Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen. Forum. Møde afholdt: 28. september 2016 kl :00. 13b Sted: Mia Dabelsteen.

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 3. OKTOBER 2016 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 28. september 2016 kl :00 KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 13b.0.27 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, Specialkonsulent og sekretær for udvalget, Bettina Perregaard, INSS, Michael Lerche Nielsen, NFI, Frederik Tygstrup, IKK, Catharina Raudvere, TORS. Trine Schreiber, IVA, Pia Schwarz Lausten, ENGEROM, Dan Zahavi, MEF, Sniff Andersen Nexø, SAXO. phdschool@hum.ku.dk REF: MD Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser. 3) Deltager ph.d.-koordinatoren i første evalueringssamtale hos jer som fast rutine? 4) Ph.d.-kurser i 2016 og 2017: Har I nogen kursusforslag til foråret? (Bilag 1).

2 5) Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget nyt? 6) To punkter fra Sniff se mail fra den 18. august. 7) Evt. SIDE 2 AF 7 Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt dog med den ændring, at punkt seks blev taget som punkt tre for, at Sniff kunne deltage, som skulle videre til et andet møde. Ad 2) Meddelelser: Sune meddelte følgende: Ph.d.-administrationen flytter fra Mikado House i dag til bygning 23 på 5. sal. Micella Gervig Themsen, fuldmægtig, har fået nyt arbejde og Anni Christensen, der tidligere har været barselsvikar for Maja Erlund, har overtaget stillingen som et vikariat på et år. Ph.d.-området er blevet lagt ind under prodekanen for omverdensrelationer Julie Sommerlund. Dekanen skal fremover kun inddrages når det er strengt nødvendigt. Julie har siddet i ph.d.-kufir igennem flere år og har derfor allerede stor erfaring med området. Direktionen har givet tilladelse til, at vi kan opslå ca. 16 ph.d.-stipendier i løbet af efteråret når det nye rekrutteringssystem er indført. Der vil være optag i Det bliver fordelt med fire stipendiater til fire institutter hvert andet år. I første runde i 2017 er det IKK, TORS, SAXO og IVA, der får ph.d.-stipendiater. I 2018 vil så det være ENGEROM, MEF og de til den tid fusionerede institutter NFI og INSS. Hvordan fordelingen i mellem de til den tid tre institutter i 2018 præcis lander, er endnu usikkert. Opslagene vil være tilgængelige omkring midten af oktober, man vil kunne indtaste fra omkring den 1. november og der vil være ansøgningsfrist omkring den 1. februar De endelig datoer bliver meldt ud på ph.d.-skolens hjemmeside så snart det er fastsat. Den nye procedure er indført for at lave to runder med nogenlunde lige stor belastning ansøgermæssigt. Derudover var det et ønske at have TORS og SAXO sammen, da de har overlappende forskningsprojekter og desuden skulle IVA med i første runde, da de fra 2017 bliver en del af fakultetets økonomi. Det blev fra ENGEROM bemærket, at man her er kede af ikke at være med i første runde, da der ikke er så mange ph.d.-stipendiater pt. Sune forstod godt situationen og tilbød, at ph.d.-skolen gerne vil være behjæl-

3 pelig med at skaffe flere på eksterne midler og samfinansierede ph.d.- stipendiater. Der skal etableres et innovation hub finansieret af midler fra Nørregade på alle campusområder på KU. Prodekanen for omverdensrelationer er optaget af at få givet dette center en vigtig opgave med at skabe samarbejdsrelationer til dansk erhvervsliv, så vi blandt andet kan få flere erhvervsphd-studerende og samfinansierede ph.d.-projekter. Det er ambitionen, at øge antallet af ph.d.-studerende på denne måde. Frederik Tygstrup bemærkede i forlængelse af dette, at der er færre ansøgninger til det fri forskningsråd, end der plejer at være. Han opfordrede til at lave flere partnerskaber omkring ansøgninger dertil. Endelig orienterede Sune om, at der udskrives valg til ph.d.-udvalget den 3. oktober. Man kan se datoer over hele forløbet på KUnet under Valg. SIDE 3 AF 7 Ad 3) To punkter fra Sniff se mail fra den 18. august. a) Sniff rejste spørgsmålet om man kan få timer for at arrangere og søge legater til sin udlandsrejse. Sune orienterede alle om, at det er institutlederen, der har ret til at lede og fordele arbejdsforpligtelsestimerne. Dette kan omfatte en bred vifte af opgaver, men det er arbejde for instituttet. Det skal aftales forud for udførelsen af opgaven, og det er ikke arbejde for en selv, men for instituttet. Man kan således godt med institutlederens godkendelse få timer til at skrive ansøgninger hvis det er til et kollektivt projekt, men ikke i udgangspunktet til eget studieophold. Sune vil granske reglerne, og tjekke, at de ikke til at misforstå. Dette er også praksis på institutterne og det er også det, der bliver kommunikeret ud til diverse møder og i forbindelse med GRUS mv. Sune meddelte afslutningsvist, at der i sager om forlængelser i de fleste tilfælde gives forlængelser. Der er dog en væsentlig undtagelse og det gælder folk, der i deres ansøgning angiver, at de har brugt tiden på noget andet end deres ph.d.-forløb. Sune nævnte videre, at det kunne være interessant at undersøge, hvor mange af arbejdsforpligtelsestimerne, der faktisk bruges på institutterne. Hans umiddelbare gæt er, at det nok ikke er de fulde 840 timer, men nok snarere omkring ca. 780 timer. Sniff nævnte, at nogle indimellem på SAXO bliver brugt som specialevejledere, for at de kan få nok undervisningstimer og komme op på de i alt 630

4 timer. Til MUS bliver det understreget, at de 210 timer, der resterer af arbejdsforpligtelsen kan bruges til at styrke deres CV. Det er en mulighed givet af instituttet, som de kan bruge til kompetenceudvikling. SIDE 4 AF 7 b) Nye rejseregler og mangelfuldt skema Det andet punkt gjaldt de nye rejseregler, hvor Sniff påpegede, at de skemaer, de ph.d.-studerende bliver bedt om at udfylde ved udlandsophold over 28 dage ikke er målrettet ph.d.-studerende og derfor indeholder forhold, som ikke er relevante for ph.d.-studerende så som time- og dagpenge mm. Hun bad om der ikke kunne udarbejdes et nyt skema, der er tilpasset de ph.d.- studerende. De øvrige ph.d.-koordinatorer bakkede op om dette og det vil blive taget videre til ph.d.-udvalget. Ad 4) Deltager ph.d.-koordinatoren i første evalueringssamtale hos jer som fast rutine? Ph.d.-koordinatorerne på INSS, IVA og IKK deltager i første evalueringssamtale som fast praksis. På NFI, SAXO, TORS og ENGEROM er det et stående tilbud, men ikke noget, der bliver brugt fast. På INSS, IVA, og IKK fungerer det rigtig godt og er en god måde at kunne give information videre på til både nye og mere erfarne vejledere. På TORS vil de åbne op for at bruge det mere fast. Sune mente, at der kunne være grund til at kigge på dette igen. Ikke nødvendigvis for at ændre det, men evt. reflektere over praksis igen. Er det fra fakultetets side noget man ønsker, at ph.d.-koordinatorerne skal deltage i hver gang eller er det åbent tilbud eller er det noget midtimellem med et forventningspres? Ph.d.-koordinatorens rolle er både at informere om reglerne, facilitere mødet og at opfange eventuelle problemer. Ad 5) Ph.d.-kurser i 2016 og 2017: Har I nogen kursusforslag til foråret? (Bilag 1). Sune efterlyste flere fagspecifikke kurser, da der ikke har været helt så mange af dem i 2016, som der tidligere har været. Ph.d.-koordinatorerne forklarede, at der hos flere af dem er ph.d.-studerende, der har overstået deres kursusdel og at der derfor ikke er så stor efterspørgsel på ph.d.-kurser som tidligere. Der er dog allerede annonceret fire fagspecifikke kurser for 2017, tre er i proces, og der er yderligere kurser på vej fra både IKK og ENGEROM.

5 Skulle der opstå andre ønsker til kurser eller er der ph.d.-studerende, der er interesserede i at arrangere et seminar eller master class, er ph.d.-skolen gerne behjælpelig med at understøtte dette. SIDE 5 AF 7 Ad 6) Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget nyt? Sune indledte med at sige, det er centralt, at der skabes et godt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Det gælder både når der er mange ph.d.- studerende, som det var tilfælde tidligere, og når der er lidt færre. Han kunne godt tænke sig, at vi kom op på ca. 250 ph.d.-studerende, så det vil han gerne være med til at understøtte. Tallet svinger noget, men pt. er der omkring 173 ph.d.-studerende. På TORS, hvor der har været en mere negativ APV end andre steder, er man i gang med en drøftelse af forventninger til arbejdspladsen blandt de ph.d.- studerende: Hvad kan man forvente, og hvordan kan man som ph.d.- studerende bedst håndtere den midlertidige ansættelsessituation, man befinder sig i. På SAXO er Sniff pt. i gang med at afholde MUS og her får hun vendt diverse problemstillinger med de ph.d.-studerende. Hun har også inviteret en tillidsrepræsentant med et af deres frokostmøder for at tale om, hvad der ikke er så godt. De ph.d.-studerende er mest usikre på deres karrierelivssituation men det er svært ved at gøre noget ved det. På SAXO har flere af de ph.d.-studerende efterlyst information om karriere og viden om, hvordan man kan opbygge sit CV og søge fonde. Marie Louise Nosch har derfor afholdt et seminar for dem som tilbud, men ud af 30 var det kun to, der dukkede op. Det kan være svært at gøre noget ved et efterspurgt behov, hvis folk så ikke kommer til det, de efterspørger. På INSS har de afholdt et lignende arrangement med Marie Louise Nosch, og der var det også kun få, der kom. På SAXO er der til en stor gruppe på historie, der har dannet deres egen studiegruppe. Her har de haft en læsekreds, udvekslet papirer og tekster og dermed dannet sig en viden om hvad hinanden laver. Nu er de så overgået til at afholde et ugentlig skriveværksted på tre timer. Her skriver de tre gange 45 med kaffepauser indimellem. Det fungerer fantastisk godt og er meget frugtbart for dem. Samme gruppe har også genindført at afholde brown bag meetings og morgensang en gang om måneden.

6 Michael nævnte, at denne studiegruppe på SAXO svarede til, hvad de har haft på NFI og INSS i form af deres skrivegrupper. SIDE 6 AF 7 Det blev også foreslået, at man kunne afholde noget lignende i regi af ph.d.- skolen. Andre nævnte, at denne type aktivitet nok foregår bedre på lokalt initiativ. Evt. Sune nævnte, at kursusdelen for langt de fleste forløber fuldstændig uproblematisk. Han understreger det også på introseminaret: Sørg for at opnå 30 ECTS, så er dette ikke et kritisk punkt, der vælter dig. -- Sniff nævnte, at der dog stadig er problemer med lange sagsbehandlingstider for at få ekstern ECTS godkendt. Det kan hos nogle ph.d.-studerende give nervøsitet og pres i en stresset periode omkring om det bliver godkendt eller der kommer til at mangle noget i sidste ende. Hun efterlyste, at der bliver gjort noget aktivt fra ph.d.-skolens side for at nedbringe den lange sagsbehandlingstid, da der er alvorlig brug for dette. Pia bakkede op og spurgte om noget af dette arbejde ikke kan uddelegeres. Sune nævnte, at han vil undersøge, om der kan gøres noget ved det. På lidt længere sigt er det håbet, at der kan tilvejebringes et elektronisk system, der kan tage håndtere dette og dermed kan nedbringe tiden. -- Michael nævnte, at han ved et forsvar havde haft problemer med at skaffe computer og headset og efterlyste, at Christina og Toke kunne tage sig af dette, så det ikke er lederen af forsvaret, der skal stå med dette i sidste øjeblik. -- Catharina nævnte, at der bør tilføjes et afsnit om datamanagement til ansøgningerne, så man kan sikre sig, at der er klare linjer om, hvordan data skal opbevares. Dette foreskriver persondataloven, at der skal være og det siger den etiske komité også. Det ses især ved feltarbejde og kan give problemer i forhold til at få bevillinger, hvis det ikke fremgår af ansøgningen. Frans Gregersen har efterlyst dette. Sune sagde, at han ville undersøge dette nærmere og følge op på dette.

7 -- Trine spurgte til hvor længe efter ph.d.-studerende, der er blevet udskrevet, kan aflevere efter Sune svarede, at det længste ph.d.-skolen har oplevet er 8-10 år efter. SIDE 7 AF 7 Der blev også spurgt til om de ph.d.-studerende vil blive opkrævet en betaling i forbindelse med dette. Sune svarede, at det afhænger af varigheden. Han nævnte også, at det kan være, at det på et tidspunkt bliver ændret til, at man skal aflevere inden indskrivningen ophører, men sådan er det dog ikke pt.