Opgavebeskrivelser for FDB s medlemsorganisation

Transkript

1 Opgavebeskrivelser for FDB s medlemsorganisation Disse opgavebeskrivelser fastlægger regler for de opgaver, butiksråd, landsråd og bestyrelse skal varetage. Opgavebeskrivelserne omtaler en række præcise og konkrete opgaver, men er ikke udtømmende, ligesom der ikke kan tages højde for enhver situation og alle detaljer. Når opgavebeskrivelserne nævner forpligtelser, som påhviler Coop Danmark eller enkelte medarbejdere i Coop Danmark, er det forudsat, at der er indgået en aftale herom mellem FDB og Coop Danmark. Eventuelle ændringer i opgavebeskrivelserne skal vedtages af landsrådet, jf. vedtægternes 14, stk. 1. Butiksråd (Vedtægternes 10 12) Butiksrådet består af mindst 3 medlemsvalgte og 1 eller 2 medarbejderrepræsentanter. Årsmødet beslutter antallet af medlemsvalgte i butiksrådet, mens medarbejderne i en butik afgør, om de ønsker sig repræsenteret med 1 eller 2 repræsentanter i butiksrådet. Butiksrådet er medlemmernes lokale repræsentanter og har til opgave at varetage medlemmernes og medlemsbutikkens interesser. Medlemmer af butiksrådet har tavshedspligt med hensyn til, hvad de gennem deres arbejde i butiksrådet erfarer om personlige og forretningsmæssige forhold. Reglerne for valg til butiksrådet findes i vedtægterne og valgregulativet. Ansvar og opgaver Et butiksråd konstituerer sig selv med formand, næstformand og sekretær. Butiksrådet vedtager sin egen forretningsorden. Butiksrådet skal afholde et årsmøde i perioden 1. marts 30. april. Butiksrådet forestår forberedelse, indkaldelse, afvikling og evaluering af årsmødet samt registrerer eller indberetter ændringer i butiksrådets sammensætning. Årsmødets dagsorden skal omfatte følgende punkter: 1. Valg af ordstyrer. 2. Beretning om FDB s og butiksrådets aktiviteter, jf. den årlige handlingsplan. 3. Beretning om butikkens drift. 4. Indkomne forslag. 5. Valg af medlemmer og eventuelle suppleanter til butiksrådet. 6. Opstilling af kandidater til landsrådet. (Dette er ikke et obligatorisk dagsordenspunkt). 7. Eventuelt. FDB s opgavebeskrivelser, side 1/8

2 Butiksrådet skal hvert år i september måned afgive medlemsbutikkens stemmer ved valg til landsrådet. Butiksrådet vedtager efter indstilling fra butikschefen og formanden en handlingsplan for butikkens medlemsaktiviteter. Aktiviteterne tilrettelægges med udgangspunkt i FDB s og Coop Danmarks fælles forbrugerpolitiske handlingsplan for det kommende år. Medlemsaktiviteterne i handlingsplanen udføres som udgangspunkt af butikspersonalet i samarbejde med butiksrådet og andre interesserede medlemmer. Butiksrådet drøfter efter oplæg fra butikschefen butikkens strategiske udfordringer og orienteres i fortrolighed på butiksrådsmøderne om nøgletal fra butikkens driftsregnskab. Butiksrådet drøfter efter oplæg fra butikschefen butikkens kundetilfredshedsmålinger herunder, hvorvidt der er behov for nedsættelse af for eksempel et forældrepanel, ældrepanel eller tilsvarende. Butiksrådet drøfter i dialog med kæden en profil for butikschefen. Ansvaret for at ansætte ny butikschef er alene Coop Danmarks. Butiksrådet kan arbejde for at etablere et butiksråd, som er fælles for flere medlemsbutikker. Et sådant fælles butiksråd kan etableres ved, at årsmøder for de pågældende medlemsbutikker holdes på samme tid og sted, idet der foreslås etablering af et fælles butiksråd. Hvis der på de enkelte årsmøder er flertal for at etablere det fælles butiksråd, afholdes i umiddelbar forlængelse af vedtagelsen et samlet årsmøde for medlemsbutikkerne, hvor det fælles butiksråd vælges. Butiksrådet har mulighed for at etablere netværk med andre butikker efter behov - også med butikker, der ligger uden for nærområdet/valgdistriktet. Til orientering kan det oplyses, at en brugsforeningsbestyrelse - udover sine opgaver og forpligtelser som bestyrelse - har samme opgaver og forpligtelser som et butiksråd i relation til foreningsaktiviteterne med udgangspunkt i den forbrugerpolitiske handlingsplan. Butikschefens opgaver Butikschefens opgaver omfatter følgende: 1) Butikschefen sørger for, at opslag med indkaldelse til ordinære og ekstraordinære årsmøder bliver hængt op i butikken samt eventuel anden annoncering af årsmødet. 2) Hvis der ikke kan vælges et butiksråd, er butikschefen forpligtet til at afholde nyt valg senest et år efter det valg, hvor det ikke lykkedes at få valgt et butiksråd. 3) Butikschefen sørger for, at butiksrådets sammensætning fremgår af et opslag i butikken. 4) Butikschefen skal deltage i butiksrådets møder og ved årsmøder. Butikschefen har sammen med formanden ansvaret for, at der udarbejdes en handlingsplan for butikkens medlemsaktiviteter, som forelægges til vedtagelse i butiksrådet. Butikschefen tager initiativ til en drøftelse med formanden om handlingsplanens udarbejdelse og indhold. FDB s opgavebeskrivelser, side 2/8

3 Medlemsaktiviteterne i handlingsplanen tilrettelægges ud fra FDB s og Coop Danmarks fælles forbrugerpolitiske handlingsplan for det kommende år. Butikschefen præsenterer på butiksrådsmøder nøgletal fra butikkens driftsregnskab for butiksrådet og laver oplæg om butikkens strategiske udfordringer. Nøgletalsrapporter leveres fra Coop Danmark. Butikschefen præsenterer resultatet af butikkens kundetilfredshedsmålinger for butiksrådet, og sørger for at disse evalueres med input fra butiksrådet. Er et butiksråd fælles for flere medlemsbutikker, afgør de pågældende medlemsbutikkers butikschefer blandt sig, hvem af disse, der er ankerperson i forhold til butiksrådet. Øvrige butikschefer deltager i butiksrådets møder, ved årsmøder og i øvrigt efter behov. Kædens opgaver Kædedirektøren er med reference til direktionen for Coop Danmark ansvarlig for den forretningsmæssige del af samarbejdet med butiksrådene. Kædedirektøren er ansvarlig for, at butikscheferne får uddannelse i at kunne opfylde deres forpligtelser i forhold til samarbejdet med butiksrådet, herunder i arbejdet med at gennemføre medlemsaktiviteterne som fastlagt i den årlige handlingsplan. Kædedirektøren er ansvarlig for, at butikschefen og butiksrådene løbende får den forretningsmæssige information, der er nødvendig for, at de kan varetage deres opgaver som beskrevet i FDB's vedtægter og opgavebeskrivelser. Kædeledelsen skal i samarbejde med FDB's direktion behandle forhold af væsentlig eller principiel karakter, hvor der er opstået uenighed mellem butiksråd og butikschef. I forhold til butiksrådene har kædeledelsen ansvar for følgende specifikke opgaver: 1) Drøfte en profil for butikschefen under hensyn til, at ansvaret for at ansætte ny butikschef alene er Coop Danmarks. 2) Holde et introduktionsmøde mellem en nyansat butikschef og butiksrådet snarest efter ansættelsen og senest en uge efter tiltrædelsen. 3) Orientere butiksrådet ved formanden omgående, hvis butikschefen forflyttes, afskediges eller selv siger op. 4) Tage en drøftelse med butiksrådet og forelægge relevante analyser, budgetter eller tilsvarende i tilfælde af ønske fra kædens side om væsentlige forandringer i butikkens virksomhed, eksempelvis større ombygninger, flytning af butikken, ændring af kædetilhørsforhold eller lukning. Drøftelsen skal ske under hensyn til, at ansvaret for forandringer i butikkens virksomhed alene er Coop Danmarks. FDB s opgavebeskrivelser, side 3/8

4 Økonomiske vilkår for butiksrådets arbejde Butiksrådsmøder For hvert butiksrådsmedlem stilles der et rammebeløb på p.t. 50 kr. til rådighed pr. butiksrådsmøde til dækning af udgifter for mødernes afholdelse. Budgettet for rammebeløbet til afholdelse af butiksrådsmøder indgår som en del af butikkens øvrige budget og følger de almindelige budgetprocedurer. Årsmøder De ordinære udgifter i forbindelse med årsmødet til annoncer, lokaleleje samt til et mindre traktement eller en gavepakke af tilsvarende værdi budgetteres særskilt. Eventuelle oplysende eller underholdende indslag i forbindelse med årsmødet skal dækkes af butiksrådets aktivitetsbeløb, jf. nedenfor. Aktivitetsbeløb For hvert kalenderår udregnes et aktivitetsbeløb, som butiksrådet kan disponere over til medlemsaktiviteter. Aktivitetsbeløbet er for hver medlemsbutik i Coop Danmark 0,15 promille af butikkens omsætning inkl. moms. Aktivitetsbeløbet vil dog minimum være på kr. og kan maksimalt beløbe sig til kr. Ubrugte beløb kan overføres til efterfølgende år, men det samlede beløb må aldrig overstige de seneste 2 års aktivitetsbeløb. På tidspunktet for butikkens budgetlægning indarbejdes aktivitetsbeløbet som ramme for det forenings- og forbrugermæssige arbejde i butikken. Butiksrådet udarbejder under ledelse af butikschefen og formanden en handlingsplan for det kommende års medlemsaktiviteter. Aktiviteterne tilrettelægges ud fra FDB's og Coop Danmarks fælles forbrugerpolitiske handlingsplan for det kommende år. Der udarbejdes i den forbindelse et budget for de enkelte aktiviteter inden for det aktivitetsbeløb, der er afsat. Det endelige beløb meddeles den pågældende kæde senest med udgangen af december og indarbejdes i butikkens budget. Udgifter til lokale og regionale netværksaktiviteter med andre butiksråd og brugsforeningsbestyrelser samt andre lokale foreninger budgetteres og afholdes gennem butiksrådets aktivitetsbeløb. Udgifter til eventuelt abonnement på relevante blade til butiksrådet afholdes endvidere af aktivitetsbeløbet. Kædeledelsen kan godkende forøgelse af aktivitetsbeløbet i forbindelse med en ekstraordinær aktivitet, hvis butiksråd og butikschef i fællesskab søger om dette i forbindelse med, at butikkens forretningsmæssige budget udarbejdes. Butiksrådet kan endvidere søge om tilskud til aktiviteter fra FDB's centrale aktivitetspulje. FDB s opgavebeskrivelser, side 4/8

5 Dispositionsbeløb Såfremt hver kæde ikke giver alle medlemsvalgte i butikkerne under kæden en årlig gave, svarende til hvad kæden giver butiksmedarbejderne, stilles et årligt dispositionsbeløb til rådighed pr. butiksrådsmedlem til køb af vareprøver i butikken for en samlet værdi i udsalgspriser på maksimalt 500 kr. Det enkelte butiksråd kan selv træffe beslutning om anden anvendelse af beløbet. Der skal altid foreligge originale bilag for anvendelsen. Beløbene må ikke udbetales kontant til de enkelte butiksrådsmedlemmer. Dispositionsbeløbet følger den vedtægtsmæssige valgperiode. Medarbejderrepræsentanter er ligestillet med de øvrige butiksrådsmedlemmer, og der ydes ikke overtidsbetaling. Telefontilskud Til butiksrådets formænd yder FDB et årligt telefontilskud på 700 kr., medmindre de er medlem af FDB's bestyrelse eller landsråd, idet de i den forbindelse modtager telefontilskud. Telefontilskuddet er A-indkomst og anvises årligt ultimo juni måned. Formænd for butiksråd, der omfatter flere butikker, skal kun have udbetalt ét telefontilskud. Øvrige udlæg Øvrige udlæg i forbindelse med møder, seminarer og kurser i FDB, herunder rejseudgifter, kan dækkes i henhold til de af landsrådet fastsatte regler for vederlag og udgiftsrefusioner i FDB's medlemsorganisation. Dog kan udgifter til eventuel porto udbetales af butikken og debiteres dens regnskab. Kontering Udgifter i forbindelse med butiksrådsmøder debiteres butikkens regnskab på konto Udgifter i forbindelse med årsmøder debiteres butikkens regnskab på konto Udgifter i henhold til aktivitetsbeløb debiteres butikkens regnskab på konto Dispositionsbeløbet debiteres butikkens regnskab på konto Alle foreningsomkostninger attesteres af formanden sammen med butikschefen. FDB s opgavebeskrivelser, side 5/8

6 Bestyrelsen (Vedtægternes 13) Bestyrelsen består af 10 medlemmer: a) Formanden. b) 8 medlemmer. c) 1 medarbejderrepræsentant. Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af FDB. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af FDB s virksomhed. Direktionen varetager den daglige ledelse af FDB og skal derved følge de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Reglerne for valg til bestyrelsen og beslutningsdygtighed findes i vedtægterne og valgregulativet. Ansvar og opgaver Bestyrelsen vedtager sin egen forretningsorden. Bestyrelsen skal tage stilling til, om FDB s kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til driften. Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter FDB s forhold tilfredsstillende måde. Bestyrelsen ansætter FDB s administrerende direktør og ansætter eller afskediger eventuelle øvrige medlemmer af FDB s direktion efter indstilling fra FDB s administrerende direktør. Bestyrelsen varetager sammen med direktionen den overordnede ledelse af foreningen ud fra såvel brugsforeningernes som de personlige og institutionelle medlemmers interesser. Direktionen sørger for, at FDB s bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde. Bestyrelsens ansvar og opgaver omfatter blandt andet efter indstilling fra direktionen at: Beslutte strategi og handlingsplan for FDB. Beslutte væsentlige ændringer i medlemsfordelsordningen. Godkende FDB s drifts- og investeringsbudget forud for hvert regnskabsår, herunder afsætte et rammebeløb til rådighed for landsdækkende aktiviteter og initiativer. Tage beslutning om køb, salg og pantsætning af fast ejendom, udvidelse af faste anlæg, optagelse af lån, køb af ny virksomhed, salg eller lukning af eksisterende virksomhed samt større enkeltinvesteringer. Aflægge årsregnskab over for landsrådet. Vælge datterselskabernes bestyrelser og vedtage et ledelsesmandat for hvert enkelt datterselskab i samarbejde med datterselskabets bestyrelse og direktion. Beslutte rammer for honorering af bestyrelserne i FDB s datterselskaber. Tage beslutning om ophør af medlemskab for brugsforeninger, som efter påkrav ikke lever op til deres forpligtelser. Tage beslutning i forhold til valgbarhed og eksklusion af medlemmer. FDB s opgavebeskrivelser, side 6/8

7 Bestyrelsens mødestruktur og indhold Bestyrelsen mødes mindst 1 gang i kvartalet. Bestyrelsens formand er ansvarlig for skriftlig indkaldelse til møderne og udarbejdelse af en dagsorden. Der skal udarbejdes referater fra alle møder, og disse skal underskrives af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Landsrådet (Vedtægternes 14) Landsrådet består af 124 medlemmer: a) 100 medlemmer valgt i 10 valgdistrikter, som er identiske med storkredsene ved valg til Folketinget. b) 10 medlemmer, som repræsenterer medarbejderne i FDB, Coop Danmark og brugsforeningerne. c) 2 medlemmer valgt af den grønlandske brugsforening, Kalaallit Nunaanni Brugseni. d) 2 medlemmer valgt af den færøske brugsforening, Føroya Keypssamtøka. e) Bestyrelsens 10 medlemmer. En medarbejder i FDB, som er tilforordnet i bestyrelsen uden stemmeret, kan deltage i landsrådets møder uden stemmeret. Landsrådets medlemmer har tavshedspligt i forhold til fortrolige oplysninger, materiale mv., som de kommer i besiddelse af. Reglerne for valg til landsrådet findes i vedtægterne og valgregulativet. Ansvar og opgaver Landsrådet vedtager sin egen forretningsorden. Landsrådet er FDB s øverste myndighed. Landsrådet vedtager FDB s vedtægter, opgavebeskrivelser og valgregulativ og tager stilling til alle øvrige forhold, som ikke henhører under de øvrige foreningsorganer. Landsrådets ansvar og opgaver omfatter blandt andet følgende: Vælge en formand og et forretningsudvalg. Vælge bestyrelsen, herunder bestyrelsesformanden. Behandle indkomne forslag fra landsrådsmedlemmer, butiksråd, brugsforeningsbestyrelser samt FDB s bestyrelse. Vedtage ændringer af vedtægter, valgregulativer, opgavebeskrivelser. Fastsætte regler for vederlag og udgiftsrefusioner i FDB's medlemsorganisation. Modtage orientering om FDB s strategi, handlingsplaner, herunder den fælles forbrugerpolitiske handlingsplan, samt budgettet for FDB. Fungere som ankeinstans i sager om valgbarhed og eksklusion af medlemmer. Fastsætte indmeldelsesgebyrets størrelse. Godkende FDB s årsregnskab og disponering af resultat. Vælge FDB s revisor. Modtage orientering om datterselskabernes regnskaber. FDB s opgavebeskrivelser, side 7/8

8 Landsrådets mødestruktur og indhold Landsrådets formand varetager landsrådsmødernes ledelse og sammensætter mødernes dagsorden ud fra den af landsrådets vedtagne forretningsorden. Landsrådets forretningsorden fastlægger størrelse af landsrådets forretningsudvalg. Landsrådets 2 årlige møder holdes med et møde i første halvår og et møde i andet halvår. Landsrådets møde i første halvår forholder sig til beretningen for det forgangne år, herunder godkendelse af FDB's årsregnskab. På dette møde afholdes valg til bestyrelsen. Landsrådets møde i andet halvår forholder sig til FDB s og FDB s datterselskabers handlingsplaner for det kommende år. Vedtægtsmæssige møder Et valgdistrikts landsrådsmedlemmer afholder med støtte fra FDB's administration 2 årlige inspirations- og erfaringsudvekslingsmøder for valgdistriktets landsrådsmedlemmer og øvrige medlemsvalgte, butikschefer og medarbejderrepræsentanter. Møderne er som udgangspunkt åbne for alle medlemmer. Der kan desuden indbydes medlemmer fra FDB's bestyrelse og/eller andre oplægsholdere. FDB s administration deltager og assisterer med det praktiske i forbindelse med mødernes afvikling. Øvrige møder De valgte landsrådsmedlemmer i hvert valgdistrikt samt eventuelt valgte bestyrelsesmedlemmer i distriktet har til opgave at sikre og vedligeholde kommunikationen mellem butikkerne i og omkring distriktet og drøftelse af fælles medlemsaktiviteter og andre relevante emner. FDB s administration bidrager i muligt omfang med mødeoplæg og materiale. De i distriktet valgte landsrådsmedlemmer skal af deres midte vælge højst 3 kontaktpersoner for et år ad gangen til varetagelse af de nævnte opgaver. Der stilles de nødvendige midler til rådighed til arbejdet. Der kan søges midler fra FDB's centrale aktivitetspulje til lokale aktiviteter. Vedtaget på FDB s kongres den 14. juni Revideret på FDB s landsrådsmøde den 24. oktober FDB s opgavebeskrivelser, side 8/8