Århus Ungdommens Fællesråd Styrelsesmøde Dagsorden

Transkript

1 Tidspunkt 7. april kl Århus Ungdommens Fællesråd Styrelsesmøde Dagsorden Sted ÅUF Sankt Nicolaus Gade 2, 8000 Aarhus C Indbudte Afbud Tilstede Ikke til Navn stede X Cecilie Hansen, formand X Nicoline Bundgaard, næstformand X Hans Henrik Juhl, kasserer X Anders Jørgensen, børne og ungdomskorps X Karen Fink Bjerregaard, politiske ungdomsforeninger X Nina Frøjk Hansen, religiøse X Espen Krogh, mellemfolkelige og internationale X Henrik Dahlin, øvrige X Henrik Koch, sekretariatsleder X Sandra Kistrup Trampedach, studentermedhjælper kommunikation X Rasmus Bach Bilag 3.1 Handleplan for arbejdsprogrammet 2014 v1 3.1 Styrelsens mødeplan v1 3.4 BILAG OM KOMMUNIKATIONSSTRATEGI EFTERSENDES 3.8 Høringsbrev. Økonomiske rammer for klubrejser 3.8 Indstilling. Økonomiske rammer for klubrejser 5.1 Arbejdsseminar Den åbne skole Formalia Godkendelse af dagsorden Orientering Orientering: Grupperinger

2 Grupperingsrepræsentanterne fortæller om nyt siden sidst. Orientering: Formand/FU Formanden fortæller om nyt siden sidst der relaterer sig til opgaver for formand, næstformand og kasserer; herunder første FU møde Orientering: Sekretariatet Henrik fortæller om nyt siden sidst der relaterer sig til sekretariatet; herunder brug af Styrelsen brugeren på sekretariatets computere, nøgler og alarm, Ledelse Beslutning: Handleplan for arbejdsprogram og mødeplan for 2014 BILAG x2 Styrelsen beslutter om der afholdes møde i august, hvornår der afholdes møde i januar, om vi skal deltage i Studiestartsmessen på Aarhus Universitet. Styrelsen godkender FU s forslag til handleplan for arbejdsprogrammet og heraf følgende mødeplan (i version 1), som der derefter arbejdes efter resten af året og derfor løbende justeres ved nye beslutninger. Bilagene er udarbejdet med udgangspunkt i drøftelserne på styrelsesweekenden. Beslutning: Afholdelse af Åbent Hus og Sommerfest Styrelsen beslutter om der igen i år skal afholdes åbent hus, fastsætter dato og diskuterer hvilket kursus der skal afholdes i den forbindelse. Styrelsen beslutter om der på opfordring fra Årsmødet skal afholdes sommerfest, fastsætter dato og diskuterer hvilket øvrigt indhold der kunne være. Beslutning: 17 18årige med i Børne og Ungebyrådet Sekretariatet nedsætter en arbejdsgruppe der skal komme med forslag til hvordan de årige i højere grad kommer med i Børne og Ungebyrådet. Styrelsen beslutter om et eller flere styrelsesmedlemmer skal sidde med i arbejdsgruppen Beslutning: Kommunikationsstrategi BILAG Sekretariatet har afholdt møder om den nye kommunikationsstrategi og ny hjemmeside og har taget drøftelserne fra styrelsesweekenden med ind i arbejdet. Styrelsen præsenteres for det foreløbige arbejde, og giver retning for det følgende ved at træffe beslutning om hvilke indsatser der skal arbejdes videre med under hensyntagen til de ressourcer der er til rådighed bl.a. i det løbende opfølgningsarbejde på længere sigt. Orientering: Medlemsundersøgelse Henrik orienterer om antallet af tilbagemeldinger på medlemsundersøgelsen. Grupperingsrepræsentanterne bedes ringe rundt til de sidste foreninger, for at indhente svar på den del af undersøgelsen der handler om medlemsdata (antal medlemmer mv.). Hvis en gruppering er

3 overrepræsenteret udpeges et ekstra styrelsesmedlem til rundringningen. Der vælges evt. et tidsrum for en fælles ringeaften på sekretariatet. Beslutning: Fritidslivsundersøgelse Henrik orienterer om status bl.a. omkring tilladelse til at indhente besvarelse i Folkeskolen. Styrelsen drøfter muligheder for at nå ud til målgruppe på de videregående uddannelser bl.a. igennem egne netværker. Styrelsen orienteres om budget for undersøgelsen, og træffer beslutning om bl.a. præmiestørrelse. Drøftelse: Medlemsbesøg forud for udarbejdelse af fritidspolitisk idekatalog For at kunne udarbejde det fritidspolitiske idekatalog, har vi behov for viden om medlemsforeningernes grundlæggende behov. FU foreslår at denne viden indhentes ved at besøge alle medlemsforeningerne, og at dette gøres inden styrelsesmødet i september. Styrelsen drøfter hvilke spørgsmål der er relevante at stille medlemsforeningerne, og drøfter mere generelt hvordan medlemsbesøgene skal gribes an. Ansvarlige for udarbejdelse af en drejebog med udgangspunkt i drøftelsen udpeges, og de har den klar til majmødet. Beslutning: Høring omkring økonomiske rammer for klubrejser BILAG x2 ÅUF er inviteret til at være høringspart på en ny økonomisk ramme for udenlandsrejser i ungdomsskolerne (klubberne). Læs f.eks. op på presseklippene fra sidste forår: (start nedefra med artiklen fra 2. april 2013). Styrelsen drøfter den indstilling der er med som bilag og beslutter hvad der skal gives som høringssvar. Økonomi Beslutning: Underskudsgaranti til spejdernes event i Tivoli Anders fremlægger eventuelt forslag? Nyt fra diverse Beslutning: KL seminar om den åbne skole BILAG Kommunernes landsforening afholder seminar om den åbne skole i forbindelse med den nye skolereform den 8. maj i Aalborg. Samarbejder imellem foreninger og skole er på arbejdsprogrammet og dette kan derfor bruges som en mulighed for at få mere viden om mulighederne. Styrelsen beslutter om et eller flere styrelsesmedlemmer skal deltage. Prisen er 650 kr. eks. moms. og eks. udgifter til transport. Eventuelt

4 Kommende mødedatoer og sager kan ses i mødeplanen. Næste møde: Mandag den 5. maj kl , på dagsordenen særligt dyrt materiel, medlemsbesøg og kontingentstruktur FU møde forud for styrelsesmødet: Mandag den 28. april kl Pkt. Type Orientering/debat Beslutning Opfølgning 1 Formalia 1.1 Godkendelse af Dagsorden godkendt dagsorden 2 Orientering 2.1 Orienterig: grupperinger Karen: Pus har afholdt møde. Nina: Suppleant fundet Nina giver sekretariatet kontakt oplysninger 2.2 Orientering: Formand/FU 2.3 Orientering: Sekretariatet Første FU møde afholdt Opsamling på handleplan Mødeplan Sidste Skoledag: 28. maj i Mindeparken ÅUF planlægger på forhånd Grønne pigespejdere: Findes disse. Styrelsens brugere, alarm og nøgler til ÅUF orientering. Der er bestilt 4 nøgler. 3 Ledelse 3.1 Beslutning: Handleplan for arbejdsprogram og mødeplan for 2014 Mødeafholdelse: Studiestartsmesse: Skal vi være til stede alle dagene Handleplan: August møde: Kommer muligvis på senere 1. september: OK 2. januarmødedato holdes åben Handleplan godkendt Snak med foreningerne om det er relevant.

5 3.2 Beslutning: Afholdelse af Åbent Hus og Sommerfest Mødeplan: Åbent Hus: Tidligere: Sandwich, rundvisning, workshop (trækplaster) Sommerfest: Henrik Dahlin: Hænger godt sammen med at få bedre kontakt til foreningerne. Karen: God ide, gøre opmærksom på, at vi er der. Der er noget at deltage. Mød ÅUF. Cecilie: Fagligt + fest Nikoline: Evt. noget fagligt inden selve festen. Evt. brainstorming fritidspolitikken. Hans: Fritidspolitik generelt. Henrik K.: Hvor fagligt skal det være? Anders: Hvad er det vi gerne vil have ideer til? Hans: Fritidspolitikkatalog. Behøver ikke være teknisk. Det skal vise hvad foreningerne har brug for. Nikoline: En fest ville være et godt trækplaster til at få hørt mange foreninger med fritidspolitikken. Cecilie: Lige nu handler det om, at beslutte om det er relevant. Henrik K.: Kan det være at vi skal lave noget i forbindelse med festugen. Kan lede op til Kulturhovedstad senere hen. Anders: Tidspunktet skal diskuteres Godkendt Vedtaget. Afholdes i november. Stemmer for en fest. Tidspunkt besluttes senere hen. Der skal være en faglig del. 3.3 Beslutning: 17 18årige med Børne og Ungebyrådet Problematik: tiltrække 17 18årige Henrik K.: Lige nu kommer det ud til folkeskolen, men det det op til ÅUF, hvis vi skal søger for at det ikke bliver primært 13 15/16 år. Opgaven for ÅUF er at nå ud over grundskole niveau. 3.4 Beslutning: Rasmus:Svært at hive noget konkret ud fra Opbakning til at der bliver gjort noget. Nedsættelse af arbejdsgruppe. Anders og Karen vil gerne med i arbejdsgruppen.

6 Kommunikationsstrategi styrelsesweekend referatet: Diskussions spørgsmål: Skabelse af identitet: Koge identiteten ned til én enkelt sætning Godkendelse af principper: Beholde, tilføje, slette? Principperne gør det tydeligere at have noget retning. Anders/Cecilie: Der kan være initiativer, hvor ikke alle principper skal med. Henrik K.: Man forholder sig til principperne, hver gang man laver noget. For at tjekke om man har glemt noget. Principperne kan ses som en tjekliste. Det kan hjælpe med at give mening. Hans: Nogle af principperne er indlysende. Fx anerkendelse. Principperne: Åbenhed: Internt/ekstern:ok Anerkendelse: slettes. Tilgængelighed: ok Relevans & rettigtidighed: ok Konsekvens: ok Ansvars og kompetencefordeling: ok > Rasmus orienterer om Podio og funktionerne som denne. 5 gratis brugere: derefter 9$ pr.bruger om mdr. Hans: Kan kigge på sharepoint. Kommunikationskanaler: Årsmødemappen: Digitalisering eller fortsat analog. Cecilie: Godt fortsat at have medlemshistorier. Hans: vigtige dokumenter skal udleveres: dagsorden, budget, årsregnskab osv. Nikoline: Færre, flotte mapper til politikere osv. Ikke nødvendigt til alle til årsmødet. Cecilie: Opmærksom på om vi skal indkalde per brev i vedtægterne ud. Karen: Mapper udleveret til årsmødet. Synes det er vigtigt at have årsmødemappen. Vise Se på om årsmødemappen kan opsættes anderledes. Stadig interesseret i medlemsberetningerne.

7 hvad vi laver. Gør opmærksom på at vi er vigtige. Cecilie: Beretninger skal komme i løbet af året. Medlemshistorier gør det vedrørende. Det burde være muligt at effektivisere årsmødemappen. Direkt Mails Tvungne nyhedsmails: Mulighed for at sende til folk som er interesserede frem for kun formænd. Få skabt et behov internt i medlemsforeningerne. Primær målgruppe: Kontaktpersonerne. Hans: Fordele at differentiere til målgrupper. Skarp på nice/need to know Sociale medier: Podio Intern kommunikation: Optimering og sammenlægning af hjemmesider (Skitse over muligt design sendt ud) Tanker omkring strukturen Allert på vigtige ting. Kommunikationsplan: Køreplan: retningslinjer: Hvad gør vi i forskellige tilfælde? Vejledning til fremtidige medarbejdere. Grafisk layout forsætter. Udarbejdelse af plan for at måle på kom.planen. Formandsrettet: need to know (1 gang om måneden) Medlemshistorier = nice to know. Facebook: nice to know. Rasmus undersøger om man kan få det gratis til mere end 5 brugere. Podio afprøves. Ok. Ok Måling kommer op på et separat møde. 3.5 Orientering: Medlemsundersøgelse Henrik: 30 som der ikke er hørt fra Opfølgning på disse.

8 15 som har åbnet. 45, som vi måske skal have fat i. 3.6 Beslutning: Fritidslivsundersøgelse 3.7 Drøftelse: Medlemsbesøg forud for udarbejdelse af fritidspolitisk idekatalog Vi skal have et medlemssystem som er up to date. 71 har fuldført hele spørgeskemaet. Mikkel og Søren har fået spørgeskemaet ned til ca. 12 min. By inddelt i områder: By, bynært, udsatte områder. Skoler repræsentativt udvalgt: 12 skoler (af 67) 7 9 klasser. Tilladelse til at indhente oplysninger i folkeskolen: Indhentning af oplysninger på de videregående uddannelser: Økonomi: Dyrt at få respondenter. Søgt lokaludviklingspulje ÅUF lægger selv i puljen Alle er meget interesserede i at se svarene fra undersøgelsen Viden indhentes ved at besøge medlemsforeningerne. ÅUF skal vide hvordan de er opbygget. Hvilke problemer/udfordringer har foreningen? Relevante spørgsmål til medlemsforeningerne Udarbejdelse af drejebog for besøgene. Præmier: ipads Der skal være noget andet ud over hovedpræmien. Styrelsesrepræsentanten skal stikke en føler ud i foreningerne, for at finde ud af om de ønsker besøg. En drejebog skal være opbygget i Google foreninger/skrive til dem på facebook, for at få fat på dem Henrik sender oplysninger til de enkelte på deres foreninger. Anders og Nikoline ringer rundt til korpsene efter påske. Hvis styrelsen kender nogen på de videregående uddannelser, skal de kontakte Mikkel. Mikkel skal sende version af spørgeskemaet ud til styrelsen. Arbejde m. drejebog: Henrik Dahlin, Cecilie Hansen, Nikoline Bundgaard. (inden næste møde)

9 3.8 Beslutning: Høring omkring økonomiske rammer for klubrejser 4 Økonomi 4.1 Beslutning: Underskudsgaranti til spejdernes event i Tivoli 5 Nyt fra diverse 5.1 Beslutning: KL seminar om den åbne skole 5.2 Inspirationsdag på Aarhus Universitet 6 Eventuelt Nikoline: Det kommer an på, hvad der bliver givet tilskud til. Det er ikke ligegyldigt hvad der bliver givet tilskud til. Der skal ikke gives tilskud til aktiviteter, som kunne finde sted i foreningerne. Henrik: Det skal sættes i forhold til foreningslivet. I foreningslivet har man fx fjernet sommerlejrtilskuddet, og lokaletilskuddet i udlandet. Skal man have personligt tilskud i klubregi og ikke foreningsregi? Er det ulovligt? Ønsker underskudsgaranti på kr. Regner ikke med at det er penge der kan bruges, men det er for at spejderne ikke selv skal stille penge de ikke har. Den skal være der. Arrangementet skal køre rundt i sig selv. Mulighed for at sende styrelsesrepræsentanter af sted. 22. maj 2014: inspirationsdag 5 6 gratis billetter. niveauer. Drejebog skal tilpasses foreninger/grupperinger Samler op på næste møde Korpsene udarbejder et reelt forslag m. risici. Opfølgning næste møde. Nikoline og Cecilie følger op. Hans, Mikkel, Henrik, Uddeling via Facebook,