SYDDJURS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 23 SIDE LØBENDE REVISION 2015

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Thors Bakke 4, 2., Box 4002 DK-8900 Randers C CVR-nr SYDDJURS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 23 SIDE LØBENDE REVISION 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Personsager på det sociale område Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Økonomihåndbog Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentrale besøg REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere Lønudbetaling til kommunens direktion REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager PERSONSAGER VEDRØRENDE TILBUD TIL BØRN OG UNGE MED SÆRLIGE BEHOV LØBENDE FORVALTNINGSREVISION Generelt Det specialiserede socialområde for voksne

3 498 Til Syddjurs Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Syddjurs Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 18). Revisionen har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2015 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Forsikrede ledige Tabt arbejdsfortjeneste For det nærmere indhold henvises til afsnit 6.3.

4 499 Vi har i april 2016 modtaget en redegørelse fra forvaltningen vedrørende en række iværksatte tiltag på områderne, som skal sikre, at sagsadministrationen forbedres. Nogle af tiltagene er iværksat i 2015 og yderligere initiativer til forbedring af sagsadministrationen er iværksat eller vil blive iværksat i Herudover har forvaltningen i 1. og 2. kvartal 2015 været voldsomt udfordret af alvorlige it-problemer, som har påvirket sagsbehandlingens kvalitet i forhold til rettidig sagsbehandling. Dette afspejler sig i nogen grad i de fejl og mangler vi har konstateret i forbindelse med vores revision. Vi vil foretage opfølgning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2016 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har fået oplyst, at der er taget en række initiativer til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet ligesom området er tilført flere personalemæssige ressourcer. De iværksatte initiativer har medført en løbende forbedring af sagsbehandlingen kvalitet og med de tilførte personalemæssige ressourcer og styrkelse af den faglige ledelse forventes det, at der fremadrettet ses en forbedret kvalitet i sagsbehandlingen på området. For det nærmere indhold henvises til afsnit 7. Vi vil foretage opfølgning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2016 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger: Personsager på det sociale område Vi har i tidligere revisionsberetninger afgivet revisionsbemærkninger om personsager på det sociale område vedrørende kontanthjælp, uddannelseshjælp og sygedagpenge. Vi har foretaget opfølgning herpå i 2015 og vi har konstateret, at der fortsat er behov for en opstramning af sagsadministrationen på områderne, da der konstateres fejl og mangler i de gennemgåede sager jfr. afsnit 6.3 i denne revisionsberetning. Vi kan således endnu ikke afslutte de tidligere afgivne revisionsbemærkninger på områderne. Vi har i april 2016 modtaget en redegørelse fra forvaltningen vedrørende en række iværksatte tiltag på områderne, som skal sikre, at sagsadministrationen forbedres. Nogle af tiltagene er iværksat i 2015 og yderligere initiativer til forbedring af sagsadministrationen er iværksat eller vil blive iværksat i Herudover har forvaltningen i 1. og 2. kvartal 2015 været voldsomt udfordret af alvorlige it-problemer, som har påvirket sagsbehandlingens kvalitet i forhold til rettidig sagsbehandling. Dette afspejler sig i nogen grad i de fejl og mangler vi har konstateret i forbindelse med vores revision. Vi vil foretage opfølgning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2016 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen herom. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Økonomihåndbog Vi har gennemgået kommunens økonomihåndbog og herunder vurderet om håndbogen fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis.

5 500 Det er fortsat vores opfattelse, at økonomihåndbogen i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af økonomihåndbogen fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt økonomihåndbogens bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i økonomihåndbogen. Det fremgår af økonomihåndbogens afsnit 7.5, at ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Dette betyder, at kun én person som hovedregel er involveret i bogføring og betaling. Der er således ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, kontrol af manuelle bilag samt krav til indhold og omfang af de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn herunder stikprøvevis kontrol af bilag og dokumentation for den udførte kontrol. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomisk sekretariat, løbende følger op på, om de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkelig ajour med bilagsbehandlingen. De reviderede bilag er generelt konteret efter Social- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler og korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 31. august 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i økonomihåndbogen om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder.

6 501 Økonomisk sekretariat har i et underbilag til økonomihåndbogen beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret, at enkelte konti ikke var afstemt i henhold til afstemningsterminerne, enkelte konti indeholdt poster af ældre dato samt at nogle afstemninger manglede dato for, hvornår mellemværenderne var opstået. Økonomisk sekretariat har foretaget opfølgning på afstemningernes indhold ved regnskabsafslutningen for 2015 og vi har konstateret, at forholdene er bragt på plads. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som kan sikre en løbende afstemning af balancens poster. 3.4 Decentrale besøg Formål og omfang Vi har efter aftale med kommunen i oktober 2015 foretaget besøg på 4 institutioner med decentral administration. Formålet med besøgene har været at se, om bestemmelserne i kommunens økonomihåndbog efterleves. I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Udførelse af ledelsestilsyn Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Decentral indtægtsadministration Decentral lønindberetning Udførelse Vi har foretaget besøg på følgende steder: Materielgården Ebeltoft skole Køkken/cafe på ældreområdet Genbrugsbutikken under Projektcenter Syddjurs Vurdering af forretningsgang m.v. blev foretage ved interview med de områdeansvarlige medarbejdere samt ved gennemgang af diverse materiale. Ved besøg på Materielgården konstaterede vi, at ledelsestilsynet, herunder den stikprøvevise kontrol af bilag ikke var dokumenteret. Endvidere var Materielgården ikke bevist om, at dokumentation for ansættelse af medarbejdere skal arkiveres i Acadra. Vi har efterfølgende fået oplyst, at ledelsestilsyn og stikprøveviskontrol af bilag vil blive dokumenteret elektronisk samt at dokumenter vedrørende ansættelser vil blive arkiveret i Acadra. Ved besøg på Ebeltoft skole konstaterede vi, at stikprøvevis kontrol af bilag blev foretaget manuelt. Vi har fået oplyst, at kontrol med bilag fremover dokumenteres elektronisk. Ved besøg på Køkken/cafe på ældreområdet har vi konstateret, at kontrol af kontantsalg fra cafe og indsætninger i pengeinstitut foretages af samme person. Der er dermed ikke funktionsadskillelse og der er ikke etableret en intern kontrol heraf. Ved besøg hos Genbrugsbutikken konstaterede vi, at der ikke var en aktuel beskrivelse af ledelsestilsynets udførelse. Endvidere var der som et led i ledelsestilsynet ikke foretaget stikprøvevis kontrol af bilag

7 502 i Endelig konstaterede vi, at der ikke var udført kontrol af om alt kontantsalg fra butikken blev indsat i pengeinstitut. Vi har efterfølgende fået oplyst, der vil blive foretaget stikprøvevis kontrol af bilag for 2015 samt udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse for salg fra Genbrugsbutikken. Som det fremgår af ovenstående har vi ved vores besøg konstateret, at der på steder med kontantsalg ikke er funktionsadskillelse mellem den person som forstår for kontrol af den daglige omsætning og de indsætninger, der foretages i pengeinstitut. Dette øger risikoen for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl (besvigelser). Vi skal anbefale, at der fastlægges generelle retningslinjer for kontantsalg. I den forbindelse har Økonomisk sekretariat oplyst, at man er opmærksom på problematikken og der arbejdes på en løsning. Vi har fået oplyst, at Økonomisk sekretariat vil iværksatte et uddannelsesforløb for ledere vedrørende udførelse af ledelsestilsyn, funktionsadskillelse, interne kontroller m.v. 4 Revision af kommunens interne it-kontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2015 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, lønsystem, Windows AD og sikkerhedssystemet KSP CICS, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefaling: Vi anbefaler, at kommunen implementerer en forretningsgang for indhentning og vurdering af de årlige revisorerklæringer fra KMD A/S som it-serviceleverandør. Anbefalingen er videreført fra Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefaling:

8 503 Vi anbefaler, at kommunen udfører risikovurderinger af den forretningsmæssige af afhængighed af it-systemer i overensstemmelse med de fastlagte regler herfor, og at kommunen beskriver og implementerer procedurer for disse risikovurderinger. Risikovurderinger bidrager i høj grad til fastlæggelse af et, for kommunen, korrekt informationssikkerhedsniveau. Vores øvrige anbefalinger er meddelt it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen af vores itrevision. 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2015 til 31. august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 20 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på de steder, der er omtalt i afsnit 3.4 i denne revisionsberetning. Der er foretaget kontrol af 9 sager vedrørende særydelser. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger godkendte ansættelsesbreve, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og forhåndsaftale, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalt ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. I følge kommunens hidtidige kontrolinstruks skal der foretages en stikprøvevis kvalitetskontrol af alle nyansættelser. Kontrollen skal foretages kvartalsvis og den skal omfatte mindst 3 ny-ansættelser pr. lønkonsulent. I forbindelse med revisionen i september 2015 konstaterede vi, at denne kontrol fortsat ikke var udført siden 2. kvartal Kommunen har i april 2016 udarbejdet en ny kontrolinstruks og det er oplyst, at kontrollen vil blive genoptaget. I følge kommunens hidtidige kontrolinstruks skal der foretages kontrol af udbetalinger til ansatte i Økonomisk sekretariat og HR med adgang til OPUS løn hver måned. I forbindelse med revisionen i september 2015 konstaterede vi, at denne kontrol ikke var foretaget. Da kommunen anvender faciliteter i lønsystemet, der sikrer, at en lønmedarbejder ikke kan indberette på eget cpr. nr. er kontrollen ikke udført. Kommunen har i april 2016 udarbejdet en ny kontrolinstruks, hvor kontrollen tilrettelægges mere hensigtsmæssigt og under hensyntagen, at der ikke kan indberettes på eget cpr. nr.

9 504 Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Vi har dog i lighed med tidligere år konstateret, at der for flere af de gennemgåede sager ikke forelå den fornødne dokumentation i Acadra. Vi skal anbefale, at der sættes fokus på området f.eks. ved kontrol af ny-ansættelser. Det er herudover vores opfattelse, kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. 5.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer for perioden 1. januar til 31. september Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Vi har dog konstateret enkelte fejl vedrørende manglende regulering af vederlag. Vi har efterfølgende konstateret, at reguleringerne er foretaget. 5.3 Lønudbetaling til kommunens direktion Vi har gennemgået lønudbetalinger til kommunens direktion for perioden 1. januar til 31. oktober Vores gennemgang har vist, at lønudbetalingen til kommunens direktion er foretaget i henhold til de gældende regler og de indgåede ansættelsesaftaler. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering

10 505 Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af 78 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. I Borgerservice har vi konstateret, at der ikke er foretaget stikprøvekontrol af 10 sygedagpengeindberetninger hver måned. Vi har henstillet, at kontrollen bliver udført i overensstemmelse med 8 i bekendtgørelse om digital kommunikation via Nemrefusion, hvilket Borgerservice har taget til efterretning. Vi har ligeledes konstateret, at kontrol vedrørende alternative modtagere ikke kan dokumenteres, idet de kontrollerede lister ikke bliver gemt. Vi skal anbefale, at de kontrollerede lister bliver gemt, således kontrollen kan dokumenteres. Herudover har vi konstateret, at det af det udførte ledelsestilsyn for udbetaling af sygedagpenge ikke fremgår, hvad ledelsestilsynet har omfattet. Vi har efterfølgende fået oplyst, hvilke punkter der kontrolleres. Vi skal anbefale, at der udarbejdes tjekskemaer omfattende de punkter der skal kontrolleres. Herudover skal vi anbefale, at ledelsestilsynet fremover også omfatter kontrol af korrekt registrering i sygedagpengesystemet samt at ydelsen konteres korrekt. I Ydelsescentret har vi konstateret, at der er usikkerhed om, hvorvidt den udførte kontrol af personer med indberetningsadgang omfatter alle med indberetningsadgang til KMD-Aktiv. Vi har fået oplyst, at Ydelseskontoret har igangsat arbejde hermed, så det sikres. Herudover har vi konstateret, at der ikke foretages kontrol af korrekt kontering af udgifter til eventuelle tilbud eller mentor. Vi har fået oplyst, at punktet fremover vil indgå i ledelsestilsynet. I Jobcentret har vi konstateret, at der ikke er foretaget ledelsestilsyn med gamle fleksjob-sager samt fleksløntilskuds-sager. Vi har fået oplyst, at ledelsestilsynet hidtil har været udført som tematilsyn, men at det fremover vil blive tilføjet aftalen om ledelsestilsyn og udført i overensstemmelse hermed.

11 506 Herudover har vi konstateret, at enkelte kontrolpunkter på integrationsområdet ikke har været omfattet af ledelsestilsynet. Vi har fået oplyst, at de manglende kontrolpunkter vil blive indarbejdet og fremover indgå i tilsynet. På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, interne kontroller samt, at der administreres i overensstemmelse med disse. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På følgende områder har vi alene fundet mindre, ubetydelige fejl, uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning eller ingen fejl: Jobafklaring Fleksjob visitation og opfølgning Flekslønstilskud Kontanthjælp til personer omfattet af Integrationsloven Hjælp i særlige tilfælde Merudgifter til børn På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Forsikrede ledige Der er foretaget gennemgang af 6 sager, hvor der er konstateret følgende: Manglende rettidig afholdelse af 1. jobsamtale - konstateret i 2 sager Manglende rettidig afholdelse af efterfølgende jobsamtaler - konstateret i 3 sager Manglende rettidig afgivelse af tilbud - konstateret i 2 sager Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssige betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Kontanthjælp Der er foretaget gennemgang af 8 sager, som alle har givet anledning til kommentarer, der kan henføres til følgende: Manglende rettidig opfølgning - konstateret i 4 sager Manglende læse-, skrive- og regnetest - konstateret i 2 sager Indholdet i jobsamtalerne lever ikke op til LAB-lovens bestemmelser - konstateret i 4 sager Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssige betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger.

12 507 Uddannelseshjælp Der er foretaget gennemgang af 6 sager, som alle har givet anledning til kommentarer, der kan henføres til følgende: Manglende rettidig afholdelse af opfølgning - konstateret i 4 sager Manglende uddannelsespålæg - konstateret i 2 sager Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssige betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger. Sygedagpenge Der er foretaget gennemgang af 7 sager, hvor der er konstateret følgende: Manglende rettidig opfølgning konstateret i 7 sager Der er anvendt anden kontaktform end personlig samtale konstateret i 6 sager. Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssige betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger. Tabt arbejdsfortjeneste Der er foretaget gennemgang af 6 sager, som alle har givet anledning til kommentarer, der kan henføres til følgende: Fejl i beregningen af tabt arbejdsfortjeneste - konstateret i 3 sager Fejl i beregningen af pension - konstateret i 2 sager Manglende vurdering af sparede udgifter - konstateret i 5 sager Manglende opfølgning/bevilling - konstateret i 3 sager Manglende dokumentation/journalnotat vedrørende vurdering af omfang af tabt arbejdsfortjeneste - konstateret i 2 sager Forholdene har udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Integrationsprogram Der er foretaget gennemgang af 4 sager, hvor der er konstateret følgende: Manglende opfølgning på integrationskontrakt hver 3. måned konstateret i 2 sager Manglende integrationsplan konstateret i 2 sager Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssige betydning. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. Iværksatte tiltag til forbedring af sagsadministrationen Vi har i april 2016 modtaget en redegørelse fra forvaltningen vedrørende en række iværksatte tiltag på områderne, som skal sikre, at sagsadministrationen forbedres. Nogle af tiltagene er iværksat i 2015 og yderligere initiativer til forbedring af sagsadministrationen er iværksat eller vil blive iværksat i Herudover har forvaltningen i 1. og 2. kvartal 2015 været voldsomt udfordret af alvorlige it-problemer, som har påvirket sagsbehandlingens kvalitet i forhold til rettidig sagsbehandling. Dette afspejler sig i nogen grad i de fejl og mangler vi har konstateret i forbindelse med vores revision.

13 508 7 Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov Vi har i oktober 2015 efterprøvet om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandlingen) er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis. Revisionen har omfattet sager, der vedrører tilbud til børn og unge med særlige behov. Det er vores vurdering, at der er behov for øget fokus på sagsadministrationen. Der er foretaget gennemgang af 6 sager, som har givet anledning til kommentarer i 5 sager og som kan henføres til følgende: Børnefaglig undersøgelse er ikke afsluttet rettidigt konstateret i 2 sager Manglende handleplan konstateret i 2 sager Manglende opfølgning på handleplan konstateret i 3 sager Manglende opfølgning/vurdering af foranstaltningen konstateret i 4 sager Manglende børnesamtale konstateret i 2 sager Manglende tilbud om støtteperson jf. 54 stk. 1 konstateret i 2 sager Manglende undersøgelse af mulighederne vedrørende støtteperson jf. 68b stk. 4 konstateret i 2 sager På trods af ovenstående er det vores indtryk, at der har været iværksat foranstaltninger i de reviderede sager. Iværksatte tiltag til forbedring af sagsadministrationen Vi har fået oplyst, at der er taget en række initiativer til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet ligesom området er tilført flere personalemæssige ressourcer. De iværksatte initiativer har medført en løbende forbedring af sagsbehandlingen kvalitet og med de tilførte personalemæssige ressourcer og styrkelse af den faglige ledelse forventes det, at der fremadrettet ses en forbedret kvalitet i sagsbehandlingen på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov. 8 Løbende forvaltningsrevision 8.1 Generelt Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om kommunalbestyrelsen og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1, 3.2 og 3.3 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 5.1 om forretningsgange og sagsrevision på løn og personaleområdet Afsnit 6.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder

14 Det specialiserede socialområde for voksne Formål Formålet med forvaltningsrevisionen har været at afdække om kommunen i sin styring af området har taget relevante styringsmæssige skridt i forhold til at sikre en sparsommelig, produktiv og effektiv indsats på det specialiserede voksenområde. Forvaltningsrevisionen afdækker ikke graden af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i den enkelte kommune, men derimod om kommunen anvender styringsteknologier og værktøjer, som sikrer kommunen forudsætningerne for en hensigtsmæssig styring af disse forhold. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab Metode Forvaltningsrevisionen består konkret af en screening af kommunens nuværende styringspraksis og udgiftsniveau med henblik på at vurdere hensigtsmæssigheden af den nuværende styring samt identificere eventuelle opmærksomhedspunkter, som bør håndteres i den fremadrettede styring af området. Konkret er der foretaget en screening af følgende forhold: Screening af den økonomiske udvikling (udgiftsudvikling og budgetafvigelse) Screening af den faglige og økonomiske styring, herunder - Overordnet vurdering af faglig og økonomisk styring - Faglig styring/myndighedsudøvelse - Økonomisk og strategisk styring Ved screeningen er kommunen bedt om at besvare et spørgeskema vedrørende faglig, økonomisk og strategisk styring, hvor de konkrete spørgsmål er formuleret med baggrund i gældende lov eller konkrete anbefalinger opstillet til kommunernes styring af området. Kommunens egen besvarelse er sammenlignet med besvarelser fra de ca. 40 kommuner, som BDO i år har gennemført en tilsvarende forvaltningsrevision for. Vi har i februar 2016 afholdt et dialogmøde med kommunen om resultatet af forvaltningsrevisionen, og kommunen har i forbindelse hermed modtaget oplæg indeholdende tabelmateriale, som ligger til grund for den overordnede konklusion på forvaltningsrevisionen. Screening af økonomisk udvikling Screening af den økonomiske udvikling viser, at Syddjurs Kommune i perioden fra regnskab til oprindeligt budget 2015 oplever en markant højere udgiftsstigning inden for det specialiserede socialområde end tilfældet er for såvel landsgennemsnittet som gennemsnittet blandt kommunerne i Region Midtjylland. Tendensen vedrører specielt en udgiftsstigning inden for det store bostøtte- og døgnområde SEL 85, 107 og 108 samt 96. Screeningen viser videre, at Syddjurs Kommune i forhold til udgifter til SEL 96 pr. indbygger ligger markant over såvel landsgennemsnittet som gennemsnittet blandt kommunerne i Region Midtjylland. Screeningen viser også, at Syddjurs Kommune i perioden har leveret relativt lave budgetafvigelser på tværs af de undersøgte paragrafområder, når der sammenlignes med gennemsnittet på landsplan såvel som for kommunerne i regionen. Screeningen viser dog også, at det primært er inden for det store bostøtte- og døgnområde SEL 85, 107 samt 108, at der er lave budgetafvigelser, mens der inden for det øvrige undersøgte områder i de belyste år har været større tendens til budgetafvigelser. I forbindelse med dialog om forvaltningsrevisionen med kommunen er BDO blevet gjort opmærksom på, at kommunen har en ledelsesmæssig opmærksomhed på de stigende udgifter indenfor området, og dels har en god forståelse af baggrunden for stigningen, herunder en væsentlig vækst i antallet af særligt dyre enkeltsager, og dels har gennemført en budgetanalyse i 2015, som har resulteret i implementeringen af en række forslag, der forventes at tilvejebringe omstillings- og effektviseringspotentialer indenfor blandt andet 96, 85 samt 100 i forhold til budget , og som derved vil resultere i et mindsket udgiftsbehov til området. Ligeledes forventes der at skulle gennemføres supplerende budgetanalyser i de kommende år.

15 510 Screening af faglig styring Screening af den faglige styring viser tilstedeværelse af et relevant fagligt fokus på de afdækkede forhold, hvor man er i gang med en systematisk implementering af VUM. Kommunen vurderer, at der et udviklingspotentiale i forhold til den digitale løsning på området, og der er derfor igangsat et arbejde med at videreudvikle en ledelsesinformationsløsning, som kan understøtte, at man ud over det nuværende overblik på sagsniveau får relevant ledelsesinformation på kommuneniveau. Derudover har kommunen også identificeret et behov for en øget kvalitetskontrol af myndighedsudøvelsen fremadrettet. Screening af økonomisk styring Screening af den økonomiske styring viser, at der er et styringsmæssigt fokus på de afdækkede forhold, men der samtidigt er identificeret et potentiale for videreudvikling inden for en række områder, herunder styrkelse af budgetforudsætninger i forhold pris, aktivitet og flow/progression samt en systematisk tilgang til resultat- og effektstyring. Randers, den 1. juni 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Torben Rohde Pedersen Statsautoriseret revisor Ole Nielsen Registreret revisor