Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud. Rammeaftale på. affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand

Transkript

1 Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud af Rammeaftale på affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand Side 1 af 22

2 1 Indledning Den ordregivende myndighed Beskrivelse af Rammeaftalen Delaftaler Optioner Rammeaftaleperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udformning af tilbud Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium Betingelser for at deltage Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske kapacitet Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Delkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist m.v Krav til tilbuddets indhold, udformning m.v Sprog Rammeaftalegrundlag Underretning og stand still-periode Annullation Omkostninger ved deltagelse Alternative tilbud Forbehold Spørgsmål og rettelser Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Forhandlingsforbud Tidsplan Udbudsmateriale Tjekliste: Side 2 af 22

3 UDBUDSBETINGELSER 1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse i EU-tidende som afsendt til offentliggørelse den 7. juli 2015, jf. Bilag D. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ( udbudsdirektivet ). Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på rammeaftalen i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.1 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Miljø- og Fødevareministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K. I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. Kontaktperson: Alan Sørensen adresse: alsoe@mst.dk Kontaktperson: Marianne Bigum adresse: mabig@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Henvendelser bedes fremsendt til begge angivne kontaktpersoner, grundet den forestående sommerferie. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 1.2 Beskrivelse af Rammeaftalen I den tidligere Regerings ressourcestrategi for affaldshåndtering Danmark uden affald (2013) er der sat et mål om, at genanvendelsen af husholdningsaffald skal øges fra 22 % i 2011 til 50 % i Kommunerne, som har ansvaret for genanvendelse af husholdningsaffald, skal under metodefrihed og ved samlet indsats nå det nationale mål 1. I efteråret 2014 gennemførte Miljøstyrelsen en behovsanalyse. På møder, seminarer, konferencer samt via et spørgeskema blev interessenter spurgt, hvad deres behov er i forhold til at kunne nå 50% 1 Danmark uden affald og Ressourceplan for affaldshåndtering og Miljøstyrelsen, 2013, Miljøprojekt 1458 Side 3 af 22

4 målsætningen. Et af de identificerede behov er viden om, hvorfor og hvordan øget genanvendelse skal ske, herunder de gode argumenter i en form så disse nemt kan videreformidles til borgere og beslutningstagere. Miljøstyrelsen har derfor besluttet at indsamle og opbygge endnu mere af den nødvendige viden. Blandt tiltagene iværksættes udarbejdelse af en række faktaark, som samlet set kan fungere som en genanvendelsesmanual. Faktaarkene vil løbende blive lagt op på Miljøstyrelsens Vidensdelingsportal (foreløbigt navn), som forventes at være klar i efteråret I forbindelse med implementering af den tidligere Regerings ressourcestrategi er der under Miljøstyrelsen desuden etableret et ressourceteam, som skal bistå landets kommuner med vejledning, vidensdeling og gennemførelse af konkrete Projekter. Til denne opgave har ressourceteamet behov for konsulentbistand til gennemførelse af diverse mindre Projekter og opgaver. Opgaverne relaterer sig alle til målsætningen om øget genanvendelse af husholdningsaffald 2 og målsætningen om 50 % genanvendelse i Miljøstyrelsen udbyder på denne baggrund Rammeaftale på affaldsfaglige konsulentydelser og - bistand, der er opdelt i 5 delaftaler i form af Organisk affald, Plastaffald, Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald, Ad hoc affaldsfaglig konsulentbistand og Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser. Rammeaftalestrukturen er som følger: Delaftale 1: Organisk affald (1 leverandør) Delaftale 2: Plastaffald (1 leverandør) Delaftale 3: Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald (1 leverandør) Delaftale 4: Ad hoc affaldsfaglig konsulentbistand (1 leverandør) Delaftale 5: Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser (3 leverandører) Delaftalerne kan benyttes af Miljøstyrelsen til affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand inden for den konkrete delaftale under rammeaftalen, jf. kravspecifikationen, til understøttelse af den tidligere regerings ressourcestrategi for øget genanvendelse af husholdningsaffaldet. Ligeledes kan der på rammeaftalen inden for de enkelte delaftaler anskaffes konsulentydelser og -bistand til at opsamle og udbygge viden omkring genanvendelse af husholdningsaffald i form af faktaark. Nærværende udbud omfatter: Delaftale 1: Organisk affald Delaftale 1 Organisk affald dækker over Miljøstyrelsens behov for indkøb af affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand inden for affaldsfraktionen organisk affald. Affaldsfraktionen er nærmere beskrevet i Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde (Delaftale 1). Delaftalen omfatter konsulentydelser og -bistand til udvikling og gennemførelse af: Vidensopbygning og formidling af viden inden for fraktionen organisk affald, med henblik på at kommunerne kan få mere viden til at igangsætte initiativer og ordninger, der øger udsorteringen af organisk affald fra husholdninger. 2 Det drejer sig konkret om disse 7 fraktioner: Organisk-, plast-, papir-, pap-, glas-, metal- og træaffald. Side 4 af 22

5 Opdatering og udbygning af eksisterende og / eller udvikling af nye faktaark om organisk affald. Løbende evaluering og kvalitetssikring af fagligt materiale inden for fraktionen organisk affald. Øvrig rådgivning inden for fraktionen organisk affald. Miljøstyrelsen vil indgå Rammeaftale med én (1) Leverandør på denne delaftale. Tildeling af Leveringsaftale til løsning af et konkret Projekt under delaftalen vil ske på baggrund af Direkte tildeling. Delaftale 2: Plastaffald Delaftale 2 Plastaffald dækker over Miljøstyrelsens behov for indkøb af affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand inden for affaldsfraktionen plastaffald. Affaldsfraktionen er nærmere beskrevet i Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde (Delaftale 2). Delaftalen omfatter konsulentydelser og -bistand til udvikling og gennemførelse af: Vidensopbygning og formidling af viden inden for fraktionen plastaffald, med henblik på at kommunerne kan få mere viden til at igangsætte initiativer og ordninger, der øger udsorteringen af plastaffald fra husholdninger. Opdatering og udbygning af eksisterende og / eller udvikling af nye faktaark om plastaffald. Løbende evaluering og kvalitetssikring af fagligt materiale inden for fraktionen plastaffald. Øvrig rådgivning inden for fraktionen plastaffald. Miljøstyrelsen vil indgå Rammeaftale med én (1) Leverandør på denne delaftale. Tildeling af Leveringsaftale til løsning af et konkret Projekt under delaftalen vil ske på baggrund af Direkte tildeling. Delaftale 3: Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald Delaftale 3 Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald dækker over Miljøstyrelsens behov for indkøb af affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand inden for affaldsfraktionerne pap, papir, glas, metal og træ. Affaldsfraktionerne er nærmere beskrevet i Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde (Delaftale 3). Delaftalen omfatter konsulentydelser og -bistand til udvikling og gennemførelse af: Vidensopbygning og formidling af viden inden for fraktionerne pap, papir, glas, metal og træ, med henblik på at kommunerne kan få mere viden til at igangsætte initiativer og ordninger, der øger udsorteringen af pap, papir, glas, metal og træ fra husholdninger. Opdatering og udbygning af eksisterende og / eller udvikling af nye faktaark om fraktionerne pap, papir, glas, metal og træ. Løbende evaluering og kvalitetssikring af fagligt materiale inden for fraktionerne pap, papir, glas, metal og træ. Øvrig rådgivning inden for fraktionerne pap, papir, glas, metal og træ. Side 5 af 22

6 Miljøstyrelsen vil indgå Rammeaftale med én (1) Leverandør på denne delaftale. Tildeling af Leveringsaftale til løsning af et konkret Projekt under delaftalen vil ske på baggrund af Direkte tildeling. Delaftale 4: Ad hoc affaldsfaglig konsulentbistand Delaftale 4 Ad hoc affaldsfaglig konsulentbistand dækker over Miljøstyrelsens behov for indkøb af affaldsfaglig konsulentbistand til mindre opgaver i forbindelse med hurtig og fleksibel gennemførelse af diverse affaldsrelaterede projekter og mindre opgaver til understøttelse af den tidligere regerings ressourcestrategi for øget genanvendelse af husholdningsaffaldet. Opgaverne bærer præg af mindre opgaver, som skal kunne løses hurtigt og fleksibelt. Opgaverne kan eksempelvis bestå af: Facilitering af konferenceplanlægning og -afholdelse Udarbejdelse af oplæg og præsentationsmateriale til møder og konferencer Facilitering af netværksdannelse Koordinering og samling af følgegrupper til diverse projekter Mindre opgaver til fremme af vidensdeling mellem kommuner Bistand med udarbejdelse og kvalitetssikring af kravspecifikationer i forbindelse med udbudsmateriale Kortlægning og indsamling af affaldsrelaterede data om økonomi, mængder og ordninger i kommunerne osv. Konkrete forespørgsler og undersøgelser af konkrete forhold fx ift. Udbredelse af bestemte indsamlingsordninger eller forhold i udlandet. Krav og anvendelsesområde for den affaldsfaglige konsulentbistand er nærmere beskrevet i Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde (Delaftale 4). Miljøstyrelsen vil indgå Rammeaftale med én (1) Leverandør på denne delaftale. Tildeling af Leveringsaftale til løsning af et konkret Projekt under delaftalen vil ske på baggrund af Direkte tildeling. Delaftale 5: Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser dækker over Miljøstyrelsens behov for indkøb af affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand til vidensopbygning og formidling i form af faktaark af tværgående art samt gennemførelse af andre større tværfaglige projekter inden for det affaldsfaglige område, f.eks. inden for afsætning, indsamlingsløsninger, kommunikation og borgerinddragelse. Krav og anvendelsesområde for de affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand er nærmere beskrevet i Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde (Delaftale 5). Miljøstyrelsen vil indgå Rammeaftale med tre (3) Leverandører på denne delaftale. Tildeling af Leveringsaftale til løsning af et konkret Projekt under delaftalen vil ske på baggrund af fornyet konkurrenceudsættelse (Miniudbud) ud fra kriterierne Kvalitet (60-80%) og Pris (20-40%). Side 6 af 22

7 1.3 Delaftaler Rammeaftalens opdeling i delaftaler fremgår af punkt 1.2 ovenfor. 1.4 Optioner Der er mulighed for forlængelse af rammeaftalen i 2 x op til 12 måneder på uændrede vilkår. 1.5 Rammeaftaleperioden Rammeaftalen forventes at træde i kraft d. 1. oktober 2015, og løber frem til 30. september Optionerne på 2 x op til 12 måneder kan træde i kraft efter udløb af rammeaftaleperioden. Betingelserne for anvendelse af option er nærmere beskrevet i vedlagte udkast til Rammeaftale. 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsprocedure Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage opgaverne inden for en udbudt delaftale. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage udførelsen af konkrete Projekter under en given delaftale på rammeaftalen. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i pkt. 2.3, Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der tildeles en delaftale under rammeaftalen. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt Tildelingskriterium. Alle bilag og erklæringer i forbindelse med afgivelse af tilbud, kan hentes på Udformning af tilbud Tilbudsgiver har mulighed for at afgive tilbud på en eller flere delaftaler under rammeaftalen. Tilbudsgiver skal klart og tydeligt angive hvilke(n) delaftale(r), der afgives tilbud på. Der skal således udformes og fremsendes tilbud for hver delaftale, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Side 7 af 22

8 Tilbudsgiver (samme juridiske enhed) skal således aflevere: Ét eksemplar af oplysninger og erklæringer som angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 og III.2.2 (nedenstående punkt og 2.3.4). Tre (3) referencer over de betydeligste tjenesteydelser inden for de(n) delaftale(r), hvor der afgives tilbud, og som er udført i løbet af de sidste tre år. Udfyldt tilbud for de(n) delaftale(r), hvor der afgives tilbud. Ordregiver vil behandle modtagne tilbud til de enkelte delaftaler som individuelle tilbud. Oplysninger i pkt , samt 2.4.2, der ikke er oplyst for den enkelte delaftale, vil således ikke blive medtaget i evaluering af tilbudsgivers tilbud på andre delaftaler. Ordregiver forbeholder sig ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud i overensstemmelse med 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. 2.3 Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver Tilbud afgivet af konsortium Hvis en anmodning afgives af et konsortium omfattende flere juridiske personer, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå rammeaftale med, jf. Bilag 5 - Erklæring for konsortium for hver delaftale, som der afgives tilbud på. Deltagere i et konsortium hæfter direkte, solidarisk og ubetinget for opfyldelse af konkrete Projekter under rammeaftalen. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse konkrete Projekter under den udbudte rammeaftale, som f.eks. ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af en rammeaftale er ikke et konsortium. Konsortiet skal samlet set leve op til mindstekravene i nærværende udbudsbetingelser samt udbudsbekendtgørelsen. Såfremt tilbudsgiver ikke byder som konsortium, men baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. en underleverandør eller moderselskab), skal der vedlægges underskreven erklæring om andre enheders formåen, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver kan råde over de relevante ressourcer i forbindelse med opfyldelse af projekter under den pågældende delaftale (Bilag C). Side 8 af 22

9 2.3.3 Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den enkelte delaftale under rammeaftalen. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomiske egnethed og tekniske egnethed. Tilbudsgivere, der er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, eller som er omfattet af et eller flere af de forhold, der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a - c, vil blive udelukket fra udbudsforretningen. 1) Tilbudsgiver skal derfor udfylde og underskrive den i Bilag A vedlagte tro og love erklæring. 2) Tilbudsgiver skal herudover i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger også udfylde og underskrive den i Bilag B vedlagte tro- og love erklæring. 3) Der skal udarbejdes og vedlægges en generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, indeholdende følgende oplysninger: Ejerforhold Selskabsform CVR-nummer Adresse Navn, og telefonnummer til kontaktperson. Ovenstående skal fremsendes for alle deltagere, såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud som konsortium. Ordregiver kan efter tilbudsfristen kræve, at den tilbudsgiver, man ønsker at indgå rammeaftale med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen som yderligere dokumentation, inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt tre (3) måneder før tilbudsfristens udløb. Ovenstående dokumenter og erklæringer skal afleveres én gang, uagtet om tilbudsgiver (samme juridiske enhed / konsortium) ansøger om deltagelse på én eller flere delaftaler Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: 1) Oplysning om tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi / samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. For sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium), beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver. Side 9 af 22

10 Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, jf. ovenstående, skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer inden for de delaftaler, som der bydes på ved at udfylde og underskrive Bilag C. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, eksempelvis hvis tilbudsgiver er en nystartet virksomhed, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Ovenstående dokumenter og erklæringer skal afleveres én gang, uagtet om tilbudsgiver (samme juridiske enhed / konsortium) ansøger om deltagelse på én eller flere delaftaler. Mindstekrav til det niveau, som muligvis kræves: Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste disponible regnskabsår Tilbudsgivers tekniske kapacitet Tilbudsgiver skal fremsende følgende oplysninger: 1) Fremlæggelse af op til tre (3) referencer over de betydeligste tjenesteydelser inden for de(n) delaftale(r), hvor der afgives tilbud, og som er udført i løbet af de sidste tre år. Referencerne skal indeholde følgende oplysninger: Beskrivelse af udført opgave og relevans i forhold til de(n) delaftale(r), hvor der afgives tilbud Kunden Udførelsesår Kontaktperson hos kunden Økonomisk omfang for udførte opgaver svarende til den udbudte ydelse for de(n) delaftale(r), som der afgives tilbud. Referencerne må ikke overstige to (2) A-4 sider pr. reference. Der kan således afleveres op til tre (3) referencer for de(n) de konkrete delaftale(r), som tilbudsgiver (samme juridiske enhed / konsortium) ansøger om deltagelse på. Såfremt tilbudsgiver byder som konsortium, skal der samlet fremsendes op til tre (3) referencer per delaftale, som konsortiet byder på. Mindstekrav til det niveau, som muligvis kræves: Side 10 af 22

11 Referencerne skal som minimum dokumentere en klar forståelse af og faglighed inden for delaftalens affaldsfaglige område samt erfaring og kompetencer med løsning af opgaver inden for delaftalens anvendelsesområde, jf. Bilag 1 for den enkelte delaftale. 2.4 Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere de(t) vindende tilbud for hver delaftale. Det er et krav, at tilbudsgiver opfylder kravspecifikationen, jf. Bilag 1 for den enkelte delaftale. Gentagelse af kravspecifikationens indhold i tilbuddet tillægges derfor ikke vægt i tilbudsvurderingen. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under pkt , Delkriterier, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Tildelingskriterium Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomisk mest fordelagtige tilbud Delkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil for delaftale 1, 2, 3 og 5 ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Underkriterie Vægtning Timepris 25 % Faglige kvalifikationer (CV) 50 % Motiveret ansøgning 25 % Vurdering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil for delaftale 4 ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Underkriterie Vægtning Timepris 25 % Faglige kvalifikationer (CV) 25 % Motiveret ansøgning 25 % Netværk 25 % Vurderingen af tildelingskriterierne sker på grundlag af en samlet vurdering af tilbudsgivers tilbudsmateriale for den enkelte delaftale. Referencer, timepris, CV er samt motiveret ansøgning (og netværk for delaftale 4) skal således oplyses for hver delaftale, som tilbudsgiver byder på. Side 11 af 22

12 Ved vurderingen af underkriteriet Timepris, vil der blive foretaget en relativ vurdering af tilbudsgivers gennemsnitlige timepris for de oplyste konsulentkategorier, jf. bilag 4a Timepriser og CV. Ved vurderingen af de kvalitative underkriterier Faglige kvalifikationer (CV), Motiveret ansøgning og Netværk vil der blive foretaget en saglig og objektiv skønsmæssig evaluering af tilbudsgivers besvarelser, baseret på Miljøstyrelsens markedskendskab og forventninger til den leverede ydelse inden for den enkelte delaftale. Ad. 1: Timepris Underkriteriet Timepris evalueres på baggrund af den gennemsnitlige timepris for de tilbudte konsulentkategorier. For delaftale 1, 2, 3 og 5 må der maksimalt tilbydes én (1) timepris per konsulentkategori, jf. Bilag 4a Timepriser og CV for den enkelte delaftale. Det bemærkes, at vægtningen anvendt ved tildeling af Rammeaftalen alene anvendes evalueringsteknisk. Vægtningen har således ikke betydning for efterfølgende direkte tildelinger / miniudbud. På baggrund af de oplyste timepriser for hver af de 4 konsulentkategorier, vil Miljøstyrelsen efterfølgende for hver tilbudsgiver beregne en sammenlignelig timepris på følgende vis: Konsulentkategori Vægtning Konsulentkategori 1 15 % Konsulentkategori 2 30 % Konsulentkategori 3 35 % Konsulentkategori 4 20 % For delaftale 4 skal der alene fremsendes én (1) timepris, uanset konsulentkategori, jf. Bilag 4a Timepriser og CV (delaftale 4). Ad. 2: Faglige kvalifikationer (CV) Underkriteriet Faglige kvalifikationer (CV) vurderes på grundlag af de fremsendte repræsentative CV er for hver konsulentkategori, og de heri dokumenterede erfaringer og kompetencer i relation til anvendelsesområdet for den enkelte delaftale, jf. Bilag 4a Timepriser og CV for hver delaftale, der afgives tilbud på. Følgende skal fremsendes: Side 12 af 22

13 1) For hvert enkelt CV skal det oplyses, hvilke projekter konsulenten har udført, og som dokumenterer, at konsulenten besidder den efterspurgte erfaring og relevante kompetencer, som kan inddrages og nyttiggøres i forhold opgaverne og anvendelsesområdet for den konkrete delaftale. 2) Det skal derudover oplyses, hvilken rolle konsulenten har haft i projektet. For delaftale 1, 2, 3 og 5 skal tilbudsgiver fremsende ét (1) repræsentativt CV for hver af konsulentkategorierne: 1) Konsulentkategori 1 2) Konsulentkategori 2 3) Konsulentkategori 3 4) Konsulentkategori 4 For delaftale 4 skal tilbudsgiver fremsende to (2) repræsentative CV er. Der er ikke et krav om konsulentkategori for denne delaftale. De fremsendte CV er må maksimalt have et omfang på to (2) A4 sider pr. stk. Det vægter positivt, at konsulentens faglige kvalifikationer for hver delaftale dokumenterer: At konsulenten besidder en høj erfaring samt specialiseret og praktisk viden inden for den enkelte delaftales anvendelsesområde. At tilbudsgiver besidder stærke kompetencer inden for metoder til at opsamle viden på områder, hvor der ikke findes eksisterende viden. At konsulenten er omhyggelig og grundig i løsning af opgaver og Projekter. Tilbudsgiver har i rammeaftalen en leveringsforpligtelse til at stille de tilbudte konsulenter eller konsulenter med samme faglige kvalifikationer til rådighed for løsningen af konkrete Projekter under en delaftale. Ad. 3: Motiveret ansøgning Underkriteriet Motiveret ansøgning vurderes på baggrund af tilbudsgiver fremsendte motiverede ansøgning for hver delaftale, som tilbudsgiver byder på, og som maksimalt må udgøre tre (3) A-4 sider. Det vægter positivt, at tilbudsgivers motiverede ansøgning dokumenterer: Tilbudsgivers forståelse for opgaven og de forventninger Miljøstyrelsen har til opgaveløsningen Side 13 af 22

14 En proaktiv tilgang og nysgerrighed for at opsøge den nødvendige viden for at øge genanvendelsen af husholdningsaffald Tilbudsgivers fleksibilitet i forbindelse med løsning af konkrete Projekter inden for den enkelte delaftale og i samarbejdet med Miljøstyrelsen. Ad. 4: Netværk For delaftale 4 vil underkriteriet Netværk vurderes på baggrund af tilbudsgivers fremsendte beskrivelse af det faglige netværk, som tilbudsgiver vil kunne inddrage / anvende / trække på i forbindelse med løsning af konkrete Projekter inden for denne delaftale. Tilbudsgivers beskrivelse må maksimalt udgøre tre (3) sider. Det vægter positivt, at tilbudsgiver i beskrivelsen af Netværk dokumenterer: Mulighed for at kunne inddrage, anvende og trække på et bredt og relevant netværk inden for affaldssektoren. Et personligt kendskab til relevante interessenter / kunder inden for affaldssektoren, især kommuner, forsyninger og affaldsselskaber. 2.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver har mulighed for at afgive tilbud på en eller flere delaftaler under rammeaftalen, jf. afsnit 2.2 ovenfor. Tilbudsgiver skal klart og tydeligt angive hvilke(n) delaftale(r), der afgives tilbud på. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til Rammeaftale, for den enkelte delaftale Tilbudsfrist m.v. Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest 31. august 2015 kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Miljø- og Fødevareministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K. Att.: Alan Sørensen Side 14 af 22

15 Tilbud kan ikke sendes elektronisk. Det samlede tilbud skal sendes eller indleveres til den ovenfor angivne adresse. Tilbud fremsendt via vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud mærkes: Udbud af affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud bedes afleveret i tre (3) papireksemplarer samt en elektronisk udgave (USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale for hver delaftale, der bydes på. Tilbudsgiver kan fremsende materialet samlet, såfremt der bydes på flere delaftaler, idet oplysningerne i de enkelte tilbud dog skal være klart adskilte. Dokumenter på den elektroniske udgave (USB stik) bedes være i pdf-format, og kan afleveres samlet på ét USB stik, uanset om tilbudsgiver byder på én eller flere delaftaler. Tilbudsgiver bør strukturere filer på USB stik således, at det klart fremgår hvilke dokumenter, der er oplyst for den enkelte delaftale, som der afgives tilbud på. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre (3) måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalen er underskrevet for den enkelte delaftale. Uanset om Rammeaftalen tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor. 2.6 Krav til tilbuddets indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af tilbud skal dette indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i nærværende udbudsbetingelser og udbudsbekendtgørelsen. Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Se i forbindelse hermed tjekliste bagerst i dette nærværende udbudsbetingelser. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud i overensstemmelse med 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi. Side 15 af 22

16 2.6.1 Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skiftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være affattet på dansk Rammeaftalegrundlag Rammeaftalen indgås på baggrund af det vedlagte udkast til Rammeaftale med tilhørende bilag for hver delaftale. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at grundlæggende vilkår i udkastet til Rammeaftalen ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af Rammeaftalen. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår Underretning og stand still-periode Når ordregiver har identificeret det tilbud for hver delaftale, der er det økonomisk mest fordelagtigt afhængigt af det valgte tildelingskriterium, vil ordregiver underrette alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen sker samtidigt og vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår stand still-perioden udløber. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne, lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer underskriver ordregiver først rammeaftalen med den / de valgte tilbudsgivere 10 dage efter, at underretningen er afsendt til samtlige tilbudsgivere pr. . Sendes underretningen pr. brev, er stand still-perioden 15 dage. Beregningen af stand still-perioden regnes fra dagen efter den dag, hvor underretningen er sendt til tilbudsgiverne. Rammeaftalen kan altså underskrives på 11. eller 16. dagen. Stand still-periodens frister opgøres i kalenderdage. Hvor fristen ender på en lørdag, søndag eller helligdag, forlænges fristen til først kommende hverdag ved midnat. En klage får automatisk midlertidig opsættende virkning, når den er indgivet til Klagenævnet for Udbud inden stand still-periodens udløb, og der må således ikke underskrives rammeaftale, før Klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af rammeaftale, at annullere udbuddet for alle eller en enkelt af delaftalerne, og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. Side 16 af 22

17 2.6.5 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver Alternative tilbud Hver Tilbudsgiver er kun berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, kompetencer, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. 2.7 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår Projektets udførelse. Side 17 af 22

18 Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 2.8 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af lovgivning vedrørende adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 2.9 Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for forhandling. Side 18 af 22

19 Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige rammeaftale- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgivere bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Afsendelse af udbudsbekendtgørelse Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen kl. 12:00 Tilbudsfrist Forventet ordretildeling Forventet stand still-periode Forventet Rammeaftaleindgåelse Forventet ikrafttrædelse af Rammeaftalen 2.11 Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt følgende bilag: Rammeaftale Bilag A: Tro og love erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde i henhold til udbudsdirektivet Bilag B: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag C: Erklæring om andre enheders formåen Bilag D: Udbudsbekendtgørelse tilhørende nærværende udbud, jf. pkt. 1 Delaftale 1: Organisk affald Udkast til Delaftale 1 Organisk affald Bilag 1: Kravspecifikation og anvendelsesområde (delaftale 1) Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling Bilag 3: Leveringsaftale (delaftale 1) Bilag 4: Leverandørens tilbud (delaftale 1) o Bilag 4a: Timepriser og CV (delaftale 1) Side 19 af 22

20 Bilag 5: Erklæring for konsortium (delaftale 1) Delaftale 2: Plastaffald Udkast til Delaftale 2 Plastaffald Bilag 1: Kravspecifikation og anvendelsesområde (delaftale 2) Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling Bilag 3: Leveringsaftale (delaftale 2) Bilag 4: Leverandørens tilbud (delaftale 2) o Bilag 4a: Timepriser og CV (delaftale 2) Bilag 5: Erklæring for konsortium (delaftale 2) Delaftale 3: Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald Udkast til Delaftale 3 Pap-, papir-, glas-, metal- og træaffald Bilag 1: Kravspecifikation og anvendelsesområde (delaftale 3) Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling Bilag 3: Leveringsaftale (delaftale 3) Bilag 4: Leverandørens tilbud (delaftale 3) o Bilag 4a: Timepriser og CV (delaftale 3) Bilag 5: Erklæring for konsortium (delaftale 3) Delaftale 4: Ad hoc affaldsfaglig rådgivning Udkast til Delaftale 4 Ad hoc affaldsfaglig rådgivning Bilag 1: Kravspecifikation og anvendelsesområde (delaftale 4) Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling Bilag 3: Leveringsaftale (delaftale 4) Bilag 4: Leverandørens tilbud (delaftale 4) o Bilag 4a: Timepriser og CV (delaftale 4) Bilag 5: Erklæring for konsortium (delaftale 4) Delaftale 5: Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Udkast til Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Bilag 1: Kravspecifikation og anvendelsesområde (delaftale 5) Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud Bilag 3: Leveringsaftale (delaftale 5) o Bilag 3a: Miniudbudsbetingelser (delaftale 5) o Bilag 3b: Leverandørens tilbud til konkret Projekt (delaftale 5) Bilag 4: Leverandørens tilbud (delaftale 5) o Bilag 4a: Timepriser og CV (delaftale 5) Bilag 5: Erklæring for konsortium (delaftale 5) Side 20 af 22

21 Tjekliste: 1. Udformning af tilbud for de(n) delaftale(r), som der afgives tilbud på, jf. pkt Klar og entydig angivelse af, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver, jf. pkt Erklæring om andre enheders formåen, hvis tilbudsgiver baserer sig herpå (Bilag C), jf. pkt Udfyldt og underskrevet Bilag A, jf. pkt (Husk krydser). 5. Udfyldt og underskrevet Bilag B, jf. pkt (Husk krydser). 6. Vedlagt generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed med angivne oplysninger, jf. pkt Oplysning om tilbudsgivers soliditetsgrad i seneste disponible regnskabsår, jf. pkt Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på minimum 10 %. 8. Fremlæggelse af op til tre (3) referencer på hver delaftale, der afgives tilbud på, jf. pkt Referencerne skal dokumentere en klar forståelse af og faglighed inden for delaftalens affaldsfaglig område samt erfaring og kompetencer inden for løsning af opgaver inden for delaftalens anvendelsesområde. Referencerne må ikke overstige to (2) A-4 sider pr. reference. 9. Udfyldt Bilag 4a Timepriser og CV for den pågældende delaftale, som der afgiver tilbud på, jf. pkt For delaftale 1, 2, 3, og 5 skal der angives én timepris per konsulentkategori. For delaftale 4 skal der angives én timepris 10. Fremsendt repræsentativt CV i Bilag 4a for de konsulenter, der tilbydes på hver delaftale, som der afgives tilbud på, jf. pkt For hvert CV skal det oplyses, hvilke Projekter konsulenten har udført, og som dokumenterer, at konsulenten besidder den efterspurgte erfaring og relevante kompetencer, som kan inddrages og nyttigøres i forhold til opgaver og anvendelsesområdet for den konkrete delaftale, som der afgives tilbud på. Hvor hvert CV skal det oplyses, hvilken rolle konsulenten har haft i Projektet. For delaftale 1, 2, 3, og 5 skal der fremsendes ét repræsentativt CV for hver af konsulentkategorierne 1-4. For delaftale 4 skal der fremsendes to repræsentative CV er. Hvert CV må maksimalt have et omfang på to (2) A-4 sider pr. stk. 11. Fremsendt motiveret ansøgning, jf. pkt Side 21 af 22

22 Tilbudsgivers motiverede ansøgning må maksimalt udgøre tre (3) A-4 sider. 12. Fremsendt beskrivelse af tilbudsgivers netværk for delaftale 4, som tilbudsgiver kan inddrage / anvende / trække på i forbindelse med løsning af konkrete Projekter inden for denne delaftale. Tilbudsgivers beskrivelse af tilbudsgivers netværk må maksimalt udgøre 3 A-4 sider. Supplerende tjekliste, hvis tilbudsgiver er et konsortium: 1. Angivelse af alle juridiske personer i konsortium samt fælles befuldmægtiget (Bilag 5), jf. pkt Fremsendelse af alle angivne erklæringer for alle konsortiedeltagere, jf. pkt (skal fremsendes én gang for samme juridiske enhed): Udfyldt og underskrevet Bilag A, jf. pkt Udfyldt og underskrevet Bilag B, jf. pkt Vedlagt generel beskrivelse af alle konsortiedeltagere, jf. pkt Oplysning om hver konsortiedeltages soliditetsgrad samt samlet soliditetsgrad for konsortiet som helhed for seneste disponible regnskabsår, jf. pkt Fremlæggelse af op til tre (3) referencer for konsortiet som helhed på hver delaftale, der afgives tilbud på, jf. pkt Fremsendte oplysninger i pkt. 9 til 12 ovenfor skal alene opfyldes af konsortiet som helhed. Side 22 af 22