Øvrige deltagere: BG -Bent Gordon Johansen, Domea ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Offentligt referat af Organisationsbestyrelsesmøde afholdt Tirsdag d. 17. september 2013 kl Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Humlebæk Boligselskab Økonomi Økonomioversigt Præsentation af økonomisk beslutningsoversigter pr. afdeling Humlebæk Boligselskab Fysisk revisionsprotokol Opsigelse af samdriftsaftale med afdelinger i Humlebæk Boligselskab Orientering vedrørende lovændring af lov om almene boliger m.v Oplæg til inddeling af dispositionsfond i puljer Genstart af samdriften Vurdering af om midler brugt på arbejdskapitalen kan overføres til trækningsretten Boligselskabets afdelinger Torpenvangen Nye tage Enebærhaven fjernvarme Enebærhaven suspendering af huslejestigning for Boligsocial medarbejder i Enebærhaven flytter adresse Langebjergparken helhedsplan Godkendelse af regnskaber og budgetter afdelinger uden bestyrelse Strædet - Bestyrelsens ønske om at selvstændigt bestille, fakturagodkende og kontrollere håndværksydelser og varer til brug i afdelingen Procedurebeskrivelse for bestilling af håndværkere og kontering i Humlebæk Boligselskab Fredensborg ejendomskontor Båstrupvej Ravnsbjerg II bibrag grundejerforening Humlebæk Boligselskab fortsat Printer samdriftskontor Fremsendelse af materiale pr. post eller mail Afgåede bestyrelsesmedlemmers ipads Fremtidig kommunikation Præsentation af LOGBOG Logo og designmanual for Humlebæk Boligselskab Mødedatoer Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, Næstformand JJ -Jan Jensen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem UH -Uffe Horslef, medlem OS -Ole Sørensen, medlem HH -Henrik Hansen, suppl. Afbud BH -Birgitte Hansen, suppl. Afbud OP -Ole Poulsen, suppl. SM -Soha Mustafa, suppl. Afbud CØ -Christina Ølgaard, suppl. Øvrige deltagere: BG -Bent Gordon Johansen, Domea ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea Domea Boligcenter København, den 8. oktober 2013

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Godkendt, der var ingen bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet d. 20. august Referat vedlagt som bilag. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt, der var ingen bemærkninger. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigt Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Administrationsbidrag kt. 512 og tilsvarende indtægt afdelingernes bidrag kt. 604 medtages kun hvert kvartal. Bilaget er vedlagt. Herudover vedlægges opdateret oversigt over selskabets dispositionsfond og arbejdskapital som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt samt oversigt over selskabets dispositionsfond og arbejdskapital. Fremover skal økonomioversigten være opdelt, således at dispositionsfond er opdelt i trækningsretsmidler, øvrige dipositionsfondsmidler og arbejdskapital. Ole Sørensen skal fremover kunne kontere på afd ES sørger for dette. Økonomioversigt og oversigt over selskabets dispositionsfond og arbejdskapatal blev godkendt, med ovenstående ønske om fremtidig opdeling. 3.2 Præsentation af økonomisk beslutningsoversigter pr. afdeling Bestyrelsen har bedt Domea opstille en oversigt over ind- og udbetalinger fra dispositionsfond og arbejdskapital opdelt per afdeling og årsopdelt fra Oversigt samt beskrivelse er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Side 2 af 14

3 TT gennemgik skema opbygning. Balancen skal også opgøres per lejemål, ES tilføjer og kvalitets checker talmaterialet til næste møde. Bestyrelsen kommenterede at skemaet udgør et godt arbejdsredskab i forhold til overblik over afdelingernes økonomiske situation og træk på Humlebæk Boligselskabs kapital. Bestyrelsen godkendte skemaet med ovenstående tilføjelse, skemaet vil fremover indgå som beslutningsværktøj i forhold til vurdering af afdelingers ansøgninger om træk på Selskabets midler. 4 Humlebæk Boligselskab 4.1 Fysisk revisionsprotokol Domea præsenterer den fysiske protokol med referater fra bestyrelsesmøder, repræsentantskabsmøder mv. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvorledes dette skal håndteres fremadrettet. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med den fremviste protokol, som fremover opdateres og medbringes til organisationsbestyrelsesmøder. 4.2 Opsigelse af samdriftsaftale med afdelinger i Humlebæk Boligselskab Side 3 af 14

4 Idet samdriftens genstart vil udmynde sig i, at der tilbydes individuelle aftaler med afdelingerne og at tidsregistrering vil danne grundlag for fordeling af omkostninger i større grad end i 2013, anses den i foråret 2013 indgåede Driftsaftale ikke at være dækkende for fremtidigt behov. Det foreslås at Driftsaftalen opsiges. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at opsige Driftsaftalen dateret , med virkning fra 1. januar 2014 Bestyrelsen forespurgte til om aftalen kan opsiges trods opsigelsesvarsel. Bent Gordon forklarede, at organisationsbestyrelsen ikke kan pålægge afdelingerne en sådan økonomisk bindende fællesordning og derfor er aftalen i strid med forvaltningsbekendtgørelsen og kan opsiges uden varsel. Det blev besluttet at aftalen opsiges med øjeblikkelig virkning fra dato 18. september Orientering vedrørende lovændring af lov om almene boliger m.v. Med skæring 19. marts 2013 er 20, stk. 2, 1 pkt. i Lov om almene boliger m.v. ophævet og erstattet af teksten: En afdelings udgifter til tab som følge af lejeledighed og uforholdsmæssigt store tab som følge af fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen dækkes af dispositionsfonden. Ovenstående er ikke gældende, hvis udgifterne er dækket af reglerne om kommunal betaling af leje og garanti ved fraflytning. Lovtidende A 2013 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt træffer beslutning om disponering af tilstrækkelige midler i selskabets dispositionsfond. Der blev forespurgt om, hvilket tidspunkt i et sagsforløb en misligholdsregning defineres som tab for afdelingen og dermed kan indbringes for organisationsbestyrelsen for beslutning om kompensation. Det blev foreslået, at ved misligholdsregninger som er overgået til retslig inkasso ved opgørelse af afdelingernes årsregnskaber, overgår fordringen til Humlebæk Boligselskab. Domea blev bedt om til næste møde at fremkomme med estimat over hvilke omkostninger denne lovgivning ville have påført HB i 2011 og Punktet genoptages til beslutning på næste møde. 4.4 Oplæg til inddeling af dispositionsfond i puljer Tina Thomsen fremlægger oplæg til inddeling af selskabets dispositionsfond i puljer. Side 4 af 14

5 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplæg og beslutter inddeling af selskabets dispositionsfond. TT foreslår at selskabet opererer med sikkerhedskapital, startende med ca. kr 1.500,- per lejemål. Skal øges til kr ,- per lejemål over kommende 10 år. Sikkerhedskapital fordeles på følgende puljer: 1) Pulje til uforholdsmæssigt store fraflytningsager 2) Pulje til tomgang 3) Pulje til udvikling af afdelinger 4) Pulje til skimmelsager 5) Pulje til sort uheld i afdelinger TT fremlagde nedenstående oversigt over dispositionsfond og egen trækningsret, med ovenstående puljer budgetteret. Det blev diskuteret om Skimmelbudgettet også skal dække andre bygningsangreb. Eks. Rotter, PCB, murbier mm. JJ fremførte, at det er relevant at overveje forebyggende tiltag i forhold til at forhindre sorte uheld. Det blev besluttet at, beslutningsværktøjet som helhed og de enkelte puljer diskuteres færdig på næste møde. Side 5 af 14

6 4.5 Genstart af samdriften Arbejdsgruppen orienterer om udvikling og tiltag i genstartsprocessen. Oplæg til arbejdsplan for samdriftsudvalget vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det vedlagte bilag manglede side 2 og dermed hvordan repræsentantskabet medindrages og herefter udmøntning i nye driftsaftaler per afdeling, hvorefter samdriften kan genstartes. TT orienterede om gruppens hidtidige fremdrift og det medarbejder seminar som afholdes 2. oktober med temaet work smarter, not harder TT fremlagde procesplanen for genstart af samdriften med baggrund i powerpoint-oversigten Opgaver og proces forslag. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.6 Vurdering af om midler brugt på arbejdskapitalen kan overføres til trækningsretten Side 6 af 14

7 Domea præsenterer en vurdering. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter vurderingen og træffer heraf følgende beslutninger. Domea havde misforstået opgaven, HB havde spurgt om beløb godkendt fra arbejdskapitalen kan overføres til dispositionsfonden og dermed ikke til trækningsretten. Domea svarede, at det kan gøres. Bestyrelsen besluttede, at kr ,- brugt i regnskab 2011 på skimmelsager i afdelingerne overføres fra arbejdskapital til dispositionsfonden. 5 Boligselskabets afdelinger Torpenvangen Nye tage Domea fremlægger løsningsmodel for afvikling af for sent varslet huslejestigning. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter den fremlagte løsningsmodel. Bent Gordon tilbød, at Domea yder afdelingen rentefrit lån dækkende differencen mellem låneydelser og huslejeindtægter i Lånet tilbagebetales enten når beboernes lejeindbetalinger kan dække lånet og/eller regnskabsoverskud i afdelingens årsregnskaber overføres til afdrag på lånet. Bestyrelsen godkendte løsningen Enebærhaven fjernvarme Enebærhaven har fået tilbud fra Nordforbrænding om tilslutning til fjernvarmenettet uden omkostninger til anlægsarbejder uden for afdelingens matrikel. Arkitekt & ingeniør på Enebærhavens renoveringssag arbejder på at integrere fjernvarmeprojekt i renoveringssagen. Enebærhavens nuværende forsyningskontrakt er indgået med E-on og er principielt uopsigelig indtil 31. Juli 2017, E-on ejer de tekniske installationer i tilknytning til LKV anlægget, Enebærhaven ejer kedler og fordelingsanlæg. Byggesagens ingeniør har beregnet, at forskellen i tilslutningsomkostningerne ved at afdelingen tilslutter sig nu i forhold til at vente til kontraktudløb i 2017 er ca. 1,7 mill. kr. Byggesagens parter ønsker ikke at gennemføre forhandlinger med E-on om opsigelse af nuværende kontrakt, men overlader dette til Humlebæk Boligselskab. Nordforbrændingens tilbud om omkostningsfri tilslutning bortfalder ifølge byggesagens ingeniør 31. december 2013, hvorefter afdelingen vil skulle betale anlægsomkostninger efter Nordforbrændings normale takster. Side 7 af 14

8 Der har ikke været fremlagt oplæg til fjernvarme projekt til beslutning hos afdelingens beboere. Administrationen foreslår en proces, hvor der med baggrund i et forhandlingsmandat fra organisationsbestyrelsen indledes forhandlinger med E-on for fastlæggelse af omkostningen ved at opsige kontrakten. Herefter kan der i samarbejde med Enebærhavens bestyrelse udarbejdes et beslutningsoplæg til et ekstraordinært beboermøde. Nuværende kontrakt med E-on er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen giver Domea et forhandlingsmandat i forhold til at belyse omkostningen ved opsigelse af kontrakten med E-on. TT det er afgørende at Enebærhaven selv kan afholde udgifter ved at opsige aftale med E-on. Bestyrelsen pålagde Domea, at forhandle med E-on om omkostning ved at opsige kontrakten og med Nordforbrænding om tidsforlængelse til Enebærhaven suspendering af huslejestigning for 2014 Enebærhaven s budget for 2014 er af beboermødet fastsat med en huslejestigning på 1,88 % svarende til en merindtægt på kr ,- Byggesagens planlagte fremdrift medfører, at beboere flytter tilbage til deres lejligheder i etaper fordelt over byggeperioden, de første flytter tilbage i dette efterår. Huslejestigningen vil dermed medføre at tilbageflyttede beboere får en stigning på 1,88% af deres nye og pga. byggesagen forhøjede husleje, beboere som bliver i deres nuværende lejemål i 2014, får lejestigningen i forhold til eksisterende huslejeniveau og beboere som fraflytter og indflytter i løbet af 2014 en hybrid af ovenstående. Afdelingens omkostningsniveau som konsekvens af driftsomkostninger var ikke på beslutningstidspunktet for budgettet endeligt kendte, da renoveringssagen vil medføre et ændret driftsniveau for afdelingen. Afdeling Enebærhaven s budget 2014 er vedlagt som bilag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at suspendere lejestigninger som konsekvens af driftsbudget i byggeperioden. Bestyrelsen besluttede, at suspendere afdelingsmødets beslutning om lejestigning i Enebærhaven for Enebærhavens budget 2014 ændres således, at henlæggelserne til konto 120 Planlagt og periodisk vedligehold nedsættes til kr Beboerne i afdelingen informeres per brev. 5.4 Boligsocial medarbejder i Enebærhaven flytter adresse Katja Giebel som er tilknyttet renoveringsprojektet Enebærhaven flytter sit kontor, da nuværende adresse står for tur i renoveringssagen. Ny adresse fra primo oktober bliver Kirkeskov allé 70, 2 tv. Side 8 af 14

9 Løsningen er omkostningsneutral. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 5.5 Langebjergparken helhedsplan Redegørelse for den demokratiske proces i Langebjergparkens helhedsplan, vil blive fremlagt som bilag på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Domea havde grundet intern misforståelse ikke medbragt notat. Notatet stiles til TT i morgen og der redegøres for sagen på næste møde. 5.6 Godkendelse af regnskaber og budgetter for afdelinger uden bestyrelse Afdelingerne 403 Rådhushaven, 408 Benediktevej og 415 Hesselhøj har ikke valgt afdelingsbestyrelser. Derfor påhviler det organisationsbestyrelsen, at godkende regnskab for 2012 samt budget for 2014, for disse afdelinger. Regnskaber og budgetter er vedlagt som bilag. På organisationsbestyrelsesmøde 20. august anmodede bestyrelsen Domea at efterse at konto 114 og omkostninger til samdrift på kt er korrekt budgetterede, hvilket er tilrettet. Afdeling 403 Rådhushaven s regnskab udviser overskud på kr ,-. Afdelingens budget for 2014 udviser 0% lejeændring. Afdeling 415 Hesselhøj har et regnskab der udviser overskud på kr ,- derfor bortfalder bevilget husleje tilskud på ,- kr. fra dispositionsfonden. Afdelingens budget for 2014 udviser 0% lejeændring, der er ikke afsat midler til planlagt og periodisk vedligehold i afdelingen, dog er afsat kr. på kt. 115 til reparationer, begrundelsen er at der afventes beslutning om evt. salg. Afd. 408 Benediktevej har et regnskab der udviser et underskud på kr ,- og et budget for 2014 der udviser lejestigning på 23,11% svarende til kr ,-. Afdelingen er en institution udlejet til kommunen, som skal varsles lejestigning med tilbagevirkende kraft fra og med 1. januar Dette vil Domea tage kontakt til Fredensborg Kommune for hurtigst muligt, og senest med resultat ultimo oktober. Bestyrelsen ønskede at få oplyst hvilke aktiviteter overforbrug på kr ,- på konto 116 i regnskabet er brugt til: Disse er forbrugt til en ombygning af institutionens børnehave til fritidshjem, der blev indgået en aftale med kommunen at udgifterne til ombygning deltes 50% til kommunen og 50% til afdelingen, udgifterne er fordelt. Regnskaber og budgetter eftersendes som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskaber og budgetter for afdeling 403, 408 og 415. Side 9 af 14

10 Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskaber og budgetter Strædet - Bestyrelsens ønske om at selvstændigt bestille, fakturagodkende og kontrollere håndværksydelser og varer til brug i afdelingen. På bestyrelsesmøde afholdt d. 10. september i Afdeling 419 Strædet, udtrykte bestyrelsen ønske om, at hvert bestyrelsesmedlem som forudsat i ideen om Strædet som autonom afdeling, fremover selv styrer indkøb af varer og ydelser til afdelingen, selv godkender fakturaer og kontrollerer arbejdets udførelse. Problematikken i dette er, at bestyrelsesmedlemmer ikke er økonomisk ansvarlige i forhold til fejlbeslutninger og/eller ulovlig omgang med midler. I Driftsbekendtgørelsen er dette ikke omfattet som bestyrelsens opgave. Domea og driftscenter vil i så fald ikke være økonomisk og driftsteknisk ansvarlig i forhold til afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter en model for autonomitet i afdeling Strædet i forhold til indkøb og godkendelse af varer og ydelser. Ole Sørensen forklarede normal procedure i afdelinger. Bestyrelsen drøftede afdelingens ønske og konkluderede at både driftsbekendtgørelsen og Humlebæk Boligselskabs procedurer omkring håndtering af økonomi skal følges i alle afdelinger. Det blev besluttet at TT, OS og ES tager møde med bestyrelsen og fastlægger procedurer, som tilgodeser driftsbekendtgørelsen og boligselskabets procedurer med hensyntagen til afdelingens ønske. 5.8 Procedurebeskrivelse for bestilling af håndværkere og kontering i Humlebæk Boligselskab Bestyrelsen har efterspurgt procedurebeskrivelser af hvorledes Domea håndtere bestilling af håndværkere og kontering heraf: Bestilling af håndværkere kan udføres af Ole Sørensen, Morten Magnussen, Jørgen Juhl, Stig, Nicki, Ralf og Ed. Kontering af fakturaer kan udføres af Ole Sørensen, Morten Magnussen og Jørgen Juhl. Endelig godkendelse udføres af Ejvind Sommer. Domea uddyber ovenstående på mødet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ole Sørensen forklarede procedurer som følges i driften på nuværende tidspunkt. TT spurgte til procedure, når større arbejder skal bestilles. OS svarede at der hjemtages 2-3 tilbud i samarbejde med afdelingsbestyrelse og kundechef. Der blev spurgt til procedure ved akut sager (vandskader mm.) Side 10 af 14

11 Aftale med SSG om alarmberedskab er tidligere blevet nedstemt blandt bestyrelsesformænd. Der blev efterspurgt liste med akut/alarm nr. Procedurebeskrivelser indgår i samdriftsudvalgets arbejde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.9 Fredensborg ejendomskontor Båstrupvej Ejendomskontoret på Båstrupvej indgår som satellit kontor for driften i Fredensborg afdelingerne. Afdelingsbestyrelsen har ved tidligere lejlighed forespurgt om udgifter til kontoret bogføres i samdriften. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter fremtidig procedure for drift af kontoret på Båstrupvej. TT foreslog at udgifter i samtlige afdelinger vedrørende ejendomskontorudgifter samles og fordeles ud på afdelingerne efter lejemålsantal. Fordeling af udgifter til ejendomskontorer, indgår i driftsudvalgets arbejde. Det blev besluttet, at driftsudvalget indarbejder en model til håndtering af udgifter til lokale ejendomskontorer i udvalgets oplæg til genstart af samdriften, som vil blive frem lagt til endelig godkendelse i repræsentantskabet primo Ravnsbjerg II bibrag grundejerforening Ravnsbjerg II indgår i grundejerforeningen F31, afdelingsbestyrelsen har igennem en årrække forsøgt at få ændret mandat sammensætningen i foreningen og derigennem om muligt at ændre betalingsfordelingen til grundejerforeningen. Det blev på organisationsbestyrelsesmøde 20. august besluttet at formand Tina Thomsen arbejder politisk på sagen. Domeas advokat Henrik Meden har vurderet det juridiske indhold i sagen og anbefaler bestyrelsen, at indgå aftale med ekstern advokat om at indstævne grundejerforeningens beslutning om mandatfordeling for den lokale byret. Henrik Meden mener at byrettens domsforløb kan strække sig over 1-2 år, da sagen vil have lavere prioritet. Sagsomkostninger og advokatsalærer kan anslås til i omegnen ,- kr. afhængigt af ankeforløb og domsudfald. Mulighed for at få dækket sagsomkostninger i en sag af denne type er begrænset. På mødet fremlægges vurdering af sagens indhold og mulig proces fra Domea og orientering fra Tina Thomsen om der er politisk opbakning i kommunen for sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter om sagen skal overgives til advokat. Side 11 af 14

12 TT har talt med borgmester om sagen som har videregivet til kommunens jurist at gå ind i sagen. Sagen omhandler både Ravnsbjerg I + II. Det blev besluttet at Domea henvender sig til kommunen for afklaring af videre forløb. Punktet tages med på næste møde. 6 Humlebæk Boligselskab fortsat 6.1 Printer samdriftskontor På Driftscenteret i Humlebæk er der behov for en kopimaskine, som kan håndtere større mængder materiale, med sortering og hæftning. Kontoret kopierer og håndterer beboermateriale som mødeindkaldelser, referater, budgetter og regnskaber mm., hvilket er en stor tidsmæssig belastning med nuværende maskine. En ny maskine kan købes eller leases, Domea fremkommer med forslag til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager Domeas forslag til efterretning. TT fremlagde at HB mener at denne ydelse er en del af administrationsaftalen med Domea. Bent Gordon mente at maskinen vil blive brugt både i forhold til Domeas behov men også drifts- og bestyrelsesbehov. Der blev forhandlet og besluttet fordelingen 30% HB og 70% Domea. Det blev besluttet, at Domea kommer med oplæg til indkøbet til næste møde, Domea forbeholder sig at kunne godkende pris og kvalitet af printeren. 6.2 Fremsendelse af materiale pr. post eller mail Enkelte afdelings- og repræsentantskabsmedlemmer har efterspurgt, at relevant materiale fremsendes pr. post. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvad proceduren skal være for fremsendelse af relevant materiale til afdelingsbestyrelser og repræsentantskabsmedlemmer. Bestyrelsen drøftede forskellige muligheder, at kunne tilmelde sig elektronisk løsning eller postløsning på hjemmeside. Andre muligheder blev drøftet. Afdelingsbestyrelser vil stadigt modtage materiale elektronisk, kun materiale til HB's repræsentantskabsmøde fremsendes per alm. post til alle. 6.3 Afgåede bestyrelsesmedlemmers ipads Til den gamle bestyrelse blev der i 2011 indkøbt 8 ipads til i alt kr. (4.970 kr. pr. styk inklusiv cover) med hertil hørende dataabonnementer med 3 måneders opsigelse. Abonnementerne koster i alt kr. pr. år. Domea overtager udgifterne til abonnementerne for Karin Thomsen og Villy Brejning. 3 ipads tilhører nuværende bestyrelsesmedlemmer. Domea eftersender en beregningsmodel Side 12 af 14

13 for nutidsværdien med henblik på at beslutte en pris de fratrådte bestyrelsesmedlemmer evt. kan erhverve ipadsne til personlig ejendom for og overtage abonnementerne. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om hvad der skal ske med den gamle bestyrelses ipads og dataabonnementer. Bestyrelsen besluttede at benytte modellen med 3 årig afskrivning progressivt, medførende restværdi 1243,- kr. i Bestyrelsen besluttede, at Domea opkræver afgåede bestyrelsesmedlemmer enten at tilbagelevere den udleverede PC, eller indbetale restværdien i forhold til den ovenfor besluttede model. Bestyrelsen bad Domea stoppe data (simkort) abonnementer på bestyrelsens pcére, da WIFI kan benyttes. 6.4 Fremtidig kommunikation Tina Thomsen fremsætter oplæg til procedure for fremtidig kommunikation i selskabet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter fremtidig procedure for kommunikation i selskabet. PH fremlagde sit forslag til en bred kommunikation ved at udgive en Humlebæk Boligselskab avis på A3 papir splittet til A4 format på 4 sider. OS foreslog at HB avis kan bruges som talerør beboere imellem eksempelvist køb/salg/bytte. JJ spurgte, skal der være opsøgende journalistik eller er det et talerør fra Organisationsbestyrelsen til beboerne. TT svarede, det skal være et talerør fra bestyrelsen til beboerne i Humlebæk Boligselskab. JJ foreslog at avisen også kan bruges som talerør til omverdenen ved at fremsende den til strategisk udvalgte personer, eksempelvis samarbejdspartnere i kommunen. PH kommer med arbejdsplan for projektet til næste møde. Domea sender paste op af HB s logo til Per Hansen til brug til avisens branding. 6.5 Præsentation af LOGBOG Introduktionen af HB s nye LOGBOG. Idéen er at have et værktøj som kan holde styr på de sager og aktiviteter, der både er verserende og afsluttede i Humlebæk Boligselskab, således at der er et fælles overblik over kommende opgaver, og et arkiv på historien og beslutningerne. LOGBOGEN er integreret på den eksisterende hjemmeside for Humlebæk Boligselskab. Side 13 af 14

14 LOGBOGEN tilgås via linket på HB s hjemmeside kaldet LOGBOG. Login er det samme som bruges til afdelings hjemmesider. Den indlagte LOGBOG er første version, som kan tilrettes efter behov. Det indstilles, at bestyrelsen fremkommer med ændringsforslag og evt. problemer med brug af logbogen. TT fremviste LOGBOGEN på HB s hjemmeside: Den tilgås ved at taste: bestyrelsen møder aktiviteter logbog. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6.6 Logo og designmanual for Humlebæk Boligselskab Humlebæk Boligselskab har indgået aftale med Fanø design om udarbejdelse af en logo og designmanual med henblik på stærkere profilering af boligselskabet. Denne er færdig og fremsendt til organisationen, der skal træffes beslutning om det videre forløb. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om der skal arbejdes videre med profileringsprojektet. Design mappe udleveres på næste møde. 7 Mødedatoer Kommende Organisations bestyrelses møder afholdes i resten af 2013 på datoerne: 22. oktober i Ravnsbjerg II s Fælleshus, 19. november i Strædets fælleshus og 17. december i Ravnsbjerg II s fælleshus alle datoer kl Driftsudvalg mødes hver 3die onsdag i måneden kl. 18 i driftscenteret på Baunebjergvej. Workshop med repræsentantskab om samdriftsplan, søndag 24. november hele dagen. Visions Workshop torsdag 7. november kl Eventuelt PH forespurgte om udbetaling af km penge efter statens takster samt printer patroner efter bilag. Tages på som punkt næste møde. UH forespurgte om kataloger (husordener, vedligeholdelsesreglementer, råderet) har været færdige i Ravnsbjerg længe, men er ikke udleveret? ES undersøger generelt status for kataloger i alle afdelinger. Side 14 af 14