Brugerundersøgelse for Folkeoplysning 2013

Transkript

1 Brugerundersøgelse for Folkeoplysning 2013

2 Indhold Indledning... 4 Fokus for undersøgelsen i Øget digitalisering og nyt bookingsystem... 4 Udnyttelse af offentlige faciliteter... 4 Ubemandet adgang på skoler... 4 Benchmarking for aftenskoler... 4 Børne- og ungeforeninger Konklusioner og tiltag... 5 Øget digitalisering og nyt bookingsystem... 5 Udnyttelse af offentlige faciliteter... 5 Ubemandet adgang på skoler... 5 Udviklingspuljen for børn og unge... 5 Ansøgnings- og regnskabsworkshop for foreninger... 6 Aftenskolers kendskab til DoCAS... 6 Udviklingspuljen for aftenskoler Undersøgelsens indhold og rammer Respondenter Metoder og fremgangsmåde... 7 FORENINGER Målinger og resultater for foreninger Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i Lokaler og faciliteter Henvendelser til Lokaleudlån Elektronisk adgangskontrol Udnyttelse af offentlige faciliteter Rådgivning om tilskud Svartider Foreninger Aftenskoler Foreninger Kommunikation

3 8.1 Foreninger Aftenskoler Udviklingspuljen for børn og unge...30 AFTENSKOLER Måling og resultater for aftenskoler Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i Rådgivning DoCAS Tilskudsansøgning og regnskabsaflæggelse Udviklingspuljen

4 Indledning Folkeoplysning, Tilskud og Events gennem fører i ulige år en brugerundersøgelse fordelt på foreninger og aftenskoler. På baggrund af forskellige parametre, måles tilfredsheden med Folkeoplysning, Tilskud og Events. Undersøgelsen er bygget op af to typer spørgsmål: Spørgsmål, der gentages i hver undersøgelse og som gør det muligt at måle udvikling over tid, samt konkrete spørgsmål, der gør det muligt at måle aktuelle emner. Fokus for undersøgelsen i 2013 Øget digitalisering og nyt bookingsystem Udlån af offentlige faciliteter er underlagt den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, der har som mål at øge den digitale kommunikation mellem borgere og den offentlige sektor. Ved udgangen af 2014 vil alle aspekter af udlån af offentlige faciliteter være digitaliseret. 1. oktober 2014 ventes et nyt bookingsystem, KKbooking, at blive taget i brug. KKbooking lever op til kravene om digitalisering og erstatter de nuværende bookingsystemer Halbooking og Interbook. Halbooking bruges på institutionerne, Interbook bruges i forvaltningen. I relation til indførelsen af KKbooking, er der i undersøgelsen spurgt til ønsker og forventninger til selvbetjening og digitalisering, med henblik på at forvaltningen kan forberede ibrugtagning af det nye system. Udnyttelse af offentlige faciliteter Siden den første facilitetsundersøgelse gennemførtes i foråret 2013, har der været stor fokus på udnyttelsesgraden af offentlige faciliteter, herunder især idrætsfaciliteter. Der er i tilfredshedsundersøgelsen bl.a. spurgt til, hvorvidt foreningerne afmelder tider de ikke bruger, og hvorfor de ikke gør det, hvis det er tilfældet. Ubemandet adgang på skoler 55 skoler har i dag ubemandet adgang via elektronisk adgangskontrol. Da undersøgelsen blev gennemført gjaldt det 40 skoler. Foreningerne får til deres reservationer udstedt elektroniske kort, der ligner kreditkort og som giver adgang til det reserverede lokale. På den pågældende skole holder træneren kortet op foran en læser og taster den udleverede kode, hvorefter døren låses op. De efterfølgende deltagere taster en fire-cifret kode og døren låses op. Beskrivelse af adgangsveje, adgangskort og brugsvejledning til kortet udsendes sammen med foreningens bookingbevis. Kortet giver adgang til faciliteten et kvarter før foreningens reservation ogen halv time efter. I tilfælde af problemer med adgang til faciliteten og/eller lokalet er Rådhusvagten tilknyttet som support. Rådhusvagten kan både udlevere en kode og køre ud til den enkelte skole. Benchmarking for aftenskoler For aftenskoler er der foretaget benchmark i forhold til tidligere brugerundersøgelser i forhold til rådgivning, DoCAS (aftenskolernes administrationssystem) og udviklingspuljen. 4

5 Børne- og ungeforeninger I forbindelse med omlægningen af tilskuddet til børne- og ungeforeninger er der spurgt til kendskab til de nye tilskudsregler og information om disse. 1 Konklusioner og tiltag Øget digitalisering og nyt bookingsystem Forvaltningen modtager i dag mange henvendelser om vejledning i brug af de eksisterende selvbetjeningsløsninger. Disse forventes at blive reduceret væsentligt når det nye system er i drift. Forvaltningen planlægger desuden at gennemføre omfattende informationskampagner før, under og efter det nye system tages i drift. Udnyttelse af offentlige faciliteter Mange idrætsforeninger har reservationer, der ikke benyttes. I efteråret 2013 iværksattes en frit-lejdeordning, hvor reserverede tider kunne afmeldes delvist. Forvaltningen vil promovere ordningen - med særligt fokus på idrætsforeninger, og gøre yderligere opmærksom på de konsekvenser, det kan have ikke at afmelde ubrugte reservationer. Ubemandet adgang på skoler Størstedelen af de foreninger, der har tider på en skole med elektronisk adgangskontrol har på et tidspunkt oplevet problemer med adgangskontrollen. Årsagen er enten brugerfejl eller fejl i de bagvedliggende IT-systemer. Brugerfejlene er som oftest, at kortet ikke er koblet til reservationen, at foreningen forsøger at anvende kortet uden for den tildelte tid eller at brugsvejledningen ikke følges. Fejl i IT-systemerne er ofte komplekse og svære at løse. Forvaltningen er blevet uddannet i fejlsøgning og - retning i IT-systemerne og er i løbende dialog med både Børne- og UngdomsForvaltningen, der stiller skolerne til rådighed, samt leverandørerne af systemerne om systematisk problemløsning og drift. Forvaltningen og Børne- og UngdomsForvaltningen planlægger i 2014 at gennemføre pilotprojekter med SMS-koder som erstatning for de eksisterende adgangskort på udvalgte skoler Tilskud til børne- og ungeforeninger Ændring af tilskuddet til medlemmer under 25 kan potentielt have stor betydning for mange foreninger, og en del foreninger har henvendt sig både til forvaltning og politikere med spørgsmål om konsekvenserne af ændringerne. Forvaltningen vil informere mere systematisk om de nye tilskudsregler i form af informationsmøder og oplysninger på hjemmesider, samt målrettet de foreninger ændringerne får konsekvenser for. Udviklingspuljen for børn og unge Undersøgelsen viser at der fortsat er behov for at øge kendskabet til puljen, men at brugen af den er stigende. Forvaltningen vil arbejde med at udbrede kendskabet til puljen og undersøge om det kan gøres nemmere at søge den. 5

6 Ansøgnings- og regnskabsworkshop for foreninger En del foreninger er i tvivl om fristerne for at søge tilskud og for at aflevere regnskab. Forvaltningen vil gøre det lettere for foreninger at søge tilskud og aflevere regnskab ved at afholde en ansøgnings- og regnskabsworkshop før ansøgnings- og afleveringsfristen i juni. Aftenskolers kendskab til DoCAS DoCAS administrationssystemet er obligatorisk at bruge for alle aftenskoler til at kommunikere med forvaltningen med. Systemet skal som minimum bruges til at besvare forespørgsler fra forvaltningen om f.eks. tilskudsregnskab, omfordeling og ansøgninger. Der er blandt aftenskolerne stadig behov for at øge kendskabet til systemet. Forvaltningen vil udbrede kendskabet til DoCAS til de aftenskoler, der ikke bruger alle dets funktioner i dag, afholde kurser i brugen af det og generelt yde personlig rådgivning. Udviklingspuljen for aftenskoler Mere end halvdelen af aftenskolerne kender puljen, men kun en mindre gruppe har søgt den. Undersøgelsen identificerer tre barrierer: kendskab til puljen, manglende ressourcer til udviklingsaktiviteter, samt krav om egenfinansiering. Forvaltningen vil arbejde på at udbrede kendskabet til puljen og muligheden for at søge den. 6

7 2 Undersøgelsens indhold og rammer 2.1 Respondenter Målgruppen for undersøgelsen er godkendte folkeoplysende foreninger i Københavns Kommune. Modtagergruppen og Undersøgelsen er delt i to grupper: Foreninger: Svarprocenten er 51 %, hvilket svarer til 545 respondenter. Undersøgelsen er udsendt til 107 modtagere. Aftenskoler: Svarprocenten er 72 %, hvilket svarer til 65 respondenter. Undersøgelsen er udsendt til 90 modtagere. 2.3 Metoder og fremgangsmåde Undersøgelsen er baseret på kvantitativ metode i form af et spørgeskema, udarbejdet i Folkeoplysning, Tilskud og Events og udsendt til alle godkendte folkeoplysende foreninger. 7

8 FORENINGER 3 Målinger og resultater for foreninger 3.1 Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i 2013 Den overordnede tilfredshed med Folkeoplysning er høj. Kategorierne Meget tilfreds og Tilfreds giver sammenlagt en tilfredshedsprocent på 78 %. Hvor tilfredse er I alt i alt med den service Folkeoplysning yder? Meget tilfreds 25,3% Tilfreds 53,5% Hverken/eller 14,7% Utilfreds Meget utilfreds 2,8% 0,6% 3,2% 3.2 Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i 2011 Meget tilfreds Tilfreds Hverken/eller Utilfreds Meget utilfreds 2% 1% 7% 21% 18% 51% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 8

9 4 Lokaler og faciliteter Det følgende afsnit handler om lokaler og faciliteter for både foreninger og aftenskoler. De grønne grafer er foreninger, de blå er aftenskoler. 74,5 % af de godkendte folkeoplysende foreninger låner lokaler af Københavns Kommune og låner lokaler/faciliteter til deres aktiviteter. 51,6 % af aftenskolerne låner lokaler af Københavns Kommune og låner lokaler/faciliteter til deres aktiviteter. Når færre aftenskoler end foreninger benytter sig af offentlige lokaler, kan det skyldes at en del aftenskoler benytter sig af særligt udstyrede lokaler. 4.1 Henvendelser til Lokaleudlån Lokaleudlån har siden sidste brugerundersøgelse arbejdet med at kortlægge henvendelser fra foreninger og aftenskoler, med det formål at gøre lettere at anvende selvbetjening og at imødekomme foreningernes behov og henvendelser inden de henvender sig. Lokaleudlån deltog i efteråret 2013 i Kommunernes Landsforenings landsdækkende undersøgelse og registrering af henvendelser, KOMHEN 2.0 (KOMmunernes HENvendelsesdokumentation). Registreringen foregik over 3 uger. I gennemsnit registrerede kontoret nærved 300 henvendelser om ugen. Henvendelserne til Lokaleudlån kan grupperes i to: Henvendelser om brug af Interbook og opgaver, der allerede i dag er obligatorisk selvbetjening, som søgning og reservering af tider, samt tilknytning af adgangskort til reservationer. Herudover også Generelle henvendelser med opfølgende spørgsmål til reservationer: Mange henvender sig for at få bekræftet den besked de har modtaget eller med uddybende spørgsmål. Lokaleudlån fokuserer allerede og vil også fremover fokusere på at give korrekt og dækkende information, samt at imødekomme behov for information inden de bliver til henvendelser. 9

10 Hvad kontakter I Lokaleudlån om? Hjælp til søgning af lokaler på Interbook 46,1% 16,4% Problemer med adgang på skoler med 30,2% 24,7% Spørgsmål til faciliteter, f.eks. om åbningstider 18,1% 42,1% Spørgsmål om jeres reservationer 39,8% 13,1% Hjælp til søgning af lokaler på Interbook 46,1% Rådgivning om ansøgningsfrister 16,4% Problemer med adgang på skoler med elektronisk adgangskontrol 30,2% Udstedelse af nøglekort 24,7% Spørgsmål til faciliteter, f.eks. om åbningstider eller udstyr 18,1% Spørgsmål om tildelte tider eller tider I har fået afslag på 42,1% Spørgsmål om jeres reservationer 39,8% Andet, uddyb gerne i kommentarfeltet 13,1% 10

11 Hvad kontakter I Lokaleudlån om? Hjælp til søgning af lokaler på Interbook 28,1% 9,4% Problemer med adgang på skoler med 28,1% 40,6% Spørgsmål til faciliteter, f.eks. om åbningstider 12,5% 37,5% Spørgsmål om jeres reservationer 31,2% 12,5% Procent Hjælp til søgning af lokaler på Interbook 28,1% Rådgivning om ansøgningsfrister 9,4% Problemer med adgang på skoler med elektronisk adgangskontrol 28,1% Udstedelse af nøglekort 40,6% Spørgsmål til faciliteter, f.eks. om åbningstider eller udstyr 12,5% Spørgsmål om tildelte tider eller tider I har fået afslag på 37,5% Spørgsmål om jeres reservationer 31,2% Andet, uddyb gerne i kommentarfeltet 12,5% 11

12 Hvordan vil I helst kontakte Lokaleudlån? Mail Telefon Personligt Vi foretrækker 5,1% 4,3% 21,7% 31,3% 37,6% Hvordan vil I helst kontakte Lokaleudlån? Mail 40,6% Telefon Personligt fremmøde Vi vil foretrække at benytte online selvbetjening 25,0% 9,4% 18,8% 6,2% Lokaleudlån arbejder aktivt på at modtage henvendelser pr. mail frem for telefon. Når så mange foreninger og aftenskoler alligevel foretrækker at kontakte Lokaleudlån pr. telefon kan det skyldes at sagerne kan være komplekse og nemmere at afklare gennem dialog. Hertil kommer også en del konfliktløsning. Har I henvendt jer til Lokaleudlån i stedet for at bruge digital selvbetjening? F.eks. ved søgning af tider på Interbook, tilknytning af nøglekort til jeres bookinger? ,9% 44,6% 9,5% 12

13 Har I henvendt jer til Lokaleudlån i stedet for at bruge digital selvbetjening? F.eks. søgning af tider på Interbook, tilknytning af nøglekort til jeres bookinger? ,9% 46,9% 6,2% 45 % procent af foreningerne og 46 % af aftenskolerne kontakter Lokaleudlån om ting, de er bevidste om at de selv kan ordne vi digital selvbetjening. I kommentarerne nævner mange, at de beskeder, der udsendes fra Lokaleudlån kan være svære at forstå og at bookingbeviserne er svære at overskue. I det nye bookingsystem er der forbedrede kommunikationsmuligheder og mulighed for at opsætte mere overskuelige bookingbeviser. 13

14 4.2 Elektronisk adgangskontrol Da undersøgelsen blev gennemført var der etableret elektronisk adgangskontrol på 40 skoler. Der er i dag elektronisk adgangskontrol på 55 skoler. Foreningerne får til deres reservationer udstedt elektroniske kort, der ligner kreditkort og som giver adgang til det reserverede lokale. På den pågældende skole holder træneren kortet op foran en læser og taster den udleverede kode, hvorefter døren låses op. De efterfølgende deltagere taster en fire-cifret kode og døren låses op. Beskrivelse af adgangsveje, adgangskort og brugsvejledning til kortet udsendes sammen med foreningens bookingbevis. Kortet giver adgang til faciliteten et kvarter før foreningens reservation ogen halv time efter. I tilfælde af problemer med adgang til faciliteten og/eller lokalet er Rådhusvagten tilknyttet som support. Rådhusvagten kan både udlevere en kode og køre ud til den enkelte skole. Der vil i 2014 blive gennemført pilotprojekter med SMS-koder til erstatning for de eksisterende adgangskort på udvalgte skoler. De grønne grafer er foreninger, de blå er aftenskoler. Har I oplevet problemer med adgang på skoler med elektronisk adgangskontrol? ,1% 28,2% Ved ikke 6,7% Har I oplevet problemer med adgang på skoler med elektronisk adgangskontrol? ,4% 26,3% 5,3% Lokaleudlån vurderer, at adgangsproblemerne skyldes lige dele brugerfejl og programmeringsfejl i de bagvedliggende IT-systemer: Brugerfejl består primært i, at de anvendte kort ikke er koblet til reservationerne; at foreningerne og aftenskolerne forsøger at komme ind uden for det tidsrum de er tildelt tid eller at vejledningen til brug af kortet ikke følges. 14

15 Programmeringsfejl i IT-systemerne er komplekse og tager lang tid at gennemgå. Lokaleudlån samarbejder med både Børne- og Ungdomsforvaltningen, der er ansvarlig for systemerne samt leverandørerne om drift, fejlsøgning og retning, samt afholder løbende møder med begge parter. Hvilke problemer har I oplevet? Adgangskortet virker ikke Kortlæseren lyser grønt men døren åbnes ikke Svært at finde den rigtige indgang Døre på skolen er aflåst Alarmen går i gang 34,1% 22,2% 47,6% 16,7% 74,6% Hvilke problemer har I oplevet? Adgangskortet virker 69,2% Kortlæseren lyser Svært at finde den 23,1% 30,8% Døre på skolen er aflåst Alarmen går i gang 46,2% 46,2% Har I kontaktet Lokaleudlån og gjort opmærksom på problemet? ,2% 5,6% 18,3% 15

16 Har I kontaktet Lokaleudlån og gjort opmærksom på problemet? ,3% 7,7% Reagerer Lokaludlån hurtigt, når I henvender jer om problemer med elektronisk adgangskontrol? I høj grad 29,2% I nogen grad 42,7% Hverken/ell 4,2% I mindre grad 12,5% Slet ikke 4,2% 7,3% Reagerer Lokaludlån hurtigt, når I henvender jer om problemer med elektronisk adgangskontrol? I høj grad I nogen grad Hverken/ell I mindre grad Slet ikke 16,7% 16,7% 25,0% 41,7% 16

17 5 Udnyttelse af offentlige faciliteter Der har siden den første facilitetsundersøgelse i 2013 været stort fokus på udnyttelsesgraden af offentlige faciliteter og hvorvidt tider, foreninger afmelder tider, de ikke skal bruge. Størstedelen af foreningerne og aftenskolerne afmelder tider, de ikke skal bruge, men for de der ikke gør, er indtrykket, at det skyldes usikkerhed om foreningens fremtidige situation hvis lokalet afmeldes, der er afgørende. Der blev som opfølgning på facilitetsanalysen i 2013 taget forskellige initiativer for at sikre en bedre udnyttelse af faciliteterne. Der er blandt andet etableret en frit-lejde-ordning, der gør det muligt at afmelde delperioder af en booking uden at miste den. Der er reklameret for ordningen i nyhedsbreve og på hjemmesiden, samt Interbook. De grønne grafer er foreninger, de blå er aftenskoler. Afmelder I tider, som I ikke skal bruge over en længere periode? Altid 63,0% Af og til 18,4% Sjældent Aldrig 5,1% 6,4% 7,2% Afmelder I tider, som I ikke skal bruge over en længere periode? Altid 59,0% Af og til Sjældent Aldrig 3,3% 9,8% 8,2% 19,7% 17

18 Hvorfor afmelder I ikke tiderne? Det er besværligt 18,3% Vi ved ikke om vi skal bruge tiderne på et senere tidspunkt 49,0% Vi ved ikke hvordan man gør Vi ved ikke at vi skal afmelde tider, vi ikke bruger Vi er bange for ikke at få tiden igen, hvis vi afmelder den Andet, uddyb gerne 8,7% 11,5% 30,8% 27,9% Hvorfor afmelder I ikke tiderne? Det er besværligt Vi ved ikke, om vi skal bruge tiderne på et senere tidspunkt 5 Vi ved ikke, hvordan man gør 2 Vi ved ikke, at vi skal afmelde tider, vi ikke bruger Vi er bange for ikke at få tiden igen, hvis vi afmelder den Andet, uddyb gerne 3 3 Foreningerne og aftenskolerne vedkommende er klar over, at tider, der ikke benyttes skal afmeldes, men alligevel gør op mod 50 % det ikke. Dette kan tolkes som at mange ikke har benyttet sig af ordningen om frit lejde, der har eksisteret siden efteråret % af de respondenterne har angivet, at de er idrætsforeninger, hvor af de 86 % låner offentlige lokaler/faciliteter til deres aktiviteter. 18

19 Låner I lokaler af Københavns Kommune til jeres forenings aktiviteter? Idræt 13,7% 0,3% 86,0% Natur og miljø 4 6 Kultur 1,2% 36,5% 62,4% Spejder Politisk 5,6% 94,4% 10 Mellemfolkeligt arbejde 41,7% 58,3% 19

20 Udspecificeret ser besvarelserne således ud: Afmelder I tider, som I ikke skal bruge over en længere periode? Idræt 18,2% 4,4% 6,9% 7,2% 63,2% Natur og miljø 10 Kultur Spejder Politisk 19,6% 9,8% 3,9% 7,8% 58,8% 5 5 Mellemfolkeligt arbejde 10 Altid Af og til Sjældent Aldrig Som det ses ovenfor er det kutyme for både idræts- og kulturforeninger, samt spejdere ikke at afmelde tider de har reserveret men ikke gør brug af. I kommentarfeltet nævner mange, at de ekstra lokaler giver foreningen en vis fleksibilitet i forhold til planlægning af aktiviteter og mulighed for at opretholde sine aktiviteter, hvis f.eks. dens reservationer andre steder aflyses. 20

21 Hvorfor afmelder I ikke tiderne? Idræt Natur og miljø Kultur Spejder Politisk Mellemfolkeligt arbejde 16,1% 6,9% 9,2% 33,3% 31,0% 49,4% 31,2% 5 18,8% 25,0% 12,5% 12,5% 10 Det er besværligt Vi ved ikke om vi skal bruge tiderne på et senere tidspunkt Vi ved ikke hvordan man gør Vi ved ikke at vi skal afmelde tider, vi ikke bruger Vi er bange for ikke at få tiden igen, hvis vi afmelder den Andet, uddyb gerne 21

22 6 Rådgivning om tilskud 59 % af foreningerne, der har svaret modtager tilskud til deres aktiviteter. Siden sidste brugerundersøgelse i 2011 er antallet af foreninger, der har søgt rådgivning steget fra 37 % i 2011 til 46,9 % i Når flere foreninger i 2014 kontakter forvaltningen for at få rådgivning, skal denne stigning i henvendelse ses i lyset af ændringen af tilskuddet til medlemmer under 25 år fra Tilskud til holdtimer er fra 2014 faldet bort, og der tildeles alene nu et tilskud pr. medlem. Ændringen af tilskuddet og usikkerheden om tilskuddets størrelse i 2014 har i 2013 affødt flere spørgsmål fra foreningerne og et øget behov for rådgivning. Dette bekræftes i de uddybende svar, som foreningerne har haft mulighed for at give. Her tilkendegiver flere, at de har ønsket information om, hvordan de nye medlemstilskud vil påvirke deres tilskud. Har I kontaktet Folkeoplysning for at få rådgivning om tilskud? ,9% 43,9% 9,2% Samme måling i % 26% 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Fik I svar på jeres spørgsmål? ,1%, uddyb gerne 4,0% 4,0% 22

23 Er svartiden tilfredsstillende, når I henvender jer om tilskud? I høj grad 61,1% I nogen grad Hverken/elle r I mindre grad Slet ikke 4,8% 0,8% 0,8% 2,4% 30,2% Har I kontaktet Folkeoplysning for at få uddybet svaret på jeres ansøgning om tilskud? ,9% 68,0% 1 Foreningerne har fået mulighed for at uddybe, hvad de har søgt rådgivning om både i ansøgningsprocessen og efter fordelingen/beregningen af foreningens a conto tilskud for det kommende år. Ny tilskudsregler fra Generelle tilskudsregler og beregning af tilskud. Hjælp til udfyldelse af ansøgnings- og regnskabsskema. Regler for opgørelse af medlemmer i Københavns Kommune. 23

24 7 Svartider 7.1 Foreninger Er svartiden tilfredsstillende, når I henvender jer til Lokaleudlån? 5,0% 1 15,0% 2 25,0% 3 35,0% 4 I høj grad I nogen grad 32,2% 37,0% Hverken/ell I mindre grad Slet ikke 10,9% 6,3% 3,0% 10,6% Er svartiden længere end I forventer, når I henvender jer til Lokaleudlån? ,8% 61,9% 18,3% 7.2 Aftenskoler Er svartiden tilfredsstillende, når I henvender jer til Lokaleudlån? I høj grad I nogen grad Hverken/ell I mindre grad Slet ikke 15,6% 3,1% 12,5% 25,0% 43,8% 24

25 Er svartiden længere, end I forventer, når I henvender jer til Lokaleudlån? ,6% 65,6% 18,8% 7.3 Foreninger Er svartiden tilfredsstillende, når I henvender jer om tilskud? I høj grad I nogen grad Hverken/ell I mindre grad Slet ikke 4,8% 0,8% 0,8% 2,4% 30,2% 61,1% Er svartiden længere, end I forventer? ,3% 85,7% 7,9% 25

26 8 Kommunikation Forvaltningen ser nyhedsbrevet som central nyhedsformidling til foreninger og aftenskoler. Det bør overvejes hvordan, nyhedsbrevet kan få flere læsere og om kommunikationsformen er ideel, eller om forvaltningen bør være til stede på sociale medier samtidig. 8.1 Foreninger Modtager du nyhedsbrevet fra Folkeoplysning med nyt til foreninger og aftenskoler? 5,0% 1 15,0% 2 25,0% 3 35,0% 4 45,0% 37,1% 40,6% 22,3% Læser du det? Hver gang 34,7% Regelmæssigt 47,0% Sjældent 15,1% Aldrig 2,3% 0,9% 26

27 8.2 Aftenskoler Modtager du nyhedsbrevet fra Folkeoplysning med nyt til foreninger og aftenskoler? ,2% 32,3% 14,5% Læser du det? Hver gang 54,5% Regelmæssigt 33,3% Sjældent Aldrig 12,1% 27

28 Foreninger: Hvor enig er du i følgende påstande? Man kan finde den nødvendige information på eller Medarbejderne i Folkeoplysning giver den nødvendige vejledning og rådgivning Medarbejderne i Folkeoplysning er imødekommende, tilgængelige og servicemindede Medarbejderne i Folkeoplysning er vidende og løsningsorienterede Medarbejderne i Folkeoplysning er hurtige og effektive i forhold til at svare på henvendelser og løse problemer Medarbejderne i Folkeoplysning informerer tilstrækkeligt om tidsfrister og tilskudsmuligheder Folkeoplysning bidrager tilstrækkeligt til udviklingen af foreningslivet i København Det er let at komme i kontakt med den rette medarbejder Kommunens forskellige afdelinger og forvaltninger er gode til at kommunikere og koordinere med hinanden ,8% 21,1% 5,7% 1,6% 7,9% 11,1% 2,0% 0,8% 9,7% 9,5% 2,4% 0,6% 10,7% 28,1% 34,6% 42,3% 27,9% 41,1% 14,4% 2,6% 1,0% 13,0% 25,1% 39,9% 17,2% 5,7% 1,6% 10,5% 24,9% 40,9% 15,4% 3,8% 1,4% 13,6% 15,6% 35,6% 18,8% 8,5% 2,4% 19,2% 17,4% 37,7% 21,5% 7,7% 2,4% 13,2% 5,9% 16,8% 21,7% 12,6% 7,9% 35,0% 50,8% 48,4% Meget enig Enig Hverken/eller Uenig Meget uenig 28

29 Aftenskoler: Hvor enig er du i følgende påstande? Man kan finde den nødvendige information på eller 3,3% 35,0% 31,7% 11,7% 18,3% Medarbejderne i Folkeoplysning giver den nødvendige vejledning og rådgivning 5,0% 1,7% 33,3% 6 Medarbejderne i Folkeoplysning er imødekommende, tilgængelige og servicemindede 8,3% 1,7% 48,3% 41,7% Medarbejderne i Folkeoplysning er vidende og løsningsorienterede 15,0% 1,7% 1,7% 38,3% 43,3% Medarbejderne i Folkeoplysning er hurtige og effektive i forhold til at svare på henvendelser og løse problemer 45,0% 31,7% 18,3% 3,3% 1,7% Medarbejderne i Folkeoplysning informerer tilstrækkeligt om tidsfrister og tilskudsmuligheder 8,3% 1,7% 1,7% 5 38,3% Folkeoplysning bidrager tilstrækkeligt til udviklingen af aftenskoler i København 16,7% 28,3% 35,0% 1,7% 1,7% 16,7% Det er let at komme i kontakt med den rette medarbejder 16,7% 3,3% 1,7% 35,0% 43,3% Kommunens forskellige afdelinger og forvaltninger er gode til at kommunikere og koordinere med hinanden 5,0% 15,0% 3 5,0% 5,0% 4 Meget enig Enig Hverken/eller Uenig Meget uenig 29

30 9 Udviklingspuljen for børn og unge 44 ud af 509 foreninger har søgt og fået tilskud fra Udviklingspuljen i perioden % af foreningerne, der har svaret, kender puljen Siden 2011 er der sket en lille stigning i antallet af foreninger, der søgt og fået tilskud fra Udviklingspuljen. For at udbrede kendskabet til Udviklingspuljen har forvaltningen inden for de sidste par år haft fokus på at formidle puljen til foreninger. Udviklingspuljen har i den forbindelse fået mere omtale i nyhedsbrevet, og foreninger er samtidig blevet inviteret til infomøder om Udviklingspuljen. Endelig er der som en del af en PR- strategi blevet produceret en kort film om Udviklingspuljen, og postkort med informationer om puljen er blevet omdelt til foreninger. Interessen for at søge Udviklingspuljen igen til andre projekter er høj. 65 ud af 68 foreninger har mod på at søge Udviklingspuljen til nye projekter. Det viser, at Udviklingspuljen er tilpasset de ressourcer, som er til stede i foreningslivet, og at de udviklingsområder, som puljen støtter, er relevante for foreninger, hvilket 55 ud af 68 foreninger også er enige i. Dog har flere foreninger tilkendegivet en utilfredshed med, at Udviklingspuljen ikke støtter forplejning og transport i et projekt. Har I søgt og fået tildelt midler fra Udviklingspuljen? , i perioden , før ,6% 6,3% 77,4% 9,2% Samme måling i % 7% 88% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 30

31 Var I tilfredse med rådgivningen, før I ansøgte om tilskud? Meget tilfredse Tilfredse 36,2% 43,5% Hverken/eller Utilfredse Meget 11,6% 2,9% 5,8% Samme måling i 2011 Meget tilfredse Tilfredse Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse 0% 0% 12% 19% 27% 42% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Var I tilfredse med rådgivningen under projektperioden? Meget tilfredse Tilfredse 30,4% 36,2% Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse Vi modtog ingen rådgivning under projektperioden 11,6% 8,7% 13,0% 31

32 Var I tilfredse med rådgivningen i forbindelse med evalueringen af jeres projekt? Meget tilfredse Tilfredse 30,4% 29,0% Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse Vores projekt er endnu ikke 10,1% 2,9% 14,5% 13,0% Er de områder, Udviklingspuljen støtter, relevante? ,9% 4,4% 14,7% Kunne I være interesseret i at søge Udviklingspuljen igen til et andet projekt i jeres forening? ,6% 1,5% 2,9% 32

33 AFTENSKOLER 10 Måling og resultater for aftenskoler 10.1 Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning Den overordnede tilfredshed med Folkeoplysning er høj. Kategorierne Meget tilfreds og Tilfreds giver sammenlagt en tilfredshedsprocent på 83 %. Hvor tilfredse er I alt i alt med den service Folkeoplysning yder? Meget tilfreds 35,0% Tilfreds 58,3% Hverken/eller Utilfreds Meget utilfreds 5,0% 1,7% 10.2 Overordnet tilfredshed med Folkeoplysning i 2011 Meget tilfreds Tilfreds 45% 43% Hverken/eller 10% Utilfreds Meget utilfreds 0% 0% 2% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 33

34 11 Rådgivning Overordnet set er aftenskolerne tilfredse med den rådgivning, de modtager. Fordelingen mellem tilfredse og meget tilfredse har dog flyttet sig, så andelen af tilfredse i den seneste undersøgelse er større end andelen af meget tilfredse. Besvarelserne viser, at flertallet af aftenskoler henvender sig til forvaltningen for at få rådgivning. Henvendelserne sker primært telefonisk efterfulgt af henvendelser på mail. Andelen af personlige møder er faldet siden 2011, hvilket stemmer overens med forvaltningens overordnede strategi om, at administrationen skal forenkles. DoCas er den hyppigste årsag til en henvendelse, men også tilskudsregler, ansøgning og regnskab afføder henvendelser. Tendensen er på dette punkt den samme som i Har I henvendt jer til Folkeoplysning for at få rådgivning? ,7% 25,0% 3,3% Samme måling i % 84% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Hvad søgte I rådgivning om? Tilskudsansøgning Tilskudsregler Regnskabsaflæggelse 44,2% 46,5% 44,2% DoCAS Udviklings- og aktivitetspuljen Lokaler Andet 14,0% 14,0% 23,3% 69,8% 34

35 Samme måling i 2011 Drift af jeres aftenskole DoCAS Udviklingspuljen Andet 8% 8% 29% 55% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Hvor tilfredse var I med rådgivningen? Meget tilfredse Tilfredse 44,2% 51,2% Hverken/eller Utilfredse Meget Uddyb 2,3% 2,3% Samme måling for 2011 Meget tilfreds Tilfreds Hverken/eller Utilfreds Meget utilfreds 12% 0% 0% 2% 35% 51% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Hvordan blev jeres aftenskole rådgivet? Via telefon 90,7% Via mail 69,8% Via personligt 41,9% 35

36 Samme måling i 2011 Telefonisk 74% Via Via personligt møde med 46% 46% Andet 7% 0% 20% 40% 60% 80% 36

37 12 DoCAS DoCAS er et administrationssystem for aftenskoler og skal som minimum bruges til at besvare forespørgsler fra Folkeoplysning om f.eks. tilskudsregnskab, omfordeling og ansøgninger. Der er sket en lille stigning i andelen af aftenskoler, som anvender DoCAS til aftenskoleadministration. En forklaring kan være, at forvaltningen opfordrer nye aftenskoler, som ikke allerede er medlem af et landsforbund med dertil hørende administrationssystem, til at anvende DoCAS til den samlede kursusadministration. Der er primært tre årsager til, at aftenskolerne ikke anvender DoCAS: (1) at de enten allerede har et administrationssystem stillet til rådighed af det landsforbund, de er medlem af, (2) at de har holdt fast i de administrative arbejdsgange, de har været vant til, eller (3) at de oplever, at DoCAS er for svært at bruge. I brugerundersøgelsen fra 2011 efterlyste aftenskolerne kurser af kortere varighed i DoCAS og workshops for skoler, som kun bruger programmet til at besvare forespørgsler. Forvaltningen har i den mellemliggende udbudt begge dele. En stor del af aftenskolerne har kontaktet forvaltningen for hjælp til DoCAS, og der er meget stor tilfredshed med forvaltningens hjælp. Besvarelserne viser, at der er en tendens til to modsatrettede oplevelser af DoCAS. Mange udtrykker tilfredshed med systemet, fordi det er enkelt, overskueligt og har de nødvendige funktioner, men en lige så stor gruppe oplever det som svært og ufleksibelt at manøvrere i. Forvaltningen vil fortsat arbejde for at udbrede brugen af DoCAS, da det kan lette administrationen for de aftenskoler, som ikke allerede benytter et administrationssystem. Hvad bruger I DoCAS til? Kursusadministration OG besvarelse af af Udelukkende til at besvare forespørgsler(tilskudsregnsk 47,5% 50,8% 1,6% Samme måling i 2011 Kursusadministration OG besvarelse af Udelukkende til at besvare forespørgsler 45% 53% 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 37

38 Har jeres aftenskole kontaktet Folkeoplysning for at få hjælp til DoCAS? ,0% 15,0% Samme måling i % 3% 88% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Hvor tilfredse var I med rådgivningen? Meget tilfredse 41,7% Tilfredse 52,1% Hverken/eller Utilfredse Meget 2,1% 4,2% Samme måling i 2011 Meget tilfredse Tilfredse Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse 8% 4% 0% 0% 39% 49% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 38

39 13 Tilskudsansøgning og regnskabsaflæggelse Forvaltningen benytter DoCAS til udsendelsen af tilskudstilsagn. Helt overvejende oplever aftenskolerne, at tilsynstilsagnet er let at forstå, og kun en mindre del har efterfølgende haft brug for at kontakte forvaltningen for en forklaring. Det fremgår af besvarelserne, at spørgsmålene i den sammenhæng typisk har handlet om udregning af PEA-tilskud og forklaring af tilskudsbrøkerne. Langt hovedparten af aftenskolerne føler sig tilstrækkeligt informeret om regnskabsaflæggelsen. I forlængelse af folkeoplysningspolitikkens målsætninger, er det et resultat, som peger i den rigtige retning, nemlig at forvaltningen skal sikre en god kommunikation, som letter aftenskolernes administrative byrde. Hvor let var det at forstå tilskudstilsagnet på jeres ansøgning? 5,0% 1 15,0% 2 25,0% 3 35,0% 4 Meget let Let 33,3% 36,7% Hverken/elle r 21,7% Svært Meget svært 5,0% 3,3% Har I kontaktet Folkeoplysning for at få uddybet svaret på jeres ansøgning om tilskud? ,7% 76,7% 6,7% Samme måling i % 5% 84% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 39

40 Synes I, at Folkeoplysning informerer tilstrækkeligt om, hvordan I skal aflægge regnskab for det tildelte tilskud? I høj grad 55,0% I nogen grad 35,0% Hverken/ell I mindre grad Slet ikke 5,0% 3,3% 1,7% 40

41 14 Udviklingspuljen 55 % af de deltagende aftenskoler kender Udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler, og knap 12 % har søgt og fået tilskud fra den. Besvarelserne viser, at områderne, puljen støtter, er relevante, og der er også stor tilfredshed med rådgivning i forbindelse med både ansøgning og projektgennemførelse. Når puljen alligevel har begrænset udbredelse er, skyldes det ifølge besvarelserne forskellige barrierer. Først og fremmest er der flere aftenskoler, som angiver, at deres kendskab ikke er stort nok. Derudover svarer andre, at de ressourcemæssigt er for pressede til at kunne gennemføre udviklingsprojekter. Endelig nævnes også egenfinansieringen som en barriere. Folkeoplysningsudvalget har med den seneste revision af folkeoplysningspolitikken opstillet en målsætning om, at mindst 50 % af de folkeoplysende foreninger skal kende til udviklingspuljerne. Det mål er allerede på nuværende tidspunkt indfriet for aftenskolernes vedkommende, men det står samtidig klart, at aftenskolernes kendskab til puljen er begrænset. Med revisionen af folkeoplysningspolitikken i 2013, er der lagt stor vægt på udvikling af området, blandt andet gennem udvikling af partnerskaber. Det vil derfor være et naturligt indsatsområde for forvaltningen at sikre en øget formidling omkring puljen. Har I inden for de seneste to år søgt Udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler? ,7% 83,3% 5,0% Samme måling i % 7% 81% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 41

42 Kunne I tænke jer at søge den? ,7% Måske 43,3% 1 Samme måling i 2011 Måske 17% 19% 28% 36% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Hvor tilfredse var I med rådgivningen i forbindelse med ansøgningen til Udviklingspuljen? Meget tilfredse 42,9% Tilfredse 57,1% Overvejende Utilfredse Meget utilfredse Samme måling i 2011 Meget tilfredse Tilfredse Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse 10% 3% 7% 0% 0% 79% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 42

43 Hvor tilfredse var I med rådgivningen under projektperioden? Meget tilfredse Tilfredse 42,9% 42,9% Hverken/eller Utilfredse Meget utilfredse Vi modtog ingen rådgivning under 14,3% Synes I, at de områder, Udviklingspuljen støtter, er relevante? Kunne I være interesseret i at søge Udviklingspuljen igen til et andet projekt i jeres aftenskole? ,3% 18,3% 43,3% 43