Sociale klausuler på det tekniske område. Projekt Socialaftaler.dk

Transkript

1 Sociale klausuler på det tekniske område Projekt Socialaftaler.dk

2 Indholdsfortegnelse 1. Pjecens baggrund og formål Sociale klausuler på det tekniske område Typer af sociale klausuler gode råd inden I skal i gang

3 1. Pjecens baggrund og formål Denne pjece har til formål at sætte det rummelige arbejdsmarked højere på dagsorden indenfor det tekniske område. Der er mange gode grunde til at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud på det tekniske område men Hvilke erfaringer er der? Hvilke områder er det oplagt at bruge sociale klausuler på? Og hvordan skal de formuleres? Det er nogle af de spørgsmål dette vejledningsværktøj vil fokusere på. Det er således meningen, at det skal gøre det nemmere for tekniske forvaltninger m.fl., at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud af tekniske opgaver. Økonomi- og Erhvervsministeriet og KL har i fællesskab udviklet Projekt Socialaftaler som et 4- årigt projekt, projektet blev lukket med udgangen af Formålet med Projekt Socialaftaler har været at fremme brugen af sociale klausuler ved udbud og interne kontrakter, for her igennem at sætte fokus på det rummelige arbejdsmarked. Baggrunden for denne pjece er, at det tekniske område i kommunal sammenhæng, er et af de områder, hvor der er størst potentiale og erfaring med hensyn til udbud af driftsopgaver. Når der alligevel er behov for pjecen, hænger det sammen med, at potentialet med hensyn til at benytte sociale klausuler ikke udnyttes i væsentlig omfang. Kommunal Teknisk Chefforenings (KTC) faggruppe for driftsoptimering og kontraktstyring og Projekt Socialaftaler har bedt KL s Konsulentafdeling (KLK) udarbejde denne pjece. Faggruppen har følgende medlemmer: Mogens Norup Thomsen (formand), Græsted-Gilleleje Kommune, Birgit Herslund, Greve Kommune, Susan Münster, Rødovre Kommune, Alex Gai, Odder Kommune, Bo Ulrich Berthelsen, Herning Kommune og Bjarne Munk Sørensen, Odense Kommune. Faggruppen har fungeret som følgegruppe, og har løbende givet input og sparring til pjecen. 3

4 Sociale klausuler Definition: En social klausul er et krav i en udbudskontrakt. Kravet indebærer en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven. En social klausul kan også være et krav i en intern kontrakt (dvs. kontraktstyring). En social klausul kan fx sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår, eller mod at formulere en etnisk ligestillingspolitik. Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Kilde: 4

5 2. Sociale klausuler på det tekniske område Det har i forbindelse med udarbejdelsen af denne pjece været hensigten at opsamle så mange erfaringer med brug af sociale klausuler som muligt. Der har derfor været foretaget en rundspørge til de tekniske chefer i kommunerne, der viste, at der var erfaringer fra en række områder. Derudover har s erfaringsdatabase været brugt for at hente eksempler og erfaringer. De indsamlede eksempler og erfaringer viser, at der allerede i dag er eksempler på at knytte et socialt ansvar til private leverandørers løsning af opgaver for kommunen. Aftalerne om socialt ansvar har dog typisk været formuleret mere uformelt, og dermed også mindre struktureret end der lægges op til med sociale klausuler. Det har også været kendetegnet, at der i flere tilfælde har været problemer med at få formuleret aftalerne om socialt ansvar målrettet nok i forhold til at kunne indfri dem og/eller i forhold til at følge op på aftalerne. Erfaringen viser at sociale klausuler, der er formuleret som kontraktvilkår ikke afholder private leverandører fra at byde på en opgave og ikke fordyre de private leverandørers bud på løsning af en kommunal opgave. En stor evaluering af udbud med sociale klausuler i Århus Kommune viste, at da de private leverandørerne blev bedt om at prissætte de sociale klausuler, så svarede ca. halvdelen, at de sociale klausuler ikke havde haft indflydelse på deres prissætning, og den anden halvdel svarede, at de sociale klausuler kun havde haft en marginal indflydelse på prissætningen. Uanset om der var en marginal eller ingen indflydelse på prissætningen, så var de private leverandører enige om, at et krav om sociale klausuler heller ikke en anden gang ville afholde dem fra at byde på en opgave. Det anbefales altid, at overveje hvilken klausultype, det vil være mest hensigtsmæssigt at anvende. Skal klausulen være formuleret som et krav eller som en hensigtserklæring (se kap. 3). Sociale klausuler på det tekniske område kan jf. nedenstående skema deles op i to kategorier. Sociale klausuler der er rettet mod opgaver på driftsrelaterede områder, og opgaver der er rettet mod administrative opgaver. Formuleringen af de sociale klausuler bør afstemmes med hvilken målgruppe/faggruppe, der ønskes involveret. I skemaet er det på baggrund af de tidligere erfaringer angivet, hvorvidt det enkelte område er velegnet til at knytte sociale klausuler til udbud/kontraktstyring på det pågældende område. Dette er dog meget vejledende, og erfaringerne er endnu ikke så store. Derfor bør det altid overvejes ud fra lokale forhold. 5

6 Egnethed Der er flere parameter, der har indflydelse på, hvor velegnet en opgave er til at stille krav om sociale klausuler. De væsentligste parameter er: Opgavens volumen For det første er det naturligt, at en opgave skal have en vis volumen skal beskæftige et vist antal mennesker - før det giver mening, at stille krav om at fx 5% skal være ansat på særlige vilkår. Hvor grænsen går, for hvor få mennesker der skal være, vil være afhængig af den enkelte opgave. Ved opgaver med forholdsvis få medarbejdere beskæftiget kan der anvendes en formulering om, at der i minimum 6 måneder i løbet af kontraktperioden, skal være ansat en person på særlige vilkår. Specialiseringsgraden i forbindelse med løsning af opgaven Et andet væsentligt parameter er graden af specialisering af den udbudte opgave. Er det overhovedet muligt at finde personer til ansættelse på særlige vilkår med de fornødne kvalifikationer? Kontinuitet i opgaveløsningen Endelig er det vigtigt at opgaven har en vis kontinuitet, da det jo er afgørende for den private leverandør, at skulle beskæftige personen på særlige vilkår i hele det aftalte forløb. Opgaver hvor der er store sæsonudsving som fx snerydning, bør derfor vurderes nøjere inden der knyttes sociale klausuler til disse opgaver. Ud over ovenstående parametre er det vigtigt, altid at vurdere egnethed i forhold til sociale klausuler ud fra lokale forhold og hensyn. Det er altid en god ide at tage kontakt til kommunens beskæftigelsesafdeling tidligt i processen, når det overvejes at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud. 6

7 Tabel 1. Brug af sociale klausuler på det tekniske område Adm./ Drift Anbefalet type af soc. klausul Egnethed 1 Eksempel på kommune med erfaring Udbudsområde/ Opgavetype Renovation * Dagrenovation D Hvidovre * Erhvervsaffald D Ingen eks. * Papirindsamling D Silkeborg * Glasindsamling D 1 ++ Ingen eks. * Haveaffald/storskrald D Høje-Taastrup Vedligehold af grønne områder D 1 ++ Fredensborg Humlebæk Græsslåning D 1 ++ Århus Spildevandsrensning D 1 ++ Græsted-Gilleleje Kloakdrift D Vejle Vandløbsoprensning D 1 ++ Ingen eks. Bjørneklobekæmpelse D 1 + Ingen eks. Strandrensning D 1 + Ingen eks. Kystsikring D - Ingen eks. Skadedyrsbekæmpelse D - Ingen eks. Snerydning D - Ingen eks. Drift af genbrugsstationer 1+2 D +++ Rønnede Rengøring D Greve Vinduespolering D 1 + Møldrup Vedligehold af veje D 1 ++ Rønnede Bygningsvedligeholdelse 1+2 D + Høje-Taastrup Byggesagsbehandling A - Ingen eks. Byggemodning A - Ingen eks. Forberedelse af Byggesager Ejendomsadministration A A - - Ingen eks. Brandberedskab D - Ingen eks. Affaldsforbrænding D - Ingen eks. Landmåleropgaver D - Ingen eks. Kørselsordninger D Rødekro Bus/rutebilkørsel D Vejle Amt Laboratorieundersøgelser A - Ingen eks. Personalekantiner D 1 ++ Århus GIS A - Ingen eks. Planopgaver A - Ingen eks. P-vagt D - Ingen eks. 1 Egnetheden er vurderet ud fra hvor mange af ovenstående parametre, der umiddelbart skønnes opfyldt (+, ++ el. +++). Vurderingen er dog foretaget ganske subjektivt og bør altid vurderes nøje ud fra lokale forhold. angiver at opgaven umiddelbart ikke skønnes velegnet til brug af sociale klausuler. 7

8 3. Typer af sociale klausuler Integration eller forebyggelse/fastholdelse De sociale klausuler deles typisk op i to typer afhængig af deres formål: Type 1: At integrere personer uden for arbejdsmarkedet Type 2: At fastholde medarbejdere og forebygge nedslidning. Type 1 klausuler kan være rettet mod personer, hvis primære kontakt er med dagpengesystemet eller med kontanthjælpssystemet. Type 2 klausuler er typisk formuleret som krav om en generel indsats i virksomheden. Formålet er at forbygge nedslidning og/eller udstødelse fra arbejdsmarkedet på grund af sygdom mv. Klausulerne kan bestå af et krav til virksomheden om at have formuleret en personalepolitik, fastholdelsespolitik, seniorpolitik, etnisk ligestillingspolitik mv. Tabel 3.1 Typer af sociale klausuler, der integrerer personer udenfor arbejdsmarkedet Type 1 Målgruppe Opfølgning* A. Der skal ansættes x antal personer på særlige vilkår B. Leverandøren skal ansætte x antal personer med en vis ledighedsperiode C. Leverandøren skal ansætte et antal/en andel medarbejdere fra særlige grupper D. Leverandøren skal have formuleret en politik om etnisk ligestilling E. Leverandøren skal tilstræbe at ansætte et antal/ en andel medarbejdere på særlige vilkår Personer med varig nedsat arbejdsevne Ledige Kontanthjælpsmodtagere med andet end ledighed som problem. Fx revalidender Personer med anden etnisk baggrund end dansk Personer med varig nedsat arbejdsevne Let Let Let Let Svær 8

9 F. Leverandøren skal tilstræbe at ansætte x antal personer med en vis ledighedsperiode G. Leverandøren skal tilstræbe at ansætte et antal/en andel medarbejdere fra særlige grupper Ledige Kontanthjælpsmodtagere med andet end ledighed som problem. Fx revalidender Svær Svær * Om det er let eller svært at følge op på de sociale klausuler afhænger til dels af om klausulen er formuleret som et krav eller en hensigt. Det er vanskeligere at følge op på om hensigt er indfriet, idet der ikke er muligheder for bod/straf. Disse typer af sociale klausuler vil ofte være forbundet med meget konkrete krav til leverandøren. Det anbefales, at udbyderen anvender nogle af følgende formuleringer: Leverandøren forpligter sig til at ansætte medarbejdere på særlige vilkår på den udbudte arbejdsopgave. Ved medarbejdere på særlige vilkår forstås personer under 65 år med varige begrænsninger i arbejdsevnen, som ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på normale vilkår på arbejdsmarkedet. Mulighederne for revalidering til beskæftigelse på normale vilkår skal være udtømte. Leverandøren skal sikre, at mindst x pct. af de stillinger/x stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med arbejdstagere, der har været ledige i mere end x måneder inden for de sidste y år. Leverandøren skal sikre, at mindst x pct. af de stillinger/x stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med medarbejdere ansat på særlige vilkår. Ved medarbejdere på særlige vilkår forstås personer under 65 år med varige begrænsninger i arbejdsevnen, som ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på normale vilkår på arbejdsmarkedet. Mulighederne for revalidering til beskæftigelse på normale vilkår skal være udtømte. Leverandøren skal tilkendegive, at leverandøren for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave har eller vil indføre en [skriftligt] formuleret politik med henblik på at ligestille personer med forskellig etnisk oprindelse. Ligestillingspolitikken skal omfatte ansættelse, afskedigelse, forflyttelse, uddannelse, forfremmelse samt løn- og arbejdsvilkår. Den skal mindst gælde for den tidsperiode, som det tager at udføre den udbudte arbejdsopgave. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning orientere ordregiveren om ligestillingspolitikken og dens udmøntning. 9

10 Leverandøren skal sikre, at mindst x pct. af de stillinger/x stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med medarbejdere fra særlige grupper. Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås en arbejdstager, der har været ledig i mere end x måneder i de sidste y år, og som: kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår, har begrænsninger i arbejdsevnen eller har været ude for ændringer i sine forhold, fx i form af sygdom, arbejdsløshed eller samlivsophør, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til sin egen eller familiens forsørgelse. Type 1 klausuler har som sigte at integrere personer på arbejdsmarkedet, der har vanskeligt ved at komme ind på eller fastholde kontakten til arbejdsmarkedet. Det kan dreje sig om langtidsledige, personer med anden etnisk oprindelse end dansk m.fl. Tabel 3.2 Typer af sociale klausuler, der har til formål at fastholde medarbejdere og forebygge nedslidning af medarbejdere Type 2 Målgruppe Opfølgning* A. Leverandøren skal have formuleret en personalepolitik Allerede ansatte, der har svært ved at arbejde på fuld kraft på fuldtid Svær B. Leverandøren skal have formuleret en politik mht. arbejdsmiljø C. Leverandøren skal efterfølgende udfylde dele af Det Sociale Indeks** Allerede ansatte, som varetager opgaver der giver fysisk eller psykisk nedslidning Allerede ansatte, personer på kontanthjælp med mere end ledighed som problem Svær Svær * Det svære ved at følge op på de sociale klausuler er i denne forbindelse ikke om der er formuleret en personalepolitik mv., men at finde ud af om leverandøren lever op til sin personalepolitik, sociale indeks mv. ** Det Sociale Indeks er en metode til at måle virksomheder/organisations sociale rummelighed. Indekset er udarbejdet af Socialministeriet. 10

11 Til denne type sociale klausul anbefales det, at kommunen anvender en af følgende formuleringer i kontraktmaterialet: Leverandøren skal tilkendegive at have eller ville indføre en [skriftligt] formuleret personalepolitik for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave. Personalepolitikken skal fremme integration og fastholdelse af ansatte i virksomheden. Den skal mindst gælde for den tidsperiode, som det tager at udføre den udbudte arbejdsopgave. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning orientere ordregiveren om personalepolitikken og dens udmøntning. Leverandører med mere end 20 ansatte har pligt til at formulere en arbejdsfastholdelsespolitik for de ansatte på den udbudte arbejdsopgave. Arbejdsfastholdelsespolitikken skal bevirke, at medarbejdere i videst mulig udstrækning bliver fastholdt i beskæftigelse hos leverandøren. Politikken skal mindst gælde for kontraktperioden. Leverandøren skal, inden x måneder efter det udbudte arbejde er påbegyndt, sammen med de ansatte på arbejdsopgaven gennemføre processen med at besvare de markerede spørgsmål i Det Sociale Indeks, spm. 5.3, 12.1, 13.2 og 13.3 Type 2 klausuler har som formål at fastholde medarbejdere i arbejde og forebygge, at de forlader deres job som følge af fx nedslidning. Denne type klausuler er typisk formuleret som et krav til leverandøren om at have en skriftlig personalepolitik, der beskriver tiltag overfor personer, der rammes af fx længerevarende sygdom. Hensigter eller krav om sociale klausuler Sociale klausuler kan formuleres som krav til en leverandør, det vil sige, at leverandøren skal efterkomme kravene for at leve op til kontrakten. Hvis leverandøren ikke efterkommer kravene, kan det betragtes som kontraktbrud med de konsekvenser, som det kan afstedkomme jf. den konkrete kontrakt. Hvis man ønsker at gå mere lempeligt frem kan de sociale klausuler formuleres som en hensigtserklæring, om at kommunen gerne ser, at leverandøren tager visse initiativer i forhold til at skabe et mere rummeligt arbejdsmarked. 11

12 4. 10 gode råd inden I skal i gang 1. Det anbefales, at kommunen tager en principiel drøftelse af brugen af sociale klausuler. På baggrund af drøftelsen og stillingtagen i kommunalbestyrelsen kan der med fordel udarbejdes et sæt retningslinier for brugen af sociale klausuler i kommunen. Retningslinierne bør bl.a. angive, om der skal bruges sociale klausuler i forbindelse med udbud (og kontraktstyring) og gerne hvilke typer af klausuler, der i så fald skal benyttes. Retningslinierne kan fx skrives ind i kommunens udbudspolitik, hvis en sådan findes. 2. Når der er tale om EU-udbud jf. udbudsdirektiverne, er det ikke tilladt at bruge sociale klausuler som hverken udvælgelses- eller tildelingskriterier. Det anbefales derfor at bruge sociale klausuler som kontraktvilkår, uanset om det er et EU-udbud eller ej. 3. Afklar om det overhovedet er relevant at bruge sociale klausuler i forbindelse med det konkrete udbud (kontraktstyring). Er der volumen nok (antal beskæftigede) i opgaven? Er der ledig arbejdskraft (mulighed for at få anvist relevant arbejdskraft)? Sociale klausuler skal anvendes når de giver mening og ikke for enhver pris. 4. Når der i forbindelse med et udbud/kontraktstyring er truffet konkret beslutning om brug af sociale klausuler, er det en god ide at tage kontakt til kommunens beskæftigelsesafdeling (eller anden funktion der varetager anvisningen af personer til opfyldelse af de sociale klausuler), inden der tages stilling til hvilken udformning den sociale klausul skal have. Det vil være beskæftigelsesafdelingen, der ved hvilke personer, det vil være relevant at målrette de sociale klausuler imod. 5. Brug i videst muligt omfang standardklausuler. Det gør det lettere for dem, der skal udarbejde udbudsmaterialet, og det er nemmere at lave nogle standard opfølgningsprocedurer, som kan bruges fra gang til gang. 6. Der kan ikke stilles krav om at der skal ansættes personer med anden etnisk baggrund end dansk, da dette vil være diskrimination af danskere. I stedet kan der være en mere objektiv formulering om, at leverandøren skal tilstræbe at ansætte personer, der afspejler den samlede befolkningssammensætning eller at man ønsker at fremme etnisk ligestilling. 7. Når der er truffet beslutning om valg af leverandør, er det en god ide at arrangere et møde mellem leverandøren og beskæftigelsesafdelingen, hvor der er mulighed for at aftale den nærmere opfølgning på den/de sociale klausuler. Herved får leverandøren og kommunen også lejlighed til at afstemme forventninger til hinanden og til forløbet af fx en aktiveringsindsats. 8. Der kan også være støttefunktioner til de udbudte opgaver, hvor det kan være relevant at benytte sociale klausuler. I forbindelse med fx indsamling af dagrenovation, hvor der er mange gode erfaringer med at bruge sociale klausuler, vil der være afledte opgaver der drejer sig om klargøring/rengøring af renovationsvogne, hvor det også kunne være rele- 12

13 vant at bruge sociale klausuler. Det handler om at beskrive hele opgavesammensætningen, og ikke kun have fokus på kerneopgaven, når der skal træffes beslutning om krav om sociale vilkår. 9. En overskuelig måde at komme i gang på er at stille krav om, at der i løbet af kontraktperioden ansættes en person på særlige vilkår i en periode på min. 6 måneder. 10. Tænk helhedsorienteret det rummelige arbejdsmarked. Tænk på hvem det kan være relevant at inddrage i forarbejdet med de sociale klausuler fx personaleafdeling, juridisk bistand, beskæftigelsesafdeling/jobcenter, private leverandører m.fl. For yderligere oplysninger og konkrete kommuneeksempler henvises til erfaringsdatabasen på 13

14 Denne pjece har til formål at sætte det rummelige arbejdsmarked højere på dagsorden indenfor det tekniske område. Der er mange gode grunde til at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud på det tekniske område men Hvilke erfaringer er der? Hvilke områder er det oplagt at bruge sociale klausuler på? Og hvordan skal de formuleres? Det er nogle af de spørgsmål dette vejledningsværktøj vil fokusere på. Det er således meningen, at det skal gøre det nemmere for tekniske forvaltninger m.fl., at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud af tekniske opgaver. Pjecen kan hentes på 14