Udbud af kommunens bankforretninger. Ny Frederikshavn Kommune august måned Dokument nr

Transkript

1

2 Ny Frederikshavn Kommune august måned 2006 Dokument nr

3 Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE OPLYSNINGER INDLEDNING AFTALEPERIODE OPSIGELSE FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD BESLUTNINGSPROCEDURE M.V. 6 2 UDVÆLGELSESKRITERIER OG TILDELINGSKRITERIER UDVÆLGELSESKRITERIER, VURDERING AF TILBUDSGIVERS EGNETHED TILDELINGSKRITERIER 7 3 UFRAVIGELIGE KRAV TIL OPGAVELØSNINGEN KONTOSYSTEM RENTE SERVICERING I IMPLEMENTERINGSFASEN PENGEINSTITUTTETS IT-LØSNING SKAL VÆRE KONVERTIBELT MED KOMMUNENS 8 4. PRIS (FORRENTNING, VALØR OG GEBYRER): 80% GEBYR VALØREN VED ALLE FORMER FOR PENGETRANSAKTIONER RENTEN 8 5 SERVICE OG KVALITET I ØVRIGT 20% FORMUEFORVALTNING / TIDSINDSKUD RÅDGIVNING VEDR. GÆLDSPLEJE AFHOLDELSE AF OPFØLGNINGS- OG RÅDGIVNINGSMØDER IT-LØSNINGER TIL SELVBETJENING UDDANNELSE I IT-LØSNINGER TIL SELVBETJENING CHECKS M.V KONTOUDTOG ADVISERING AF RENTESATSER VALUTA OG UDENLANDSBETALINGER BORGERS RET TIL KONTO I PENGEINSTITUT PENGEHÅNDTERING OPLYSNINGER OM KOMMUNEN KOMMUNES OMSÆTNINGSTAL KOMMUNENS LIKVIDITET FORBRUG AF CHECKS 12

4 1 Generelle oplysninger 1.1 Indledning Frederikshavn Sammenlægningsudvalg udbyder herved en 4-årig aftale med et pengeinstitut med henblik på at være kontoførende - herunder afvikling af kommunens daglige bankforretninger, likviditetspleje, rådgivning i forbindelse med gældspleje samt forvaltning af en kapitalplejeordning i offentligt udbud. Aftalen omfatter ikke låneoptagelse, som hvert år vil blive udbudt i en særskilt udbudsforretning. Aftalen må derfor ikke indeholde begrænsninger i adgangen til at optage lån ved andre långivere ligesom kommunen forbeholder sig ret til at oprette/beholde konti i andre pengeinstitutter. Aftalen må ikke omfatte binding på indgåelse swap- og optionsforretninger m.v. Der vil blive indhentet konkrete tilbud (også fra andre pengeinstitutter) i forbindelse med hver enkelt forretning. Det pengeinstitut der bliver tildelt kontrakten, vil i aftaleperioden få mulighed for at afgive tilbud på swap- og optionsforretninger m.v. Frederikshavn Kommune overtager de kommunale opgaver i Sæby, Frederikshavn og Skagen Kommuner. Derudover overtager Frederikshavn Kommune en række opgaver fra det nuværende Nordjyllands Amt. Frederikshavn Kommune vil i det efterfølgende blive benævnt kommunen Udbudet foregår i overensstemmelse med Europa-parlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31.marts Aftaleperiode Aftalen er gældende fra til med mulighed for forlængelse med op til et år. 1.3 Opsigelse Begge parter har mulighed for at opsige aftalen med 6 måneders varsel. 1.4 Formkrav og indhold i tilbud Tilbud skal være kommunen i hænde senest 3. oktober 2006 kl Tilbuddet skal i 4 eksemplarer sendes til: Ny Frederikshavn Kommune Sammenlægningssekretariatet Att: Morten Lindblad Rådhus Alle Frederikshavn På kuverten anføres: Må ikke åbnes af postmodtager - tilbud på bankudbud Tilbud sendt elektronisk eller med fax accepteres ikke. Kommunen vil kvittere for modtagelse af tilbud, uanset om disse afleveres personligt eller via post. Side 4 af 12

5 Aftalen er først gældende, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan kun ændres ved skriftlig aftale parterne imellem. Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiveren relatere dette til følgende disposition, der afspejler udbudsmaterialets opbygning. 2.1 Serviceattest 2.1 Balance og soliditet 2.1 Referenceliste 3.1 Kontosystem 3.2 Rente 3.3 Servicering i implementeringsfasen 3.4 Pengeinstituttets IT-løsning skal være konvertibelt med kommunens 4.1 Gebyr 4.2 Valøren ved alle former pengetransaktioner 4.3 Renten 5.1 Formueforvaltning/ tidsindskud 5.2 Rådgivning vedr. gældspleje 5.3 Afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder 5.4 IT-løsninger til selvbetjening 5.5 Udannelse i IT-løsninger til selvbetjening 5.6 Checks m.v. 5.7 Kontoudtog 5.8 Advisering af rentesatser 5.9 Valuta og udenlandsbetalinger 5.10 Borgers ret til konto i pengeinstitut 5.11 Pengehåndtering I tilbudsmaterialet skal det fremgå, at pengeinstituttet kan indestå for udførelsen af kommunens pengeforretninger m.v. jf. de i udbudsmaterialet anførte oplysninger. Såfremt der tages forbehold for udførelsen af visse opgaver/vilkår/betingelser, eller sådanne ikke kan løses, skal dette tydeligt fremgå af tilbudsmaterialet. 1.5 Andre forhold omkring tilbud Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af supplerende oplysninger til belysning af indholdet i det afgivne tilbud. Det bemærkes, at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdet heraf. Kommunen kræver, at tilbud afgives på dansk, og at et eventuelt efterfølgende samarbejde skal foregå på dansk. Eventuelle tvister afgøres efter gældende ret og ved dansk værneting eller voldgift. Side 5 af 12

6 Ved misligholdelse af aftalen, som eksempelvis kan forekomme ved overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler/fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem m.v., har kommunen ret til at rejse krav om eventuel betaling af såvel erstatning til 3. mand som erstatning til kommunen, svarende til det tab, misligholdelsen medfører. Tilbudsgiver skal ved tilbudsafgivelsen oplyse alle forudsætninger for tilbuddet. 1.6 Beslutningsprocedure m.v. Indkomne tilbud behandles af en arbejdsgruppe under Sammenlægningssekretariatet, der udarbejder beslutningsgrundlag og indstilling via Direktørgruppen til politisk afgørelse i Økonomiudvalget. OVERORDNET TIDSPLAN Dato Handling 7. august 2006 Fremsendelse af annonce til EU-tidende 7. august 2006 Rekvirering af udbudsmateriale 12. september 2006 kl. 12:00 Sidste frist for fremsendelse af skriftlige spørgsmål, som kommunen vil besvare. 19. september Sidste frist for fremsendelse af kommunens svar september Sidste frist for rekvirering af udbudsmateriale oktober 2006 Sidste frist for aflevering af tilbud kl. 12:00 november 2006 Økonomiudvalget november/ Forberedelse af overgang til ny aftale. december januar Overgang til ny aftale. Valget vil blive foretaget ud fra en helhedsvurdering, hvorfor rentesatserne alene ikke vil være afgørende i bedømmelsen. Henvendelser til kommunen om afklaring af tvivlspørgsmål omkring udbudsmaterialet skal ske skriftligt senest mandag den 12. september 2006 kl Kommunen vil fremsende svar på alle stillede spørgsmål senest den 19. september. Svar udformes anonymt og sendes til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. Spørgsmål i forbindelse med udbudsmaterialet bedes rettet skriftligt til Morten Lindblad. Mli@Frederikshavn.dk eller send til Ny Frederikshavn Kommune Sammenlægningssekretariatet Att: Morten Lindblad Rådhus Alle Frederikshavn Side 6 af 12

7 2 Udvælgelseskriterier og Tildelingskriterier. 2.1 Udvælgelseskriterier, vurdering af tilbudsgivers egnethed Sammen med Deres tilbud ønskes efterfølgende oplysninger medsendt: Erhvervs- og selskabsstyrelsens serviceattest max 6 mdr. gammel. Aktuelle oplysninger om pengeinstituttets balance og soliditet. Referenceliste over tilsvarende aftaler med navn på offentlig myndighed, tlf. nr. og kontaktperson. 2.2 Tildelingskriterier Leverandørudvælgelsen er baseret på det økonomisk mest fordelagtige tilbud men hensyn til pris, service og kvalitet. De efterfølgende delkriterier vægtes på følgende måde. Pris: 80% Forrentning Valør Gebyrer Service og kvalitet i øvrigt: 20% 3 Ufravigelige krav til opgaveløsningen 3.1 Kontosystem Kommunens kontosystem skal være sammensat således, at der findes en hovedkonto samt en række konti til brug for særlige udbetalinger og indbetalinger, bl.a. en række udbetalinger fra vore modersystemer på KMD (dagpenge, underholdsbidrag, forbrugsafgifter, leverandørbetalinger m.v.) som udbetales via Nemkontosystemet. Desuden skal det være muligt under aftalen at oprette en række konti til vore institutioner, hvor forrentningen indgår i den senere omtalte renteberegning for kommunens samlede konti. Yderligere konti, som kommunen ønsker at oprette i aftaleperioden, skal ligeledes kunne omfattes af aftalen. 3.2 Rente Rentesatsen (debet/kredit) skal tilbydes i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Renteberegning skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting/cash-pool). Banken skal på anmodning kunne dokumentere sin renteberegning. Rentetilskrivningen sker på hovedkontoen. Der sker altså ingen rentetilskrivning på kommunens øvrige konti. Rentetilskrivning kvartalsvis med rentedivisor 365/366. Side 7 af 12

8 Der ønskes som udgangspunkt en overtræksret på hovedkontoen på 150 mio. kr., med mulighed for forhandling om forhøjelse i specielle situationer. Størstedelen af overtrækket vil være af kortvarig karakter (4-5 dage omkring månedsskiftet). Tilbudsgiver bedes oplyse samtlige betingelser for en sådan trækningsret, herunder rentebestemmelser samt øvrige forhold der vil medføre omkostninger for kommunen. 3.3 Servicering i implementeringsfasen Pengeinstituttet klarer/hjælper med det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af opgaven med kommunens pengeforretninger. Det gælder bl.a. rettelse af samtlige PBSoverførselskonti efter kommunens anvisninger, samt efterfølgende udarbejdelse af de nødvendige ændringer til PBS-aftaler til underskrift for kommunen. 3.4 Pengeinstituttets IT-løsning skal være konvertibelt med kommunens Kommunen benytter faciliteten Konto til Konto i KMD-Udbetaling, som gør det muligt at fremsende betalingsanmodninger direkte i EDIFACT-format. Pengeinstituttets bogføringscentral skal derfor understøtte dette format. 4. Pris (forrentning, valør og gebyrer): 80% Dette punkt samler de forhold, der direkte kan måles i penge. Forrentningen og valør betyder meget for udfaldet af dette punkt, men også gebyrer vil spille en rolle. Resultatet af denne vurdering vægter 80% Gebyr Kommunen forventer ikke udgifter til provisioner, gebyrer, porto eller lignende i forbindelse med oprettelse og drift af løbende konti. Såfremt der alligevel er ydelser der er gebyrbelagt skal dette oplyses, da disse skal indgå i beregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 4.2 Valøren ved alle former for pengetransaktioner Valør ved alle former for overførsel oplyses. Kommunen vil benytte dette til at danne et billede af, hvad valøren koster. Der forventes ingen valør på interne overførsler. 4.3 Renten Rentesatsen (debet/kredit) skal tilbydes i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Kommunen forventer, at gebyrer og valører indregnes i renten. 5 Service og kvalitet i øvrigt 20% Dette kriterium beskriver alt det, der ikke direkte kan gøres til genstand for en økonomisk betragtning. Der bliver udelukkende set på kvalitet og variation af serviceydelser under dette punkt. Når nogle af underpunkterne også kan udløse gebyrer, vil disse indgå i beregningen af punkt Formueforvaltning / tidsindskud Side 8 af 12

9 Pengeinstitutterne bedes oplyse om forhold vedr. en kapitalplejeordning. Som udgangspunkt ønsker kommunen, at ordningen kan varetages omkostningsfrit for kommunen. Såfremt dette ikke er muligt bedes honorar, kurtage og andre omkostninger ved køb og salg af værdipapirer oplyst. Kommunen fastsætter størrelsen på den kapital, der skal placeres. Der skal gøres opmærksom på administrationsgebyr m.m., som evt. vil blive opkrævet ekstra. Aftalen må ikke indeholde begrænsninger i kommunens mulighed for, i særlige situationer, at foretage kortvarige indskud af overskudslikviditeten hos andre pengeinstitutter m.v. 5.2 Rådgivning vedr. gældspleje Aftalen skal omfatte rådgivning vedr. pleje af kommunens langfristede gæld, som i øjeblikket er på ca. 895 mio. kr. Gælden er fordelt med ca. 136 mio. kr. i indekslån, 397 mio. kr. i variabel forrentede lån og ca. 362 mio. kr. i fast forrentede lån. Der vil blive udarbejdet en finansiel strategi med virkning fra 2007, eventuelt i samarbejde med det pengeinstitut der tildeles kontrakten. Der skal oplyses, hvilke ressourcer der sættes ind på rådgivning vedr. gældspleje. Såfremt rådgivningen ikke udføres omkostningsfrit, skal omkostningen oplyses. Aftalen omfatter ikke indgåelse af swap- og optionsforretninger m.v. men kun rådgivning. Swap- og optionsforretninger m.v. vil blive indgået efter indhentelse af konkrete tilbud i forbindelse med hver enkelt forretning. Kommunen forbeholder sig ret til at benytte andre rådgivere. 5.3 Afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder Aftalen skal omkostningsfrit omfatte afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder om aktuelle emner, efter kommunens ønske. Det kan såvel være fra politikere som for administrativt personale. På disse møde skal det være muligt, at trække på pengeinstituttets specialister for de enkelte områder. 5.4 IT-løsninger til selvbetjening Kommunen ønsker at udføre udvalgte transaktioner via telekommunikation fra eget edbudstyr. Der forventes ingen udgifter til etablering og abonnement. I tilbuddet skal bl.a. indgå en beskrivelse af følgende elementer: Opkobling til pengeinstitut via egen PC (Internet). Netværksversion. Hastighed for bruger (driftsinfo). Konto til konto-overførsler, såvel egne som fremmede. Mulighed for Nationalbankoverførsler, herunder oplysning om minimumsgrænser for Nationalbankoverførsler. Forespørgselsmuligheder på værdipapirer der indgår i kommunens obligationsportefølje, samt finansielle nyheder. Renteoplysninger. Vedrørende returnering skal vores ref.nr., cpr.nr. cvr.nr. fremgå af retursvaret. Mulighed for at trække kontoudtog for alle kommunes konti. Oversigt over eventuelle omkostninger/gebyrer ved benyttelse af systemet, bl.a. advisering, overførsel mellem konti m.v. skal medsendes. Side 9 af 12

10 5.5 Uddannelse i IT-løsninger til selvbetjening Det forventes, at pengeinstituttet informerer/uddanner kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til selvbetjening. 5.6 Checks m.v. Det forventes, at der leveres checks i formularsæt til kommunen. Det forudsættes ligeledes, at kommunen har mulighed for efterlysning af checks, annullering af bortkomne checks, rekvirering af kopi af indløste checks, PBS-tilbageførsler og tilbagekaldelse af kontooverførsler I de tilfælde, det kan foregå via IT-løsninger til selvbetjening, ønskes dette oplyst. Det ønskes oplyst, om pengeinstituttet kan tilbyde en form for indløsningskontrol på udskrevne checks. Hvis der beregnes gebyrer ved udstedelse, indløsning og behandling af checks, skal dette oplyses. 5.7 Kontoudtog Kontoudtog for kommunens konti leveres en gang om året til kommunen. Der ønskes mulighed for at trækkes elektroniske kontoudtog. Pengeinstituttets politik vedrørende kontoudtog beskrives Advisering af rentesatser Ændringer i rentesatser og vilkår, der har betydning for kommunen, skal adviseres skriftligt straks efter ændringen. 5.9 Valuta og udenlandsbetalinger Der skal være mulighed for køb og salg af valuta samt overførsel af udenlandske betalinger, bl.a. i form af check Borgers ret til konto i pengeinstitut Borgere, som modtager ydelser fra kommunen, skal kunne oprette en konto i pengeinstituttet. Indsætninger fra kommunen må ikke, uden borgerens tilladelse, modregnes i gammel gæld Pengehåndtering Kommune ønsker mulighed for at afhente og aflevere penge i pengeinstituttet i det omfang, kommunen finder det nødvendigt. Kommunen forbeholder sig ret til at afhente/aflevere kontanter i et andet pengeinstitut. Kommunen forventer, at serviceydelserne i afsnit 5 leveres vederlagsfrit. I modsat fald bedes omkostningerne oplyst. Side 10 af 12

11 6. Oplysninger om Kommunen Det er forbundet med en vis usikkerhed at beskrive kommunens omsætning og likviditet samt behov for tjenesteydelser for de næste 4 år. Årsagen til denne usikkerhed er kommunalreformen. De beskrivelser der har været muligt at lave er skabt på grundlag af de tre eksisterende kommuner. De beskrevne tabeller i afsnit 6 beskriver kun år Kommunes omsætningstal Kommunen består fra 2007 af Skagen, Frederikshavn og Sæby Kommuner samt aktiviteter fra Nordjyllands Amt og Staten. Der er derfor nogen usikkerhed omkring beskrivelsen af den nye Kommune. Tabel 1 Omsætningstal for hovedkonti Hævet Indsat Frederikshavn Kommune Sæby Kommune Skagen Kommune I alt Tabel 1. samler omsætningerne på de tre kommuners hovedkonti i Der blev hævet ca. 5.1 milliarder kr. og der blev indsat ca. 5.1 milliarder kr. Det forventes, at der bliver overført ca. 0,35 milliarder kr. til drift af de nye opgaver fra amtet. Dertil vil der tillægges en almindelig prisfremskrivning og en moderat vækst. For at kunne danne et billede af de væsentligste overførelser, er disse summeret i tabel 2. Tabel 2. Overblik over de væsentligste indtægter og udgifter for kommunen i 2005 Indtægter Hyppighed Årligt Beløb - mio. Nettoindtægt vedr. kommunens OBS-konto Månedsvis - 2. hverdag i 1.845,4 måneden Månedsvis i måneden 136,0 Indbetalinger via PBS 370,6 Indbetalinger via FI/Giro 423,1 Samlede indtægter på de væsentligste konti 2.775,1 Af beløbet udgør Forbrugsafgifter og 9. måned 120,0 3. og 9. måned 73, og 11. måned 237,0 Ejendomsskatter 1.3 og ,9 Diverse indtægter 199,6 Udgifter Hyppighed Årligt Beløb - mio. Netto lønninger m.v. Månedsvis 1.016,2 Leverandørudbetalinger Daglig 1.587,6 Side 11 af 12

12 Udbetalinger via NemKonto Bistand Ugentlig 209,9 Underholdsbidrag Månedlig 24,9 Dagpenge Hver 14. dag / Månedlig 194,7 Børnetilskud Kvartalsvis 20,7 Samlede udgifter på de væsentligste konti 3.054,0 Ejendomsskatter sat til den 1. marts og 1. september, dette var ikke tilfældet i 2005 men vil være tilfældet i Kommunens likviditet Kommunens likviditet er ikke en fast størrelse. Den vil blive påvirket af de politiske mål, som de kommer til udtryk i budgetlægningen. Tabel 3. Gennemsnitlig likviditet for 2005 Skagen Frederikshavn Sæby Ny Frederikshavn G-snit 365 dage kassebeholdning 41,5 107,9 85,0 234,4 Tabel 3. viser den gennemsnitlig likviditet de tre eksisterende kommuner havde i I 2005 havde kommune et gennemsnitsindestående på 234,4 millioner. I 2006 kan det konstateres, at der er en faldende tendens i gennemsnitsindestående. Det forventes, at likviditeten i 2007 vil være lavere end den var i Likviditeten for en gennemsnitsmåned forventes at starte højt, så falde svagt frem til 3-6 dage før månedsskiftet hvor indestående falder kraftigt. 6.3 Forbrug af checks Kommunen forventer stadig at komme til at anvende checks i forbindelse med sine betalinger. Det forventede forbrug af checks ligger på mellem 500 og 1000 stk. om året. Kommunen vil bestræbe sig på at bruge så få checks som muligt. Side 12 af 12