PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING. EnergiMidt Net A/S

Transkript

1 PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING EnergiMidt Net A/S ÅRSBERETNING 2012

2 Indhold 0. Forord Hvem er EnergiMidt Netselskabet Koncerninterne selskaber Netselskabets økonomiske forhold Personaleforhold Baggrund EnergiMidt Nets program for Intern Overvågning Overvågningsansvarlig Lovgrundlag Overvågningsansvarlig for EnergiMidt Net A/S Den overvågningsansvarliges uafhængighed Beskrivelse af IO-programmet IO-programmet Modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO) Behandling af virksomhedens egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige for aktører og kunder Adgang til distributionsnettet Aktør- og kundekontakt Særskilt kommunikationsarbejde og identitetsstrategi Aktiviteter uden for bevilling Regnskabsmæssig adskillelse Krav om habilitet Aftaler med andre virksomheder indgås på markedsbestemte vilkår IO-programmets kontroller Central Audit Decentral kontrol og udvikling IO-programmets udvikling IO-programmets gennemførelse Gennemførte kontroller Ledelsens evaluering af programmet for Intern Overvågning Bilagsoversigt [1]

3

4 1. Hvem er EnergiMidt Nedenstående beskriver opbygningen af EnergiMidt i forhold til netselskabet, øvrige koncerninterne selskaber, netselskabets økonomi samt personaleforhold Netselskabet EnergiMidt Net A/S har bevilling som netselskab i selskabets forsyningsområde og er reguleret af elforsyningsloven. EnergiMidt Net A/S har ansvaret for distribuering af el fra spændingsniveauet 60 kv til og med spændingsniveauet 0,4 kv inden for bevillingsområdet til ca kunder. Netselskabets hovedopgaver er: - At opretholde forsyningssikkerhed på elområdet på kort og langt sigt. - At udbygge el-infrastrukturen inden for bevillingsområderne. - At kabellægge luftledningsnettet inden for bevillingsområdet. - At gennemføre en sammenhængende og helhedsorienteret planlægning, som omfatter fremtidige behov for distributionskapacitet og den langsigtede forsyningssikkerhed. Af aktiviteter uden for bevillingen udfører EnergiMidt Net A/S installationseftersyn for Sikkerhedsstyrelsen. EnergiMidt Net A/S ejer eldistributionsnettet på 60 kv, 10 kv og 0,4 kv niveau og var medejer af eltransmissionsnettet på 150 kv frem til medio 2012, hvorefter det overgik til Energinet.dk. Desuden har EnergiMidt Net A/S medejerskab af DELPRO A/S og Scan Energi Elsalg A/S Koncerninterne selskaber EnergiMidt-koncernen er skitseret i nedenstående koncerndiagram pr. 31/

5 Oversigt over bestyrelse, direktion og ledende medarbejdere i de koncerninterne selskaber, der i henhold til elforsyningslovens 45 har indvirkning på intern overvågning, fremgår af nedenstående: EnergiMidt Holding a.m.b.a.: Bestyrelse: Jens Jørn Justesen, Arne Bo Larsen, Jørn Würtz, Jørn L. Kristoffersen, Jens-Ove Simonsen, Kjeld Aagaard Kjærulff, Hans Jørgen Okholm, Frede Hasseriis Jacobsen, Bodil Dahl Christensen, Jan Skytte Pedersen og Bent Kornbek. Direktion: Holger Blok Ledende medarbejdere: Ingen. EnergiMidt Handel A/S: Bestyrelse: Jørn Würtz, Knud Gadegaard, Frede Jacobsen, Kaj Kruse, Bodil Dahl Christensen, Jan Skytte Pedersen og Ole Møller Fransen. Direktion: Holger blok Ledende medarbejdere: Ingen. EnergiMidt A/S: Bestyrelse: Jens Jørn Justesen, Arne Bo Larsen, Jørn Würtz, Jørn L. Kristoffersen, Jens-Ove Simonsen, Hans Okholm, Bettina H. Møller og Brian Johnsen. Direktion: Holger Blok Ledende medarbejdere: Jan Bach Jensen, Peter Kristensen, Connie Rosenkvist, Morten Sønderskov, Erling V. Klemmensen og Jørgen Due T. Nørgaard. EnergiMidt Net A/S: Bestyrelse: Jens Jørn Justesen, Arne Bo Larsen, Jørn L. Kristoffersen, Bent Kornbek, Joan Hansen og Per Kjærgaard Kristiansen. Direktion: Mads Miltersen [2]

6 Ledende medarbejdere: Ingen EnergiMidt Infrastruktur A/S: Bestyrelse: Jens Jørn Justesen, Arne Bo Larsen, Jørn Würtz, Jørn L. Kristoffersen, Jens-Ove Simonsen, Hans Okholm, Knud Erik Kristensen og Svend Vingtoft. Direktion: Mads Miltersen Ledende medarbejdere: Bent Kristensen, Marianne Boe Madsen, Morten Knudsen Jensen, Birgitte Haurum, Flemming Kristensen, Henrik Leu Christiansen, Karsten Winther, Jan Østergaard Jensen, Iver Rud Hansen, Uffe Nielsen, Mikkel Abildtrup, Lars Hegaard og Tanja Rask Elbæk. EnergiMidt Holding a.m.b.a. (fremover benævnt som EnergiMidt Holding). EnergiMidt Holding er moderselskab og holdingselskab for EnergiMidt-koncernen. Selskabets aktivitet er at eje kapitalandele i underliggende koncernselskaber. Der er ingen egentlig aktivitet i selskabet. EnergiMidt Holding er et andelsselskab, som er ejet af forbrugerne i EnergiMidt Net A/S netbevillingsområde. EnergiMidt Handel A/S forestår salg af markedsel til forsyningskunder i EnergiMidt Net A/S, jf. kapitel 6 i elforsyningsloven. Selskabets aktivitet er desuden handel med energi (såvel engros som til slutkunder), handel med tillægsprodukter og tjenesteydelser i tilknytning hertil samt trading på engrosmarkederne for energi. Endvidere bearbejder selskabet den energitunge del af erhvervsmarkedet med henblik på salg af markedsel. EnergiMidt Handel A/S tilbyder således fysisk og finansiel el-handel, porteføljeforvaltning, porteføljeaftaler samt traditionelle elhandelsaftaler, strækkende fra fastprisaftaler til spotbaserede aftaler. EnergiMidt A/S er fungerende salgsselskab mod koncerneksterne kunder. Selskabet har salg af multiforsynings- og fiberbredbåndsydelser som det primære forretningsområde. Selskabet ejer desuden kapitalandelene i ICE Danmark A/S, WAOO A/S og Nianet A/S. EnergiMidt Infrastruktur A/S har til formål at udvikle og levere infrastrukturydelser på kommercielle vilkår til koncernforbundne selskaber indenfor koncernens forretningsområder. EnergiMidt Infrastruktur A/S er dermed driftsselskab for koncernens fællesfunktioner. Selskabets primære forretningsområde er salg af tekniske og administrative ydelser samt handel med materialer til koncernens selskaber. Selskabet ejer, udruller og driver fiberbredbåndsnettet, der primært etableres i koncernens forsyningsområde. Endvidere har selskabet ejerandele i EnergiGruppen Jylland A/S og driver og vedligeholder varmeforsyningsnettet for EnergiGruppen Jylland Varme A/S. EnergiMidt Infrastruktur A/S driver og vedligeholder eldistributionsnettet som entreprenør. [3]

7 Scan Energi Elsalg A/S forestår salg af markedsel til forsyningskunder i EnergiMidt Net A/S område omkring Herning og omegn, jf. kapitel 6 i elforsyningsloven. TM Networks A/S primære forretningsområde består af udlejning af materiel. HOFV (Vestbirk Vandkraftværk) producerer el via vandkraft. EnergiMidt Udvikling A/S foretager på kommerciel basis og med udgangspunkt i Region Midtjylland investeringer inden for udvikling og anvendelse af nye teknologier og koncepter til brug for vedvarende energiteknologier, nye former for distribueret energi (f.eks. mikrogasturbiner, brændselsceller, mv.) og andre områder, der har tilknytning til de aktiviteter, som EnergiMidt A/S beskæftiger sig med. Alle opkøb sker med henblik på senere afhændelse. Investeringerne foretages via investeringer i selskaber, som understøtter formålet. EGJ A/S er holdingselskab for det 100% ejede datterselskab EGJ Varme A/S. EGJ Varmes virksomhed består af forsyning af fjernvarme samt produktion af el og fjernvarme på egne produktionsanlæg. Selskabets virksomhed er reguleret efter varmeforsyningsloven ud fra et hvile-i-sig-selv -princip, således at forbrugernes betaling svarer til medgående omkostninger for fremskaffelse og distribution af fjernvarme. EnergiMidt Renewables A/S primære forretningsområde er udvikling, etablering og formidling af solcelleparker, rådgivning vedrørende energibesparende foranstaltninger samt dermed beslægtet virksomhed tillige med investering i selskaber med tilsvarende formål. ICE Danmark A/S forretningsområde er operatørvirksomhed for mobilbredbånd i Danmark. Waoo! A/S udbyder IP-produkter inden for underholdning og kommunikation. Selskabet udbyder TV-, film-, internet- og telefoniprodukter over fibernettet. Nianet A/S forretningsområde omfatter erhvervsløsninger inden for IT-området primært med leverance af fiberforbindelser til erhvervslivet. Konserve Consult Ltd. s forretningsområde omfatter energirådgivning i Uganda. Ændringer i 2012 Der er ikke sket væsentlige koncernændringer i året Netselskabets økonomiske forhold Netselskabets økonomi sikres primært ved opkrævning af nettariffer og tilslutningsbidrag Personaleforhold Det personale, som gennemfører netselskabets drift, vedligeholdelse og nyanlæg er ansat i EnergiMidt Infrastruktur A/S. Undtaget er personalet, som udfører installationseftersyn for Sikkerhedsstyrelsen, da de er ansat i EnergiMidt Net A/S. [4]

8 Overordnet arbejder EnergiMidt koncernen efter principperne i en enhedsorganisation. Organisationsopbygningen for EnergiMidt er vist på nedenstående diagram. De i organisationsdiagrammet viste afdelinger er anvendt som indgangsnøgle til den gennemførte IO-analyse i efteråret Diagrammet var gældende Baggrund. Elforsyningslovens 20 a foreskriver, at netvirksomheder skal opstille et program for intern overvågning, som beskriver virksomhedens tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd. Bestemmelsen skal medvirke til at sikre en reel adskillelse mellem monopolaktiviteter og kommercielle aktiviteter. Bekendtgørelse nr. 635 af 27. juni 2005 og uddybende tillægsbekendtgørelse nr. 980 af 6. oktober 2011 samt Energitilsynets vejledninger fra december 2009 fastsætter de nærmere retningslinjer for, hvad et program for Intern Overvågning skal indeholde, og at netvirksomheder hvert år senest den 1. juni skal rapportere herom til Energitilsynet i form af en årsberetning for det foregående år EnergiMidt Nets program for Intern Overvågning. EnergiMidt Nets program for Intern Overvågning er pr. 31. december 2007 implementeret og bliver kontrolleret i form af audit og ledelsens evaluering. [5]

9 Én gang årligt gennemføres ledelsens evaluering. Der er en gennemgang af eksempelvis egne mål og handlingsplaner, resultater fra audit, kunders og myndigheders tilbagemeldinger og andre informationskilder. Evalueringen foretages via et møde med direktøren, og evalueringen dokumenteres skriftligt. Årsberetningen offentliggøres på netselskabets hjemmeside og anmeldes til Energitilsynet Overvågningsansvarlig Lovgrundlag Elforsyningsloven 20a, stk Virksomheder skal udpege en overvågningsansvarlig, som er uafhængig. - Den uafhængige overvågningsansvarlige må ikke have nogen stilling, noget ansvar, nogle interesser eller noget forretning i eller med eventuelle tilknyttede og associerede virksomheder samt i eller med virksomheder, der kontrolleres af samme virksomhedsdeltager Overvågningsansvarlig for EnergiMidt Net A/S Ingeniør Bent Poulsen er udpeget som overvågningsansvarlig på konsulentbasis. Bent Poulsen har tidligere varetaget opgaver for EnergiMidt Net A/S, og varetaget opgaven som overvågningsansvarlig, men er gået på pension pr. 31. december Den overvågningsansvarliges uafhængighed Da Bent Poulsen er ansat på konsulentbasis med opgaven som overvågningsansvarlig for netselskabet og uden tilknytning til den øvrige koncern, er uafhængigheden sikret. 3. Beskrivelse af IO-programmet Programmet er bygget op omkring de enkelte afdelinger i koncernen og deres arbejdsopgaver for netselskabet samt øvrige koncerninterne og koncerneksterne selskaber. Efterfølgende er beskrevet på hvilke områder, de enkelte arbejdsopgaver har indflydelse på risikoområderne. Programmet indeholder en beskrivelse af, hvordan man ved hjælp af tiltag sikrer ikke-diskriminerende adfærd. For hvert tiltag er der beskrevet, hvorvidt tiltaget er gennemført pr. 31. december 2012 samt hvilke aktiviteter, tiltaget har afstedkommet. De tiltag, der anvendes i forbindelse med undgåelse af diskriminerende adfærd, består af instrukser, procedurer, forskrifter, notater, regler m.m. Ansvaret for etablering af programmet ligger hos en styregruppe bestående af medarbejdere fra flere afdelinger. Ansvaret for udarbejdelse af detaljerede retningslinier og uddannelse af medarbejdere ligger i de enkelte afdelinger under koordinering af styregruppen. Ansvaret for kontrol i form af audit af retningslinjerne ligger hos direktionen, og opgaven er uddelegeret til den IO-ansvarlige. [6]

10 3.1. IO-programmet Herunder nævnes, opdelt på afdelinger, de enkelte risici inden for hvert enkelt risikoområde (jf. tidligere bekendtgørelse). Efterfølgende nævnes hvilke tiltag, der iværksættes for det enkelte risikoområde og status herfor pr. 31. december Modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO) Følsomme oplysninger, som skal behandles fortroligt omfatter følgende: - Forbrugsdata for kunder. - Forbrugsprofiler for kunder med timemåling. - Kunders betalingsmønster og økonomiske forhold. - Enhver form for oplysning om personlige forhold. - Enhver oplysning om en virksomheds produktionsforhold. - El-leverandører i netområdet. Den enkelte kundes aftagenummer regnes ikke som fortrolig. Økonomi: I forbindelse med varetagelse af afdelingens opgaver opnås kendskab til netselskabets økonomiske forhold, samt leverandørers og kunders økonomiske forhold. Denne viden skal behandles fortrolig, da det er fortrolige oplysninger. Afregning & Debitorservice: I forbindelse med adgang til netselskabets kundedatabase er der risiko for misbrug af kundespecifikke oplysninger. Direktionssekretariatet: Risikoen består i, at afdelingen håndterer breve og mails for netselskabet og derigennem får kendskab til forretningsmæssige følsomme oplysninger og ikke behandler disse fortroligt. Drift & Teknik: I forbindelse med administrationen af måledata er der risiko for at disse ikke behandles fortroligt. Driftsområdet: I forbindelse med drift og vedligehold af målerparken er der risiko for, at måledata ikke behandles fortroligt. Kompetencecenter VE & Rådgivning: I forbindelse med udførelse af energirådgivning har afdelingen adgang til netselskabets kundedatabase. Risikoen består i ikke fortrolig behandling af disse oplysninger. Kundecenter: I forbindelse med adgang til netselskabets kundedatabase er der risiko for misbrug af kundespecifikke oplysninger. [7]

11 I forbindelse med varetagelse af døgncentervagten har afdelingen adgang til netselskabets lukkeliste. Risikoen består i ikke fortrolig behandling af disse oplysninger. Projektcenter: I forbindelse med udførelse af netberegninger har afdelingen adgang til netselskabets kundedatabase. Risikoen består i ikke fortrolig behandling af disse oplysninger. Iværksatte tiltag: Tiltag Instruktioner Uddannelse Medarbejdererklæringer Adgangskontrol til netselskabets kundedatabase Procesudarbejdelse CRM-system Beskrivelse af tiltag Indførelse af skriftlig instruks med beskrivelse af, hvorledes omgang med fortrolige oplysninger skal foregå for at undgå diskriminerende adfærd. Medarbejderne uddannes i brugen af skriftlige instruktioner. Uddannelsen er todelt i generel uddannelse (central) efter tiltrædelse og i afdelingsspecifik uddannelse (decentral) i forhold til opgaverne. Medarbejderne skal verificere, at de er oplyste om Intern Overvågning, samt hvilke forholdsregler de skal tage i forhold til deres arbejde. Det skal ved adgangskontrol til netselskabets kundedatabase sikres, at kun relevante medarbejdere har adgang til fortrolige oplysninger. Indførelse af skriftlig instruks til håndtering af adgangsbegrænsningen. For at minimere risici for fejl i inkassoprocessen udarbejdes en proces for restanceopkrævning med fokus på monopolydelser. Oplysninger om restanceforhold til EnergiMidt Net A/S er kun tilgængelige for medarbejdere i Afregning & Debitorservice. Øvrige FFO er ikke tilgængelige i CRM-systemet. I 2012 er de skriftlige instrukser opdateret Behandling af virksomhedens egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige for aktører og kunder Egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige for aktører og kunder: - Netselskabets interne forhold - Netselskabets planer for anlægsaktiviteter - Netselskabets dårlige betalere/betalingsforhold - Netselskabets kundeklager - Netselskabets driftssituation, herunder fejlramte tilsluttede installationer [8]

12 Økonomi: I forbindelse med varetagelse af afdelingens opgaver opnås kendskab til netselskabets aktiviteter.denne viden må ikke anvendes på diskriminerende vis. Afregning & Debitorservice: Risikoen består i, at oplysninger om elmarkedet, der fås kendskab til i forbindelse med indberetning til system- og balanceansvarlige, videregives på diskriminerende måde til andre aktører på elmarkedet. Direktionssekretariatet: Risikoen består i, at information om netselskabets aktiviteter, som kendes fra bestyrelses- og direktionsmøder, videregives på diskriminerende måde. Risikoen består i, at den juridiske medarbejder i afdelingen håndterer juridiske forhold, og derigennem får kendskab til netselskabets aktiviteter og videregiver oplysninger herom på diskriminerende måde. Risikoen består i, at afdelingen håndterer breve og mails for netselskabet og derigennem får kendskab til forretningsmæssige følsomme oplysninger og ikke behandler disse fortroligt. Kundecenter: Risikoen består i, at oplysninger om restancer hos kunderne ikke behandles fortroligt. Risikoen består i, at kundeklager i forhold til netselskabets aktiviteter misbruges af andre koncerninterne selskaber. Projektcenter: Risikoen består i, at oplysninger om netselskabets nyetableringer og udvidelser af elnettet videregives på diskriminerende måde. Iværksatte tiltag: Tiltag Instruktioner Uddannelse Medarbejdererklæringer Beskrivelse af tiltag Indførelse af skriftlig instruks med beskrivelse af, hvorledes oplysninger om egne aktiviteter skal behandles for at sikre at diskriminerende adfærd undgås. Medarbejderne uddannes i brugen af skriftlige instruktioner. Uddannelsen er todelt i generel uddannelse (central) efter tiltrædelse og i afdelingsspecifik uddannelse (decentral) i forhold til opgaverne. Medarbejderne skal verificere, at de er oplyste om Intern Overvågning, samt hvilke forholdsregler, de skal tage i forhold til deres arbejde. I 2012 er de skriftlige instrukser opdateret. [9]

13 Adgang til distributionsnettet Generel gennemgang af information om adgang til nettet. IO-programmet indeholder en klar adskillelse mellem 4 hovedpunkter: - Netadgang - Vedligeholdelse af nettet - Udbygning af nettet - Tilslutning til nettet Under de 4 hovedpunkter beskrives, hvilke tiltag, der er iværksat for at undgå diskriminering. Nye tiltag inden for vedligeholdelse. Der er ikke sket nye tiltag. Nye tiltag inden for udbygning af nettet. Der er ikke ændret på den standard, efter hvilken nettet udbygges. Nye tiltag inden for tilslutning. Der er ikke sket nye tiltag for tilslutning af nye og udvidelse af eksisterende installationer. Afbrudshyppighed og afbrudsvarighed for selskabets forbrugere. Fejlstatistik over afbrudshyppighed og afbrudsvarighed følger Energitilsynets retningslinjer. Der henvises til den indsendte fejlstatistik for Outsourcede arbejdsfunktioner. Der er ikke outsourcet yderligere arbejdsfunktioner i Netselskabet har outsourcet alle opgaverne vedr. administration, udbygning, drift og vedligeholdelse af elnettet til det koncerninterne selskab EnergiMidt Infrastruktur A/S. Indkomne klager i relation til adgang til distributionsnettet. Der er ikke indkommet klager omhandlende adgang til distributionsnettet i Netadgang sker på ikke-diskriminerende vilkår. Adgang til elnettet sker i henhold til Netbenyttelsesaftale med tilhørende Tilslutningsbestemmelser. Dokumenter for elnettet findes på netselskabets hjemmeside. Dokumenterne følger vejledningerne for Dansk Energi Net, og netadgangene anses derfor for værende ikke-diskriminerende. Vedligeholdelse af nettet gennemføres på en ikke-diskriminerende måde. Netselskabet har outsourcet alle opgaver vedr. vedligeholdelse af elnettet til det koncerninterne selskab EnergiMidt Infrastruktur A/S. Vedligeholdelsesopgaverne udføres i henhold til Netstandarder, der er udarbejdet af netselskabet i henhold til Stærkstrømsbekendtgørelsens Afsnit 5 samt fabrikantens anbefalinger. Netstandarderne [10]

14 indeholder ikke en differentiering af vedligeholdelsen, afhængig af forbrugerens beliggenhed. Netstandarderne kan forevises ved henvendelse til netselskabet. Udbygning af nettet gennemføres på en ikke-diskriminerende måde. Netselskabet har outsourcet alle opgaver vedr. udbygning af elnettet til det koncerninterne selskab EnergiMidt Infrastruktur A/S. Udbygningsopgaverne udføres i henhold til anlægsstandarder, der er udarbejdet af netselskabet i henhold til Stærkstrømsbekendtgørelsens Afsnit 2 og 6. Netstandarderne indeholder ikke en differentiering af projekteringsvejledninger, afhængig af forbruger. Netstandarderne kan forevises ved henvendelse til netselskabet. Fristen for tilslutning ved udbygning af nettet fremgår af bilag 2.1 Proces for nytilslutninger. Tilslutning til nettet gennemføres på en ikke-diskriminerende måde. Prisen for tilslutning af ny installation og udvidelse af eksisterende installation fremgår af Netselskabets hjemmeside under Priser og vilkår, Tilslutningsbidrag. Priserne i tilslutningsbidraget følger standarderne fra Dansk Energi Net og anses derfor for værende ikke-diskriminerende. a) Hastigheden for tilslutning til elnettet fremgår af Proces for nytilslutninger. Måltal for hastighed: Nytilslutninger i allerede byggemodnede områder samt nytilslutninger, hvor netudbygning eller -forstærkning ikke er nødvendig. Foretages inden for 10 arbejdsdage. b) Nytilslutninger, som forudsætter netudbygning eller netforstærkning. Foretages normalt inden for 60 arbejdsdage, men i særlige tilfælde kan denne tidsgrænse overskrides. Fejlretning med måltal Forretningsgang for fejlretning med måltal fremgår af bilag 2.2 Proces for fejlretning. Opsummering af risikoområder i afdelinger med efterfølgende tiltag. Projektcenter: Risikoen består i, at netselskabts Netbenyttelsesaftale og Tilslutningsbestemmelser udformes på en diskriminerende måde. Planlægningen af netudbygningen, herunder dimensionering af nettet samt alle aktiviteter tilknyttet netudbygningen er af betydning for sikring af ensartet adgang til nettet. Dette er sikret gennem udarbejdelse af EM Net standarder, der løbende opdateres. Ved behandling af installationstilmeldinger består risikoen i, om netselskabets proces for nytilslutninger er afhængig af, om kunder er energikunder i koncerninternt elhandelsselskab. Ved behandling af spændingsklager består risikoen i, at EM Net standarder ikke følges. Driftsområdet: Planlægningen af vedligeholdelsen, herunder om denne skal være systematisk, tilstandsbaseret eller havaribaseret er af betydning for antal udfald og varigheden heraf. Drift og teknik: Risikoen består i at driftsvagten diskriminerer eksterne elkunder i forbindelse med fejlretning. Dokumentation: Risikoen består i at dokumentation i forbindelse med opmåling og indtegning diskriminerer i forhold til nøjagtighed. Afregning og inkasso: Risikoen består i at man diskriminerer i forbindelse med restancelukning ved ikke at følge den gældende inkassoprocedure. [11]

15 Iværksatte tiltag: Tiltag Netbenyttelsesaftale og Tilslutningsbestemmelser Netstandarder for netselskabet Proces for nytilslutninger, med måltal for hastighed Proces for fejlretning, med måltal for hastighed Proces for inkassobesøg Beskrivelse af tiltag Netselskabet følger nøje Netbenyttelsesaftale og Tilslutningsbestemmelser udgivet af Dansk Energi Net. Netstandarderne angiver krav og retningslinjer for arbejder, der udføres for netselskabet. Der er udarbejdet EM Net standarder for udbygning og dimensionering af nettet for at sikre ensartethed i forbindelse med adgang til elnettet. Anvendes også i forbindelse med spændingsklager. Der er udarbejdet EM Net standarder for netvedligeholdelse, herunder om denne skal være systematisk, tilstandsbaseret eller havaribaseret. Der er udarbejdet EM Net standarder for nøjagtighed i forbindelse med opmåling og indtegning. Processen sikrer, at tilslutning af nye kunder sker på en ikke-diskriminerende måde. Processen sikrer, at fejlretning på nettet sker på en ikke-diskriminerende måde. Processen beskriver arbejdsgangen ved inkassobesøg, herunder hensyntagen til sociale aspekter Aktør- og kundekontakt Generel gennemgang af information og ændringer inden for kundekontakt. Der er sket en opdatering af netselskabets hjemmeside i Liste over brochurer for netselskabet. Liste over brochurer for netselskabet er vedlagt som bilag 3.2. Arbejdsfunktioner, der er outsourcet. Der er ikke outsourcet yderligere arbejdsfunktioner i Netselskabet har outsourcet alle opgaverne vedr. kundeservice til det koncerninterne selskab EnergiMidt Infrastruktur A/S. Opsummering af risikoområder i afdelinger med efterfølgende tiltag. Marketing og kommunikation: Ved den trykte og elektroniske kundekontakt anvendes samme logo for alle selskaberne under EnergiMidt. Den ensartede visuelle identitet giver en udfordring i at adskille selskaberne som afsender af f.eks. kundeblade, nyhedsbreve, årsopgørelse, selvaflæsning, hjemmesider, annoncer, pressemeddelelser og tryksager. [12]

16 Mundtlig kundekontakt forekommer i funktionen, primært i forbindelse med markeds- og kundeanalyser, hvor kunderne interviewes over telefonen. Det skal tydeligt fremgå, hvilket selskab analysen vedrører. Kundecenter: Risikoen består i, at der ved kundehenvendelser gennem brug af forbrugsdata og viden om leverandørforhold sker favorisering af bestemte selskaber og produkter. Risikoen består i, at kunden ikke er oplyst om, hvilket selskab dialogen foregår med. Afregning og Inkasso: Risikoen består i, at der ved kundekontakt under udførelse af opgaver for EnergiMidt Net A/S ikke gøres opmærksom på, at funktionen repræsenterer netselskabet. Risikoen består i, at der diskrimineres i forbindelse med restancer, ved at den gældende inkassoprocedure ikke følges. Projektcenter: Risiko for favorisering af koncerninterne selskaber i forbindelse med funktionens rådgivning af netselskabets kunder i installationsspørgsmål. Risikoen består i, at der ved kundekontakt under udførelse af opgaver for EnergiMidt Net A/S udøves diskriminerende adfærd i form af kommerciel udnyttelse af monopolydelser. Dokumentation: Risikoen består i, at der ved kundekontakt under udførelse af opgaver for EnergiMidt Net A/S udøves diskriminerende adfærd i form af kommerciel udnyttelse af monopolydelser. Driftsområdet: Risikoen består i, at der ved kundekontakt under udførelse af opgaver for EnergiMidt Net A/S udøves diskriminerende adfærd i form af kommerciel udnyttelse af monopolydelser. Ved skader på kundens installation kan der opstå risiko for, at sagsbehandleren ikke oplyser kunden om, at modparten er netselskabet eller en af netselskabet hyret entreprenør. Kompetencecenter VE og Rådgivning: Risiko for favorisering af koncerninterne selskaber og specifikke produkter i forbindelse med energirådgivning af netselskabets kunder. Risikoen består i diskriminering af kunder i forbindelse med energirådgivning til private og til erhverv, energitjek til private og energitilskud til private. Leverance og Etablering: Risikoen består i, at der ved kundekontakt under udførelse af opgaver for EnergiMidt Net A/S udøves diskriminerende adfærd i form af kommerciel udnyttelse af monopolydelser. Ved skader på kundens installation kan der opstå risiko for at sagsbehandleren ikke oplyser kunden om at modparten er netselskabet eller en af netselskabet hyret entreprenør. [13]

17 Iværksatte tiltag: Tiltag Instrukser for kundekontakt Uddannelse Hjemmeside for netselskabet Skabeloner til skriftlig kontakt til kunder Brochurer Telefonmenu Proces for inkassobesøg Beskrivelse af tiltag For de i IO analysen afdækkede arbejdsopgaver er der udarbejdet instrukser for at undgå diskriminerende adfærd i selskabets kundekontakt. Medarbejderne uddannes i brugen af skriftlige instruktioner. Uddannelsen er todelt i generel uddannelse (central) efter tiltrædelse og i afdelingsspecifik uddannelse (decentral) i forhold til opgaverne. Netselskabets hjemmeside sikrer en adskillelse af informationer fra netselskabet til kunden fra koncernens øvrige informationer til kunden. Af sidefod på kundebreve fremgår netselskabets kontaktoplysninger, herunder netselskabets hjemmeside. På netselskabets hjemmeside findes alle brochurer I telefonmenuen guides kunden frem til en medarbejder, der repræsenterer netselskabet. Der er udarbejdet en proces for inkassobesøg, som følger den gældende lovgivning Særskilt kommunikationsarbejde og identitetsstrategi Generel gennemgang af information og ændringer inden for særskilt kommunikationsarbejde og identitetsstrategi. Netselskabets hjemmeside er opdateret i Der er etableret selvstændighed i form af brevskabeloner og mailsignaturer. Den retlige råderet er sikret for EnergiMidt Net A/S under ledelse af selvstændig bestyrelse og direktion. Opsummering af risikoområder med efterfølgende tiltag. Risikoen består i at der via hjemmeside og kommunikaiton til EnergiMidt Nets kunder skabes uklarhed om, hvem der er afsender af budskabet. Iværksatte tiltag: Tiltag Retningslinier Hjemmeside Brochurer Skriftlig kommunikation Mundtlig kommunikation Logo Beskrivelse af tiltag Der er etableret retningslinier for nedenstående tiltag. Selvstændig identitet i form af hjemmeside for EnergiMidt Net A/S, der adskiller informationer fra netselskabet til kunder fra koncernens øvrige informationer. På netselskabets hjemmeside findes alle brochurer Selvstændighed i form af brevskabeloner og mailsignaturer, hvor EnergiMidt Net A/S har egne selskabsoplysninger opgivet. Der er udarbejdet instrukser over direkte kundekontakt. Der er ikke udarbejdet selvstændig logo for EnergiMidt Net A/S. [14]

18 Retlig råderet Den retlige råderet er sikret gennem EnergiMidt Net A/S virke under ledelse af selvstændig bestyrelse og direktion Aktiviteter uden for bevilling I afsnit 1.2 Koncerninterne selskaber er der redegjort for, hvilke hovedopgaver uden for bevillingen, der varetages i de forskellige selskaber. Aktiviteter, der ligger uden for bevillingen omfatter forretningsaktiviteter for udførelse af installationseftersyn for Sikkerhedsstyrelsen. Denne aktivitet udføres af installationskontoret, som organisatorisk er placeret i EnergiMidt Net A/S jf. nedenstående organisationsdiagram. Den samlede omsætning for aktiviteten udgør 0,195 % af EnergiMidt Net A/S samlede omsætning. Tiltag: Ingen tiltag Regnskabsmæssig adskillelse Økonomi og forretningsudvikling: Bogholderi og regnskab er adskilt mellem de selskaber, som økonomiafdelingen udfører arbejde for. Ligeledes er den sideordnede aktivitet i EnergiMidt Net A/S regnskabsmæssigt adskilt fra den bevillingspligtige aktivitet. Tiltag: Ingen tiltag. [15]

19 Krav om habilitet EnergiMidt Net A/S har inden for sit forsyningsområde tilsluttet ca kunder. Direktionssekretariatet: Ledelsesmæssig unbundling på bestyrelsesniveau er sikret ved, at der ikke er personsammenfald i bestyrelserne for netselskabet og elhandelsselskabet EnergiMidt Handel A/S. Den ledelsesmæssige unbundling på direktionsniveau er sikret ved, at der er en selvstændig og uafhængig direktion for netselskabet og EnergiMidt Handel A/S. Den ledelsesmæssige unbundling på niveauet for ledende medarbejdere er sikret ved, at der ikke ledelsesmæssigt er personsammenfald mellem ledelsen af aktiviteterne i EnergiMidt Handel A/S og netselskabet. Iværksatte tiltag: Ingen tiltag Aftaler med andre virksomheder indgås på markedsbestemte vilkår Der er udarbejdet følgende aftaler i de enkelte funktioner på markedsvilkår, således at der ikke sker krydssubsidiering mellem monopol- og konkurrenceudsatte aktiviteter. Generelle aftaler: Aftaler mellem EnergiMidt Net A/S og EnergiMidt Infrastruktur A/S. Der er indgået 2 aftaler med faste priser. En administrationsaftale, der omfatter: - Direktør- og direktionsassistance. - Afregning af kunder. - Administrationsmæssig assistance (regnskab, løn mv.). - Leje af IT, brug af netværk og andet udstyr (enhedspris pr. PC-arbejdsplads). - Leje af køretøjer (enhedspris pr. køretøj) - Markedsføring. - Administrative hjælpemidler/funktioner En teknikaftale, der omfatter: - Drifts- og vedligeholdsydelser - Netkontrol. - Projektering og dokumentation. - Vognpark - Driftslederydelser - Sekretariatsydelser - Planlægnings- og projekteringsydelser - Måleropgaver Øvrigt arbejde udføres af EnergiMidt Infrastruktur A/S som regningsarbejde eller enhedspriser for EnergiMidt Net A/S til markedspriser. Salgsbetingelser sker efter EnergiMidt Infrastruktur A/S standardbetingelser. [16]

20 EnergiMidt-koncernen er underlagt de i skattekontrollovens 3 B og BEK nr. 42 af 24. januar Regler for dokumentation af samhandlen i koncernen. I den forbindelse er det konkluderet, at prissætning for fastprisaftalerne samt aftaler vedrørende regningsarbejde er i overensstemmelse med armslængdeprincippet. Specifikke aftaler i afdelingerne: Følgende specifikke aftaler er indgået mellem EnergiMidt Infrastruktur A/S og EnergiMidt Net A/S: Kompetencecenter VE og Rådgivning: Aftale om energibesparelser. Aftale om SKS A og SKS D - udarbejdelse og audit samt rådgivning. Driftsområdet og Drift og Teknik: Aftale om levering, leasing og drift at fjernaflæste målere. Logistik: Aftale om leje af bygninger til medarbejdere. Projektcenter: Aftale om levering af installationsydelser. Iværksatte tiltag: Tiltag Aftale om hjemtagelse af 60 kv mellem EnergiMidt Infrastruktur A/S og EnergiMidt Net A/S. Fortsat fra Beskrivelse af tiltag I forbindelse med hjemtagelse af 60 kvledningsnettet fra Vestjyske Net er der lavet aftale med DONG Energy om overdragelse af den formelle forhandlingsret fra EGJ El A/S til EnergiMidt Infrastruktur A/S IO-programmets kontroller I henhold til gældende BEK nr. 980 af 06/10/ skal der gennemføres en passende kontrol af programmet for Intern Overvågning. EnergiMidt har opbygget et 2-strenget kontrolsystem, der består af 3.2.1) central intern uvildig audit og 3.2.2) decentral kontrol og udvikling i afdelingerne Central Audit Der gennemføres årlige audits af IO systemet. Audit gennemføres i 1. kvartal i det efterfølgende år. De årlige audits gennemføres af en intern auditor. Audit 2012 er gennemført af intern auditor Jeanette Daastrup. Intern audit er en uvildig intern kontrol af, at de interne procedurer er implementerede og følges. Der anvendes en fast auditplan, der sikrer, at alle emneområder bliver auditeret set hen over en 3 årig [17]

21 periode. Auditplanen er udarbejdet af auditor. Auditor sammenfatter en samlet auditrapport for Intern Overvågning. Auditrapport sendes direkte til Direktionen for EnergiMidt Net A/S, der gennemgår denne med den IO ansvarlige, hvorefter Direktionen udarbejder en ledelsesevaluering på IO programmet. Auditors auditrapport for 2012 er vedlagt som bilag Decentral kontrol og udvikling Der er etableret en decentral IO kontrolgruppe, hvis opgave det er at vejlede andre medarbejdere samt opsamle afvigelser og forslag til forbedringer vedrørende procedurer og instrukser i forbindelse med Intern Overvågning. Afvigelser og forslag til forbedringer rapporteres via en database på virksomhedens Intranet. Kontrolgruppen er dermed ikke ansvarlig for overholdelse af IO, men udelukkende ansvarlig for rapportering af ovennævnte. Den decentrale kontrolgruppe består af medarbejdere, der er udpeget af ledelsen i de enkelte afdelinger. En oversigt over kontrolansvarlige er vedlagt som bilag 3.4. Kontrolgruppen indsender løbende afvigelser og forslag til forbedringer til den IO ansvarlige via databasesystemet. Disse behandles løbende af styregruppen på dennes fastlagte møder. Afvigelser danner en del af baggrunden for auditering af programmet for Intern Overvågning. Overvågningsorganisation: 3.3. IO-programmets udvikling IO-programmets udvikling sker løbende iht. vurderinger af indrapporteringer fra IO-kontrolgruppen samt i forbindelse med ledelsens evaluering, der er baseret på auditrapporten fra den interne auditor og revideret/ændret/ny lovgivning på området. I det omfang, der konstateres afvigelser eller fremkommer forbedringsforslag, aftales der enten straks eller senest ved ledelsens evaluering en deadline for behandling og evt. gennemførelse. Fristen besluttes efter nødvendigheden af gennemførelsen. [18]

22 4. IO-programmets gennemførelse Efter implementering i 2007 har 2012 været 5. driftsår for IO-programmet. IO-programmet er gennemført iht. bilag 3.5, Årsplan 2012, som beskriver gennemførte aktiviteter i kalenderåret 2012 for styregruppen, de kontrolansvarlige samt de driftsansvarlige. Som et andet led i gennemførelse af det Interne Overvågningsprogram sikres det, at alle medarbejdere i EnergiMidt A/S, EnergiMidt Infrastruktur A/S og EnergiMidt Net A/S underskriver en medarbejdererklæring om, at de er blevet gjort bekendt med det Interne Overvågningsprogram og de gældende instrukser og forretningsgange. EnergiMidt har valgt, at alle medarbejdere skal gøres bekendt med det Interne Overvågningsprogram, således der ved rokader og interne flytninger ikke vil være medarbejdere/grupper, som i forvejen ikke kender til dette. Eksempel på medarbejdererklæring er vedlagt som bilag 3.1. Nye medarbejdere introduceres ad to omgange til Intern Overvågning. Først på deres generelle introduktionsdag i EnergiMidt samt efterfølgende i deres respektive afdelinger af den udpegede driftsansvarlige. Derefter underskrives medarbejdererklæringen. Der har i 2012 været konstateret 15 afvigelser 3 på området Kundekontakt, 1 omkring Habilitet, 6 omkring Behandling af egne aktiviteter og 4 omkring Behandling af følsomme oplysninger. 12 er afsluttede og 3 er fortsat aktive ved udgangen af året Gennemførte kontroller Kontrol af risiko for diskriminerende adfærd er foretaget gennem den i afsnit 3.1. beskrevne analyse samt fastlagte tiltag, som sammen med de i afsnit beskrevne tiltag udgør det Interne Overvågningsprogram. Desuden er der gennemført intern audit af 5. driftsår for IO-programmet. Program for Intern Overvågning kontrolleres iht. det beskrevne i afsnit 3.2. IO-programmets kontroller. Endelig er der gennemført ledelsesevaluering (direktion EnergiMidt Net A/S) af IO programmet Ledelsens evaluering af programmet for Intern Overvågning På baggrund af konklusionerne og anbefalingerne fra styregruppen samt Auditrapport 2012 har direktionen for EnergiMidt Net A/S på direktionsmøde den 6. marts 2013 gennemført evaluering af arbejdet med program for Intern Overvågning i Ledelsesevalueringen kan ses i bilag 3.6. [19]

23 5. Bilagsoversigt 1. Instruktioner: 1.1. Behandling af egne aktiviteter fordelagtige for aktører og kunder Direktionssekretariatet 1.2. Behandling af egne aktiviteter fordelagtige for aktører og kunder generelt 1.3. Modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger - generelt 1.4. Modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger - Kompetencecenter VE og Rådgivning 1.5. Modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger Forretningsudvikling, elhandel 1.6. Modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger - IT 1.7. Kundekontakt - generelt 1.8. Kundekontakt - Kompetencecenter VE og Rådgivning 1.9. Retningslinier for anvendelse af data i EnergiMidts kundedatabase Retningslinier for EnergiMidt Net, Særskilt kommunikationsarbejde og identitetsstrategi 2. Forretningsgange: 2.1. Proces for afvigelsesrapportering 2.2. Proces for fejlretning med måltal 2.3. Proces for nytilslutninger 2.4. Proces for inkassobesøg 3. Øvrigt: 3.1. Medarbejdererklæring 3.2. Liste over netselskabernes brochurer 3.3. Intern Auditrapport for Oversigt over kontrolansvarlige 3.5. Årsplan Ledelsesevaluering 2012 [20]

24 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Bilag 1.1. Instruks for behandling af egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssige fordelagtige for aktører og kunder - Direktionssekretariatet Generelt: Med aktører og kunder i denne sammenhæng menes: - Koncerninterne bestyrelser og direktioner. - Koncerninterne selskaber. Egne aktiviteter, som er fordelagtige for aktører og kunder: Sekretariatsfunktion ved bestyrelsesmøder og direktionsmøder i netselskaberne. I forbindelse med sekretariatsfunktionen må oplysninger om netselskabernes aktiviteter og interne forhold ikke misbruges i forbindelse med sekretariatsfunktion for øvrige koncerninterne selskaber. Juridisk bistand og rådgivning til netselskaberne. I forbindelse med juridisk bistand og rådgivning, må oplysninger om netselskabernes aktiviteter og interne forhold ikke misbruges i forbindelse med juridisk bistand og rådgivning for øvrige koncerninterne selskaber. Side 1 af 1

25 Bilag 1.2 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for behandling af egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssige fordelagtige for aktører og kunder - generelt Generelt: Med aktører og kunder i denne sammenhæng menes: - Markedsaktører, herunder elhandlere. - Selskaber, både koncerninterne og koncerneksterne. - Netkunder. Behandling af egne aktiviteter: Indberetning til system- og balanceansvarlig. Aftagenumre og forbrugsdata kan videregives til relevante markedsaktører, under forudsætning af forudgående accept/fuldmagt fra den pågældende kunde. Videregivelse af forbrugstal, forbrugsprofiler og lignende kan ske i henhold til gældende Markedsforskrifter, som er udarbejdet af systemansvaret, og som beskriver rettigheder og forpligtelser for aktører på elmarkedet. Det gælder f.eks. måledata til brug for en leverandørs afregning af en kunde, samt forbrugsprofiler m.v. til den systemansvarlige. Videregivelsen af sådanne oplysninger må alene ske i henhold til reglerne i Markedsforskrifter. Øvrige oplysninger om elmarkedet, man får kendskab til i forbindelse med indberetning til system- og balanceansvarlige, er fortrolige, og må ikke videregives til andre aktører på elmarkedet. Restancelukning. I forbindelse med vagt for netselskabet udskriver driftsvagten en liste over restancelukninger. Listen anvendes i forbindelse med anmodning om oplukning uden for normal arbejdstid. Denne liste er fortrolig og må ikke videregives til andre. Efter vagtens ophør skal vagten destruere listen. Kundeklager. Kundeklager i forhold til netselskabernes aktiviteter, som man får kendskab til gennem sagsbehandling eller gennem opslag i selskabets IT-systemer, er fortrolige, og må ikke misbruges af andre koncerninterne selskaber. Dermed må sådanne oplysninger ikke være tilgængelige i fælles kundesystemer, som f.eks. CRM. Betalingsaftaler. I forbindelse med behandling af betalingsaftaler må oplysninger om den enkelte kundes betalingsforhold ikke videregives. Installationstilmeldinger. I forbindelse med behandling af installationstilmeldinger må oplysninger om den enkelte virksomhed eller om nyudstykninger ikke misbruges af andre selskaber. Fejlretning. I forbindelse med fejlretning på elnettet, hvor fejlen viser sig at være i kundens egen installation, må medarbejderen ikke misbruge sin stilling til anbefaling af EnergiMidt Elinstallation. Etablering samt drift og vedligehold af netanlæg. Side 1 af 2

26 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for behandling af egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssige fordelagtige for aktører og kunder - generelt I forbindelse med etablering samt drift og vedligehold af netanlæg må den enkelte kunde ikke diskrimineres/favoriseres. Dette forhold reguleres gennem netselskabernes netstandarder. Side 2 af 2

27 Bilag 1.3 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger Generelt: Følsomme oplysninger, som skal behandles fortroligt, omfatter følgende: - Forbrugsdata for kunder. - Forbrugsprofiler for kunder med timemåling. - Kunders betalingsmønster og økonomiske forhold. - Enhver form for oplysninger om personlige forhold. - Enhver oplysning om en virksomheds produktionsforhold. Den enkelte kundes aftagenummer regnes ikke som fortroligt. Behandling af følsomme oplysninger: Kun personale i netselskabet, eller personale i virksomheder, som netselskabet har overdraget opgaver til, og som har et konkret behov for ovennævnte oplysninger for at kunne løse deres daglige opgaver, har adgang til fortroligt materiale. Personalets adgang til data, som forefindes elektronisk i kundesystem eller økonomisystem, begrænses med adgangsrettigheder/adgangskoder til systemet. Der foretages løbende overvågning af dedikerede medarbejderes adgangsrettigheder, og rettighederne tilpasses/justeres ved medarbejderes overgang til andre funktioner og ved fratrædelse. Nye medarbejdere instrueres i behandlingen af fortroligt materiale. Videregivelse af følsomme oplysninger til 3. part, f.eks. markedsaktører: Aftagenumre og forbrugsdata kan videregives til relevante markedsaktører, under forudsætning af forudgående accept/fuldmagt fra den pågældende kunde. Videregivelse af forbrugstal, forbrugsprofiler og lignende kan ske i henhold til gældende Markedsforskrifter, som er udarbejdet af systemansvaret, og som beskriver rettigheder og forpligtelser for aktører på elmarkedet. Det gælder f.eks. måledata til brug for en leverandørs afregning af en kunde, samt forbrugsprofiler mv. til den systemansvarlige. Videregivelsen af sådanne oplysninger må alene ske i henhold til reglerne i Markedsforskrifter. Videregivelse af betalingsmønster er ikke tilladt: Anonymiseret videregivelse til statistikformål, f.eks. til Dansk Energi, Danmarks Statistik og andre myndigheder er tilladt. Videregivelse til andre formål er ikke tilladt, med mindre der foreligger en skriftlig accept/fuldmagt fra kunden. Ikke fortrolige oplysninger: Ikke fortrolige oplysninger kan videregives til andre virksomheder. Det gælder andre virksomheder i samme koncern, f.eks. et elhandelsselskab eller tilsvarende virksomheder udenfor koncernen. Det er dog en forudsætning for videregivelse af oplysninger om f.eks. navn og adresseoplysninger (på private kunder), at kunden forud har givet sit samtykke til, at netselskabet videregiver sådanne oplysninger, som f.eks. til brug for markedsføring m.v. Der henvises til persondatalovens bestemmelser herom. Side 1 af 2

28 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger Ligelig behandling af virksomheder: Hvis man opnår kundens tilladelse og videregiver ikke fortrolige oplysninger til én virksomhed, skal andre virksomheder, som anmoder om det, have stillet de samme oplysninger til rådighed på samme vilkår. Det er tilladt at opkræve betaling for at stille sådanne oplysninger til rådighed for andre virksomheder. Side 2 af 2

29 Bilag 1.4 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for behandling af modtagne følsomme oplysninger VE & Rådgivning Generelt: Med aktører og kunder i denne sammenhæng menes: - Erhvervs og private energirådgivningskunder. Behandling af modtagende følsomme oplysninger: Følgende oplysninger modtages fra kunden i forbindelse med energirådgivningen og anses for følsomme oplysninger: - Forbrugstal for privat- og erhvervskunder - Forbrugsprofiler for kunder med timemålinger - Kunders tilbygnings- og udbygningsplaner - Kundens leverandør af el - Energibesparelser opdelt i varme og el Ovenstående følsomme oplysninger noteres i Odin. Specifikke data fra Odin må ikke overføres til CRM system, med mindre at kunden har givet en skriftlig accept her til. Side 1 af 1

30 Bilag 1.5 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger i Forretningsudvikling, elhandel Generelt: Følsomme oplysninger, som skal behandles fortroligt, omfatter følgende: - Ekstern el-leverandør - Betalingsstatus - Den enkelte kundes aftagenummer regnes ikke som fortroligt. Behandling af følsomme oplysninger: Sælgerne må ikke søge oplysninger om ekstern el-leverandør i forbindelse med kundesøgning i CRM. Side 1 af 1

31 Bilag 1.6 EnergiMidt Net A/S interne overvågningsprogram Instruks for modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger gældende for oprettelse og opdatering af adgang til Xellent Generelt: Xellent er EnergiMidt A/S afregningssystem. EnergiMidt A/S varetager via Xellent en række administrative opgaver på vegne af EnergiMidt Net A/S. EnergiMidt Net A/S forretningsfølsomme oplysninger ligger deraf centralt i et fælles afregningssystem, hvorfor følgende instruks skal følges, når der tildeles brugeradgang til dette område af Xellent. Ved oprettelse af nye brugere: Ved nyansættelse i EnergiMidt A/S eller EnergiMidt Infrastruktur A/S retter HR samt nærmeste leder henvendelse til IT-service med det formål at få oprettet brugerprofil. Det er den enkelte leders ansvar at identificere, hvilke områder den nyansatte skal have adgang til for at kunne løse sine opgaver. Dette kan f.eks. ske ved at pege på rettigheder tilhørende en kollega med lignende opgaver i samme organisatoriske enhed. Det er ligeledes den nærmeste leders ansvar, at den nye kollega via afdelingens driftsansvarlige for Intern overvågning bliver bekendt med principperne for adgang til forretningsfølsomme oplysninger, som medarbejderen får adgang til for at kunne udføre sit arbejde. Se i øvrigt specifikt Instruks for modtagelse, behandling og videregivelse af følsomme oplysninger Ved udvidelse af brugerrettigheder: Såfremt en bruger har behov for at få tildelt flere rettigheder til at kunne varetage sine arbejdsopgaver, skal nærmeste leder rette henvendelse til IT-service med en specificering af hvilke områder, der skal tildeles en given medarbejder. Såfremt det vedrører adgang til forretningsmæssige følsomme oplysninger skal nærmeste leder orientere afdelingens driftsansvarlige for Intern Overvågning. Ved skift af organisatorisk placering: Ved internt jobskifte eller rotation mellem forskellige organisatoriske enheder, skal IT-service nulstille brugerrettighederne tildelt den berørte medarbejder, og tildele rettigheder efter principperne listet i Ved oprettelse af nye brugere. Ved ansættelsesophør: Her følges EnergiMidt A/S og EnergiMidt Infratruktur A/S generelle proces, hvor brugerkontoen disables af IT-service efter aftale med nærmeste leder. Derved kan brugeren ikke tilgå data. Side 1 af 1