Ledelse af frivillige

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO Vin med hjerte Instruktør giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke overfor nærmeste familie

3 I dag Overordnet perspektiver på ledelse Introduktion til ledelsespyramiden Forventningsafstemning Motivation - hvad dræber og hvad fremmer motivation JTI - dig som person og leder 2. modul i november Organisatoriske opgave (hvervning, organisering) Kommunikative opgave (intern kommunikation, formål) Forholdet mellem ansatte og frivillige

4 Introduktion Hvem er du? 2-3 ord som beskriver dig. Funktion i organisationen Har du / I frivillige? Hvis ja: Lav en tegning som illustrerer hvordan din organisation ser ud Hvis nej: Tegn hvordan du ønsker den skal se ud Mine forventninger til jer: I spørger, hvis noget er uklart eller hvis I vil have noget uddybet I er aktive og deltagende Åbne og ærlige

5 Om frivillighed i DK Der er mange foreninger (ca ) Man er med i en periode Frivilligt arbejde som en forhandling eller win-win Man skal bruge tid på ledelse af frivillige - en god frivillighedskultur opstår ikke af sig selv Frivilligt arbejde som en del af min identitet og selvfortælling Frivillig er ikke ansatte der arbejder gratis - frivillighed kan give noget specielt Frivillighed er populært - man vil gerne engageres! Frivillige bærer store og vigtige opgaver

6 Forening - virksomhed Formålet - overskud eller værdier Demokrati eller en persons ret til at bestemme Sanktionsmekanismer - fyring Tid brugt i organisationen Hastigheden hvormed tingene foregår Kvalitet???

7 Udfordringer Nogle bud på de største udfordringer i forhold til ledelse af frivillige: Uklare forventninger til frivillige Toplederes travlhed - administrative opgaver tager tiden (manager kontra leder) For få ressourcer og økonomiske midler sættes af til frivillighedsudvikling Få frivillige ledere er uddannet i ledelse Tordenskjolds soldater - de få laver det meste Afrapportering - frivillige opfattes som ansatte af fx offentlige myndigheder

8 Når det fungerer Tydelig ledelse med fokus på inddragelse (faciliterende ledelse) Spændende opgaver til frivillige og mulighed for variation og karriere i organisationen Det er relativt let at få frivillige til at tage ansvar Risikovillighed og nye tiltag som opstår løbende Vækst i antallet af frivillige Rummelighed overfor frivillige som kommer og går Et fællesskab og sammenhold blandt frivillige vi løfter sammen Frivillige er ansvarlige for opgaveløsningen Ledere som vil noget - ambitioner / visioner

9 Ledelse tæt på - hvordan? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med kampagner, udsatte osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

10 Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen

11 Refleksioner om ledelse En leder skaber samling omkring beslutninger og angiver den fælles retning At lede andre - få taleret - kræver tillid til lederen Tillid er ofte noget, som man fortjener sig til. Fx ved at vise, at man er en god leder eller ved at andre fortælle det om en Man er ikke automatisk leder, fordi man har en lederposition (uformelle ledere)

12 Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, bestyrelsen, ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

13 Definition: (Faciliterende) ledelse: at motivere de frivillige til at fremme organisationens formål og værdier - gennem organisatorisk arbejde, gennem kommunikation og i det sociale samspil med de frivillige Det er ikke: Kun at gøre det hele selv Kun at sidde ved computeren og organisere Kun at svæve over vandene og ikke udføre noget Være fejlfri

14 Ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

15 Ledelse som fire områder: en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

16 Dig som leder Det vigtigste ledelsesredskab du har, er dig selv! Hav ikke selvværd i, om arbejde lykkes (der vil være ting, som ikke lykkes!) Hav en lærende tilgang (fx spørg andre til råds; sig at du er ved at lære) Ydmyghed sæt også andre i centrum (fx når du modtager tak) Se muligheder frem for begrænsninger Vær dig selv - integritet Bevar din egen motivation for sagen Sæt grænser og sunde rammer for dig selv (fx hvile og søvn, sig fra)

17 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Støt de eventuelle frivillige ledere Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden om organisationen (fx god introduktion) Klargør forventningerne til en opgave (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

18 Motivation

19 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At jeg kan udvikle mig som person

20 Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?

21 Forventningsafstemning i ledelsesteamet / team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

22 Typer af frivillige De trofaste frivillige (Den som har været med længe og har ejerskab) De projektorienterede frivillige (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis)

23 Motivation Hvornår var du sidst stærkt motiveret for noget? Hvad fremprovokerede det?

24 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil Eller: At ændre en persons opfattelse af en situation, uden at vedkommende er klar over det

25 Indre og ydre... Indre motivationsfaktorer: meningsgivende opgaver, lyst, medbestemmelse, sociale faktorer Ydre motivationsfaktorer: belønning, bonus, gaver, gratis telefon osv. Overfokusering på de ydre motivationsfaktorer, kan underminere den indre motivation for arbejdet dvs. fjerne glæde fra selve arbejdet!

26 Har frivillige lyst til at engagere sig? Tjek temperaturen i foreningen: Er formålet / visionen attraktiv og meningsgivende? (Hvorfor skal jeg være med?) Er arbejdet som skal varetages udviklende og interessant? (Hvad får jeg ud af det?) Kan der opbygges et fællesskab omkring de frivillige? (Hvem skal jeg gøre det sammen med? Flere om ansvaret) Overvejelse: Kan foreningen holde til udskiftning af frivillige fx hvert andet år? Praktisk: Er den gruppe frivillige, som I vil have fat i, i nærmiljøet? Vil du reelt hellere have ansatte end frivillige, hvis det var muligt?

27 Ros og anerkendelse Typisk fokus på ros som redskabet... Ros er at sige noget positivt om en særlig adfærd, opgave udførelse o.lig. ( godt gjort, du er dygtig, godt projekt) Ros kan opfattes som falsk Anerkendelse er, at se og bekræfte den andens eksistens / tilstedeværelse ( dejligt at se dig, knus, øjenkontakt)

28 Motivationsmodellen Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

29 Motivationsdræbere Dårlig kommunikation (man ved ikke hvad der sker og hvorfor) Uhensigtsmæssige strukturer (tidsspilde) For travle ledere Dårlig teametik (kritik, dårlig stemning på møder mm.) Manglende mulighed for indflydelse på arbejdsområdet Beslutninger som tages hen over hovedet på en Skuffelse over andres manglende indsats Uudtalte forventninger (fx opgaver som man ikke forventede) Hvad kan dræbe motivationen hos jer?

30 Motivationsmodellen Hvad fremmer motivation, begejstring og ejerskab? Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

31 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

32 Motivationsplan Skriv ned hvilke konkrete initiativer, som du kan igangsætte for at fremme motivation

33 Jungs Type Indikator

34 De 4 dimensioner Ekstrovert Får energi fra den ydre verden E Indstilling/Energi I Introvert Får energi fra den indre verden Sansning Arbejder med kendte facts S Opfatte N Intuition Ser efter muligheder og sammenhænge Tænkning Baserer beslutninger på upersonlige analyser og logik T Vurdering F Følen Baserer beslutninger på personlige værdier Vurdering Foretrækker en planlagt, ordnet livsstil Orientering/Livsstil J P meget klar klar moderat - uklar uklar moderat klar meget klar Opfatte Foretrækker en fleksibel, spontan livsstil

35 4 bogstaver

36 Om JTI Udviklet af Jung og efterfølgende lavet til en test af Myers & Briggs Præferencerne er ikke en mere eller mindre skala. Man er enten klar eller uklar over sin præference Præferencer formes primært gennem opvæksten, men kan ændres gennem hele livet Ingen præferencer er bedre eller dårligere end andre Præferencer beskriver ikke kompetencer, evner eller færdigheder. Man kan have høje kompetencer, der hvor man ikke har præferencer Formålet med JTI er fremme forståelse for sig selv og andre Præference kan defineres som det, du mest sandsynligt ville gøre hvis du helt frit kunne vælge

37 Typeforståelse. Af: Ringstad & Ødegård

38 Forskelligheder i præferencer... siger noget om: Hvorhen den enkelte foretrækker at rette sin opmærksomhed Hvordan den enkelte foretrækker at modtage indtryk Hvordan den enkelte foretrækker at træffe afgørelser Hvilken livsstil, han eller hun foretrækker

39 De 4 dimensioner - selvtest Ekstrovert Får energi fra den ydre verden E Indstilling/Energi I Introvert Får energi fra den indre verden Sansning Arbejder med kendte facts S Opfatte N Intuition Ser efter muligheder og sammenhænge Tænkning Baserer beslutninger på upersonlige analyser og logik T Vurdering F Følen Baserer beslutninger på personlige værdier Vurdering Foretrækker en planlagt, ordnet livsstil Orientering/Livsstil J P meget klar klar moderat - uklar uklar moderat klar meget klar Opfatte Foretrækker en fleksibel, spontan livsstil

40 Indstilling Ekstrovertion E I Introvertion Mod den ydre verden Tillidsfuld Relativt åben for stimuli Åbner sig gerne Lære ved afprøvning Vil gerne påvirke og påvirkes Foretrækker at være sammen med andre Går i bredden Mod den indre verden Reserveret Relativt lukket for stimuli Åbner sig sjældent Vil forstå først - afprøve bagefter Har ringe behov for at påvirke og påvirkes Foretrækker at være alene Går i dybden

41 Opfatte funktionen Sansning S N Intuition De fem sanser Enkeltheder Det, som er Sansekvalitet At indsamle data Her og nu Ét skridt ad gangen Inspiration og indskydelser Mønstre og sammenhænge Muligheder Betydningskvalitet At tolke data Vil ændre, forbedre og udvikle Overblikket først Bruger gerne kendte måder Vil gerne lære nyt

42 Vurderefunktionerne Tænkning T F Følen Klargør, udreder Tænker først, afgør evt. senere Analyserer, ræsonnerer Ser årsag og virkning Objektiv Det underbyggende ud fra kriterier Orden i tankesystem Saglig og neutral Utilbøjelig til personlig stillingtagen Afgør Afgør først, tænker evt. senere Tager stilling umiddelbart Subjektiv Det rigtige ud fra normer og værdier Orden i norm- og værdisystem Personlig involveret Utilbøjelig til analyse

43 En føler er IKKE mere følsom end andre IKKE emotioner: Jeg føler mig vred, lykkelig, usikker. og ikke sansning: Jeg føler, at der er meget varmt. Det føles blødt. og ikke intuition: Jeg føler, der er noget i anmarch. Jeg føler, det hænger sådan sammen. MEN vurdering: Jeg føler mig tiltrukket af Jeg foretrækker Jeg kan bedst lide Jeg føler, at det er forkert, umoralsk, modigt, banalt, smukt

44 Orientering Vurdering J P Opfattelse Styrer Flyder Konkluderer og fuldfører Holder muligheder åbne Afklarer og strukturerer Samler information, er rummelig Kontrol Frihed og fleksibilitet

45 Tilbagemelding Din JTI test

46 Stil jer op

47 Ledelsesstile ISTJ ISFJ INFJ INTJ IS eftertænksom realist IN - eftertænksom Leder gennem fornyer opmærksomhed Leder gennem idéer. på, hvad der bør gøres. Fokus på abstrakte tanker, ISTP Fokus på praktiske ISFP INFP idéer og visioner INTP overvejelser og kontinuitet ESTP ESFP ENFP ENTP ES - handleorienteret EN - handleorienteret realist fornyer Leder gennem handling - det Leder gennem begejstring. at gøre tingene. Fokus på systemer, sammenhæng og forandringer ENTJ ESTJ Fokus på praktiske ESFJ ENFJ overvejelser og resultater

48 Opsamling på JTI Hvilke typer har du godt af at arbejde sammen med? Hvilke typer frustrerer dig typisk?

49 Opsamling på dagen Overordnet perspektiver på ledelse Introduktion til ledelsespyramiden Forventningsafstemning Motivation - hvad dræber og hvad fremmer motivation JTI - dig som person og leder

50 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning

51 Afslutning Køb bøgerne i dag: Ledelse af frivillige - en håndbog (Grundbogen): 239 kr. (særpris) Nye redskaber til ledelse af frivillige i praksis (fra 2014) : 180 kr. Betal via mobil (fx swipp) eller kontant. Alternativt få en faktura tilsendt giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse