- Ydelseskatalog og takstblad Boligselskabet Sjælland. Det leverer vi

Transkript

1 - Ydelseskatalog og takstblad Boligselskabet Sjælland 20 Det leverer vi 12

2 Ydelser under Administrationsbidraget Alle beboere betaler et administrationsbidrag. Det dækker over en lang række ydelser, som alle beboerne samlet set får gavn af. Som boligselskab leverer vi de følgende ydelser indenfor administrationsbidraget. Kundeservice og kommunikation Vi sørger for, at du som beboer kan hente informationer på internettet. Vi fortæller vores kunder, potentielle kunder, pressen og myndigheder om vores tiltag og arbejde og indgår i dialog omkring projekter og det daglige arbejde. Udlejning og opkrævning Vi udlejer ledige boliger og opkræver husleje og andre ydelser, som kunderne skal betale for. Hvis kunderne ikke betaler, hvad de skal, er det vores opgave at rykke for betaling, så den enkelte betaler for det vedkommende får. Klager Vi behandler klager, f.eks. hvis en af vores kunder har overtrådt husordenen og dermed generet andre. Vi sørger for, at husordenen er tilgængelig for alle beboere på Ledelse Vi ansætter kvalificerede ejendomsfunktionærer, administrativt personale og øvrige ansatte, samt står for ledelse af de ansatte. Regnskab Vi sørger for, at regninger betales til lån, skatter, afgifter og lønninger. Vi beregner og gennemfører forskellige lejereguleringer, håndterer klager over forbrugsregnskaber. Vi sørger for, at pengene forvaltes efter lovgivningens regler, og at der gennemføres de krævede revisioner. Beboerdemokrati Vi sørger for at afholde repræsentantskabsmøder, sørger for at referater offentliggøres på og yder sekretariatsbistand til selskabsbestyrelsen. Vi sørger for at beboervalgte kan deltage i kurser. Derudover støtter vi erfaringsudvekslingen med områdemøder og inspiration til boligafdelingsbestyrelserne via nyhedsbrev og ekstranettet på Indhold Kort fortalt...side 2-3 Specifikation af ydelser... side 4-9 Taksblad... side

3 Afdelingens Den ydelse man får, skal i så høj grad som mulig afspejle det man betaler. Nogle ydelser er de samme uanset om man er en stor eller lille afdeling. F.eks. udarbejdelse regnskab og budget, samt indkaldelser til budgetmøder. Den ydelse er derfor en del af et. Arbejdet med at udarbejde regnskab og budget udføres i dialog med boligafdelingens bestyrelse. Vi påser,at budget og regnskab lever op til lovgivningsmæssige krav, og at der i budgetterne indregnes relevante udgifter i forhold til bl.a. bygningsvedligeholdelse. Vi sørger for at indkalde beboerne til afdelingsmøder, samt tager imod forslag til dagsordenen fra beboerne. Vi har tilsyn med boliger og udearealer. Vi har kontakt til afdelingsbestyrelser via daglig kontakt, bestyrelses- budget- og regnskabsmøder. Vi har regnskabskontrol og opfølgning på budgetter og regnskaber. Vi laver aftaler med håndværkere og tjekker deres arbejde samt sikrer, at de regninger, vi får, er korrekte. Vi rekvirerer samt følger op på håndværkere i forbindelse med istandsættelse. Vi har ledelse af medarbejdere i boligafdelingerne. Andre ydelser Boligselskabet Sjælland tilbyder en række andre ydelser for boligafdelinger og beboere. Det betaler den enkelte afdeling eller beboer særskilt for. Prisen fremgår af takstbladene på de sidste sider. Sådan afregnes ydelserne Administrationsbidraget betales pr. lejemålsenhed. Udgiften fremgår af afdelingens regnskab. Grundbidraget betales en gang om året pr. afdeling. et betales ud fra hvor meget den enkelte afdeling modtager. et opkræves via timebetaling. Derudover opkræves der for forskellige andre ydelser. Dette fremgår af taksbladet på side 10 og 11. 3

4 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Udlejning og opkrævning - Database over boligsøgende og lejere. Beboerservice - Besvarelse af henvendelser om opnotering og placering på venteliste. Beboerservice - Søgning af ledige boliger, opskrivning, venteliste mv. på Beboerservice Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling - Udsendelse af tilbud til ansøgere og kommunen om ledige boliger samt korrespondance i den forbindelse. Beboerservice - Ekspedition af ansøgninger om indskudslån og boligstøtte. Beboerservice - Udlejning af boliglejemål, garager, carporte mm. samt udfærdigelse af kontrakter til lejere og korrespondance med disse. Beboerservice - Studietjek ved indflytning i ungdomsboliger og studiekontrol i boperioden. Beboerservice - Opkrævning af boligafgifter, varmebidrag og andre ydelser fra lejerne. Økonomi - Udsende rykkere ved manglende betaling af leje. Sørge for at lejeaftaler ophæves og indbringe sager for fogedretten ved manglende betaling. Økonomi - Opfølgning på fraflyttede debitorer. Kontakt til advokat og inkassovirksomhed. Økonomi - Modtagelse og anerkendelse af opsigelse Beboerservice - Afregning med fraflyttede lejere Økonomi - Føre forhandling med kommunen vedr. aftaler og forretningsgange om anvisning af boliger. Beboerservice Dine ønsker Det er vigtigt for os at have en god dialog med vores kunder. Derfor er kommunikation også en af vores værdier. Vores værdier er: - Kommunikation - Kvalitet - Rummelighed - Ressourcebevidsthed - Nytænkning Læs mere på 4

5 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Tilsyn med boliger og udearealer - Indgåelse af leverandøraftaler. Afdelingsservice - Tilsyn med almindelig løbende vedligeholdelse af ejendomme, herunder grønne områder og disses installationer. Afdelingsservice - Udarbejdelse af langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse udføres af byggesagkyndige medarbejdere, jf. gældende regler. Byg & Anlæg - Overordnet ledelse af og kontrol med håndværkere, vedrørende almindelige vedligeholdelses- og reparationsarbejder, der kan afholdes over ejendommenes vedligeholdelseskonti. Beboerservice - Medvirken ved planlægning af større vedligeholdelsesarbejder og hovedistandsættelser samt kontakt til projekterende teknikere. Udarbejdelse af indstilling til bestyrelsen. Byg & Anlæg - Driftsplaner, opdatering Afdelingsservice - Tilsyn med istandsættelse af flyttelejligheder og afvikling af flyttesager i øvrigt. Afdelingsservice - Bilagskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter Afdelingsservice - Kvartalsvis budgetkontrol med vedligeholdelseskonto og oversigt til afdelingsbestyrelsen, samt svar på spørgsmål Afdelingsservice (betales delvis via administrationsbidrag, delvis via driftsbidrag) & Økonomi Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling 5

6 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Beboere - Behandling af beboerklager, herunder fastlæggelse af procedurer for behandling af klager over brud på husordenen og lignende. Behandlingen omfatter sagernes samlede forløb, herunder også advokatkontrakt, udfærdigelse af opsigelsesbreve mv. Beboerservice - Behandling af klager over flytteafregninger. Beboerservice - Boligsocialt arbejde i samarbejde med politi og kommuner. ( ) ( ) Beboerservice (Landsbyggefonden og kommunerne yder tilskud). Ledelse - Tiltrækning og ansættelse af kvalificerede ejendomsfunktionærer, administrativt personale og øvrige ansatte. HR - Afskedigelse af ansatte. HR - Instruktion og kompetenceudvikling af ansatte. Alle - Områdeledere, ledelse af funktionærer. Afdelingsservic - Opgaver i forbindelse med fratrædelse. HR - Timeregistrering. Alle Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling Vi tjener ikke på vores kunder Vi vil og må ikke tjene på vores kunder. Som alment boligselskab må vi ikke skabe overskud. Det fremgår også af vores vision, som lyder: - Boligselskabet Sjællands boliger er billigst mulige og i bedst mulig kvalitet og tilfredsstiller eksisterende som fremtidige boligkrav. - Boligselskabet Sjællands boliger kendetegnes med fleksibel indretning og boform. - Boligselskabet Sjælland tager størst muligt hensyn til miljø. 6

7 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Beboerservice og kommunikation - Drift af kundecenter og områdekontorer, hvor kunder kan få svar på spørgsmål, fejlmelde mv. pr. telefon, eller personligt. Afdelingsservice & Beboerservice - Områdeledernes kontakt til håndværkere og egne ansatte med opgaver og opgaveopfølgning. Beboerservice Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling - Mulighed for at hente information på Kommunikation - Mulighed for at læse om råderet mv. i foldere. Byg & Anlæg - Kundeblad med information og ideer. Kommunikation - Kontakt til pressen. Kommunikation - Kontakt til myndigheder. Alle - Kontakt til øvrige. Alle 7

8 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Regnskabsservice for boligafdelingerne og boligselskaberne - Betaling af alle driftsudgifter, herunder prioritetsydelser, skatter, afgifter og lønninger samt almindelig bogføring. Økonomi - Opkrævning af andre indtægter. Økonomi - Beregning og gennemførelse af generelle lejereguleringer. Økonomi - Udarbejdelse af budget og regnskab for selskaberne i dialog med selskabsbestyrelsen samt sikre, at det er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Regnskabernes forelæggelse til revision hos den af boligselskabet valgte revisor. Økonomi - Gennemgang af afdelingsbudget/langtidsbudget for justering af driftsposter. Afdelingsservice - Indkaldelse og gennemførelse af markvandring. Afdelingsservice - Indhente priser på ønsker fra afdelingsbestyrelsen. Afdelingsservice - Fremlægge/forhandle budget med afdelingsbestyrelsen. Afdelingsservice - Evt. deltage i regnskabsmødet i afdelingen. Afdelingsservice - Deltagelse af en medarbejde på budgetmødet. Afdelingsservice & Økonomi - Gennemgang af regnskab med afdelingsbestyrelsen. Afdelingsservice & Økonomi - Elektronisk indberetning af regnskaberne og lånene til Landsbyggefonden. Økonomi Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling - Udarbejdelse af budget og regnskab for boligafdelingerne med tilhørende informationsmateriale til beboerne. Økonomi - Behandling af klager over forbrugsregnskab. Økonomi - Påse at gældende bestemmelser og krav vedrørende forvaltningsrevision er opfyldt og dokumenteret. Økonomi - Placere selskabernes og boligafdelingernes midler hensigtsmæssigt både hvad angår forrentning, sikkerhed, likviditet og løbetid. Økonomi - Revision af regnskaber Økonomi It og Intern Service - Understøtte selskabet med it-drift. It - Udvikle it-løsninger, som øger effektiviteten og kvaliteten i selskabets arbejde. It - Understøtte selskabet med postfordeling, mødeafvikling mv. Intern Service 8

9 Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Beboerdemokrati - Nyhedsbrev til beboervalgt med . Kommunikation - Drift og udvikling af Ekstranet på Kommunikation Dækket af administrationsbidrag (timeafregning) Dækkes via Ansvarlig afdeling - Fastsættelse af dato for regnskabs- og budgetmøde i dialog med afdelingsbestyrelser, Afdelingsservice og Selskabsbestyrelsen. Kommunikation - Udarbejdelse af dagsordner til budgetmøder og ekstraordinære møder. (foreløbig dagsorden laves i samarbejde med afdelingsformanden). (Regnskabsmøder er ikke omfattet, der opkræves særskilt takst for dem) - Udarbejde endelig dagsorden i dialog med formanden 13 dage før mødet. Kommunikation - Uddeling af indkaldelser. Afdelingsservice - Skabe rammerne for at referater lægges på nettet (budget- og regnskabsmøder). Kommunikation - Hvis husorden ændres på afdelingsmødet og der gives besked om dette lægges den tilrettede på i EG Bolig samt distribueres til Beboerservice. Afdelingsservice - Opdatere database, således at alle afdelingsbestyrelser er registreret, og modtager relevant information, samt at navnene fremgår af afdelingssiderne på Kommunikation - Tilmelde beboervalgte til kurser. Kommunikation - Tilrettelæggelse, indkaldelse og deltagelse i selskabsbestyrelsesmøder og Direktion & repræsentantskabsmøde, samt lægge indkaldelser på Kommunikation - I samarbejde med formanden for selskabsbestyrelsen udarbejde dagsorden og skriftlige bestyrelsesoplæg. Direktion - Udarbejde referater fra selskabsbestyrelsens og repræsentantskabets møder og følge op på beslutninger, samt lægge referater på Direktion - Kontakt til kommuner, ministerier, styrelser, Landsbyggefonden mv. indhente de fornødne godkendelser mv. Direktion - Indscanning og arkivering af underskriftsark for afdelingsbestyrelsen. Direktion - Mødeudgifter, diæter og tabt arbejdsfortjeneste (selskabsbestyrelsen) Direktion - Udarbejde beretning for selskabet. Kommunikation - Indkaldelse mv. i forbindelse med repræsentantskabsmøde. Kommunikation 9

10 Takster 2012 Ekskl. moms Beboerrelateret - betales af beboeren Administrationsbidrag pr. lejemålsenhed pr. år: - Boliglejemål, ungdomsboliger, ældreboliger og værelser 2.811,00 kr. - Garager, p-pladser og carporte 562,20 kr. - Erhvervslejemål og institutioner pr. påbegyndt 60 m ,00 kr. Opnoteringsgebyr Via selskabet hjemmeside Via telefon eller personligt fremmøde Ajourføringsgebyr Passiv, du står på venteliste (og dermed optjener anciennitet), men modtager ikke tilbud Aktiv, . Du står på venteliste og modtager tilbud pr. Aktiv, brev. Du står på venteliste og modtager tilbud pr. brev Påkravsgebyr - lovbestemt pr. gang Råderet Opstartsgebyr pr. sag Udstedelse af tilladelser til f.eks husdyrhold pr. gang Ændring af kontraktforhold pr. gang Bestilling af vaskekort/tørrekort pr. gang Kopi af forbrugsregnskaber pr. gang Kopi af lejekontrakt pr. gang Boliggarantibevis pr. gang Udstedelse af låsebrik pr. stk. 0,00 kr. 150,00 kr. 110,00 kr. 210,00 kr. 310,00 kr. 250,00 kr. 575,00 kr. 500,00 kr. 250,00 kr. 110,00 kr. 110,00 kr. 110,00 kr. 110,00 kr ,00 kr. 125,00 kr. 10

11 Takster 2012 Ekskl. moms Afdelingsrelateret - betales af afdelingen Grundbidrag Vand- og varmehonorar Regnskab. Afstemning af udgifter og a conto, data til og fra målerfirma, udarbejdelse af forbrugsregnskab og varslinger. Pr. lejemål. Regnskab, manuel aflæsning. Udsendelse af selvaflæsningskort og indtastning, udarbejdelse af forbrugsregnskab og varslinger. Pr. lejemål. Elhonorar Ungdomsboliger, efter bimåler pr. lejemål Antenne- og kommunikationsregnskab Dækker udgift til budget, fakturabetaling, varslinger og opkrævninger. Kopiering for afdelingsbestyrelser Sort/hvid pr. side - A3 dobbeltpris Farve pr. side - A 3 dobbeltpris Ejendomsfunktionærarbejde, udvendig timepris Ejendomsfunktionærarbejde indvendig og energi timepris inkl. servicebil Kursusudvalg pr. bolig Lønadministration For ansatte i afdelingerne fx rengøring eller beboerhus pr. mdr. Områdeleder og synsarbejde herunder vedligeholdelseskatalog og reglement timepris Beboerdemokrati Regnskabsmøder, udarbejdelse af udkast og endelig dagsorden samt bilag. Administrativ timepris Fx Udarbejdelse af regnskaber, f.eks. beboerhuse, rådighedsbeløb mv. pr. gang. De enkelte afdelinger kan også vælge selv at udarbejde regnskaberne og benytte det regneark som findes på Timepris. Kabel TV og Antenneadministration. I tilfælde hvor administrationen af de valgte antennepakker ligger hos boligselskabet beregnes timepris. Konsulent timepris Ydelser fra Byg og anlæg Deltagelse i relevante møder (afdelingsmøder, grundejerforeninger mv.) Juridiske ydelser Erhvervslejekontrakter Ydelser fra kommunikation Administration af vaskeri pr. vaskeri med adsl forbindelse Administration af vaskeri pr. vaskeri med modem forbindelse ,00 kr. 110,00 kr. 280,00 kr. 120,00 kr. 3% af udgiften 1,00 kr. 1,50 kr. 304,00 kr. 362,00 kr. 55,00 kr. 260,00 kr. 351,00 kr ,00 kr. 575,00 kr. 575,00 kr. 765,00 kr ,00 kr ,00 kr. fortsættes... 11

12 Takster 2012 Ekskl. moms Afdelingsrelateret - betales af afdelingen fortsat... Byggesagshonorar Byg & Anlæg beregner byggesagshonorar ved nybyggeri, renovering og særligt omfattende og komplicerede vedligeholdelsesopgaver. Ved særligt komplicerede eller tidskrævende sager kan der faktureres timepris i tillæg til byggesagshonoraret. Byggessaghonorar beregnes efter nedenstående metode: Byggesager med en anlægssum indtil 5,0 mio. kr. honoreres efter medgået tid med en timepris à 765 kr. dog minimum 2,5%. Byggesagshonorar af større byggesager i procent af anlægssummen: Honorar indtil 5,0 mio. kr. 2,5% Honorar 5,0-30,0 mio kr. 2,0% Honorar indtil 30,0-80,0 mio. kr. 1,5% Honorar af beløb over 80,0 mio. kr. 1,3% Følgende aktiviteter er dækket af byggesagshonoraret: a. Udarbejdelse af byggesagsbudget herunder huslejekonsekvens i samarbejde med afdelingen. b. Styring af byggesagsøkonomien under hele byggesagsforløbet inklusiv løbende budgetopfølgning. c. Sikring af optimal finansiering i byggeperioden (byggelån/kredit) indtil endelig finansiering hjemtages (realkreditlån) d. Udarbejdelse af endeligt byggeregnskab for byggesagen, som evt. påtegnes af selskabets statsautoriserede revisor. Byggeforretningsførelse Byg & Anlæg beregner honorar ved aktiviteter, som kan henføres til en byggesag. Honoraret beregnes efter medgået tid med en timepris Den fælles drift, beløb pr. bolig. Indkøb, servicekonsulent og boligsocialt arbejde Områdecenter Eksterne kunder Ejerforeninger, gårdlaug mv. for udarbejdes af regnskab og budget Tilretning af DV-planer efter medgået tid 765,00 kr. 222,00 kr. 602,00 kr ,00 kr. 765,00 kr. Timeafregning foretages for minimum ½ time. Vi tager forbehold for trykfejl. Åbent døgnet rundt på 12