Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 16. maj kl , K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.). Revisionen deltager under punkt 2 og 3 v/ Jørn Munch og Kristine Tjørnkvist. Byggechef Per Bro deltager under punkt 13 Afbud: Anders Brøgger, Monia Stoltz Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 21. marts 2013 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste).. Referat af forretningsudvalgsmøde den 9. april samt 30. april er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Revisionen har afsluttet årsrevisionen i forbindelse med årsregnskabet 2012 og på baggrund heraf er der udarbejdet vedlagte revisionsprotokol, som er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Revisionen vil deltage i mødet og gennemgå protokollen. Revisionsprotokollen behandles sammen med regnskabet under dagsordenspunkt 3. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen 3. Indstilling, Regnskab 2012 forening og afdelinger Bestyrelsen er på bestyrelsesmødet 21. marts 2013 blevet orienteret om udkast til årsregnskab for 2012 for boligorganisationen. Udkastet til årsresultat udviste et overskud på 957 t.kr. Efterfølgende har revisionen færdiggjort revisionen og på baggrund heraf er der foretaget tre ændringer regulering af feriepengeforpligtelsen, der er reguleret på konto 511 personaleudgifter og 541 ekstraordinære udgifter, i alt en merudgift på 722 t.kr. diverse korrektioner på konto 513 kontorhold, i alt en besparelse på 170 t.kr. korrektion af aktiebeholdning, i alt 41 t.kr. 1

2 Ovenstående betyder, at årets resultat blev et overskud på 445 t.kr., heraf udgør foreningens andel af nettorenteindtægten t.kr. Årsregnskab er vedlagt. Bruttoadministrationsudgifterne udgør t.kr. i 2012 mod budgetteret t.kr. En merudgift på 78 t.kr. Foreningens egenkapital udgør ved årets udgang 304 mio. kr. Heraf udgør dispositionsfonden 246 mio. kr. og arbejdskapitalen efter årets overskud ca. 46 mio. kr. Den disponible del af arbejdskapitalen udgør ca. 28 mio. kr. ultimo Tilsvarende udgør disponibel dispositionsfond ca. 55 mio. kr. Udover hovedregnskabet indgår nedenstående sideaktivitetsafdelinger også i foreningens regnskab Ekstern ejendomsadministration o.l. Indskud m.v. i andre virksomheder Der henvises hertil. Spørgeskemaet er også en del af hovedregnskabet. Der henvises hertil, specielt til noterne i spørgeskemaet. Der er vedlagt oversigt over alle afdelingsregnskaber. For de afdelinger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse, er det organisationsbestyrelsen, der behandler regnskaberne, oversigt over afdelinger uden afdelingsbestyrelse vedlagt. Drift- og serviceudvalget har på møde den 22. april gennemgået afdelingsregnskaberne på baggrund af oversigten over regnskabsresultater for boligafdelinger. Udvalget indstiller på baggrund heraf afdelingsregnskaberne til bestyrelsens godkendelse. Revisionen har som nævnt afsluttet årsrevisionen og har forsynet årsregnskabet med en blank påtegning. 2

3 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender foreningens årsregnskab og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse regnskaberne for sideaktivitetsafdelinger spørgeskema med tilhørende noter afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor der er afdelingsbestyrelse / afdelingsmøde, der behandler regnskaberne, under forudsætning af disses godkendelse afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor det er bestyrelsen, der behandler regnskaberne, jf. ovenfor. 4. Indstilling, Politik for Boligforeningen 3B s udførelse af ejendomsservice Ejendomsservice eller renholdelsesopgaven kan organiseres på flere måder. Helt overordnet kan 3B selv udføre opgaven, eller den kan outsources. Praksis i 3B er, at 3B selv udfører renholdelsesopgaverne i sine boligafdelinger, men at der også er opgaver, som hensigtsmæssigt kan outsources. 3B s praksis eller politik for egen opgaveudførelse har imidlertid ikke været nedskrevet. Hvis vi skriver vores praksis ned i en politik, får vi større klarhed over, hvorfor vi løser opgaverne, som vi gør. Det kan bl.a. være med til at give ro i visse situationer, fx hvor der er opstået modsætninger mellem drift og afdelingsbestyrelse, og hvor afdelingsbestyrelsen derfor ønsker driften outsourcet. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender vedlagte forslag til politik og herunder at udgangspunktet er, at 3B selv udfører renholdelsesopgaverne i sine boligafdelinger 5. Repræsentantskabsmøde 28. maj 2013 Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter afviklingen af repræsentantskabsmødet, herunder opstillinger til bestyrelsen. 3

4 Til orientering er der udsendt indkaldelse 22. april Som næstformand har Iris Gausbo meddelt at hun opstiller. Til de fem bestyrelsesposter har følgende meddelt deres opstilling: Anders Brøgger Charlotte Kaysen Daniel Majgren Hans Peter Nielsen Jan Kjello Andersen Marianne Vibeke Møller Skipper Widstrup Der er pt. ikke modtaget forslag til behandling på mødet. 6. Drøftelse af henvendelser fra afdelingsbestyrelser Formanden / direktionen har modtaget nedenstående henvendelser fra Egeløvparken om frit administrationsvalg og ekstern udførelse af ejendomsservice m.m. Vestergården 3 om service m.m. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter henvendelserne. 7. Indstilling mål for 3B Punktet blev drøftet på møde i januar og igen 21. marts, hvor sagen blev henvist til drøftelse i Drifts- og serviceudvalget, inden endelig behandling i organisationsbestyrelsen. Drifts- og serviceudvalget drøftede sagen på sit møde 29. april Udvalget anbefaler over for organisationsbestyrelsen, at oplægget godkendes med præcisering af punkt 5 Byggeregnskaber, hvor der tilføjes, hvordan der følges op på og evt. evalueres på målet om afslutning af byggeregnskaber. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de nye mål for 3B med den nævnte tilføjelse. 4

5 8. Indstilling, servicepolitik for 3B Punktet blev drøftet på møde den 21. marts, hvor sagen blev henvist til drøftelse i Drifts- og serviceudvalget, inden endelig behandling i organisationsbestyrelsen. Drifts- og serviceudvalget drøftede sagen på sit møde 29. april Udvalget anbefaler forslaget til godkendelse i organisationsbestyrelsen med følgende formulering af tredje afsnit: Service opleves forskelligt. Service afhænger af situationen, og den skal afstemmes med modtagerens forudsætninger og forventninger Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender den vedlagte servicepolitik for 3B med den foreslåede ændring. 9. Indstilling Kommissorium Byggeudvalg Vedlagt det gældende kommissorium inkl. ændringer fra Byggeudvalget. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter kommissoriet samt godkender de fremlagte ændringer. 10. Indstilling, Kommissorium Klima- og Miljøudvalg Vedlagt det gældende kommissorium inkl. ændringer fra Klima og Miljøudvalget. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter kommissoriet samt godkender de fremlagte ændringer. Byggesager 11. Nybyggeri Vedlagt status over 3b s igangværende og godkendte nybyggesager. 5

6 12. Indstilling, Kapitaltilførsel og yderligere trækningsret Vestergården 2 Afdelingen har på ekstraordinært afdelingsmøde i januar 2013 vedtaget tagrenoveringen med støtte fra Landsbyggefonden. Afdelingen vil i forbindelse hermed modtage egen trækningsret på 3,33 mio. kr. i støtte fra 3B. Afdelingen har med denne beslutning godkendt en huslejestigning på 18,7 pct. I forbindelse med tagudskiftningen har afdelingens byggeudvalg i samarbejde med 3B s byggeafdeling også besluttet at udskifte de lette havefacadeelementer. Facadeelementerne er de oprindelige fra byggeriets start, hvilket betyder, at dele er enkeltlagsglas, og har derfor ingen nævneværdig isoleringsværdi. En udskiftning vil derfor sammen med opretningen af afdelingens tage medføre en varmebesparelse samt øget komfort for beboerne. Økonomi Afdelingen har tidligere fået tildelt trækningsret i forbindelse med tagrenoveringen for 222 boliger med et beløb på ,- kr. pr. lejemål, i alt 3,33 mio. kr. I forhold til økonomi for facadepartierne er det aftalt med LBF, at den allerede vedtagne huslejestigning ikke udvides med inddragelsen af facadepartierne. For 3B betyder dette, at der søges om kapitaltilførsel på kr. fra dispositionsfonden samt udvidet trækningsretstilskud på kr. samt at der bevilges ydelsesstøtte til de ustøttede lån på op til ca kr. Landsbyggefonden, Realkreditten og Herlev Kommune bidrager med i alt kr. til kapitaltilførslen. Landbyggefonden bidrager herudover med landsdispositionsmidler på 4,44 mio. kr. Derudover er der tilsagn om, at hvis det i forbindelse med fase 1 viser sig, at facadearbejderne er bygge- 6

7 skader, vil en andel af de ustøttede lån kunne udskiftes med støttede lån. Er det tilfældet, vil 3B s udgift til ydelsesstøtte kunne reduceres. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender kapitaltilførsel på kr fra dispositionsfonden samt ansøgning om udvidet trækningsretstilskud på kr samt ydelsesstøtte til u-støttede lån på op til kr Temadrøftelser 13 Temadrøftelse, Bygningseftersyn Bestyrelsen har ikke været tilfreds med afdelingernes langtidsplaner og grundlaget herfor. Derfor besluttede bestyrelsen for et par år siden, at der skal udarbejdes troværdige langtidsplaner baseret på bygningseftersyn udført af fagfolk, enten af 3B selv eller af eksterne folk. Det er vurderingen, at 3B får størst værdi ved selv at udføre eftersynene. Bestyrelsen har derfor godkendt, at 3B selv udfører eftersynene. Eftersynene gennemføres hvert 5. år og derudover gennemføres årligt en gennemgang af plan og arbejder sammen med driftschef / varmemester, det vi internt kalder 60 tilsyn. Det første eftersyn er langt mere omfattende end de øvrige, idet der også er en stor administrativ opgave i registeringen Prisen er fastsat på baggrund af, at vi vurderer, at der skal bruges to mand til opgaven, og at alle afdelinger er gennemgået over en fem årig periode. Udgifterne hertil er fordelt på baggrund af et startgebyr og en fordeling pr. lejemålsenhed. Det er alene personaleudgifter til de to medarbejdere, der indgår i beregningen og der er ingen overhead. Der ligger således en kostægte beregning bag prissætningen. Flere afdelinger (Folehaven, Damagervej / Stubmøllevej og Toftegård) har reageret på prissætningen og 7

8 opfatter at den er for høj. På baggrund heraf har administrationen revurderet prisen. Som nævnt ovenfor er det første eftersyn mere omfattende end de efterfølgende, idet der første gang er en omfattende registrering, dokumentation, indkøring af IT system m.v. Det er vurderingen, at når det første gennemsyn er gennemført, kan én medarbejder klare alle afdelinger over 5 år. Administrationen indstiller derfor, at foreningen via arbejdskapitalen afholder udgiften til den ene medarbejder og at den anden medarbejder finansieres af afdelingerne. Medarbejderen finansieret af afdelingerne sker ved et beløb hvert 5. år for bygningseftersynet og et årligt beløb de fire øvrige år for 60 tilsynet.. Til brug for drøftelsen er vedlagt oversigt over afdelingernes udgifter. Orientering fra udvalgene (mundtlig) 14. Boligsocialt udvalg v/ formanden 15. Byggeudvalg v/formanden 16. Demokrati- og kommunikationsudvalget v/formændene 17. Drifts- og serviceudvalget v/formændene 18. Klima- og miljøudvalget v/formanden Orienteringspunkter 19. Status Havneholmen Der gives en mundtlig status på mødet 20. Status drift Medarbejderudvikling Efter en periode med fokus på mere generel lederud- 8

9 vikling af driftscheferne har vi i det forløbne år primært fokuseret på boligøkonomi, som har været emnet for to hele dage for driftscheferne. Endvidere har der været gennemført en udviklingsdag med særligt fokus på makkerordningen og på kommunikation. Også varmemestrene har været på en del supplerende uddannelse, herunder også sammen med varmemesterafløsere og driftschefer. I efteråret blev der gennemført undervisning i brug af termisk kamera og i fraflytningsproces med vægt på overholdelse af tidsfrister. I april måned i år er der gennemført tre heldagskurser over temaet fotodokumentation, hvor der har deltaget i alt 65 ansatte. Indholdet på kurserne var mislighold, dokumentation og foto. Varmemestre m.fl. har lært at fotografere korrekt, herunder dels at tage de rigtige fotos, dels at kunne bevise, at billederne er fra den lejlighed, der er synet. Overdragelse af afdelinger Alle afdelinger, der skal skifte driftschef, er overgivet til ny driftschef. Afdelingsbestyrelserne har modtaget informationsbrev om deres driftschefs kontaktinformationer mv. Med en enkelt undtagelse begrundet i ferie har der primo april været gennemført et møde mellem afdelingsbestyrelse og ny driftschef. Opfølgningslister og makkerskab Opfølgningslister er udarbejdet for alle afdelinger, der skifter driftschef. For resten af afdelingerne er en opfølgningsliste udarbejdet pr. medio august 2013, dvs. før afdelingsmøderne. Makkerskab er indført og trådt i kraft. For afdelingsbestyrelserne skal det gerne opleves i form af en mere stabil og tilgængelig drift, som er mere uafhængig af, om driftschefen fx har en fridag eller en sygedag. 21. Dispositionsfonden og tab på fraflyttere Der er kommet nye regler om dækning af tab på fra- 9

10 flytning. Fra og med det regnskabsår, der begynder efter 1. april 2013, skal afdelingerne kun dække tab ved fraflytning op til kr. 313 pr. lejemålsenhed (fx op til kr. i en afdeling med 100 lejemål). Beløb herudover skal dækkes af dispositionsfonden. Ved kommunalt anviste lejemål dækker kommunen fortsat hele fraflytningsudgiften. For at kunne dække denne ekstra udgift er afdelingernes indbetaling til dispositionsfonden sat op fra kr. 232 til kr. 555 pr. lejemålsenhed. Resultatet er, at der fra regnskabsåret 2013 sker en omfordeling af udgifter til fordel for afdelinger med relativt store tab på fraflyttere. 22. Inkassoforretninger i forbindelse med fraflytninger I tilfælde hvor en flytteopgørelse er udfærdiget, og fraflytter derefter har en restance til 3B, er der internt i 3B procedure for inddrivelse af inkassobeløbet. Modtager 3B ikke det skyldige beløb, efter der er foretaget flere rykkere, sender 3B p.t. sagen til ekstern advokat for inddrivelse. Opgaven som advokat bliver fra den 1. juni 2013 varetaget af vores samarbejdspartner Boligkontoret Danmark (BDK). 3B forventer at kunne spare advokatudgifter på ca årligt på glatte sager. Hertil kommer besparelser på timeprisen for sager med indsigelser. 23. Henvendelse fra Lejerbo om at deltage i indkøbsportal Boligforeningen 3B har, sammen med øvrige boligorganisationer, modtaget en invitation til at deltage i indkøbsportalen Almen Indkøb, som Lejerbo har oprettet. 10

11 Det vil give adgang til nogle rabatter, men samtidig går 3 pct. af omsætningen til Lejerbo. 3B agter ikke at deltage, hvilket skyldes flere forhold: Dels ønsker 3B, at rabatterne i videst muligt omfang bliver i boligafdelingerne og ikke går til en portaludbyder, dels følger det af 3B s indkøbspolitik, at vi ikke generelt forpligter afdelingerne på deres indkøb, og dels arbejder 3B for tiden fokuseret med udvalgte indkøbsområder, som enkeltafdelinger efterspørger. 24. Skrivelse fra Lejerbo vedlagt til orientering. Ledelsesinformation 2012 appendiks med energi og miljødata Energi- og Miljødata fra 2012 er nu klar. Administrationen har derfor vedlagt et appendiks til ledelsesinformationsrapporten 2012, som blev forelagt bestyrelsen samt en kort opfølgning på energimål. Data var ikke tilgængelige, da den generelle årsrapport for 2012 blev fremlagt for bestyrelsen i marts Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager rapporten 25. Budgetopfølgning 1. kvartal 2013 Prognosen for 2013 viser et forventet overskud på ca. 32 t.kr. Hvis der ses bort fra forrentning af arbejdskapitalen viser prognosen et driftsunderskud på 477 t.kr. Der er budgetteret med et overskud på 517 t.kr., nogenlunde svarende til selskabets andel af budgetteret renteoverskud. Bemærkninger til budgetprognose vedlagt. 11

12 26. Investeringsopfølgning 1. kvartal 2013 Afkastet pr. 31. marts 2013 er gennemsnitligt ca. 0,32 %, svarende til ca. 1,29 % p.a. De specifikke afkast for de 3 aftaler samt benchmark: Nykredit Asset Management gav et afkast på 0,35 % (1,40 % p.a.) Danske Capital gav et afkast på 0,41 % (1,64 % p.a.) Nordea Investment Management gav et afkast på 0,21 % (0,84 % p.a.) Benchmark for aftalerne gav et afkast på -0,11 % (-0,44 % p.a.) Som det fremgår af ovenstående, er afkastet for de 3 porteføljeaftaler væsentlig bedre end benchmark, hvilket er yderst tilfredsstillende. 27. Udskillelse af institutionsbudgetter En række af 3B s afdelinger har institutioner o.l. integreret i afdelingerne. I forbindelse med hjemfaldsaftalen i Københavns Kommune blev disse lejemål ikke købt fri af hjemfaldsforpligtelsen og derfor skal disse lejemål udskilles i selvstændige ejerlejligheder. Dette arbejde har pågået i flere år og skrider langsomt fremad. Det betyder samtidig, at kommunen ønsker, at der udarbejdes selvstændige budgetter og regnskaber for disse lejemål. Samtidig har Københavns Kommune gjort indsigelser mod huslejen i en række institutionslejemål og krævet, at de som erhvervslejemål skal fastsættes på baggrund af en markedsværdivurdering. Det har boligorganisationerne i 1. kreds gjort indsigelse imod, og det er med ministeriets mellemkomst fastslået, at huslejen i institutioner o.l. skal fastsættes på baggrund af omkostningerne, dvs. på samme grundlag som fastsættelsen af huslejen for de almene lejemål. På baggrund heraf har Kommunen krævet, at der udarbejdes selvstændige regnskaber og budgetter for alle institutioner o.l. i Københavns Kommune. 12

13 Konsekvensen heraf bliver formentlig, at en række afdelinger vil opleve lejestigninger, idet vi må konstatere, at afdelingerne gennem årene har fået et indirekte kommunalt tilskud som følge af en for høj husleje. Der er dog en del spørgsmål, der bør afklares, før vi kan opgøre institutionernes selvstændige økonomi. Det er spørgsmål, som 3B ønsker at drøfte i regi af BLs 1. kreds samt på et generelt niveau med Københavns Kommune. Det er administrationens forventning, at de første institutionsbudgetter kan udskilles med virkning fra regnskabsåret Opgørelse trækningsretssager inkl. opgørelse over disponeret i 1.kvartal 2013 Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Forretningsudvalget bemyndiges til at behandle og godkende trækningsrets ansøgninger inden for rammerne af foreningens politik. Forretningsudvalget orienterer hvert kvartal om, hvad der er givet tilsagn om. 1.kvartal 2013 er der i forretningsudvalget givet tilsagn om følgende sager: Damagervej, 225 t.kr., kvistaltaner Herlevgårdsvej, 300 t.kr., helhedsplan Som bilag er vedlagt dispositionsfondsopgørelse, hvor den disponible trækningsretssaldo fremgår. Da trækningsretten må disponeres 5 år frem, er der fortsat en disponibel saldo på t.kr. (ultimo 2018) 29. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger samt erhvervsboliger og institutioner pr. 31. marts, hvor det samlede lejetab udgør kr ,36. 13

14 Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Vestergården I, Blækhuset og Dyvekevænget. I Vestergården I er en bolig ledig, den er lejet ud fra den 1. april Den har været sendt i tilbud mange gange, og der har været sendt lejekontrakt til underskrift. Årsagen til den ikke kan lejes ud, er ikke bekendt, da ansøgerne ikke har tilkendegivet, at det kunne være boligens stand eller placering. I Blækhuset er en medejerbolig ledig fra 1. februar 2013, den er lejet ud fra den 15. april Den har været i tilbud mange gange. I Dyvekevænget er en bolig ledig, den er lejet ud fra den 15. marts Den har været i tilbud til flere. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven, 3 lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby 30. Udlejning Toftegård Tag Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 21 boliger i Toftegård Tag: 10 boliger med indflytning 1. marts 2013 heraf: 8 boliger: Lejekontrakten er underskrevet, heraf er en lejet ud fra den 1. april boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 0 bolig: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 2 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 6 boliger med indflytning 1. maj 2013 heraf: 4 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 14

15 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 1 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 1 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 0 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 5 boliger med indflytning 1. juni 2013 heraf: 4 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 1 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 0 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 31. Udlejning Dortheavej Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 51 boliger på Dortheavej. 38 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 8 boliger: Lejekontrakten er sendt 5 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) Videre proces De kommende beboere har været på besøg i bebyggelsen torsdag den 11. april 2013, hvor de havde mulighed for at se flere typer af boligerne. Mange var glade for at se boligerne, bebyggelsen samt hvem de skal bo sammen med. Der var 4, som ikke alligevel ønskede at flytte ind bl.a. grundet boligens størrelse og indretning. Der vil inden indflytning blive holdt møde med de kommende beboere. Årsagen til at der ikke er flere møder, er, at beboerne nu har mulighed for at flytte ind i boligerne før den 1. oktober, da byggeriet er færdigt tidligere end forventet. 24 har ønsket at gøre brug af muligheden for at flytte ind henholdsvis den 1. august og 1. september. 15

16 32. Udlejning, Lampestedet Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 102 boliger på Lampestedet I og II: Lampestedet I: 16 rækkehuse og 30 etageboliger med indflytning 1. oktober 2013 heraf: 0 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 7 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 27 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 12 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Lampestedet II: 56 etageboliger med indflytning 1. november 2013 heraf: 0 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 10 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 31 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 15 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Søndag den 10. marts var der fælles åbent husarrangement med KAB og DAB, hvor mange interesserede dukkede op, så prøvelejligheder og blev vist rundt i området. Der er et fælles åbent husarrangement igen tirsdag den 7. maj. 3B har d.d. 252 ansøgere på ventelisten som søger Lampestedet, der bliver løbende sendt tilbud til de interesserede ansøgere. I forbindelse med markedsføring af boligerne har der før åbent-hus været fællesannoncering i flere landsdækkende og lokale aviser. Banner har været påført på bygningerne med information om åbent hus for at reklamere over for folk, som benytter ringvejen og den 16

17 offentlige transport via S-tog og bus. 3B har i den forbindelse stået for udarbejdelse af al materiale. Flere har skrevet sig på ventelisten, men efter de har fået tilbudt en bolig, ønsker flere ikke denne alligevel. Årsagen hos nogle er bl.a. ruminddelingen i rækkehusene, andre at lejen er for stor i forhold til boligens størrelse: Hovedparten har ikke svaret på det fremsendte tilbud. 33. Indflytningsstatistik 1. kvartal 2013 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 1. kvartal Der har været 201 indflytninger fordelt som nedenfor: 58 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 57 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 78 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 7 boliger er overtaget ved bytning 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B I forhold til 2012 har der været 8 færre indflytninger i 1. kvartal Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2011 og I forhold til 2012 har der i 2013 været: 1 mindre bolig som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 15 flere boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 19 færre boliger som er anvist til kommunerne 0 færre boliger som er tilbudt Byfornyelsen i København 3 færre boliger som er overtaget ved bytning 0 samme antal boliger som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 17

18 Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. 34. Fraflytningsstatistik 1. kvartal 2013 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger, og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 1. kvartal 2013 har været 304 fraflytninger eller en fraflytningsprocent på 2,66 %. Fraflytningsprocenten inkl. antal fraflytninger har i 1. kvartal: 2012 været 2,78 % - i alt 316 fraflytninger 2011 været 2,48 % - i alt 278 fraflytninger I forhold til 2012 har der i 2013 været: 12 færre fraflytninger svarende til fald på 0,12 % I forhold til 2011 har der i 2012 været: 38 flere fraflytninger svarende til en stigning på 0,30 % Årsagen til stigningen i fraflytninger og faldet i fraflytningsprocenten er, at der ligeledes har været 228 boliger, som er taget i brug i slutningen af 2011 og i løbet af 2012: Bostedet Amagerfælledvej 75 boliger Signalgården 53 boliger Kongsgården 30 boliger Møllergården 10 boliger Teglværkshaven 60 boliger Der er en forskel på 103 boliger i forhold til indflytningsstatistikken. Årsagen til dette er, at der en forskydning fra meddelelsen om fraflytning til indflytning for den enkelte bolig sker - fx Folehaven med 28 fra- 18

19 flytninger og 19 indflytninger, Remisevænget Øst med 22 fraflytninger og 16 indflytninger - det samme gør sig gældende i flere andre afdelinger. I fraflytningsstatistikken er der kun medregnet familie-, ungdoms- og ældreboliger. I indflytningsstatistikken er der derimod kun familieboliger. Det er p.t. ikke teknisk muligt at lave en statistik, som er enslydende, men der arbejdes på udvikling af et administrativt værktøj, som kan løse dette. I Bryggergården er der oplyst, at der er en fraflytning. De 0 % er en afrunding, som der bliver taget højde for i de kommende opgørelser. 35. Restancer og udsættelser 1. kvartal 2013 Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i 1. kvartal 2013 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 331 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 53 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 17 stk. er udsat af deres bolig (3 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I forhold til 2012 har der i 2013 været sendt: 47 færre rykker 1 (påkrav) 112 flere rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 12 flere rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 1 mindre er udsat af deres bolig (1 mere havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. 19

20 Lov om fremrykket underretningspligt fra 1. april Bestemmelsen betyder, at boligorganisationerne skal være i stand til at adskille anviste som har boet i boligen i mere eller mindre end et år, idet kommunen ikke skal modtage underretning om borgere, der har boet i deres bolig i længere tid. Selv om det kunne blive ønsket fra boligorganisationerne, skal kommunen have mulighed for at kende ressourcetrækket ved den nye lov før evt. udvidelse kan komme på tale. Formålet er ifølge lovens forarbejder at mindske risikoen, for at lejemålet bliver ophævet ved at give kommunen 14 dage ekstra til at handle. Samtidig nævner forarbejderne, at kommunen for incitament til at anvise borgere til boliger, der passer med indtægten, og at kommunen får incitament til at undersøge lejerens muligheder får at modtage boligstøtte eller for at få en administrationsaftale med kommunen. Kommunen skal afholde et møde med borgeren inden for påkravsfristen om løsning af restancen og om at forebygge gentagelse. Kommunen vil ikke altid kunne bevilge en ydelse, hvorfor en af løsningerne vil være at yde økonomisk rådgivning. Forebyggelse af gentagelse vil fx kunne være tilmelding til betalingsservice, indgåelse af administrationsaftaler (for kontanthjælpsmodtagere og pensionister), økonomisk rådgivning, og undersøgelse af mulighed for boligstøtte/- ydelse. 36. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 37. Eventuelt 20