Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune

Transkript

1 Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune 1. Politikker Dokument: Indkøbspolitik Dok. Nr. 1.9 Version: 1 Niveau: 2 Dato Side 1 af 11 Indkøbspolitik Formål For at skabe den bedst mulige økonomi omkring det utal af indkøb, der foretages, ønskes der opbygget en koordinerende indkøbsfunktion, som i samarbejde med et antal brugerindkøbsgrupper skal sørge for: * at afdække forvaltningernes fælles behov * at arbejde for standardisering * at finde frem til en tilstrækkelig kvalitet * at undersøge markedet og finde de rigtige leverandører * at udbyde, evaluere og forhandle tilbud for på den måde * at skabe købsgrundlag for det decentrale indkøb. Ansvar Ledelsen Beskrivelse Dokument Navn:Odder Kommunes indkøbspolitik 1999 Dokument #: Forfatter: AND20JM (se næste side)

2 Odder Kommunes Indkøbspolitik

3 Sådan køber vi ind i Odder Kommune Odder Kommune har, som de fleste kommuner i Danmark, decentralt indkøb. Det vil sige, at den enkelte forvaltning, afdeling eller institution selv køber ind til eget forbrug. For Odder Kommunes vedkommende betyder det, at der købes ind i alt 60 steder i kommunen. For at skabe den bedst mulige økonomi omkring det utal af indkøb, der foretages, ønskes der opbygget en koordinerende indkøbsfunktion, som i samarbejde med et antal brugerindkøbsgrupper skal sørge for: * at afdække forvaltningernes fælles behov * at arbejde for standardisering * at finde frem til en tilstrækkelig kvalitet * at undersøge markedet og finde de rigtige leverandører * at udbyde, evaluere og forhandle tilbud for på den måde * at skabe købsgrundlag for det decentrale indkøb. Udbud Efter at have konstateret et fælles behov i forvaltningerne, er der basis for et udbud for at give mulige leverandører chance for at vise, hvad de kan. Normalt sendes forespørgslen til alle hidtidige og derfor kendte leverandører. Men så godt som alle, der ytrer ønske om at tilbyde, får muligheden. Specielt i forbindelse med tjenesteydelser har det imidlertid vist sig nødvendigt, at leverandøren har relevante referencer. Evaluering af tilbud Alle modtagne tilbud indgår i en systematisk evaluering, hvor de dyreste - og de tilbud som helt sikkert ikke dækker kravspecifikationen vælges fra. Derefter foretages der en teknisk vurdering af produktet/ ydelsen for at sikre, at de økonomisk mest interessante bud nu også dækker behovet. Forhandling Leverandørerne af de 2-3 mest interessante tilbud inviteres derefter til forhandling. Formålet med forhandlingerne er først og fremmest at konstatere, om det tilbudte er i overensstemmelse med kommunens behov. Under forhandlingerne sker det, at leverandøren kan præsentere en alternativ løsning, som er tilstækkelig og måske leverandørens standard og derfor en billigere løsning. Det sker også. at kommunen ved forhandlingerne får lejlighed til at beskrive behovet og ønsker mere i detaljer, hvilket kan ændre leverandørens løsning radikalt. Som det fremgår er indgangsnøglen til disse forhandlinger et dækkende og attraktivt tilbud. For god ordens skyld skal nævnes, at EU-udbud ikke giver de samme forhandlingsmuligheder. Lokal/regional handel. Valg af leverandør kan medføre, at der flyttes handel fra de respektive lokalområder - lokal handel kan blive gjort til regional handel. Udvælgelse af leverandør skal ske ud fra forretningsmæssige principper, hvis en lokal og en regional leverandør står lige, skal man altid vælge den lokale.

4 I forbindelse med en udbudsforretning, skal der altid inddrages mindst een lokal leverandør - hvis en sådan findes. Erfaringer fra andre kommuner viser, at lokale sagtens kan konkurrere med de regionale leverandører, når blot indkøbene samles og koordineres.

5 Udvælgelseskriterier Odder Kommune stiller krav til leverandørerne og deres produkter. Følgende er en beskrivelse af de udvælgelseskriterier, regler og direktiver, der fremover vil være Odder Kommunes indkøbspolitik: Tilstrækkelighedsprincippet Udgangspunktet for al køb i kommunen er tilstrækkelighedsprincippet. Vi skal ikke nødvendigvis købe den bedste kvalitet og dermed som oftest den dyreste. Kvaliteten, kommunen ønsker, skal hverken være dårlig, middelmådig eller for god - men tilstrækkelig. Sikkerhed Indkøberen skal sørge for det bedste arbejdsmiljø og den bedste sikkerhed. Hvis produktet udgør en sikkerhedsmæssig risiko for medarbejdere og klienter, der færdes i kommunens faciliteter, skal produktet vælges fra. Energibesparelse Odder Kommune arbejder ihærdigt på at leve op til de energi-spare-krav, som Folketinget har stillet til offentlig virksomhed. Investeringer i energi-besparende foranstaltninger skal foretages, når tilbagebetalingstiden for merprisen er lig med eller kortere end produktets levetid. Eksempel: Merprisen er 2000 kr., den årlige energi-besparelse er 400 kr. Tilbagebetalingstiden er derfor 2000:400=5 år. Hvis produktets levetid forventes at være 5 år eller mere, skal der investeres. Endvidere vil der i forbindelse med købet kunne opstå den situation, at to produkter begge opfylder alle købskriterier og stort set er ens. Her skal det produkt så vælges, som kræver mindst energiforbrug i fremstillingsprocessen. Miljø Odder Kommunen ønsker at der tages udstrakt hensyn til naturen, både når det gælder fremstillingen af de pågældende produkter, brugen og bortskaffelsen, også af den anvendte emballage. I indkøbsgrupperne vil der efter behov deltage en medarbejder fra miljøafdelingen, medarbejderen skal bidrage til sikring af de miljømæssige aspekter, som overordnet tager sit udspring i Odder Kommunes Agenda 21 planlægning. For de enkelte regnskabsår udvælges temaer/ indkøbsområder, hvor der i løbet af året specielt skal fokuseres på grønne indkøb. Kommunen har som indkøbspolitisk målsætning, at placere mindst 30% af sine indkøb som grønne indkøb inden udgangen af år 2002 For hvert regnskabsår udarbejdes der en statusrapport over omfanget og resultaterne af det forløbne års indkøbsarbejde - herunder årets grønne tiltag. Bedst og billigst Kommunen varetager borgernes interesser og skal derfor sikre sig, at det nødvendige behov imødekommes til den lavest mulige omkostning - bedst og billigst. Kommunen har derfor behov for leverancer til konkurrencedygtige priser. Priserne skal være de rette, når de sættes i forhold til den tilstrækkelig gode kvalitet, mængden, leveringssikkerheden og levering til det aftalte tidspunkt.

6 I denne sammenhæng skal der ligeledes focuseres på logistik og administration i vores eget regi, således at vore interne omkostninger minimeres mest muligt. Valg af produkt/ leverandør vil derfor altid skulle foretages ud fra en samlet vurdering af de ressourcer, som skal anvendes i forbindelse med effektuering af købet - men også ressourcer til implementering og anvendelse af produktet i vores egen organisation. Lokalt køb/køb dansk EU's konkurrenceregler gør det ulovligt at anvende lokal køb og køb dansk som indkøbskriterier. Hvis der til slut i købssituationen er to der står lige, både hvad angår pris og opfyldelse af øvrige købskriterier, kan lokal køb og/eller køb dansk indgå som yderligere momenter i købsbeslutningen,

7 Andre væsentlige faktorer, der øver indflydelse Indkøbsaftaler Som en integreret del af indkøbsfunktionen oprettes der et passende antal indkøbsgrupper med repræsentation fra relevante områder. Når det er hensigtsmæssigt at indgå en rammeaftale indstiller indkøbsgrupperne til direktionen, at der indgås aftale med en eller flere leverandører af et givet sortiment. Der skelnes mellem to typer aftaler: G-aftaler (generelle) som er bindende for kommunen, og T-aftaler (tilbud) som er tilbud til kommunens indkøbere. Brugerne kan altså købe udenom T-aftaler. Hovedparten af aftalerne indgås som flerårige aftaler ( max. 4 år), men der kan laves eetårlige, hvor dette er mere hensigtsmæssigt. Kontinuitet Ved valg af leverandør tilstræbes der mest mulig kontinuitet. Dette betyder at kommunen foretrækker stabile leverandører, som er indstillet på et flerårigt samarbejde. Kun gennem en længerevarende forbindelse kan der opbygges et gensidigt og givtigt samarbejde. Leasing I forbindelse med anskaffelse af større forbrugsgoder vil leasing kunne anvendes - som finansieringsform. Økonomiaftalen indgået mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening angiver snævre rammer for vækst i kommunens serviceudgifter, som en konsekvens heraf skal det derfor altid sikres, at de enkelte leasingydelser kan afholdes indenfor det eksisterende budgets rammer. Samtlige leasingaftaler skal indgås i samarbejde med økonomiafdelingen, der sørger for, at kommunens forretningsgang for leje- og leasingaftaler overholdes. EU Kommunen skal naturligvis efterleve EU-direktiverne. Det betyder, at kommunen på en række produkt- og tjenesteydelsesområder er tvunget til at udbyde i EU, når den aktuelle tærskelværdi passeres. Kommunen forventer, at leverandørkredsen selv holder sig orienteret om disse udbud. Gæld til det offentlige. Byrådet har den 11. september 1995 behandlet sag nr. 208, som omhandler begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Byrådet besluttede, at skyldnere, der skylder over kr. udelukkes, mens det må bero på en konkret vurdering, om skyldnere, der skylder under kr., skal udelukkes. Vi vil bl.a. se på, om der er indgået en aftale om afvikling af gælden, og om aftalen overholdes. Kommunesamarbejde Odder Kommune deltager i et etableret tværkommunalt indkøbssamarbejde Indkøbssamarbejdet i Århus Amt.

8 Indkøbssamarbejdet giver adgang til særdeles favorable rammeaftaler, idet de enkelte udbud er baseret på store indkøbsmængder - bestående af Århus Amtskommune samt de øvrige primærkommuner i amtet. Statens- og Kommunernes indkøbsservice (SKI) Odder Kommune er ligeledes medlem af dette statslige - og kommunale indkøbssamarbejde. SKI sikrer kommunen størst mulig indkøbseffektivitet gennem rammekontrakter, ressourcebesparende indkøbsprocedurer og indkøbsmæssig ekspertice. Ramme aftalerne er etableret på basis af EU-udbud, i disse udbud indgår den samlede mængde af statens - samt de deltagende kommuners indkøbspotentiale, herigennem sikres meget favorable indkøbspriser. SKI vil i løbet af 1999 kunne tilbyde mulighed for elektronisk handel (EDI), denne facilitet vil kunne tilføre kommunens organisation væsentlige effektivitetsbesparelser. Samarbejde med leverandører. Odder kommune lægger vægt på at få et godt samarbejde med leverandørerne. Leverandørerne vil derfor kunne forvente en fair og reel behandling, som kan danne basis for et flerårigt loyalt og trofast samarbejde. Aftaler behandles fortroligt og ved krav fra trediemand om aktindsigt, vil kommunen gøre sit til, at fortrolige oplysninger respekteres.

9 Praktiske oplysninger Betalingsbetingelser Odder Kommune foretrækker betaling pr. 30 dage netto. Det passer bedst til kommunens administrative rutiner. Leveringsbetingelser Langt hovedparten af kommunens behov dækkes af levering med leverandørens biler. Tilbud ønskes derfor altid som frit leveret. Det gør evalueringen enklere. Moms Hvor andet ikke er nævnt ønskes tilbudt i priser eksklusive moms. Rabatter Tilbudspriserne skal være fratrukket de givne rabatter. Til sidst i tilbudet anføres, hvilke rabatter der er fratrukket de normale liste- eller vejledende priser. Bonus Kommunen kan godt arbejde med eksempelvis årsbonus, men foretrækker rabatter, der fratrækkes den enkelte faktura. Ved en eventuel afregning af bonus accepteres det, at bonusbeløb under 100 kr. ikke kommer til udbetaling til den enkelte institution, men fordeles på de øvrige bonusmodtagere. Bonus må ikke udbetales på check, men i form af kreditnota, som modregnes ved efterfølgende indbetaling.

10 Uddybende bemærkninger til Odder Kommunes indkøbspolitik Generelt Overordnet betragtet skabes der erfaringsmæssigt store besparelser gennem en målrettet indkøbskoordinering - beløbsmæssigt i størrelsesordenen kr. pr. indbygger. Odder kommune vil således alt andet lige kunne opnå en samlet besparelse på et sted imellem 2-4 mill. kr. på årsbasis. En samlet koordinering vil således bringe væsentlige besparelser til de konti, hvor de respektive udgifter afholdes. Besparelser som opnås i forbindelse med indgåelse af rammeaftaler tilfalder den pågældende institution i det påbegyndte budgetår. I de efterfølgende års budgetlægning vil der - i lighed med alle øvrige budgetbeløb - kunne foretages justeringer på de konti, hvor de respektive besparelser er opnået. Indkøbsgrupper For at gøre indkøbsgrupperne så handlekraftige og effektive som muligt, holdes antallet af medlemmer på 4-5 deltagere pr. gruppe, indkøbschefen er født formand for gruppen. Grupperne skal sikre, at rammeaftalerne opfylder følgende: de kvalitetsmæssige rigtige produkter leverandørerne yder en god og dækkende service generelt fordeles en ordre på 2 leverandører, gruppen afgør om der i den konkrete sag vil være væsentlige fordele ved valg af enelevarandør. Indkøbsgruppen kan efter behov supplere sig med specialister, f. eks.: medarbejder fra miljøafdelingen ved vurdering af miljømæssige aspekter repræsentant fra sikkerhedsorganisationen Aftalerne indgået af indkøbsgrupperne er normalt på så fordelagtige vilkår, at der ikke kan handles gunstigere hos andre leverandører. Skulle det alligevel være tilfældet informeres indkøbschefen. Ad.: Kommunesamarbejde Styregruppen for Indkøbssamarbejdet i Århus Amt har den udarbejdet retningslinier for samarbejdet: De væsentligste punkter i retningslinierne er: at kommunerne - for at kunne benytte de aftaler der indgås af Indkøbssamarbejdet - må forpligtige sig til at benytte de udpegede leverandører. at de kommuner, der ønsker at benytte aftalerne, forpligtiges til - i det omfang det er muligt - at give oplysninger om forbrug, leveringssteder m.m. at information om aftaleindhold (priser o.l.) kun fremsendes til kommuner, der er part i aftalen.. De ændrede retningslinier kræver således 100 % opbakning overfor de indgåede aftaler. Da Odder Kommunes hidtidige indkøbspolitik ikke er opbygget efter så klare retningslinier, har vores udbytte af indkøbssamarbejdets aftaler været særdeles begrænset. Ad.: Statens - og Kommunernes Indkøbsservice

11 Det har hidtil været særdeles vanskeligt at gøre Odder Kommunes indkøbspolitik operationel, som en følge heraf har udbyttet af medlemskabet af Statens - og Kommunernes Indkøbsservice været begrænset. Økonomisk Forvaltning, den 5. januar 1999/ JM.