9.3 Engelsk forretningskorrespondance

Transkript

1 Kommunikationshåndbogen Forlaget Andersen 9.3 Engelsk forretningskorrespondance Af redaktør, cand.merc. Lisbet Røge Jensen, Create Content Indhold Formålsfuld erhvervskommunikation er effektiv, når den er: enkel præcis kortfattet professionelt udformet Det gælder på dansk såvel som på engelsk. Denne artikel er et redskab til at udforme forretningskorrespondance på engelsk. Selvom det engelske sprog falder de fleste naturligt, opstår der nemt tvivlspørgsmål om form og udtryk, når den konkrete opgave skal løses. I artiklen præsenteres opsætningen af et standardbrev og muligheder for de forskellige komponenter, der indgår heri, eksempelvis datoformat, adresseangivelse, indledende og afsluttende hilsener med videre. Form understreger professionalitet Et korrekt sprog fremhæver eller understreger professionalitet, og det mindsker distraktion fra det væsentlige, nemlig selve forretningselementet. Det samme gælder form: En almindeligt anvendt brevopsætning som modtageren er bekendt med fjerner distraktion fra indholdet, og det kan hjælpe skribenten i retning af mere enkel, præcis og kortfattet kommunikation. Lad os straks stifte bekendtskab med det eksempel, hvori artiklen her tager sit udgangspunkt: Kapitel 9.3. Side 1/8. April 2012

2 Kapitel 9.3. Side 2/8. April 2012

3 Forretningsbrevets format: Full Block Brevet er skrevet i det såkaldte Full Block-format. Det betyder at alle elementer er venstrestillede, at der anvendes enkelt linieafstand, og at der ikke skal laves indrykninger. Undtagelser er naturligvis et evt. brevhoved, logo eller punktlister, hvilket også fremgår af eksemplet. Full Block er det mest almindeligt anvendte format til forretningskorrespondance. I denne artikel er brevet skrevet med udgangspunkt i amerikansk engelsk, og det kræver få ændringer, hvis man skriver britisk engelsk. Hvis man har installeret en engelsk-sproget version af tekstbehandlingsprogrammet Word, så findes der en såkaldt Letter Wizard, der er nogenlunde brugbar til at udforme et brev i Full Block-format. Man skal blot være opmærksom på at lave nogle få tilrettelser i det brev, Word sammensætter. Standardbrev Ovenstående dokument kunne være baseret på et standardbrev med følgende komponenter: Kapitel 9.3. Side 3/8. April 2012

4 Forskellige komponenter, forskellige muligheder Dato Flere af disse komponenter kan i sagens natur angives på forskellige måder (markeret), og der er også varianter af indledende og afsluttende hilsener, af titulering og af høflighedsfraser. I det følgende gennemgås nogle af de muligheder, der ofte anvendes. Der er mange måder at angive datoen på i engelsk forretningskorrespondance. Her er nogle eksempler: Wednesday, April 24, 2012 April 24, /24/ April 2012 Skriver man britisk engelsk kan man med fordel angive datoen således: 24 April 2012 Emnelinie og attention Et par alternativer til angivelse af emne og til angivelse af evt. personlig modtager: In reply to: RE: Reference: ATTN: Attention: Kapitel 9.3. Side 4/8. April 2012

5 Hilsener og titulering Der er mange måde at hilse på, både indledende og afsluttende. Her nævnes nogle af dem, efterfulgt af råd om hvornår hvilken af hilsenerne er mest passende: Indledende hilsener: Dear Mr./Mrs./Ms., Dear XX, Professor XX: Ladies and Gentlemen: Gentlemen: To Whom It May Concern: Hvorvidt man anvender komma eller kolon efter den indledende hilsen afhænger af, hvor formel en tone man ønsker at slå an. Brug kolon til de mest formelle henvendelser. På britisk engelsk skal komma/kolon efter hilsener dog udelades. Dear er altid passende i en forretningsmæssig sammenhæng. Hvis man kender personen man skriver til godt, kan man udelade Mr./Mrs./Ms., mens det er bedst at skrive det fulde navn, når man ikke kender personen og eksempelvis ikke ved, om man skriver til en kvinde eller mand. I tilfælde hvor man gerne vil holde tonen høflig og jovial, men ikke henvender sig til én bestemt person, kan man anvende Ladies and Gentlemen. I andre tilfælde kan To Whom It May Concern anvendes. Angiv gerne modtagerens titel, folk har som regel arbejdet hårdt for at opnå den. Her er lidt flere muligheder: Professor (Prof.) President (Pres.) Doctor (Dr.) Ambassador (Amb.) Honorable (Hon.) Kapitel 9.3. Side 5/8. April 2012

6 Udelad Mr./Mrs./Ms. når titel angives og anvend med fordel forkortelser (se parentes), hvis hele personens navn følger. Hvis kun efternavnet skrives, skriv da titlen fuldt ud, eksempelvis Professor Smith i modsætning til Prof. William Smith. Afsluttende hilsener: Lad det afhænge af den indledende hilsen, hvilken afslutning brevet får: Best regards, Sincerely, Cordially, Thank you, Respectfully, Yours truly, Best regards, Sincerely og Thank you falder mest naturligt til forretningskorrespondance i den formelle forstand, mens øvrige hilsener kan anvendes til korrespondance med samarbejdspartnere, man kender mere indgående. Husk i øvrigt også her at undlade kommaet, såfremt brevet holdes i britisk engelsk. Kapitel 9.3. Side 6/8. April 2012

7 Høflig afslutning Som afslutning på nærværende artikel og som inspiration til afslutning på et forretningsbrev, kommer her et par eksempler på høflige fraser, der kan give korrespondancen en let udgang: If you have any additional questions, please feel free to contact me. Thank you for your time. I look forward to hearing from you. Please contact Lisbet Røge Jensen at for any customer service requests you may have. For more information, please contact us at or visit Om forfatteren Lisbet Røge Jensen er uddannet erhvervsøkonom fra Copenhagen Business School, hvorfra hun har en bachelorgrad i sprog og økonomi (SPRØK) samt en kandidatgrad fra linien Management of Innovation and Business Development. Hun har arbejdet professionelt med engelsk forretningskorrespondance for danske virksomheder med datterselskaber i USA og har desuden siden 2006 fungeret som freelanceskribent. Kapitel 9.3. Side 7/8. April 2012

8 Kapitel 9.3. Side 8/8. April 2012