Bestyrelsesmøde. Arbejdernes Andels Boligforening - Odder. Mødedato: 21. februar 2013 Klokken : 16.00

Transkript

1 Arbejdernes Andels Boligforening - Odder 1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 21. februar 2013 Klokken : Bestyrelsen: init.: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Susanne Holck Mogensen SHM Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Claes Jensen CJ Best.medlem Frederik Schrøder FS Ledelsen: Regnskabschef Bjarne H. Nielsen BHNI direktør/ Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING Mødet startede med en besigtigelse af et lejemål i foreningen. 1. Godkendelse af dagsordenen. Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referatet fra den 13. november Godkendt uden bemærkninger. 3. Orientering fra formanden. a) Seminar: direktørkontrakter. Mødet havde været meget inspirerende og givtigt. Specielt punktet om bestyrelsens rolle i ansættelsesøjemed, men også rollen i ansættelsestiden bl.a. rollen som arbejdsgiver og de pligter som ligger heri (medarbejder udviklings samtaler MUS).

2 b) Repræsentanter vandværket. 2 Listen er ajourført således, at vi nu har navne på alle afdelinger. Formanden oplyste, at der var 3 af beboerne i foreningen som ønsker at opstille til bestyrelsesarbejdet: Svend Erik Jensen afd. 18 Kim Nørregaard afd. 11 Poul Jørgensen afd. 13. c) Mødenotat samt invitation til høring vedr. byomdannelse Ballevej, Stampmøllevej og Rønhøjvej. I kommuneplanforslaget foreslås det bl.a., at den del af erhvervsområdet, der er afgrænset af nævnte område, ændres til et blandet bolig- og erhvervsområde. d) Evaluering af formandsmødet den 11. december Efter bestyrelsens opfattelse var formandsmødet bestemt positivt der havde været en god og saglig debat om de enkelte punkter. Der afholdes formandsmøde igen i april md e) Orientering fra bestyrelsesmødet i DOMI Administration. En kort orientering om de indledende forhandlinger med firmaet TUEN som kan hjælpe os igennem processen frem mod en evt. fusion. f) Orientering om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde afd. 20 Hou. Der var indkald til ekstraordinært afdelingsmøde i afdelingen med flere punkter til behandling og godkendelse. Desværre havde administrationen ikke været inde over indkaldelse hvorfor den ikke (som minimum) opfyldte formalia for indkaldelser jf. foreningens vedtæger m.v. Mødet blev gennemført og flere konstruktive beboergrupper blev nedsat: Udarbejdelse af husorden for afdelingen. Festudvalg Fællesrum- / fælleshusudvalg g) Møde vedr. styringsdialog Nyborg Strand den 11. marts. Til orientering.

3 4. Orientering fra møderne i 10. kreds. Intet at berette næste møde er i Hobro Orientering fra Regnskabsafdelingen. a) De første indikationer af årsregnskaberne. Det første billede af regnskaberne ser fortrøstningsfuldt. Dette henset til, at vi dels har et efterslæb med underskud for sidste regnskabsperioden og dels visheden om, at renten for regnskabet indeværende år også var sat optimistisk højt var alle indikationen først på regnskabsåret at vi med stor sandsynlighed kom ud med underskud igen i år. Det viser sig nu at renten har tilsmilet os, og at vi kan forvente at forrente afdelingens henlagte midler med 2,8%. At vi har sparet på afdelingernes daglige almindelige vedligeholdelseskonto (115) uden at forringe standen. At vi i drifts- og serviceafdelingen har sparet ca. 2. mill. kr. Det betyder, at alle afdelinger kommer ud med overskud og at flere afdelinger helt eller delvist får barberet en stor del af sidste års underskud væk. b) Afkastopgørelse 31. december fra Sirius Kapitalforvaltning. Trods mange handler i løbet af året blev resultatet flot periodens resultat 3,43% c) Obligationsbeholdningen er nu flyttet over til Djurslands Bank. Obligationsbeholdningen på godt 93. mill. kroner står nu i VP-Centralen registreret i Djurslands Bank. d) Individuel modernisering - Ændring af grundbeløb. Det har vist sig, at det kan være svært at få mindre 2 værelses lejligheder til at hænge sammen med nye køkkener og badeværelsesrenoveringer. Derfor har vi lagt op til at der nu gives et grundbeløb på kr ,- og herefter 500 kr. pr. m2 til køkkener og som grundbeløb og 850,- pr. m2 til badeværelsesrenoveringer. Vi fastholder maksgrænsen men indstiller til

4 4 bestyrelsen, at beløbsgrænsen indeksreguleres således, at den ikke skal på bestyrelsesmøde hver gang administrationen ønsker forhøjelse. Godkendt uden yderligere bemærkninger. e) Via Odder Kommune har vi modtaget klage fra en beboer i Blommevænget til udtalelse. En beboer i Blommevænget havde fået den opfattelse at de regnskabsmæssige underskud for sidste regnskabsår skyldes, at administrationen har investeret i værdipapirer uden om glædende regler og har derfor indsendt en klage til Ministeriet for By, bolig og landdistrikter. Denne klage er herefter jf. reglerne i Kap. 13 i lov om almene boliger sendt til kommunalbestyrelsen i Odder Kommune, idet de føre tilsynet med de almene boligorganisationer. Vi har den 29. januar 2013 tilskrevet Odder Kommune, att. Kommunaldirektør Kenth Halfdan Ferning hvori vi præcisere foreningens investeringer. Vi har desværre endnu ikke fået en reaktion fra Odder Kommune. 6. Gennemgang og godkendelse af byggeregnskabet afd. 20 A Hou Vestergade Et flot positivt byggeregnskab som ender ud med 1,3 mill. kr. i overskud - som nu skal returenes til Realkreditinstituttet / Landsbyggefonden. Der er afsat ca t.kr. til ikke medtagede ønsker i byggefasen. Det er aftalt at byggesagshonoraret udbetales i slutningen af juli måned Orientering vedrørende Skimmelsag Pilevænget. I mange dage har vi måttet kommentere denne skimmelsag i dagspressen. Sagen starter i korte træk med, at lejere mener at lejligheden befængt med skimmel. Boligforeningen er af en anden opfattelse men tilbyder lejeren, at de på egen regning kan lade en undersøgelse sætte i gang og skulle vi/boligforeningen tage fejl i sagen vil vi afholde samtlige udgifter forbundet med

5 5 undersøgelsen og selvfølgelig stå for udbedringen. Odder Kommune har været involveret idet de jf. lovgivninger er øverste myndighed. Odder Kommunen har iværksat en undersøgelse af boligen og rapporten gav kun påbud om ganske få forhold. Ingen var af en sådan karakter som skulle afholde familien for at bebo lejligheden. Lejeren har anmeldt et krav overfor foreningen i størrelsesorden ca. 30 t.kr. (husleje) i perioden hvor familien ikke efter deres valg ikke har kunnet benytte lejemålet. 8. Kondemneringssagen er ophævet vedr. et lejemål på Rørthvej. Odder Kommune har ved skrivelse af godkendt udførte arbejder. 9. Orientering om kloakrenovering afd Rørthvej Odder Kommune har ved skrivelse orienteret om, at afdelingen indenfor det næste års tid skal kloaksepareres. 10. Aftale med Odder Spillevand om direkte afregning med lejere i boligforeningen. Administrationen troede at der var indgået en god aftale med Odder Spildevand om, at der fremadrette vil opkrævede a-conto vandafledningsafgift ved lejerne (alle nye afdelinger) og sammen med Odder Vandforsyning afregne forbruget ved årsskifte. I mellemtiden kunne vi konstatere, at Odder Spildevand ikke ønskede, at udføre opgaven med flyttelejlighederne, og dermed kan vi ikke godkende aftalen. Vi håber, at Odder Spildevand på et tidspunkt med lovgivningen bliver tvunget til det. Men indtil videre kommer det til at køre at som tidligere Vi opkræver a-conto ved lejeren, og modtager vandaflæsningen fra vandværket og kan herefter lave et vandregnskab.

6 11. Stiftende afdelingsmøde afd. 28 Høghus den 28. februar Hovedbestyrelsen har jf. foreningens vedtægter indkald til stiftende afdelingsmøde. Formanden vil på mødet give en god og grundig orientering om AAB og det at bo alment. UV orienterer om selve byggeprocessen. Deltager: FVN, SEJ, BHNI og UV 12. Deklaration til underskrift vedr. afd. 28 Høghus. a) Brug af kemiske bekæmpelsesmidler Underskrevet. 13. Nye regler om ajourføringsgebyrer krav om rykker før sletning mv. UV gave en orientering om de nye regler om ajourføringsgebyrer er trådt i kraft pr. 23. januar Af bekendtgørelsen fremgår det, at der skal sendes en påmindelse ved manglende betaling af ajourføringsgebyr. Den boligsøgende må altså ikke slettes fra ventelisten, før der er sendt en påmindelse. 14. Ibrugtagningstilladelse Vestergade 35 B. a) På ejendommen b) På lejepladsen Modtaget fra Odder Kommune den Modtaget fra Odder Kommune den Henvendelse fra afd. 10 Tv. Køhlsvej vedr. nedsættelse af garagelejen. Vi har meddelt afdelingsbestyrelsen, at forslaget om at nedsætte garagelejen ikke lader sig gøre. Dette begrundet i afdelingsmødets godkendelse på budgetmødet i september md En ændring af den allerede godkendt garageleje - lader sig kun gøre ved et budgetmøde i september 2013 eller et ekstraordinært afdelingsmøde (indkaldelse med 14 dage).

7 7 16. Igangsatte opgaver jfr. tidligere protokolleret. Oplægget blev godkendt. Bestyrelsen beslutter fra gang til gang hvilke punkter fra dagsordenen som skal overføres til opgavelisten. 17. Debatoplæg fra CJ Højne standarden ved boligforbedringer og renoveringsopgaver. CJ havde en artikel fra Århus Stiftstiden som vedrørte en stor renoveringssag i Grenå til ¼ mia. kr. Denne artikel dannede grundlag for en god og konstruktiv debat i bestyrelsen om hvor vi selv var på vej hen med vores boliger. UV orienterede om, at netop AAB over tid havde været meget fremsynet og at flere afdelingen allerede havde fået den store tur. Vi mangler dog stadig afdelinger (så som afd. 9 Nørregade og afd. 10 Tv. Køhlsvej) som skal igennem renovering med køkken, bad, faldstammer og ventilation m.v. 18. Eventuelt. Intet. 19. Mødekalender. Bestyrelsesmøder: Alle møder starter præcis kl Møder i 2013: Tirsdag den 9. april 2013 (uge 15) Mandag den 22. april 2013 kl (uge 17) (eneste punkt underskrive regnskaber). Tirsdag den 21. maj 2013 (uge 21) Tirsdag den 25. juni 2013 (uge 26) Tirsdag den 13. august 2013 (uge 33) Tirsdag den 8. oktober 2013 (uge 41) Tirsdag den 12. november 2013 (uge 46) Formandsmøde: Tirsdag den 9. april 2013 kl (uge 15) Tirsdag den 12. december 2013 kl (uge 50) Repræsentantskabsmøde: Tirsdag den 4. juni 2013 kl

8 8 Studietur til Wien: fra onsdag den 22. maj til søndag den 26. maj 2013 Kredsweekend: 27. og 28. september 2013 Odder den / 2013 Bestyrelsens godkendelse af referatet: