Konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingens opgaver

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingens opgaver Udkast til modeller for kontraktstrategi opdeling og afgrænsning af udbud, samt kontraktlængde 24. marts 2011

2 Revideret: Baggrund Svendborg Kommunes byråd, har på møde den 21. december 2010 vedtaget en udbudsstrategi. Heri er bl.a. fastlagt, at kommunes Entreprenørafdelings ydelser skal udbydes og at der skal afgives kontrolbud. Derudover er der besluttet at igangsætte et funktionsudbud på asfaltområdet. Enkelte opgaver, der tidligere er løst i Entreprenørafdelingen, vil indgå i dette funktionsudbud. Under planlægning af udbuddet, skal der tages stilling til en kontraktstrategi. Kontraktstrategi: Strategisk fastlæggelse af hvorledes udbuddet afgrænses og opdeles. Samt stillingtagen til kontraktlængden. Byrådets beslutning om udbud af entreprenørafdelingens ydelser forstås som udbud af de opgaver der aktuelt løses af afdelingen, for forskellige forvaltninger, afdelinger og institutioner. I nærværende materiale er præsenteret to principielt forskellige og mulige modeller. Nærværende materiale har været til høring i Entreprenørafdelingens MED-udvalg. Høringssvar er vedlagt i andet bilag til sagen. Materialet har samtidig været til gennemsyn og kommentering hos ekstern rådgiver. På baggrund af dette er oplægget kvalificeret yderligere. I det følgende præsenteres de to modeller for udbuddet. Model 1 samlet udbud Et samlet udbud af alle opgaver. Der kan kun bydes på den samlede opgave. Entreprenørafd. afgiver kontrolbud. Såfremt et privat firma vælges, virksomhedsoverdrages alle medarbejdere; udførende medarbejdere, administrative medarbejdere, værkstedfolk og ledere. Model 2 deludbud, med mulighed for samlet bud Opgaverne udbydes i deludbud, med mulighed for at byde på alle opgaverne som én samlet entreprise. Entreprenørafdelingen afgiver kun kontrolbud på den samlede opgave. Vurdering af tilbuddene afgør hvorvidt opgaverne tildeles ét firma, som en samlet opgave, eller flere forskellige private firmaer som delopgaver. Såfremt udbuddet vindes af ét privat firma, virksomhedsoverdrages alle udførende medarbejdere. Administrative medarbejdere, værkstedfolk og ledere, kan evt. overdrages, afhængig af udbudsbetingelserne. Såfremt udbuddet vindes af flere private firmaer, virksomhedsoverdrages alle udførende medarbejdere til de deludbud, hvorpå de er påført i udbudsmaterialet. Administrative medarbejdere, værkstedfolk og ledere, kan ikke umiddelbart virksomhedsoverdrages. Side 2 af 6

3 Revideret: Model 1 samlet udbud Kommunes kontrolbud Et samlet udbud Alle Entreprenørafdelingens opgaver udbydes i ét samlet udbud. Det betyder at såvel kommunes kontrolbud, som de private tilbud, umiddelbart kan vurderes og sammenlignes, med henblik på kontrakttildeling. Såfremt et privat tilbud antages vil; - der ske en samlet overdragelse af alle Entreprenørafdelingens nuværende opgaver. - der kunne ske en samlet virksomhedsoverdragelse af alle medarbejdere (udførende medarbejdere, ledere, administration og værksted). - den kommunale ejendom, Bodøvej 18 bliver udlejet til kontrakthaver (udbudsbetingelse). - alt materiel, eksklusiv vintermateriel, bliver overdraget mod betaling (udbudsbetingelse). Fordele/ulemper i forhold til fremtidig driftsstyring Fordele ved model 1 Ulemper ved model 1 Driftsmæssige grænsefladeproblematikker mellem opgaverne minimeres. Enkel styring og kontrol for Bestiller, ved kun én kontrakthaver. Dette giver en lav risikoprofil, for så vidt angår driftsmæssige problematikker. Ledelsesmæssige og administrative kompetencer fastholdes hos en evt. ny kontrakthaver. Bedre mulighed for helhedsorienteret drift af arealerne. Sårbarhed for kommunen, ved kontrahering med kun én virksomhed. Evt. økonomiske problemer for kontrakthaver eller samarbejdsmæssige problemer, har store konsekvenser. Fordele/ulemper i forhold til udbud, kontrolbud og evt. virksomhedsoverdragelse Fordele ved model 1 Ulemper ved model 1 Enkel virksomhedsoverdragelsessituation. Risiko for få bydende, måske 3-5. En stor Alle medarbejdere overgår evt. til privat byder. opgave der kræver særlige økonomiske og Enkel overdragelse af materiel. organisatoriske ressourcer (EU-udbud) Nuværende plads og bygning, Bodøvej 18 kan Svært tilgængeligt udbud for mindre udlejes som en del af udbudsbetingelserne. virksomheder. Ens konkurrencevilkår for bydende, med hensyn Ved gentagne store udbud, kan der være risiko til bygninger og medarbejdere. for færre bydende ved genudbud. Sandsynligvis mest attraktivt for medarbejdere, med en evt. samlet virksomhedsoverdragelse. Attraktiv opgave for store firmaer p.g.a. opgaven størrelse og mulighed for kontinuerlig beskæftigelse. Dette = højt konkurrencemoment. Administrativt lettere med ét samlet udbud. Side 3 af 6

4 Model 2 deludbud, med mulighed for samlet bud Revideret: Kommunes kontrolbud Et samlet udbud Deludbud Deludbud Deludbud Deludbud Deludbud Entreprenørafdelingens samlede opgaver udbydes i en række deludbud, hvorpå der separat kan afgives bud. Derudover er der mulighed for at byde på den samlede opgave. Entreprenørafdelingen udregner kun et kontrolbud på den samlede opgave, ikke deludbud. Ved denne model er det summen af alle deltilbud, der sammenlignes med den eller de samlede tilbud der er givet, herunder kommunes kontrolbud. Såfremt ét privat firma vinder opgaven, vil betingelserne for virksomhedsoverdragelse være meget lig model 1. Såfremt flere private tilbud antages vil; - opgaverne overdrages i delopgaver, til virksomhederne. - de udførende medarbejdere bliver virksomhedsoverdraget til den delopgave, hvorpå de er påført i udbudsmaterialet. - der skulle findes alternative ansættelsesmæssige løsninger, for så vidt angår administrative medarbejdere, værkstedsfolk og driftsledere, da de ikke umiddelbart kan virksomhedsoverdrages. - den kommunale ejendom, Bodøvej 18, ikke kunne udlejes som del af udbuddet. - alt materiel, eksklusiv vintermateriel, bliver overdraget mod betaling (udbudsbetingelse). Fordele/ulemper i forhold til fremtidig driftsstyring Fordele ved model 2 Ulemper ved model 2 Mindre sårbarhed for kommune ved flere Øget risiko for driftsmæssige grænsefladeproblematikker ved flere kontrakthavere. Dette kontrakthavere. Økonomiske problemer for Udføren, eller samarbejdsproblemer har mindre giver en høj risikoprofil, for så vidt angår konsekvenser. driftsmæssige problematikker. Mere tidskrævende styring for Bestiller ved flere kontrakthavere. Bestiller kan få en koordinerende rolle i forhold flere kontrakthavere. Mindre muligheder for helhedsorienteret drift. Side 4 af 6

5 Revideret: Fordele/ulemper i forhold til udbud, kontrolbud og evt. virksomhedsoverdragelse Fordele ved model 2 Ulemper ved model 2 Potentielt flere bydende private virksomheder. Tilgængeligt udbud for mindre virksomheder. Også specialister indenfor delområder. Problematisk virksomhedsoverdragelse, især for ledere, værksted og administrative medarbejdere. Mindre attraktivt scenarium for medarbejderne, med evt. spredt virksomhedsoverdragelse. Vanskeligheder ved at sætte den enkelte medarbejder på en bestemt pakke. Vanskelig udbudssammensætning, da hensyn til mulig virksomhedsoverdragelse skal tages. Mindre stordriftsfordele. Potentialet i rationel samling af opgaver, kan ikke udnyttes fuldt ud. I model 2 vil den samlede, og nuværende, opgavemængde på mio. kr. årligt, blive opdelt i et mindre antal deludbud, skønsvis 5-7 stk. En opdeling af opgaverne i disse deludbud, sker på baggrund af; et ønske om et mindre antal kontrakthavere, for at lette de administrative, styringsmæssige og koordinerende opgaver under driften. et ønske om at deludbuddene indeholder en samling af opgaver, der muliggør en effektiv maskinudnyttelse (dermed kan der imødeses mere attraktive tilbud, prismæssigt) et ønske om at deludbuddene, så vidt muligt, indeholder en vis opgavemængde over hele året. Dette muliggør en bedre udnyttelse af maskiner og medarbejdere. (dermed kan der imødeses mere attraktive tilbud, prismæssigt). Samtidig sikre dette den bedst mulige fastholdelse af kompetente medarbejdere på sigt, et ønske om at samle opgaver der faglig og teknisk er beslægtede, således at mulige stordriftsfordele og synergier udnyttes (dermed kan der imødeses mere attraktive tilbud, prismæssigt) en udfordring med evt. at virksomhedsoverdrage medarbejdere. Disse har løst mangeartede opgaver hidtil. For at muliggøre en god og reel virksomhedsoverdragelse, er det nødvendigt med en vis opgavemæssig og økonomisk volumen i deludbuddene. Ovenstående betyder bl.a. at opgaver med vintertjeneste bliver fordelt på et antal deludbud, som supplement til øvrige opgaver. Hermed udnyttes maskiner og personale bedst muligt over året. Denne håndtering af vintertjenesten i.f.t. udbuddet, er samtidig nødvendigt på grund af kravet om virksomhedsoverdragelse. Der vil ikke kunne overdrages medarbejdere til deludbud, udelukkende indeholdende vintertjeneste. Da lov om virksomhedsoverdragelse er gældende, skal der være sammenhæng mellem opgaver og personale på deludbuddene. Side 5 af 6

6 Fælles konsekvenser anlægsaktiver Revideret: Ved en evt. overdragelse af opgave til én eller flere private firmaer, vil anlægsaktiver (maskiner og bygninger) blive håndteret således; Vintermateriel: Øvrigt materiel: Bodøvej 18: Bodøvej 14: Øvrige pladser: Sneplove, sneslynger, saltspredere og maskinkoste er bygherreejendom og bliver under alle omstændigheder som kommunalt ejet materiel. Overdrages mod betaling (som del af udbudsbetingelserne) til én eller flere entreprenører. Entreprenørafdelingens nuværende plads og bygning, indskrives i udbudsmaterialet som en lejemulighed. Dette er kun relevant ved kontrahering med én entreprenør. Ved overdragelse til flere virksomheder, vil ejendommen ikke umiddelbart kunne udlejes og skal eventuelt afhændes. Fremtidig kommunal bygherreplads til materialeoplag og vintertjensteaktiviteter (salthal og saltlageanlæg). To tidligere stillepladser på Sundbrovej og Juelsbjergvej står aktuelt til salg. Ejendommene forbliver i kommunalt regi. Vedrører ikke udbuddet, da de ikke er nødvendige for den nuværende og fremtidige opgaveløsning og organisering. Generelle konsekvenser ved evt. opgaveoverdragelse til private firmaer Det vil være økonomisk urealistisk, evt. at genoprette en kommunal driftsafdeling senere. Muligheden for benchmarking mellem offentlig og privat opgaveløsning mistes. Ved kontrakter på baggrund af udbud, mindskes kommunens fleksibilitet til dels, på grund af kontraktbindinger. Risiko for tab af driftsviden på Bestillerside, ved bortfald af egen udførende afdeling. Opgaver med besvarelse af borgerhenvendelser, samt styring, tilsyn og koordinering af opgaver og sager har hidtil været løst i et samarbejde mellem Bestiller og Udfører. Disse opgaver skal varetages af Bestiller fremadrettet. Vintervagten, der tidligere har været varetaget hos Entreprenørafdelingen, skal varetages af Bestiller i administrationen. Styring og administration af vintermateriel (saltspredere, sneplove og maskinkoste der ejes af Bestiller), overgår til Bestiller. Dette er tidligere udført i Entreprenørafdelingen. Kontraktlængde Det foreslås at der udbydes med en kontraktlængde på 4 år, med mulighed for forlængelse i 1-2 år. Side 6 af 6