Gertrud Lindberg Tefre omdelte et bilag, hvoraf fakta fremgår. Bilaget sendes ud sammen med referatet.

Transkript

1 Møde den: 14. marts 2013 HR-huset, Jens Baggesensvej, Aarhus ASU-møde REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Maria Volf Lindhardt, Niels Damgaard Hansen, Birgit Rohde Roesen (i stedet for Louise Gade) Jens Winther Kristensen, Knud Holt Nielsen, Anders K. Moestrup, Søren Harbo Jensen, Søren Dam, Gitte Bak Ditlefsen, Jesper Kittelmann, Michael Nielsen og Claus Palle Afbud: Søren Trangbæk, Louise Gade og Helle Colding Seiersen 1. Godkendelse af dagsorden Dato: 08. april 2013 Ref: LIE Jens Winther Kristensen bad om en nærmere orientering om afskedigelse af to medarbejdere i AU HR. Side 1/9 Anders K. Moestrup ønskede en opdatering på flytteplanerne. De to spørgsmål blev tilføjet som punkt 12 og 13. I referat af ASU-mødet den 16. januar 2013 er Knud Holt Nielsen citeret for at have spurgt om der er overvejelser om at oprette en pulje af besparelser hentet på barselsvikariater, der ikke besættes. Der skulle rettelig have stået: Har man centralt tænkt sig at oprette en central pulje til at dække barselsvikariater, der pt. ikke dækkes som følge af lokale besparelser? Herefter blev dagsordenen godkendt. 2. Elever og det sociale kapitel I fortsættelse af ASU s tidligere drøftelse af det rummelige arbejdsmarked var leder af Kompetenceenheden under AU HR, Gertrud Lindberg Tefre, inviteret til dagens møde for at orientere om arbejdet med elever på AU. Gertrud Lindberg Tefre omdelte et bilag, hvoraf fakta fremgår. Bilaget sendes ud sammen med referatet. Kompetenceenheden har det overordnede ansvar for drift og udvikling på elevområdet. Siden 1. april 2012, hvor der i blev udpeget en elevkoordinator, er der blevet arbejdet målrettet med området. Elevkoordinator er bindeled mellem elever, elevan- AU HR Org.udv. og arb.miljø., Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks Roskilde Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 svarlige og erhvervsskolerne. Området er under løbende udvikling, og der er ved at være styr på procedurerne. Som eksempel på initiativer, der er gennemført eller er planlagt til gennemførelse, kan nævnes: Side 2/9 En årlig elevdag for elever og praktikanter Introdag for nye elever Kursus for elevansvarlige inkl. opfølgningsdag Netværksmøder for elevansvarlige ca. 4 gange årligt Der er overordnet set et dilemma ifm. uddannelse af elever: På den ene side er der et vist ressourcetræk forbundet med at have elever. Der skal laves uddannelsesplaner og rotationsplaner, ligesom den elevansvarlige skal bruge tid på det. Omvendt har AU en forpligtelse til at uddanne elever, og man kan heller ikke se bort fra, at det er en god arbejdskraft. Gertrud Lindberg Tefre bad herefter ASU om at drøfte følgende spørgsmål: Hvordan giver vi kollegialt og ledelsesmæssigt plads og mulighed for elever, herunder sikrer forståelse for vigtigheden af god oplæring og mulighed for fastholdelse? Hvordan gør vi kollegialt og ledelsesmæssigt administrationen på AU til et attraktivt elevsted fagligt og socialt? Knud Holt Nielsen udtrykte anerkendelse af, at AU ligger over kvoten på 73 elever. Han sagde videre, at i krisetider, hvor det private skruer ned og tager færre elever, kommer de unge til at mangle elevpladser. Han fandt, at i en tid med stor arbejdsløshed og mangel på elevpladser, kan AU hjælpe flere unge mennesker til at få en uddannelse ved at hæve barren endnu mere og tager flere elever ind. AU kunne eksempelvis ligge 7 over kvoten. Jørgen Jørgensen påpegede, at der er omkostninger forbundet med ansættelse af elever og, at ansættelse af flere elever kunne få betydning for antallet af fastansatte. I relation hertil foreslog Jesper Kittelmann, at man kunne reducere brugen af studentermedhjælpere. Niels Damgaard Hansen sagde, at selv om det langt fra er gratis at have elever, er det dygtige unge mennesker, vi får ind. På ST blev der for nogle år siden gjort en ekstra indsats for at tage flere elever ind. Området er nu sat i system, så der hele tiden er 4-5 elever, der rokerer rundt og får en god og bred uddannelse. Der var herefter en drøftelse af elever ctr. studentermedhjælpere, hvor synspunkterne bl.a. var, at elever er billigere end studentermedhjælpere; at det bør overvejes, om der i visse situationer kan ansættes elever i stedet for studentermedhjælpere; at AU ikke i alle tilfælde kan gøre brug af elever i stedet for studentermedhjælpere, bl.a. på grund

3 af uddannelsesforpligtelsen. Endelig var der en opfordring til ledelsen til at tage flere elever ind, end kvoten tilskriver. Side 3/9 Jørgen Jørgensen konkluderede, at ASU er positiv over for de tiltag, der er sket indtil videre på elevområdet samt, at han vil bringe ASU s opfordring til at tage flere elever ind videre til FALK-kredsen. Der gøres status om et år. 3. Psykisk APV Jørgen Jørgensen orienterede om, at APV-følgegruppen indtil videre har holdt to møder. Gruppen har gennemgået resultaterne af APV en med særligt fokus på administrationen og har valgt at koncentrere sig om tværgående problemstillinger. Af konkrete områder nævntes code of conduct samt håndtering af sager vedrørende mobning og chikane. Jens Winther Kristensen sagde supplerende, at flere medarbejdere har oplevet en ikke-kollegial behandling af tidligere kolleger. Han sagde videre, at et andet tværgående indsatsområde er en fælles både ledelsesmæssig og kollegial opmærksomhed på kolleger, som kan være i fare for at få stress, dvs. fokus på forebyggelse. Jens Winther Kristensen spurgte, i hvilket omfang AU HR kan stille med ressourcer ifm. udmøntning af APV-handlingsplaner. Birgit Roesen undersøger sagen. Jens Winther Kristensen anbefalede, at medarbejdere og ikke mindst de lokale samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter inddrages i det lokale APV-opfølgningsarbejde. Gitte Bak Ditlefsen fandt, at den udsendte proces- og kommunikationsplan indeholder meget lidt vedrørende den løbende kommunikation til medarbejderne. Hertil svarede Birgit Roesen, at der er lagt op til betydelig medarbejderinddragelse undervejs i processen, bl.a. på medarbejdermøder, hvor alle deltager. Processen i sig selv indeholder en del kommunikation, selv om det måske ikke er skrevet eksplicit i proces- og kommunikationsplanen. Jens Winther Kristensen sagde, at medarbejderne generelt er glade for deres arbejde og deres nærmeste leder. En del af de frustrationer, der kommer til udtryk i APV en, stammer efter hans opfattelse fra udfordringer i relation til forandringsprocessen. Der havde været meget information undervejs, men noget tyder på, at medarbejderne ikke har købt præmissen. Jens Winther Kristensen opfordrede ledelsen til højere grad af medarbejderinddragelse ifm. evt. større, fremtidige omorganiseringer og sagde i samme forbindelse, at organisationen nu har brug for arbejdsro. Jørgen Jørgensen sagde, at der ikke er planer om flere omorganiseringer i den størrelsesorden, som AU har været igennem. Åbenlyse uhensigtsmæssigheder skal rettes op, men fokus vil være på at konsolidere organisationen og vise resultater samt

4 opbygge kompetencer og samarbejdsrelationer. Der arbejdes med det i FALKkredsen, hvor der også er opmærksomhed på de udfordringer, der har vist sig i samspillet mellem administrationen og brugerne i de videnskabelige miljøer. Side 4/9 Knud Holt Nielsen opfordrede i forbindelse med evt. kommende organisatoriske justeringer ledelsen til at være opmærksom på de vanskeligheder, som medarbejderne giver udtryk for, når der skal kommunikeres og arbejdes på tværs af organisationen. Bl.a. er der flere steder uklarhed vedrørende beslutningskompetence, hvilket giver propper i systemet. Jørgen Jørgensen svarede, at der arbejdes på det, men at det er et langt sejt træk. En væsentlig pointe i den nye struktur er, at beslutninger skal træffes så tæt på brugerne som muligt, men de nye ledere skal have tid til at udfylde deres ledelsesmæssige råderum. Niels Damgaard Hansen var enig i, at der er problemer, når der skal arbejdes på tværs af organisationen men tilføjede, at det er blevet bedre og, at udviklingen går i den rigtige retning. Der er behov for at arbejde på relationerne mellem front-office og institutterne samt mellem front-office og back-office. En anden udfordring, som APV en efter Niels Damgaard Hansens opfattelse peger på er sammenhængen mellem vicedirektørområderne. Jens Winter Kristensen bad om, at ASU får tilsendt APV-udskrifter fra alle vicedirektørområder. Birgit Roesen ville undersøge, om det lader sig gøre. Claus Palle sagde, at APV en også peger på bekymring i forhold til AUs forskellige geografier. Uden for 8000 C er der noget, der tyder på, at troen på fremtiden ikke er stor, hvilket der efter hans opfattelse bør gøres noget ved. Niels Damgaard Hansen oplyste, at han har fået lavet særkørsler for administrationscenter ST, som er et af de områder, der har en spredt geografi. Der vil i løbet af den kommende tid blive lavet konkrete tiltag ift. administrationscentret. 4. Udpegning af 2 medlemmer til delprojektgruppe vedr. TAPkarriereveje Jørgen Jørgensen sagde, at der til delprojektgruppen vedrørende TAP-karriereveje under projektet Beskrivelse af transparente og tydelige karriereveje for medarbejdere ved AU iht. PID en mangler at blive udpeget to medlemmer, nemlig en medarbejder fra front-office, økonomi, og en medarbejder fra back-office, internationalisering. Jørgen Jørgensen havde forud for mødet modtaget to forslag fra AU Økonomi. Knud Holt Nielsen sagde, at medarbejderrepræsentanterne på deres formøde havde drøftet karrierevejsprojektet i relation til APV en. Et spørgsmål i den forbindelse

5 kunne være, når medarbejderne giver udtryk for, at de er glade for deres arbejde men samtidig giver udtryk for, at de ikke finder fremtidsudsigterne gode, skyldes det så usikkerhed om fremtiden, eller skyldes det, at medarbejderne har svært ved at se udviklingsmulighederne? Endvidere fandt han det påfaldende, at det i PID en fremstår som om VIP ere skal have et spændende og udviklende arbejde, mens TAP ere blot skal have et godt arbejdsliv. Han foreslog, at projektgruppen tager disse aspekter med i deres arbejde. Side 5/9 Jens Winther Kristensen sagde, at der ikke på formødet havde været forslag til medlemmer af projektgruppen. Jørgen Jørgensen konkluderede ift. udpegning af to medlemmer til projektgruppen, at han beder FALK-kredsen om at komme med yderligere forslag, hvorefter formandskabet træffer afgørelse. 5. Evaluering af mødekadence for 2013 Jørgen Jørgensen sagde, at spørgsmålet om evaluering af mødekadence havde været drøftet i formandskabet. Set i lyset af de erfaringer, der er gjort frem til nu, var der enighed om at anbefale, at ASU følger den mødeplan, der er lagt for 2013 samt at udvalgets arbejde evalueres i en koordineret proces i begyndelsen af Jens Winther Kristensen var enig med Jørgen Jørgensen og tilføjede, at det oprindelige ønske om en evaluering af mødekadencen udsprang af behovet for ikke at cementere en top-down-tankegang men tværtimod sikre, at kommunikation kan gå begge veje i systemet. På baggrund af de hidtidige erfaringer med ASU-arbejdet tilsluttede han sig, at evaluering udskydes til begyndelsen af Knud Holt Nielsen sagde, at det har vist sig, at behovene for møder er forskellige på de forskellige niveauer i SU-strukturen. Jørgen Jørgensen bemærkede hertil, at den nuværende struktur var blevet valgt af hensyn til HSU s mulighed for f.eks. at sende ting i høring. Det giver god mening, og kolliderer ikke med mulighederne for at holde de nødvendige møder på FSU/ASU-niveau og institut-/vicedirektørniveau. Jørgen Jørgensen konkluderede, at der var enighed i ASU om, at der foretages en generel evaluering af udvalgets arbejde samt mødekadence i begyndelsen af ASU-temadag på Koldkærgård hvad fik vi ud af det? Jørgen Jørgensen fandt, at der var sket en modning i udvalgets samarbejde, hvilket i sig selv kunne være et formål med et sådant arrangement.

6 Michael Nielsen syntes, at arrangementet havde givet indblik og forståelse både på a- og b-siden, hvilket overordnet set havde været positivt. Side 6/9 Jens Winther Kristensen vægtede det sociale højt og havde haft en positiv oplevelse af arrangement. 7. Akutjobs på AU Birgit Roesen fortalte, at AU skal opfylde en kvote på 56 akutjobs inden 1. juli Halvdelen af stillingerne skal besættes i administrationen den anden halvdel på hovedområderne. Hvor det giver mening, bliver alle ledige stillinger annonceret som akutjob. Primo marts er der i Administrationen blevet ansat 5 medarbejdere i akutjob. Herudover er der p.t. en række igangværende stillingsopslag. På hovedområderne er der ligeledes besat 5 akutjobs. Birgit Roesen sagde videre, at det nok bør vurderes, om der skal andre tiltag i gang mhp. at opfylde kvoten. Michael Nielsen sagde, at han var bekendt med, at der er nogle steder på universitetet bl.a. inden for bygningsdrift - konsekvent køres med overarbejde. Han fandt, at der her ligger en ressource gemt, som kunne omsættes til akutjobs. Han udbad sig i den forbindelse en oversigt over overarbejde o.lign. Jørgen Jørgensen fandt forslaget konstruktivt og anbefalede en lokal drøftelse på de vicedirektørområder, hvor den problemstilling er aktuel. Han gav samtidig udtryk for, at man fra ledelsens side er indstillet på at leve op til kvoten, men som udviklingen havde været ind til nu, var han i tvivl om, hvorvidt det lader sig gøre. Søren Dam påpegede, at AU Studieadministration for nylig har ansat omkring 20 studentermedhjælpere, han spurgte, om ikke nogle af disse arbejdsopgaver kunne have været puljet sammen til akutjobs. Maria Volf Lindhardt sagde, at hun havde undersøgt mulighederne for at etablere akutjobs i Studieadministrationen men, at der i de aktuelle studenterstillinger ikke havde været timer nok. Knud Holt Nielsen roste ledelsen for at tage opgaven omring akutjobs alvorligt og foreslog samtidig, at det fra AU HRs side bliver meldt ud i organisationen, at ansættelse af studentermedhjælpere ikke altid er den rigtige løsning set i forhold til opgaven omkring akutjobs.

7 8. Høring af MUS-koncept i FSU/ASU og LSU Side 7/9 Birgit Roesen orienterede om, at MUS-konceptet har været drøftet i de lokale samarbejdsudvalg. For ASU s vedkommende har formandskabet videresendt svarene til projektgruppen. De generelle bemærkninger har været, at man hilser selve MUS-konceptet velkommen, men der også forslag til ændringer. Projektgruppen arbejder nu videre med at indarbejde de bemærkninger, der er kommet således, at det færdige projekt kan rulles ud efter sommerferien. Anders Krag Moestrup sagde, at der fra medarbejderside er generel opbakning til et fælles system. Der nogle praktiske udfordringer i forhold til, hvorvidt det påhviler medarbejder eller leder at udarbejde aftaleskema, ligesom der er en bekymring ift. om det er et nyt system, som indebærer nye adgangskoder. Jørgen Jørgensen sagde, at alle høringssvar er gået videre til projektgruppen, og han udtrykte anerkendelse af det store engagement, der havde været i forbindelse med høringen. 9. Status på AU strategi Jørgen Jørgensen orienterede om, at AUs bestyrelse har vedtaget den nye 7-årige strategi. Indholdsmæssigt dækker den over en uddybning af den eksisterende strategi, indeholdende tre hovedpunkter: 1) Struktur herunder interdisciplinaritet baseret på dyb faglighed, 2) Internationalisering og 3) Uddannelse. Der forestår nu en implementeringsopgave, som der er ved at blive lavet en plan for. I forhold til Administrationen indeholder strategien nogle forudsætninger om, at der skal være den nødvendige administrative understøttelse, ligesom de eksisterende kapaciteter skal udvikles. Bestyrelsen forudsætter således, at der arbejdes med kompetenceudvikling også på det administrative område. 10. Orientering om prioritering af projekter Jørgen Jørgensen orienterede om, at den udsendte oversigt over Top 12-projekter er en del af porteføljestyringsprojektet, men her er der foretaget en yderligere konkretisering og prioritering ift. nogle projekter, som har det til fælles, at de skal itunderstøttes. Alle andre projekter vil stadig optræde på lister over porteføljestyring. Universitetsledelsen vil tage endelig stilling til implementering og prioritering på et møde den 2. april 2013.

8 Andre projekter er ikke glemt, men Top 12-projekterne er dem, som det lige nu er vigtigst at få truffet ledelsesmæssige beslutninger på. Side 8/9 11. Lønforhandlingsproces 2013 Birgit Roesen orienterede om, at lønforhandlingerne igangsættes umiddelbart efter Påske. Herefter bliver der en ansøgningsperiode, en forhandlingsperiode, hvorefter resultaterne meldes ud. Birgit Roesen udtrykte anerkendelse til de mange, som har været involveret i tilrettelæggelse af lønforhandlingsprocessen. Status lige nu er, at der fortsat arbejdes på at forbedre hjemmesiden, tidsplanen er lagt ud, og der vil blive lavet særlige rubrikker til hvert hovedområde, hvor lokale kriterier vil blive lagt. Nyheder vil løbende blive lagt på hjemmesiden. Der vil komme en hjemmeside for tillidsrepræsentanterne med oplysninger om løn samt en oversigt over tillidsrepræsentanter på de forskellige områder, hvilket forhåbentlig vil være med til at lette arbejdet ifm. lønforhandlingerne. Der er endvidere arbejdet med at forbedre de skemaer, som gav problemer i efteråret, ligesom der er lagt et stort arbejde i at forbedre løndata. Den 17. april 2013 vil tillidsrepræsentanterne blive inviteret til et seminar, som handler om den gode dialog, der skal være i en lønforhandlingsproces. På forespørgsel af Søren Harbo Jensen bekræftede Birgit Roesen, at ovenstående vil blive omtalt i Administrationens Nyhedsbrev. Ligeledes på forespørgsel af Søren Harbo Jensen bekræftede Jørgen Jørgensen, at der på AU Økonomis område er fundet en løsning på delegation af forhandlingskompetencen. 12. Afskedigelser i AU HR Jens Winther Kristensen ønskede en orientering i forlængelse af forlydender om, at der i AU HR skulle være blevet afskediget to medarbejdere som følge af økonomisk tilpasning. Birgit Roesen fortalte, at AU HR gennem det sidste halve år har forsøgt at tilpasse organisationen mhp. at leve op til de stillede økonomiske krav. Forskellige tiltag har været drøftet i LSU, hvilket har ført til at ledelsen i samarbejde med LSU har måttet konkludere, at afskedigelser var uundgåelige.

9 Jens Winther Kristensen fandt, at begrundelsen med økonomisk tilpasning stikker i øjnene, da ledelsen efter hans opfattelse på et tidligere tidspunkt har tilkendegivet, at besparelseskravet ikke ville medføre fyringer. Side 9/9 Jørgen Jørgensen svarede, at AU er underlagt besparelseskrav fra Finansministeriet. Der er fra ledelsens side givet udtryk for, at det ikke vil medføre større fyringsrunder, men det er ikke muligt at lave en jobgarantiordning. Det kan være nødvendigt med organisatoriske tilpasninger på de enkelte vicedirektørområder, som indebærer, at vi må sige farvel til nogle medarbejdere. Når det er nødvendigt, lægges der fra ledelsens side vægt på, at processen foregår med omtanke og dialog. Søren Harbo og Jesper Kittelmann var ligeledes af den opfattelse, at det fra ledelsens side var meldt ud, at der ikke vil ske afskedigelser som følge af besparelseskravet fra Finansministeriet. De var bekymrede for, om det kunne skabe uro blandt medarbejderne, når det rygtes, at der er foretaget to afskedigelser i AU HR. Jørgen Jørgensen svarede, at rationaliseringskrav må indfris, når tiden er moden. Han beklagede misforståelsen, hvis medarbejderrepræsentanterne havde fået den opfattelse, at besparelseskravet ikke kunne komme til at medføre afskedigelser. Det der var blevet lovet fra ledelsens side var, at der ikke ville komme massefyringer. 13. Flytteplaner Flere af medarbejderrepræsentanterne havde i forskellige sammenhænge hørt, at den planlagte flytterunde var blevet skrinlagt. Der blev efterlyst klare udmeldinger fra ledelsen omkring dette, da det er et emne, som medarbejderne er meget optaget af. Jørgen Jørgensen vil undersøge sagen nærmere, da han ikke var bekendt med, at de vedtagne flytteplaner skulle være blevet ændret. 14. Eventuelt Søren Dam sagde, at fordi det trækker ud med at få vedtaget personalepolitiske retningslinjer i HSU, er flere vicedirektørområder begyndt at formulere deres egne retningslinjer. Det er uhensigtsmæssigt, hvorfor han opfordrede til, at arbejdet med de personalepolitiske retningslinjer opprioriteres. Jørgen Jørgensen gav tilsagn om, at han vil skubbe til processen. Mødet sluttede kl