Resume af evalueringen af den administrative struktur. 1. Baggrund

Transkript

1 Resume af evalueringen af den administrative struktur 1. Baggrund Næstved Kommunes administrative struktur blev besluttet i 2006 af Sammenlægningsudvalget. Det blev samtidigt besluttet, at strukturen skulle evalueres i MED-Hovedudvalget og Udvalget for Økonomi, Personale og Overordnet planlægning har på deres møder henholdsvis den 16. maj og den 26. maj 2008 godkendt oplæg til processen for gennemførelse af evaluering af den administrative struktur i kommunen. Evalueringens formål har været at afdække hvor politikere, decentrale virksomhedsledere, administrative ledere og medarbejdere i administrationen oplever, at strukturen ikke fungerer hensigtsmæssigt, og hvor organisationen med fordel kan justeres og forbedres, så den lever op til de krav, der stilles fra politikere, virksomhedsledere og administrative medarbejdere og ledere. Resultaterne danner grundlaget for formuleringen af en række opmærksomhedspunkter, der efterfølgende arbejdes videre med. Til udarbejdelse af kommissorium og handleplan for det videre arbejde er konsulentfirmaet Mercuri Urval ved direktør Henning Meldgård Nielsen tilknyttet. Kommissorium og handleplan skal være klar til beslutning i marts I dette resume af evalueringen af den administrative struktur præsenteres alene evalueringens hovedresultater. For uddybning eller nærmere gennemgang henvises der til selve evalueringsrapporten: Evaluering af Næstved Kommunes administrative struktur - rapport over undersøgelsens resultater. 2. Spørgeskemaundersøgelsen Evalueringen er gennemført som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt kommunens politikere, ledere af decentrale virksomheder, ledere og medarbejdere i administrationen. Undersøgelsen er tilrettelagt og datamaterialet er analyseret af medarbejdere i Udviklingsforvaltningen. Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført i perioden 1. oktober til 22. oktober Der er fremsendt spørgeskemaer til i alt 1059 personer. 528 personer har valgt at besvare spørgeskemaet, heraf 322 medarbejdere, 58 ledere i administrationen, 67 virksomhedsledere og 9 politikere. Der er 72 personer, der ikke har angivet, hvilken stilling de har. Besvarelsesprocenterne fremgår af tabellen neden for. Udsendt Besvaret Besvarelses-procent Politikere % Ledere af decentrale virksomheder % Administrative ledere % Medarbejdere i administrationen % Ikke oplyst 72 7% I alt % Som det fremgår af tabellen, er der en samlet besvarelsesprocent på 48%, men dette dækker over store forskelle mellem målgrupperne, således har de administrative ledere den største 1

2 besvarelsesprocent på 75%, mens politikerne har den lavest med 9 besvarelser svarende til 29%. 3. Undersøgelsens hovedresultater Undersøgelsen indeholdt en række spørgsmål til, hvorledes strukturen opleves at fungere i praksis. Den helt overordnede tendens i besvarelsen af spørgsmålene er, at den valgte struktur grundlæggende opleves at fungere godt og kan fastholdes. Der peges dog i undersøgelsen på en række områder, hvor der er behov for justeringer og forbedringer. De mest gennemgående områder med behov for ændringer er: En mere overskuelig og fladere organisationen med færre ledere. Samarbejdskulturen, tværfagligheden, projektarbejdsformen og kommunikationen skal styrkes. Der skal skabes en mere tydelig opgave- og ansvarsfordeling mellem forvaltningerne og afdelingerne. Forbedret support og service, herunder IT og ledelsesinformation. En række arbejdsgange skal forenkles og effektiviseres, så snitfladeproblematikker i højere grad undgås og servicen overfor borgerne kan forbedres. I dette afsnit præsenteres undersøgelsens hovedresultater. Undersøgelsens spørgsmål er samlet under 7 emner. Hovedresultaterne bliver præsenteret under disse emner. 3.1 Hovedresultater vedr. den administrative struktur generelt set Spørgsmål: Hvordan vurderer du overordnet set, at den nuværende administrative struktur i Næstved Kommune fungerer? Alle målgrupper har fået stillet spørgsmålet. 60% af svarpersonerne er tilfredse eller overvejende tilfredse med den måde, den administrative struktur fungerer på. 16% er utilfredse eller overvejende utilfredse. I alt 24% har ikke tilkendegivet en holdning til dette spørgsmål. Spørgsmål: De vigtigste ting at fastholde, hvis den administrative struktur skal ændres? Spørgsmålet er blevet besvaret af 181 personer, som har givet 384 kommentarer til, hvad der er vigtigt at fastholde ved den administrative struktur. Kommentarerne er i behandlingen af data blevet kategoriseret i emner. I tabellen neden for er de fem emner, der har flest - og mindst 30 - kommentarer oplistet. Organisationsopbygning generelt, herunder fastholdelse af en tydelig organisering og 53 en flad organisation Fastholdelse af de tværgående forvaltninger 46 Fokus på helheden, dyrkelse af det tværfaglige samarbejde, tværfaglighed og 35 projektorganisering Fagligheden - samling af fagligheder 35 Personale - herunder fastholdelse, ressourcer, godt arbejdsmiljø, godt samarbejde, gode uddannelsesmuligheder, frihed under ansvar 38 Spørgsmål: De vigtigste ting at ændre ved den administrative struktur 2

3 Spørgsmålet er blevet besvaret af 179 personer. Der er i alt indkommet 428 kommentarer. Kommentarerne er i behandlingen af data blevet kategoriseret i emner. I tabellen neden for er de fem emner, der har flest - og mindst 30 - kommentarer oplistet. Fladere/mindre tung organisation, færre ledere - trimme organisationen 51 Samarbejde mellem enheder/forvaltninger - styrkelse af tværfaglighed 44 Uklar ansvars-, kompetence- og opgavefordeling - skal vide hvem, man skal kontakte/svært overskueligt Behov for anden organisering 36 Ledelse Spørgsmål: Er der virksomheder, afdelinger eller kontorer, du mener det vil være en fordel at sammenlægge? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og decentrale virksomhedsledere. 78 har besvaret spørgsmålet, hvoraf 54% har svaret, at der er virksomheder, afdelinger eller kontorer det vil være en fordel at sammenlægge, mens 46% har svaret nej. Der er peget på følgende enheder, som en række svarpersoner peger på bør sammenlægges: Sammenlægning af Fællessekretariatet, Økonomi- og Personaleforvaltningen, Udviklingsforvaltningen Udlægning af Udviklingsforvaltningens opgaver til fagforvaltningerne 4 Interne sammenlægninger i forvaltningerne, herunder: 19 Økonomi- og Personaleforvaltningen 3 Teknik- og Miljøforvaltningen 5 Børne- og Kulturforvaltningen 8 Job-, Omsorgs- og Sundhedsforvaltningen 3 Andre forslag til sammenlægninger, herunder IT og Skole-IT 4 Andre kommentarer Spørgsmål: Hvordan oplever du adskillelsen af myndigheds- og driftsopgaver? Spørgsmålet er stillet til ledere i administrationen. 30 personer har besvaret spørgsmålet. Den største del af respondenterne vurderer, at adskillelsen fungerer godt eller nogenlunde, i alt 83%. Kommentarerne er forskelligartede og giver ikke noget entydigt billede. Spørgsmål: Beskriv ændringer i den nuværende administrative struktur, som vil gøre det lettere for dig at lede din virksomhed/afdeling/kontor Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og decentrale virksomhedsledere. Spørgsmålet er besvaret af 67 personer, der tilsammen har givet 145 kommentarer. Hver person havde mulighed for at skrive op til 3 kommentarer. Hovedparten af kommentarerne går mere på support og service end de går på ændringer i den administrative struktur. Over en tredjedel peger på, at bedre bistand og bedre ledelsesinformation i forhold til løsning af fællesopgaver, løn, it m.v., vil gøre det lettere at lede virksomheden/afdelingen/kontoret. 3

4 Ca. 17% af kommentarerne drejer sig om forslag om anden organisering af kommunen, herunder færre enheder og forvaltninger samt større fokus på de borgerrelaterede funktioner mv. Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at den administrative struktur giver dig mulighed for at træffe beslutninger vedrørende din virksomhed/afdeling/kontor? I relation til den aktuelle fokus på afbureaukratisering blev de decentrale virksomhedsledere bedt om at afkrydse deres vurdering af balancen mellem selvbestemmelse og central regelstyring. Spørgsmålet er besvaret af 36 personer. Heraf svarer 50%, at den administrative struktur giver gode muligheder for at træffe beslutninger om egen enhed. 35% tilkendegiver, at strukturen begrænser beslutningsrummet lidt, mens 9% føler, at der er meget begrænsede eller ingen muligheder for at træffe egne beslutninger. Der er en højere andel af ledere i administrationen, som oplever gode muligheder for selv at træffe beslutninger (58%) end blandt ledere af decentrale virksomheder (42%). 24 har uddybet deres besvarelse med kommentarer. mæssigt omhandler besvarelserne: Økonomien begrænser beslutningsrummet 4 Gode muligheder for ledelse der er højt til loftet 5 Andre bemærkninger, herunder blandt andet selvforvaltningsaftalens rammer, særaftaler, beslutninger respekteres ikke, der mangler support fra forvaltningerne ved gennemførelse af beslutninger 14 Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at den nuværende administrative struktur giver mulighed for tværgående koordinering? Ledere i administrationen, decentrale virksomheder og medarbejdere i administrationen er blevet bedt om med afkrydsning at markere, i hvilket omfang de oplever, at den nuværende struktur muliggør en tværgående koordinering. 261 har besvaret spørgsmålet. Heraf oplever 34%, at den nuværende administrative struktur giver meget eller en del muligheder for tværgående koordinering. 43% oplever, at strukturen kun lidt eller slet ikke muliggør den tværgående koordinering (34% + 9%). 23% har svaret ved ikke. Det har været muligt for svarpersonerne at kommentere besvarelserne. De svarpersoner, der oplever at strukturen i høj eller nogen grad giver mulighed for tværgående koordinering, har primært svaret, at mulighederne er der, men de udnyttes ikke optimalt. De svarpersoner, der ikke oplever, at strukturen muliggør en tværgående koordinering bemærker primært, at der generelt opleves at være en dårlig eller manglende tværgående koordinering, at der indenfor de enkelte organisatoriske enheder er for stor fokus på sig selv, og dermed manglende fokus på kommunen som helhed og at der er behov for mere klarhed over, hvem det er, de enkelte opgaver skal koordineres i forhold til. Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at der arbejdes projektorienteret på tværs af forvaltningerne i kommunen? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere, decentrale virksomhedsledere og medarbejdere i administrationen. Spørgsmålet er besvaret af 256 respondenter. Heraf mener 3%, at der 4

5 arbejdes meget projektorienteret på tværs af forvaltningerne i kommunen. 18% mener, at det gøres en del, 40% mener, at det kun sker lidt, mens 17% slet ikke mener, at der arbejdes tværgående projektorienteret i kommunen. 22% svarer ved ikke. Af de personer, der mener, at der kun i lille omfang eller slet ikke arbejdes projektorienteret på tværs af forvaltningerne, har 53 kommenteret deres besvarelser. Kommentarer går primært på, at man kun kender til få eksempler på tværgående projektarbejde, at der er tendens til at holde på egne projekter og arbejdskraft i egen afdeling, at der er behov for en begrebsafklaring, samt en opbakning og prioritering af projektarbejdet fra ledelsens side. Endelig nævnes behov for kendskab til hinanden, som en nødvendig forudsætning for samarbejde og projektarbejde. 5

6 Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at den administrative struktur understøtter en sikker drift? Administrative ledere og ledere af decentrale virksomheder blev bedt om at vurdere, i hvilket omfang de mener, at den administrative struktur understøtter en sikker drift. I alt 75 har besvaret spørgsmålet. 21% af svarpersonerne mener, at den administrative struktur i høj grad understøtter en sikker drift. 47% mener, at den understøttes en del, 19% at den kun understøttes lidt, mens 3% mener den administrative struktur slet ikke understøtter en sikker drift. De uddybende kommentarer til spørgsmålet breder sig emnemæssigt meget, men omhandler blandt andet, at der er problemer med den sikre drift på grund af ustabil it/it-support, at det er svært at få overblik over budget, økonomi og andre informationer og endelig, at sikker drift afhænger af de ansatte. Spørgsmål: Hvordan vurderer du, at der er balance mellem levering af sikker drift kontra retningsgivende udvikling i kommunen? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og ledere af decentrale virksomheder. Spørgsmålet er besvaret af 70 respondenter, hvoraf de 15 har svaret ved ikke. 9% af respondenterne mener, at der er en fin balance mellem sikker drift og strategisk udvikling i kommunen. 44% mener, at der er en nogenlunde balance med en overvægt af respondenter, der mener, der er lidt større fokus på en sikker drift frem for strategisk udvikling. 23% mener, at der er en ubalance mellem disse to faktorer, og 4% mener, at der hverken er fokus på sikker drift eller strategisk udvikling. Kommentarer til spørgsmålet er emnemæssigt meget spredte, men omhandler blandt andet, at de stramme økonomiske rammer giver øget fokus på sikker drift, at der ikke fokuseres nok på udvikling hverken i forvaltningerne hver for sig eller i kommunen som helhed 3.2 Hovedresultater vedr. Direktionen og vicedirektørgruppen Spørgsmål: I hvilken grad oplever du, at Direktionen Svarpersonerne har svaret på spørgsmål om Direktionen som tværgående strategisk enhed og de roller som Direktionen i den forbindelse forventes at løse i den forbindelse. Spørgsmålet om Direktionens opgaver er blevet stillet til de administrative ledere og medarbejdere samt virksomhedslederne. I alt 286 personer har besvaret spørgsmål. Hovedparten af svarpersonerne mener, at Direktionen i nogen grad lever op til de opgaver, som Direktionen - ifølge det godkendte oplæg til den administrative struktur - forventes at løse. Mest positivt vurderes Direktionen i forhold til opgaven med at bygge bro mellem det politiske og det administrative niveau (49% i nogen grad og 19% i høj grad). Mindst positivt vurderes Direktionen at løse opgaven med at give tydelige og klare budskaber (57% i nogen grad og 21% slet ikke). 6

7 Spørgsmål: Hvad er vigtigst at fastholde/ændre ved Direktionen, som den er i dag: Svarpersonerne blev endvidere bedt om at beskrive, hvad der er vigtigst dels at fastholde, dels at ændre ved Direktionen, som den er i dag. Spørgsmålene er blevet stillet til politikere, administrative ledere og medarbejdere samt virksomhedsledere. Der er 137 kommentarer til, hvad der er vigtigst at fastholde og 140 kommentarer til, hvad der er vigtigst at ændre. I tabellerne neden for er de 4 kategorier, der har flest udsagn præsenteret. Svarpersonerne mener, at Direktionen skal holde fast i: Den tværgående koordinering, styring, strategi og prioritering samt helhedsorientering 34 Sammensætningen, antallet og funktionalitet, herunder mødefrekvens, herunder: 24 Ønske om fastholdelse af den nuværende sammensætning og antallet af 14 direktører Ved ikke 15 Udtrykker distance til direktionen, hvorfor de ikke svarer på spørgsmålet 14 Hvis det står til svarpersonerne skal Direktionen fremover: Give bedre information og klare udmeldinger 34 Have mere fokus på tværgående koordinering, styring, strategi og prioritering samt helhedsorientering frem for på enkeltsagsbehandling Vise/give tydeligere retning, rammer og mål samt sikre opfølgning 19 Have en ændret sammensætning og ændret porteføljer eller være færre, herunder: 18 Ønske om færre medlemmer i Direktionen Spørgsmål: Hvordan vurderer du Vicedirektørgruppen som forum for at understøtte og fremme det tværgående helhedsorienterede perspektiv i administrationen? Og hvordan kunne formålet understøttes bedre? Spørgsmålet er stillet til ledere og medarbejdere i administrationen. 239 personer har besvaret spørgsmålet. Af disse mener 19% at Vicedirektørgruppen er det rigtige forum, 13% at det ikke er det rigtige forum og 44% angiver, at de ikke har kendskab til gruppen. De resterende 25% har svaret ved ikke. En overvægt af ledere i administrationen mener, at Vicedirektørgruppen er det rigtige forum, mens en overvægt af medarbejderne angiver, at de ikke har kendskab til gruppen. 3.3 Hovedresultaterne vedr. kommunikation, samarbejde og beslutningskompetence og opgavefordeling Spørgsmål: Hvor tilfreds er du generelt med den nuværende kommunikation mellem Direktionen, de administrative ledere og de decentrale ledere? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og decentrale virksomhedsledere. Spørgsmålet er besvaret af 78 personer. Af disse er 71% tilfredse eller overvejende tilfredse med kommunikationen, mens 22% er utilfredse eller overvejende utilfredse. Der er en højere andel 7

8 af utilfredse blandt ledere i administrationen (10 personer = 25%) end blandt virksomhedsledere (4 personer = 13%). Spørgsmål: Hvad kan der efter din mening gøres for at udvikle samarbejdsrelationen mellem de decentrale virksomheder og den centrale administration? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og decentrale virksomhedsledere. 64 personer har besvaret spørgsmålet. Følgende emner foreslås til udvikling af samarbejdsrelationen mellem de decentrale virksomheder og den centrale administration: Der er behov for, at administration og virksomheder får et større og bedre kendskab til hinandens hverdag (specielt, at administrationen får større forståelse for de decentrale virksomheder) Det kunne være en fordel med fleree fælles møder som ledere på tværs af områder/afdelinger og indenfor et område Der er behov for en bedre information og kommunikation Opgavefordelingen mellem virksomheder og administration skulle være mere klar Der skal sættes større fokus på samarbejde, inddragelse og projektorganisering Andre kommentarer, herunder: Behov for etablering af netværk Behov for bedre servicering fra administrationen Ansvaret for kommunen som helhed skal udbygges Det skal være mere klart, hvem man skal henvende sig til Antal svar Spørgsmål: Er det klart, hvilken beslutningskompetence din virksomhed/afdeling/ kontor har i forhold til? Dette spørgsmål blev rettet til virksomhedsledere og administrative ledere. Der er generelt stor klarhed over fordelingen af beslutningskompetence i forhold til de politiske udvalg, Direktionen og decentrale virksomheder. Fordelingen af beslutningskompetence er generelt ret klar hos svarpersonerne. Tendensen er dog, at jo længere væk fra de nævnte politiske og administrative enheder er fra der, hvor ens egen virksomhed/afdeling er placeret organisatorisk, desto mere afklaret er rollen i forhold til disse. Decentrale virksomheder 78% 7% 3% 12% Ledelsessekretariat, afdelinger eller kontorer indenfor andre forvaltningsområder Ledelsessekretariatet, afdelinger eller kontorer indenfor dit eget forvaltningsområde Direktionen De politiske udvalg 39% 66% 78% 85% 28% 26% 7% 18% 11% 5% 9% 11% 1% 5% 7% 3% Ja Nej Ved ikke Ikke relevant 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Den største andel af respondenter, der ikke føler at fordelingen af beslutningskompetence er helt klar, findes i spørgsmålet om fordeling i forhold til ledelsessekretariat, afdelinger eller 8

9 kontorer indenfor andre forvaltningsområder. Der er større klarhed over fordelingen indenfor eget forvaltningsområde. Her kunne det spille en rolle, at der er tværgående enheder, hvis funktioner ikke er synlige for de decentrale ledere eller opfattes som overlappende. Uanset organisatorisk tilknytning er lederne stort set ikke i tvivl om beslutningskompetencen i forhold til de politiske udvalg og Direktionen. De respondenter, der har givet kommentarer til uklarhed i forhold til enheder under eget eller andet forvaltningsområde, omtaler primært en generel uklarhed om ansvars-, opgave- og kompetencefordeling, og manglende kendskab til de personer, der sidder i de pågældende enheder. Kommentarerne i relation til de øvrige områder giver ikke noget entydigt billede. Spørgsmål: Oplever du situationer, hvor du er i tvivl om, hvilke opgaver din virksomhed/afdeling/kontor skal løse i forhold til Spørgsmålet er stillet til administrative ledere og ledere af decentrale virksomheder. Fagspecifikke opgaver Kontakt med medier mv. Intranet Mødeafholdelse Dagsordner Andre udviklingsopgaver Organisationsudvikling Medarbejderudvikling Arbejdsmiljø Evalueringer og analyser Vagtplaner Personaleadministration Løn Økonomi Ofte Jævnligt Sjældent Slet ikke 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Samlet set opleves der ikke markante problemer (svarmuligheden ofte) med de oplistede opgaveområder. Der opleves dog flest problemer i forhold til områderne økonomi, personaleadministration og løn. Det er ligeledes disse områder, der vurderes som mest problematiske af og til (jævnligt) af respondenterne. Områder, der typisk opfattes som mere komplekse, og sjældent har præg af drift, f. eks. evalueringer og analyser, organisationsudvikling, andre udviklingsopgaver og intranet giver oftere anledning til tvivlstilfælde end de øvrige nævnte. 3.4 Spørgsmål til selvforvaltningsaftaler Spørgsmål: Hvad oplever du som de vigtigste fordele ved selvforvaltningsaftalerne? Spørgsmål omkring selvforvaltningsaftaler er stillet til de administrative ledere og ledere af decentrale virksomheder. Der var mulighed for at skitsere op til tre fordelee ved selvforvaltningsaftalerne. De vigtigste fordele ved selvforvaltningsaftalerne er ifølge lederne i kommunen øget ansvarlighed over for virksomhedens økonomi og den generelle styring af virksomheden. Også 9

10 den fleksibilitet i den økonomiske styring af virksomheden der er indbygget i selvforvaltningsaftalerne nævnes af en stor andel af respondenterne. Spørgsmål: Er der noget i relation til selvforvaltningsaftalerne, du mener bør fjernes, ændres eller videreudvikles? Knapt halvdelen af lederne (49%) tilkendegiver, at de ønsker ændringer i selvforvaltningsaftalerne. I den forbindelse går den typiske kommentar på selve indholdet i selvforvaltningsaftalerne. Særligt arbejdet med målsætninger får opmærksomhed. Flere anfører, at de ikke er tilfredse med de aftalte mål fra forvaltningen eller at forudsætninger ændres i løbet af måleperioden. Der udtrykkes i flere kommentarer frustration over, at processen omkring budgetlægningen og selvforvaltningsaftalerne ikke er synkron, således at en evt. nedskæring/tilførsel kan afspejle sig i aftalerne. 3.5 Hovedresultater vedr. oplevelsen af central styring af de decentrale virksomheder Spørgsmål: Hvordan oplever du omfanget af selvbestemmelse i ledelsen af din virksomhed i forhold til omfanget af central regelstyring? Spørgsmålet blev stillet til decentrale virksomhedsledere. Spørgsmålet er besvaret af 36 personer. 72% af disse oplever en nogenlunde balance mellem selvbestemmelse og central regelstyring, mens 22% mener der er for meget central styring og for lidt selvbestemmelse og ingen mener det omvendte. Spørgsmål: Hvordan vurderer du, at omfanget af central regelstyring i din virksomhed har ændret sig i forhold til for 2 år siden? De decentrale virksomhedsledere blev desuden bedt om at tilkendegive, hvorledes de oplever, at omfanget af central regelstyring har ændret sig i de sidste to år. Spørgsmålet skulle besvares ved afkrydsning af en af de formulerede svarmuligheder. 33 har svaret på spørgsmålet (heraf 3 personer, der ikke er decentrale virksomhedsledere). 39% af dem, der har svaret på spørgsmålet mener, at omfanget af regelstyring i dag er uændret i forhold til for 2 år siden. 15% mener der er blevet enten en del eller meget mindre regelstyring og 36% mener, der er blevet en del eller meget mere regelstyring. Spørgsmålet er primært besvaret af virksomhedsledere med tilknytning til Børne- og Kulturforvaltningen (58%). 3.6 Hovedresultat vedr. forvaltningernes support og service Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at forvaltningerne yder den fornødne support og service? Decentrale virksomhedsledere og politikere er blevet bedt om at vurdere, i hvilket omfang de oplever at modtage den nødvendige support og service fra forvaltningerne. I alt har 51 personer besvaret spørgsmålet. 25% oplever, at forvaltningerne i høj grad yder den nødvendige support og service. 49% oplever det i nogen grad, 16% i lav grad og 2% oplever slet ikke at modtage den nødvendige 10

11 support og service (svarende til 1 person). Der er ikke væsentlig forskel på besvarelserne hos henholdsvis virksomhedsledere og politikere. 24 har uddybet deres besvarelse af den oplevede support og service fra forvaltningerne. Svarene omhandler primært lange svartider, at det er svært at få kontakt, nedprioritering af itservicering samt behov for øget oplæring i brug af diverse systemer. 3.7 Hovedresultatet vedr. den borgerrettede administration Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at kommunen lever op til målsætningen om én indgang til det offentlige og enkle indgange i kommunen? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere, decentrale virksomhedsledere, medarbejdere i administrationen og politikere. I alt har 269 besvaret. Heraf oplever 5% af svarpersonerne, at målsætningerne om én indgang til den offentlige sektor og enkle indgange i kommunen efterleves meget i kommunen. 23% mener, kommunen lever en del op til denne målsætning. 41% af respondenterne mener, at kommunen kun lever lidt op til målsætningen, mens 13% oplever, at det slet ikke er tilfældet. Opdelt på målgrupper fremgår det, at politikerne og herefter de administrative ledere er mest positive i vurderingen af, om kommunen lever op til sin målsætning om én indgang til den offentlige sektor. Af de svarpersoner, der mener, at kommunen kun lidt eller slet ikke lever op til målsætningen om enkle indgange til kommunen, har 79 givet kommentarer til deres besvarelse. Kommentarerne omhandler primært følgende emner: at det er uigennemskueligt for borgeren, hvor de skal henvende sig - en del nævner, at en bedre hjemmeside kan være noget af løsningen, at der ikke er en tydelig opgavefordeling og at det gør det svært for medarbejdere at vide, hvor en borger skal sendes hen, at borgerne sendes for meget rundt mellem forskellige ansatte og kontorer og at de ansatte i højere grad skal tage ansvar for behandlingen af den borger, der henvender sig. Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at Næstved Kommune leverer en sammenhængende sagshåndtering overfor borgerne/brugerne? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere, decentrale virksomhedsledere, medarbejdere i administrationen og kommunalpolitikere. I alt har 266 personer besvaret spørgsmålet, heraf mener 3% af svarpersonerne, at kommunen i høj grad leverer en sammenhængende sagshåndtering overfor borgere/brugere, mens 28% mener, vi gør det en del, 35% mener, det kun sker lidt og 6% mener det slet ikke er tilfældet. 28% har svaret ved ikke til dette spørgsmål. Af de svarpersoner, der mener, at der kun lidt eller slet ikke er en sammenhængende sagshåndtering i kommunen, har 44 uddybet deres besvarelse. Kommentarerne falder primært indenfor følgende emner: Den sammenhængende sagshåndtering opleves generelt som dårlig, der er store forskelle mellem forvaltningerne/afdelingerne, sagshåndteringen besværliggøres af et dårligt samarbejde, det er uklart, hvem der har ansvaret for behandlingen af en sag og at den dårlige sammenhæng i sagsbehandlingen skyldes manglende ansvarsfølelse for den samlede sag og endelig at for mange personer er involverede i sagsbehandlingen og for lange sagsbehandlingstider. 11

12 Spørgsmål: Hvad kan der (indenfor de givne økonomiske rammer) ændres ved den administrative struktur, som vil resultere i væsentlige serviceforbedringer i forhold til borgerne/brugerne? Dette spørgsmål er rettet imod ledere i administrationen og på de decentrale virksomheder. Der er en række gennemgående temaer i besvarelserne, der primært drejer sig om ændrede arbejdsgange inden for eget arbejdsområde, opgaveflytninger mellem forvaltningerne og ændringer af telefon- og IT-systemer. I tabellen neden for er de fem emner med flest kommentarer oplistet. Forslag til ændringer i arbejdsgange inden for eget arbejdsområde 27 Organisations- eller opgaveændringer mellem de nuværende forvaltninger 18 Forbedringer i IT-værktøjer f. eks. øget stabilitet eller nye programmer 16 Ændret brug af telefonsystemet, f. eks. telefontid, bedre telefonbøger, personprofiler 16 Udvidelse af borgerservicen, enten i form af åbningstider eller tilførsel af opgaver 11 Spørgsmål: I hvilket omfang oplever du, at formålet med borgerrådgiverfunktionen opfyldes? Spørgsmålet er stillet til administrative ledere, decentrale virksomhedsledere og politikere. I alt er spørgsmålet besvaret af 82 respondenter. Heraf mener 37%, at borgerrådgiverfunktionen lever godt eller overvejende godt op til sit formål. 16% mener ikke, at formålet opfyldes med funktionen. Hovedparten af de respondenter, der ikke mener, at formålet opfyldes, er ledere i administrationen (her har 10% svaret dårligt). 77% af de decentrale virksomhedsledere har svaret ved ikke i dette spørgsmål. Af kommentarer til spørgsmålet er blandt andet, at der ikke er tilstrækkeligt med kendskab til funktionen eller effekten af borgerrådgiverfunktionen, at funktionen kræver for mange ressourcer i administrationen, at der er behov for stillingtagen til funktionens fremtidige kompetencer i forhold til resten af organisationen. 12