Certificering i samfundsansvar. Specialist - Værktøj

Transkript

1 Certificering i samfundsansvar Specialist - Værktøj

2 Certificering i samfundsansvar... 2 Indledning... 2 Din rolle som advokat... 2 Baggrund og formål med DS af DS Hvordan arbejder man med DS ? Processen Hvordan bliver man certificeret efter DS ?... 9 Orden i eget hus... 9 Generel information CSR-værktøjerne er delt op i 5 Fast Track værktøjer og 12 Specialist værktøjer. De enkelte værktøjer indeholder alle sammen et afsnit om "Advokatens rolle", der fokusere på hvordan og i hvilke sammenhænge advokaten kan bruge den pågældende CSR-viden. Endeligt indeholder de enkelte værktøjer et afsnit om "Orden i eget hus", da en god CSR-rådgivning af kunder ideelt set forudsætter, at advokaten har taget sin egen medicin og har styr på CSR indenfor sit eget firma. et i de enkelte værktøjer er i margen markeret med farver efter følgende systematik: Fast Track / generel CSR-viden: grøn Specialist Track / detail CSR-viden: grå Din rolle som advokat: gul Orden i eget hus: blå 1

3 CERTIFICERING I SAMFUNDSANSVAR INDLEDNING ISO er den første internationale standard 1 om samfundsansvar. 2 ISO standarden blev vedtaget i 2010 og er en vejledende standard, som giver inspiration og vejledning til, hvordan man som virksomhed konkret kan arbejde med samfundsansvar. Man kan ikke blive certificeret efter ISO Dansk Standard har udviklet et certificerbart ledelsessystem DS , som baserer sig på ISO Det er den første CSR-standard, som danske virksomheder kan blive certificeret efter. Standarden er endnu ikke så udbredt. I størrelsesordenen 10 danske virksomheder er blevet certificeret efter DS Dette værktøj indeholder en beskrivelse af følgende områder vedrørende DS : Baggrund og formål med DS af Hvordan arbejder man med DS ? Processen Hvordan bliver man certificeret? DIN ROLLE SOM ADVOKAT Advokatens rolle DS indeholder en række principper og emner vedrørende samfundsansvar, som baserer sig på internationale normer inden for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Der er stort behov for indsigt i, hvad de forskellige principper og emner egentlig indebærer. Der er også behov for viden om, hvordan man i praksis kan arbejde med standarden, og eventuelt hvordan man som virksomhed kan arbejde hen mod en certificering efter DS Som advokat kan du derfor blive mødt med behov for drøftelse og rådgivning vedrørende DS Det har stor værdi for dine kunder, hvis du kan hjælpe dem til at få et overblik over arbejdet med DS En standard er et Dokument til fælles og gentagen anvendelse, der giver regler, retningslinjer eller karakteristiske træk ved aktiviteter eller ved resultaterne af disse. Dokumentet er fastlagt ved konsensus og vedtaget af et anerkendt organ. Hensigten er at opnå optimal orden i en given sammenhæng. Dansk Standard: 14 gode standardsvar. 2 Se værktøj: Internationale CSR principper og retningslinjer 2

4 Du kan selv tage initiativ til at bringe DS på banen. Det gælder i din almindelige kontakt med kunder, og det gælder, hvis du er bestyrelsesmedlem i en virksomhed. Baggrund, indhold, proces og certificering efter DS vil blive gennemgået i det følgende, ligesom der vil blive henvist til eksempler samt yderligere information og læsestof. BAGGRUND OG FORMÅL MED DS Fælles standard Mange danske virksomheder, myndigheder og interesseorganisationer har udtrykt ønske om en fælles standard, der stiller krav om, hvilke principper emner og processer en organisation skal arbejde med, hvis den vil dokumentere, at den agerer samfundsmæssigt ansvarligt. Der findes ikke en certificerbar international standard om samfundsansvar. Men den danske standard DS er baseret på den internationale ISO , hvilket betyder, at den kan benyttes som referencedokument i forhold til kravstandarder og vejledninger i andre lande, som tilsvarende refererer til ISO Hensigten med den danske standard DS er at gøre det lettere at udvælge og arbejde med de emner inden for samfundsmæssigt ansvar, der er relevante og væsentlige for organisationen og dens interessenter samt at håndtere emnerne på en systematisk og effektiv måde. Eksempel Vaskeriet Berendsen var blandt de 10 første virksomheder, som blev certificeret efter DS i 2012: CSR er ikke bare noget vi siger, det er noget vi gør! Berendsen er blandt nogle af de eneste udbydere af tekstilservices i Danmark, der kan fremvise dokumentation for, at vi arbejder bredt med CSR/samfundsmæssig ansvarlighed. Vores seneste tiltag er som det eneste vaskeri i branchen, certificering efter bæredygtighedsstandarden DS Indtil nu er alle vores Hospitals og Plejehjemsvaskerier i henholdsvis Ølsted, Varde og Kjellerup certificeret. Vores forventning er at alle vaskerier skal være certificerede inden udgangen af Vi er det eneste vaskeri i Danmark, der har vaskerier certificeret efter denne standard. 3 For at en virksomhed kan være effektiv og troværdig i forhold til CSR må arbejdet med samfundsansvar udføres inden for et struktureret ledelsessystem. DS fastsætter en række krav til et sådant ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar. Systemet sætter en virksomhed i stand til at udarbejde en politik for samfundsmæssigt ansvar, fastlægge målsætninger og 3 Berendsen og ansvarlighed. 3

5 opfylde forpligtelserne i denne CSR politik, iværksætte de nødvendige aktiviteter for at forbedre indsatsen samt ikke mindst at måle på resultaterne og skabe løbende forbedringer. Vil du læse mere: Standardpakke CSR kan købes hos Dansk Standard. Standardpakken indeholder: - DS : Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Kravbeskrivelse - DS : Vejledning om samfundsmæssigt ansvar - ISO : Tilpasset dansk version af den internationale vejledende standard om samfundsansvar (indeholder eksempler på initiativer og metoder omkring samfundsmæssigt ansvar). INDHOLD AF DS Ledelsessystem Ledelsessystemet DS er baseret på Plan-Do-Check-Act metoden: Plan: Opstille processer, der er nødvendige for at levere resultater i overensstemmelse med virksomhedens CSR-politik. Do: Gennemføre processerne implementering og drift af processer omkring samfundsmæssigt ansvar Check: Overvåge og måle processer i forhold til politik, målsætninger, mål, lovkrav og andre krav samt rapportere resultater Act: Iværksætte handlinger for løbende at forbedre indsatser i og resultater af ledelsessystemet korrigere. Plan Act Do Check skrav i standarden Standarden indeholder ingen specifikke indholdskrav udover forpligtelsen til at overholde relevante lovkrav og opfylde andre krav, som virksomheden selv har tilsluttet sig (fx FN s Global Compact). Desuden indeholder standarden et krav om, at virksomheden skal sikre løbende forbedringer i ledelsessystemets funktioner og i indsatsen på emner under samfundsmæssigt ansvar. 4

6 To virksomheder med forskellige indsatser i forhold til CSR, kan således begge opfylde standardens krav. Principper Hovedområder Standarden stiller krav om, at virksomheden lever op til 10 grundlæggende principper: - Ansvarlighed og forklarlighed - Gennemsigtighed - Etisk adfærd - Respekt for interessenter - Respekt for loven - Respekt for internationale adfærdsnormer - Respekt for menneskerettigheder - Væsentlighed - Helhedssyn - Løbende forbedringer Standarden stiller også krav om, at virksomheden opfylder en lang række krav inden for følgende hovedområder: 1. God ledelse 2. Menneskerettigheder 3. Arbejdsforhold 4. Miljøforhold 5. God forretningsskik 6. Forbrugerforhold 7. Lokal samfundsudvikling og involvering. Hvert af disse 7 områder indeholder et antal emner, som beskriver, hvad hvert område mere konkret handler om. Virksomheden skal ved at inddrage interessenter identificere de emner, som er relevante og væsentlige for virksomheden og for hvilke, der skal iværksættes konkrete aktiviteter. Eksempel Hotel Crowne Plaza skriver på sin hjemmeside: 4 Som det første hotel i Danmark modtog Crowne Plaza Copenhagen Towers i slutningen af 2012 Dansk Standards certificering DS49001 og den internationale miljøcertificering ISO efter 14 måneders målrettet indsats. [ ] Certificeringerne manifesterer, at Crowne Plaza Copenhagen Towers er førende inden for virksomhedens arbejde med socialt ansvar, bæredygtighed og miljøledelse i hotelbranchen, og at vi forpligter os til at være i løbende kontakt med vores kunder og samarbejdspartnere for at få tilbagemeldinger, der kan styrke målsætningerne, arbejdsformen og kvaliteten. Takket være certificeringerne forpligter Crowne Plaza Copenhagen Towers sig også til at have fokus på at minimere ressourceforbruget på hotellet og bidrage til en bæredygtig udvikling. 4 Hotel Crowne Plaza og social ansvarlighed. 5

7 HVORDAN ARBEJDER MAN MED DS ? PROCESSEN. Plan Do Check Act Processen Tidsplanen for et struktureret arbejde efter DS vil være afhængig af de ressourcer, som virksomheden kan stille til rådighed for at komme igennem alle fire faser: Plan Do Check Act. Nedenstående oversigt er en kronologisk procesplan for, hvordan man kan arbejde efter DS Venstre søjle illustrerer, hvilken Plan Do Check Act-fase virksomheden er i, søjlen i midten beskriver hvilke type indsats virksomheden skal arbejde med, højre søjle beskriver den konkrete aktivitet, som virksomheden skal sætte i værk efter DS : Fase Type Aktivitet Plan Kvalitativ kortlægning af hidtidige indsats indenfor 7 områder Identifikation af interessenter Identifikation af relevante emner blandt 7 områder og 40 emner Identifikation af væsentlige emner blandt 7 områder og 40 emner (inddragelse af væsentlige interessenter) Prioritering af emner Udarbejde politik for samfundsansvar 6

8 Planlægning af målsætninger og konkrete mål for samfundsmæssigt ansvar gennemføre CSR Planlægning af ledelsessystem for samfundsansvar Struktur Hvem har ansvaret Struktur Struktur Ledelsens evaluering Dokumentation Ressourcer Tilvejebringelse af nødvendige ressourcer Do DO: Gennemføre processerne gennem implementering og drift Ressourcer Ressourcer Gennemføre Kompetencer, uddannelse og bevidsthed Infrastruktur Handlingsplaner DO: Gennemføre processerne gennem implementering og drift Gennemføre Ansvarlig Leverandørhåndtering 7

9 DO: Gennemføre processerne gennem implementering og drift Gennemføre Driftsstyring DO: Gennemføre processerne gennem implementering og drift Gennemføre Nødberedskab DO: Gennemføre processerne gennem implementering og drift Gennemføre Kommunikation Check CHECK: Overvåge og måle processer samt rapportere resultater Rapportere Overvågning og måling CHECK: Overvåge og måle processer samt rapportere resultater Rapportere Analyse af data Act ACT: Løbende forbedring og korrigering af indsatser Optimere Løbende forbedringer ACT: Løbende forbedring og korrigering af indsatser Optimere Afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger. Phonix Design Aid skriver følgende på sin hjemmeside: Eksempel Social Responsibility Phoenix Design Aid is the first graphics company in the world to receive formal approval of social responsibility, what is known as DS certification based on the international guideline ISO The corporate social responsibility certification defines guidelines to ensure that we take good care of both the environment and each other. To meet the certification requirements, we have established procedures and controls that ensure increased resource efficiency, lower energy consumption and the improvement of employee health and safety. And our progress made in corporate social responsibility initiatives must be reported and demonstrated regularly. We thoroughly log all our CSR activities and evaluates suppliers by using a table customized for the purpose. The certification also requires sharper focus on social responsibility among our 8

10 suppliers and contract employees both locally and abroad. The process of raising the level of social responsibility among business partners is carefully documented and failure to comply with our requirements will result in the termination of cooperation with the partner concerned. HVORDAN BLIVER MAN CERTIFICERET EFTER DS ? Virksomheder, som ønsker at sikre overensstemmelse med standardens krav, kan vælge at få dette efterprøvet af et uafhængigt eksternt certificeringsorgan. Standarden stiller ikke krav til omfanget af en virksomheds indsats, hverken for antallet af emner under de 7 hovedområder, som virksomheden har valgt at arbejde med, eller for arbejdet med de enkelte emner. Hvis en virksomhed ønsker at kommunikere eksternt, at den opfylder standardens krav, er det en betingelse, at dette kan dokumenteres gennem en uafhængig ekstern audit. Man kan altid bruge DS som hjælp i arbejdet med at strukturere og effektivisere sit arbejde med CSR. Men man må altså ikke markedsføre sin virksomhed som CSR certificeret, hvis der ikke har været en ekstern uafhængig audit. ORDEN I EGET HUS Orden i eget hus Certificering efter DS er en ambitiøs men oplagt måde for advokatkontorer at arbejde struktureret og forretningsmæssigt med samfundsansvar. Endnu er der ingen advokatkontorer, som har ladet sig certificere i samfundsansvar. En certificering af eget hus er udtryk for en ganske ambitiøs tilgang for et advokatkontor og bør ikke betragtes som en forudsætning for, at man som advokat kan rådgive virksomhedskunder om DS Struktureret arbejde med samfundsansvar efter standardens metode og tilgang behøver heller ikke nødvendigvis certificeres af ekstern tredjepart for at give værdi for en virksomhed. 9