REFERAT. Øvrige deltagere på mødet: Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Brugerrepræsentant: Kim Bach Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Nordsjælland Anne Mertz (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Centerchef BUC Anne-Rose Wang Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Klinikchef PC Hvidovre René Sjælland Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 4. november 2015 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafdelingen, Marie Louise Shee Konsulent, Økonomi- og Planlægningsafd., Liv Nanna Hansson HR-chef Ulla Rasmussen (under punkt 4) Chefkonsulent, HR-afdelingen, Louise Berg Jørgensen (under punkt 4) Patientlogistikchef, Kvalitets- og Udviklingafd., Jacob Bille Krogh Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Brugerrepræsentant: Kim Bach Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke

2 Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst ( ) 2. Porteføljestatus ( ) 3. Forummets katalog: status og nye ting? ( ) 4. Snitflader i trekanten HR-stab/Center for HR/centrene ( ) 5. Opfølgning på akkreditering: Registrering af cave og allergi og intolerans samt ambulant brug af ordinationsark ifm. blodprøvesvar ( ) 6. Behandlingsplaner ( ) 7. Mødeevaluering ( ) 8. Evt. ( ) Tidsangivelserne er vejledende. Mødet forventes at stoppe før kl.10, medmindre nogle punkter trækker ud. Sundhedsplatformsdemonstration v. John Hagel Mikkelsen udskydes til december pga. deadline for byggestop i Sundhedsplatformen 1.nov. På decembermødet planlægges også oplæg om retspsykiatrien. Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst ( ) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra forrige møde (6.okt.) Kommentarer Referatet godkendes uden kommentarer. Referat er sendt ud til forummet Punkt 2 Porteføljestatus ( ) Det indstilles, at forummet tager orienteringen om status til efterretning. Beslutning/Vigtige drøftelser Alle projekterne er forsat i grøn. Opdateringen af porteføljeoversigten fra Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen er sat på hold, da de venter på nyt software. Der er derfor intet bilag med i denne omgang. -- Side 2

3 Punkt 3 Forummets katalog: status og nye ting? ( ) Liv gennemgår kort opdateringen/status af kataloget, hvorefter forummet har mulighed for at komme med (nye) input. Det indstilles, at forummet godkender det opdaterede katalog Beslutning/Vigtige drøftelser På dagens møde tager forummet stilling til størstedelen af de igangværende punkter, og på mødet i december vil vi se nærmere på retspsykiatrisk visitation. Der er tilføjet en ny arbejdsgang under Eksterne overgange vedr. somatik og tilsyn. Punktet om patientidentifikation (under Vejledning og Instrukser ) forbliver (og præciseres) i kataloget. På næste møde prioriterer forummet mellem opgaverne. Her vil der også være lavet et bud på hvordan forummet kan følge op på implementeringen af løsninger. På et af forummets første møder lavede vi et fælles katalog over generende arbejdsgange til brug for forummets arbejde. Det er planen, at vi løbende vender tilbage til dette katalog, dels for at se status for forummets arbejde, dels for at føje nye arbejdsgange til. 1. Katalog Generende arbejdsgange Punkt 4 Snitflader i trekanten HR-stab/CHR/centrene ( ) HR-chef Ulla Rasmussen holder et indledende oplæg, hvorefter forummets deltagere i grupper drøfter de problemstillinger, der giver flest gener ift. arbejdsgange set fra deres respektive stole (ca. 15 min). Der rundes af i plenum med en fælles opsummering af drøftelserne, som gives videre til HR. Anne faciliterer drøftelserne. Det indstilles, at forummet uddyber deres respektive syn på problematikken Side 3

4 Beslutning/Vigtige drøftelser Inputs fra forummets drøftelse samles sammen af HR. Nogle processer fungerer ikke optimalt. Det drejer sig især om rekruttering og ansættelse, hvorfor vi går videre med at kigge på disse områder. HR udarbejder en forbedringsskabelon (evt. to) hvori hovedproblemet identificeres. Denne drøftes i forummet på næste møde (december). I forbindelse med udarbejdelsen af forummets katalog over generende arbejdsgange blev snitflader mellem HR, Center for HR og centrene prioriteret som et af de vigtigste punkter. eftersendes Punkt 5 Opfølgning på akkreditering: Registrering af cave og allergi og intolerans samt ambulant brug af ordinationsark ifm. blodprøvesvar ( ) Forummet drøfter indstillingen og tager stilling til næste skridt. Martin faciliterer drøftelsen. Det indstilles, at forummet beslutter, at nedsætte: 1. En hurtigarbejdende arbejdsgruppe bestående af 2-3 kvalitetskoordinatorer som har ansvaret for at afdække hvilke problemstillinger der opleves ved den nuværende model for registrering af cave og allergi/intolerans og herefter udarbejder en optimeret retningslinje/vejledning for dette. Denne skal godkendes af Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange. Forventes færdig primo En arbejdsgruppe, der har ansvaret for at afdække fordele og ulemper ved brugen af ordinationsark i KISO i ambulant regi, med henblik på at en ensartet model der kan fungere i ambulatorierne. Arbejdsgruppen bør ligeledes bestå af 2-3 kvalitetskoordinatorer. (Der kan også være tale om én arbejdsgruppe, der behandler begge emner) Succeskriterierne for begge arbejdsgrupper er, at arbejdsgangen bliver: Nem Hensigtsmæssig Patientsikker Registreringerne er nemt tilgængelige Side 4

5 Beslutning/Vigtige drøftelser Forummet beslutter, at nedsætte en arbejdsgruppe, bestående af 1-2 kvalitetskoordinator, 2 læger (fra hhv. amb/senge) samt 1 lægesekretær og 1 sygeplejerske (vedr. KISO), samt en LEAN-medarbejder til hjælp med A3- formatet. Arbejdsgruppen skal udarbejde to forbedringsskabeloner (A3 er), som skal afdække problemet, den nuværende situation og den ønskede situation. Disse forbedringsskabeloner skal herefter drøftes i forummet (på mødet ) med henblik på det videre forløb. Som opfølgningen på den overståede akkreditering og på baggrund af en række henvendelser fra klinikken, er det vurderet, at der er behov for at optimere retningslinjerne for følgende to arbejdsgange: Registrering af cave og Allergi og intolerans Brugen af KISO ordinationsark i ambulatorierne Ift. registrering af cave og allergi/intolerans er det lægens ansvar at dokumentere dette i henholdsvis OPUS notat og EPM. Tilbagemeldingerne er, at det ikke vurderes hensigtsmæssigt og især registeringen af sidstnævnte del kan udgøre en patientsikkerhedsmæssigrisiko, da nogle oplysninger på sigt kan gå tabt. Siden akkrediteringen er der udviklet en funktionsknap i EPM, som gør at alle allergier kan opdateres på en gang ved et enkelt tryk. Ift. brugen af ordinationsarket i ambulatoriet, er tilbagemeldingen at arbejdsgangen i ambulatorierne ikke harmonerer med de retningslinjer der er gældende ift. rettidig dokumentation af blodprøvesvar (brugen af ordinationsark). Ordinationsarket blev indført i forbindelse med opfyldelse af en DDKM standard. Da der var et ønske om at gøre dokumentationen elektronisk valgt man, grundet økonomiske og tekniske årsager, at oprette ordinationsarket i KISO. -- Punkt 6 Behandlingsplaner ( ) Det indstilles, at forummet: med udgangspunkt i erfaringer i klinikken, laver et idékatalog over mulige måder at organisere arbejdet med behandlingsplanen Side 5

6 Beslutning/Vigtige drøftelser Forummet beslutter, at KUA udarbejder et idekatalog/vejledning til at gøre bedre brug af de muligheder for bedre arbejdsgange omkring behandlingsplanen vi har i dag, idet Sundhedsplatformen går live om halvandet år. Kataloget skal bygge på gode erfaringer fra centrene og indeholde 1) klar melding om hvad der er teknisk muligt og Sundhedsplatformens betydning/rolle og 2) lavpraktiske muligheder for tilføjelser, bruge Word, bruge den samme plan ved interne overgange etc. som vil lette klinikeres arbejde med behandlingsplaner og understøtte, at der er én plan pr patient. Kataloget kan evt. kobles til tilbud om oplæg/kort kursus for at mindske risiko for at kataloget drukner i andet arbejde. Kataloget kan evt. lægges på intranettet som en version 1.0, som alle har mulighed for at bidrage til. Forummets deltagere har alle til opgave at sørge for bidrag med gode erfaringer ud fra deres brug af behandlingsplaner. Forespørgslen kommer ud i centerpostkassen med cc til forummedlemmet fra pågældende center. Forummet har ved forummøde d. 8. sept haft en drøftelse vedr. behandlingsplanerne/skabelonerne, og hvordan der arbejdes med disse. Baggrunden var et ønske om at smidiggøre arbejdet med behandlingsplanerne i klinikken. Drøftelsen mundede ud i et antal opmærksomhedspunkter fra foras medlemmer. Essensen i disse er behandlet i et notat (bilag), med henblik på, at forummet kan vælge, hvordan man evt. vil arbejde videre med området. KUA vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at beslutte specifikke arbejdsgange vedr. behandlingsplanen, som alle centre og typer af kliniske enheder skal forsøge at følge. Der kan være flere lokale tiltag, som alle er værd at undersøge nærmere, og som andre kan lade sig inspirere af. 3. Dynamiske behandlingsplaner Punkt 7 Mødeevaluering ( ) Flere forumdeltageres mødeforberedelse kommer til at ligge lige inden mødet, hvor det er for sent at spørge andre om input. Liv sætter fremover dagsordenen ind i selve mailen med mødematerialet for at lette orienteringen i hvilke input, der kan være brug for til mødet. Punkt 8 Eventuelt ( ) Intet til eventuelt Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Side 6

7 Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 7