Effektiv prioritering og planlægningen

Transkript

1 Effektiv prioritering og planlægningen Underviser Betina Ingerslev Konsulent og underviser 35 år Gift og mor til Marie på 6 og Frederik på 3 Uddannet cand.merc.psyk. fra CBS Arbejder med helt normale mennesker i helt normale virksomheder 1

2 Et spørgsmål om definition.. 1. Hvad er en effektiv arbejdsdag for jer? 2. Er der noget der forhindre jer i at have en effektiv arbejdsdag? Når man skal være effektiv, handler det ikke udelukkende om, deltage i flere løb Det handler om, at vinde de løb man deltager i. 2

3 Stephen R. Covey Født i 1932 i Utah, USA Uddannet i Business Administration og MBA Forfatter til adskillige bøger oversat til 38 sprog og solgt i mere end 20 mio eksemplarer The 7 Habits of Highly Effective People 1989 er den mest indflydelsesrige Business Book i 20. århundrede Solgt i mere end 15 mio. eksemplarer VIGTIG IKKE VIGTIG 3

4 VIGTIG I Kriser Presserende problemer Nære tidsfrister IKKE VIGTIG VIGTIG IKKE VIGTIG I Kriser Presserende problemer Nære tidsfrister III Afbrydelser, uventede besøg. En del post Mange møder Omvendt uddelegering 4

5 VIGTIG IKKE VIGTIG I Kriser Presserende problemer Nære tidsfrister III Afbrydelser, uventede besøg. En del post Mange møder Omvendt uddelegering IV Trivialiteter, tidsrøvere En del post, mange telefonsamtaler Vane-underholdning, TV Kabaler, chat Ydre tidsrøvere Kolleger, der forstyrrer med problemer Uforudsete/unødvendigt lange samtaler Den åbne dør pligten at være til rådighed Beboere der dukker uventet op Kolleger, familie, venner der lige har brug for din hjælp (men som kan eller burde kunne selv!) Søgetid og ventetid 5

6 Ydre tidsrøvere Når man bliver forstyrret i en opgave, så er der spildtid i både opstart af ny opgave og midlertidig afslutning af den nuværende opgave Indre tidsrøver Dårlig daglig planlægning Uklare mål, ingen deadlines Dårlige vaner Uafsluttede opgaver, mange bolde i luften Tendens til perfektionisme Vil-selv-komplekset Kan-ikke-sige-nej-komplekset Træthed, dårlig form 6

7 VIGTIG IKKE VIGTIG I Kriser Presserende problemer Nære tidsfrister III Afbrydelser, uventede besøg. En del post Mange møder Omvendt uddelegering II Forberedende aktiviteter Vedligeholdende aktiviteter Venskaber / netværk Opsøge nye muligheder IV Trivialiteter, tidsrøvere En del post, mange telefonsamtaler Vane-underholdning, TV Kabaler, chat Tidstavlen At have en plan, giver ro og mentalt overskud til at se muligheder. 7

8 Tidstavlen Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 07:00 08:00 Borgertid Borgertid 08:00 09:00 Skifte pærer Renholdelse 09:00 10:00 Klippe hæk Klippe hæk 10:00 11:00 Kælderrum Beboer 11:00 12:00 Beboer info Klippe hæk 12:00 13:00 Frokost Frokost 13:00 14:00 Ringeklokke Service 14:00 15:00 Slå græs Legeplads 15:00 16:00 Beboer Selskabslok 16:00 17:00 Slå græs Slå græs Ad hoc opgaver Tidstavlen Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 07:00 08:00 Borgertid Borgertid Borgertid Borgertid Borgertid 08:00 09:00 Legepladser Ukrudt Kontor tid 09:00 10:00 Legeredskab Rivning Ryddeop 10:00 11:00 Redskaber Skufning Sætte i orden 11:00 12:00 Frokost Frokost Frokost Frokost Frokost 12:00 13:00 Borgertid Borgertid Borgertid Borgertid Borgertid 13:00 14:00 Klippe hæk Kælder Storskrald 14:00 15:00 Klippe hæk Opgange Skaktrum 15:00 16:00 Klippe hæk Vedligehold Cykler 16:00 17:00 Planlæggei morgen Planlægge i morgen Planlægge i morgen Ad hoc opgaver 8

9 Tidstavlen 07:00 08:00 08:00 09:00 09:00 10:00 10:00 11:00 11:00 12:00 12:00 13:00 13:00 14:00 14:00 15:00 15:00 16:00 16:00 17:00 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Startmed Vigtigt/Haster Ad hoc opgaver Dagen er ved at være forbi, hvad tager I med hjem? 9