundlæggende nytænkning og omstrukturering af virksomhedens forskellige aktiviteter og ressourcer. HVILKE DIGITALE KOMPETENCER FORVENTES AF DEN ADMINISTRATIVE MEDARBEJDER? Som nævnt i foregående kapitel har den digitale udvikling medført et brud med den traditionelle forståelse af den administrative medarbejder, og der stilles nye krav til medarbejderen om, at denne har digitale kompetencer i både bredde og dybde. I dette afsnit vil det derfor skitseres, hvilke digitale kompetencer, virksomhederne forventer af den administrative medarbejder. De digitale kompetencer, der forventes af medarbejderne kan ses i forlængelse af de drivere, der hersker i virksomhederne, idet virksomhedernes nye fokusområder fordrer, at den administrative medarbejder besidder nye digitale kompetencer jf. nedenstående citater. 11

14 Nye fokusområder for den administrative medarbejder De administrative medarbejdere får en anden rolle fx inden for bogholderiet, hvor opgaverne outsources. Det betyder, at de skal have mere fokus på opfølgning, de skal kunne analysere på data og de skal udvikle endnu mere selvstændighed, bl.a. ved at tænke på tværs af virksomheden. Desuden har de administrative medarbejdere en vigtig opgave med at sikre mere databehandling og anvendelse af administrative data. Afdelingschef i stor produktionsvirksomhed Vi oplever, at mange virksomheder gerne vil gøre administrative medarbejdere til kundeorienterede medarbejdere. Den tid digitalisering frigør bruges ofte her. Kursuschef på handelsskole På baggrund af de enkelte virksomhedscases fremgår det, at der både er efterspørgsel efter medarbejdere, der er i besiddelse af brede digitale kompetencer - hvilket vil sige medarbejdere, der har digitale praksisnære kompetencer, som kan anvendes i flere forskellige former for opgaveløsning, og dybe digitale kompetencer hvilket vil sige medarbejdere, der er i besiddelse af en digital forståelse og navigationskompetence, der kan anskues som en kernekompetence, der går på tværs af opgaveløsningen: Digitale kompetencer i bredden: Mange administrative opgaver bliver i stigende grad integreret med andre arbejdsområder i virksomheden. Eksempelvis ved at produktionsmedarbejdere laver online registreringer af den daglige produktion og fx registrerer den kvalitetssikring, der sker i produktionen. Eller ved, at lagermedarbejdere direkte kan registrere lager flow i et lagerstyringssystem, som måske tidligere var en mere administrativ opgave. En enkel virksomhed pegede på, at de havde nedlagt den administrative enhed og integreret den direkte i produktions- og salgsafdelingen. Digitale kompetencer i dybden: Da stort set alle administrative opgaver i dag er digitale, er det selvsagt afgørende, at de administrative medarbejdere har de nødvendige digitale kompetencer, så de kender de forskellige værktøjer i dybden. Flere af de interviewede virksomheder fortæller, at den teknologiske udvikling nu går så stærkt, at det er vanskeligt at sikre, at de administrative medarbejdere har opdaterede digitale kompetencer, der kan følge den teknologiske udvikling. Flere anbefaler derfor også, at uddannelser og kurser fortsat udvikler medarbejdere, der lærer metoder til at holde sig løbende opdateret. Mange af de udarbejdede virksomhedscases peger på, at de brede digitale kompetencer er meget efterspurgte blandt virksomhederne, fordi de oplever et markant behov for at sikre den tværgående databehandling af de forskellige registreringer, der sker i virksomheden, og at det er vigtigt, at de administrative medarbejdere medvirker til at sikre den digitale integration på tværs af virksomhedens mange arbejdsgange. Digitalisering skaber nye digitale kompetencebehov Der mangler indsigt i, hvordan man som medarbejder kan blive inspireret af små hverdagsopgaver, fx at man har et økonomisystem, som man med nogle små nye tiltag kan løfte markant og bruge på helt nye måder. Direktør i mellemstor produktionsvirksomhed Vi har rigtig mange administrative medarbejdere og de er under pres for at kompetenceudvikle sig. Mange papirgange er væk eller på vej væk. Mens det at databehandle og bruge data på anden vis bliver vigtigt. Afdelingsleder i stor produktionsvirksomhed 12

15 Grundlæggende er der altså blandt virksomhederne efterspørgsel efter administrative medarbejdere, der har tilstrækkeligt med digitale kompetencer, så de er i stand til at identificere og anvende de nye muligheder, der er tilknyttet digitaliseringen. At kompetenceudviklingen af medarbejdere er et erkendt behov blandt virksomheder understøttes af, at flere af de interviewede virksomheder erkender, at medarbejdernes manglende indsigt i digitale processer eller brug af digitale løsninger kan være en udfordring i forhold til at en videre udvikling og effektivisering af virksomheden. Denne erkendelse understøttes ligeledes af en undersøgelse foretaget af Iris Group, der peger på, at 30 pct. af de adspurgte smv er ser digitale kompetencemangler i virksomheden som en barriere, der bidrager til at forhindre eller forsinke effektiv udnyttelse af nye digitale løsninger. Kompetencemanglerne omfatter både generelle og specialiserede it-kompetencer samt kompetencer til at bruge it som værktøj i virksomhedens overordnede forretningsudvikling. 11 Flere af de interviewede virksomheder er allerede opmærksomme på, at der påhviler dem en kompetenceudviklingsopgave i forhold til deres administrative medarbejdere og har allerede igangsat forskellige tiltag. En del af virksomhederne har udviklet og brugt egne tilbud, som er meget skræddersyede virksomhedens konkrete behov. Mens andre har sammen med bl.a. udbydere af AMU fået udviklet tilbud, der matcher deres behov. Tendensen her er dog, at de fleste virksomheder vælger at udvikle egne tilbud, så de bedst muligt matcher virksomhedens konkrete behov for kompetencer inden for det digitale område. 12 Behov for kompetenceudvikling af medarbejdere er erkendt blandt virksomheder Når du etablerer et nyt digitalt system, så skal du bruge mindst lige så mange kræfter på kompetenceudvikling af medarbejderne, så de kan bruge systemer og arbejde med på implementeringen. Direktør i mellemstor handelsvirksomhed For os er digitalisering en ledelsesbeslutning, men det er afgørende med inddragelse af medarbejderne i det her. For der vil være behov for en holdningsændring og der vil være modstand mod forandringerne. Ofte vil nogle være bange for at miste deres job. Derfor får medarbejderne også hjælp til denne proces. Afdelingschef i stor produktionsvirksomhed FORSKELLE PÅ KOMPETENCEUDVIKLINGSBEHOV BLANDT VIRKSOMHEDER Som der blev redegjort for i kapitel 1, er der stor forskel på virksomheders digitaliseringsgrad. I forhold til at kortlægge hvilke kompetenceudviklingsbehov det medfører, er det interessant at identificere hvilke forskelle mellem virksomhederne, som de gennemførte virksomhedscases peger på: Private og offentlige virksomheder Her tegner der sig et billede af, at mange offentlige virksomheder har været proaktive fx omkring systemudvikling af digitale processer i virksomheden og i kølvandet på dette også iværksat kompetenceudvikling for de administrative medarbejdere. Særligt har mange offentlige virksomheder fokuseret på at 11 Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv, Flere af de interviewede virksomheder pegede på, de gerne selv ville udvikle deres egne kompetenceudviklingstilbud og kun i mindre omfang fandt AMU systemet velegnet til de mere skræddersyede og målrettede forløb. 13

16 sikre, at de administrative medarbejdere har digitale kompetencer omkring webkommunikation og sociale medier rettet mod borgere og brugere. Samtidig har mange offentlige virksomheder den fordel, at staten agerer som udviklingsafdeling for nye digitale systemer og som supportfunktion af etablerede systemer. Mange af de virksomheder, der blev interviewet i den indledende screnningsfase bekræftede, at mange private virksomheder er responsive særligt over for de offentlige digitaliseringskrav, men at de også har ringe indsigt i de muligheder, der ligger i at implementere flere digitale systemer. Store virksomheder: De gennemførte virksomhedsinterviews viser, at de store virksomheder har bedre muligheder for at håndtere de digitale udfordringer, da de gennem egne ressourcer kan udvikle og implementere nye systemer. De store virksomheder har også løbende udviklet egne kurser for at sikre, at de administrative medarbejdere har de fornødne kompetencer. Alligevel er det en udfordring for de større virksomheder, da de qua deres størrelse, kan have mange digitale systemer, som de vil optimere, så de bedre kommunikerer med hinanden. Flere større virksomheder er også lidt ældre virksomheder, hvor tilgangen til digitalisering kan være mere traditionel og hvor det kan være svært at ændre etablerede vaner og rutiner. Og her kan mange administrative gange stadig være papirbårne. Mindre virksomheder: Flere af de mindre virksomheder udvalgt til virksomhedscases var ret digitale og flere af dem, har allerede selv taget forskellige skridt til at sikre digital kompetenceudvikling blandt de administrative medarbejdere. Deres primære kompetencebehov var inden for digital navigation altså det at få de digitale systemer til at hænge bedre sammen. Der fandtes dog også blandt virksomhederne enkelte eksempler på, at virksomheden var gået i stå i sin digitale udvikling næsten inden den var gået i gang grundet manglende indsigt i, hvilke former for it, der kunne være med til at løfte virksomheden. På baggrund af andre større analyser på kan det konstateres, at overvægten af ret digitale virksomheder i forbindelse med denne rapport ikke er repræsentativt billede for de mindre virksomheder, idet mindre virksomheder som hovedregel er meget lidt digitale. Der er derfor et markant behov for at sikre mere digital kompetenceudvikling i forhold til denne gruppe, hvor barriererne for deltagelse i digitale kurser kan være høje. På tværs af brancher: I forbindelse med udvælgelsen af virksomheder, blev det kortlagt, at særligt handelsvirksomheder er meget digitale, mens produktionsvirksomheder generelt er kendetegnet ved mere basal digitalisering. Målet med at udvælge virksomheder med forskellige grader af digitalisering var at se, om virksomhederne ville efterspørge forskellige former for kompetencer. Imidlertid giver de enkelte virksomhedscases der er indsamlet på tværs af produktion, handel, basal service og viden-service ikke anledning til at pege på meget branchespecifikke kompetencer, som virksomhederne efterspørger. En anden interessant konklusion er, at hovedparten af de udvalgte virksomheder er over et basalt digitaliseringsniveau og ikke særlige bekymrede for de stadig flere offentlige indberetninger, da de betragter disse krav om en naturlig digital udvikling og generelt har oplevet, at de kan matche de offentlige digitale krav indtil videre. HOVEDOMRÅDER FOR KOMPETENCEUDVIKLING De digitale strømninger i erhvervslivet har affødt et behov for nye digitale kompetencer blandt de administrative medarbejdere, hvis faggrænser i stigende grad udviskes og lægges ind under nye fokusområder. Derfor har det været centralt i de enkelte virksomhedscases at få kortlagt, hvilke kompetencekrav, som den digitale udvikling stiller de administrative medarbejdere overfor. 14

17 Konkret peger de gennemførte virksomhedsinterviews på følgende hovedområder for efter- og videreuddannelsesbehov: 4 hovedområder for efter- og videreuddannelse Digital navigationskompetence Virksomhederne giver udtryk for, at administrative medarbejdere har brug for evne til at navigere på tværs af systemer, tænke innovativt om løsninger og muligheder, som kan udvikle virksomhedens forretning og processer. Digitale værktøjsfag Virksomhederne har behov for løbende digital opdatering. De ønsker at de administrative medarbejdere selv har evnen til at opdatere sig selv. Men der er også behov for værktøjsfag. Måske nogle af disse kan målrettes særlige brancher, som vil blive udfordret af blanketter og indberetninger. Digital kommunikation Mange virksomheder bruger og udvikler forskellige former for digital kommunikation. Både internt mellem medarbejderne og eksternt med kunder og leverandører gennem brug af forskellige former social og webbaseret kommunikation. Ligeledes foregår den digitale kommunikation med offentlige myndigheder i stigende grad digitalt. Digital projektledelse Der er et markant behov for at kunne se og bruge de ledelsesmæssige muligheder ved digitalisering. Analyser viser, at virksomhederne generelt kunne løfte deres indsats her ved at bruge digitale værktøjer i den strategiske og ledelsesmæssige udvikling af virksomheden. Digital navigationskompetence: De interviewede virksomheder ser et behov for, at medarbejderne i virksomheden i højere grad er i besiddelse af en digital navigationskompetence. Den digitale navigationskompetence kan anskues som en kernekompetence, medarbejderen kan gøre brug af i relation til den konkrete opgaveløsning, og giver medarbejderen mulighed for at anskue digitaliseringen som en lettelse i arbejdet. Den digitale navigationskompetence bidrager til jf. ovenstående tekstboks at medarbejderen i højere grad er i stand til, at tænke og behandle det digitale element som et middel til at innovere arbejdsopgaver og udvikle virksomhedens forretning. Digitale værktøjsfag: Digitale værktøjsfag er et kompetenceudviklingsbehov, der (også) fremadrettet er et relevant fokusområde. Det er måske ikke er overraskende i lyset af, at der altid vil være behov for, at medarbejdere klædes digitalt på i relation til en konkret arbejdsopgave eller it-system. Således peger flere af de interviewede virksomheder på kvalificering af medarbejdernes kompetencer i forhold til konkrete digitale værktøjer og systemer. Eksempelvis indsigt i og anvendelse af Excel er et vigtigt værktøj for de administrative medarbejdere og virksomhederne oplever her et behov for, at medarbejderne er i stand til at foretage mere avanceret databehandling og brug af Excel. Dog ser flere af de interviewede virksomheder gerne, at de administrative medarbejdere har flere værktøjer og metoder til selv at søge nyeste teknologiske viden, så behovet for at komme på kursus ikke er så presserende hele tiden. 15

18 Digital kommunikation Særligt de offentlige virksomheder har haft fokus på efter- og videreuddannelse omkring digital kommunikation og har også søgt at sikre, at de administrative medarbejdere har kompetencer, der matcher de behov. Hovedområdet er her primært udvalgt som følge af, at samtlige virksomheder allerede på nuværende tidspunkt og i stigende grad i de kommende år forventes at være digitale i kommunikationen med det offentlige jf. initiativerne i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi redegjort for i rapportens kapitel 1. Digital projektledelse: Mens behovet for digital projektledelse ikke blev berørt i nævneværdig grad af de interviewede virksomheder, viser analysen af blandt andre Irisgroup, at særligt mindre virksomheder mangler kompetencer inden for dette område. 13 Som konkrete eksempler på kompetencer inden for digital projektledelse kan nævnes, det at projektlede digitalt omkring fx indkøb og implementering af it samt digitalisering af virksomhedens arbejdsgange. Opsummerende er de fire hovedområder ikke alle i lige høj erkendt og efterspurgt blandt virksomhederne jf. nedenstående figur, men anses ikke desto mindre som væsentlige i lyset af de digitale trends, der præger udviklingen i erhvervslivet (jf. foregående kapitel). Figur 7: De fire hovedområder i forhold til tendenser og behov I forlængelse af de fire hovedområder præsenteres i næstfølgende kapitel seks anbefalingsområder. 13 Irisgroup, Digitalisering af dansk erhvervsliv,

19 3. TILPASNING OG UDVIKLING AF HAKL S KURSUSUDBUD Kortlægningen af virksomhedernes digitale kompetencebehov er foretaget med henblik på at tilvejebringe målrettede anbefalinger til HAKL, så kursusudbuddet i videst muligt omfang matcher virksomhedernes behov for digital kompetenceudvikling af medarbejderne. Det er hensigten, at anbefalingerne kan danne grundlag for en videre proces med sigte på at fremtidssikre udbuddet af kurser, der relaterer sig til udfordringer omkring digitalisering af administrative arbejdsopgaver og arbejdsprocesser. Først i kapitlet gives et overblik over HAKL s eksisterende kursusudbud i relation til digitale kompetencer. Dette overblik kan udgøre et udgangspunkt for en tjekliste, som kan sikre, at man husker at opdatere og medtage nyt relevant digitalt indhold i de løbende revisioner af kursusbeskrivelserne. I relation til selve udviklingen af nye kursusudbud vil der dernæst i kapitlet præsenteres seks anbefalingsområder. Inden for hvert anbefalingsområde gives et illustrativt eksempel på udmøntning af anbefalingen, udelukkende med den hensigt, at konkretisere hensigten med den pågældende anbefaling. De seks anbefalinger kan ses præsenteret i nedenstående figur i relation til de fire udvalgte hovedområder, præsenteret i kapitel 2. Som det fremgår af figuren, har hovedområderne digital navigationskompetence og digital projektledelse deres eget anbefalingsområde, mens der er foretaget en operationalisering af de to hovedområder digital kommunikation og digitale værktøjsfag, der deler anbefalingsområderne digital post og digitale indberetninger. Slutteligt viser figuren, at to af anbefalingerne digitale kursuspakker og branchespecifikke kurser - kan indføjes under samtlige af de fire hovedområder. Figur 8: Anbefalinger i relation til de fire udvalgte hovedområder Såfremt HAKL vælger at gå videre med et eller flere af de seks anbefalingsområder, er det er væsentligt, at det times bedst muligt i overensstemmelse med de eksterne digitale krav til virksomheder fra de offentlige myndigheder og i forhold til virksomhedernes efterspørgsel efter et digitalt kompetenceløft. Afslutningsvist i kapitlet vil der derfor gives en anbefaling til hvilke anbefalingsområder, der kan overvejes at igangsættes først. 17

20 DEN NUVÆRENDE KURSUSSAMMENSÆTNING OVERBLIK OG TILPASNING HAKL s kursusdatabase består af ca. 625 aktive kurser, og HAKL udbyder i dag en bred vifte af AMU-kurser for at dække administrative medarbejderes kompetencebehov. At der er et udviklingspotentiale i forhold til at lade det digitale element spiller en større eller tydeligere rolle i kursusindholdet kan ses i lyset af, at 4 ud af de 10 mest afholdte kurser på HAKL s område i 2012 var kurser med fokus på it. 14 Ud af de 625 kurser, er 187 kurser via en screening identificeret som indeholdende et digitalt element eller har et potentiale for at indeholde et digitalt element. Listen med de 187 kurser kan dermed udgøre et udgangspunkt for en tjekliste i forbindelse med fremtidige revisioner, så det sikres, at de digitale elementer opdateres eller medtages i kursusbeskrivelsen, når kurset under alle omstændigheder skal revideres. 15. Som det fremgår af figuren nedenfor, har størstedelen (44 pct.) af de 187 kurser fokus på tilegnelse af generelle it-kompetencer, hvor hovedfokus er på kvalificering af medarbejderens tekniske færdigheder. Et fåtal af kurserne har fokus på anvendelse af it og digitalisering på et mere strategisk og avanceret analytisk niveau - konkret har 3 pct. af kurserne fokus på ledelsesanvendelse af it og 2 pct. på digital navigation. I et lidt større omfang har kurserne fokus på digitale indberetninger (12 pct.), mens 39 pct. har fokus på forretningsunderstøttende anvendelse af it. Figur 9: Digitaliseringsrelevante HAKL-kurser fordelt på kompetenceområde 39% 2% 3% 12% 44% Digitale indberetningsløsninger Generelle it-kompetencer Forretningsunderstøttende anvendelse af it Digital navigation Ledelsesanvendelse af it Kurser inden for digital navigation er kendetegnet ved, at deltagerne opnår kompetencer til at navigere på tværs af systemer, tænke innovativt om løsninger og muligheder, som kan udvikle virksomhedens forretning og processer. Et eksempel på et kursus inden for denne kategori, der med fordel kunne integrere digitalisering er Mål og strategier for administrative medarbejdere, der har til formål at lære deltageren, at udarbejde handlingsorienterede delmål for det administrative område og deraf udlede konsekvenser for opgaveløsningen. 14 file:///volumes/c/users/administrator/appdata/local/microsoft/windows/temporary%20internet%20files/cont ent.ie5/fncqx7u9/tabel top+10+liste+over+mål+i+hakl.pdf 15 En oversigt over de 187 kurser samt en uddybende redegørelse af HAKL s kursusudbud er udarbejdet i et arbejdspapir (arbejdspapir 2) i relation til denne rapport. 18

21 Kurser inden for ledelsesanvendelse af it har fokus på, hvordan it kan anvendes som et ledelsesværktøj fx som led i mødeledelse eller distanceledelse. Også inden for denne kategori kunne der være et potentiale i forhold til at eksplicitere det digitale element i kursusbeskrivelserne, hvor kurset Kommunikation som ledelsesværktøj kan nævnes som et eksempel, hvor der fx kunne inddrages en vejledning i fordelen ved forskellige digitale kommunikationsformer. 12 pct. (22) af kurserne omfatter i større eller mindre omfang anvendelse af digitale indberetninger. Heraf er det 7 kurser, der eksplicit nævner behovet for indberetning til myndigheder. Det kunne med fordel overvejes, at relationen mellem den aktuelle indberetning og det gældende krav fra offentlig hold tydeliggøres, så den enkelte virksomhed har nemmere ved at navigere i udbuddet af digitale kurser og får synliggjort, hvilke kurser der er relevante at gøre brug af for, at virksomheden lever op til gældende krav. FOKUS PÅ HÅNDTERING AF DIGITAL POST HAKL kan med fordel overveje at indgå i en dialog med relevante parter med henblik på eventuelt at etablere et kursus med fokus på håndtering af digital post i virksomheder. I forlængelse af Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi , vil samtlige virksomheder den 1. november 2013 blive tilsluttet obligatorisk digital post. Erhvervsstyrelsen lancerer i den forbindelse i august 2013 en omfattende kampagne med henblik på at informere virksomhederne om den digitale postkasse, ligesom styrelsen fra ultimo juni 2013 lancerer et hjælpeunivers for, hvordan virksomheden opretter en digital postkasse. 16 For den enkelte virksomhed vil omstillingen til digital post i praksis betyde en omlægning af administrative arbejdsgange som konsekvens af, at al post fra offentlige myndigheder vil blive sendt digitalt. For større virksomheder og virksomheder med flere afdelinger kan det være relevant at udnytte mulighederne for automatisering af postgangen internt i virksomheden, hvilket systemet åbner op for. Under alle omstændigheder vil de administrative medarbejdere få en tilbagevendende administrativ opgave i at håndtere virksomhedens digitale postkasse, hvilket fordrer nye og konkrete digitale kompetencer, hvis virksomhederne skal kunne høste effektiviseringsfordele af de nye muligheder. Størstedelen af virksomhederne er ikke bekendt med det kommende krav om, at post skal modtages og sendes digitalt, og blot 1 pct. af samtlige virksomheder i Danmark er medio juni 2013 tilmeldt digital post. Et erkendt behov for kompetenceudvikling forventes derfor først at manifestere sig i takt med Erhvervsstyrelsens informationskampagne igangsættes over for virksomhederne fra august Vurderer HAKL i en videre proces, at der er potentiale for at oprette et kursus, er det desuden et opmærksomhedspunkt, at et sådan kursusudbud må forventes at have en meget koncentreret efterspørgsel i perioden op til og efter 1. november I en senere periode vil kurset primært være relevant, hvis virksomhederne i en senere fase vil udnytte de nye digitale muligheder for arbejdsgangsoptimering, som digital post åbner mulighed for. 16 Se evt. mere herom via 19

22 Desuden kan nævnes, at Erhvervsstyrelsen har udtrykt positiv interesse for, at der kommer fokus på kompetenceudvikling blandt medarbejdere i relation til håndtering af digital post og styrelsen vil gerne stille sig til rådighed i en dialog herom. I nedenstående tekstboks er der udarbejdet et eksempel på, hvordan et kursus med fokus på praktisk administrativ håndtering af digital post kunne tage sig ud. Eksempel: Praktisk administrativ håndtering af digital post Kursusbeskrivelse Målgruppe Mål Varighed Deltageren kan oprette og administrere virksomhedens digitale postkasse på virk.dk, herunder modtage og sende breve digitalt, sortere og arkivere virksomhedens digitale post på virk.dk. Deltageren kan derudover administrere adgange til de forskellige mapper i virksomhedens digitale postkasse Kurset henvender sig til medarbejdere i administrative funktioner Efter deltagelse er deltageren i stand til at opsætte og varetage den løbende administrative håndtering af virksomhedens digitale postkasse på virk.dk. 1,0 dag ET STYRKET FOKUS PÅ DIGITALE INDBERETNINGER Flere og flere indberetninger bliver frem mod 2015 obligatoriske at foretage digitalt, og en håndtering af virksomhedens digitale indberetninger anses i stigende grad for at være en grundlæggende digital kompetence, som den administrative medarbejder forventes at være i besiddelse af. HAKL kan derfor overveje at revidere indholdet af relevante kurser til i højere grad også at have fokus på digitale indberetninger. Udfordringen er på dette område og som redegjort for i kapitel 1 at der ikke foreligger en bølgeplan for hvilke indberetninger, der gøres obligatoriske for hvilke virksomheder på hvilket tidspunkt. Dog er den politisk udmeldte målsætning som nævnt, at samtlige beretninger skal være obligatoriske at foretage digitalt frem mod og senest fra år Siden 2011 er der kommet flere og flere eksempler på indberetninger, der skal foretages ad digitale kanaler såsom indberetning om syge- og barselsdagpenge og indberetning af virksomhedens årsregnskab. 17 I en revidering af kurser med et digitalt indhold i forhold til, hvorvidt kurset også skal indeholde et element med fokus på digitale indberetninger kan der derfor alternativt skeles til hvilke digitale indberetninger, der er de hyppigst anvendte på virk.dk. Det kan i den forbindelse nævnes, at HAKL allerede udbyder et kursus med fokus på den mest anvendte digitale indberetning NemRefusion der toppede listen over de mest anvendte digitale indberetninger i 2012 og som samtidig er et område, der er kendetegnet ved forholdsvis komplekse regler. 17 Et tigerspring mod obligatorisk digital kommunikation blev foretaget i december 2012, idet der blev indført hjemmel til udstedelse af regler om tvungen digital kommunikation mellem virksomheder og offentlige myndigheder i en række love primært på Erhvervs- og vækstministeriets område. I forlængelse af loven bemyndiges Erhvervs- og vækstministeren eller den relevante styrelse til, ved bekendtgørelse at fastsætte nærmere regler om, at skriftlig kommunikation skal foregå digitalt, herunder regler om brug af særlige systemer og formater jf. lov om ændring af forskellige lovbestemmelser om obligatorisk digital kommunikation 20

23 Nedenstående top 10 over de mest anvendte digitale indberetninger er indhentet via Erhvervsstyrelsen og er gældende for året Listen skal selvsagt anskues som et øjebliksbillede, der kan rykke sig i takt med nye indberetninger, der lægges ind på virk.dk eller nye bestemmelser om indberetninger, der bliver obligatoriske at foretage digitalt. I betragtning af, at listen udgør 90 pct. af de digitale indberetninger, der blev foretaget digitalt i 2012, kan det være nærliggende at anvende listen som et udgangspunkt i revideringen af kurser med digitalt indhold. Top 10 over digitale indberetninger på virk.dk (2012) 1. NemRefusion NemHandel Webreg (start, ændring af virksomhed) Regnskab 2.0 (indberetning af årsregnskab) Intrastat (import) Startblanketten IdepWeb (statistik vedr. udenrigshandel) Intrastat (eksport) RUT (anm. af udenlandske tjenesteydere) Momsindberetning Kilde: Trafiktal oplyst af Erhvervsstyrelsen I et mere langsigtet perspektiv kan man ligeledes skele til sammensætningen af de ca relevante blanketter på virk.dk for derved at få en indikation på, hvor et eventuelt styrket fokus skal rettes hen, når samtlige indberetninger skal foretages digitalt. Grupperes blanketterne efter et administrativt kerneområde, omhandler omkring halvdelen af blanketterne virksomhedens kerneforretning, mens ca. en fjerdedel af blanketter omhandler økonomi. Den resterende fjerdedel af blanketterne fordeler sig på henholdsvis salg, indkøb og HR. 18 Grupperingen giver således en indikation på, hvilke administrative kerneområder, hvor det digitale element forventes at blive mest gennemtrængende 19. Som et konkret eksempel på, hvordan et kursus kan revideres med henblik på at styrke fokus på det digitale indberetningselement, kan kurset udarbejdelse af årsregnskab anvendes. I nedenstående tekstboks er der foretaget en indholdsmæssig udvidelse af kursusindholdet, så det digitale element indgår som en eksplicit del af kursusbeskrivelsen. 18 For en uddybende redegørelse se bilag Det skal understreges, at digitaliseringen som udgangspunkt ikke medfører en ny administrativ byrde for virksomhederne. De erstatter typisk en papirbaseret indberetning. Når virksomhederne har omlagt arbejdsgangene og/eller sikret integration til deres administrative it-systemer, vil digitaliseringen kunne medføre betydelig lettelser og besparelser i virksomhederne. For virksomheder hvor man ikke har tilstrækkelige digitale kompetencer kan kravene om digital kommunikation med de offentlige myndigheder selvsagt opleves som en administrativ belastning. 21

24 Eksempel: Udarbejdelse og indberetning af virksomhedens årsregnskab Kursusbeskrivelse Målgruppe Mål Varighed Deltageren lærer på kurset at opstille et årsregnskab til brug for virksomhedens ledelse og offentlige myndigheder både i enkeltmandsvirksomheder og selskaber. Deltageren kan på baggrund heraf lave analyse af virksomhedens rentabilitet og indtjeningsevne og deltageren bliver i stand til at foretage en digital indberetning af virksomhedens årsregnskab. Kurset henvender sig til administrative medarbejdere med hovedbeskæftigelse i regnskabs-/økonomifunktionen Deltageren kan i henhold til gældende lovgivning opstille et årsregnskab og foretage en digital indberetning af årsregnskabet via Regnskab 2.0. Deltageren kan efterfølgende vurdere årsregnskabet på baggrund af en regnskabsanalyse. 2,5 dag FOKUS PÅ DIGITALE NAVIGATIONSKOMPETENCER HAKL kan med fordel overveje at sætte fokus på, at deltagere i kurser med et digitalt indhold tilegner sig en digital navigationskompetence. Som det er blevet redegjort for i rapporten, er det i forlængelse af, at den administrative medarbejders rolle redefineres, ikke længere tilstrækkeligt at have medarbejdere med udelukkende praksisnære digitale kompetencer. Der efterspørges blandt virksomhederne i dag medarbejdere, der har en evne til at navigere på tværs af systemer, tænke innovativt om løsninger og muligheder, som kan udvikle virksomhedens forretning og processer. Den administrative medarbejder skal med andre ord være i besiddelse af en digital navigationskompetence som en tværgående kernekompetence i udførelsen af de konktete digitaliseringsrelaterede opgaver. Med henblik på at sikre, at en kursusdeltager - foruden de praksisnære digitale kompetencer - opnår en digital navigationskompetence kan HAKL derfor - i forbindelse med en gennemgang og udvidelse af kurser med digitalt indhold overveje, at sætte fokus på at tænke den digitale navigationskompetence ind som et element i det enkelte kursus. I nedenstående tekstboks er udarbejdet en liste, der kan anvendes som en form for tjekliste i forbindelse med de løbende revisioner af kurser udbudt af HAKL. Tjeklisten kan bruges til at sikre, at alle kurser vurderes med henblik på, om der skal indgå et element af digital navigationskompetence i kursusbeskrivelsen. 22

25 Tjekliste for digital navigationskompetence for administrative medarbejdere Offentlige digitaliseringsrelaterede krav Teknologiske Digital forretningsforståelse Er det relevant, at medarbejderen opnår indsigt i?: Initiativerne i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Evne til at kunne genkende og navigere i de forskellige indberetninger Hvorfra relevant information om digitaliseringsrelaterede krav kan indhentes Evne til integreret anvendelse af data (på tværs af it-systemer) At genkende symbolik på brugergrænseflader Overvågning og kvalitetssikring af data (fx datakørsler og rapporteringer) Udvikling og tilretning af systemers funktionsmåde Innovativ brug af data Digitale arbejdsprocesser Potentialer for og brug af digitale kommunikationsformer (internt/eksternt) Branchespecifik digitaliseringsrelateret viden (fx velfærdsteknologi i den offentlige sektor eller robot-teknologi i produktionsvirksomheder) FOKUS PÅ DIGITAL PROJEKTLEDELSE HAKL kan med fordel overveje muligheden for at udbyde kurser med fokus på digital projektledelse for, at medarbejderen derved kan tilegne sig nogle digitale kompetencer, der kan anvendes i forhold til en yderligere digitalisering af virksomheden. Som det fremgår af rapporten, synes der særligt blandt mindre virksomheder at være en tendens til, at manglende kompetencer inden for digital projektledelse er en barriere for, at virksomheden kan arbejde videre med digitalisering af virksomheden. Kompetencer i forhold til at projektlede digitalt omkring fx indkøb og implementering af it er dog et udviklingsområde for også de større virksomheder generelt. Kurser inden for digital projektledelse har hidtil ikke været et egentlig fokusområde for HAKL. I lyset af at der bredt på tværs af virksomheder mangler kompetencer inden for dette område, så virksomheden kan kvalificere og udvikle dens digitale processer, kan HAKL overveje at udbyde flere kurser med fokus på eller med elementer af digital projektledelse. Et eksempel på hvilke kursuselementer, der eventuelt kunne indgå i et kursusforløb inden for digital projektledelse, kan ses illustreret i nedenstående figur. 23

26 Figur 10: Eksempel på kursusforløb inden for digital projektledelse FOKUS PÅ DIGITALE KURSUSPAKKER HAKL udbyder på en række fagområder kursuspakker og kan overveje muligheden for også at etablere digitale kursuspakker. En etablering af digitale kursuspakker giver virksomheden mulighed for at målrette digitale kursusudbud til de digitale kompetencer, som deres administrative medarbejdere har behov for at tilegne sig. En digital kursuspakke gør desuden virksomheden opmærksom på, at der er mulighed for at bygge videre på medarbejderens digitale kompetencer, efter at medarbejderen har tilegnet sig digitale kompetencer inden for nogle områder. Et eksempel på en digital kursuspakke kan ses illustreret i nedenstående figur. Som det fremgår af figuren, vil en kursuspakke for fx Den digitale regnskabsmedarbejder over for virksomheden synliggøre hvilke kompetenceelementer, der er nødvendige for at få en digitalt kompetent regnskabsmedarbejder på et højt niveau. I eksemplet har den pågældende regnskabsmedarbejder på et tidligere tidspunkt deltaget i kurserne Regnskab I samt Digitale indberetninger, men mangler kurserne Regnskab II samt Digital projektledelse for at opfylde kompetencekravene til Den digitale regnskabsmedarbejder. Figur 11: Eksempel på kursuspakke for regnskabsmedarbejder 24