REFERAT. E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde

Transkript

1 Kgs. Lyngby, Kundenr Sagsnr Dok.nr Direkte tlf REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: i Selskabslokalerne, Eremitageparken 335 Mødedato: 29. oktober 2015 klokken Fremmødte: Bestyrelsen: Trine Bischoff Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Henrik Eilsøe Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Flemming Palshof Suppleanter: David Söderberg Carl Erik Munk Pedersen (afbud) Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm (afbud) Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar oktober 2015 a. Budgetopfølgning eftersendes 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff a. Status på støjværn b. Legepladser, til budget Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. Vedligeholdelse 2015, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget b. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Vedligeholdelse 2015, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget b. Fjernvarmeprojekt. c. Stikledninger fra DONG d. 5. Meddelelser fra administrator a. Budget 2016; oplæg til budget gennemgås b. 6. Næste møde Det forventes dagsordenen er gennemgået på cirka 1½ time. Servering vil foregå herefter. DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436

2 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar oktober 2015 Christiern Håkansson fremlagde rapportering for perioden. Materialet havde været sendt til mødedeltagerne forud for mødet. Resultat for perioden er hvilket er cirka 1,9 millioner kroner mere end budgetteret for perioden. Årsagen er især at planlagte projekter for betonrenovering og malerbehandling af vinduer i gruppe 2 ikke er endeligt gennemført endnu. Per Rønn Andreasen og inspektøren gav status på opgaverne senere på mødet. Desuden er der i perioden brugt færre penge på løbende vedligeholdelse end budgetteret. Det forventes dog at udgiften til vedligeholdelse af kloaker vil trække på denne post sidst på året. Herudover er udgiften til elektricitet lavere end budgetteret; forbruget i kwh er faldende og har særligt over sommeren været lavere end forventet ved årets begyndelse. Samtidig er der med DONG Energy aftalt en lav takst (5 øre/kwh plus distribution på 184 øre/kwh). Driften Den faste aftale om årlig kloakrensning er ført fra løbende vedligeholdelse til serviceaftaler. Udgiften til personale er meget stabil. Som nævnt på tidligere møde er årets merarbejde aftalt arbejde februar måned. Inspektøren fører driften godt under det budgetterede. Udgifter falder i store træk på følgende bygningsdele: - Betonfacader, herunder skift af elastiske fuger - Altaner, herunder skift af elastiske fuger - Døre og vinduer i facade, opgaver der ikke er indeholdt i årets projekt - Vandinstallationer, mange små opgaver ofte med tærede rør - Varmeinstallationer, herunder udgifter ved forårets/sommerens problemer med fyringsanlæg - Belysningsanlæg, herunder indkøb af LED-lyskilder til kældre - Ny låge til materielgården - Skift af 30 vejtræer i foråret Note 9; selskabslokalerne har ikke været benyttet så meget i år som forventet; og mindre end i Status Der er dags dato kun én i restance til ejerforeningen. Kører som inkassosag hos advokat Korpela- Andersen. Der er aftalt afdragsordning, som advokaten håndterer. Ældre sag. Mange ejere har indfriet deres andel af fælleslånet; i 2015 indtil videre 5 indfrielser. Foreningen har stadig flere konti i forskellige banker til opsparingen. Som debatteret på tidligere møde er det i dagens marked svært at skaffe indlånsaftaler der giver en rente der overstiger ulemper i form af bindingsperioder og gebyrer. Bestyrelsen har tidligere besluttet ikke at tegne nye indlånsaftaler. Egenkapitalen er fortsat høj; på kroner 5,36 millioner. Den lavest nødvendige driftskapital for foreningen er cirka kroner 2,8 millioner. Bestyrelsen var tilfredse med den gode egenkapital, der sikrer en stabil drift af foreningen og samtidig fungerer som opsparing til kommende større vedligeholdelsesarbejder. Det blev noteret at der ved seneste generalforsamling var udbredt enighed om at holde ejerforeningsbidraget på et niveau svarende til årets forventede driftsudgifter. Der var debat om Lyngby-Taarbæk Kommunes udmelding om at indføre kildesortering af husholdningsaffald indenfor de kommende år. Tidspunktet var endnu ikke kendt. Det var uvist om tiltaget ville give ekstra udgifter for ejerforeningen. 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff. a. Status på støjværn. Det blev bemærket at arbejdet var i gang på grunden. b. Legepladser, til budget 2016 Trine Bischoff omdelte tilbud på to nye legepladser indhentet hos firmaet HAGS. Tilbuddet blev gennemgået. Materialet havde været sendt til mødedeltagerne forud for mødet. Der var i bestyrelsen ønske om sandkasser som del af legearrangementerne. 2/6 ejd

3 Der var tale om dels et stort legeområde med mange funktioner som børn i mange aldersgrupper ville finde attraktive. Dels en lille legeplads til de mindste. Der var en god debat om forslaget og flere nævnte det forventedes at kunne holde i mindst 20 år. Den samlede udgift inklusive moms var på cirka kroner Sandkasser var ikke inkluderet. Trine ville melde tilbage til leverandøren med ønske om tillæg af sandkasser og mulighed for yderligere prisnedslag. Bestyrelsen godkendte at udgiften til nye legepladser kommer på budget for Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Vedligeholdelse 2015, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget Intet. b. Diverse i. Varmecentralen Varmecentralen havde i løbet af 2015 været ustabil over flere længere perioder. Anlægget var meget komplekst opbygget og var svært at få til at køre i stabil drift med styringsanlæg fra flere leverandører kørende parallelt. Inspektøren havde et stort arbejde med alarmudkald ved fejl på fyringsanlægget. Inspektøren bad bestyrelsen bevilge de nødvendige midler til ombygning af anlægget. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreasen). a. Vedligeholdelse 2015, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget i. Styring varmecentral (kedelstyringsanlæg) Per Rønn Andreasen havde sammen med VVS-ingeniør fra DEAS arbejdet med kaskadestyringsanlægget i varmecentralen, hvor der er udarbejdet forskellige løsningsmuligheder. Systemet var meget følsomt, hvilket giver afledte effekter hver gang der foretages mindre justeringer, som kan forårsage driftsstop. Samtidig er der både ejerforeningen og E-on som operatører i det samlede anlæg, hvor der sammen søges afklaring på styringsproblematik via driftsmøder mellem driftsleder fra ejerforeningen og E-on. Kaskadestyringsanlægget er ikke funktionelt i sin nuværende udformning eksisterende system fra Gastech skal omprogrammeres for at det samlede anlæg kan køre optimalt. Det er problematisk, at de forskellige dele af anlægget (LKV, gasfyr og centralvarme) er kodet af forskellige leverandører. Anlæggets dele har forskellig alder; de nyeste hoveddele er tre år. Ombygning af styrebokse vil koste cirka kroner eksklusive moms. Nyt styresystem vil koste cirka kroner eksklusive moms i indkøb. Samtidig er der brug for ombygning af det mekaniske rørsystem ved kedlerne. Det vil koste cirka kroner eksklusive moms. Samlet for nyt kaskadestyringsanlæg er der budgetteret med udgifter på kroner med moms. Samlet for ombygning af kaskadestyringsanlæg er der budgetteret med udgifter på kroner med moms. Bestyrelsen besluttede at anvende kroner på udskiftning af styringsanlæg. ii. Kloakrenovering Der ville være udgifter ud over det budgetterede i projektet i Forsikringsselskabet havde givet besked om de ville refundere en andel af udgiften. iii. Betonrenovering Arbejdet var omtrent tre kvart gennemført. Der var registreret over 600 skader for i alt kroner De større skader og synlige skader repareres i år. Herefter bør der anvendes kroner pr. år hvert andet år. Beløbet sættes i langtidsbudget. iv. Terrænbelysning SIF Gruppen kommer i mål med det planlagte arbejde i indeværende år. 3/6 ejd

4 v. Vinduesbemaling Arbejdet er næsten fuldt gennemført. Samlet holder det næsten det afsatte budget. b. Fjernvarmeprojekt Per Rønn Andreasen havde vurderet at priserne oplyst fra Holte Fjernvarme hurtigt kunne blive meget højere i praksis. Holte Fjernvarme er et firma ejet af aftagerne og omkostningen ved driften vil altid afspejle sig i prissætningen. Holte Fjernvarme havde et lille grundlag af aftagere. Samtidig var Eremitageparkens centralvarmeanlæg ikke bygget til fjernvarme og vil sandsynligvis ikke kunne afkøle tilstrækkeligt i den nuværende udformning (afkølingen er blandt andet afhængigt af fremløbshastighed og fremløbstemperatur), og dermed give strafafgifter for manglende afkøling. Per Rønn Andreasen var i dialog med E-on om muligheden for at E-on overtager driften af varmecentralen. E-on er blevet bedt give bud på at overtage driften af varmecentralen og levere varmen til ejerforeningen. I stedet for nu hvor de leverer en kombination af varme og gas til ejerforeningen. E-on vil med den løsning overtage ansvaret for fremtidig drift og vedligeholdelse af varmecentralen. Anlægget skal overdrages til E-on i brugbar stand. Løsningen ville samtidig kunne spare cirka et halvt mandeår i bemandingen ved ikke at have ansvaret for fyringsanlægget. Bestyrelsen bad Per Rønn arbejde videre på projektet med E-on. Og konfirmerede at anvende kroner på udskiftning af styringsanlæg. c. Stikledninger fra DONG Ejerforeningen og flere ejere og enkelte lejere havde modtaget brev fra DONG om stik-ledninger for el. Per Rønn vurderede det kunne være en fordel for foreningen ikke selv at stå for ansvaret for stikledninger. Der var debat om hvor skellet mellem DONGs ledninger og forbrugernes ledninger var. Per Rønn ville undersøge installationstegninger og give besked til formanden. Intet. d. 5. Meddelelser fra administrator. a. Budget 2016; oplæg til budget gennemgås. Christiern Håkansson gennemgik oplæg til budget for 2016 og Materialet havde været sendt til mødedeltagerne forud for mødet. Større ændringer og særlige poster. Assurance Partner har pr. telefon oplyst præmien for 2016 stiger med cirka 1,1 % i forhold til præmie for Kloakrenovering. Udgifter i forbindelse med den igangværende renovering/forsikringssag om kloak ved boligblokke vil i 2016 blive holdt under den løbende drift. Fra 2017 begyndes projekt om kloaker ved rækkehuse. Fjernvarme; Per Rønn havde fremlagt oplæg om fordele og ulemper ved Holte Fjernvarme henholdsvis eventuel ny aftale med E-on. Der afsættes ikke særskilt i budgettet. Kaskadestyringsanlæg; projektet kan forhåbentlig afsluttes i Asfaltbelægningen på parkeringspladser skiftes som angivet i 10 årsbudget. Der er afsat kroner til nye legepladser. Der er for 2016 afsat kroner til for-projekt om vinduesudskiftning (opgaven er vedtaget af bestyrelsen i 2015, men skal fremlægges i 2016). Og kroner for Generelt budgetteret efter 10 årsbudget og bestyrelsesreferaterne. For poster under 10-årsbudget er de opdateret med hensyntagen til ejendommens drift pt. (PRA og CRH). 4/6 ejd

5 Nye leverandører på service af fyringsanlæg. Weishaupt (kroner årligt + moms) og Sjællands Kedelindustri (kroner hvert andet år og kroner hvert fjerde år + moms). Samt ekstra tilsyn i forbindelse med energistyring (kroner moms ud over de oprindelige årligt). Service kloakanlæg flyttet fra løbende vedligeholdelse til service-note. Samlet kan opkrævning til ejerforeningsbidrag holdes uændret i 2016 og sænkes i Samt formentlig holdes på 2017-niveau også i Budget 2018: det udføres planlagte opgaver som følger De årligt faste i alt kroner Facadeafrensning kroner Malerbehandling vinduer i centergruppen kroner I alt kroner Selskabslokalerne er trukket ud af driftsbudgettet, da det i regnskabet køres i selvstændig noter og derfor bør håndteres som underregnskab. Underskud henholdsvis overskud på den årlige drift af selskabslokalerne kan markeres i status eller driftsføres ved årets afslutning. Bestyrelsen godkendte budgetforslaget. Endeligt budget til generalforsamlingen godkendes sammen med bestyrelsens fastsættelse af dagsorden for denne. b. Diverse i. Jacob Lundgaard meddelte han havde deltaget i møde med AAB Afdeling 39 (boligforeningen på den anden side Eremitageparken). De ville senere sende brev til bestyrelsen om arrangement af Sankt Hans fest i Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes i Selskabslokalerne den 26. januar 2016 klokken Der ville være spisning klokken Dirigenten hævede bestyrelsesmødet kl og takkede for god ro og orden. Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Trine Bischoff, formand Jacob Lundgaard Charlotte Heier Erik Husmark 5/6 ejd

6 Flemming Palshof 6/6 ejd