Kontrakt mellem Europæisk Middelalder Festival 2011 og De grønne Spejdere, Horsens

Transkript

1 Kntrakt mellem Eurpæisk Middelalder Festival 2011 g De grønne Spejdere, Hrsens Gruppe: De Grønne Spejdere i Hrsens Kntaktpersn: Jesper Brandt Adresse: Søndrevej Hrsens Mbilnr.: jesperbrandt@spejdernet.dk WWW: SE nummer eller CPR. nr.: Ovennævnte deltager i Eurpæisk Middelalder Festival 2011 fredag den 26. august kl g lørdag den 27. august kl Gadeareal inkl. bd: 24 m2 på Søndergade + strt areal til Middelaldersklen ved Klsterkirken, frrest på P-pladsen Lån af A bd: 3x3 (til Søndergade) Lån af dragter: 20 munkedragter, 5 nnnedragter Bevilling: kr Tilskud til Middelaldersklen kr I alt til udbetaling efter festivalen, afhængig af varekøb: 3000 kr Dragterne kan I hente i Kunstnerkantinen i Rådhusets kantine fra fredag kl Hvis bdhlderen låner eller lejer bd af festivalen, vil I blive faktureret fr reparatin af bd, såfremt knstruktinen ændres eller bden beskadiges. Brandmæssigt egnet NEJ Vær pmærksm på de krav der stilles til brandmæssigt egnede bder i festivalens sikkerhedsbestemmelser. Vres bder vil sm sidste år være adskilt fra ilden, af børneaktiviteter, med sikkerhedsafstanden. Min. 15 m. Bål Ja Smede-esse må max være ½ x ½m g der skal bruges smedekul Bål til madlavning v. Klsterkirken Grill Ja På Søndergade g v. Klsterkirken Strøm 220v &380 v 220v på Søndergade til køleskab, 380v v. Klsterkirken Våben Nej Ingen blankvåben, men knive g økse sm værktøj Bevilling Ja På Søndergade Overnatter i bd Ja Udfyld venligst med JA eller NEJ *Vær pmærksm på at det kun er tilladt at vernatte i bden, når I har udfyldt det vedlagte ansøgningsskema. Elektrisk lys: Det er frbudt at have elektrisk lys ibden. I kan bruge stearinlys i stedet. Disse skal dg pbevares i lukkede lamper. Vær pmærksm på at fakler g lielamper er frbudt. Der kan købes stearinlys g evt. lamper via festivalsekretariatet Opstilling g nedtagning af bden: Opstilling af jeres bd finder sted fra trsdag den 25. august kl. 9 til fredag den 26. august kl. 15, hvr bden skal være klar. Der må køres i bil i begrænset mfang INDTIL fredag kl g kun fr af- g pålæsning. Bden skal være bemandet fra fredag kl i mdsat fald kan festivalkmitéen tildele stadepladsen til anden side.

2 Bdhlderen sørger selv fr prydning på stadepladsen. Området skal være rengjrt lørdag kl , så alt fremstår rent g indbydende til festivalens nye gæster. Husk at mrådet gså skal hldes rent g rdentlig i festivalens åbningstid. Nedtagning fregår umiddelbart efter festivalens afslutning lørdag den 27. august kl Nedtagning skal være tilendebragt søndag mrgen inden følgende tidspunkter: Søndergade/Rådhustrvet kl. 06:00 Rådhusparken, Øst-P samt Klsterkirken Søndag kl. 12:00. Rekvisitter, dragt g takt g tne: Alle deltagere i Eurpæisk Middelalder Festival skal være iklædt middelaldertøj. Gruppen frpligter sig til at agere med en pførsel g fremtræden sm var sandsynlig i middelalderen men med sans fr situatinen g nutidens takt g tne (i Danmark). Bdhlderen frpligter sig til kun at anvende rekvisitter, materialer, møbler g inventar sm fandtes i middelalderen samt at afdække nutidige hjælpemidler (sm f.eks. køleskabe g kaffekander), så de er fuldstændig usynlige. Vær pmærksm på dette når I indretter jeres bd. Husk ingen mderne duge, ingen duge af nervøs velur eller lign. Eventuelle skilte skal laves af træ eller læder, g teksten skal skrives med skrifttypen Clister Black eller Engraver s Old English, Bld (brug srt tusch eller maling). Skiltene skal have en behersket størrelse. Laminerede skilte er under ingen mstændigheder tilladt. Husk at vi er i middelalderen. Bemærk venligst at festivalens styregruppe kun tillader middelalderlige rekvisitter, sm stammer fra periden 1350 til Festivalen frbehlder sig ret til at fjerne alt, der ikke er gdkendt på frhånd, eller sm falder uden fr denne tidsramme, herunder varer fra jernalder g vikingetid. Sikkerhed: Det er ikke tilladt at vernatte i bden med mindre vedlagte ansøgning indsendes. Bderne må kun være plyst af levende lys, men fakler g lielamper er frbudt. Husk at sætte jer grundigt ind i de af Hrsens Brand g Redning udarbejdede g vedlagte sikkerhedsbestemmelser. I kan risikere, at jeres bd bliver lukket, hvis reglerne ikke bliver verhldt. Eurpæisk Middelalder Festival har engageret sikkerhedsvagt til patruljering i festivalens mråde i følgende tidsrum: Trsdag kl fredag kl Fredag kl lørdag kl Lørdag kl søndag kl Eurpæisk Middelalder Festival kan ikke gøres ansvarlig fr tyveri, tab eller skader på materiel i bden eller bdmrådet. Vareudbud: Der må på stadepladsen kun frefindes gdkendte varer jf. vedlagte tillæg til kntrakten. Såfremt styregruppen under festivalen finder varer, der ikke er gdkendt sm værende middelalder, skal disse straks fjernes på frlangende. Styregruppen frbehlder sig ret til at lukke bden g behlde det indbetalte depsitum, hvis varerne ikke fjernes på frlangende, eller hvis kntrakten på anden vis vertrædes. Madvarer skal serveres på kålblade, brød, smørebrædder af træ, trætallerkener eller gdkendte lerskåle, eller lerfade. Det er ikke tilladt at bruge paptallerkener, papirservietter, brune papirspser, aluminiumsbakker, almindelige tallerkener eller andet, der signalerer nutid. Plastikbestik må IKKE benyttes. I stedet kan knive g skeer købes igennem festivalen gafler var ikke pfundet i middelalderen! Kntakt s gerne fr alternativer. Alle drikkevarer skal serveres i festivalens lerkrus indkøbt igennem Kulturafdelingen, Hrsens Kmmune. Åbningstider: Bden skal være åben fr publikum fredag kl g lørdag kl Det er ikke tilladt at lukke bden før festivalens lukketid. Betalingsbetingelser: Ved tilmelding pkræves et depsitum på 1200 kr. Dette depsitum fratrækkes den endelige regning, når festivalen er afsluttet. Man kan kun deltage i festivalen, når man har betalt sit depsitum. Tilmeldte deltagere, sm udebliver fra

3 festivalen uden at melde afbud, eller sm melder afbud efter den 16. august 2011, får ikke depsitummet tilbagebetalt. Faktura på evt. restbeløb fremsendes efter festivalen. Betalingsbetingelse er 30 dage nett. Ved fr sen indbetaling beregnes renter g gebyrer efter gældende lvgivning. Bdhldere med restance kan ikke deltage før denne er indbetalt. Mislighldelse af kntrakt: Eurpæisk Middelalder Festival frbehlder sig ret til at lukke bden g behlde det indbetalte depsitum, hvis kntrakten bliver vertrådt. Vær venligst pmærksm på det vedlagte reglement g de vedlagte sikkerhedsbestemmelser fra Hrsens Brand & Redning. En underskreven kntrakt skal være Festivalsekretariatet i hænde senest den 30. juni 2011, men gerne før. Dat: 21. juni 2011 Dat: Fr Eurpæisk Middelalder Festival Tillæg til kntrakt Fr bdhlder

4 Tillæg til kntrakt Bemærk venligst at festivalens styregruppe kun tillader middelalderlige varer, sm stammer fra periden 1350 til Festivalen frbehlder sig ret til at fjerne varer, der ikke er gdkendt på frhånd, eller sm falder uden fr denne tidsramme, herunder varer fra jernalder g vikingetid. I er velkmne til at kntakte Anne Bjerrekær på Hrsens Museum, hvis I har spørgsmål vedrørende jeres varesrtiment. Hun kan træffes på tlf Følgende varer er gdkendt på baggrund af indsendt ansøgning: Send snarest pskrifter på mad på Søndergade g ved Middelaldersklen. Til Salg v. Klsterkirken (kun varer fra psitivliste) Brød, sm de seneste 4 år Helstegt rådyr Saft af gdkendte bær g frugter Mad til hjælpere v. Klsterkirken (kun varer fra psitivliste) Suppe m. rådyr Rådyr ragut Byg/havre grød Persillerdssuppe Hønsekødssuppe Saft af gdkendte bær g frugter Til Salg på Søndergade Pølser med brød g sennep Røget ribenssteg med brød g sennep Øl g Saft af gdkendte bær g frugter

5 Send snarest størrelse på jeres bd(er) ved Klsterkirken samt ønsker m bål, grill, strøm mv Følgende aktiviteter er gdkendt på baggrund af indsendt ansøgning: Bageri Smedje hvis afstand på 15. meter fra ildsted til telt kan verhldes. Vil evt. indgå sm en del af Middelaldersklen Middelaldersklen med latinskle g 8-10 håndværk, i stil med middelaldersklen Gratis deltagelse fr børn. Send meget gerne liste med de håndværk I tager med ellers kan vi ikke reklamere rdentligt fr jer.se vedhæftede beskrivelse Det er ikke tilladt at sælge andre varer end de gdkendte heller ikke før festivalens fficielle åbningstid! Vedlagt kntrakten/ Faktura på depsitum. OBS - denne faktura fremsendes ikke sm papirfaktura, så I bedes betale den vedhæftede. I er velkmne til at kntakte s, hvis I ønsker en papirfaktura. Eurpæ isk Middelalder Festivals reglement Ansøgningsskema m vernatning i bd Eurpæisk Middelalder Festivals psitivliste Særlige plysninger vedr. fødesvarestyrelsen g fødevarehåndtering