Spørgsmål og svar til annonce IT-løsning til digital mødeforberedelse til KL

Transkript

1 Spørgsmål og svar til annonce IT-løsning til digital mødeforberedelse til KL Spørgsmål fra leverandør X publiceret den 18. februar 2014 Være en stand-alone løsning, der kan lave automatisk import af dagsordener fra XML-format med tilhørende filer, og løsningen skal kunne fungere sammen med KL s ESDH system. Spørgsmål til krav: 1. Er det hele dagsordener med dokumenter der skal importeres fra XML-formatet eller er det dagsordenpunkter (og dokumenter) eller både og? 2. Kan der udleveres et eksemplar af det XML-format og tilhørende filer der skal anvendes? Ad 1) Som udgangspunkt har vi forestillet os, at det er dagsordenspunkter med tilhørende bilag (pdf dokumenter), som skal præsenteres for politikerne, da vi forestiller os, at det vil være det mest brugervenlige i forbindelse med mødeforberedelse. Har den tilbudte løsningen anden løsning, som er brugervenlig, er vi lydhøre over for dette. Ad 2) Vores leverandører kan levere et "publiceringsmodul" som eksporterer data fra GetOrganized til xml + fil format. Integrationsmodulet tænkes derfor anvendt med eventuelle tilretninger, til den løsning, KL vælger. P.t. forefindes integrationsmodulet tilrettet en specifik løsning, hvorfor vi ikke finder det hensigtsmæssigt at udlevere et eksemplar. 3. Hvad menes med "skal kunne fungere sammen med KL's ESDH system"? Hvilke funktionaliteter, udover at kunne importere XML-formatet og tilhørende filer, skal understøttes? Ad 3) Nye dagsordener samt opdateringer og rettelser bliver oprettet i KLs ESDH system. Det digitale mødeforberedelsessystem skal kunne modtage og oprette disse dagsordner og eventuelle dagsordensopdateringer så smidigt som muligt. Mht. funktionaliteter, der skal understøttes, skal mødestrukturen fra

2 ESDH systemet kunne afspejles i løsningen, dvs. hvert møde skal kunne tilknyttes en udvalgstype, som afspejler udvalgsstrukturen for det aktuelle udvalg. Et udvalgs struktur kan eksempelvis være: 1. Godkendelse af referat 2. Orienteringssager 3. Temadrøftelser 4. Lukkede punkter 5. Behandlingssager 6. Evt. Det digitale mødeforberedelsessystem skal ligeledes kunne understøtte en opdeling af dagsordenpunkter og bilag i åbne og lukkede punkter. Det vil sige, at der til møderne vil være punkter og bilag, der er tilgængelige for alle mødedeltagere samt punkter og bilag, der kun skal være tilgængelige for enkelte af mødedeltagerne. Mødedeltagerne skal kunne skrive notater og kommentarer direkte ind i dagsordener og bilag. Disse skal kunne deles elektronisk via løsningen med de øvrige mødedeltagere, så snart de er skrevet.

3 Spørgsmål til krav: 1. Er det et krav at noter kan skrives direkte på de digitale dokumenter (som annotationer?) - eller er det ok (eller ønskeligt) at noter opsamles separat fra dokumentet (Som en slags tråd i et forum) Er dette også et krav på ipad og tablets? 2. Er det et krav at kommentarer kan skrives direkte på de digitale dokumenter (som annotationer?) - eller er det ok (eller ønskeligt) at kommentarer opsamles separat fra dokumentet (Som en slags tråd i et forum) Ad 1 og Ad 2) Formålet er, at mødedeltagerne kan skrive notater og kommentarer til punkterne på dagsorden og let og hurtigt danne sig et overblik i forbindelse med mødeforberedelse samt dele kommentarerne. Derfor skal det også være let at gennemskue, hvor notatet eller kommentaren hører til, men vi har ikke særskilte krav til, hvordan dette specifikt skal løses. Dette skal også være gældende på Ipads og tablets, da disse platforme også skal kunne anvendes i forbindelse med mødeforberedelse. Er dette også et krav på ipad og tablets? 3. Skal noter kunne føres tilbage til ESDH-systemet? Ad 3) Nej, det er ikke et krav. 4. Skal kommentarer kunne føres tilbage til ESDH-systemet? Ad 4) Nej, det er ikke et krav. Kunne anvendes fra ipad (som app), pc (som webløsning), tablet eller andre platforme. Spørgsmål til krav: 1. Når der står "kunne anvendes fra ipad", er det så korrekt antaget at det er selve "mødepakken" (agenda og tilhørende filer) der skal kunne bruges på ipad mv? Ad 1) Det skal for mødedeltageren være muligt at kunne forberede sig til møderne fra Ipad mv. Det vil sige, at mødedeltagerne skal kunne læse, skrive kommentarer og lignende fra Ipad mv. Det er dog ikke et krav, at publiceringen af selve dagsordenen eller anden administration, skal kunne foregå fra Ipads mv. Øvrige spørgsmål: - Skal alle have hver sin navngiven licens - eller kan der anvendes KL stiller ikke et krav til, hvorvidt det er flydende licenser eller samtidige

4 "flydende" licenser (samtidige brugere)? - I tilfældet af at en licens med samtidige brugere er ønskværdig / fordelagtig, kan KL så estimere hvor mange samtidige brugere der vil være behov for? brugere, dog er der ingen mødedeltagere eller dagsordensamlere, der må blive nægtet adgang på grund af dette.

5 Spørgsmål fra leverandør Y publiceret den 18. februar Er det muligt at en mail med det materiale som en politikker typisk får tilsendt. Formålet er at afteste om vi kan hente informationerne herfra. 2. Hvor langt er i med integrationerne og kan vi evt. kontakte dem, der laver disse? Ad 1) En politiker vil i dag typisk få tilsendt en samlet dagsorden i pdf format. Den samlede dagsorden genereres i GetOrganized, hvor de forskellige punkter (Word dokumenter fra forskellige sager) flettes ind i den samlede dagsorden, som også er et Word dokument. Tanken er dog, at det publiceringsmodul, vores leverandør kan levere, anvendes til publicering -selvfølgelig med eventuelle tilretninger. Publiceringsmodulet vil kunne eksportere data fra GetOrganized til xml + fil format, som I så samler op i jeres løsning. Hvis I på baggrund af dette svar, stadig er interesseret i at se, hvordan dagsorden er bygget op, kan vi godt vedhæfte et eksempel på vores dagsordenskabelon. Send i så fald en mail til Ad 2) Integrationerne eller publiceringsmodulet er allerede udviklet, dog tilrettet en specifik løsning. Alt efter hvilken løsning KL vælger, skal der i implementeringen laves nogle tilretninger i samarbejde med denne leverandør. Tilretningen af publiceringsmodulet vil vores leverandør stå for og er ikke en del af denne leverance. Kontakten til leverandøren vil blive etableret i forbindelse med implementering af den valgte løsning.