Incidenstilsyn - tilsyn med virksomheder, der har forholdsmæssigt mange ulykker

Transkript

1 Kvalitetsprocedure Incidenstilsyn - tilsyn med virksomheder, der har forholdsmæssigt mange ulykker Kvalitetsprocedure DT-4 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, 6. kontor Ikrafttræden: 2. april 2012 Senest redigeret: Procedurens område Denne kvalitetsprocedure er rettet mod tilsynsførende og supportere og gælder for p-enheder, der udvælges til detailtilsyn, fordi de forholdsmæssigt har mange ulykker. Proceduren omfatter ikke certificerede virksomheder. Kvalitetsproceduren suppleres af kvalitetsproceduren Detailtilsyn i forbindelse med ulykker. Incidenstilsyn er karakteriseret ved følgende: Arbejdsulykker er det eneste tema ved tilsynet. Formålet er, at påvirke og motivere virksomhedens øverste ledelse til at hæve forebyggelsesniveauet generelt og specifikt ift. de ulykkestyper, der er i virksomheden. Målet er at få virksomheden til vedvarende at nedbringe antallet af ulykker til under branchens gennemsnit. Tilsynet er normalt dobbeltbesøg og forankret i U-TF, med en U-TF tilsynsførende, med viden om forebyggelsesmetoder, som ansvarlig for besøget, hvor den anden tilsynsførende har branchekendskab for den virksomhed der besøges. Udvælgelse af virksomheder U-TF fremsøger med DW tabel de virksomheder, der har den højeste ulykkesincidens, fx hver 3. måned, så tilsyn foretages tæt på den situation, der udløser tilsynet. Antallet af virksomheder der skal have Incidenstilsyn, besluttes i forb. med at KL fastlægger, hvor mange ulykker og hvilke typer af ulykker, der skal vælges til undersøgelse. Se At-intern instruks 2/2006, Udvælgelse af ulykker til undersøgelse Der laves et bruttoudtræk af virksomheder Der anvendes værktøjet i At i tal til fremsøgning af virksomhederne. Se Liste over ulykkesanmeldelser til kvotering ud fra incidens 1

2 Virksomheder med ulykker inden for de seneste 12 måneder fremsøges i At i tal. Sorter i excel efter antal ansatte, antal ulykker og ulykkesincidens. Udvælg derefter manuelt de virksomheder, der har en ulykkesincidens på over branchens gennemsnit, der mindst har 3 ulykker - heraf én med over 3 ugers fravær, og hvor p- enheden har mindst 35 ansatte. Listen af virksomheder overdrages til tilsynschefen for U-TF U-TF tilsynschefen er ansvarlig for at udvælge de virksomheder, der skal have tilsyn og for, at der laves udtræk på de udvalgte virksomheders ulykker, til brug for den tilsynsførendes indledende kontakt til virksomheden. Se Den tilsynsførendes forberedelse af tilsyn. Følgende parametre skal indgå i den manuelle udvælgelse af de virksomheder, der skal besøges: Fordelingen på TGer, tidligere tilsynsbesøg, ulykkesundersøgelser, planlagte særlige indsatser, og risikobaserede tilsyn, hensyn til landsdækkende koordinering. Der udvælges ikke virksomheder til "Incidenstilsyn" tættere end 3 måneder før varsling af Risikobaseret tilsyn og efter gennemførelse af risikobaseret tilsyn, og 3 måneder før og efter besøg i særlig indsats eller besøg med landsdækkende koordinering. Hvis Risikobaseret tilsyn har resulteret i mange påbud vedr. ulykker gennemføres ikke "Indicenstilsyn" mens disse påbud har åbne frister. Få tjekket /bekræftet oplysningerne om de virksomheder, der udvælges, især vedr. antal ansatte, inden der gøres yderligere. Den tilsynsførendes forberedelse af tilsyn Tjek virksomhedens ulykkesincidens ift. branchens gennemsnit Se tabel 8 i Anmeldte arbejdsulykker Tjek at du har fået de relevante udtræk på ulykker i virksomheden Typisk vil det være relevant, at der laves udtræk for det seneste år på de oplysninger, som står i virksomhedens anmeldelse i EASY. Vurder om der er et mønster i ulykkerne Det kan være ulykker bestemte steder, typer, arbejdsprocesser og ulykker, der er særligt alvorlige. Vurder om der er bestemte personer, der bør være tilstede ved tilsynet. Overvej om repræsentanter fra jur-enheden bør inddrages. Se på de ulykker, der tidligere har været undersøgt. Iagttag hvilke af ulykkerne der ikke er anmeldt af virksomheden, og om der er dubletter. Det er afgørende, at du i tilsynet ikke inddrager ulykker, der er anmeldt af andre end arbejdsgiveren selv, fx ansatte og fagforeninger. Baggrunden er, at vi betragter ulykker, som er anmeldt af andre end arbejdsgiveren som klager, der er beskyttet af tavshedspligten i AML 79, stk. 2. 2

3 Suppler din viden om virksomheden Se fx virksomhedsinformationen i ATIS, virksomhedens hjemmeside, tidligere tilsynsreaktioner og sager, relevante BAR- og At-vejledninger og arbejdsmiljøvejvisere, hvor du evt. har huller i din viden. Spørg den tilsynsførende, der tidligere har været på virksomheden. Kontakt virksomheden og aftal et tidspunkt for tilsyn Kontakt den øverste leder i p-enheden. Fortæl om årsagen til henvendelsen: Virksomheden har flere ulykker end branchens gennemsnit. Fortæl om formålet med henvendelsen: Et tilsyn der har et fremadrettet sigte om at reducere antallet af virksomhedens ulykker. Få bekræftet de oplysninger du har om antal ansatte og antal ulykker. Fortæl om tilsynets form: Det omfatter både dialog og tilsyn, og kan resultere i både vejledning og påbud. Skitser forløbet af tilsynet, fx indledende møde, besigtigelse/rundgang og afsluttende møde. Oplys hvem du ønsker, der skal være tilstede under tilsynsbesøget. Bed virksomheden om at forberede sig, fx finde de sidste 4 mødereferater fra AMO, virksomhedens undersøgelse af de sidste ulykker. Få oplyst virksomhedens officielle adresse, hvis Arbejdstilsynet ikke har den, til brug for fremsendelse af anmeldebrevet og den videre kontakt. Giv ruteplanlæggeren besked om besøgstidspunktet Giv tilsynssupporten de oplysninger, der skal med i anmeldebrevet. Anmeldebrevet sendes af supporten. (Se brevskabelon i UTFs projektrum under Incidenstilsyn ). Tilsynssupportens forberedelse af tilsyn Opret besøg detailtilsyn Øvrige Den tilsynsførende giver dig besked om den aftalte besøgsdato. Register virksomheden under særlig gruppering nr. 121 i ATIS Det giver mulighed for at genfinde virksomheden og følge udviklingen i antallet af ulykker. Send anmeldebrev til virksomheden Brevet sendes som , hvis adressen er kendt. Den tilsynsførende sender dig de oplysninger, der skal med i brevet, på baggrund af kontakten med virksomheden. Gennemførelsen af tilsynsbesøget Erfaringsmæssigt er der ikke alene tale om svigt i den fysiske ulykkesforebyggelse, når en virksomhed har uforholdsmæssigt mange arbejdsulykker. Ulykkerne afhænger typisk også af den bevågenhed arbejdsgiveren / den øverste ledelse har på arbejdssikkerheden. Find derfor ud af: Om ledelsen har synlig interesse for de ansattes sikkerhed. 3

4 Om ledelsen har sat klare mål for sikkerheden. Om der holdes fast i de fastsatte mål for sikkerheden og evt. opnåede resultater Om modstand og barrierer der modvirker sikker adfærd, håndteres af ledelsen. Se bilaget. Forbered undersøg motiver påvirk Du skal vælge den fremgangsmåde og de temaer og områder i virksomheden, som din forberedelse af tilsynet peger på. Du skal gennemføre tilsynet således, at du finder frem til, hvad der er årsagerne til at "forebyggelseskæden er knækket" og hvor. Hvorfor virksomheden har mange ulykker, og hvor sikkerheden svigter, generelt og specifikt ift. de ulykkestyper, der har været i virksomheden - især på de områder, hvor dit tilsyn har vist, at forebyggelsen ikke er god nok. Du skal motivere og påvirke virksomhedens ledelse til at hæve forebyggelsesniveauet på de områder, som dit tilsyn har afdækket. Disse elementer er nøjere beskrevet i de følgende afsnit. Ved besøgets start skal du oplyse virksomhedens repræsentanter om, at tilsynet har et fremadrettet sigte, der omfatter både dialog og tilsyn, og tilsynet kan resultere i både vejledning og påbud. Tilsynsbesøgets indhold Tilsynet kan fx forløbe på følgende måde: 1. Indledende møde med øverste ledelse i p-enheden og AMO-repræsentanter 2. Besigtigelse i virksomheden, ulykkesundersøgelse, mv. sammen med berørte virksomhedsrepræsentanter 3. Afsluttende møde med øverste ledelse og AMO-repræsentanter Afhængigt af omstændighederne kan du anvende nedenstående værktøjer, som er relevante til at afdække de gennemgående og bagvedliggende forhold til virksomhedens ulykker. 1. Få overblik over virksomheden og dens oplevelse af risici Til brug for dialogen med virksomheden spørges fx om følgende indledningsvis eller undervejs: Hvilke arbejdsaktiviteter har virksomheden? Spørg også til de aktiviterer der ikke er i gang på besøgstidspunktet, fx om der er unge, natarbejde og udearbejde. Hvilke produkter, arbejdsgange, styringssystemer har virksomheden og hvilke hensyn er vigtige i virksomhedens drift? Hvordan er ulykkesforebyggelsen prioriteret på ledelsens dagsorden? Hvordan får ledelsen viden om, hvor det kan gå galt, fx via APV, ulykkesundersøgelser, runderinger eller lignende. Hvilke ledelsesrepræsentanter er med i arbejdsmiljøorganisation? Hvad har der været på dagsorden på de seneste møder? Er der arbejdsprocesser i virksomheder, hvor de ansatte særligt skal passe på? Hvordan skal de i så fald forholde sig? 4

5 Er der steder, hvor det har været tæt på at gå galt? Taler ledere og ansatte om sikkerhed, i så fald, om hvad og hvornår? Hvordan forklarer virksomheden det seneste års ulykker? Spørg også ind til procedure for undersøgelse og opfølgning, herunder om EASY forebyggelse og EASY statistik anvendes. Spørg om nærved-ulykker registreres og undersøges. 2. Foretag besigtigelse Se og spørg ind til udvalgte områder, hvor den eller de ulykker, I kan tale om, er sket. Se og spørg ind til de forebyggende foranstaltninger der er truffet på baggrund af ulykkerne. Afdæk risikable forhold i virksomhedens design og arbejdstilrettelæggelse. Det kan fx ske ved, at du sammen med virksomhedens repræsentanter følger flowet i virksomheden - af varer, personer, informationer eller tekniske hjælpemidler. Når de skal spotte risici, se og spørg ind til følgende forhold: Udførelsen: Se om de ansatte arbejder hensigtsmæssigt ift. den opgave, der skal udføres. Se om der er ansatte, der arbejder alene. Tempoet: Se om de ansatte arbejder i et tempo, som de kan magte. Rækkefølgen: Se efter om der er noget, der kan gå galt pga. rækkefølgen i opgaverne eller pga. tidspunktet. Arbejdes med: Se om der er farer ved fx hjælpemidler, maskiner, køretøjer, el, kemi, håndtering af byrder? Underlaget: Er der farer ved det underlag der arbejdes på - i niveau eller i højden? Omgivelserne: Er der fx fare for at bliver ramt af genstande, begravet i materialer, udsat for vold, iltmangel, brand eller eksplosion? 3. Undersøg udvalgte ulykker Der inddrages kun ulykker, der er anmeldt af arbejdsgiveren selv. Søg at afdække de bagvedliggende og gennemgående forhold i virksomheden, som er årsag til ulykkerne, fx prioritering af sikkerhed, rækkefølge i opgaver, tidspres, indretning af arbejdslokalerne, rod, vedligeholdelse, adfærd, instruktion mv. Når konkrete ulykker undersøges, anvendes kvalitetsprocedure DT-3 om undersøgelse af kvoterede ulykker. Gennemfør undersøgelsen i samarbejde med virksomhedens ledelse og AMO og anvend undersøgelsen som redskab til at videregive viden om undersøgelsesmetoder. Se også Når ulykken er sket under Temaet på Arbejdstilsynets hjemmeside. 4. Motiver via dialog om ulykkesforebyggelse Mange af årsagerne til ulykker er også årsag til forstyrrelser i virksomhedens drift. Spørg ind til de konkrete forstyrrelser og afledte effekter af de aktuelle ulykker? Hvilke konsekvenser har ulykkerne haft, fx for personer, tidsforbrug ved ulykkessituationen, tab eller forsinkelse af produktion, skader på materiel, tid til oplæring af nye medarbejdere, mv? Spørg virksomheden om den har kunder som interesserer sig for virksomhedens ulykkestal og arbejdsmiljø. 5

6 Spørg om hvilken betydning de tror at de mange ulykker har for medarbejdere, der fratræder og for rekrutteringen af nye. Spørg til de afledte fordele ved prioritering af sikkerhedshensyn, fx at der sker færre fejl, det bliver lettere at finde hjælpemidler, værktøj og materialer. Kan der opnås fordele som mere effektive arbejdsgange, mindre materialeforbrug, færre forsinkelser, lettere planlægningen af arbejdet, mindre fravær mv. Argument: Fokus på sikkerhed påvirker kulturen og arbejdsglæden, når det accepteres, at sige fra, når noget ikke er forsvarligt eller hensigtsmæssigt. Se også kvalitetsprocedure RT-3 om dialog. 5. Vejledning om systematisk ulykkesforebyggelse Vejled målrettet og konkret ift. de områder, hvor virksomheden har behov for at gøre fremskridt. Henvis til relevante At- og BAR-vejledninger ift. virksomhedens forebyggelsesniveau, og hvor der er udfordringer. Giv eksempler fra andre virksomheder, hvor det er lykkedes vedvarende at nedbringe antallet af ulykker. Spørg ind til hvordan forebyggelsestiltag kan indarbejdes i eksisterende rutiner og systemer i virksomheden, fx arbejds- og bemandingsplaner, ordremodtagelse, vedligeholdelse, kvalitetssikring, Lean ol. Drøft ulykkesanmeldelsen og datakvaliteten ift. p-enheder og registreringer i EASY samt brugen af EASYs forebyggelsesmodul. Se også temaet Undgå ulykker på Arbejdstilsynets hjemmeside. Udfaldet og afslutning af tilsyn Denne type tilsyn kan typisk give anledning til reaktioner på fire områder: Materielle reaktioner vedr. specifikke fysiske eller organisatoriske forhold på det enkelte arbejdssted. Materielle reaktioner vedr. mere overordnede fysiske eller organisatoriske forhold, fx planlægning af arbejdet, håndtering af tidspres, indretning af arbejdslokaler, rod, vedligeholdelse mv. Reaktioner vedr. egenindsatsen, fx AMO, ulykkesundersøgelser, instruktion mv. RT-8: Egenindsats. Vejledning om systematisk ulykkesforebyggelse og ledelsens rolle heri på områder hvor der ikke er hjemler i arbejdsmiljøloven, fx ved at henvise til relevante At-vejledninger, BAR-vejledninger, vejledninger om 30 forebyggelsesmetoder. Genbesøg Det oplyses, at Arbejdstilsynet vil følge udviklingen i virksomhedens ulykker og genbesøge virksomheden, hvis der bliver anledning hertil, fx kontrol af påbud og undersøgelse af ulykker. Ved efterfølgende besøg følges også op på dialogen med ledelsen om systematisk ulykkesforebyggelse og andre forhold, som er omtalt i tilsynsnotatet fra første Incidenstilsyn. 6

7 Opgaver for den tilsynsførende efter tilsynet Ulykkesundersøgelser Kun de konkret, systematisk undersøgte ulykker og reaktioner i den forbindelse, registreres i ATIS på de respektive ulykkessager. De andre ulykker benyttes kun som baggrundsoplysninger. Andre reaktioner Andre reaktioner skrives i tilsynssagen under Detailtilsyn - Øvrige (Incidenstilsyn). Til brug for evt. opfølgning laves her også et notat der kort giver et overblik over resultatet af tilsynet, herunder hvilke kriterier og ulykker der har ligget til grund for udvælgelsen af virksomheden,. (Du kan finde en notatskabelon UTF projektrum under Incidenstilsyn). Tilsynssupportens opgaver efter tilsyn Se DT-1: Detailtilsyn generelt. 7