Entreprenørvirksomhedernes anvendelse af nøgletalsbegreber i 2002 Januar 2003 Arbejdsnotat nr. 2

Transkript

1 Entreprenørvirksomhedernes anvendelse af nøgletalsbegreber i 2002 Januar 2003 Arbejdsnotat nr. 2 ISN:

2 Indholdsfortegnelse 1. Sammenfatning Analysens baggrund Metode Nøgletal Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 1) Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 2) Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 3) Produktionsprognose dækningsbidrag (niveau 1-3) Realiseret dækningsbidrag/-grad Dækningsbidrag/gager Dækningsbidrag/kapacitetsomkostninger Resultatgrad Likviditetsgrad Normtal Ordrebeholdning Kalkuleret dækningsbidrag på ordrebeholdning Omsætning pr. medarbejder (funktionær) Dækningsbidrag pr. medarbejder (funktionær) Cash-flow Capital employed Op- og nedskrivning af dækningsbidrag Måling af omsætning Forfaldne debitorer Direktionens risikovurdering Tilbudssum Hit-rate Markedskendskab Normværdier Kernetropper Loyalitet på indkøbsaftaler Kundetilfredshed Ulykkesfrekvenser Sygefravær Medarbejdertilfredshed Medarbejderomsætning Samlet risikoprofil Ordliste

3 1. Sammenfatning aseret på vores undersøgelser om brugen af regnskabsmæssige begreber og definitioner af måltal, kan det konkluderes, at de deltagende virksomheder har leveret et brugbart materiale med mange gode nøgle- og normtalsbegreber. Nøgletalsbegreber skal ses i en større sammenhæng, hvor virksomhederne i deres daglige styring, på alle niveauer, kan bruge nøgle- og normtal til at få belyst og analyseret detailområder. På baggrund af de deltagende virksomheders erfaringer kan det anbefales, at de fremtidige brugere får afstemt hvilket niveau man ønsker for nøgletalsinformationerne, da omfanget og mulighederne er mangfoldige, jf. nedenstående oversigter. Det skal understreges, at de nøgletal og normværdier, som er angivet i nærværende arbejdsnotat er baseret på virksomhedernes tolkning og anvendelse i hverdagen. Det er således ikke de teoretiske definitioner i lærebøgerne, som er angivet, om end de fleste nøgletal opfylder kriterierne herfor. De nøgletalsbegreber, der her af afdækket, er på ingen måde forpligtende for yggeriets Evaluerings Center. Der er med dette notat ikke taget stilling til, hvordan centret vil definere sine egne begreber. En række af de nøgletalsbegreber, der er opstillet i notatet, vedrører målinger på virksomhedsniveau. Det er vigtigt at understrege, at yggeriets Evaluerings Centers nøgletalsmålinger som udgangspunkt foretages på byggeprojektniveau. Vi vil gerne takke de deltagende virksomheder, som har stillet ressourcer til rådighed og udleveret gode data samt informationer. 3

4 2. Analysens baggrund Med henblik på en undersøgelse af praktik for anvendelse af nøgletalsbegreber i byggeriet, har yggeriets Evaluerings Center valgt at iværksætte en analyse af området i efteråret Formålet med undersøgelsen er at afdække virksomhedernes brug af projektrelaterede indtjeningsbegreber i praksis, dvs. hvordan man i hverdagen indsamler data og videreformidler disse ved hjælp af nøgletal. De deltagende virksomheder er repræsentativt udvalgt indenfor entreprenørbranchen, med vægt på virksomheder, som har gode registreringssystemer og en virksomhedsstruktur, hvor nøgletal er en integreret del. Med mangeårig tilknytning til entreprenørbranchen har revisor Morten Kissmeyer Lind på konsulentbasis deltaget i gennemførelse af interviews og udarbejdelse af nærværende arbejdsnotat for yggeriets Evaluerings Center. I forbindelse med gennemførelsen af interviews har det været af afgørende betydning, at virksomhederne har kunnet levere fortroligt datamateriale og virksomhedsoplysninger til ekstern revisor, som har bearbejdet disse data fortroligt. Denne interviewform er også valgt af hensyn til reglerne for afgivelse af regnskabsoplysninger for børsnoterede selskaber. 4

5 3. Metode Analysen er gennemført på baggrund af interviews foretaget hos 8 udvalgte entreprenørvirksomheder i Danmark. Til indsamling af data for analysen er hvert interview gennemført ved gennemgang af interne registreringer, virksomhedsopbygning samt de processer som byggeri omfatter. Virksomhederne har udleveret internt og fortroligt materiale, som i anonymiseret form er angivet med reference A til H. Alle oplysninger er behandlet fortroligt og ingen oplysninger indgår i nærværende arbejdsnotat i en sådan form, at detaljerede informationer om den enkelte virksomhed kan genfindes. Med fokus på delregistreringer og målepunkter i processen er forskellige praktiske begreber udvalgt fra de enkelte virksomheder, hvor det er tilstræbt at anvende de samme definitioner i de enkelte formler. Mindre nuancer og sprogforskelle er således søgt tilpasset fælles definitioner med henblik på anvendelighed i nærværende arbejdsnotat. I forbindelse med tolkning af hvert nøgle- og normtal har vi opstillet de formler, som udtrykker de komponenter, der indgår i de enkelte virksomheders måleenheder. Reference til de anonyme virksomheder er angivet med betegnelsen A til H under overskriften firma. Angivelse af niveau 1-3 dækker over den specifikationsgrad, som de enkelte nøgletal er opdelt efter. Niveau 3 udgør det bredeste grundlag. Det er afgørende for analysens anvendelighed, at de enkelte virksomheders håndtering af nøgletal er repræsentativ for de større aktører i branchen. Udvælgelsen af de deltagende virksomheder og efterfølgende interviewform er afstemt med den brugergruppe, som forventes at benytte nøgletalsbegreberne i fremtiden. I afsnit 4 gennemgår vi de centrale nøgletalsbegreber i virksomhederne. I afsnit 5 behandles de såkaldte normtal. Normtal vedrører sekundære områder i forhold til de primære nøgletalsbegreber. Normtal omhandler typisk afgrænsede områder. I afsnit 6 gennemgås normværdier. I notatets terminologi vedrører normværdier mere bløde værdier end normtallene. 5

6 4. Nøgletal 4.1 Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 1) 1 kalkuleret salgspris direktehenførbareomkostninger til aktuelt prisniveau = kalkuleret dækningsbidrag A,, C,D, F,G, H Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris = Kalkuleret dækningsgrad (%) 2 udbudt / aftalt salgspris til kontrakt standardkostpriser ( aktivitet / art) = kalkuleret dækningsbidrag E Kalkuleret dækningsbidrag = kalkuleret dækningsgrad (%) Udbudt / aftalt salgspris iht. kontrakt Definition Ved afgivelse af tilbud på et projekt bliver der kalkuleret et dækningsbidrag, som både anvendes til endelig kontrakt og som grundlag for videre registrering og økonomistyring. Omsætning kan beregnes ud fra priskalkulationer, hvor omkostningsbudget tillægges det ønskede dækningsbidrag under hensyntagen til markedsniveauet. Direkte henførbare omkostninger kalkuleres og prissættes enten ud fra standardpriser og lønaftaler eller konkrete tilbud fra materialeleverandører/underleverandører. Indhold Direkte henførbare omkostninger indeholder bl.a. følgende omkostningsarter: - Materialer (elementer, mursten, tagsten, spær, armering etc.) - Timer (murer, tømrer, montage, maler, vvs etc.) - Underleverandører (timer og materialer) - Leje af internt og eksternt driftsmateriel - Hensættelses- og risikotillæg til bl.a. uforudsete omkostninger. 6

7 4.2 Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 2) 1 kalkuleret salgspris direktehenførbareomkostninger til aktuelt prisniveau tillæg af målelige andeleaf kapacitetsomkostninger = kalkuleret dækningsbidrag A,, F,G, H Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris = Kalkuleret dækningsgrad (%) 2 udbudt / aftalt salgsprisiht. kontrakt standardkostpriser pr. aktivitet / art tillæg af målelige andele af kapacitetsomkostninger = kalkuleret dækningsbidrag E Kalkuleret dækningsbidrag = kalkuleret dækningsgrad (%) Udbudt / aftalt salgspris iht. kontrakt 3 kalkuleret salgspris direkte henførbareomkostninger til aktuelt prisniveau tillæg af kapacitetsomkostninger efter systematisk fordelingsnøgle / beregnet faktor = kalkuleret dækningsbidrag D Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris = kalkuleret dækningsgrad (%) 7

8 Definition Samme definition som ved kalkuleret dækningsbidrag niveau 1, dog med tillæg af andel af kapacitetsomkostninger. Andel af kapacitetsomkostninger omfatter andel af gager og kørepenge for projektledere, ingeniører, funktionærer etc. Desuden kan øvrige indirekte kapacitetsomkostninger og IPO (indirekte produktionsomkostninger) indregnes i dækningsbidraget på niveau 2. Indhold Direkte henførbare omkostninger indeholder de samme komponenter som på niveau 1. Indirekte kapacitetsomkostninger kalkuleres ud fra faktorer og systematiske fordelingsnøgler, hvor tallene dækker over gennemsnitlige omkostninger indenfor art og aktivitet. Her indgår projektledere, ingeniører, teknisk assistance, intern beregnertid, projekttegninger, salgsomkostninger, landinspektør samt andet administrativt personale, som har tilknytning til projekterne. Gagekroner beregnes ud fra aftalt gage incl. firmapension, med tillæg af bilkomkostninger/kilometerpenge samt 20-30% tillæg for ferie, sygdom mv. 8

9 4.3 Kalkuleret dækningsbidrag/-grad (niveau 3) 1 kalkuleret salgspris direkte henførbareomkostninger til aktuelt prisniveau tillæg af målelige andele af kapacitetsomkostninger, gagekroner pr. medarbejderkategori og renter = kalkuleret dækningsbidrag G Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris = Kalkuleret dækningsgrad (%) 2 kalkuleret salgspris direkte henførbareomkostninger til aktuelt prisniveau tillæg af målelige andele af kapacitetsomkostninger efter systematisk fordelingsnøgle / beregnet faktor og renter = kalkuleret dækningsbidrag D Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris = kalkuleret dækningsgrad (%) Definition Samme definition som ved kalkuleret dækningsbidrag niveau 2, dog med tillæg af afskrivninger efter kapacitetstræk samt renter af investeret kapital i projektet. Dækningsbidrag på niveau 3 indeholder også andel af gagekroner fra administration, hvor tidsforbrug pr. medarbejder henføres til de enkelte projekter. Indhold Fordeling af afskrivninger efter kapacitetstræk sker ved intern registrering af tids- og materialeanvendelse på de enkelte projekter. Systematiske fordelingsnøgler tilsikrer, at prisen pr. enhed bliver et gennemsnit, hvor forbrug og afskrivninger er kalkuleret i henhold til interne data. Renter af investeret kapital i projektet beregnes efter markedsniveau. Den projektansvarlige skal styre de finansielle betalingsstrømme efter cashmanagementprincipper, dvs. der renteberegnes på den nettopåvirkning, som projektet belaster/tilfører virkshomhedens likviditet. Fordeling af gagekroner fra administrative medarbejdere sker via timesedler, hvor hovedparten af timerne registreres på de projekter, som deres arbejde vedrører. Fordelingsnøgle kan beregnes som standardsats pr. medarbejderkategori. 9

10 4.4 Produktions-/prognose dækningsbidrag (niveau 1-3) 1 (niveau 1) kalkuleret salgspris til opdaterede ninger til opdateret Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris til opdaterede kalkuleret dækningsgrad prisniveau = kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) ( opdateret) = priser (%)( opdateret) priser direkte henførbareomkost A, C,D F,G H 2-1 (niveau 2) kalkuleret salgspris til opdaterede priser direkte henførbareomkost ninger til opdateret prisniveau tillæg af opdaterede målelige andele af kapacitetsomkostninger = kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) A, F,G H Kalkuleret dækningsbidrag kalkuleret salgspris til opdaterede kalkuleret dækningsgrad ( opdateret) = priser (%)( opdateret) 2-2 (niveau 2) udbudt / aftalt salgspris til opdaterede priser opdaterede standardkost priser pr. aktivitet / art tillæg af opdaterede målelige andele af kapacitetsomkostninger = kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) E Kalkuleret dækningsbidrag Udbudt / aftalt kalkuleret dækningsgrad ( opdateret) = priser salgspris til opdaterede (%)( opdateret) 2-3 (niveau 2) kalkuleret salgspris til opdaterede priser direkte henførbare omkostninger til opdateret prisniveau tillæg af opdaterede kapacitetsomkostninger efter systematisk fordelingsnøgle / be regnet faktor = kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) D Kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) = Kalkuleret salgspris til opdaterede priser kalkuleret dækningsgrad (%)( opdateret) 10

11 3 (niveau 3) kalkuleret salgspris til opdaterede omkostninger til opdateret priser direkte henførbare prisniveau tillæg af opdaterede måle lige andele af kapacitetsomkostninger, gagekroner pr. medarbejder kategori og renter = kalkuleret dækningsbidrag ( opdateret) G Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret salgspris til opdaterede kalkuleret dækningsgrad ( opdateret) = priser (%)( opdateret) Definition Prognose dækningsbidrag er baseret på oprindeligt kalkuleret dækningsbidrag, som løbende opdateres med faktiske nye priser, materiale- og tidsforbrug. Prognose dækningsbidrag anvendes til at fastslå restbudget på projektet, og dermed løbende opdatere forbrug og indtjening som grundlag for vurdering af samlet resultat og kapacitetstræk i virksomheden. Opdatering af aftalt salgspris sker ved indregning af ekstraopgaver og ændringer ifølge aftale med kunden. Herved ændres oprindelig aftalt salgspris. Med et løbende opdateret dækningsbidrag sikres grundlaget for rullende budgettering i virksomheden, hvilket kan bruges som styringsredskab til at få ajourført viden om forbrug og indtjening. Indhold Interne data sammenstilles i oversigter, hvor følgende væsentlige sumtotaler fremgår: - Kalkulation i henhold til kontrakt/salgspris. - Produktionsbudget (specificeret kalkulation). - ogførte omkostninger og indtægter opdateret. - Restbudget i henhold til bogførte tal og opdateret kalkulation. - Prognose (bogførte omkostninger + restbudget). - Afvigelse mellem prognose og kalkulation. 11

12 4.5 Realiseret dækingsbidrag/-grad 1 (niveau 1-3) indbetalt omsætning realiseret dækningsbidrag betalteomkostninger = A,C D,E F Realiseret dækningsbidrag Indbetalt omsætning = Realiseret dækningsgrad (%) 2 indbetalt omsætning betalteomkostninger ± forrentning af projektsaldoiht. aftaler / betingelser = realiseret dækningsbidrag Realiseret dækningsbidrag Indbetalt omsætning = Realiseret dækningsgrad (%) 3 indbetalt omsætning betalteomkostninger + renteindtægt af up frontbeløbiht. aftaler / betingelser = realiseret dækningsbidrag G Realiseret dækningsbidrag Indbetalt omsætning = Realiseret dækningsgrad (%) 12

13 Definition Realiseret dækningsbidrag opgøres, når projektet er afsluttet, og alle økonomiske transaktioner er gennemført. Indbetalt omsætning fra kunde holdes op mod de betalte omkostninger, som kan henføres til projektet. Her inddrages alle målelige omkostninger i henhold til det niveau, som virksomheden har valg at registrere efter. Efterkalkulation kan måles ved at sammenholde det realiserede dækningsbidrag med henholdsvis oprindelig kalkulation- og prognose dækningsbidrag på forskellige stadier i projektets løbetid. Indhold Indbetalt omsætning opgøres og måles til registrerede transaktioner i finansbogholderiet, herunder debitorsystem og projektregnskab. etalte omkostninger opgøres og måles i henhold til registrerede transaktioner i finansbogholderiet, herunder kreditorsystem og projektregnskab. Følgende særlige tillæg kan indregnes i det realiserede dækningsbidrag: - Forrentning af positiv/negativ likviditetssaldo registreres på projektet. Den ansvarlige projektleder kan derved måles på, hvordan ind- og udbetalinger styres. - Større up-front beløb fra især udenlandske bygherrer tilgår sagen som renteindtægter. 4.6 Dækningsbidrag/gager 1 Dækningsbidrag ( niveau1) = x, Gager hvor x kritisk grænse A Definition Samlede gager for funktionærer og stabsfunktioner sættes i forhold til dækningsbidraget. Nøgletal giver information om, hvor meget dækningsbidrag der indtjenes pr. gagekrone. Virksomheden fastsætter selv kritisk grænse for, hvordan nøgletallet skal tolkes. Indhold Alle gager og afledte lønomkostninger til stabsfunktioner og faste jobfunktioner henregnes til denne måling Gager og lønninger, der kan henføres til projekterne indregnes i dækningsbidraget, og indgår således ikke i nævneren gager. 13

14 4.7 Dækningsbidrag/kapacitetsomkostninger Dækningsbidrag ( niveau1) = x, hvor det er et krav, at x kritisk grænse Kapacitetsomkostninger A Definition Samlede kapacitetsomkostninger måles i forhold til dækningsbidraget og giver information om, hvor meget dækningsbidrag, der skal indtjenes for at dække kapacitetsomkostninger. Indhold Kapacitetsomkostninger omfatter alle omkostninger, som virksomheden betragter som faste og ikke variable i forhold til aktivitetsomfang. Der vil være grænsetilfælde af omkostningsallokering, hvor et skøn vil være påkrævet. 4.8 Resultatgrad Resultat af ordinær drift = resultatsgrad Omsætning A Resultat af ordinær drift sættes i forhold til omsætningen, og kan bruges til sammenligning med tidligere perioder og budgettering. Nøgletal udtrykker virksomhedens indtjening fra drift efter afskrivninger og renter, og dermed viser hvordan driftsresultatet efter bl.a. betaling af renter og gæld står i forhold til omsætningen. 4.9 Likviditetsgrad Indbetalinger = x, hvor x skal være størreend1 Udbetalinger,D Måling af det enkelte projekts likviditetspåvirkning ved registrering af alle ind- og udbetalinger. Nøgletal giver information om projektets likviditetsmæssige status, som dels kan bruges til intern styring, dels i forhold til styring af ácontobetalinger fra kunder. 14

15 5. Normtal 5.1 Ordrebeholdning Aktuel ordrebeholdning = x, hvor det udgetteredeordrer på årsbasis er et krav at x 50 A,H Aktuel ordrebeholdning skal svare til min. 6 måneders produktion, målt på årsbasis. Normtal udtrykker den kritiske grænse for den ordrebeholdning, som virksomheden som minimum skal have til effektuering på kort sigt i forhold til kapacitet og indtjening. 5.2 Kalkuleret dækningsbidrag/-grad på ordrebeholdning (niveau 1-3) kalkuleret kontraktpris pris på ordrebeholdning = kalkuleret dækningsbidrag på ordrebe holdning på ordrebeholdning kalkuleret kontrakt Kalkuleret dækningsbidrag Kalkuleret kontraktpris Kalkuleret dækningsgrad på ordrebeholdning = på ordrebeholdning på ordrebeholdning (%) Kalkuleret dækningsbidrag på den aktuelle ordrebeholdning viser den fremtidige indtjening. Normtal kan bruges til løbende vurdering af prognose for indtjening, som igen kan bruges i den kortsigtede styring af virksomheden. 5.3 Omsætning pr. medarbejder (funktionær) Antal Omsætning funktionæransatte H Normtal udtrykker virksomhedens omsætningsvolumen i forhold til kapacitet af ansatte funktionærer. Ledelsen kan bruge det som normtal for antallet af ansatte i virksomheden sammenholdt med den nødvendige volumen, som skal 15

16 omsættes, for at lønninger mv. dækkes. Et normtal på mio. kroner omsætning pr. funktionær anses for niveauet i en større entreprenørvirksomhed. 5.4 Dækningsbidrag pr. funktionærlønkrone Dækningsbidrag Funktionærlønninger H Normtal udtrykker, hvor meget dækningsbidrag der indtjenes i forhold til lønudgift til funktionærer. Det anses for rimeligt, hvis forholdet er mindst 2½. Det giver en indikation af, at der er et rimeligt forhold mellem indtjening og ansatte funktionærer (målt i antal og kroner). 5.5 Cash-flow ogført dækningsbidrag ± åbentstående debitorer / kreditorer = nettobetal ing pr. projekt Måling af cash-flow på det enkelte projekt giver information om, hvor meget likviditet virksomheden har bundet. Normtal kan bruges til den samlede styring af virksomhedens likviditet, hvilket er vigtigt, da forskydninger og nominelle størrelser ofte er betydelige. Det giver også information til fokus på særområder, f.eks. debitorstyring, så man sikrer, at kunderne betaler i henhold til kontrakt/aftaler. 5.6 Capital employed 1 Aktiver ej rentebærende gæld 2 Egenkapita l + rentebærende gæld 16

17 Normtal måler, hvor meget afkastkrævende kapital virksomheden har bundet, og som skal betales via driften. Egenkapitalen skal eksternt afkaste udbytte, mens rentebærende gæld skal betales med renter og gebyrer. Virksomheden måler her, hvor meget kapital, der er indsat og som kræver et afkast fra driften. 5.7 Op- og nedskrivning af dækningsbidrag Kalkuleret dækningsbidrag contra aktuelt dækningsbidrag Aktuelt og opdateret dækningsbidrag måles løbende i forhold til oprindeligt kalkuleret dækningsbidrag. Kritisk grænse fastsættes for, hvornår ændring rapporteres og anvendes i ny prognose for endeligt dækningsbidrag på projektet. Op- og nedskrivninger sker i forbindelse med perioderegnskab. Der ønskes både løbende information omkring ændringer i aktuelle forhold, og opdateret prognose for endeligt dækningsbidrag, som skal anvendes i virksomhedens regnskab. 5.8 Måling af omsætning Omsætning pr. md.( aktuel periode, budgetperiode, sidste års periode) Omsætning kan måles og registreres på mange forskellige måder internt i virksomheden. Overordnet set er det vigtigt, at ledelsen definerer de informationer, som man ønsker, herunder får fastsat eksakte målemetoder til registrering og videre rapportering. Omsætningstal kan også bruges til fastlæggelse af virksomhedens kapacitetsniveau indenfor materiel og mandskab, som igen er vigtige komponenter indenfor styring af entreprenørvirksomhed. 5.9 Forfaldne debitorer Forfaldne debitorer iht. debitorlisteopdelt efter betalingskriterier 17

18 Som et vigtigt styringsregnskab skal virksomhedens debitorer være registreret i bogholderiet, således at en ajourført debitorliste kan give information om bl.a. forfaldne debitorer i henhold til de aftalte betalingskriterier. Forfaldne debitorer har ofte betydning for virksomhedens likviditet, hvorfor styringsredskaber på dette område er vigtige. Måling af cashflow på det enkelte projekt sker med baggrund i bl.a. data om indbetaling via debitorbogholderiet Direktionens risikovurdering Prognosen for dækningsbidrag reguleres for op eller nedskrivning udfra en risikovurdering foretaget af direktionen A Når projektledelsen har fremlagt ny prognose for dækningsbidrag på de enkelte projekter, har direktionen mulighed for at foretage en sidste korrektion heraf inden økonomirapportering. Direktionens risikovurdering foretages ofte ved periode- og årsregnskaber, hvor offentligheden får kendskab til virksomhedens økonomiske indtjening. Risikovurdering er ofte med udgangspunkt i det hensættelsesbeløb, som følger projektet, og hvor det er muligt løbende at justere dette i forhold til projektets gennemførelse Tilbudssum Afgivnetilbud Total tilbudsmængdei markedet ( antal / kroner) ( antal / kroner) Til måling af virksomhedens markedspositionering kan normtal for afgivne tilbud, såvel i antal som kroner, opgøres i forhold til det samlede marked. Det giver også ledelsen et styringsredskab i forhold til eget budget, som kan måles i forhold til det samlede marked. Derved aflæses en markedsandel, som er nyttig information på det strategiske niveau. 18

19 5.12 Hit-rate Kontraktgivendetilbud ( antal / kroner) = Afgivnetilbud ( antal / kroner) rate for indgåede kontrakter (%) Normtal anvendes som succeskriterium for hvor stor andel af afgivne tilbud, som ender med endelig kontrakt. Normtallet kan også afsløre, hvor aggressiv en prispolitik en virksomhed fører, idet en meget høj hit-rate også kan være problematisk. Ledelsen kan bruge hit-rate til vurdering af hvor god virksomheden er til at indhente kontrakter ud fra afgivne tilbud. Til intern analyse kan de underliggende faktorer bruges i det fremadrettede tilbudsarbejde, så virksomheden kan øge sin hit-rate Markedskendskab Kendskabtil virksomheden Samlet kendskabtil virksomheder i branchen = Markedskendskab(%) For måling af den samlede markedspositionering kan dette normtal være en bidragende faktor for ledelsen. De store entreprenørvirksomheder har behov for synliggørelse og markedsføring af koncepter m.v., mens de mindre virksomheder har behov for at markedet har kendskab til deres nicher og special-knowhow. 19

20 6. Normværdier 6.1 Kernetropper Antal ansattei faggruppe(min.) = x, Antal ansattei faggruppe(max.) hvor det er et krav at x kritisk grænse H Normtal giver information om, hvornår antallet af medarbejdere i en given faggruppe når den kritiske grænse, hvor kernetropper (de bedste medarbejdere) forlader virksomheden. Ledelsen kan bruge målingen i den løbende tilpasning af virksomhedens ressourcer, idet normtal kan bruges som indikator. Netop ved tilpasning af kapaciteten skal virksomhederne være opmærksomme på grænsen for kernetropper, idet disse medarbejdere kan være vanskelige at erstatte ved senere opjustering af antal ansatte. 6.2 Loyalitet på indkøbsaftaler Indkøbhos aftaleleverandører ( antal / kroner) = x, Indkøbhos alleleverandører ( antal / kroner) hvor det er et krav at x kritisk grænse,g Måling af hvor stor andel af samlede indkøb, som sker via leverandører, som der er indgået aftaler med. Dette normtal har betydning for vurdering af effektiviteten i brug af primære materialeleverandører, hos hvem virksomheden i henhold til aftaler har forpligtet sig til at indkøbe. Dette har betydning for bl.a. rabatter og fleksibilitet i leverandørernes leveringsbetingelser mv. 6.3 Kundetilfredshed Evaluering udfra interview/ spørgeskemaer 20

21 Forskellige metoder kan bruges til evaluering af kundernes tilfredshed med virksomheden som samarbejdspartner. le og uformelle interviews kan gennemføres på ledelses- og projektlederniveau, hvor virksomheden kan få belyst de gode og dårlige sider af samarbejdet. Dette kan dels bruges i det direkte samarbejde med den enkelte kunde, dels i det fremadrettede arbejde på nye projekter. Virksomhedens ledelse får også et værktøj til vurdering af, hvordan de ansatte performer i forhold til kunderne, herunder afdække især negative sider af virksomheden. 6.4 Ulykkesfrekvenser 1 Antal arbejdsulykker ( gradueret Antal medarbejdere ) = x, hvor x< kritisk grænse A,, G 2 Antal arbejdsulykker hvor y < kritisk grænse ( gradueret) = y, ranchetal for antal arbejdsulykker Som en del af virksomhedens samlede arbejdsmiljø er det vigtigt at måle ulykkesfrekvenser på forskellige niveauer. Internt i virksomheden kan formel nr. 1 anvendes til måling af forskellige typer arbejdsulykker i forhold til antal medarbejdere. Ved en graduering af ulykkerne kan der rettes mere målrettet fokus på de væsentlige ulykker, hvilket den enkelte virksomhed må definere efter eget kodex. nr. 2 kan anvendes internt af ledelsen til måling af virksomhedens normtal i forhold til øvrige virksomheder i branchen. Styringsmæssigt er det vigtigt, at virksomheden har målepunkter fra eksternt materiale, så man ikke autonomt styrer ud fra egne kriterier. 6.5 Sygefravær Antal fraværstimer pr. medarbejder = sygefravær (%) Antal timer ialt pr. medarbejder ( årligt) A,, C,D, E,F, G,H 21

22 Detailmåling af ansattes fravær kan foretages på grupper og divisioner samt på artskoder. Normtal kan bruges i direkte dialog med medarbejdere, herunder at få belyst omfanget af sygdom samt evt. årsag, som virksomheden har mulighed for at påvirke. 6.6 Medarbejdertilfredshed Evaluering udfra samtaler / spørgeskemaer Måling af medarbejdernes tilfredshed med virksomheden og deres arbejdsplads sker ofte via en årlig medarbejdersamtale. Der kan anlægges forskellige niveauer for, hvor megen information og dialog der ønskes om specifikke emner. De fleste virksomheder har en egen udviklet standard for måling af medarbejdertilfredshed, herunder standardiserede skemaer. 6.7 Medarbejderomsætning Til og afgange af ansatte i faggruppe = x, Antal ansattei faggruppe hvor det er et krav, at x kritisk grænse Måling af antal medarbejdere der til- og afgår virksomheden indenfor de enkelte faggrupper. Disse målinger kan holdes op mod fastlagte kritiske grænser, og kan dermed give information om medarbejderforhold, der skal undersøges nærmere. Der kan ligeledes føres statistik over medarbejdere indenfor faggrupper, som overordnet kan bruges til at fastlægge virksomhedens kapacitet. Vigtige data kan bruges i den løbende tilpasning og styring af virksomhedens ressourcegrundlag. 6.8 Samlet risikoprofil Rapport 22

23 En samlet evaluering af alle projekter sker ved inddragelse af alle komponenter, som har betydning for projekternes samlede udbytte. Den samlede risikoprofil understøttes også af direktionens risikovurdering og bruges som samlet opdateringsgrundlag for ny prognose og regnskabsinformationer til bl.a. offentligheden. 23

24 7. Ordliste Afskrivninger Virksomhedernes materielle anlægsaktiver, f.eks. lastbiler og entreprenørmaskiner slides løbende, og værdiforringes derved med tiden. Denne værdiforringelse udtrykkes ved afskrivninger, som driftsføres og dermed påvirker virksomhedernes drift løbende. Alt sammen i henhold til de afskrivningsprincipper virksomhederne har valgt i årsrapporten. Aktiver Regnskabsudtryk for de formuegoder, som virksomheden ejer og har rådighed over. Typisk kendetegnet ved maskiner, varelager og tilgodehavender fra salg. Debitorsystem I tilknytning til finansbogholderiet registreres tilgodehavender fra salg (debitorer/kunder) i et særskilt system. Registrering af relevante data om den enkelte kunde er systemets formål og funktion. Dækningsbidrag Økonomisk måleenhed for det resultat, som fremkommer ved at fratrække vareforbrug/produktionsomkostninger fra omsætningen. Dækningsgrad er dækningsbidraget i % af omsætningen. Efterkalkulation Når et projekt er afsluttet og alle omkostninger samt indtægter er registreret i virksomhedens bogholderi, kan efterkalkulation udarbejdes. Forkalkulationen sammenholdes med de registrerede tal, og afvigelserne danner grundlag for efterkalkulationen. Tidligere prognoser kan også sammenholdes med afsluttede tal. Egenkapital Regnskabsudtryk for ejernes andel af virksomheden. Opgøres som forskel mellem aktiver og gældsposter. Typisk kendetegnet ved aktie- eller anpartskapital med tillæg af akk. over-/underskud. Finansbogholderi Virksomhedens økonomi registreres i et bogholderi, som er opbygget omkring en kontoplan, hvor ind- og udbetalinger 24

25 registreres efter art. ogholderiet er virksomhedens centrale økonomifunktion, hvor data indsamles. Kapacitetsomkostninger Økonomisk måleenhed for de driftsomkostninger, som er faste og ikke direkte varierende i takt med omsætning og aktivitetsniveau. Kreditorsystem I tilknytning til finansbogholderiet registreres gæld til vareleverandører (kreditorer) i et særskilt system. Registrering af relevante data om den enkelte kreditor er systemets formål og funktion. Likviditet Likviditet er basalt set ofte knyttet til virksomheder med penge- og kreditfaciliteter i banken. Samspillet med ind- og udbetalinger i virksomheden har betydning for, hvordan likviditeten løbende udvikler sig i forhold til de begrænsninger, som virksomheden ofte er underlagt. Likviditetsstyring er især vigtig i entreprenørvirksomheder, hvor pengebinding i store og langstrakte projekter kræver et godt pengeberedskab og styring. Normtal I nærværende arbejdsnotat er normtal udtryk for måling af sekundære områder i forhold til de primære nøgletals-områder. Normtal bruges ved måling af afgrænsede områder. Normværdi I nærværende arbejdsnotat er norm-værdier udtryk for en måling af mere bløde data, hvor normværdi bruges til periodevis måling og benchmarking. Nøgletal Måleenhed, som udtrykker sammenhæng i underliggende nominelle størrelser. Især ved sammenligning er nøgletal anvendelige, idet tendenserne fremtræder klart herved. Passiver Regnskabsudtryk for de gældsposter, som virksomheden har påtaget sig og er 25

26 forpligtet til at betale. Typisk kende-tegnet ved gæld til bank, kreditorer eller det offentlige. Prognose dækningsbidrag Prognose udarbejdes på baggrund af løbende opdatering af data til dækningsbidrag og restbudget for perioden. Prognose udtrykker det forventede dækningsbidrag ved afslutning af et projekt. Rentebærende gæld Til finansiering af virksomhedens drift og aktiviteter yder banker ofte lån og kreditter, hvoraf der løbende betales renter og provision. Det modsatte er gældende for ikke rentebærende gæld, som f.eks. varekreditorer og offentlige skatter, hvor gælden ofte er kortfristet og betales i henhold til betalingsfrister uden tillæg af renter og gebyrer. Resultatopgørelse Indtægter og udgifter registreres på konti, der henhører under resultatopgørelsen, der er den driftsmæssige opgørelse af virksomhedens aktiviteter i en given periode. Resultatopgørelsen afsluttes med årets resultat efter skat, som ejerne kan vælge at overføre til næste år eller få udbetalt som udbytte. Stabsfunktion I større organisationer er specielle arbejdsområder placeret i særskilte stabe, hvor afgrænsede arbejdsopgaver løses af specielt uddannet personale. Stabsfunktioner fungerer ofte som support for en organisationsenhed. Standardkostpris Til brug for kalkulationer opereres der ofte med standardpriser, hvor komponenter m.v. værdisættes ud fra en standardpris, der udtrykker en forventet gennemsnitspris i perioden. Udbytte Ved aflæggelse af årsrapporten kan aktionærerne beslutte, at en del af årets resultat skal udbetales (udloddes) til ejerne. 26

27 Udbytte udbetales fra virksomheden til ejerne efter fradrag af áconto udbytteskat. Årsrapporten Hvert år skal virksomheden udarbejde et årsregnskab som primært viser årets økonomiske drifts- og balanceforhold. Herudover indgår andre informationer, som virksomheden ønsker at offentligheden får kendskab til. Lovgivningen regulerer dette område. 27