Ordregiver har valgt at anvende rammeaftale på samtlige delaftaler.

Transkript

1 Sagsnr (ny) Spørgsmål og svar Kontraktbilag 3 Udbud af trokar, staplere og relaterede forbrugsvarer 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-5 Nr. Spørgsmål Svar Modtaget Besvaret 1.1 Generelt Kunne det overvejes at ændre fra rammeaftaler til eksklusiv aftaler på nogle af delaftaler? Tidsplan Hvad ligger der i at der er to frister for spørgsmål hhv og 29.10? 1.3 Udbudsbetingelser pkt. 2.3 Er det muligt at få oplyst navnene på brugergruppens medlemmer? Ordregiver har valgt at anvende rammeaftale på samtlige delaftaler Som skrevet under er fristen vejledende for at samle svarene mest muligt. De to frister skal ikke ses som bindende, men som en vejledning til, at jeg inden disse dage forventer at få de fleste spørgsmål. På den måde er jeg fri for at uploade hele tiden og forstyrre min brugergruppe. Jeg vil så vidt muligt forsøge at svare på spørgsmål, som ligger udover indtil endelig frist for offentliggørelse af supplerende dokumenter og oplysninger Nej, det er ikke muligt. 1.4 Pkt Sprog- og formkrav Regionen beder om 10 eksemplarer ikkeskrivebeskyttede USB-nøgle og skriver at udbudskontraktbilag skal vedlægges i originalt format. Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger skal underskrives. Regionen bedes bekræfte om der skal vedlægges både PDF med underskrift samt word dokument uden underskrift, eller om word dokument blot skal USB-nøglen skal være identisk med den originale papirudgive med underskrifter i forhold til de bilag, som er anført i teksten. Der skal derfor ikke både være dokumenter med og uden underskrift, men blot dem med.

2 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-5 vedlægges uden underskrift. 1.5 Pkt.4 Tidsplan - Pkt. 8.2 Afprøvning I punk 4 tidsplan noteres dagene januar 2016 mens der i pkt. 8.2 skriver 1.og / eller 4. december Ordregiver bedes bekræfte den korrekte dato samt at det er alle og ikke udvalgte der bliver inviteret. 1.6 Generelt spørgsmål Giver kontrakten som det ofte ses - mulighed for at regionen kan købe f.eks. 20% af forbruget af et produkt/produktgruppe, hvor der ikke er indgået kontrakt på baggrund af udbuddet? Det er datoen d januar, som er korrekt. Det er alle konditionsmæssige tilbudsgivere, som inviteres til dagene. I invitationen vil frem nærmere tid og sted, hvilke produkter, der skal medbringes og hvor mange. De nærmere omstændigheder vil ligeledes fremgå af invitationen. Se svar i Udkast til kontrakt pkt Kontrakten omfatter alene de produkter, der er anført i Tilbudslisten i Kontraktbilag 2. Hvis Regionen herudover har brug for at indkøbe andre produkter vil dette ske inden for de udbudsretlige rammer. Redigeret svar Tidsplan Ifølge tidsplan (skema) Afprøvningsperiode OBS: Evalueringsdage d.12. og/eller 13. januar 2016 sammenholdt med 8.2 Afprøvning: Ordregiver forbeholder sig ret til at afprøve den tilbudte leverance som heldagsarrangement på Klinisk Institut, hvilket i så fald vil ske d. 1. og/eller 4. december 2015 Spørgsmål 1: Planlægges der både afprøvningsperiode i afdelingerne og afprøvning på grise? Spørgsmål 2: Kan det forventes at produktspecialisten kan undervise/vejlede i forbindelse med afprøvningen? Svar til spørgsmål 1: Der forventes kun afprøvning på grise. Svar til spørgsmål 2: Det er ikke meningen, at tilbudsgiver skal undervise, men i stedet have overblik over produkterne og yde support ved eventuelle spørgsmål fra brugergruppen, som vil stå for afprøvningen. 1.8 Tidsplan: Forventet levering / kontraktstart Kommentar: Det forekommer at årstallet bør være 2016 og ikke Korrekt. Forventet levering/ Kontraktstart er

3 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG Udbudsbilag 4: Vareprøver til produktpræsentation Spørgsmål: Ønsker regionen at leverandøren foretager en produktpræsentation for brugergruppen og i givet fald, hvornår? 1.10 Udbudsbilag 1-5 Udbuds bilagene er beskyttede og fremkommer med gule og grå farver, som baggrunds farve, i tekstfelter. Kan disse gule/grå farver fjernes. Nej der ønskes ikke produktpræsentation. Se endvidere svar til spørgsmål 1.5 og 1.7 Udbudsbilag 4 mangler i PDF-formatet tabeloversigten, som findes i det uploadet word-format. Det er korrekt, at bilaget er beskyttet. Derfor kan farverne ikke ændres, hvilket. De grå markeringer forsvinder ved udskrift, men ikke de gule Udbudsbetingelser pkt I Udbudsbetingelser pkt står der at materiale der ikke er efterspurgt ikke bliver læst. Betyder det at ordregiver ikke ønsker at modtage produktblade og brochurer på til tilbudte? 1.12 Pkt Opdeling af kontrakten; (Delaftale 13) For at øge konkurrencen på delaftale 13, bedes ordregiver overveje at ændre opfyldelse i forventet årligt forbrug fra 100% til 80%. Ordregiver ønsker ikke produktdatablade ved tilbudsafgivelsen, men i stedet sammen med vareprøverne, jf. udbudsbetingelser punkt 8.1 afsnit 2 bullet 8. Her fremgår det af teksten, at produktdatablade skal samles i en mappe og det skal tydeligt fremgå hvilke positioner de enkelte produktblade vedrører. Jf. svar til spørgsmål 2.2 er opfyldelsen ændret til 90 %. Ordregiver ændre yderligere krav til 13.1 så der nu står: Tilbudslisten SKAL opfyldes 80% Se venligst rettelseblad Udbudsbilag 1-5 ligger samlet i ét dokument. Ved aflevering af 10 eksemplarer af USB nøglerne beder I om at udbudsbilag 1 skal vedlægges alene. Det kan ikke lade sig gøre når udbudsbilaget ligger med 3 Krav i udbudsbetingelse 7.1 ændres fra: 10 eksemplarer på ikkeskrivebeskyttet USB-nøgle

4 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-5 de øvrige bilag og samtidig ønskes afleveret i samme format som offentliggjort. Derfor vil vi bede om at de 5 bilag lægges som særskilte dokumenter? indeholdende det samlede tilbud med bilag. Udbudsbilag 1 (Generelle oplysninger), Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse) samt Kontraktbilag 2 (Tilbudsliste) skal vedlægges USB-nøglen i det samme format som offentliggjort af ordregiver. Til: 3 eksemplarer på ikkeskrivebeskyttet USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med Bilag. 8 eksemplarer på ikkeskrivebeskyttede USB-nøgle indeholdende Udbudsbilag 1-5, Kontraktbilag 1 (kravspecifikation og løsningsbeskrivelse) samt kontraktbilag 6 (evt. dokumentation og beskrivelser) 1.14 Spørgsmål til Udbudsbetingelser pkt. 7.1 I beder om 10 USB nøgler hvor indholdet skal afleveres i samme format som offentliggjort. Et word dokument kan ikke underskrives hvis det skal underskrives bliver det et pdf dokument. Derfor vil vi bede jer ændre kravet således at dokumenterne kan afleveres i pdf-versioner, eller afleveres elektronisk uden underskrift. Underskriften vil fremgå af original eksemplaret 4 Se venligst rettelsesblad 2 Se svar til spørgsmål 1.4 samt 1.13 De dokumenter med underskrift, som er indeholdt i originaltilbuddet, som også skal være på USB-nøglen må gerne være i PDF

5 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.1 Generelt I kravspecifikationerne kan man ikke skrive noget i mindste krav felterne, er det meningen? Afgivelse af tilbud indebærer automatisk, at tilbudsgiver garanterer, at samtlige mindstekrav opfyldes. Der skal IKKE afgives besvarelse på mindstekravene Delaftale 13 Vil det da være muligt at ændre fra 100% til 90% af tilbudslisten der skal opfyldes? Man kan sige at da det er en rammeaftale vil kunden kunne købe den store pose hos en af de andre delaftalevindere. 2.3 Delaftale 13 Kan I venligst uddybe spørgsmål 13.6 vi er ikke sikre på at vi forstår spørgsmålet? Teksten er følgende: Det vægtes positivt, at formen understøtter, at præparatet orienteres i længderetningen og ikke falder ned i bunden. 2.4 Kontraktbilag 1. Kravspecifikation Delaftale 15. krav 13 og krav 14 Ergonomisk udformet produkt. Alle firmaer vil formentlig forsikre at de har en ergonomisk løsning. Da dette er en subjektivt vurdering ønsker vi at vide hvilke forventninger/dokumentation der ønskes for at bekræfte ergonomisk udformet? Sker jeres vurdering på baggrund af både besvarelse og vareprøvetest i uge 49? 5 Hvert mindstekrav er i 2. kolonne fra venstre markeret med MK. Jf. Kravspecifikationen fane Vejledning Ordregiver ændre krav 13.1, så der nu står: Tilbudslisten SKAL opfyldes 90% Se venligst rettelseblad 1 Det vægtes positivt, at posen med sin konstruktion er i en aflang form, så den er nemmere at udtage gennem port eller eventuel minimal hjælpeincision. I kravet er beskrevet, hvad der lægges vægt på. Vurderingen er ergonomi vil hovedsageligt tage udgangspunkt i vareprøvetest, men da det er et konkurrenceparameter skal leverandøren komme med en beskrivelse. Såfremt der foreligger dokumentation kan dette også noteres

6 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.5 Delaftale 2 pkt. 2.4: "Obturator og port SKAL være optisk og udformet til visuel adgang. Spørgsmål: Dette krav forekommer ikke relevant på 15 mm trokarer. Bør dette krav fjernes fra denne trokarstørrelse? her. Ordregiver fastholder kravet, men uddyb gerne, hvad der menes med relevans for 15 mm trokar. 2.6 Delaftale 9: Staplerhåndtag med magasin med/uden vinkling Spørgsmål: Overskriften på delaftalen antyder at det er staplere der er født med magasin er det korrekt, eller kan stapler og magasin leveres separat? Spørgsmål: Delaftaler 7+8 omhandler staplere med/uden vinkling. Hvad er således formålet med delaftale 9, idet disse produkter jo netop er omfattet af de foregående aftaler? Delaftale 9 er håndtag, og dermed ikke født med magasin. Vinklingen sidder i magasinet, hvilket også er begrundelsen for den særskilte delaftale. 2.7 Delaftale 1: I kravspecifikationen under generelle krav står der: Det vægtes højt, at insuffleringskanylen har en fjederanordning til tilbagetrækning af inderkanylen. Hvad menes der med tilbagetræning af inderkanylen Hermed menes, at insuffleringskanylen har en skarp inderkanyle, som automatisk trækker sig tilbage ved vævskontakt. Lignende anordning vægtes også højt Delaftale 12: I kravspecifikationen under generelle krav står der: Det vægtes positivt jo flere clips, der er pr. pakke. Tilbudsgiver bedes oplyse antal clips pr. magasin i tilbudslisten og her. I prislisten er der kun mulighed for små pakker i str. M/L og L. Betyder det at ordregiver ikke vil have tilbud på magasiner med flere clips end 6-9 stk for str M/L og L? Vi har intet forbrug på store magasiner til str. M/L og L, hvorfor der kun udbydes 6-9 stk. i M/L og L. Der ønskes altså ikke tilbud på magasiner med flere clips. Ved evalueringen anses 6 stk. for tilfredsstillende

7 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.9 Spørgsmål til delaftale 12 Kunne I overveje at ændre kravet til 80% af tilbudslisten i stedet for 90%. Ordregiver ændre krav 12.1, så der nu står: Tilbudslisten SKAL opfyldes 80% Delaftale 8 - Lineært skærende stapler uden vinkling / Skopisk kirurgi, pkt. 8.4; For at øge konkurrencen opfordres ordregiver til at ændre kravet om 3 rækker clips til 2 rækker clips. Se venligst rettelseblad 2 Ordregiver ændre krav, så der nu står: Der SKAL tilbydes 3 min. 2 rækker clips på hver side af kniven Dette ændres for delaftale 7, 8 og 9. Se venligst rettelseblad Delaftale 13 Præparatpose med bøjle og snor skopisk kirurgi Svar kommer senere : Hvilket mål for trækstyrke ønskes? 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE 3.1 Andet Ved aflevering af Kontraktbilag 2 Vi byder kun på en delaftale. Er det i orden at slette de øvrige delaftaler i excel-dokumentet således at det kun er delaften vi byder på der fremgår af det det afleverede materiale. Dette vil være helt fint. 3.2 Delaftale 6: Idet der efterspørges specifikke magasinlængder i modsætning til intervaller (som f.eks. i delaftaler 7, 9, 11, 12 og 13) udelukkes vi fra hele delaftalen, idet vi 7 Ordregiver ændre krav 6.1, så der nu står: Tilbudslisten SKAL opfyldes 90%

8 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE ikke kan levere en enkelt længde. Spørgsmål: Kunne man med fordel i kravspecifikationerne pkt. 6.1 i stedet skrive: Der skal bydes ind på minimum 3 af længderne således at flere leverandører kan byde ind på delaftalen? Se venligst rettelseblad Delaftale 8: Idet der efterspørges specifikke magasinlængder i modsætning til intervaller (som f.eks. i delaftaler 7, 9, 11, 12 og 13) udelukkes vi helt fra delaftalen. Spørgsmål: Kunne man i Delaftale 8 beskrive intervaller på magasinlængderne f.eks mm så flere leverandører kan byde ind på aftalen? 3.4 Delaftale 9 pkt Spørgsmål: Clipserækker i forskellig højde - dette er et funktionsprincip, som efter vores opfattelse kun anvendes af en enkelt leverandør. Andre leverandører anvender andre funktionsprincipper som f.eks. Gripping Surface Technology og 3-D Staple Formation. De enkelte principper kan efter vores opfattelse vises ved produktpræsentationen. Spørgsmål/Kommentar: Vi mener, at delaftale 9 bør udgå idet den henvender sig specifikt til et firma og således er konkurrenceforvridende. Ordregiver ændre tilbudslistens delaftale 8, så der nu er indsat et interval på mm i tilbudslisten. Se venligst rettelseblad 1 Delaftale 9 henvender sig ikke til et specifikt firma, da der i følge vores oplysninger er konkurrence på markedet. Med Clipserækker i forskellig højde menes, at clipsehøjden kan variere og er ikke ment som et specifikt funktionsprincip, som kollidere med de nævnte. Såfremt de nævnte funktionsprincipper udgør det samme som forskellig clipsehøjde, er dette tilstrækkeligt for at byde ind. 3.5 Delaftale 12 I tilbudslisten står der i delaftale 12: Disse kolonner skal IKKE besvares i tilbudslisten, og er derfor overstreget

9 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE Plasttype Arbejdslængde på skaft (excl. håndtag) Hvordan skal vi besvare dette når der er tale om titanium clips uden skaft? 3.6 Delaftale 2 punkt 2.1, 2.4, 2.8: Accepteres en kortere længde end anførte 75-80mm? Kan en længde på 55-60mm accepteres? 3.7 Delaftale 2 og 16: Er det bevidst dobbeltforpakninger (Dual Pack) er udeladt? Dette kunne betyde en yderliger besparelse for regionen. 3.8 Delaftale 11: Er det muligt at få opdelt størrelserne af Clips da langt det største forbrug er på M/L størrelsen? Alternativt kunne procent andel nedsættes til 66% for kvalificering? 3.9 Delaftale 13: Er det muligt at få opdelt størrelserne af Præparatposerne? Alternativt få nedsat den procentvise andel for kvalificering? 4.0 Delaftale 7 - Lineært skærende stapler med vinkling / Skopisk kirurgi; For at øge konkurrencen opfordres ordregiver til at ændre port-størrelsen fra 12mm til 15mm på position Svar kommer senere Se venligst mindstekrav 2.8 og 16.8, som har følgende ordlyd: Tilbudsgiver SKAL kunne levere flere trokarer og porte i samme pakke efter ønske fra ordregiver uden pakkeomkostning. Ordregiver har ændret det til 90% jf. udbudsbetingelsernes pkt Se svar til spørgsmål Svar kommer senere

10 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE 7.7. og i tilbudslisten. 4.1 Delaftale 9 Stablerhåndtag med magasin med / uden vinkling; For at øge konkurrencen opfordres ordregiver til at ændre port-størrelsen fra 12mm til 15mm på position og i tilbudslisten. 4.2 Delaftale 7 Lineært skærende stapler med vinkling / skopisk kirurgi: : Hvordan defineres længden på skaftet? Hvad definerer længden på skaftet? Svar kommer senere Længden på skaftet defineres som længden fra slutningen af håndtaget til spidsen af stapleren Delaftale 9 Staplerhåndtag med magasin med / uden vinkling: Position leveres UDEN magasin Skal håndtagene leveres med magasin og hvilken størrelse magasin er der så tale om? Kan delaftalen adskilles i magasiner med lige høje clips ( ) og clipserækker i forskellig højde ( )? Position fastholdes, så magasiner i lige og forskellige højder forbliver på samme delaftale. 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG Pkt.6.1. Generelt; Ordregiver skriver at leverandøren senest 5 uger inden kontraktperiodens start skal udfylde og fremsende varedeklarationer, produktbeskrivelser og aftalegrundlaget med resterende oplysninger om antal enkelt stk. per primær (N1), Sekundær (N2) og tertiær (N3) pakkeenhed samt per palle. Grundet forskubning af tidsplanen bedes regionen overveje at ændre til 3 uger, da der ikke vil være 5 uger fra kontraktunderskrivning til kontraktstart. Derved Ordregiver fastholder de 5 uger, da vi ellers ikke vil kunne nå implementeringen via vores indkøbssystem. Da Ordregiver er bevidst om den stramme tidsplan, vil vi anmode om oplysningerne allerede i forbindelse med tilsagn. Såfremt det ikke kan nås inden de 5 uger, forventes det hurtigst muligt. 10

11 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3 - undgår leverandørerne at bruge ressourcer på ikke vundne delaftaler. 4.2 Pkt Prisregulering i opadgående retning; Ordregiver bedes uddybe hvilken form for dokumentation der kræves når Danmarks Statistiks Nettoprisindeks i sig selv ikke betragtes som tilstrækkelig. 4.3 Pkt Fakturaens form og indhold (bulet 12); Ordregiver bedes uddybe hvorfor varekode i henhold til EU s varenomenklatur kræves. 4.4 Pkt Fakturaens form og indhold (bulet 13); Arten af de forskellige varer skal oplyses på fakturaen. Forskellige regioner har forskellige arts definitioner af produkterne og det er derfor yderst vanskeligt for leverandørerne at påføre dette på fakturaen. Arten vil i langt de fleste tilfælde indgå i varebetegnelsen og regionen opfordres derfor til at fjerne dette krav. 4.5 Pkt Ændringer i krav; 20 dages varsel anses ikke for at være en rimelig eller realistisk tidshorisont da store ERP systemer skal justeres. Regionen opfordres til at ændre varslet til 6 måneder Prisregulering i opadgående retning: Priserne er faste i minimum 24 måneder fra Kontraktens ikrafttræden. Priserne kan således tidligst reguleres i opadgående retning med virkning fra Kommentar: Vi antager at der her er opstået en fejl og at der bør stå Der er ingen formkrav til dokumentationen, men Tilbudsgiver skal kunne dokumentere en stigning i omkostninger, hvilket eksempelvist kunne være fra en underleverandør. Ordregiver trækker krav tilbage. Dette vil blive ændret ved kontraktindgåelse. Ordregiver trækker krav tilbage da det er indeholdende i bulet 10 om produktets fulde betegnelse. Dette vil blive ændret ved kontraktindgåelse. Ordregiver ændre kravet til 6 måneder, så der står følgende: Ændrer Kunden kravene til faktura og kreditnota, vil Leverandøren blive varslet i rimelig tid, hvilket vil sige minimum 6 måneder. Dette er korrekt. Priserne kan således tidligst reguleres i opadgående retning med virkning fra Dette vil blive ændret ved kontraktindgåelse. 11

12 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG Leveringsfrist: Leverandøren er forpligtet til at levere senest 24 timer efter ordremodtagelsen på hverdage. Spørgsmål: 24 timers leveringsfrist vil være en udfordring, f.eks. hvis en ordre placeres om morgenen kl 8:30 eller om natten kl 03:00. Et mere realistisk krav kan være at ordrer placeret inden kl den ene dag leveres den følgende dag. Ordregiver ændre tekst i Udkast til kontrakts så der står følgende: Leveringsfrist Ordre, som er indgivet inden kl , skal senest leveres den efterfølgende hverdag. Dette vil blive ændret ved kontraktindgåelse. Alternativt kan anvendes det princip som bruges i nogle regioner, at leverandøren er forpligtet til at levere senest 2 hverdage efter ordremodtagelsen. 4.8 Pkt Godtgørelse; Ordregiver bedes uddybe hvad det indebærer at vi ikke må give rejser. En stor del af leverandørernes træningstilbud indebærer rejser til andre hospitaler i ind- og udland og det vil derfor have en stor begrænsende negativ indvirkning på leverandørens mulighed for uddannelsestilbud til det sundhedsfaglige personale at begrænse muligheden for rejser. Kontraktens pkt. 8.2 vedrører godtgørelse i form af gaver, rejser o.l. hvilket hvilket har til formål at sikre, at indgåelsen kontrakten ikke føret til gaver eller andre bonuslignende handlinger fra leverandøren til en eller flere af ordregiveres medarbejdere. Bestemmelsen i pkt. 8.5 omhandler således ikke uddannelse og træningstilbud, hvor omfanget af det i tilbuddet indeholdte tilbud om træning og uddannelse, vil fremgå af det konkrete udbud. 5.0 BEMÆRKNING FRA ORDREGIVER Ordregiver har d.d. uploadet en ny version af udkast til kontrakt. Dette har betydning for svarene til spørgsmål 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 og

13 13