Referat. Møde Samarbejdsudvalgsmøde 8-02/05 Dato 21. februar 2005 kl Sted

Transkript

1 Referat Møde Samarbejdsudvalgsmøde 8-02/05 Dato 21. februar 2005 kl Sted Idrættens Hus, Brøndby Deltagere Forbundsledelsen: Thomas Bach, Jens Jørgen Nygaard, Poul Larsen, Peter Rasmussen, Rolf Haugaard og Palle Thomsen Forbundsledelsens suppleanter: Jens-Halvor Jessen Københavnskredsen: Jens Andersen, Conny Schackinger og Per Aune Sjællandskredsen: Fynskredsen: Susanne Hansen og Alex Buchgraitz Jyllandskredsen: Ole Henriksen, Dorthe Larsen og Jens Bjerrekær Medarbejderrepræsentant: Poul Sørensen. Afbud Mogens Damgaard, Jens Jørgen Nygaard og Peter Rasmussen Referat til Mødedeltagere, forbundsledelsen, kredsene, udvalgsformænd m.fl. Nyt møde 13. juni Mødet åbnes; godkendelse af dagsorden og valg af ordstyrer TB bød velkommen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Sager til behandling 2.1. Drøftelser omkring omstrukturering og omlægning af opgaver og ressourcer Thomas Bach gav en orientering om status for arbejdet og oplyste, at en af de ting, der er kommet frem i processen er, at vi står over for en stor udfordring med at få skabt flere frivillige og få fastholdt de frivillige vi har nu. Omtalte endvidere processen Ungdomsvenligt forbund med DIF, hvor kredsene meget gerne skal involveres i arbejdet med at få flere unge med i arbejdet; herunder yngre kræfter i udvalg og unge til enkeltopgaver. Spurgte til, hvilke planer kredsene havde omkring frivillige. Alex Buchgraitz anså det for vigtigt for rekrutteringen af ledere, at man gjorde sig umage med opgavebeskrivelse (herunder ansvar og kompetence for alle funktioner), så man ved, hvad man siger ja til. Jens Andersen mente, at det var lidt af en skrøne, at det står så dårligt til med frivillige ledere, som man vil gøre det til. En vej frem, er fortsat at sørge for at splitte opgaver op i kontinuerlige opgaver og enkeltstående tidsbegrænsede opgaver og få beskrevet opgaverne helt ned i detaljer. Thomas Bach tilføjede, at man i processen også skal have drøftet, hvorledes DAI på bedste vis regionaliserer sig i forhold til det ny danmarkskort. Man er også ved at vurdere på en eventuel omfordeling af administrative ressourcer Status på ændring af konsulenternes opgaver som følge af afskedigelse af Kenn (København) Jens Andersen henviste til aktuel problemstilling i København, hvor der er brug for konsulentbistand til badminton, og hvor forbundet har været meget lang tid om at stille konsulenthjælp til rådighed. Ønskede endvidere en generel orientering om den samlede personalesituation.

2 Thomas Bach erklærede sig enig i, at der er givet lovning på konsulenthjælp til kredsen i konkrete anliggende. Jens-Halvor Jessen tilføjede, at Tonny Hoberg som konsulent har fremsendt et spørgeskema til kredsen og badmintonudvalget for at få beskrevet problemstillingen og opgaverne nærmere. Jens Andersen var ikke vidende om, at der ikke var svaret på dette skema endnu. Konklusion: Konsulent Tonny Hoberg kontakter kredsen for at aftale et snarligt møde Projekter i Københavnskredsens område og manglende kommunikation herom (København) Jens Andersen gjorde opmærksom på, at han som kredsformand savnede mere information og kommunikation omkring de projekter og initiativer, der sker i kredsens område. Det var særligt vanskeligt at få kredsens ældreidrætsudvalg i tale. Informationen var også vigtig i forhold til de sammenhæng han som kredsformand bevæger sig i idrætspolitisk i København. Poul Larsen henviste til, at kredsenes ældreidrætsudvalg havde informationspligt til den pågældende kredsledelse, og at han var vidende om, at bl.a. alle referater fra udvalget i København er sendt til kredsen. Opfordrede til, at kredsledelsen tog initiativ til at få en gensidig kommunikation på plads med udvalget. Per Aune bekræftede, at kredsen modtaget referater af de omtalte møder. Rolf Haugaard opfordrede til, at man i kredsledelserne sørgede for kontinuerlig kontakt til alle sine udvalg. Konklusion: Der blev opfordret til, at kredsledelsen i København tager kontakt til kredsens ældreidrætsudvalg for at få etableret en bedre kommunikation Det idrætslige samarbejde mellem forbund og kredse Alex Buchgraitz henviste til eksempel med Futsal, der er en satsningsidræt i DAI og, hvor man på Sydfyn har stødt ind i vanskeligheder i forsøget på at få udviklet spillet her. Poul Sørensen opfordrede kredsene og kredsenes idrætsudvalg til at være opmærksom på muligheden for at kontakte forbundets idrætsudvalg, der meget gerne vil besøge kredsene og drøfte idrættens udvikling. Det seneste møde i Idrætsforum fik stor ros fra deltagerne, men man har savnet deltagere fra København. Jens Andersen ønskede en anden struktur på møderne i Idrætsforum, således at møderne på bedre vis kan være med til at bidrage til en konstruktiv udvikling. Indrømmede, at han måske selv i sin tid, da han stod i spidsen for arbejdet, har ført møderne ind på noget forkert. Men i mange idrætter er det bl.a. vigtigt at hente folk ind til møderne i de idrætter, der kun er aktivitet i en enkelt kreds. Flere af Københavns-kredsens idrætter dyrkes kun i en kreds, og udvalgsmedlemmerne ser ingen idé i at deltage i Idrætsforum for at tale med sig selv. Rolf Haugaard gjorde opmærksom på, at kredsens idrætsudvalg er de vigtigste til at sætte dagsordenen for Idrætsforum, og at det er kredsledelserne, der skal motivere dem til at deltage. Møderne er motiverende og inspirerende og giver også noget til dem, der er alene.

3 Thomas Bach opfordrede kredsene til at tage folk uden for udvalgene med til Idrætsforum. Jens Andersen vil gerne være med til at motivere folk til at deltage men vil ikke være med til at tvinge dem til at deltage Eventuel fast tilknytning af medlem af forbundsledelsen til hver kreds Thomas Bach informerede om, at forbundsledelsen gerne vil tilbyde kredsene at få tilknyttet en fast person fra forbundsledelsen. Dette for at sikre en god kontinuerlig kommunikation og for at kredsene kan få en fast kontaktperson, der så eventuelt kan deltage i kredsledelsens møder. Jens Andersen mente, at man nøje skulle overveje om, det er det rigtige at gøre og om det blot ikke er at bygge en anden struktur oven på den, vi har i forvejen omkring et samarbejdsudvalg. Medlemmerne af forbundsledelsen kunne starte med at sørge for at deltage i SU-møderne. Susanne Hansen kunne tilslutte sig forbundsledelsen tilbud. Samarbejdsudvalget skal drøfte anliggende, der er fælles for alle, mens en fast kontaktperson giver mulighed for at drøfte forhold, der er specifikke for den enkelte kreds. Konklusion: Forslag om en fast kontaktperson er et tilbud, som kredsene kan tage imod eller vælge fra. Forslaget tages endvidere med i strukturdrøftelserne frem mod kongressen Forslag til udligningsordning mellem kredsene ved indførelse af ens kontingent Da samarbejdsudvalget i oktober 2003 drøftede indførelsen af et ens kontingent i 2005 tog man udgangspunkt i de daværende medlemstal og et forbundskontingent på 300 kr. og fandt frem, at hver forening landet over skulle betale et DAI-kontingent på 533 kr., hvis den samlede indtægt fra kontingenterne skulle bibeholdes. Fordelingen på ordinære klubber og stævne-/projektklubber har siden da ændret sig en hel del og forbundskontingentet for 2004 blev ændret til 350 kr. Dette medfører, at den samlede estimerede indtægt fra kontingenterne fra beregningerne tilbage i oktober 2003 og frem til i dag har ændret sig fra kr. til kr. svarende til et DAI kontingent på 645 kr. Indførelsen af et ens kontingent på 500 kr. koster således nu alle kredsene en manglende indtægt i forhold til en bibeholdelse af den gamle ordning med forbundskontingent, kredskontingent for ordinære klubber og ekstra kredskontingent i København for foreninger med flere hold. Palle Thomsen fremlagde forslag om, der således skulle ske en udligning af tabet således, at alle kredse mister lige meget pr. forening. Udligningen kan laves i næste udbetaling af kvartalstilskud. Jens Andersen meddelte, at Københavns-kredsen kan leve med den foreslåede udligning, men at det var vigtigt at få aftalt, hvor lang tid en sådan ordning skal løbe. Ole Henriksen foreslog, at man i udligningen skal også skal tage højde for det merprovenu forbundet får fra det ekstraordinære kontingents stigning fra 350 kr. til 500 kr. Konklusion: Forbundets merprovenu fra det ekstraordinære kontingent tages med ind i beregningen, og der foretages den foreslående udligning i 2005 over næste udbetaling af kvartalstilskud til kredsene. En eventuel udligning i 2006 tages med i efterårets drøftelse af det fremtidige kontingent, der så skal være langtidsholdbart.

4 3. Kongres 19. november 2005 Der forelå kommissorium for kongresudvalg og personsammensætning for kongresudvalget samt tidsplan for tilrettelæggelse af DAI s 38. kongres, der afholdes 19. maj i Idrættens Hus i Brøndby. Thomas Bach orienterede om det nedsatte kongresudvalg, der har afholdt sit første møde. Opfordrede samarbejdsudvalget om at komme med input til et fremtidigt arbejdsprogram og til områder i strukturen og vedtægterne, som udvalget skal se på. Jens Bjerrekær ønskede, at der blev sat fokus på produktudvikling og et eksempel kunne være, at rette karate til således, at idrætten kunne dyrkes af ældre mennesker. På den vis vil DAI have noget som andre ikke har. En anden vigtig ting er at gøre brug af den viden, der eksisterer i DAI s foreninger omkring særlige indsatser. Dette eksempelvis nogle gode erfaringer fra Viborg med idræt og motion for overvægtige børn. Poul Larsen kunne tilslutte sig idéen med at lade forbundets specialidrætter være med til at produktudvikle ældreidrætten. Alex Buchgraitz anså det for vigtigt, at tale regionalisering. Eksempelvis er det nødvendigt at få etableret en region til at håndtere det idrætslige i Sønderjylland grundet de store afstande i kredsen. Jens Andersen foreslog som udgangspunkt, at DAI s geografiske og strukturelle opbygning skal tilpasses aktiviteterne. Der kan laves forsøg med aktiviteter, der ikke ledes af en kreds men af et aktivitetsudvalg, og det er vigtigt at bringe erfaringer fra nogle aktivitetsområder med til andre. Man kunne også overveje at benytte hjemmesiden til en slags mødeforum for idræt. En anden ting er, at man skal sørge for at være på forkant med de opgaver, der kan lægges ud til andre dette bl.a. ved at sikre, at alle opgaver er så godt beskrevet som muligt. Thomas Bach ønskede at DAI skal udvikle den styrke vi har i, at det er let at komme til at deltage i en aktivitet i DAI. Med hensyn til valget af en kommende forbundsledelse opfordrede han kredsene til at meddele eventuelle emner og også gerne komme med bud på, hvad man ønsker, at en forbundsledelse skal beskæftige sig med. Jens-Halvor Jessen anså det for vigtigt, at få klarlagt hvorledes vi får opfanget potentielle ledere. Det er også vigtigt at arbejde på, at få så mange som muligt deltager i kongressen. 4. Kort orientering om organisation, økonomi, ledere, aktiviteter, udfordringer 4.1. Københavnskredsen Jens Andersen oplyste, at bowling, tennis og fodbold har øget aktiviteterne i København. Der er en ny idrætspolitisk struktur på vej i København. Kredsen har 75 års jubilæum i 2007, og der er tanker om at afholde et jubilæumsstævne a la forbundets stævne i Sjællandskredsen Poul Larsen oplyste, at det fortsat kun er ældreidrætten, der er organiseret som udvalg i kredsen.

5 4.3. Fynskredsen Alex Buchgraitz oplyste, at årets kredsmøde som noget nyt afholdes i Bramdrupdam ved Kolding. Forårsturneringen i fodbold får deltagelse af 26 hold mod 21 hold i Der har været afholdt mini-stævne i håndbold. Stævnet har givet et større underskud, og det er aftalt i kredsledelsen, at sådanne stævner ikke fremover må give underskud. Fodboldudvalget har påtaget sig en opgave med at arrangere petanque turnering for haveforeningerne i Odense fra maj til september. Der er ved at blive lavet et samarbejde omkring idræt for universitetet i bl.a. Futsal. Bowling fungerer fortsat fint, og der er netop blev optaget tre nye foreninger Jyllandskredsen Ole Henriksen appellerede til, at forbundet finder de nødvendige økonomiske midler til en ansættelse af konsulent Bente Nørgaard efter den 31. maj, hvor hendes ansættelse ophører. Kredsformand Torben Pedersen har besluttet sig for, med øjeblikkelig virkning, at trække sig som formand og Ole Henriksen er konstitueret som formand. En opgørelse af kredsens aktiviteter viser, at der nu er 70 % af foreningerne, der deltager i aktiviteterne. For nogle år siden forholdt det sig således at 70 % af foreninger ikke deltog i aktiviteterne Forbundet Rolf Haugaard orienterede om forbundets nye hjemmeside, der forventes færdig til brug i april. Hjemmesiden vil også blive præsenteret på mødet i Idrætsforum, hvor der vil blive gjort opmærksomt på vigtigheden af, at idrætsudvalgene i kredsene bidrager med input omkring idræt. Der er mange nye ting i forhold til den gamle; bl.a. søgefunktion og online tilmelding til kurser. Poul Larsen orienterede om en del nye samarbejdsaftaler, der er og er ved at blive indgået på ældreidrætsområder og nu også med specialforbund i DIF. Aftalerne laves primært for at sikre, at der er flere om at løfte opgaverne og for at få opbygget et stærkt netværk. Jens-Halvor Jessen oplyste, at der på Idrætsforum vil være en præsentation af muligheder for at lave spotkurser i de enkelte idrætsgrene. Der er i år gjort ekstra meget ud af informationsmaterialet om Fuglsølejren. Palle Thomsen orienterede om årets medlemsregistrering til DIF. Skemaerne vil blive sendt ud fra DIF i uge 8 og foreningerne har svarfrist til 15. marts. Vi har herefter tiden frem til 15. april til at hente manglende besvarelser i. Vi følger samme procedurer for at rykke foreninger som sidste år, og der vil løbende blive sendt opdaterede lister ud til kredse og konsulenter. Forbundskontoret vil kunne hjælpe med telefonopringninger til de foreninger, som kredsene ikke magter at få fat i. Vi er endvidere ved at samle information ind om DAI s aktiviteter i 2004 til brug for indberetning til DIF s fordelingsnøgle. Kredsene er blevet anmodet om at meddele deres aktiviteter senest 15. marts. Thomas Bach forudså store ændringer inden for organiseringen af idrætten i Danmark inden for få år. Der er endvidere tegn på, at en fælles medlemsregistrering på tværs af idrættens hovedorganisation og kommunerne bliver en realitet. Jens-Halvor Jessen vil blive opstillet til DIF s breddeidrætsudvalg på årsmødet 30. april Medarbejderrepræsentanten Punktet blev ikke behandlet.

6 5. Fastsættelse af kommende møder De to næste møder blev fastsat til afholdelse 13. juni og 12. september. 6. Eventuelt Intet. Brøndby, den 2. marts 2005 Referent: Palle Thomsen