Håndbog for kommunalbestyrelsen

Transkript

1 Håndbog for kommunalbestyrelsen

2 Forord Grenaa, december Kære medlem af Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse I Norddjurs Kommune har vi fokus på, at politikerne i kommunalbestyrelsen får god betjening, vejledning og service. Ved siden af dit politiske arbejde er der en mængde regler, information og praktiske oplysninger, som du skal kende til. Som noget nyt har vi samlet disse oplysninger og lavet en håndbog til dig og dine kolleger i kommunalbestyrelsen med forskellig information, praktiske oplysninger og kontaktoplysninger. Håndbogen beskriver også en række forhold, som har betydning for arbejdet i kommunalbestyrelsen. Håndbogen indeholder blandt andet information om f.eks. møder, dagsordener, telefoni, vederlag, befordring, den administrative organisation og kontaktoplysninger i forvaltningen. Alt, hvad der kan være relevant for dit politiske arbejde, bør findes i håndbogen. Er det modsatte tilfældet, hører vi meget gerne fra dig. Håndbogen vil løbende blive opdateret og udbygget. Håndbogen vil rumme megen ny viden for de medlemmer, som er nyvalgte til kommunalbestyrelsen. For medlemmer, som er genvalgte, kan håndbogen bruges som et praktisk opslagsværk og en lejlighed til at få genopfrisket sin viden og finde svar på spørgsmål. Den nyeste udgave af håndbogen kan altid findes på Norddjurs Kommunes hjemmeside under menupunktet Politik og Kommunalbestyrelsen. Vi håber, du bliver glad for håndbogen, og at den vil være en god støtte i arbejdet. God fornøjelse. Jesper Kaas Schmidt, kommunaldirektør. 2

3 Indholdsfortegnelse Forord...2 Medlemmer af kommunalbestyrelsen...5 Politisk organisation...5 Styrelsesvedtægt...6 Forretningsorden...6 Møder i kommunalbestyrelsen og udvalg...6 Dagsordener...7 Protokollering...7 Spørgetid...7 Besvarelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers spørgsmål...8 Mødepligt...8 Regler for stedfortrædere ved sygdom og fravær...9 Afbud...9 Inhabilitet...9 Indberetning til Valgbarhedsnævnet Deltagelse i udlandsrejser Deltagelse i kurser Regler for besøg på institutioner Udtrædelse af kommunalbestyrelsen Valg af vederlag eller erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Vederlagsoversigt Befordring og befordringsskema Adgang til rådhuset i Grenaa Siddepladser i rådssal og mødelokaler Post Forsikring PC og ipad Adgangskode Log på hjemmefra Telefoni og skat Aviser og nyhedsbreve Fortroligt materiale Internet

4 Administrativ organisation Direktionen Chefer Direktionssekretariatet & HR Kontaktoplysninger Afdelinger fordelt på kommunens tre administrationsbygninger Håndbog for kommunalbestyrelsen

5 Medlemmer af kommunalbestyrelsen Navn Jan Petersen John Saaby Jensen Else Søjmark Allan Gjersbøl Jørgensen Lars Møller Tom Bytoft Bente Hedegaard Niels Basballe Lars Pedersen Hans Fisker Jensen Pia Bjerregaard Hans Husum Rikke Albæk Jørgensen Lars Sørensen Niels Ole Birk Christian Glerup Lars Østergaard Inger K. Andersen Steen Jensen Ulf Harbo Helle Plougmann Torben Jensen Olaf K. Madsen Mads Nikolajsen Jens Meilvang Harald Grønlund Benny Hammer Parti Venstre Venstre Venstre Venstre Venstre Venstre Dansk Folkeparti Dansk Folkeparti Enhedslisten Enhedslisten Borgerlisten Borgerlisten Socialistisk Folkeparti Liberal Alliance Liberal Alliance Konservative Folkeparti Politisk organisation 5

6 Styrelsesvedtægt I styrelsesvedtægten fastsætter kommunalbestyrelsen formelt dens styremåde. Her fastsættes kommunalbestyrelsens medlemstal, hvor mange og hvilke stående udvalg der skal være, og hvordan opgaverne fordeles mellem udvalgene. For at ændre styrelsesvedtægten skal ændringsforslag behandles to gange i kommunalbestyrelsen med mindst seks dages mellemrum. Styrelsesvedtægten for kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune kan ses her: Forretningsorden Forretningsordenen for kommunalbestyrelsen fastsætter kommunalbestyrelsens arbejdsmåde. Det gælder regler for dagsorden, mødeindkaldelse og selve afholdelsen af møder i udvalg og kommunalbestyrelse fx i forhold til behandlingen af sager, taleorden og afstemningsregler. Det gælder også fastlæggelse af, hvornår sager skal behandles for lukkede døre og borgmesterens opgaver. Forretningsordenen for kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune kan ses her: Møder i kommunalbestyrelsen og udvalg Møder i kommunalbestyrelsen er åbne for offentligheden, med undtagelsen af lukkede punkter på dagsordenen. De åbne sager behandles på den åbne del af kommunalbestyrelsesmøderne. Som udgangspunkt er følgende sager lukkede punkter på dagsordenen: Personsager, køb og salg af fast ejendom, kontrakter og udbud, samt sager, hvor det anses nødvendigt pga. sagens karakter. Den åbne del af kommunalbestyrelsesmødet videotransmitteres direkte på Norddjurs Kommunes hjemmeside. Den åbne del af dagsordenen og referater er offentlige og tilgængelige på Norddjurs Kommunes hjemmeside. Efter mødets afholdelse ses sammen med referatet et link til videoen fra mødet, hvor hvert enkelt punkt kan ses særskilt. Der afholdes møder i kommunalbestyrelsen en gang om måneden bortset fra i juli. Møderne foregår om tirsdagen, og begynder kl Forud er der spisning i kantinen kl Møder i udvalgene er lukkede for offentligheden. Referater og dagsordener er dog offentligt tilgængelige på Norddjurs Kommunes hjemmeside via 6

7 Udvalgsmøderne finder sted en gang om måneden. Hvert udvalg holder som udgangspunkt møde på en fast ugedag, men der kan forekomme visse ændringer ind imellem. Den politiske mødekalender kan findes på Dagsordener Dagsorden og bilag lægges på Norddjurs Kommunes hjemmeside senest 4 hverdage før et ordinært kommunalbestyrelsesmøde eller udvalgsmøde. Til dagsordener og referater fra møder benytter Norddjurs Kommune systemet polweb. Du finder dette på Der er både åbne og lukkede dagsordener. De åbne er frit tilgængelige for alle borgere, hvor de lukkede primært kun er tilgængelige for kommunalbestyrelsen og ledelsen. De lukkede dagsordener findes på ved at logge på med brugernavn og adgangskode. Man kan tilmelde sig nyhedsbrev for hvert udvalg og for kommunalbestyrelsen på Norddjurs Kommunes hjemmeside, så man orienteres via , når der udsendes dagsorden og referat: Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem ønsker en sag på dagsordenen til et kommunalbestyrelsesmøde, skal man med mindst 8 dages frist have indgivet en skriftlig anmodning. Borgmesteren sætter herefter sagen på dagsordenen. Det er herefter op til kommunalbestyrelsen at afgøre, hvad der videre skal ske med sagen. Protokollering Beslutninger fra kommunalbestyrelsesmøder og udvalgsmøder skal indskrives i en beslutningsprotokol. Her skal det også fremgå, hvis medlemmer har været fraværende eller inhabile. Det er også i beslutningsprotokollen at evt. afstemningsresultater fremgår. Spørgetid Der er retningslinier for spørgetid i forbindelse med kommunalbestyrelsesmøder. Enhver borger med bopæl eller grund i Norddjurs Kommune kan stille spørgsmål til kommunalbestyrelsesmedlemmer. Spørgsmålene skal stilles skriftligt, og indgives til direktionsse- 7

8 kretariatet senest 8 dage før det pågældende ordinære møde. Der kan ikke stilles spørgsmål til sager, som behandles for lukkede døre, sager som er på dagsordenen på mødet, eller når budgettet er til 2. behandling. Spørgsmålene skal vedrøre kommunale opgaver (forhold), og vedrøre generelle forhold med interesse for kommunens borgere. Spørgsmålet besvares af borgmesteren, eller det medlem, som borgmesteren udpeger til at besvare spørgsmålet. Spørgeren og øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer kan herefter kommentere besvarelsen. Spørgsmålet kan også henvises til besvarelse af administrationen. Medlemmer af kommunalbestyrelsen kan ikke fremsætte spørgsmål. Besvarelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers spørgsmål Udvalgsmedlemmers spørgsmål til faktuelle forhold i en sag, der er på dagsordenen for et udvalgsmøde, rettes til direktøren for det pågældende område. Spørgsmålet besvares direkte til det pågældende udvalgsmedlem. Kommunalbestyrelsesmedlemmers øvrige spørgsmål til forvaltningen fremsættes til kommunaldirektøren. Spørgsmålet besvares som udgangspunkt direkte til det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem. Ved spørgsmål der stilles til forvaltningen - og som vurderes at have generel interesse og betydning for kommunalbestyrelsens medlemmer - sender kommunaldirektøren svar (og spørgsmål) til hele kommunalbestyrelsen. Mødepligt Kommunalbestyrelsesmedlemmer har pligt til at varetage deres hverv i hele funktionsperioden. Det betyder, at man som kommunalbestyrelsesmedlem har pligt til at deltage i møder, som afholdes i kommunalbestyrelsen og de udvalg, hvor man er medlem. Som kommunalbestyrelsesmedlem kan man dog have lovligt forfald fx pga. sygdom, børns sygdom, eller andre nærtståendes sygdom. Lovligt forfald kan også skyldes varetagelsen af andre offentlige hverv, eller pligter i forbindelse med ansættelsesforhold, eller ved særlige selvstændige erhvervsinteresser. Studier og ferie kan også udgøre lovligt forfald. 8

9 Regler for stedfortrædere ved sygdom og fravær Hvis et medlem af kommunalbestyrelsen pga. sygdom ikke er i stand til at deltage i et møde i kommunalbestyrelsen, kan medlemmerne fra samme parti eller liste kræve, at der indkaldes en stedfortræder. Ved det konstituerende møde, og ved 2. behandling af budgettet kan medlemmerne fra samme parti også kræve stedfortræderen indkaldt ved sygdom og andet lovligt forfald. Er der kun et valgt medlem, må denne træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræderen skal kræves indkaldt. Ved forventet fravær på mindst en måned pga. helbred, graviditet, barsel, adoption, varetagelsen af andre offentlige hverv eller lign., indkalder formanden for kommunalbestyrelsen en stedfortræder ved det førstkommende møde i kommunalbestyrelsen. Stedfortræderen udtræder af kommunalbestyrelsen, når medlemmet kan vende tilbage til sit hverv. Den stedfortræder, der evt. indkaldes, er den, som ifølge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den pågældende kandidatliste. Afbud Ved afbud til kommunalbestyrelsesmøder kontaktes direktionssekretariatet ved sekretariatschef Kim Bruun Nielsen på kbn@norddjurs.dk eller tlf Afbuddet noteres herefter i beslutningsprotokollen. Ved afbud til udvalgsmøder kontaktes den relevante fagdirektør. Inhabilitet Det er udvalgets eller kommunalbestyrelsens beslutning at afgøre et habilitetsspørgsmål. Det kan et kommunalbestyrelsesmedlem ikke selv gøre. Der gælder et lovmæssigt krav om, at det enkelte medlem af kommunalbestyrelsen skal gøre opmærksom på, hvis vedkommende er inhabil, eller er i tvivl om hvorvidt vedkommende kan være det. Et kommunalbestyrelsesmedlem må ikke deltage i forhandling og afstemning i en sag, hvor vedkommende har en særlig personlig eller økonomisk interesse. Hvis man bliver erklæret inhabil i en sag, må man ikke deltage i drøftelse eller behandling af den, men skal forlade lokalet under hele sagens behandling. 9

10 Ved tvivlsspørgsmål om inhabilitet kontaktes direktionssekretariatet ved sekretariatschef Kim Bruun Nielsen på eller tlf for at afklare forholdet. Indberetning til Valgbarhedsnævnet Hvis et medlem af kommunalbestyrelsen bliver straffet for en forseelse, skal det meddeles til kommunalbestyrelsen. Herefter skal sagen indberettes til Valgbarhedsnævnet, som træffer afgørelse i spørgsmål om evt. tab af valgbarhed. Straf indebærer både modtagelse af en dom og en bøde fx en fartbøde. For at meddele straf eller bøde kontaktes direktionssekretariatet ved sekretariatschef Kim Bruun Nielsen på kbn@norddjurs.dk eller tlf Deltagelse i udlandsrejser Kommunalbestyrelsesmedlemmer kan foretage rejser for kommunens regning, når rejsen har betydning for kommunalbestyrelsesmedlemmets udførelse af sit hverv. Økonomiudvalget og de stående udvalg kan foretage udlandsrejser, der emnemæssigt ligger indenfor udvalgets forvaltningsområde, når rejsen har betydning for varetagelsen af udvalgets opgaver. Udvalget træffer i et møde beslutning om rejsemål og formålet med rejsen. Forvaltningen udarbejder en kort rejserapport til godkendelse i udvalget. Et kommunalbestyrelsesmedlem kan foretage en udlandsrejse, såfremt det sker efter anmodning fra økonomiudvalget. Beslutning herom træffes af økonomiudvalget i et møde på grundlag af oplysninger om rejsemål og formål mv. Beslutningen føres i beslutningsprotokol. Efter afslutning af rejsen orienterer det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem økonomiudvalget om rejsen. Et kommunalbestyrelsesmedlems ægtefælle/ledsager kan deltage i udlandsrejser for egen regning. Kommunalbestyrelsesmedlemmers faste vederlag omfatter deltagelse i udlandsrejser. Kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, kan kun oppebære tabt arbejdsfortjeneste når de deltager i udlandsrejser, der foretages efter anmodning af kommunalbestyrelsen eller et udvalg. Rejseudgifterne, herunder godtgørelse til dækning af dokumenterede merudgifter nedenfor, skal afholdes indenfor udvalgets budgetområde. 10

11 Deltagelse i kurser Kommunalbestyrelsesmedlemmer kan deltage i kurser, konferencer, seminarer og lignende for kommunens regning, når det har betydning for kommunalbestyrelsesmedlemmets udførelse af sit hverv. Kommunalbestyrelsesmedlemmers faste vederlag omfatter deltagelse i kurser, konferencer, seminarer og lignende. Kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste kan oppebære tabt arbejdsfortjeneste når de deltager i kurser, konferencer, seminarer og lignende, som er omfattet af disse retningslinier. Kursusudgifterne skal afholdes indenfor kommunalbestyrelsens konto til uddannelse. Denne konto administreres af kommunaldirektøren. Regler for besøg på institutioner Når kommunalbestyrelsesmedlemmer samt kandidater og partiforeninger ønsker at besøge en institution, skal besøget tilrettelægges sammen med direktøren på det respektive område. Der skal i den forbindelse tages hensyn til tilrettelæggelse og varetagelse af arbejdet på institutionen. Vi har tradition for, at politikerbesøg sker sammen med andre kommunalbestyrelsesmedlemmer fx udvalgsvis eller som tilbud til hele kommunalbestyrelsen. Udvalgsformænd, næstformænd og øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer kan tage imod mødeinvitationer fra folkevalgte bestyrelser for institutioner/selvejende institutioner. I den forbindelse bør direktøren for området informeres. Partiforeninger, der ønsker oplæg fra administrationen/institutioner, skal kontakte kommunaldirektøren. Udtrædelse af kommunalbestyrelsen Som medlem af kommunalbestyrelsen har man pligt til at blive i sit hverv i hele valgperioden. Med rimelige grunde som sygdom, andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, kan kommunalbestyrelsesmedlemmet dog søge om fritagelse fra kommunalbestyrelsen og udvalg. Udmeldelse af parti eller uenigheder er ikke rimelige grunde til fritagelse. Det er op til kommunalbestyrelsen at afgøre, om ansøgning om fritagelse er tilstrækkeligt velbegrundet. Ved flytning fra kommunen, kan man ikke længere sidde i kommunalbestyrelsen. Ved strafbare forhold, kan et medlem af kommunalbestyrelsen miste sin valgbarhed, og der- 11

12 med måtte udtræde. Det gælder alle strafbare forhold. Afgørelsen træffes af Valgbarhedsnævnet. Valg af vederlag eller erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Som medlem af kommunalbestyrelsen modtager man vederlag for arbejdet i kommunalbestyrelsen og udvalg. Rammerne for vederlagene og borgmesterens vederlag reguleres af Indenrigsministeriets bekendtgørelse. Vederlaget til udvalgsformændene og for medlemskab af de enkelte udvalg fastsættes af kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten. Der ydes et fast vederlag på ,50 kr. årligt, hvor 1/12 udbetales månedsvis forud. Som kommunalbestyrelsesmedlem er man forpligtet til at modtage vederlaget. Det faste vederlag dækker primært: medlemmernes deltagelse i kommunalbestyrelsesmøder møder i forbindelse med varetagelsen af kommunale hverv efter valg af kommunalbestyrelsen deltagelse i kurser der af kommunalbestyrelsen anses at have betydning for varetagelsen af kommunale hverv deltagelse i budgetseminarer og lignende I stedet for det faste vederlag, kan man som kommunalbestyrelsesmedlem vælge at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. At modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste betyder en reduktion i det faste vederlag, så det er på ,50 kr. årligt hvor 1/12 udbetales månedsvis forud. Der gives erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for at deltage i kommunalbestyrelsesmøder, udvalgsmøder og til møder i forbindelse med kommunale hverv. Erstatningen ydes for selve mødetiden og den nødvendige rejsetid. Erstatningen for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan højst udgøre kr. pr. dag. Hvis en udvalgsformand får vederlag som udvalgsformand, kan vedkommende ikke samtidig få erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for hverv, der udføres i egenskab af udvalgsformand. Som dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste, skal der ved årets begyndelse fremlægges følgende dokumentation: For lønmodtagere betyder dette en skriftlig erklæring fra arbejdsgiveren. 12

13 For selvstændige skal der foreligge en tro og love erklæring om indtægtstabets størrelse, eller en revisorberegning af tabets størrelse ved fravær. Herudover skal der månedsvis foreligges følgende dokumentation: Lønmodtagere skal fremvise lønseddel eller lignende fra arbejdsgiver, hvoraf det lidte løntab fremgår. Selvstændigt erhvervsdrivende skal fremvise en opgørelse over antallet af timer * den beregnede timeløn, underskrevet af den selvstændige selv eller anden berettiget person i virksomheden. Til selvstændige udbetales erstatning for mødevirksomhed inden for normal arbejdstid ( ) eller inden for virksomhedens normale forretningstid. Valg af vederlagstype træffes for et kalenderår af gangen, og skal meddeles skriftligt til direktionssekretariatet før årsskiftet. For det første år i valgperioden dvs. 2014, skal valget dog være meddelt inden 1. februar 2013 til direktionssekretariatet ved Hanne Maarup Johansen, som kan kontaktes på hmj@norddjurs.dk eller Vederlagsoversigt Hverv Årligt vederlag i kr. (2013 priser) % ift. borgmestervederlag Borgmester ,0% Viceborgmester ,0% Kommunalbestyrelsesmedlem ,1% Udvalgsformand ,5 25,0% Udvalgsmedlem ,8% Formand børn og unge udvalg ,5% Medlem børn og unge udvalg ,5% Tillægsvederlag for hjemmeboende børn Befordring og befordringsskema Som kommunalbestyrelsesmedlem kan man modtage skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i forbindelse med hvervet. Satserne for den skattefri kørselsgodtgørelse udgør for 2014: Kørsel (bil eller motorcykel) op til km. årligt: 3,73 kr. pr. km. Kørsel (bil eller motorcykel) over km. årligt: 2,10 kr. pr. km. Kørsel på egen cykel, knallert eller EU-knallert: 0,51 kr. pr. km. For at være berettiget til skattefri kørselsgodtgørelse, skal 13

14 transporten foregå i egen bil transporten være mellem hjem og arbejdsplads kørslen mellem hjem og arbejdsplads skal højst finde sted i 60 dage inden for 12 måneder Kommunalbestyrelsens medlemmer anmodes om at aflevere befordringsskema en gang om måneden. Befordringsskema skal afleveres senest den 5. i måneden for at komme med til næste vederlags udbetaling. Den nødvendige information, som skemaet skal udfyldes med er: Kørslens formål Kørslens mål og evt. viapunkter Dato Antal kørte kilometer Et antal befordringsskemaer er udsendt sammen med indkaldelsen til det konstituerende møde i kommunalbestyrelsen. De nødvendige informationer der skal indgives er mødets formål, hvilken adresse transporten er til og fra, om der er tale om en returrejse, og hvilke viapunkter der er benyttet. Det udfyldte befordringsskema skal afleveres i direktionssekretariatet ved Hanne Maarup Johansen, som også kan kontaktes ved spørgsmål om befordring eller ønske om at afhente eller få tilsendt flere befordringsskemaer på hmj@norddjurs.dk eller tlf Ved benyttelse af offentlig transport refunderes den reelle transportudgift. Dokumentation for udgiften fx stemplede billetter afleveres også til Hanne Maarup Johansen i direktionssekretariatet. Adgang til rådhuset i Grenaa Alle medlemmer af kommunalbestyrelsen får udleveret en nøgle, så der kan sikres adgang til rådhuset i Grenaa uden for den almindelige åbningstid. Den udleverede nøgle er strengt personlig, og må ikke lånes ud til andre eller kopieres. Den skal opbevares omhyggeligt, og der skal straks rettes henvendelse til direktionssekretariatet ved Tove Bonnerup på tlf eller tb@norddjurs.dk hvis nøglen bortkommer. 14

15 Siddepladser i rådssal og mødelokaler I rådssalen på rådhuset i Grenaa sidder kommunalbestyrelsesmedlemmerne sammen i partigrupper. Hvert medlem har en fast plads. 15

16 Post Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer samles i dueslag hos rådhusbetjentene i postog maskinstuen på rådhuset i Grenaa. Post i dueslaget sendes minimum hver torsdag til kommunalbestyrelsesmedlemmernes postadresse. Såfremt der kun er informationsmateriale vil det blive udleveret på næste møde. Det er muligt selv at afhente posten, hvis man alligevel er på rådhuset. Forsikring Der er tegnet en kollektiv ulykkesforsikring, der dækker alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Den kollektive ulykkesforsikring er et supplement til den lovpligtige forsikring mod følger af arbejdsskade. Der er desuden tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring. Forsikringen dækker repræsentanter i diverse eksterne bestyrelser, nævn, råd osv. Repræsentanterne skal være udpeget direkte af kommunen til at varetage hvervet som bestyrelsesmedlemmet på kommunens vegne. PC og ipad Ved spørgsmål til eller problemer med PC eller ipad kontaktes direktionssekretariatet ved Tove Bonnerup på tb@norddjurs.dk eller tlf eller Thøger Terp på tht@norddjurs.dk eller tlf Adgangskode Ved problemer med at logge på din Norddjurs bruger, kan Tove Bonnerup kontaktes på tb@norddjurs.dk eller tlf Log på hjemmefra Man kan logge på Norddjurs net fra et eksternt net fx hjemmefra. Gå ind på adressen og tast din bruger-id ( ad bruger) og din kode. Du skal ikke udfylde noget i det nederste af de tre felter. Herefter trykker du videre, og skal nu indtaste din sms-kode, som er blevet sendt til din mobiltelefon. Herefter starter systemet op, og du kan nu tilgå din Norddjurs mail samt mapper og dokumenter på drevene (P: Private dokumenter, F: Fælles dokumenter, G: Gruppe dokumenter). 16

17 Telefoni og skat Som kommunalbestyrelsesmedlem får man tilbud om betalt mobiltelefonabonnement af Norddjurs Kommune. Dette kan gøres ved enten at beholde sit telefonnummer og overdrage abonnementet til Norddjurs Kommune, eller ved at få oprettet et nyt abonnement med nyt telefonnummer. Abonnementet er i begge tilfælde med ubegrænset telefoni og data. Abonnementet vælges og tegnes hos direktionssekretariatet. Ved at få telefonabonnementet betalt, bliver man pligtig til at betale multimedieskat af kr. årligt. Dette ordnes af direktionssekretariatet og lønafdelingen. I stedet for at få sit telefonabonnement betalt, kan man i stedet vælge at modtage 132 kr. månedligt som tilskud til telefoni. Dette beløb er fast, uanset hvilke udgifter man måtte have til telefoni. Ved dette tilskud beholder man sit eget nummer og abonnement, men bliver beskattet af beløbet. Kontakt direktionssekretariatet ved Tove Bonnerup på tb@norddjurs.dk eller tlf ved spørgsmål om telefoni, og for at udfylde blanket om abonnement. Aviser og nyhedsbreve Der er for alle kommunalbestyrelsesmedlemmer adgang til elektroniske udgaver af magasinerne Kommunen og Danske Kommuner. Derudover tilbydes e-avis abonnement til Århus Stiftstidende og Randers Amtsavis. Der er gratis adgang til dknyt.dk, når man er logget på Norddjurs via pc. Ved adgang fra eksternt net, skal man logge på med det kundenummer og adgangskode, som er blevet tilsendt alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Øverst på forsiden kan man tilmelde sig nyhedsbrev. Skriv Norddjurs kom best i første rubrik, og skriv dernæst eget navn og egen mailadresse. Nyhedsbrevet udkommer tre gange dagligt. Det er også muligt at tilmelde sig Newsticker øverst på forsiden. Den kan trækkes ud på skrivebordet og viser løbende dagens fem hovedoverskrifter. For tegning af eller spørgsmål til avisabonnementer kontaktes direktionssekretariatet ved Tove Bonnerup på tb@norddjurs.dk eller tlf Fortroligt materiale Vær opmærksom på hvordan fortroligt materiale fra fx lukkede dagsordener håndteres. Dette materiale skal både opbevares med omtanke og skaffes af vejen på sikker vis. Materiale til makulering kan evt. afleveres til direktionssekretariatet. 17

18 Internet Norddjurs Kommune betaler for en privat internetopkobling til kommunalbestyrelsesmedlemmer. Kontakt IT afdelingen for at få oprettet en opkobling ved at oprette en sag på med dine oplysninger. Herefter vil der blive taget kontakt fra IT-afdelingen. Administrativ organisation Direktionen Direktionen består af Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen 18

19 Direktionen afholder direktionsmøde en gang ugentligt. Dagsordener og referater fra direktionsmøderne kan ses her: Chefer Navn Område Direktør Kim Bruun Nielsen Chef for direktionssekretariatet & HR Kommunaldirektøren Vakant Økonomi- og Indkøbschef Økonomidirektøren Leif Raaby Pedersen IT-chef Økonomidirektøren Karen Helene Skau Arbejdsmarkeds- og Borgerservicechef Økonomidirektøren Marianne Fisker Løn- og Bogholderichef Økonomidirektøren Hans Jørgen Laursen Projektleder for digitalisering Økonomidirektøren Anders Blæsbjerg Baun Sekretariatschef Velfærdsdirektøren Finn Mikkelsen Skole- og Dagtilbudschef Velfærdsdirektøren Helle Støve Myndighedschef Velfærdsdirektøren Søs Fuglsang Sundheds- og Omsorgschef Velfærdsdirektøren Hanne Nielsen Socialchef Velfærdsdirektøren Christina Lundbergh Sekretariatschef Udviklingsdirektøren Helen Rosager Kultur- og Udviklingschef Udviklingsdirektøren Lotta Dybdahl Sandsgaard Byg- og Miljøchef Udviklingsdirektøren Kim T. Jensen Vej- og Ejendomschef Udviklingsdirektøren Direktionssekretariatet & HR Som kommunalbestyrelsesmedlem stifter man bekendtskab med mange dele af forvaltningen i Norddjurs Kommune. Direktionssekretariatet er den del af forvaltningen der er sekretariat for borgmesteren og kommunaldirektøren. Udover disse sekretariatsopgaver er en af direktionssekretariatets hovedopgaver at betjene kommunalbestyrelsen og økonomiudvalget, bl.a. ved at være ansvarlig for dagsorden og referat. 19

20 Kontaktoplysninger Navn og stilling Tlf. og mobil Borgmesteren Jan Petersen Kommunaldirektøren Jesper Kaas Schmidt Kan kontaktes i alle tilfælde Direktører Eva Holm Iversen Økonomidirektør Kenneth Koed Nielsen Velfærdsdirektør Kim Kofod Hansen Udviklingsdirektør Direktionssekretariatet & HR Kim Bruun Nielsen Sekretariatschef jeks@norddjurs.dk ehi@norddjurs.dk kkn@norddjurs.dk kikh@norddjurs.dk kbn@norddjurs.dk Kontakt ang.: Kommunalbestyrelsesmøder, økonomiudvalgsmøder, afbud, inhabilitet, m.m. Hanne Maarup Johansen Fuldmægtig Kontakt ang.: Vederlag, befordring Tove Bonnerup Projektleder Kontakt ang.: Aviser, telefoni, nøgler, ipad, PC Jette Kusk Simonsen Jurist Kontakt ang.: Forsikring Thøger Terp HR konsulent Kontakt ang.: ipad, PC Pernille Bouteloup Kofoed Fuldmægtig hmj@norddjurs.dk tb@norddjurs.dk jks@norddjurs.dk tht@norddjurs.dk pbk@norddjurs.dk Kontakt ang.: Introduktionsprogram IT afdelingen - helpdesk@norddjurs.dk Kontakt ang.: Oprettelse af internetopkobling 20

21 Afdelinger fordelt på kommunens tre administrationsbygninger Administrationen i Norddjurs Kommune er fordelt på tre adresser. Rådhuset Grenaa Torvet Grenaa Allingåbro Administrationsbygning Kirkestien Allingåbro Glesborg Administrationsbygning Glesborg Bygade Glesborg Afdelinger Direktionssekretariatet & HR Økonomi- og lønafdelingen It-afdelingen Arbejdsmarkeds- og borgerserviceområdet Teknik- og driftsområdet Teknik- og miljøområdet Kultur- og udviklingsområdet Sundhedsområdet Skole- og dagtilbudsområdet Tandplejeområdet Familierådgivningsområdet PPR-området Socialområdet Ældreområdet (Østergade 36) Håndbog for kommunalbestyrelsen Denne håndbog vil løbende blive opdateret, og findes elektronisk på Norddjurs Kommunes hjemmeside på Ved kommentarer, forslag eller spørgsmål til håndbogen kontaktes Pernille Bouteloup Kofoed på pbk@norddjurs.dk eller tlf