2. Mål og forventninger vedr. projektarbejdets faglighed

Transkript

1 1. Indledning Mål og forventninger vedr. projektarbejdets faglighed Projektplanlægning/styring Roller: Planlægningsfasen: Filer: Skrivefasen: Rettefasen: Samarbejde i gruppen På universitetet: Det sociale: Samarbejde med vejledere Læreprocessen Konklusion Indledning Denne procesanalyse er udarbejdet af B147 i slutningen af P1-projektet med henblik på at forbedre strukturen og effektivisere arbejdet under kommende projekter. Der beskrives og reflekteres over selve arbejdsprocessen for at vurdere hvilke metoder, der har været effektive, og om de enkelte værktøjer som er brugt under projektskrivningen, er relevante. 2. Mål og forventninger vedr. projektarbejdets faglighed Ved projektets start blev der i gruppen udarbejdet en Faglig Social Kontrakt (FSK), der skulle danne rammen for samarbejdet i gruppen. Under udarbejdelsen af denne fremlagde hvert gruppemedlem sine personlige forventninger til de kommende måneder, samt hvilke forventninger man havde til det endelige resultat. Disse forventninger blev diskuteret og formuleret til gruppens samlede forventninger og opstillet som nedenstående succes- 1

2 og fiaskokriterier. Dette gjorde, at vi kunne holde hinanden op på det, der blev skrevet, og at alle på den måde skulle få lige stor andel i rapporten. Succes: I gruppen var der ingen tvivl om, at en tocifret karakter skulle bestræbes. Dette skulle opnås ved at gøre brug af de værktøjer, vi har fået givet gennem undervisningen, samt ved personlig erhvervelse af viden inden for emnet. Ligeledes ønskedes et bedre kendskab til arbejdet med og sammensætningen af et større projekt. Fiasko: Fiasko ville være, hvis den røde tråd gennem hele projektet ikke kunne holdes, og at vi derfor ville ende med et projekt, som bar præg af at være skrevet af forskellige undergrupper. Hvis de opstillede delmål ikke kunne opnås til det forventede faglige niveau, og hvis der opstod stridigheder indbyrdes i gruppen, ville vi også betragte dette som en fiasko. FSK en har på intet tidspunkt været brugt siden dens udfærdigelse, da dette ikke har været nødvendigt. Den blev på daværende tidspunkt heller ikke underskrevet, da alle i gruppen var enige om, at hvis der skulle opstå problemer, ville vi løse dem som voksne mennesker og ikke ved sanktioner. Det er gruppens klare opfattelse, at det er godt at udarbejde en FSK, men at det er selve diskussionen omkring udfærdigelsen af denne, der har været det vigtigste. Der blev det gjort klart overfor alle, hvilket ansvar man havde overfor hinanden indbyrdes, og hvor vigtigt det er, at alle møder til tiden og er velforberedte, for at gruppen kan fungere optimalt. 3. Projektplanlægning/styring 3.1 Roller: For at strukturere gruppen blev der uddelt en række opgaver. Formanden, Martin, skulle holde styr på folk, så der var struktur under vejledermøder og under disse være ordstyrer. Samtidig var han gruppens repræsentant til styringsgruppen. Backupmanden, Allan, skulle løbende tage backup på projektet. Logbogsfører, Kresten, havde det overordnede an- 2

3 svar for at der under P1 blev ført logbog og at der blev hentet post i gruppens postrum. Kasseren, Jakob, skulle sørge for, at der var penge i gruppekassen til kaffe, øl og en kage til tider. Rollerne var ikke tvungne og blev ikke holdt slavisk. 3.2 Planlægningsfasen: Planlægningsfasen startede simpelt. Vha. af en brainstorm fandt vi først ud af, hvad projektet skulle omhandle, og hvad det skulle indeholde. En fra gruppen gik til tavlen, og alle forslag til indhold blev skrevet op, så gruppen i fællesskab kunne stykke en midlertidig indholdsfortegnelse sammen. Til indholdsfortegnelsen blev der under hvert afsnit lavet en oversigt over, hvad dette helt specifikt skulle indeholde, og der blev vedtaget enkelte regler for hvordan der skulle skrives, for at gøre rettefasen så nem som muligt. Det har vist sig at være en god ide, at alle havde indflydelse på, hvad vores specifikke emne blev, og hvad der skulle stå i de enkelte kapitler. Dette gjorde, at alle var klar over, hvad der blev arbejdet med, og emnet blev afdækket, så de opstillede delmål kunne nås. For at vi ikke skulle komme i tidsnød, blev der udfærdiget en tidsplan (Bilag 1) ud fra de enkelte underemner. Her kunne hver enkelt gå ind under eget navn og dato og se, hvilket underemne af projektet man skulle arbejde med de enkelte uger. Tidsplanen er gennem projektperioden løbende blevet revideret udfra, hvor langt vi var nået. Eksempelvis blev det nødvendigt at indføre ekstra tid til forsøgsudførelsen og databehandling, da første forsøgsrække mislykkedes. Tidsplanen har været et godt værktøj til at danne overblik over processen og til at sikre, at intet blev glemt. Den har sikret kontinuitet i processen, da det var tydeligt at se, hvor man var i forløbet. Til P2 vil vi overveje at have en decideret planlægger, som har til opgave at kontrollere, at tidsplanen følges, og eventuelt justerer den. Under hele forløbet er der blevet ført logbog. Denne er udelukkende ført, for senere at kunne dokumentere projektforløbet samt eventuelle problemer. Da der ikke har været de store problemer, er denne ikke vedlagt procesanalysen. Selvom vi ikke har anvendt logbogen i nævneværdig grad, er den god at have i baghånden ved eventuelle problemer til dokumentation og refleksion. For hele tiden at holde gang i skrivningen delte vi os i to tomands- og en tremandsgruppe, hvor der under gruppebyt (en gang om ugen) blev flyttet én person fra emnet mens én forblev. Med denne metode var vi sikre på, at der kom nytænkning til undergrupperne, 3

4 uden at den røde tråd blev brudt. Metoden var samtidig medvirkende til, at alle kom ind omkring de fleste aspekter af projektet. Yderligere fordele ved denne metode vil blive gennemgået i afsnittet læreprocessen. I et P1-projekt er det fint, men i større projekter kan det skabe skrivestop at følge metoden, da emnerne kan være så komplekse, at man kommer til at bruge tiden på at sætte sig ind i emnet frem for at skrive videre. Dog er der i gruppen enighed om, at dette kan anbefales til P0 og P1, og vil helt sikkert også blive overvejet til brug under P Filer: I arbejdet med at holde styr på de mange filer og dokumenter, havde vi stor gavn af Studenternet.auc.dk. Her kunne vi uploade samtlige filer, hvilket gjorde det muligt for alle at komme til filerne via Internettet. En fejl i studenternet gjorde dog, at samtlige af rapportens filer blev slettet primo december, men efter heftig mailudveksling med studenternet s administratorer, blev disse gendannet. Dette blev dog aldrig et alvorligt problem, da vi havde backup på gruppens fællesdrev på universitetets server, samt på private computere. Vi har erfaret, at der skal laves meget klare retningslinier for, hvordan filerne behandles, for ikke at komme til at overskrives andres arbejde. Til næste projekt vil det i større omfang blive overvejet at have en egentlig administrator, så der ikke kun er styr på backup en, men ligeledes styr på, hvor de nyeste versioner af underdokumenterne befinder sig. 3.4 Skrivefasen: Skrivearbejdet har op til slutfasen båret præg af manglende struktur. Når man var færdig med et emne, gik man videre på eget initiativ jf. tidsplanen. Dette gjorde, at skrivearbejdet skred hurtigt frem, men samtidig at der ikke registreredes noget sted, at et afsnit var færdigt udover den fil, som uploades på nettet. Det fik vi rettet op på ca. tre uger før aflevering ved at opsætte et skema. Dette skema indeholdt alle overskrifter og underoverskrifter. Når et kapitel var skrevet, satte man rettetegn ud for skrevet, for at andre kunne læse det igennem og sætte rettetegn ved rettet/gennemset. Dette er helt sikkert noget gruppen vil føre videre til kommende projekter, da en sådan liste gøre det nemt at se, 4

5 hvor langt man er nået, og moralsk giver det også lidt overskud at se, at tidsplanen kan overholdes. For at løse strukturproblemet kan det være en god ide at vælge en ansvarlig herfor. Dvs. én man henvender sig til, når man er færdig med et afsnit. Personen kan så, på baggrund af disse informationer, holde styr på alle tråde, og på gruppens anmodning afholde status herom. Til dette kan bruges Microsoft Project, som også kan bruges til at strukturere en tidsplan, frem for alternativet Microsoft Excel. Ulempen ved at bruge MS Project er, at det kun er de færreste, der kender programmet godt nok til, at kunne administrerer et projekt på tilfredsstillende vis. 3.5 Rettefasen: Fra P0 havde alle hver deres erfaringer mht. rettefasen. Vi satte os derfor sammen for at diskutere, hvad folk havde af gode og dårlige erfaringer, og ud fra disse kom vi frem til den mest optimale måde at komme gennem denne tålmodighedskrævende fase. Gruppen blev enige om, at det var en god ide at låne et lokale med projektor og sidde hele gruppen sammen og se projektet igennem afsnit for afsnit. Denne metode er meget tidskrævende og forudsætter, at indholdet i alle afsnit er set igennem forinden, for at tiden ikke går med at rette slåfejl. Der var på tidsplanen afsat to uger til rettefasen, og det har vist sig at være meget passende. De fejl og mangler der blev fundet, blev delt ud, så der hele tiden rettedes sideløbende. 4. Samarbejde i gruppen 4.1 På universitetet: Samarbejdet i gruppen har båret præg af stor fleksibilitet, både samlet men også i de enkelte undergrupper. Denne fleksibilitet har været et resultat af, at det sociale har fungeret så godt, som det har. Hvis man skulle i banken, til tandlægen eller bare havde en dårlig dag, stod det en frit for at arbejde hjemmefra, hvis der ikke var planlagte møder eller andet. I gruppen har der været en stor enighed om, at man møder til aftalt tid. Kunne man ikke dette, var man selv forpligtet til at kontakte gruppen pr. mobiletelefon. 5

6 Alle disse aftaler blev, som tidligere nævnt, nedfældet i en FSK for at undgå tvivlstilfælde angående retningslinierne i gruppe. Det er ikke altid, man har tid til at fare rundt for at fange folk, og derfor havde man altid en mobiltelefon med sig, hvis man skulle i Aldi, kantinen eller bare ud at ryge. Havde man forbindelse til Internettet andetsteds, blev kommunikation via ICQ brugt flittigt til hurtige spørgsmål og beskeder. Det kan klart anbefales og vil også blive brugt fremover, da det er gratis at sende beskeder, og man hermed slipper for at belaste den allerede kritiske telefonregning. For at mindske brugen af tid på overflødige forelæsninger, var der forelæsninger, hvor vi på skift var til stede for at se, om det var noget, der kunne bruges til projektet. Kunne det bruget til noget, afholdt repræsentanten et lille foredrag for resten af gruppen. Var der forelæsninger omhandlende noget, som vi var sikre på skulle bruges i projektet, stillede gruppen med alle medlemmer. Dette kan klart anbefales til P1 og P2 for at vinde tid. Det kan dog være farligt at gøre for tidligt i projektet, da der kan gå nyttig information tabt, hvis der ikke prioriteres fornuftigt. 4.2 Det sociale: Det rigtigt gode sociale liv og en masse humor, som har været kendetegnet for gruppen, har betydet meget for hele forløbet. Man har nemmere ved at sige sin mening, selvom den udskiller sig fra de øvrige medlemmers mening, hvis man betragter sine gruppepartnere som gode venner. Man ved, at der ikke bliver rakket ned på en, og at diskussionerne altid foregår i en ordentlig tone. Desuden har vi lavet en del arrangementer sammen. Her kan nævnes, at der hver dag i december var fælles knaldhamrende julekalender-dvd skråstreg Canal Wild Card i gruppen, og at der hver fredag blev drukket en weekendøl, såfremt folk havde tid. Det er meget små og primitive ting, men det betyder dog meget, at man er samlet om et eller andet, hvor man kan få et lille grin. 5. Samarbejde med vejledere For at få det bedst mulige samarbejde med de to vejledere havde vi til første møde med dem hver forberedt nogle punkter, der skulle klarlægge, hvordan samarbejdet med disse 6

7 skulle struktureres. Der blev ikke udarbejdet en egentlig samarbejdsaftale, men det blev gjort klart, hvordan vejlederne skulle bruges, hvornår de var til rådighed samt hvordan kommunikationen og ikke mindst møderne skulle foregå. Kommunikationen mellem gruppen og vejledere har fungeret upåklageligt. Begge vejledere har været gode til at give hurtige og gode svar pr. mail, hvilket har elimineret de små tvivlsspørgsmål som ellers kunne have sænket processen. Det blev på første møde med hhv. hoved- og bivejleder aftalt, at det var os, der skulle henvende os, når vi mente, at det var nødvendigt med et møde. Det er blevet til 4-5 møder med hver vejleder, som alle er blevet arrangeret via . Inden møderne har gruppen forsøgt at samle de arbejdsblade, som man ønskede respons på, men dette har desværre ikke fungeret optimalt, da vi hele tiden gerne ville have det sidste nye med, og arbejdsbladene derfor blev sendt for sent. Der er klar enighed i gruppen om, at vejledermøderne skal planlægges bedre, så man er sikker på, at både gruppen og vejleder får det hele med. Da tiden omkring statusseminar var en smule presset, viste det sig at være en dårlig ide med møde med begge vejledere under en uge før. Vi kunne ikke nå at indføre alle de rettelser, vi fik ved disse møder, inden statusseminar, og vi fik derfor ikke optimalt udbytte heraf. Vejlederne har gennem hele forløbet været meget engagerede og været gode til at komme med input og ideer, som gruppen selv kunne sortere i for at holde en rød tråd. 6. Læreprocessen Inden projektets start var der ingen i gruppen, der havde nogle nævneværdige erfaringer eller viden omkring huses varmebehov eller isolering. Det var derfor nødvendigt at læse noget grundlæggende materiale, inden vi kunne gå i gang med en egentlig strukturering af projektet. De opstillede delmål er af samme årsag blevet ændret løbende, som vi har erhvervet os mere viden. Det, på det tidspunkt, indsamlede materiales relevans blev vurderet på et gruppemøde, så det irrelevante hurtig blev sorteret fra. Derefter kunne struktureringsfasen påbegyndes. Denne blev gennemarbejdet samlet af hele gruppen, så alle havde indflydelse på samtlige afsnit. Metoden, hvor en midlertidig indholdsfortegnelse stykkes sammen og derefter udpensles mht. indholdet af de enkelte afsnit, er efter gruppens overbevisning meget effektiv og er klart noget, man vil tage med videre. Da alle er 7

8 klar over, hvad der skal med hvor, sker det kun sjældent, at to kommer til at skrive det samme. Det er så vidt muligt blevet efterstræbt, at de færdige afsnit er blevet lagt ud på Internettet, så de andre gruppemedlemmer kunne læse det og komme med konstruktiv kritik. Dette har dog ikke altid virket, dels pga. tidspres, og dels pga. at der har været roteret i undergrupperne, og der er på den måde alligevel kommet andre øjne på. Rokeringsprincippet har fungeret, og det er, som tidligere nævnt, gruppens opfattelse, at det har hjulpet til en god forståelse for hele projektet og givet en god afveksling. Gruppen har været god til at udveksle erfaringer og viden, når der kom en ny person på emnet, men vi må sande, at dette også har taget noget tid, og det er derfor ikke den mest effektive arbejdsform. Gruppen er også klar over, at det ikke er denne måde, der bliver arbejdet på i erhvervslivet, men da dette er en uddannelsesinstitution, blev denne metode alligevel foretrukket, for at alle størst mulig viden om emnets enkelte delområder. De opstillede delmål har gennem projektet hjulpet os til at holde fokus, da vi altid har vidst, hvilke mål der skulle opfyldes, og de har givet et godt overblik over, hvilket niveau der skulle opnås under de forskellige underemner. 7. Konklusion Generelt må projektforløbet siges at have gået godt. Gruppen har været engageret og arbejdet professionelt, hvilket har medført, at der også har været tid til mindre projektrelaterede ting. De faglige succeskriterier er indtil nu indfriet, og der er hos alle gruppens medlemmer opnået en viden omkring emnet, svarende til de i delmålsformuleringen opsatte mål. Samtidig er fiaskokriterierne indtil videre undgået. Fordelingen af roller gennem projektet har fungeret, og der vil som nævnt blive overvejet, om der skal uddelegeres flere ansvarsområder til P2 såsom filadministrator og planlægger. Planlægningsfasen kunne virke langsommelig, men det har senere vist sig at være praktisk, at denne prioriteres højt, da der generelt har været en god organisering. 8

9 Gennem projektperioden har vi som nævnt benyttet os af gruppebyt under skrivefasen. På trods af advarsler herom har det fungeret upåklageligt for gruppen og sikret god vidensfordeling. Det at gruppen rettede samlet ved brug af en projektor gav alle medlemmerne god indsigt i rapporten. Dette er dog et punkt, der muligvis kan effektiviseres i kommende projekter i tilfælde af tidspres. De to uger, som var afsat til rettefasen, var passende, da der var mulighed for at rette op på eventuelle overraskelser. Vi har haft et godt samarbejde med vores to vejledere og har fået et godt udbytte af vores møder med dem. Dog skal arbejdsblade i de kommende projekter sendes rettidigt, for at give vejlederne bedre betingelser. Gruppen føler, at samarbejdet og projektet er gået så godt, at der tilstræbes, at dette samarbejde fortsættes i P2, såfremt gruppens faglige interesser kan forenes i et for alle gruppemedlemmer ønskeligt projekt. 9