Udvikling af Værløse Hallerne

Transkript

1 Til: Anne Beck Nielsen, Furesø Kommune Vingsted, den 15. oktober 2009 Udvikling af Værløse Hallerne På baggrund af møde med kultur- og idrætschef Peter Rosgaard og idræts- og fritidskonsulent Anne Beck Nielsen fra Furesø Kommune, fremsender DGI-huse og haller hermed tilbud på gennemførelse af analyse i forbindelse med en udvikling og driftsoptimering af Værløse Hallerne. Grunden til at iværksætte analysen er kommunens beslutning om at nedbringe driftstilskuddet til Værløse Hallerne med 1 mio. kr. Mål med projektet DGI-huse og haller udarbejder, på baggrund af analyser af de involverede idrætsfaciliteter samt erfaringer fra andre idrætsfacilitetsprojekter i Danmark, en rapport med kvalificerede vurderinger af muligheden for at udvikle og optimere driften af Værløse Hallerne, så kommunens udgifter til driften af stedet reduceres. Rapporten skal give de involverede parter grundlag for at vurdere mulige fremtidige organisationsformer af driften, udvikling af anlægget og muligheder for at nedbringe omkostningsniveauet for kommunen i forhold til den nuværende brug af stedet. Rapporten vil indeholde flere dimensioner, som tilsammen fører frem til en række anbefalinger fra DGI-huse og haller. For det første en facilitetsanalyse af de involverede faciliteter, der munder ud i en samlet facilitets- og aktivitetsmæssig udviklingsplan. For det andet modeller for en fremtidig organisation af faciliteterne. For det tredje opstilling af en eller flere økonomiske modeller for en ny fremtidig drift og organisation af stedet. Fra igangsætning af arbejdet med rapporten skal DGI-huse og haller bruge 6 til 9 uger til at udarbejde rapporten. For at outputtet af den samlede rapport skal kunne implementeres efterfølgende, er det helt afgørende, at processen indeholder en høj grad af involvering af de berørte parter. Processen skal blandt andet bruges til at højne interessenternes viden og forståelse for de fremtidige behov og ønsker. DGI-huse og haller anbefaler, at der i forbindelse med rapporten gennemføres en borgerundersøgelse af de ønsker og behov, der måtte være i lokalområdet i forhold til aktivitet i centret, samt en undersøgelse af de nuværende brugeres ønsker og behov i forhold til en fremtidig udvikling og drift af Værløse hallerne Organisering af projektet For at sikre projektets retning, fundering og fortsatte justering nedsættes en styregruppe som samles efter behov. Styregruppen har deltagelse af: 2 repræsentanter fra Furesø Kommune. 2 repræsentanter fra Værløse Hallerne. 2 repræsentanter for idrætten (Idrætsråd Brugerråd el. lignende) Projektlederen fra DGI-huse og haller.

2 Chefen fra DGI-huse og haller. Følgegruppe Der nedsættes en følgegruppe hvis hovedopgaver undervejs i processen er at være sparringpartner for projektlederen, samt sikre fælles forståelse for og ejerskab af projektet i forhold til de involverede parter. Følgegruppen vil derudover have en vigtig rolle i afslutningsfasen af projektet, og når resultaterne skal implementeres. Følgegruppen sammensættes med baggrund i de brugergrupper der benytter centret samt lokale borgere. Den skal højst bestå af 10 personer. I møderne i følgegruppen deltager én repræsentant fra Furesø Kommune, én repræsentant fra Værløse Hallerne og projektlederen fra DGI-huse og haller Projektets indhold Forslag til elementer i projektet: 1. Opstartsmøde med de involverede parter 2. Borgerundersøgelse 3. Aktivitets og facilitetsanalyse 4. Workshop for brugere 5. Modeller til organisering af den fremtidige drift 6. Budgetoverslag for udvikling og drift af anlægget 1. Opstartsmøde med repræsentanter for kommunen og evt. anlægget DGI-huse og haller foreslår en proces, som tager udgangspunkt i et opstartsmøde med de involverede parter, hvor DGI-huse og haller præsenterer indholdet i det samlede projekt, som det er aftalt med Furesø Kommune. Til opstartsmødet inviteres brugerne samt andre interesserede borgere. Opstartsmødets hovedformål er at afstemme projektets formål og indhold. Mødet giver samtidig en sidste mulighed for at de relevante interessenter kan komme med input til projektet, inden det igangsættes. Efter opstartsmødet vil DGI-huse og haller og de involverede parter endeligt afklare hvilke analyser, beskrivelser og vurderinger der er behov for at gennemføre, for at målet med projektet bedst imødekommes. 2. Borgerundersøgelse Målet med undersøgelsen er at tilvejebringe informationer om borgernes behov og ønsker på fritidsområdet med henblik på at give et billede af hvilke tilbud der efterspørges i det lokalområde Værløse Hallerne dækker. Informationerne tilvejebringes igennem et web-baseret spørgeskema, hvor de udvalgte borgere får tilsendt en adgangskode via Postvæsenet. Spørgsmålene udarbejdes i samarbejde med styregruppen, så de ligger i tråd med den udvikling man ønsker sig. Undersøgelsen forudsætter et generelt tæt samarbejde med kommunen, hvor kommunen er ansvarlig for annoncering af spørgeskemaundersøgelsen, indhentning af oplysninger om et repræsentativt udsnit af borgere i Furesø Kommune samt pakning og forsendelse af husstandsomdelte adgangskoder ( stk.). Denne arbejdsdeling sikrer, at DGI-huse og haller ikke kommer i besiddelse af personfølsomme oplysninger. Side 2 af 5

3 Præmier til borgere ved undersøgelsen: kr. Alternativet til denne undersøgelse kan være en konference/workshop, centralt i kommunen. På en sådan konference vil der efter vores erfaringer dog traditionelt kun være fremmøde fra de personer, der i forvejen har en tæt tilknytning til området. Resultatet af et sådant møde vil derfor ikke blive lige så repræsentativt som ved en netbaseret undersøgelse. Konferencen/workshoppen vil erstatte det under pkt. 1 nævnte opstartsmøde. 3. Aktivitets og facilitetsanalyse af Værløse Hallerne DGI-huse og haller gennemfører facilitetsanalyse af Værløse Hallernes eksisterende faciliteter. Der vil blive foretaget to grundige gennemgange af anlægget. - En første runde med aktuel status og belysning af mulige udviklingspotentialer og en anden runde med kvalificering af de opstillede forslags muligheder for realisering. Målet med aktivitets- og facilitetsanalysen er at påpege mulige og nødvendige udviklingspotentialer for de eksisterende faciliteter i forhold til at kunne være attraktive idrætsfaciliteter for den lokale befolkning i området. Analysen vil således kunne fungere som en udviklingsplan for centret. 4. Workshop med brugere Med udgangspunkt i borgerundersøgelsen og facilitetsanalysen afholdes der en workshop for brugerne af faciliteterne, hvor der arbejdes med deres ønsker og behov for en fremtidig udvikling og drift af centret. Målet med workshoppen er, at der fremkommer bud på flere modeller for den fremtidige udvikling og drift. 5. Modeller til organisering af den fremtidige drift Med afsæt i de udarbejdede analyser udarbejdes der flere forslag til en fremtidig organisering. Forslagene vil indeholde en handlingsplan for, hvordan sådan en ny organisation kan udvikles og opbygges. 6. Budgetoverslag for udvikling og drift af anlægget Med afsæt i de udarbejdede analyser, de foreslåede organisationsformer samt det givne kommunale tilskud gives et budgetoverslag for driften af Værløse Hallerne. Budgetoverslaget har karakter af generelle anvisninger og tager afsæt i DGI-huse og hallers erfaringer fra etablering og drift af idrætshuse og idrætsfaciliteter i Danmark. Side 3 af 5

4 Tidsplan Til gennemførelse af de seks elementer skal DGI-huse og haller bruge 6 til 9 effektive uger. Dette afhænger af, hvilken model for borgerinddragelse der vælges. Processen vil kunne opstartes medio november Intern arbejdsgang og godkendelser i Furesø Kommune er ikke indberegnet i denne tidsestimering. Når aftalen er på plads udarbejdes der i samarbejde med kommunen en endelig tids- og procesplan Bemanding Projektleder er Holger Kortbek, DGI-huse og haller. Holger har ansvar for: At sikre projektets fremdrift og retning At planlægge og sikre de forskellige ressourcepersoners inddragelse undervejs i projektet At sikre inddragelse af relevante statistikker og erfaringer fra andre idrætsfaciliteter At føre dialog med interessenter At sammenfatte indspil fra ressourcepersoner og interessenter til en sammenhængende og brugbar rapport til Furesø Kommune Undervejs kvalificeres projektet ved inddragelse af en række ressourcepersoner fra DGI og DGI-huse og haller. Det gælder: Charlotte Hvid, projektleder i DGI-huse og haller, har stor erfaring med organisering af processer, afholdelse af brugermøder og workshops samt borgerundersøgelser. Jakob Sander, udviklingschef i DGI-huse og haller. Jakob har stor erfaring med drift og ledelse af idrætscentre. Er daglig leder af Vejen Idrætscenter, hvor der kontinuerligt udvikles og implementeres nye rum og faciliteter. Har stor erfaring med analyse og rådgivning i forhold til idrætsfaciliteter, udvikling, drift og budgetter. Per Nedergaard Rasmussen, chef i DGI-huse og haller. Per har stor erfaring i forhold til organisationsudvikling, strategiudvikling og facilitetsudvikling. Per deltager i etableringen DGI-Parken i Herning og har indgående kendskab til indretning og udvikling af idrætsfaciliteter med differentierede brugergrupper og aktivitetsbehov. Troels Rasmussen, projektleder i DGI-huse og haller. Troels har tidligere været ansat som forstander for Nordjyllands Idrætshøjskole. Troels arbejder med konceptudvikling i forhold til IT-booking og Sund kost i idrætsfaciliteter. Side 4 af 5

5 Kontraktvilkår og prisoverslag DGI-huse & haller fakturerer en timepris på 850 kr. plus moms. Tilbud 1. Med netbaseret borgerundersøgelse. Samlet timeforbrug på xxx timer Pris: xxx.xxx kr. plus moms for alle seks elementer i projektet. Derudover er der præmier til kr. og udgifter til mødevirksomhed for styre- og følgegruppe. Tilbud 2. Uden netbaseret undersøgelse, men med konference/workshop. Samlet timeforbrug på xxx timer Pris: xxx.xxx kr. plus moms for alle fem elementer i projektet. Derudover skal der afsættes udgifter til mødevirksomhed for styre- og følgegruppe. I time-estimeringen ved de enkelte elementer indgår besøg, møder, analyser og rapportudarbejdelse. Herudover kommer kørsel som faktureres jævnfør statens takster. Når betingelserne for samarbejdet er endeligt klarlagt, vil der blive udarbejdet en samarbejdsaftale. Vi står naturligvis til rådighed med yderlige oplysninger. Venlig hilsen DGI-huse og haller Per Nedergaard Rasmussen Chef, DGI-huse og haller Side 5 af 5