Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 13. juni 2016, kl , på kontoret Damhusvej 5, 5750 Ringe.

Transkript

1 Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 13. juni 2016, kl , på kontoret Damhusvej 5, 5750 Ringe. Fra bestyrelsen: Afbud: Boligkontoret Danmark: Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Connie Hald, Flemming Petersen, Karina Rasmussen og Frans Steenholdt. Susanne Lindhardt Conny Bruun Dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmøde d. 17. maj Opfølgning på aktivitetsoversigt og beslutningsark vedhæftet 3. Revisionsprotokol der intet til behandling. 4. Meddelelser fra formanden og administrationen 5. Behandling af målsætninger: - vedhæftet Hovedtema: Økonomi og drift - Kapitalforvaltning Hovedtema: Ledelse og beboerdemokrati - Rekruttering, fastholdelse, uddannelse og kompetence 6. Beboerudvalgene, status på arbejdet Marketing Målsætning IT Trækningsret Effektiv drift Byggeudvalg Nudgingudvalg Generalforsamlingsudvalg 7. God selskabsskik, 10 punkts programmet behandling af spørgeskema. 8. Arbejdsklausuler 9. Nybyggeri 10. Afdelingerne 11. Status på udlejningen 12. Økonomi 13. Åbent punkt 14. Evaluering af mødet 15. Eventuelt. Side 1 af 7

2 Ad 1 Velkomst og indledning v/formanden. Formanden bød velkommen. Ad 2 Godkendelse af dagsorden, referat fra bestyrelsesmødet d , samt opfølgning på aktivitetsoversigt og beslutningsark. Dagsordenen blev godkendt, efter tilretning af pkt. 6. Der er ikke udsendt oplæg til dette punkt. Det var med på mødet d Referat fra mødet d blev godkendt og protokol blev underskrevet. Aktivitetsoversigten gennemgået. Opdateret version udsendes til næste møde. Beslutningsark gennemgået. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 4 Meddelelser fra formanden og administrationen Fra formanden: a) Modtaget høring fra Faaborg-Midtfyn kommune om etablering af husdyrbrug og opførelse af gylletank i Heden. Det fremgår af høringsbrevet, at det er minimalt hvad man som borgere kan have indflydelse på, for at byggeriet og husdyrbruget ikke bliver en realitet. Det som vi kan indgive som klage, er hvis vi har bekymring for, at det negativt vil påvirke ejendomsprisen på vores ejendomme, bekymring for trafiksikkerhed og slid på vejene. Ejendomsfunktionærerne er inddraget for deres vurdering. Taget i betragtning, at opførelsen sker efter gældende miljø- og bygningskrav vil det ikke skabe gener for vores beboere. b) Der er modtaget invitation fra Kuben om besigtigelsestur til København d. 23. og 24. september Der er reserveret 2 pladser, men tilmelding foregår efter først til mølle princippet. Turen koster kr ,- pr. person. Bestyrelsesmedlemmer der ønsker at deltage skal kontakte formanden. c) Jørgen Rasmussen er nu færdig med oprydning og arkivering i kælderen. Der anskaffes en makuleringscontainer til bortskaffelse af personfølsomme dokumenter. d) Kuben v. projektleder Martin Holst har henvendt sig til boligforeningen i forbindelse med muligheden for etablering af små og billige almene boliger i Faaborg-Midtfyn Kommune. e) Direktør Michael Demsitz vil gerne komme på besøg i boligforeningen d. 28. juni 2016, med henblik på en guidet tur med formanden, rundt til nogle af foreningens boligafdelinger. f) Ny vagtplan for bemanding af kontoret er udarbejdet. Side 2 af 7

3 g) lukket punkt: Fra administrationen: h) Aftalt dialogmøde med kommunen d i) Der udsendes feriekalender for medarbejderne i Boligkontoret Danmark, tilknyttet kontoret i Odense, til alle organisationsformænd. j) Der er planlagt kursus i det webbaserede lokaleudlejningsmodul d Deltagere er ejendomsfunktionærerne, Hanne, Klaus og Peder, sammen med Kirsten og Trine fra administrationen. k) Tinglysning pågår for nye adkomsthavere i forbindelse med den tidligere selskabsfusion og afdelingssammenlægninger. Der er et lille efterslæb med denne opgave. Der skal derfor indhentes nødvendig dokumentation i form af underskrevne referater. Det giver nogle udfordringer at finde dette frem. Bestyrelsen besluttede, at de gerne vil høre mere om projektet med mulighed for opførelse af små billige almene boliger med Kuben som projektleder. Administrationen formidler et møde. Der indgives ikke høringssvar i sagen om etablering af husdyrbrug i Heden. Øvrige informationerne blev taget til efterretning. Ad 5 Behandling målsætninger Målsætningsudvalget har siden juli 2015 arbejdet med Boligkontoret Danmarks oplæg af ny version af målsætninger. Målsætningerne iht. dagsordenen er udsendt på forhånd til bestyrelsen, med opfordring til at komme med yderligere input og kommentarer. Følgende målsætninger blev vedtaget af bestyrelsen uden yderligere ændringer i forhold til målsætningsudvalget oplæg: Hovedtema: Økonomi og drift - Kapitalforvaltning Hovedtema: Ledelse og beboerdemokrati - Rekruttering, fastholdelse, uddannelse og kompetence Ad 6 Beboerudvalgene, status på arbejdet Marketing: Der har ikke været afholdt møde. Der skal aftales dato for nyt møde v. Tovholder. Målsætning: Der arbejdes videre med målsætninger, der efterfølgende vil blive indstillet til godkendelse i bestyrelsen. Der er aftalt møde med administrationen d Side 3 af 7

4 IT: Der har ikke været afholdt møde endnu. Der skal aftales dato for nyt møde v. Tovholder. Trækningsret: Der har ikke været afholdt møde endnu. Der skal aftales dato for nyt møde v. Tovholder Effektiv drift: Der har ikke været afholdt møde endnu. Der skal aftales dato for nyt møde v. Tovholder Byggeudvalg: Det har ikke været aktuelt at møde endnu. Nudgingudvalg: Der har ikke været afholdt møde, men Diana planlægger foredrag for organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelser i oktober måned Generalforsamlingsudvalg: Der har ikke været afholdt møde endnu. Der er jf. beslutning, uddelegeret en opgave til udvalget, med udarbejdelse af oplæg til en beboerundersøgelse der skal belyse, hvad der skal til af indsats og tilbud for at få flere til at møde op til generalforsamlingen. Ad 7 God Selskabsskik, 10 punkts programmet behandling af spørgeskema Spørgeskemaet er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Gennemgang af spørgeskemaet med drøftelser af de individuelle besvarelser og argumenter. Endelig rapport med besvarelser vil blive udsendt så snart den foreligger, og gennemgås og godkendes på næste møde d. 8. august Ad 7 Lukket punkt Ad 8 Arbejdsklausuler Emnet tages op efter initiativ af Diana. BL s vejledning og anbefalinger til krav i forbindelse med udbud og indgåelse af kontrakter om byggeopgaver, samt den indgåede aftale mellem BL og Dansk Byggeri, var fremsendt forud for mødet. Bestyrelsen skal forholde sig til egen indsats mod social dumping på de almene byggepladser, ved at anvende en arbejdsklausul der stiller krav om at entreprenøren gøres ansvarlige for løn- og ansættelsesforhold, også i forhold til alle underentreprenører. Boligforeningen har udsigt til i at være bygherre i 2 store byggesager, i forbindelse med helhedsplanerne i afdeling 2 og 3, hvor det vil være relevant at stille specifikke krav til entreprenøren. Derudover er der løbende større og mindre renoverings- og byggeopgaver ude i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede, at det skal sikres via Boligkontoret Danmarks byggeafdeling, at der i forbindelse med kommende byggeopgaver indarbejdes arbejdsklausuler i kontrakten med Side 4 af 7

5 entreprenøren, der sikre ordentlige løn og arbejdsvilkår, samt i øvrigt at følge BL s anbefalinger på området, så klausulerne også indeholder kædeansvar. Det skal undersøges hvordan standardkontrakter i Boligkontoret Danmarks Bygge afdeling er udformet, og om der tages højde for arbejdsklausuler. Ad 09 Nybyggeri Intet til drøftelse. Ad 10 Afdelingerne Jørgen har meldt afbud til mødet, men han oplyser, at han ikke har aktuelt nyt fra afdelingerne, siden sidste møde. Afd Beboer har ansøgt om opsætning af hegn på 1,80 m, - trods anbefalingen i vedligeholdelsesreglementet siger 1,60 m. Beboeren vil gerne kunne side ugeneret på sin terrasse, og ønsker derfor et hegn på 1,80. Terrassen grænser lige op til et fællesareal, og det er velbegrundet at hegnet ønskes i den højde. Der kan ikke rejses krav om at hegnet kun må være 1.60, så længe de kommunale regler og hegnstilsynet tillader 1,80 m. Afd Fortsat klager fra beboerne over larm fra rågekolonien i den nærliggende skov. Jørgen har skrevet til kommunen. Kommunen rykkes for handling. Afd Beboerne i rækkehusene klager over, at vinduer og døre generelt er i dårlig stand. Det skal op på den foranstående markvandring, hvor Edel deltager. Afd Der er nu aftalt møde for markvandring. Afdelingerne lukket punkt. Taget til efterretning. Ad 11 Status på udlejningen 7 ledige boliger, heraf 2 familieboliger reserveret, - 5 ledige i de kommunale. Ingen tomgange. Udviklingen følges. Taget til efterretning Ad 12 Økonomi Intet til drøftelse. Side 5 af 7

6 Ad 13 Åbent punkt Stort tillykke til Fritidsudvalget der i lørdags d. 11. juni 2016, på Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde vandt BDK-Prisen og en præmie på kr Diplomet skal hænge i Fælleshuset i Vesterparken, - hvor Fritidsudvalget har base. Ad 14 Evaluering af mødet Enstemmigt, at det var et rigtigt godt og konstruktivt møde, men igen, - et meget lange møde.. Ad 15 Eventuelt Intet til drøftelse. Der er aftalt følgende møderække Mandag d kl Mandag d kl OB møde OB møde Mødeplan for resten af året og møder forår 2017 aftales på mødet d , - så husk jeres kalender! Mødet slut: Referat udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne og Boligkontoret Danmark. Referent: Conny Bruun Odense d Side 6 af 7

7 Bestyrelsens underskrift: Edel Andersen Karina Rasmussen Frans Steenholdt Diana Fjeldstad Flemming Petersen Connie Hald Susanne Lindhardt Side 7 af 7