10 øvelser der gør dine processer bedre

Transkript

1 10 øvelser der gør dine processer bedre

2 I denne e-bog har vi samlet 10 øvelser til dig, der arbejder med processer. Den samlede e-bog indeholder både åbne-, ordne- og lukkeøvelser. Øvelserne giver dig inspiration til en succesfuld start, hjælp til struktur og prioritering og sikrer dig et godt udbytte af dit procesarbejde. God fornøjelse!

3 Åbneøvelser Øvelser der åbner dine processer succesfuldt

4 Ability Spotting Denne øvelse anvendes som feedback i arbejdet med kompetenceudvikling og samarbejdet med medarbejdere, teams og ledere. Øvelsen er en god måde at åbne op i udviklingsforløb samt i forandringsprocesser. Formålet med øvelsen er, at deltagerne opdager hinandens ressourcer og kompetencer. Samlet tid: Cirka 1 time. 1. Sæt cirka 5 minutter af til at introducere øvelsen med fokus på den ressourceorienterede tilgang. Deltagerne inddeles i grupper af tre personer med følgende roller: Interviewer Fokusperson Observatør Samtaleemnet skal være en episode, hvor fokuspersonen har haft succes eller er lykkes med noget. Øvelsesfacilitatoren giver eksempler på anerkendende spørgsmål: Hvad er dine bedste erfaringer med X? Fortæl lidt om sidste gang det gik godt Hvad gjorde du? 2. Interviewerens opgave er at lægge mærke til fokuspersonens kompetencer og anvende disse fremadrettet i samtalen. Det kan f.eks. lyde således: Jeg får et indtryk af, at du er lyttende og kreativ. Er der andre tilfælde, hvor du har gjort noget lignende? Hvilke kompetencer trækker du på, når du formår at nå dit mål? Observatøren fokuserer på enten interviewerens evne til at spotte kompetencer, fokuspersonens kompetencer eller begge dele samt relationen mellem interviewer og fokusperson. Valget afhænger af formålet og deltagernes formåen. I alle tilfælde noterer observatøren sine tanker på post-its, som efter samtalen rettes mod interviewer, fokusperson eller begge og kompetencerne begrundes.

5 3. Interview-øvelsen varer cirka 15 minutter. Deltagerne bedes lave en kontrakt om, hvad interviewet skal handle om. Det er med til at guide samtalen og holde fokus. Intervieweren stiller anerkendende og udforskende spørgsmål i 10 minutter Observatøren giver feedback i 2-3 minutter, hvor post-its med kompetencer fysisk sættes på modtageren Deltagerne roterer og gennemfører punkterne forfra i nye roller. 4. Når deltagerne har prøvet alle roller, samles der op i 10 minutter. Her giver deltagerne korte udsagn om, hvad der var svært og givende under øvelsen. Spørg eventuelt, hvordan det var at blive ability-spottet. 5. Til sidst er det ofte oplagt at fortsætte arbejdet med, hvordan deltagerne kan bringe deres nyligt spottede kompetencer i spil i forhold til en specifik proces eller strategi.

6 Markedspladsen af kompetencer Denne øvelse kan anvendes, når deltagerne skal sammensætte et nyt værdigrundlag, opbygge et team eller er midt i en forandring. Formålet med øvelsen er at fastlægge hvilke kompetencer, der er i en gruppe, og hvordan disse kan bruges mest effektivt i en professionel udvikling. Det handler om at finde ens egne kompetencer, se potentialet ved andre og forstå, hvordan forskellige kompetencer kan komplementere hinanden. Samlet tid: Cirka 30 minutter pr. deltager. 1. I 20 minutter skriver hver deltager følgende punkter på en planche: Hvilke kompetencer har jeg Hvilke kompetencer ønsker jeg Hvilke kompetencer er jeg i tvivl om

7 2. Deltagerne skal derefter præsentere deres overvejelser om de tre punkter. Hver person bruger 5 minutter på at præsentere sin planche, og de øvrige deltagere får tre forskellige lytteører og skriver opmærksomheder på post-its. Lyttespørgsmålene er: Hvilke kompetencer og ressourcer som X har, tror du er særligt brugbare i vores kontekst? Hvilke nyttige kompetencer ser du hos X, som X ikke selv har øje for? Hvordan tror du, at du selv kan assistere X i at udvikle sine ønsker og potentialer? Der gives feedback med udgangspunkt i de tre spørgsmål i cirka 10 minutter. Feedbacken udføres anerkendende ud fra de post-its, som tilhørerne har skrevet. Det er med til at skabe relationer blandt deltagerne. Feedbacken kan eksempelvis formuleres i forhold til spørgsmålet: Hvordan kan jeg/teamet bidrage til fokuspersonens ønskede udvikling? 3. Reflekter sammen med deltagerne over, hvad udbyttet af øvelsen var. Overvej spørgsmålene: Hvordan kan vi fremadrettet italesætte hinandens kompetencer i organisationen? Hvordan kan vi bruge hinandens kompetencer i fremtidige projekter? Hvordan kan jeg bruge mine nyfundne kompetencer i mit daglige arbejde?

8 Bør og Gør Denne øvelse kan anvendes til personalegrupper eller teams i forbindelse med effektivisering og besparelser. I øvelsen skal deltagerne sætte ord på de oplevelser og erfaringer, de har i forbindelse med emnet. Deltagerne skal se dette som et grundlag for feedback og inspiration til ledelsen. Samlet tid: Cirka 40 minutter. 1. Øvelseskoordinatoren uddeler papirer med følgende fire felter:

9 2. I 15 minutter skal deltagerne hver for sig notere deres egne oplevelser af situationen. De skal svare på fire spørgsmål i forbindelse med figuren ovenfor: Hvad gør vi i dag, som vi skal blive ved med at gøre? Hvad gør vi i dag, som vi ikke bør gøre? Hvad er det vi bør gøre, men som vi faktisk ikke gør? Hvad gør vi ikke, som vi for alt i verden heller ikke bør gøre? Deltagerne skal være meget konkrete i deres eksempler og de må gerne indeholde begrundelser. Eksempler: Vi skal blive ved med at arbejde i teams. Det trives vi med og udbyttet er af god kvalitet Vi burde arbejde mere langsigtet, da det øger engagementet Vi skal stadig ikke opfordre til overarbejde, da det kan lede til stress 3. Dernæst skal deltagerne to og to tale i 20 minutter om følgende: Hvad er vores vigtigste pointer, som vi vil give videre til ledelsen? Hvordan kan vi kvalificere dem yderligere? Deltagerne skriver de vigtigste pointer på post-its, sætter dem på en tavle eller lignende og inddeler dem efter de fire Bør og Gør -kategorier. Vær opmærksom på, at forslagene skal kunne forstås af en udenforstående. 4. Øvelseskoordinatoren eller en af deltagerne skal derefter påtage sig opgaven at dokumentere og videregive anbefalingerne til ledelsen.

10 Ordneøvelser Øvelser der strukturerer dine processer

11 Systemisk intro Denne øvelse bruges som en fysisk oplevelse af den systemiske organisationsudvikling. Formålet med øvelsen er, at deltagerne opnår en forståelse af den systemiske tilgang til kommunikation, samarbejde og ledelse. Samlet tid: Cirka 30 minutter. 1. Deltagerne bedes gå ud på gulvet, hvor de skal vælge én at holde øje med uden at afsløre deres valg. Dernæst introduceres opgaven, der lyder på, at deltagerne hele tiden skal holde den samme afstand til den valgte person. Øvelsesfacilitatoren siger sæt i gang. Nogle deltagere begynder at flytte sig, hvilket resulterer i, at hele gruppen kommer i bevægelse. Deltagerne bevæger sig i 2 minutter. 2. Mødefacilitatoren stopper øvelsen, beder deltagerne holde deres pladser og interviewer nogle af deltagerne i 3 minutter. Hvordan kan det være, at du flyttede dig og hvad skete der så? Deltagerne fokuserer typisk kun på den, de holder øje med, så resten af deltagerne nærmest forsvinder. Her kan man tage en kort dialog om, at sæt i gang blev tolket som, at man skulle bevæge sig, og at det er modtageren, der bestemmer budskabet. Efterfølgende beder mødefacilitatoren deltagerne om at vælge to andre, som de skal holde den samme afstand til. 3. En ny runde kører i 2 minutter. Her får deltagerne problemer med at følge reglerne og holde den samme afstand til to personer på samme tid.

12 4. Mødefacilitatoren stopper deltagerne og interviewer igen i 3 minutter. Hvordan forholdte du dig til reglerne? Deltagerne har ofte forskellige strategier for dette. Nu opfordres deltagerne til at fokusere på de to, som de netop havde holdt øje med. 5. Der opsamles i cirka 10 minutter. Her går mødefacilitatoren i dialog med deltagerne og kobler deres oplevelser af øvelsen ind i deres arbejdssituation. Her kan man f.eks. tale om forandring, fokus, forskellige måder at tolke instrukser på, eller forskellige strategier for at løse opgaver. Øvelsen giver deltagerne en oplevelse af, at individer ikke kan anskues isoleret og er med til at skabe en let stemning med efterfølgende refleksion og nytænkning.

13 Benspænd Denne øvelse kan bruges til at sætte spørgsmålstegn ved deltagernes forforståelse af et emne, et begreb eller en opgave. Formålet med øvelsen er at skabe indblik i, hvordan vores hverdagssprog kan låse os i vores måde at tænke om tingene. Samlet tid: Cirka 1 1 / 2 time. 1. Sæt cirka 5 minutter af til at introducere øvelsen og fortæl kort om, hvordan sproget kan holde os fast i særlige måder at tænke på. Derfor skal deltagerne i denne øvelse lege med sproget. Selvom det kan virke simpelt, så er effekten ofte en nytænkning i forhold til et tema. 2. Deltagerne snakker i grupper på 2-6 personer i 10 minutter. Emnet er det, de alligevel skulle tale om, for eksempel øget salg i afdelingen. Deltagerne skal finde de fem mest anvendte ord i relation til emnet. Disse ord må ikke bruges i den efterfølgende dialog. 3. Deltagerne snakker i grupper om emnet i minutter uden at anvende de fem forbudte ord eller vendinger. For en gruppe sælgere kunne de fem forbudte ord være: Kunde Tilfreds Utilfreds Sur Krævende

14 4. Der samles op i 15 minutter, hvor der tales om, hvad reglerne tilførte samtalerne. Spørgsmål som de følgende kan benyttes: På hvilken måde var samtalen forskellig fra normal praksis? Gjorde reglerne, at I tænkte om emnet på en ny måde? Hvilke ord var de sværeste at komme udenom? Hvorfor tror I, det var svært? Øvelsen giver deltagerne en evne til at finde nye måder at udtrykke sig på, hvilket bliver en åbning for nye måder at tænke på. Dette kan tilføre nye aspekter og tanker til et givent emne. Tip Øvelsen kan med fordel bruges til arbejdet med værdier. Eksempelvis kan deltagerne tage udgangspunkt i viksomhedens værdiord. Disse ord er benspænd, og må ikke bruges i den videre proces. Dette giver en bredere idé om, hvad værdierne rummer, og hvordan de kan implementeres.

15 Idekonkurrence Denne øvelse kan anvendes til alle typer af processer, hvor idéer skal dannes og prioriteres på en effektiv måde. Formålet er, at deltagerne sammen vælger de bedste idéer på en sjov og engagerende måde. Samlet tid: Cirka 40 minutter. 1. Sæt cirka 5 minutter af til at introducere øvelsen og rammesætte formålet. Hver deltager skriver én idé på et kort. Det kan for eksempel være: Min bedste idé til at få denne omstrukturering til at lykkes bedst muligt for os er Med bagsiden af kortet opad går deltagerne rundt i cirka 1 minut og bytter kort med de andre deltagere, så idéernes ejermænd bliver anonyme. Anonymiteten gør, at vurderingerne bliver mindre personlige og ingen bliver udstillet. Idéerne bliver således til gruppens fælles idéer, der vurderes objektivt ud fra deres relevans. 2. Når tiden er gået, skal hver deltager finde en makker. Parvis vurderer deltagerne de to korts idéer, og 7 point fordeles mellem dem, for eksempel 2-5. Pointene skrives ned på de respektive kort, hvorefter grupperne bytter idéerne med hinanden. Hver gruppe skal bytte idéer fem gange i hurtigt tempo. Det hele tager cirka 15 minutter. Hvert kort kan til sidst have max. 35 point.

16 3. Der opsamles i cirka 10 minutter, hvor øvelsesfacilitatoren spørger ind til kortene med flest point. Der tælles ned fra 35 point og der høres ved hvert tal, om der er kort, der matcher det nævnte antal point (der er typisk gevinst omkring point). Der skal indsamles omkring 10 idéer, og der må gerne klappes af idéerne med flest point. Det understøtter øvelsens legende tilgang. De vindende idéer skrives løbende på en flipover. Øvelsen giver deltagerne et indblik i de andres idéer og hele gruppen får en pejling af, hvilke idéer de skal arbejde videre med.

17 Tragten Denne øvelse anvendes til at skabe en hurtig og effektiv deling af idéer blandt mange mennesker, der berøres af samme problemstilling. Formålet er at lade alle komme til orde og give et overblik over, hvad gruppen samlet set mener. Denne øvelse kan med fordel bruges til en hurtig måde at strukturere og videndele på. Samlet tid: Cirka 45 minutter 1. Først bruger deltagerne 3-5 minutter på individuel refleksion over temaet, for eksempel øget trivsel: Mit vigtigste bud på, hvad der skal være vores første skridt mod målet om øget trivsel er Dernæst snakker deltagerne to og to i 5-10 minutter om hver enkelt deltagers overvejelser. Det fælles vigtigste bud opsummeres. 2. Buddet bringes videre, når parret går sammen med et andet par. I 5-10 minutter udveksler de hver deres bedste bud. Herefter opsummeres og de fire deltagere går videre med ét fælles bedste bud. 3. De fire deltagere går sammen med en anden firemandsgruppe. Her arbejder de på samme måde med større og større grupper, indtil alle er samlet igen.

18 4. Der opsamles i plenum i 5 minutter. Ved 32 deltagere og dermed 32 idéer til at starte med, bliver disse således reduceret til fire idéer én idé fra hver af de fire grupperinger af otte deltagere. Til sidst besluttes det, hvordan I går videre med det, I er kommet frem til.

19 Lukkeøvelser Øvelser der samler op på dine processer

20 Det levende barometer Denne øvelse anvendes som slut- eller midtvejsevaluering på en proces. Formålet med øvelsen er, at deltagerne bliver afklaret omkring egne og andre deltageres opfattelser af det givne emne. Samlet tid: Cirka 1 / 2 time. 1. Brug cirka 5 minutter på at introducere øvelsen. To modsatte oplevelser af processen eller kurset skrives på en flipover. Det kan for eksempel være: Jeg kan gå direkte hjem og bruge læringen fra dette kursus Jeg har brug for mere øvelse, inden jeg går i gang Det er vigtigt, at deltagerne bliver gjort opmærksomme på den normale bevægelse i den hestesko, som de snart kommer til at stå i. Når de hører andres opfattelser, idéer osv. skal de huske at være åbne for at ændre holdning under øvelsen og dermed bytte plads i hesteskoen. Deltagerne kommer måske til at bytte plads flere gange i løbet af øvelsen. Det er også vigtigt at understrege, at den ene oplevelse hverken er bedre eller dårligere end den anden. 2. Et reb lægges på gulvet og formes som en hestesko. Hver ende illustrerer de modsatte oplevelser. Lav evt. også et eksempel på, hvordan en midterposition kan lyde. Deltagerne stiller sig nu der i hesteskoen, hvor deres oplevelse bedst passer for dem. 3. I 3-5 minutter forklarer deltagerne til deres sidemand, hvorfor de står, som de gør med begrundelser for deres oplevelser. Dermed får deltagerne sagt argumenterne højt og hører samtidig også en anden begrundelse for at stå næsten det samme sted.

21 4. Deltagerne mindes om at flytte plads, hvis de ændrer opfattelse, eller at overveje hvor de evt. skulle flytte hen, hvis de blev nødt til det. Deltagerne deles nu op i 3 grupper og mødefacilitatoren stiller sig i midten og spørger de tre grupper enkeltvis: Hvilke opmærksomheder optog jer i jeres pardialoger? 5. Mødefacilitatoren stiller derefter nogle refleksionsspørgsmål som: Hvad skulle have været anderledes på mødet for at rykke jer to pladser til højre? Hvis vi spurgte dem i midtergruppen, hvad de synes om dette, hvad tror I så, de vil fortælle? Hvis det ene ekstrem i stedet hed: Jeg har brug for mere praktisk viden, hvor ville I så stille jer? Øvelsen giver deltagerne mulighed for at høre andre perspektiver om emnet. Det stimulerer den enkelte og får rykket ved deres holdninger. Samtidig er øvelsen med til at lave en forventningsafstemning hos deltagerne. Det giver et samlet billede af gruppens holdninger, og af hvad der bør satses på i fremtiden.

22 Kompetencekortet Denne øvelse kan anvendes til grupper eller teams i afslutningen eller midten af en fælles opgave. Øvelsen har en evaluerende karakter og passer godt til projektarbejde, teamudvikling og samarbejdsprocesser. Formålet med øvelsen er at give deltagerne et indblik i de kompetencer, som gruppen har benyttet sig af i forbindelse med en opgave. Gennem feedback bliver deltagerne opmærksomme og udfordret på egne blinde vinkler. Samlet tid: Cirka 1 1 / 2 time. 1. Inden øvelsen starter, har mødefacilitatoren hængt en række flipovers op på væggen, så der er én for hver deltager. Sæt 5 minutter af til at introducere øvelsen. Deltagerne bliver bedt om individuelt at overveje tre spørgsmål i cirka 5 minutter: Hvilke af mine kompetencer har jeg trukket på i denne opgave? Hvor matchede de perfekt? Hvilke kompetencer opdagede/udviklede jeg undervejs? 2. Deltagerne går enkeltvis op og skriver på deres flipover, som nu udgør deres kompetencekort. Når deltagerne har udfyldt kompetencekortene, introduceres næste fase, hvor de skal præsentere deres individuelle flipovers. 3. En deltager præsenterer sit kompetencekort i 2 minutter. Under præsentationen overvejer de andre følgende spørgsmål: Hvilke konkrete eksempler kan du komme i tanke om, som viser nytten af X s kompetencer? Hvilke kompetencer har X glemt eller ikke set? Og hvor oplevede du det? Spørgsmålene rammesætter det anerkendende perspektiv og gruppen af lyttere noterer løbende deres overvejelser på post-its. Gruppen giver feedback i 3-5 minutter som for eksempel: Jeg er enig i, at du er god til at overbevise investorer. Det viste du så sent som i går Her synes jeg, at du er alt for ydmyg. Du arbejder meget effektivt med dokumentation af projektet Post-its klistres løbende op på deltagerens kort. Det er vigtigt at holde sig for øje, at feedbacken holdes i den anerkendende tone. Med otte deltagere tager præsentation og feedback cirka 1 time.

23 4. Tag en efterfølgende dialog om, hvordan man fremadrettet kan bruge kompetencekortet til forbedringer og forandringer i arbejdet med lignende opgaver. Dette kan for eksempel gøres ud fra følgende spørgsmål: Hvilke muligheder får I øje på, hvis kompetencekortene bliver en integreret del af projektet? Hvordan kan kompetencekortet bidrage til at nå projektets samlede mål? Afsæt gerne 10 minutter til denne afslutning. Øvelsen giver deltagerne energi og glæde gennem den anerkendende tilgang. Kortlægningen af kompetencer er med til at danne et overblik over, hvilke idéer der kan få kommende projekter til at lykkes.

24 Storyline Denne øvelse anvendes til at skabe en hurtig og effektiv deling af idéer blandt mange mennesker, der berøres af samme problemstilling. Formålet er at lade alle komme til orde og give et overblik over, hvad gruppen samlet set mener. Denne øvelse er en hurtig måde at strukturere og videndele på. Samlet tid: 1 time. 1. Brug cirka 10 minutter på at introducere øvelsen. Deltagerne skal samle pointer ind fra den proces, de lige har været igennem. Her kan der træde nogle vigtige ting frem, der måske ville være blevet glemt. Formålet er at skabe en rød tråd igennem forløbet. 2. Store plancher lægges ud på gulvet, der er navngivet med processens forskellige dele (for eksempel formiddag den 2. maj, midtvejs workshop etc.). Antallet af plancher afhænger af gruppens størrelse og forløbets type. Det er vigtigt at lægge vægt på, at der ikke er et rigtigt eller forkert svar. Det vigtigste er deltagernes lyst, inspiration og erfaringer. 3. Deltagerne fordeler sig ved de plancher, de vil arbejde med. Det er vigtigt, at der er mindst to personer ved hver planche, da vi husker bedre gennem dialog. Grupperne skal ikke være større end fem deltagere pr. gruppe, da alle skal have taletid.

25 4. Der arbejdes i grupper i minutter, hvor deltagerne gennemtænker pointer fra den del af forløbet, som de har valgt at arbejde med. Pointerne kan for eksempel være en teoretisk pointe om feedback, teamwork eller anerkendende sprogbrug. Deltagerne skriver opmærksomhederne på plancherne for eksempel ved hjælp af skrift eller tegninger. Husk at sørge for mange tuscher ved plancherne, så flest mulig kan skrive og tegne samtidigt. Når deltagerne er færdige, sættes plancherne op på væggen i kronologisk rækkefølge, så de danner en storyline. 5. Plancherne fremvises i cirka 15 minutter. Deltagerne går sammen 2-3 personer og kigger på de forskellige plancher. Én person fra hver gruppe står ved de respektive plancher og fortæller. Brug gerne en klokke eller lignende til at markere skift mellem plancherne.

26 Vi håber, du har fået inspiration til dit procesarbejde med de 10 åbne-, ordne- og lukkeøvelser. Vil du tage endnu et skridt i arbejdet med processer, så udbyder vi Danmarks mest eftertragtede uddannelse til proceskonsulent. Du kan læse mere om uddannelsen på attractor.dk/proces