Udbudsbetingelser Annoncering af kontrakt om totalrådgivning på ombygningsprojekt på Milnersvej 40 i Hillerød 17. september 2013

Transkript

1 Udbudsbetingelser Annoncering af kontrakt om totalrådgivning på ombygningsprojekt på Milnersvej 40 i Hillerød 17. september 2013

2 1. Ordregivende myndighed HF & VUC Nordsjælland Milnersvej Hillerød Kontaktperson: Økonomichef Thomas Larsen Mail: 2. Baggrund for annonceringen Ejendommen på Milnersvej 40 i Hillerød blev opført i 2001 og er på kvadratmeter fordelt på kælder, stue og 1. sal, heraf kvadratmeter fællesareal. Ejendommen blev i 2010 udmatrikuleret i tre ejerlejligheder. HF & VUC Nordsjælland købte en ejerlejlighed i 2010 i forlængelse af kommunalreformen, og har i 2013 købt endnu en ejerlejlighed. Institutionen ejer således to af de tre ejerlejligheder som har et samlet nettoareal på kvadratmeter. Der er opstået behov for ombygning af dele af de to ejerlejligheder for herved at etablere nye undervisningslokaler, lærerforberedelsesfaciliteter, studieværksted, kursistmiljøfaciliteter og administrationskontorer. Ombygning skal primært ske i den netop erhvervede ejerlejlighed på nettokvadratmeter, som står delvist ubenyttet hen. Der er altså tale om ombygning af eksisterende bygning og det endelige omfang af projektet kan justeres som en del af projekteringen. HF & VUC Nordsjælland ønsker at indgå kontrakt om totalrådgivning til den omtalte ombygning. Totalrådgiverkontrakten indeholder gennemførelse af faserne: dispositionsforslag, hovedprojekt, gennemførelse af udbud, byggeledelse og frem til og med 1 års syn. Ombygningen skal tilgodese og indpasses sammen med den eksisterende bygning. 3. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består, udover nærværende udbudsbetingelser, af: Bilag 1: Skabelon til tro og love erklæring Bilag 2: Skabelon til virksomheds- og regnskabsoplysninger Bilag 3: Oversigtstegning over de to ejerlejligheder

3 4. Udbudsform Udbuddet afholdes i overensstemmelse med Tilbudslovens afsnit II, idet ordregiver har vurderet, at kontraktens værdi ikke overstiger Udbudsdirektivets tærskelværdier. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud uden forudgående prækvalifikation. Udbuddet er offentliggjort på udbud.dk den 18. september Den udbudte opgave 5.1 Overordnede mål Den udbudte opgave skal omfatte samtlige nødvendige arkitekt- og ingeniørydelser for ombygningens planlægning, myndighedsgodkendelse, projektering, udbud, udførelse, færdiggørelse, ibrugtagning og 1-årsgennemgang. Opgaven udføres og koordineres i samarbejde med HF & VUC Nordsjælland. Rådgivningen vil som minimum omfatte alle nødvendige arkitekt- og ingeniørydelser for ombygningens fuldstændige færdiggørelse herunder bl.a. følgende discipliner: Konstruktion inklusiv statiske beregninger Kloak og afløb Vandinstallation Varmeinstallation Elinstallation (herunder netværk, dataforsyning samt elektronisk styring af teknik m.v.) Ventilation Akustik Energiberegning Sikkerhedskoordinering i forbindelse med projektering og udførelse (plan for sikkerhed og sundhed, sikker byggeplads m.v. ved koordinator med lovpligtig sikkerhedsuddannelse) I det omfang tilbudsgiver ikke råder over enkelte eller flere af fagene, er det muligt at medtage disse i underrådgivning, og/eller at flere rådgivere indgår konsortiedannelse, se i øvrigt pkt. 7 Krav til tilbud. HF & VUC Nordsjælland forestiller sig som minimum følgende faser af projektet: Udarbejdelse af ideoplæg og program, herunder overordnet disponering, arkitektonisk udformning, materialer og detaljering Udarbejdelse af byggebudget Udarbejdelse af myndighedsprojekt/-ansøgning

4 Afholdelse af udbud herunder udarbejdelse af udbudsmateriale, gennemførelse af udbud/licitation, kontrahering mm. Indhold og disponering af udbudsmateriale, udbudsform m.v. koordineres med HF & VUC Nordsjælland Byggeledelse herunder afholdelse af byggemøder, udarbejdelse af byggemødereferater, fagtilsyn mm. Tilbudsgiver er ansvarlig for sikkerheds- og arbejdsmiljøkoordinering i projekteringen. Sikkerheds- og arbejdsmiljøkoordineringen i udførelsesfasen kan overdrages til en eventuel hovedentreprenør. Færdiggørelse af ombygningen, opretning af fejl og mangler, udarbejdelse af mangelnotater, overholdelse af entreprenørens tidsplaner, evt. dagbod etc. Totalrådgiveren har ansvar for byggeøkonomien under hele ombygningen. Tilbudsgiver afleverer endeligt byggeregnskab. Afholdelse af 1-årsgennemgang. Tilbudsgiver har ansvar for at udbedring af mangler bliver foretaget Udarbejdelse af afsluttende projektdokumentation herunder tegninger as built, tekniske diagrammer, datablade for tekniske installationer, materialer, byggekomponenter, farvekoder m.v. Udarbejdelse af drift og vedligeholdelsesmappe minimum med datablade for materialer, overflader, farvekoder, anvisninger til rengøring, vedligeholdelse, servicering af tekniske installationer, kontaktdata på leverandører m.v. 5.2 Kontraktforhold Der vil blive indgået kontrakt på baggrund af tilbudsgivers forslag. 6. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med de angivne procentsatser: Pris: 50% Kvalitet: 50% 6.1 Pris Ved evaluering af kriteriet pris vil det blive vurderet, hvilken af tilbudsgivernes tilbudte honorarsats, der er den laveste. 6.2 Kvalitet Ved evaluering af kriteriet kvalitet vil det blive vurderet hvilken tilbudsgiver, der på baggrund af den fremsendte procesbeskrivelse, fremsendte referencer, cvér, samt udkast til kontrakt, tilbyder den bedste kvalitet.

5 7. Krav til tilbud HF & VUC Nordsjælland lægger vægt på, at den vindende tilbudsgiver har erfaring med at arbejde med offentlige institutioner herunder især skoler. Da det vil være nødvendigt at gennemføre ombygningen i løbet af kursusåret, stilles der endvidere skærpede krav til: Planlægning og koordinering med HF & VUC Nordsjælland om skolens dagligdag og brug Sikkerhedskoordinering og gennemførelse af en sikker byggeplads under projektering og udførelse af ombygningen, og der må tages særligt hensyn til kursisters, læreres og øvrige personales sikkerhed og til at skolens undervisning skal kunne finde sted samtidig. For at gøre det muligt at vurdere den tilbudte kvalitet i forhold til projektering, planlægning og gennemførelse af projektet, skal tilbudsgiver indlevere: 7.1 Overordnet procesbeskrivelse En overordnet procesbeskrivelse på max. fire A4 sider, som beskriver tilbudsgiverens kompetencer, og hvorledes tilbudsgiver forestiller sig at udføre rådgivningen i de enkelte faser, herunder koordineringen med HF & VUC Nordsjælland. Det skal af tilbuddet fremgå hvorledes tilbudsgiver bliver organiseret, herunder hvilke fag rådgiveren råder over i eget firma, henholdsvis de respektive firmaer i en konsortiedannelse, samt hvilke fag, der medtages i underrådgivning. Tilbuddet skal afspejle, at tilbudsgiver har forstået opgaven. 7.2 CVér CVér for de relevante personer, rådgivergruppen påtænker at anvende til opgaven. 7.3 Referencer Det er et krav, at der afleveres tre til fem relevante referencer fra den samlede totalrådgivergruppe. Referencer vedr. totalrådgivning af nybygning/tilbygning/ombygning af offentlige institutioner, herunder skoler. Referencer må maksimalt være tre år gamle. 7.4 Nøgletal Jf. bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om nøgletal for statsbyggerier m.v. Tilbudsgivere skal aflevere nøgletal om kundetilfredshed for de betydeligste tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år efter reglerne i ovennævnte bekendtgørelse (dvs. et eller flere relevante faktablade ). Hvis tilbudsgiver har fået beregnet nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver tillige aflevere supplerende oplysninger efter reglerne i 6, herunder et vægtet gennemsnit for nøgletallene om kundetilfredshed samt oplysning om det

6 samlede antal evalueringer (dvs. en karakterbog ). Hvis tilbudsgiver ikke er i besiddelse af nøgletal beregnet efter bekendtgørelsens definitioner, skal tilbudsgiver aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens 6, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om de betydeligste tidligere præstationer inden for de seneste tre år, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på områderne. Udover ovennævnte procesbeskrivelse, cv er og referencer, skal tilbudsgiver indlevere: 7.5 Generelle firmaoplysninger Herunder de i annoncen på udbud.dk efterspurgte oplysninger og dokumentation, der er: Firmanavn, CVR-Nr., adresse, kontaktperson og adresse på kontaktperson. Tro- og love-erklæring om, at ansøgeren ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr jf. LBK nr. 336 af 13. maj Skabelon er vedhæftet nærværende udbudsbetingelser. Afgives der tilbud som konsortium, skal erklæringen udfyldes af alle deltagere i konsortiet. Oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, soliditetsgrad, samt egenkapitalen fra de seneste tre reviderede årsregnskaber. Skabelon til virksomheds- og regnskabs-oplysninger er vedhæftet nærværende udbudsbetingelser. Det er et minimumskrav, at der ikke er negativ egenkapital. Såfremt der bydes i konsortier skal alle konsortiedeltagere leve op til ovenstående minimumskrav. Der stilles i øvrigt ikke krav til den retslige form af konsortier, men det kræves, at alle medlemmer af konsortiet, skal hæfte solidarisk i forbindelse med udførelsen af kontrakten. Der skal tillige være udpeget en leder og ordfører for konsortiet. HF & VUC Nordsjælland forbeholder sig retten til at kræve, at der i kontrakten udpeges en fælles repræsentant for medlemmerne, der navnlig har fuldmagt til at udskrive fakturaer på vegne af de andre medlemmer af konsortiet. 7.6 Udkast til kontrakt Baseret på ABR 89 med tilbudsgivers eventuelle forslag til rettelser og tilføjelser. Kontrakt skal indeholde en fast honorarsats, forstået som en procentdel af alle entreprenøromkostninger inkl. uforudsete udgifter. Alle ydelser for projektets fuldstændige færdiggørelse jf. nærværende udbudsbeskrivelse samt generelle krav skal være indeholdt i den angivne honorarsats. Udgangspunktet for honorarudregningen er entreprenøromkostninger for ombygningen inkl. 10 % uforudsete omkostninger på maksimalt 6 mio. kr. ex moms.

7 Bemærk i den forbindelse, at omkostninger til byggetilladelse afholdes af HF & VUC Nordsjælland. 7.7 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i tre måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 7.8 Konsortier Såfremt flere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til HF & VUC Nordsjælland, og det skal af tilbuddet tydeligt fremgå, hvilken tilbudsgiver der optræder som kontraktansvarlig over for HF & VUC Nordsjælland, dvs. hvem HF & VUC Nordsjælland kan føre afklarende drøftelser med, med juridisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. 7.9 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud Forbehold Et tilbudsforbehold dvs. en reservation i tilbuddet kan føre til, at HF & VUC Nordsjælland afviser tilbuddet Honorar Der ydes ikke vederlag for afgivelse af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 8 Udbuddets forløb 8.1 Spørgsmål og svar, herunder tidsfrist Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet i udbudsfasen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette tilbud skal være skriftlige og rettes til: Økonomichef Thomas Larsen på mail: tla@vucns.dk Alle spørgsmål, der fremsendes senest fem hverdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest tre hverdage inden tilbudsfristens udløb jf. pkt. 9 i rammetidsplanen.

8 Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive fremsendt til tilbudsgivere, der har rekvireret udbudsmaterialet. 8.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest onsdag den 9. oktober kl Tilbuddet ønskes fremsendt i et original eksemplar og et elektronisk eksemplar (i pdf format) Tilbud skal sendes til/afleveres hos: HF & VUC Nordsjælland Milnersvej Hillerød tla@vucns.dk Tilbud skal være pakket i lukket kuvert, og være påført teksten: Tilbud totalrådgivning på ombygning 8.3 Åbning af indkomne tilbud Tilbuddene registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbud, der ikke er modtaget rettidigt, vil blive forkastet. Det vil ikke være muligt for tilbudsgiverne at være til stede ved åbningen af tilbuddene. 8.4 Gennemgang af de indkomne tilbud De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af, om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger, og om de lever op til minimumskravene. Tilbud, der lever op til minimumskravene og som ikke er kasseret på grund af forbehold mod grundlæggende elementer, vil blive vurderet i forhold til tildelingskriteriet, det økonomisk mest fordelagtige tilbud (jf. pkt. 6). 8.6 Aktindsigt Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud.

9 9 Rammetidsplan Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud Onsdag d. 18. september 2013 Besigtigelse Mandag d. 30. september 2013 kl på adressen Spørgefrist Onsdag d. 2. oktober 2013 Svar på spørgsmål Fredag d. 4. oktober 2013 Tilbudsfrist Onsdag d. 9. oktober 2013 kl Åbning af tilbud Onsdag d. 9. oktober 2013 Tildeling af aftale Torsdag d. 10. oktober 2013 Byggeriets ibrugtagning Senest primo maj 2014

10 Bilag 1 Tro- og love erklæring I henhold til bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, erklærer undertegnede tilbudsgiver ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr Nærværende erklæring afgives på vegne af følgende virksomhed: CVR-nummer: Firmastempel: Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift Bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen Bekræfter på tro- og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen Dato: Underskrift: Tro- og love erklæringen udfyldes og original returneres til ordregiver i underskrevet stand.

11 Bilag 2 Virksomheds- og regnskabsoplysninger Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn Adresse Postnr. og by Telefonnummer CVR-nr. adresse Web adresse Kontaktperson: navn, telefonnr., Selskabsform Antal ansatte Regnskabsoplysninger Virksomhedens egenkapital for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår i millioner dkk. Virksomhedens samlede omsætning for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår i millioner dkk. År: År: År:

12 Bilag 3

13

14