april Kom i gang med TCO, opnå value for money på den lange bane og større budgetsikkerhed i udbudsforretninger BRUGSPERIODE

Transkript

1 april 2015 Totalomkostninger i udbud Kom i gang med TCO, opnå value for money på den lange bane og større budgetsikkerhed i udbudsforretninger BRUGSPERIODE BRUGSPERIODE ANSKAFFELSE A ANSKAFFELSE B

2 INDHOLD Introduktion til konferencen Kort om konferencen Talerliste Stigende efterspørgsel efter TCO/LCC Effekten ved at bruge totalomkostninger Program for dag 1 Program for dag 2 (workshop) Det konkrete udbytte ved at deltage TCO er en del af et nyt fokus i udbud Quick Facts Andre arrangementer

3 TOTALOMKOSTNINGER I UDBUD Der er et øget fokus på value for money fra offentlige ordregivere, som i stadig større grad indarbejder totalomkostninger i udbud. Morten Richardt Senior Development Manager mri@juc.dk Direkte: Vi ser derfor et stort behov for en konference, som i ligefremme og praksisnære vendinger gør dig i stand til at arbejde med området. I samarbejde med Kammeradvokaten udbyder vi derfor en nyskabende konference om totalomkostninger (TCO) som afholdes den 22. og 23. april Konferencen er med til at bringe totalomkostninger i udbud ned på jorden fokus er både på mindre anskaffelser og på store, komplekse anskaffelser som brobyggeri eller andre milliardprojekter. Talerne belyser, hvordan totalomkostningsprojekter kan skaleres og tilpasses til den konkret anskaffelse uanset størrelse! Konferencen er gennemsyret af, at du får redskaber, der konkret bringer dig fra A-Z, for ultimativt at kunne sige, at det offentliges midler forvaltes effektivt gennem hele indkøbets livscyklus For at sikre, at du efter konferencen kan arbejde med TCO i dagligdagen, er der konferencens dag 2 en workshop. Her får du mulighed for at komme tæt på en række konkrete cases, identificere cost-drivers og besparelser på både kort og langt sigt. Du kan vælge at deltage begge dage for at få fuldt udbytte, eller blot deltage på dag 1. Du kan tilmelde dig på sende en mail til juc@juc.dk eller ringe til os på telefon Med venlig hilsen Morten Richardt 3

4 KORT OM KONFERENCEN Totaløkonomien tillægges i stigende grad betydning, når offentlige ordregivere køber ind. Frem for at fokusere på anlægs-/anskaffelsesprisen alene, foretages en helhedsvurdering af omkostningerne i hele indkøbets livscyklus også kaldet Life Cycle Costs (LCC) eller Total Cost of Ownership (TCO). Vurderingen skal sikre, at ordregiver kan vælge den løsning, der også på længere sigt er den økonomisk mest fordelagtige. Med det totaløkonomiske fokus følger dog også udfordringen med at tilrettelægge beregningerne på en måde, der er tilstrækkeligt gennemsigtig for tilbudsgiverne. Udviklingen illustreres af, at der med de nye udbuds- og forsyningsvirksomhedsdirektiver indføres særlige regler for beregning af livscyklusomkostninger. De nye regler stiller bl.a. krav til, hvordan ordregiver indhenter data og foretager beregninger. Konferencen tager derfor udgangspunkt i, hvordan ordregiver inden for rammerne af de gældende udbudsregler og den kommende danske udbudslov og forsyningsvirksomhedslov kan inddrage både omkostninger til anskaffelse/anlæg, drift og vedligeholdelse, bortskaffelse, miljøpåvirkning og omkostninger forbundet med skift af leverandører. Som deltager får du en grundig forståelse for, hvordan de totaløkonomiske principper kan anvendes i praksis inden for forskellige typer af offentlige indkøb. Fokus er, på at indlæg og diskussioner leveres jordnært og håndgribeligt, og at deltagerne introduceres til brugbare praktiske værktøjer. Konferencen er dermed et effektivt mix mellem teori og talrige praktiske eksempler, der samlet giver svar på, hvordan du bedste håndterer totaløkonomiske beregninger. Formål Du får forståelse, for hvordan man kan arbejde efter TCO-principper i praksis. Målgruppe Offentlige ordregivere, forsyningsvirksomheder, private leverandører, tilbudsgivere, udbudsjurister, advokater og andre med interesse for totalomkostninger. 4

5 TALERLISTE Andreas Estrup Ippolito Advokat, Kammeradvokaten Tovholder på konferencen Tom Holsøe Advokat og partner, Kammeradvokaten Rasmus Holm Hansen Advokat og Juniorpartner, Kammeradvokaten Tovholder på konferencen Michael Fibiger Chefkonsulent, Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen Jesper Fabricius Advokat og partner, Accura Kim Haugbølle Seniorforsker, Statens Byggeforskningsinstitut (SBi) Thomas Espelund Civilingeniør, Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse Emil Anton Schütze Specialkonsulent, Teknik- og miljøforvaltningen, Københavns Kommune Sandie Nøhr Nielsen Udbudsjurist & TCO-ansvarlig SKI A/S Pär Sandin Vice President, Systecon AB 5

6 Stigende efterspørgsel efter TCO/LCC Konferencens tovholdere fra Kammeradvokaten oplever, at et stigende antal offentlige ordregivere prøver kræfter med totalomkostninger. Af Andreas Estrup Ippolito og Rasmus Holm Hansen, Kammeradvokaten Vi har i de senere år oplevet en støt stigende efterspørgsel på rådgivning, omhvordan totaløkonomi kan inddrages i tilbudsevalueringen. Efterspørgslen er drevet af et ønske om value for money på den lange bane. Som rådgivere har vi bistået en lang række ordregivere med at udarbejde modeller til både store og komplekse anskaffelser, men også til mere standardiserede/almindelige udbud. Det er vores klare erfaring, at der ofte kan opnås væsentlige besparelser og øget budgetsikkerhed uanset størrelsen af indkøb. 6

7 Det gælder navnlig om at tilpasse og skalere de totaløkonomiske beregninger til den konkrete anskaffelse, således at der ikke skydes gråspurve med kanoner i de mere simple anskaffelser eller anvendes modeller, som ikke er målrettet den konkrete sektor. Efterspørgslen er drevet af et ønske om value for money på den lange bane Et af læringspunkterne, fra de projekter vi har været involveret i, er at vise ordregiverne, hvordan man varetager ligebehandling af tilbudsgiverne og sikring af gennemsigtighed i økonomiberegningen. Ambitionen for konferencen er klar; Som deltager får du en grundig forståelse for, hvordan de totaløkonomiske principper kan anvendes i praksis inden for en lang række forskellige typer af offentlige indkøb herunder bl.a.: IT-anskaffelser byggeri- og infrastrukturprojekter indkøb af materiel Konferencen er egnet for alle der arbejder eller skal til at arbejde med TCO f.eks. også ved konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser. 7

8 Effekten ved at bruge totalomkostninger skal være, at der opnås den bedst mulige samlede værdi Af Pär Sandin, Systecon Det er indlysende, at omkostninger (og indtægter) ved anskaffelser skal tages med i betragtningen ved offentlige indkøb. Det virkelig interessante er at gøre sig klart, hvilke typer af cost-drivere der kan identificeres og ikke mindst, hvordan de kan kontrolleres. Det er i den tidlige fase, at grundlaget bliver dannet for de besparelser, du kan opnå. Det kræver viden og indsigt at sætte sig ind i det indkøb, man står overfor, så man får et godt billede af, hvordan systemets egenskaber hænger sammen med prisen. Det er ikke kun nødvendigt at se på teknisk ydeevne ved indkøb men bl.a. også pålidelighed, vedligeholdelse, miljøpåvirkninger og andre områder, som kan være svære at omsætte fra kvalitative beskrivelser til kvantitative bundlinjetal. Fremtidige omkostninger og indtægter er usikre eller er de? Et udsagn, man ofte hører om TCO, er at fremtidige omkostninger og indtægter er behæftet med stor usikkerhed. Det kan naturligvis godt være tilfældet, afhængigt af størrelsen på investeringen, men man skal huske på, at investeringsomkostninger er placeret i fremtiden og kan forandre sig f.eks. når livslængden på et indkøb er kortere end forventet. Når du arbejder med TCO, er det nødvendigt at konvertere fremtidige omkostninger til et parameter, som kan kontrolleres og deri ligger meget 8

9 af forarbejdet. Det er også gældende for de egenskaber, du har identificeret og vil stille krav til, men ikke kender omkostningsstrukturen for. Du er simpelthen nødt til at vurdere, hvor meget du vil have, den konkrete egenskab skal være medvirkende til at påvirke valget af leverandør og udforme konsekvensomkostningerne derefter. Opgør med dogmet: Det kan ikke betale sig at arbejde med totalomkostninger I vores rådgivning støder vi ofte på dogmet, at omkostningerne ved at bruge Life Cycle Cost (LCC) i anskaffelser er for høj. I langt de fleste tilfælde kan vi via grundige analyser se, at der var opnået større besparelser hvis der havde været anlagt et totalomkostningsperspektiv. Læren er, at det er nødvendigt at bruge de rigtige beregningsværktøjer for at kunne vurdere begrebet den bedst mulige samlede værdi. Hvordan opnås den bedst samlede værdi, når offentlige anskaffelser kompliceres af forskellige budgetter for f.eks. anskaffelse og drift? Det er helt afgørende at anlægge et langsigtet perspektiv. Der skal man vise, hvordan budgetterne står i proportion til hinanden, så der opnås den bedst mulige samlede værdi. Det er også nødvendigt at beskrive metodikken, så man er sikker på, at det man tror, der kan spares, ikke viser sig at koste mere, når helheden vurderes. Opfølgning i kontrakten Der mangler så at blive opstillet krav og incitamenter, der vil motivere tilbudsgiveren til at overholde og opfylde de faktiske forpligtelser. Her er det vigtigt, at kontrakten er skrevet, så det er muligt at kræve, at udvikling og produktion finder sted efter et defineret og kontrollerbar mønster f.eks. via en kobling til kontraktens betalingsplan. Endelig skal man huske, at de besparelser, man i projektets opstart har forventet, skal kunne efterprøves, og at de oftest skal kunne påvises inden for en kortere tidsramme end indkøbets levetid. Man skal altså helst løbende kunne se, at man gør en god forretning. Pär Sandin er vicepræsident i Systecon og har i mere end 20 år beskæftiget sig professionelt med totalomkostninger, lige fra effektivisering af Volvos produktionsanlæg i Göteborg, over mindre livscyklusprojekter til de helt store milliardanskaffelser for offentlige myndigheder. Han beskriver her metodikken, værktøjerne og den praktiske erfaring med LCC fokus er på at opnå den bedst mulig samlede værdi ved anskaffelser. Pär holder et indlæg på konferencen, om hvordan totalomkostningsprincipper kan anvendes i praksis, og han deltager i workshopppen på dag 2 med ekspertviden til at identificere cost-drivers. 9

10 ONSDAG DEN 22. APRIL 2015 (DAG 1) 08:30-09:00 Ankomst, registrering og morgenmad 09:00-09:15 09:15-09:45 Åbning af konferencen JUC og Kammeradvokaten Life cycle costs og TCO i den nye udbudslov Jesper Fabricius Jesper Fabricius, medlem af regeringens udbudslovsudvalg, redegør for relevante bestemmelser i den nye udbudslov og for overvejelserne i forbindelse med implementeringen af reglerne. 09:45-10:30 Den nye vejledning Totalomkostninger i udbud Michael Fibiger, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen I sit indlæg kommer Michael Fibiger ind på styrelsens nye vejledning om totalomkostninger og ikke mindst på, at totaløkonomiske hensyn kan varetages på flere forskellige måder i udbud. Det behøver ikke at være så svært at tage hensyn til totaløkonomien i udbud. Og det kan ikke kun gøres på områder, hvor der er udviklet standardiserede opgørelsesmetoder. Hør om mulighederne for at varetage totaløkonomiske hensyn: Som mindstekrav Ved indkøb af samlet ydelse Som økonomisk kriterium Som kvalitativt kriterium 10:30-10:45 Pause 10

11 10:45-11:40 Kammeradvokaten: Totalomkostninger i praksis udbudsretlige muligheder og faldgruber Andreas Estrup Ippolito og Rasmus Holm Hansen Omdrejningspunktet for oplægget er, hvordan ordregiver i praksis kan inddrage både omkostninger til anskaffelse, drift og vedligeholdelse, bortskaffelse samt miljøpåvirkning m.v. inden for rammerne af udbudsreglerne. Oplægsholderne vil tage afsæt i deres praktiske erfaringer med gennemførelse af udbud, hvor der lægges vægt på totaløkonomi. 11:40-12:10 Når totalomkostninger møder virkeligheden i praksis: Fokus på varer og forbrugsmønstre samt indsamlede erfaringer fra offentlige ordregivere Sandie Nøhr Nielsen, SKI A/S Der tages udgangspunkt i SKIs konkrete erfaringer med totalomkostninger. Hvilke problemstillinger har i praksis vist sig at være dem, som udbudsretlige praktikere møder? Hvad skal man være opmærksom på i udregningen af totalomkostninger i forhold forbrugsmønstre og varens kvalitet? Hvad er erfaringerne med branchegodkendte opgørelsesmetoder vs. egne metoder i konkrete udbud? I oplægget illustreres der med konkrete eksempler inden for indløb af en række varer, herunder computere, printere, AV-udstyr, og køle/frys. Emner er bl.a.: Indsamlede erfaringer fra offentlige ordregivere: Konkrete råd om forbrugsmønstre/adfærd og indkøb af varer Hvilken betydning har varens kvalitet, i forhold til beregning af totalomkostninger? Ressourcebesparelser i tilbudsevalueringen SKIs rammeaftaler og totaløkonomi Branchegodkendte opgørelsesmetoder vs. egne metoder i konkrete udbud 11

12 12:10-13:00 Frokost 13:00-13:30 Totaløkonomi i byggeriet behov og referencegrundlag Kim Haugbølle, Statens Byggeforskningsinstitut (SBi) Kim Haugbølle redegør for principperne bag totaløkonomi i byggeriet, udpeger centrale elementer i en totaløkonomisk strategi hos bygherren og identificerer de vigtigste faktorer, der afgør en totaløkonomisk analyse af byggeri. 13:30-14:00 Totaløkonomi i byggeriet fra den praktiske synsvinkel Emil Anton Schütze, Københavns Kommune Der er fokus på, hvordan kommunen inddrager totaløkonomiske betragtninger i udbud, planlægning og udførelse af anlægsopgaver med særlig fokus på tre konkrete udbud. Spotlightet rettes på, hvordan konkurrenceparametre, udførelseskrav og risikodeling kan anvendes som praktiske værktøjer til sikring af totaløkonomi samt gode og dårlige erfaringer herved. Derudover vil oplægget runde bevillingsmæssige og organisatoriske forhold i kommunen, der påvirker inddragelsen af totaløkonomiske betragtninger. 14:00-14:30 12 Hvad koster IT? Tom Holsøe, Kammeradvokaten Anskaffelse, vedligeholdelse og drift af it-systemer udgør en voksende andel af offentlige omkostninger. Hvilke elementer påvirker omkostningerne, hvordan prissættes disse, og hvordan opgøres omkostninger i et udbud? Tom Holsøe kommer rundt om erfaringerne med opgørelse af totalomkostninger i udbud af it-anskaffelser med fokus på, hvad ordregiver skal være opmærksom på ved tilrettelæggelsen af sit udbudsmateriale og den efterfølgende kontraktstyring.

13 14:30-15:00 Pause 15:00-15:30 Totaløkonomi i materielanskaffelser Thomas Espelund, Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse Oplægsholderen belyser, hvordan de totaløkonomiske principper kan anvendes i anskaffelser af materiel. Han deler ud af erfaringer og kommer med eksempler på formuleringer og modeller, som har været anvendt i konkrete sager. 15:30-16:15 Introduktion til beregning af TCO/LCC Pär Sandin, Systecon AB Der tages udgangspunkt i oplægsholderens erfaringer med jernbaneindustrien for at illustrere de principper og metoder, som kan anvendes til den praktiske gennemførelse af kontrakter med LCC som evalueringsmetode. Emner er bl.a.: Hvordan har LCC været anvendt i praksis? Hvilke omkostningsmodeller er blevet brugt? Hvordan styres omkostninger? 16:15-16:30 Opsamling på konferencens første dag 13

14 TORSDAG DEN 23. APRIL 2015 (DAG 2) 08:30-09:00 Ankomst, registrering og morgenmad 09:00-09:15 Introduktion til workshoppen Kammeradvokaten På konferencens anden dag gennemføres en workshop, hvor deltagerne får lejlighed til at arbejde i grupper med en række konkrete cases. Der arbejdes med identifikation af cost-drivere, muligheder for besparelser på kort og langt sigt m.v. under vejledning af erfarne eksperter. 09:15-12:20 11:30 - Workshop: Gruppearbejde med TCO cases inden for relevante områder som deltagerne på konferencen arbejder med i det daglige. Casen tilpasses efter deltageres arbejdsområder, så vi sikrer den størst mulige relevans. Eksempler kunne være byggeri, IT og materielanskaffelser, Kammeradvokatens og Systecons eksperter leder workshoppen. 11:30 Let frokost, mens workshoppen fortsætter 12:30-12:45 Opsamling og afrunding på konferencens dag 2 12:45 Workshop og konferencens dag 2 slutter 14

15 UDBYTTET FRA KONFERENCEN ER BLANDT ANDET... 1 Du bliver som offentlig indkøber i højere grad i stand til at bidrage til budgetsikkerhed ved at skabe et bedre overblik over økonomien i hele anskaffelsens livscyklus. 4 Du får konkrete redskaber, der bringer dig fra A-Z i et udbud, baseret på totaløkonomiske betragtninger. Du vil kunne bidrage til, at der skabes Du får viden hele vejen rundt. Programmet er sammensat således, at du får en 2 value for money for det offentlige (og 5 for den private leverandør) på den lange bane. større forståelse for TCO/LCC i relation til både de juridiske og de økonomiske/kommercielle aspekter. 3 Du bliver en driver for en transformation, når du kommer tilbage fra konferencen med både konkret viden, praktiske eksempler du kan bruge direkte, samt konkret arbejde i en workshop med virkelige cases i TCO. 6 Du sparer tid på at sætte dig ind i TCO og får serveret viden, der ellers er vanskelig at tilegne sig andre steder. 15

16 TCO er en del af et nyt fokus i udbud Interview med Michael Fibiger, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST) Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST) oplever en massiv interesse for udbud med totalomkostninger. Det er en del af en ny tendens, hvor der bruges mere tid på grundige forberedelser af udbud, og hvor der arbejdes mere strategisk med udbud i det offentlige. KFST oplever en interesse og nysgerrighed for TCO fra alle sider, lige fra bygge-anlæg til medicobranchen. Øget fokus på bedre udbud Vi mærker tydeligt, hvordan mange offentlige myndigheder arbejder på at skabe bedre udbud, de bruger mere tid på grundigere forberedelser, på mere dialog med tilbudsgivere, og de benytter f.eks også funktionskrav i langt større grad end tidligere. Senest er der også kommet et større fokus på totaløkonomien, som åbner op for, at der ikke kun ses på indkøbsprisen men på de samlede omkostninger. Og det kan give en bedre samlet økonomi, når vi ser på hele brugsperioden fortæller Michael Fibiger. TCO uden forkromede modeller Vi hører på møder, kurser og i dialog med udbudspraktikere, at mange har svært ved at komme i gang med at bruge TCO i udbud, selvom det kan give en bedre udnyttelse af skattekronerne. Der er det vores opfattelse, at man i hvert fald ikke skal lade sig afskrække af en frygt for, at TCO er alt for kompliceret og kræver store forkromede modeller for opgørelser af totalomkostninger baseret på branchestandarder m.v. Der er flere forskellige muligheder for at komme i gang, uden at det bliver unødigt kompliceret og ufremkommeligt. TCO kan bruges på mange måder i udbud. Det vigtigste er at komme i gang med at tænke totaløkonomiske principper ind i udbuddene siger Michael Fibiger. TCO kan bruges på mange måder i udbud 16

17 Ikke krav om branchegodkendte opgørelsesmetoder I styrelsen får vi ofte spørgsmål til, om TCO i udbud skal være baseret på godkendte standarder eller objektive opgørelsesmetoder, som er almindeligt anvendte. Vores svar er, at det jo er op til den enkelte ordregiver, hvordan totaløkonomiske principper skal bruges i udbud, og hvordan ordregiveren vil lave opgørelser af totalomkostninger. Hvis evalueringen skal baseres på en totaløkonomisk opgørelse, bør tilbudsgiverne på forhånd få oplyst, hvordan hvordan opgørelsen bliver lavet. Men der er ikke krav om, at den skal laves efter en objektiv brancheanerkendt standard eller lignende fortæller Michael Fibiger. Det jo er op til den enkelte ordregiver, hvordan totaløkonomiske principper skal bruges i udbud, og hvordan ordregiveren vil lave opgørelser af totalomkostninger Michael Fibiger kommer i sit oplæg om totaløkonomiske hensyn ind på, hvordan de kan varetages på forskellige måder i udbud, herunder også via ikke-standardiserede opgørelsesmetoder. 17

18 QUICK FACTS TIDSPUNKT: Dag 1: 22. april 2015 kl (7 lektioner a 45 min.) Dag 2: 23. april 2015 kl (5 lektioner a 45 min.) I alt 12 lektioner a 45 min. over 2 dage. STED: PRIS: TILMELDING: Hotel Skt. Petri, Krystalgade 22, 1172 København Dag 1: kr ekskl. moms Dag 1+2: kr ekskl. moms (inkl. workshop) Tilmeld dig på juc@juc.dk eller ring til os på

19 ANDRE ARRANGEMENTER Her kan du se et udvalg af de nye kurser og konferencer. Få det fulde overblik på JANUAR 2015 Offentlig ret de 10 mest aktuelle emner 21. JANUAR 2015 Praktisk forvaltningsret sagsbehandlingsregler og erfaringer med den nye offentlighedslov 4. FEBRUAR MARTS 2015 Udbudskonference den nye danske udbudslov Kommuners erstatningsansvar 16. APRIL 2015 JUNI 2015 Kommunalfuldmagten udviklingstendenser Digitaliseringskonference: Myndighedernes ansvar hvad har vi lært, hvor står vi? 19

20 Magasinpost SMP ID nr Tilmeld dig allerede nu! STATUS FOR DEN NYE UDBUDSLOV 26. november 2015 Få en status over den danske udbudslov og seneste retspraksis, set fra både en udøvende advokat, en førende professor og fra formanden og en næstformand fra Klagenævnet for Udbud. TALERE Michael Ellehauge, landsdommer, ph.d. og formand, Klagenævnet for Udbud Kirsten Thorup, landsdommer og næstformand, Klagenævnet for Udbud Claus Berg, advokat og partner, Bech-Bruun Steen Treumer, professor, ph.d., Københavns Universitet 20 BREDGADE KØBENHAVN K T: JUC@JUC.DK