Vedtægter for KANUKOKA

Transkript

1 Vedtægter for KANUKOKA Navn og formål 1. Foreningens navn er KANUKOKA med binavn De grønlandske kommuners Landsforening. Foreningens formål er at sikre og styrke kommunernes indflydelse og handlefrihed og skabe de bedst mulige rammer for kommunernes selvstændige virke. Det i stk. 1 nævnte formål skal opnås ved at: Styrke det kommunale virke og medvirke til dets udvikling gennem kompetenceudvikling og vidensdeling. Sikre kommunernes interesser og selvstændige virke i forhold til nationale initiativer, der vedrører alle kommunerne. Sikre og koordinere kommunernes inddragelse omkring forhold der direkte eller indirekte har indflydelse på kommunernes daglige virke. Sikre og koordinere kommunernes fortsatte digitale udvikling med henblik på effektive arbejdsgange samt borgerservice. Arbejde for bedre almen viden om kommunale sagsområder med afholdelse af konferencer, kurser og møder samt informationsaktiviteter. Samle og formidle informationer om kommunerne og støtte forskning på kommunale sagsområder. Sikre arbejdsmetoder og effektivitet samt fleksibilitet for kommunerne i forhold til deres daglige virke og borgerservice. Medlemmer 2. Alle grønlandske kommuner er berettiget til medlemskab af KANUKOKA. Indmeldelse skal ske skriftligt til foreningens bestyrelse. Udmeldelse af KANUKOKA skal ske skriftligt til bestyrelsen med 1 års varsel til et regnskabsårs udløb. Ved udtræden af KANUKOKA har den udtrædende kommune intet krav på foreningen. 1

2 Medlemskommunernes økonomiudvalg 3. KANUKOKA s højeste myndighed er medlemskommunernes økonomiudvalg i det i stk. 2 nævnte forum. En gang om året afholder medlemskommunernes økonomiudvalg og bestyrelsen for KANUKOKA et samlet møde, hvor forhold vedrørende landsforeningen behandles. Tid, sted og forslag til dagsorden for mødet fastsættes af bestyrelsen, og fremsendes til medlemskommunerne senest en måned før afholdelse af mødet. Ekstraordinært møde mellem medlemskommunernes økonomiudvalg og bestyrelsen for KANUKO- KA kan afholdes, når bestyrelsen beslutter det, eller når begæring herom fremsættes af mindst to medlemskommuners økonomiudvalg. Tid, sted og forslag til dagsorden for mødet fastsættes af bestyrelsen, og fremsendes til medlemskommunerne senest en måned før afholdelse af mødet. Det i stk. 2 og stk. 3 nævnte møde har besluttende kompetence i alle forhold vedrørende landsforeningen. Stk. 5. Medlemskommunernes borgmestre samt fire menige medlemmer af medlemskommunernes økonomiudvalg har taleret, forslagsret og stemmeret på mødet. Yderligere medlemmer af økonomiudvalgene ud over disse fire menige medlemmer, jf. stk. 6, har alene taleret og forslagsret. Formanden og de menige medlemmer af KANUKOKA s bestyrelse, ud over borgmestrene, har taleret og forslagsret på mødet. Stk. 6. Såfremt økonomiudvalget i en eller flere medlemskommuner består af flere end fire medlemmer, ud over borgmesteren, afgør udvalget hvilke medlemmer, der har stemmeret på mødet. Stk. 7. De stemmeberettigede vælger på det i stk. 2 nævnte møde, senest 4 måneder efter valg til kommunalbestyrelserne, hvem der skal være formand og menige medlemmer af KANUKOKA s bestyrelse. Stk. 8. Beslutninger på det i stk. 1 og stk. 2 nævnte møde, træffes ved flertalsafgørelser, medmindre andet fremgår af vedtægterne. Deltagerne er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede er fysisk til stede på mødet, eller deltager pr. telefon eller videokonference. Beslutninger nedfældes i et beslutningsreferat, der efter mødet underskrives af de stemmeberettigede, der deltog i mødet. 2

3 Stk. 9. Mødet er offentligt, medmindre de stemmeberettigede bestemmer andet på mødet. Bestyrelsen kan vælge at invitere gæster med til mødet, såfremt dette findes hensigtsmæssigt. Stk. 10. Omkostningerne til rejseudgifter og dagpenge samt udgifterne til kost og logi m.v. for medlemmerne af kommunernes økonomiudvalg samt bestyrelsesmedlemmerne afholdes af KANUKOKA. Omkostninger for evt. gæster, er foreningen uvedkommende. Bestyrelsen 4. Bestyrelsen består af 9 medlemmer, inkl. formanden. Såfremt antallet af medlemmer til bestyrelsen udvides, således at det overstiger 9 medlemmer, nedsættes der et forretningsudvalg, jf Bestyrelsen består af følgende medlemmer: a) En fast formand, valgt efter reglerne i 7 og 21. b) Medlemskommunernes borgmestre. c) 5 kommunalbestyrelsesmedlemmer fra medlemskommunerne, valgt på det i 3 nævnte møde. Ved valg af menige bestyrelsesmedlemmer, jf. stk. 1, nr. c anvendes d Hondts metode. Ved anvendelse af d Hondts metode medregnes formanden og borgmestrene ikke i beregningsgrundlaget. Ved besættelsen af de menige bestyrelsesmedlemmer, jf. stk. 1, nr. c, er der mulighed for at anmelde valggrupper. Bygdeforeningen KANUNUPE udpeger en fast tilforordnet til bestyrelsen. Den tilforordnede har taleret på bestyrelsesmøderne. Stk. 5. Såfremt der i bestyrelsens valgperiode sker indmeldelse af en ny kommune i landsforeningen, træder borgmesteren samt et kommunalbestyrelsesmedlem fra kommunen ind i bestyrelsen, indtil valgperioden udløber, jf. 6, stk. 1, eller der afholdes et ekstraordinært møde i henhold til 3. Der vælges samtidigt en personlig stedfortræder for sidstnævnte medlem. Valg af det menige medlem til 3

4 bestyrelsen samt stedfortræderen foretages af den respektive kommunalbestyrelse ved anvendelse af d Hondts metode. 6. Valgperioden for bestyrelsen regnes fra den dato, hvor de stemmeberettigede fra medlemskommunerne har valgt formand og medlemmer til bestyrelsen, og løber indtil der på ny vælges formand samt medlemmer til bestyrelsen, jf. 3. Bestyrelsen konstituerer sig selv med valg af 1. næstformand og 2. næstformand i det førstkommende møde, efter at valg til kommunalbestyrelserne er afholdt. Bestyrelsen fastlægger sin egen forretningsorden. Valg af formand til bestyrelsen 7. Formanden vælges på det i 3 nævnte møde. Formanden vælges ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Til formandsvalget kan opstilles kommunalbestyrelsesmedlemmer fra medlemskommunerne. Opstilling sker senest umiddelbart forud for afstemningen ved meddelelse til mødelederen. Formanden kan ikke være medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut samt Folketinget. Såfremt formanden i valgperioden bliver medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut eller Folketinget forholdes som i 10, stk. 1 bestemt. Menige bestyrelsesmedlemmer 8. De menige bestyrelsesmedlemmer, jf. 5, stk. 1, nr. c vælges på det i 3 nævnte møde. Valget sker ved anvendelse af d Hondts metode på baggrund af de enkelte partiers samlede repræsentation i medlemskommunernes kommunalbestyrelser i henhold til valgresultatet. De menige bestyrelsesmedlemmer, jfr. 5, stk. 1, nr. b og c kan ikke være medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut eller Folketinget. Såfremt et sådant bestyrelsesmedlem i valgperioden bliver medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut eller Folketinget forholdes som i 10, stk. 3 bestemt. 4

5 De menige bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer af en kommunalbestyrelse i en af medlemskommunerne. Personlige stedfortrædere for formanden og de menige bestyrelsesmedlemmer 9. I forbindelse med den i 7, stk. 1 nævnte afstemning om valg af formand, vælges der ligeledes en personlig stedfortræder for den valgte formand som bestyrelsesmedlem. I forbindelse med valg af menige medlemmer til bestyrelsen i henhold til 8, vælges der ligeledes en personlig stedfortræder for disse. Valget af stedfortrædere sker efter samme fremgangsmåde som angivet i 5 og 7-8. De personlige stedfortrædere skal være medlem af en kommunalbestyrelse i en af medlemskommunerne. 1. viceborgmester i en medlemskommune er personlig stedfortræder for borgmesteren, medmindre pågældende er indvalgt i bestyrelsen. I dette tilfælde vælges der en personlig stedfortræder for borgmesteren i henhold til stk. 1. Stedfortræderen for formanden eller stedfortræderne for de menige medlemmer af bestyrelsen, jfr. 5, stk. 1, nr. a og c, kan ikke være borgmester eller medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut samt Folketinget. Såfremt stedfortræderen i valgperioden bliver borgmester, eller medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut eller Folketinget, forholdes som i 10, stk. 3 bestemt. Varig eller midlertidig udskiftning af bestyrelsesmedlemmer ved udtræden af kommunalbestyrelse, langvarigt forfald m.v. 10. Får formanden forfald i over 2 måneder, indtræder 1. næstformand i formandens sted i den periode som forfaldet varer. Vurderer bestyrelsen at forfaldet vil have varig virkning vælges der ny formand efter bestyrelsens begæring efter den i 7 angivne måde. Finder mindst 2/3 af bestyrelsen, at formanden har handlet illoyalt i forhold til KANUKOKA s formål og medlemmernes interesser, kan bestyrelsen med samme flertal indstille overfor det i 3 nævnte forum, at formanden skal afsættes. Såfremt de i 3 nævnte stemmeberettigede beslutter at 5

6 afsætte formanden, vælger disse stemmeberettigede herefter en ny formand for resten af valgperioden. Såfremt et menigt medlem af bestyrelsen, jfr. 5, stk. 1, nr. b og c ophører med at være kommunalbestyrelsesmedlem i valgperioden, udtræder den pågældende af bestyrelsen og erstattes af den personlige stedfortræder. Pågældende stedfortræder, der herefter er blevet bestyrelsesmedlem, udpeger herefter snarest en ny personlig stedfortræder og meddeler dette til bestyrelsen. Denne stedfortræder skal være medlem af en kommunalbestyrelse i en medlemskommune og må ikke være medlem af Inatsisartut, Naalakkersuisut eller Folketinget. Er et bestyrelsesmedlem efter reglerne i den kommunale styrelseslov, midlertidigt fritaget for sine kommunale hverv i hjemkommunen i en forventet periode på mindst 2 måneder, indtræder vedkommendes personlige stedfortræder i bestyrelsen i den periode fritagelsen varer. Bestyrelsens kompetence 11. Bestyrelsen varetager landsforeningens ledelse og forbereder de sager, der skal behandles på det i 3 nævnte møde. Bestyrelsen handler på KANUKOKA s vegne i forhold, hvor KANUKOKA er tillagt kompetence i lovgivningen, og er i sådanne tilfælde bemyndiget til at træffe bindende beslutninger på kommunernes vegne. Dette omfatter bl.a. indgåelse af aftaler med myndigheder, foreninger, organisationer m.v. samt afgivelse af udtalelser eller høringssvar til myndigheder m.v. Forinden der træffes sådanne bindende aftaler med myndigheder m.v., skal bestyrelsen så vidt muligt indhente en udtalelse fra medlemskommunernes økonomiudvalg til at indgå en konkret aftale. Bestyrelsen kan udover de i stk. 1 nævnte tilfælde ikke indgå aftaler med andre myndigheder, foreninger, organisationer m.v. med bindende virkning for kommunerne, eller i øvrigt træffe beslutninger, som har bindende virkning for kommunernes drift, jf. dog stk. 3. Bestyrelsen kan dog træffe beslutning om at fremkomme med anbefalinger til medlemskommunerne i sager, der vedrører kommunernes drift for at sikre, at kommunerne får et ensartet beslutningsgrundlag i en konkret sag. Medlemskommunernes økonomiudvalg kan bemyndige bestyrelsen til at repræsentere sig i forhold, hvor KANUKOKA i henhold til lovgivningen ikke er tillagt en kompetence, jf. stk. 1. Dette kan bl.a. omfatte indgåelse af aftaler eller afgivelse af udtalelser eller høringssvar. 6

7 Bestyrelsen kan træffe de nødvendige beslutninger, som vedrører foreningens forhold og virke. Stk. 5. Foreningens bestyrelse er bemyndiget til at træffe bestemmelse om samarbejde med foreninger eller sammenslutninger m.v., der er eller bliver oprettet med det formål for øje, at løse særlige kommunale opgaver, ligesom bestyrelsen kan etablere eller oprette forbindelse med andre myndigheder, foreninger m.v., der skønnes at være til gavn for medlemmerne. Stk. 6. Bestyrelsen og Borgerrådet i Pituffik kan indgå aftale om samarbejde og de økonomiske vilkår herfor. Stk. 7. Bestyrelsen tegner foreningen. Bestyrelsen kan bemyndige formanden, enkelte bestyrelsesmedlemmer eller ansatte i foreningen til at tegne foreningen i den daglige administration. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån, kan tegningsretten kun udøves af den samlede bestyrelse. Bestyrelsens beslutningsdygtighed, tid og sted for møder, beslutningsreferat m.v. 12. Alle medlemmer af bestyrelsen har taleret, forslagsret og stemmeret. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er fysisk til stede på mødet eller deltager pr. telefon eller videokonference. Bestyrelsens beslutninger forinden indgåelse af de i 11, stk. 1-6 nævnte aftaler og beslutninger, skal i videst muligt omfang træffes i konsensus. Hvor dette undtagelsesvis ikke er muligt, træffes sådanne beslutninger som flertalsafgørelser. Bestyrelsens beslutninger nedfældes i et beslutningsreferat. Den nærmere procedure omkring udfærdigelse af beslutningsreferat m.v. fastsættes i bestyrelsens forretningsorden. Ethvert medlem af bestyrelsen kan forlange sin afvigende mening tilført beslutningsreferatet i forbindelse med beslutninger truffet efter 11, stk. 1-6, og ved sager, der skal fremsendes til myndighed kræve, at myndigheden samtidig gøres bekendt med referatet. Det pågældende bestyrelsesmedlem skal ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. Stk. 5. Bestyrelsen fastsætter på årets sidste møde tid og sted for det kommende kalenderårs møder. 7

8 Stk. 6. Bestyrelsen træder sammen på begæring af formanden eller af mindst tre medlemmer af bestyrelsen. Stk. 7. Bestyrelsens møder er ikke offentlige og referater fra dens møder er ikke offentlig tilgængelige. Stk. 8. I sager, der er af særlig interesse for en enkelt medlemskommune, kan repræsentanter fra den pågældende kommune tilkaldes som tilforordnede af bestyrelsen. Stk. 9. Forud for bestyrelsesmøderne, udsendes forslag til dagsorden med tilhørende mødemateriale til samtlige medlemmer af kommunalbestyrelserne, således at disse er orienteret om, hvilke sager der behandles på bestyrelsesmøderne. Udsendelsen sker så vidt muligt 1 uge før mødets afholdelse. Beslutningsreferat udsendes efter hvert afholdt bestyrelsesmøde til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer. 13. Formanden tilrettelægger selv sit arbejde. Formandens kompetence Formanden varetager inden for de af bestyrelsen nærmere fastsatte rammer den daglige ledelse af foreningens anliggender i samarbejde med foreningens administrative ledelse. Formanden leder bestyrelsens møder og bringer de af bestyrelsen trufne beslutninger til udførelse. Udvalg og arbejdsgrupper 14. Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte særlige udvalg og arbejdsgrupper til på bestyrelsens vegne at foretage undersøgelser, udarbejde indstillinger samt varigt eller midlertidigt at varetage specielle delområder af de under bestyrelsen hørende forretningsområder. Regler for udvalgenes og arbejdsgruppernes virksomhed fastsættes af bestyrelsen. 8

9 Forretningsudvalg 15. Såfremt der indmeldes nye kommuner i foreningen, nedsættes der et forretningsudvalg til varetagelse af den løbende drift af foreningen. Formanden for bestyrelsen er født medlem af et sådant forretningsudvalg. Bestyrelsen beslutter hvem, der herudover fra bestyrelsen, skal være repræsenteret i udvalget, samt hvilke kompetencer dette udvalg skal have. Forinden bestyrelsen træffer beslutninger i henhold til stk. 1, skal bestyrelsen anmode medlemskommunernes økonomiudvalg om at komme med en udtalelse til bestyrelsens forslag til, hvem der skal være repræsenteret i udvalget, samt hvilke kompetencer udvalget skal have. Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden for forretningsudvalgets virke. Forslag til forretningsorden skal forinden vedtagelse forelægges medlemskommunernes økonomiudvalg til udtalelse. Sekretariatsbistand 16. Bestyrelsen tager de nødvendige beslutninger med henblik på at have den fornødne sekretariatsbistand, herunder at en administrativ leder, ansat i foreningens sekretariat bemyndiges til ansættelse og afskedigelse af sådan sekretariatsbistand. Personer, der yder administrativ sekretariatsbistand til foreningen kan ikke være medlem af foreningens bestyrelse. Vederlag m.v. 17. Formandshvervet betragtes ikke som et fuldtidshverv. Formandens vederlag fastsættes af bestyrelsen, men kan ikke overstige halvdelen af et borgmestervederlag. Øvrige bestyrelsesmedlemmer oppebærer for deltagelse i bestyrelsesmøder og andre møder i sin egenskab af bestyrelsesmedlem for hver rejse- og mødedag dagpenge uden for hjemsted efter de for offentlige ansatte gældende regler. Derudover kan der - mod dokumentation - oppebæres supplerende kompensation for tabt arbejdsfortjeneste på rejse- og mødedage. Dette gælder dog ikke for de bestyrelsesmedlemmer, der er borgmestre. 9

10 Omkostningerne ved deltagelse i de i stk. 2 nævnte møder, herunder rejse, kost og logi m.v. afholdes af KANUKOKA. Medlemskontingent m.v. 18. Til dækning af foreningens udgifter betaler hver medlemskommune et kontingent, der fastsættes for det kommende kalenderår. Kontingentet fastsættes med et beløb pr. indbygger. Bestyrelsen fastsætter terminerne for opkrævning af kontingent for det følgende år. For ikke politiske aktiviteter eller ydelser kan foreningen opkræve betaling efter takster som vedtages i forbindelse med bestyrelsens vedtagelse af det årlige budget eller på baggrund af særlig omkostningsberegning for den pågældende aktivitet eller i øvrigt fastsat ved aftale for udførelse af særligt rekvirerede opgaver. Årsbudget, regnskab og revision 19. Bestyrelsen udarbejder et forslag til årsbudget, gældende for et kalenderår. Budgettet skal være ledsaget af et flerårigt budgetoverslag, som skal strække sig over mindst 3 år. Såfremt en medlemskommune har varslet udmeldelse af foreningen, jfr. 2, stk. 2, kan bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer pågældende medlemskommune, ikke medvirke i beslutninger, der vedrører budgetforhold, der er relateret til perioden efter at udmeldelsen påtænkes effektueret. KANUKOKA s regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen varetager den umiddelbare forvaltning, der vedrører foreningens kasse- og regnskabsvæsen. Medlemskommunernes økonomiudvalg godkender det årlige budget og regnskab på det i 3 nævnte årlige møde. Regnskabet revideres af en af medlemskommunernes økonomiudvalg valgt statsautoriseret revisor. Valget af revisor sker på det i 3 nævnte møde. 10

11 Vedtægtsændringer og opløsning af foreningen 20. Bestyrelsen eller mindst 2 medlemskommuner kan foreslå vedtægtsændringer eller opløsning af foreningen. Ændring af vedtægterne kan kun ske, såfremt mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer af medlemskommunernes økonomiudvalg stemmer herfor på det i 3 nævnte møde. Opløsning af foreningen kan med samme majoritet som anført i stk. 2 vedtages af de stemmeberettigede medlemmer af medlemskommunernes økonomiudvalg på det i 3 nævnte møde. Besluttes det at opløse foreningen, træffer bestyrelsen beslutning om anvendelse af foreningens midler. Medlemskommunerne hæfter fortsat for foreningens mulige underskud, herunder pensionsforpligtigelser. Overgangsbestemmelser 21. Den på delegeretforsamlingen i juni 2013 valgte bestyrelse ophører sit virke pr. 17. januar Som en overgangsordning indtil valg til kommunalbestyrelserne i 2017, vælger delegeretforsamlingen på sit møde den 17. januar 2016 en ny bestyrelse. Denne nye bestyrelse består af en fast formand, valgt efter bestemmelserne i 5-7, medlemskommunernes borgmestre samt 5 menige bestyrelsesmedlemmer, valgt efter bestemmelserne i 5 og 8. På samme måde som nævnt i stk. 1 vælges der ligeledes personlige stedfortrædere for formanden som bestyrelsesmedlem, samt de menige bestyrelsesmedlemmer, der ikke er borgmestre, efter bestemmelserne i 9. Den i stk. 1 nævnte nye bestyrelse afholder konstituerende møde snarest efter den 17. januar 2016 med valg af 1. næstformand og 2. næstformand, og beslutning om tid og sted for det kommende års møder. Bestemmelserne i vedtægterne finder ligeledes anvendelse i forhold til den bestyrelse, der skal virke fra 17. januar 2016 og indtil denne afløses af en ny bestyrelse i henhold til 3. 11

12 Ikrafttræden 22. Nærværende vedtægter er vedtaget på foreningens ekstraordinære delegeretmøde den 17. januar 2016 og har herefter virkning pr. 17. januar Vedtægterne er gældende indtil de eventuelt ændres i henhold til 20, dog således at overgangsbestemmelsen i 21, alene har virkning til og med at der vælges ny bestyrelse i henhold til 3. Udarbejdet på baggrund af beslutninger på det ekstraordinære delegeretmøde den 17. januar 2016 i Ilulissat, og efterfølgende redaktionelle justeringer, vedtaget af bestyrelsen den 19. februar