Etikhåndbog Etiske retningslinjer for medarbejdere og ledere i Danfoss. One Company Acting Responsibly

Transkript

1 Etiske retningslinjer for medarbejdere og ledere i Danfoss One Company Acting Responsibly

2 Vores adfærd Vi bygger vores forretning på tillid og integritet Danfoss er kendt som en virksomhed, man kan have tillid til og stole på, og som driver forretning på en ordentlig og anstændig måde. Vi er innovative i vores ambition om at overgå forventningerne Danfoss er en trendsetter i alle forretningsforhold, herunder forhold, der handler om compliance (overholdelse af regler). Vi er globale og favner mangfoldighed Danfoss er en global organisation, der værdsætter forskellighed og fremmer mangfoldighed ved at være inkluderende. Vi lægger vægt på bæredygtige resultater Danfoss leverer bæredygtige finansielle resultater og sørger samtidig for, at vores medarbejdere har et sundt og sikkert arbejdsmiljø og en attraktiv arbejdsplads. Vi fremstiller vores produkter under ordentlige sociale og miljømæssige forhold, og vi er i dialog med vores interessenter for at forstå deres forventninger til os. Danfoss tror på en balance mellem finansielle, miljømæssige og sociale resultater. 2

3 Vi er alle ambassadører for Danfoss Danfoss er en verdensførende leverandør af teknologier, der imødekommer det stigende behov for fødevareforsyning, moderne infrastruktur, effektiv udnyttelse af energi og miljøvenlige løsninger. For at fastholde og udvikle vores position og gode omdømme på det globale marked er det helt afgørende, at vi skaber vores økonomiske resultater på en etisk korrekt måde. Danfoss er repræsenteret i mange lande og beskæftiger over mennesker. Det betyder, at der bliver lagt mærke til os, både når vi har succes, og hvis vi begår fejl. Vi er stolte over, at vores løsninger er bæredygtige, og det skal vores adfærd også være. Danfoss navn skal altid forbindes med respekt for menneskerettigheder, ordentlige arbejdsbetingelser og hensyn til miljø og sociale forhold. Gennem vores beslutninger og handlinger skal vi vise omverdenen, at Danfoss løbende arbejder på at forbedre vores produktion, produkter og services til fordel for vores kunder, øvrige interessenter og miljøet. Uanset hvor du arbejder i koncernen, er du ambassadør for Danfoss. Vi forventer derfor, at du opfører dig professionelt og viser respekt for andre mennesker og kulturer. Hvis du er leder, skal du være et godt forbillede for dine medarbejdere og hjælpe dem med at være loyale over for Danfoss værdier og politikker. Hver eneste dag oplever vores medarbejdere rundt om i verden situationer, hvor der skal tages beslutninger, som har betydning for Danfoss omdømme og forretning. Vi ved, at vores medarbejdere i langt de fleste tilfælde gør det rigtige. Alligevel kan der opstå dilemmaer, hvor det kan være svært at vurdere, hvad der er rigtigt at gøre. Denne etikhåndbog beskriver Danfoss etiske retningslinjer. Håndbogen kan støtte dig i at leve op til vores værdier og politikker, så du sikrer dig, at Danfoss kan stå bag dine beslutninger. Tak for din fortsatte støtte! Med venlig hilsen Niels B. Christiansen Koncernchef & CEO 3

4 Indhold Introduktion Hvem skal følge de etiske retningslinjer?...6 Hvad sker der, hvis jeg overtræder de etiske retningslinjer?...6 Hvad gør jeg, hvis jeg er i tvivl om retningslinjerne?...6 Hvordan rapporterer jeg overtrædelser af retningslinjerne?...6 Hvordan vægtes lokal lovgivning i forhold de etiske retningslinjer?...6 Sådan tager du den etiske test...7 Hvordan er sammenhængen mellem retningslinjerne og FN s Global Compact?...8 Hvor stammer kravene i de etiske retningslinjer fra?...8 Hvorfor er menneskerettigheder også virksomheders ansvar?...8 Sådan bruger du Ethics Hotline ved overtrædelser...8 Politikker og vejledninger...8 Danfoss og vores medarbejdere Omgangsform...11 Arbejdsmiljø...11 Diskrimination...11 Ansættelse og retten til privatliv...12 Tvangsarbejde og ansættelsesforhold...13 Kollektive forhandlinger Børnearbejde Fortrolig information Elektroniske kommunikationsværktøjer...15 Alkohol og narkotika...15 Tyveri og svindel Politik Interessekonflikter

5 Danfoss og vores eksterne partnere Korruption og bestikkelse...19 Hvidvaskning af penge og skatteforhold...20 Smørepenge...20 Afpresning og beskyttelsespenge...20 Gaver og repræsentation Donationer...22 Fair konkurrence...23 Oplysninger om konkurrenter...23 Produktsikkerhed...23 Danfoss og samfundet Kommunikation og gennemsigtighed...25 Lokalt engagement...25 Produktion...25 Miljøhensyn Sikkerhedsvagter

6 Introduktion en beskriver Danfoss etiske retningslinjer. De etiske retningslinjer er inddelt i emner under tre hovedoverskrifter: Danfoss og vores medarbejdere Danfoss og vores eksterne partnere Danfoss og samfundet Håndbogen er et opslagsværk, og du kan bruge indholdsfortegnelsen til hurtigt at finde det emne, du leder efter. Retningslinjerne gælder for alle medarbejdere og selskaber i Danfoss Koncernen, inklusive datterselskaber og joint ventures, hvor Danfoss har en bestemmende indflydelse. Der vil utvivlsomt være spørgsmål og dilemmaer, som håndbogen ikke kan give et klart svar på. I de situationer skal du kontakte din leder eller funktionen AskUs, der kan give råd og vejledning om forretningsrelaterede, etiske dilemmaer. Det er bedre at bede om råd og vejledning en gang for meget end at sætte Danfoss omdømme over styr. Nedenfor får du svaret på en række generelle spørgsmål. Hvem skal følge de etiske retningslinjer? Alle, som arbejder for Danfoss, skal følge vores etiske retningslinjer. Det gælder både, hvis du er medarbejder, leder, konsulent, praktikant eller studerende. Hvis du er leder, har du derudover et særligt ansvar for at sikre, at dine medarbejdere kender til og forstår retningslinjerne og Danfoss forventninger til korrekt adfærd. Hvad sker der, hvis jeg overtræder de etiske retningslinjer? Du må aldrig deltage i noget, som kan skade eller miskreditere Danfoss navn eller omdømme. Du er ansvarlig for dine handlinger, og Danfoss kan derfor afskedige dig, hvis du ignorerer vores etiske retningslinjer. Hvad gør jeg, hvis jeg er i tvivl om retningslinjerne? Hvis du er i tvivl, om du gør det rigtige, kan du tage»den etiske test«., se næste side. Hvis du stadig er i tvivl, skal du spørge din leder eller kontakte AskUs. Hvordan rapporterer jeg overtrædelser af retningslinjerne? Du skal reagere straks, hvis du bliver opmærksom på forhold, som er i modstrid med de etiske retningslinjer, eller på anden måde kan skade eller miskreditere Danfoss. Du kan kontakte din leder eller henvende dig til Ethics Hotline via intranettet. Se boksen: Sådan bruger du Ethics Hotline ved overtrædelser. Hvordan vægtes lokal lovgivning i forhold til de etiske retningslinjer? Alle selskaber, forretningsenheder, afdelinger og medarbejdere i Danfoss skal som minimum overholde lokal lovgivning i de lande, hvor de opererer. I de situationer, hvor Danfoss etiske retningslinjer er strengere end lokal lovgivning, skal retningslinjerne i en følges. Hvis du oplever modstrid mellem lokal lovgivning og vores etiske retningslinjer, skal du kontakte AskUs. 6

7 Den etiske test Sådan tager du den etiske test Er du i tvivl, om du gør det rigtige, så stil dig selv disse fire spørgsmål. Svarer du nej til et eller flere af spørgsmålene, skal du lade være: Overholder jeg relevante love, regler og politikker? Er jeg loyal over for Danfoss? Er jeg parat til at stå til ansvar for min beslutning? Er min beslutning forenelig med Vores Adfærd? 7

8 Hvordan er sammenhængen mellem retningslinjerne og FN s Global Compact? Danfoss har tilsluttet sig FN s Global Compact Initiative, som består af ti principper for godt samfundsborgerskab. Principperne udgør rammen for vores arbejde med menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Principperne er derfor inkorporeret i Danfoss etiske retningslinjer og i Danfoss Code of Conduct for Suppliers, der beskriver de krav, vi stiller til vores leverandørers sociale og miljømæssige ansvar. Hvor stammer kravene i de etiske retningslinjer fra? Vores etiske retningslinjer er baseret på Vores adfærd samt kravene i en række internationale konventioner og retningslinjer, som anses for at være grundlaget for bæredygtig udvikling. Det er for eksempel FN s Global Compact og ILO s kerne-konventioner om arbejdstagerrettigheder. ILO står for International Labour Organization og er FN s internationale arbejdsorganisation, som fastsætter aftaler mellem de tre parter: arbejdsgiver, arbejdstager og regeringen. Hvorfor er menneskerettigheder også virksomheders ansvar? På grund af vores globale tilstedeværelse opererer Danfoss også i områder, hvor menneskerettighederne udfordres. Det er de enkelte regeringers pligt at beskytte befolkningen mod krænkelser af menneskerettigheder, men som en socialt ansvarlig virksomhed støtter Danfoss respekten for menneskerettighederne. I alle vores forretningsbeslutninger og aktiviteter har vi et ansvar for at sikre, at vi ikke bliver medskyldige i krænkelser af menneskerettigheder, og at vi bruger vores indflydelse til at sikre værdighed for alle. Sådan bruger du Ethics Hotline ved overtrædelser Du kan henvende dig via internettet ( Din henvendelse vil altid blive behandlet fortroligt. Du kan vælge at henvende dig anonymt. Du risikerer aldrig repressalier, når du indberetter en sag i god tro. Alle henvendelser behandles professionelt, uanset indholdet. Etikkomiteen, der er ansvarlig for behandling af etiksager, følger altid op på indberettede sager. Politikker og vejledninger 500B1212 Danfoss business conduct 500B0574 Miljøforhold 500B1125 Rapportering af uetisk adfærd 500B1199 Roller og ansvar vedrørende etiksager 500B1207 Danfoss anti-korruptions manual 500B1251 Danfoss konkurrencerets manual 500B0883 IT code of conduct 500B0829 Håndtering af s 500B1147 Personlig brug af sociale medier 500B1175 Professional brug af sociale medier 500B1180 Global rekruttering Danfoss code of conduct for leverandører 8

9 9

10 10

11 Danfoss og vores medarbejdere Omgangsform Danfoss forventer, at vores medarbejdere har integritet og omgås hinanden med respekt. Danfoss respekterer medarbejdernes ret til frit at ytre sig og opfordrer til åben dialog og konstruktiv feedback mellem ledere og medarbejdere. Vi mener, at forskellige synspunkter og erfaringer bidrager til at udvikle de innovative løsninger, som gør os konkurrencedygtige på det globale marked. Du skal behandle dine kollegaer ærligt og retfærdigt. Du skal ikke tøve med at komme med nye idéer til løsninger på arbejdsrelaterede problemer. Arbejdsmiljø Danfoss ser et godt og sikkert arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan gå på arbejde uden at komme til skade eller blive syge, som en af forudsætningerne for at drive en sund og effektiv virksomhed. Arbejdsmiljø omfatter alle de fysiske, kemiske og psykiske forhold på arbejdspladsen, som påvirker medarbejdernes helbred og trivsel. Vi arbejder proaktivt med at forebygge arbejdsmiljøproblemer, for eksempel ved at minimere brugen af stoffer, som kan skade mennesker eller miljøet. Du skal holde dig orienteret og opdateret om arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen. Du skal følge de instruktioner, du får. Du skal bruge det beskyttelsesudstyr, der kræves for at udføre dit arbejde. Du må ikke udsætte dig selv eller andre for unødig fysisk eller psykisk belastning. Du skal bidrage til at afdække årsager til arbejdsulykker og deltage i at forebygge gentagelser. Du har et medansvar for at skabe trivsel på arbejdspladsen. For ledere gælder også: Du skal sikre, at dine medarbejdere er blevet undervist i og overholder samtlige krav til arbejdsmiljø og sikkerhed. Du skal løbende identificere behov for ekstra træning, der kan være nødvendig for at opretholde et højt sikkerhedsniveau. Du skal sørge for, at dine medarbejdere orienteres om læring fra arbejdsulykker, der kan forhindre gentagelser. Du skal tage hånd om forhold, der skaber mistrivsel på arbejdspladsen. Diskrimination Danfoss respekterer kulturelle forskelle og ønsker at behandle alle medarbejdere ligeværdigt. Vi tolererer ikke diskrimination på arbejdspladsen og vil sikre, at medarbejderne ikke bliver usagligt forskelsbehandlet. Det er vigtigt for Danfoss udvikling, at alle medarbejdere får mulighed for at udvikle deres potentiale. Diskrimination på arbejdspladsen ødelægger disse muligheder. Du må ikke deltage i mobning, diskrimination, chikane eller anden lignende adfærd på grund af køn, alder, nationalitet, etnisk herkomst, kaste, religion, seksuel orientering, handicap eller politisk overbevisning etc. Du må heller ikke tale eller agere på en måde, der skaber et fjendtligt arbejdsmiljø. 11

12 Du skal gribe ind eller rapportere det til din leder eller HR, hvis du oplever diskrimination rettet mod dig selv eller andre. For ledere gælder også: Du skal sikre, at alle dine medarbejdere behandles ligeværdigt og vurderes efter kvalifikationer og performance. Du må ikke diskriminere andre på grund af for eksempel køn, alder, nationalitet, etnisk herkomst, kaste, religion, seksuel orientering, politisk overbevisning eller ikke-diskvalificerende fysisk eller psykisk handicap. Dette gælder for alle beslutninger, der vedrører rekruttering eller ansættelsesvilkår. Ansættelse og retten til privatliv Danfoss respekterer medarbejdernes ret til privatliv. Denne ret gælder både for vores nuværende medarbejdere og i forbindelse med rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere. Vi arbejder for at sikre overholdelse af gældende regler om beskyttelse af persondata. For ledere og HR-medarbejdere gælder: Registrering af medarbejderes personlige oplysninger må kun være arbejdsrelaterede, og du skal sikre, at oplysningerne behandles og opbevares forsvarligt og i overensstemmelse med lokal lovgivning. Du skal være opmærksom på, at alle medarbejdere har ret til at se deres egne personlige oplysninger. 12

13 Du skal sikre, at Danfoss kun får foretaget helbredstest, der er absolut nødvendige eller udtrykkeligt ønsket af medarbejderne, og du må ikke bruge helbredstest til diskriminerende formål. Du må ikke spørge til ansøgerens helbred, medmindre det er relevant for arbejdets udførelse, sikkerheden eller er nødvendigt for at overholde lovgivningen. Du må heller ikke spørge til ansøgerens private forhold, politiske overbevisning, seksuelle orientering, religion eller stille nærgående spørgsmål om familiemæssige omstændigheder, herunder graviditet. Hvis du bruger konsulenter til rekruttering, skal du informere dem om ovennævnte retningslinjer om beskyttelse af persondata og brug af helbredstest. Tvangsarbejde og ansættelsesforhold Danfoss tolererer ikke tvangsarbejde. Dette inkluderer slaveri, menneskehandel eller andre former for ufrivilligt arbejde. Vi respekterer medarbejdernes ret til en sund balance mellem arbejdstid og fritid, og vi undgår systematisk brug af overarbejde. For ledere og HR-medarbejdere gælder: Du skal sikre, at alle medarbejdere har en ansættelseskontrakt eller er underlagt en skriftlig aftale, som specificerer ansættelsesvilkår og opsigelsesbetingelser, så det tydeligt fremgår, at ansættelsen er frivillig. Du skal sikre, at det fremgår af alle nye ansættelseskontrakter eller andre skriftlige ansættelsesvilkår, at medarbejderen skal overholde Danfoss etiske retningslinjer. Du skal sikre, at det højeste, ugentlige antal arbejdstimer for ansatte i produktionen/timelønnede er 48 timer. Overarbejde kan vise sig nødvendigt for eksempel i højsæsonen, men må dog ikke overstige 12 timer pr uge (dvs. højst 60 timer) i gennemsnit over en periode på fire løbende måneder. Afvigelser fra arbejdstid og overtid skal aftales med medarbejderne, Du skal altid følge lokal lovgivning eller lokal aftale, hvis denne indeholder strengere krav. Du skal sikre, at medarbejdere får mindst 24 timers uafbrudt hvile i hver syvdages periode. Du skal sikre, at aflønning, herunder aflønning for overarbejde, følger lokal lovgivning eller overenskomst. Du må ikke bruge lønreduktion som disciplinært middel, undtagen i sager, hvor medarbejdere groft tilsidesætter vigtige forpligtelser (for eksempel sikkerhedsregler), og hvor andre sanktioner er utilstrækkelige. Enhver lønreduktion skal være: I overensstemmelse med lokal lovgivning eller aftale. Begrænset, så nettolønnen kan dække medarbejderens og denne families daglige fornødenheder og ikke er under den gældende minimumløn. I overensstemmelse med lokale retningslinjer, som skal være kommunikeret på forhånd. Retningslinjerne skal beskrive årsag til og omfang af lønreduktioner. Godkendt af leders leder og HR. For at undgå at medarbejdere havner i en arbejdsrelateret gældsforpligtelse, skal du sikre, at ansøgere så vidt muligt ikke betaler nogen form for vederlag til rekrutteringsfirmaer. Du må kun bruge fængslet arbejdskraft, hvis de indsatte frivilligt har indvilget i ansættelsen, og hvis løn- og arbejdsforhold følger lokal lovgivning og i øvrigt ligner de betingelser, der gælder for de øvrige medarbejdere. Fængslet arbejdskraft skal desuden være under opsyn af en offentlig myndighed eller anden uvildig part. 13

14 Kollektive forhandlinger Danfoss ønsker en åben og konstruktiv dialog om arbejdsforholdene. Vi respekterer medarbejdernes ret til at organisere sig og anerkender deres ret til kollektive forhandlinger. For ledere gælder: I lande hvor lovgivningen ikke tillader medarbejderne frit at vælge fagforening, eller hvor fagforeningssystemet ikke fungerer, skal du sikre, at medarbejderne eller deres repræsentanter kan mødes med ledelsen under andre former for at drøfte arbejdsforholdene. Du skal sikre, at dine medarbejdere frit kan mødes og diskutere arbejdsrelaterede emner med hinanden. Børnearbejde Danfoss respekterer børns ret til udvikling og uddannelse, og vi tolererer derfor ikke børnearbejde. For ledere og HR-medarbejdere gælder: Hvis du ansætter unge mellem 15 og 18 år, skal du sikre, at de er over den lokale minimumalder for ansættelse og over den lokale, skolepligtige alder. Desuden må de unge ikke udføre farligt arbejde, ikke arbejde om natten, og de skal have flere pauser end ansatte over 18 år. I helt særlige situationer må du ansætte børn på 14 år, hvis lokale forhold betyder, at arbejde giver barnet den bedst mulige beskyttelse og udvikling. Arbejdet skal være let og sikkert, og barnet skal samtidig have mulighed for at gå i skole. Ansættelse skal ske i tæt samarbejde med barnet, barnets nær- meste familie og med anerkendte organisationer, som varetager børns tarv. Kontakt AskUs, hvis du er i tvivl. Fortrolig information Det er afgørende for tillidsforholdet mellem Danfoss og medarbejderne, at fortrolig information ikke gives videre til uvedkommende personer. Fortrolig information er oplysninger, der ikke er almindeligt tilgængelige for tredjepart, er kritiske for Danfoss forretning, og/eller som af juridiske årsager ikke må gives til tredjepart uden forudgående godkendelse. Det gælder for eksempel oplysninger om Danfoss strategi, teknologi, produkter, priser, medarbejdere eller forretningspartnere. Du må ikke anvende fortrolig Danfoss information til personlige formål. Du må ikke give fortrolig Danfoss-information til andre uden for Danfoss. Du må ikke give fortrolig information om forretningspartnere til tredjepart. Du skal sørge for, at de oplysninger, som du har for eksempel på din computer, i din telefon eller i dine dokumenter, ikke er tilgængelige for uvedkommende personer. 14

15 Elektroniske kommunikationsværktøjer Danfoss stiller elektroniske kommunikationsværktøjer til rådighed for medarbejderne til arbejdsmæssig brug. Privat brug af disse værktøjer er tilladt i begrænset omfang og kun, hvis det ikke påvirker medarbejdernes arbejde. Du må kun bruge kommunikationsværktøjerne til godkendte formål, og du skal altid overholde Danfoss IT-politikker. Du må ikke bruge din firmatelefon på en måde, hvor virksomheden pådrages ekstra ikkeforretningsrelaterede omkostninger. Du må ikke bruge Danfoss kommunikationsværktøjer til at drive dit eget firma. Du må ikke bruge Danfoss kommunikationsværktøjer til ulovlig, stødende eller chikanerende kommunikation eller kommunikation, som krænker ophavsret, varemærker eller menneskers ret til privatliv. Du må ikke distribuere information, som bidrager til at skabe en fjendtlig atmosfære eller uproduktiv arbejdsplads. Du må ikke distribuere kædebreve, computervira eller andet materiale, som kan genere andre eller give dem omkostninger. Du skal beskytte oplysninger (for eksempel passwords), som kan give adgang til Danfoss systemer. Du skal øjeblikkeligt kontakte IT ServiceDesk, hvis du har mistanke om brud på sikkerheden (for eksempel et virusangreb), som udgør en trussel for Danfoss informationssystemer. 15

16 Alkohol og narkotika Danfoss vil være en sund og sikker arbejdsplads. Hvis Danfoss har mistanke om, at arbejdsmiljøhensyn eller sikkerhed tilsidesættes som resultat af indtagelse af alkohol eller narkotika, har vi ret til at gennemføre relevante undersøgelser. Du må ikke indtage alkohol eller være påvirket af alkohol i arbejdstiden, med mindre der er tale om fejring af jubilæum eller andre arrangementer, der er relateret til arbejdet og godkendt af ledelsen. Du må ikke besidde, indtage, være påvirket af eller opfordre andre til at tage ulovlige stoffer i arbejdstiden. Den eneste undtagelse er lægeordineret medicin, der indtages som foreskrevet og ikke udgør en fare i arbejdsmiljøet Tyveri og svindel Enhver form for tyveri, underslæb, bedrageri eller svindel på arbejdspladsen eller misbrug af Danfoss navn, produkter, ejendele eller information tolereres ikke og kan føre til afskedigelse og retsforfølgelse. Du må ikke misbruge Danfoss kreditkort eller kontanter. Du må ikke bedrage Danfoss i forbindelse med rapportering af rejser, arbejdstid eller ferie. Du må ikke tilføje falske udgifter til din udgiftskonto, bevidst øge dine udgifter eller debitere Danfoss for private indkøb. Du må ikke bruge Danfoss brevhoved eller Danfoss navn eller logo til personlige eller uvedkommende formål. Du må ikke uretmæssigt tage Danfoss ejendele eller fjerne disse fra virksomhedens område uden din leders skriftlige tilladelse. Du må ikke kopiere materialer, der er beskyttet af ophavsret eller kræver licens (herunder software). Politik Danfoss ønsker ikke at støtte bestemte politiske partier eller politiske partiers interesser. Dog kan ledelsen godkende virksomhedens medlemskab af erhvervsorganisationer eller organisationer, som opererer inden for rammerne af de aftaler, som Danfoss Koncernen har indgået (for eksempel FN s Global Compact). Du må ikke bruge Danfoss navn eller logo i forbindelse med politiske aktiviteter af nogen art. Du må ikke distribuere personlige, politiske meninger på Danfoss brevpapir eller fra din Danfoss . Du må ikke give penge eller yde anden form for støtte til politiske partier på vegne af Danfoss. Du må ikke bruge ting med Danfoss navn eller logo til personlig deltagelse i politiske aktiviteter. Du må være medlem af en erhvervsorganisation, hvis din leder har godkendt medlemskabet. Interessekonflikter Danfoss forventer, at medarbejderne til enhver tid gør Danfoss opmærksom på aktuelle eller potentielle interessekonflikter. En interessekonflikt opstår, når en medarbejder vil kunne give sine personlige interesser fortrinsret i situationer, hvor hans eller hendes forpligtelse og ansvar over for Danfoss bør komme først. 16

17 Du skal altid henvende dig til din leder, hvis der er den mindste tvivl om, at du befinder dig i en interessekonflikt. Du må aldrig misbruge din stilling i Danfoss eller Danfoss navn til at opnå personlig gevinst. Du skal bruge din fulde arbejdskraft for Danfoss. Du skal have en skriftlig tilladelse fra din leder, hvis: du har eget firma som bibeskæftigelse. du arbejder for, ejer mere end 5 % af eller har nogen anden økonomisk interesse i en virksomhed, der køber fra eller sælger til Danfoss. du investerer i en virksomhed, og du samtidig i dit arbejde i Danfoss har indflydelse på forretningsmæssige beslutninger, som involverer samarbejdet med denne virksomhed. Du skal orientere din leder, hvis din nærmeste familie er ansat i, ejer mere end 5 % af eller har anden betydelig, økonomisk interesse i en virksomhed, som konkurrerer med, køber fra eller sælger til Danfoss, og du samtidig i dit arbejde i Danfoss har indflydelse på forretningsmæssige beslutninger, som involverer samarbejdet med denne virksomhed. Du må ikke opmuntre en af Danfoss forretningspartnere til at gøre forretninger med en virksomhed, hvor du har en økonomisk interesse, uden først at informere forretningspartneren om din økonomiske interesse. Du må ikke have indflydelse på forretningsmæssige beslutninger hos en konkurrent. Du må under ingen omstændigheder: arbejde for, eje mere end 5 % af eller have nogen anden økonomisk interesse i en virksomhed, som konkurrerer med Danfoss. hjælpe familiemedlemmer, venner eller andre nære relationer til at opnå leverandør- eller distributionsaftaler eller andre økonomiske aftaler, som involverer Danfoss. For ledere gælder også: Du skal sørge for, at ingen af dine medarbejdere kan forestå samtlige led i en økonomisk transaktion for Danfoss (dvs. fra igangsættelse, godkendelse og betaling til rapportering af transaktionen) uden at involvere andre. Du skal vurdere alle henvendelser fra dine medarbejdere om interessekonflikter og sørge for at dokumentere dine beslutninger skriftligt. Du skal sørge for, at ægtefæller eller partnere ikke er hinandens overordnede eller underordnede, og søge at undgå, at partnere eller ægtefæller er ansat i den samme afdeling, da det kan give anledning til unødvendige konflikter på arbejdspladsen. Hvis du selv indleder et forhold med en af dine medarbejdere, skal du informere din nærmeste leder. Du må under ingen omstændigheder selv ansætte familiemedlemmer, venner eller andre nære relationer i Danfoss. 17

18 18

19 Danfoss og vores eksterne partnere Korruption og bestikkelse Danfoss tolererer ikke korruption. Korruption er enhver form for misbrug af ens stilling for egen eller Danfoss vindings skyld. Korruption omfatter blandt andet bestikkelse, hvidvaskning af penge, afpresning, beskyttelsespenge og nepotisme (begunstigelse af slægtninge eller venner). Bestikkelse er, når man giver eller modtager noget af værdi (tilbud, tilsagn, bevilling, gaver/penge eller lån) og derved forventes at give eller modtage uretmæssige fordele, det vil sige fordele, som ikke kan opnås på ærlig og lovlig vis. Korruption er strafbart og kan få meget alvorlige konsekvenser for både Danfoss og de involverede medarbejdere. Danfoss risikerer store bøder og erstatninger, omfattende kontrol fra myndigheder, udelukkelse af offentlige licitationer og et dårligt omdømme. For involverede medarbejdere kan det betyde personlige bøder, personligt erstatningsansvar, afskedigelse og fængselsstraf. Danfoss arbejder aktivt mod korruption via medlemskab af blandt andet Global Compact og World Economic Forum s (WEF) Partnering Against Corruption Initiative. Vores regler for anti-korruption er uddybet i Danfoss anti-korruptionsmanual, som særligt henvender sig til medarbejdere, som har relation til forretningspartnere og myndigheder. Manualen finder du på intranettet under Group Compliance. Danfoss retningslinjer for anti-korruption gælder for alle Danfoss selskaber, herunder datterselskaber og joint ventures, hvor Danfoss har en bestemmende indflydelse. I en række lande benytter Danfoss distributører, agenter og konsulenter, som agerer på vores vegne. Vi kan blive holdt ansvarlig for disse tredjeparters overtrædelse af lovgivning og anden uetiske adfærd, og derfor skal tredjeparter også efterleve retningslinjerne i antikorruptionsmanualen. Du må ikke deltage i nogen form for korruption. Du skal medvirke til, at tredjeparter, som handler på vegne af Danfoss, ikke deltager i korruption. Hvis du indgår aftaler med eksterne partnere, herunder myndigheder, skal du sikre, at reglerne i Danfoss antikorruptionsmanual er overholdt. Du må ikke indgå nogen underhåndsaftale med en embedsmand, kunde, leverandør eller tredjepart forud for en beslutning om en købs- eller salgsordre. Du skal afvise enhver betaling, som ikke stemmer overens med den service, som en forretningspartner er forpligtet til at levere. Du må ikke lave forretningstransaktioner, der indeholder incitamenter til personlig vinding eller svindel af enhver art. Hvis du modtager et korruptionslignende tilbud fra en offentlig eller privat samarbejdspartner, skal du straks rapportere det til din leder eller Ethics Hotline. Hvis du er i tvivl, om du gør det rigtige, skal du diskutere det med din leder eller kontakte AskUs. 19

20 For ledere gælder også: Du skal sikre, at medarbejdere, som har relation til forretningspartnere og myndigheder, kender reglerne i Danfoss anti-korruptionsmanual, og at relevante medarbejdere deltager i Anti-korruptions Compliance Programmet. Hvidvaskning af penge og skatteforhold Danfoss tolererer ikke hvidvaskning af penge. Hvidvaskning er, når man bruger lovlige forretningsaktiviteter til at omsætte penge, der er tjent ved ulovlige aktiviteter, herunder terrorisme. Du skal afvise kontantbetalinger eller checks, som er udstedt af en ukendt tredjepart. Du skal undgå transaktioner, som omgår registreringseller rapporteringskrav. Du skal undgå transaktioner, som involverer lande eller områder, der har ry for hvidvaskning af penge eller er kendt som skattely (medmindre størstedelen af forretningsaktiviteten foregår der). Du skal undgå at betale i andre lande, end der, hvor Danfoss har modtaget en ydelse, medmindre der er en god grund til at gøre det, og vi kan være åbne om det. Du skal undgå afvigelser fra normen, som for eksempel utilstrækkelige, mistænkelige eller falske betalingsoplysninger. Smørepenge Danfoss er imod brugen af smørepenge. Smørepenge er mindre, symbolske beløb, som man betaler til en lavere rangerende offentlig embedsmand for at få udført en rutinemæssig opgave, som man er berettiget til, og hvor manglende betaling vil føre til en betydelig forsinkelse eller anden gene for virksomheden eller dens medarbejdere. Eksempler på smørepenge er, når man betaler ekstra for at krydse en grænse, for at etablere en telefonlinje eller for at få udstedt et visum eller anden tilladelse. Du skal altid undgå at betale smørepenge, medmindre manglende betaling er til fare for dit helbred eller din personlige sikkerhed eller alle andre muligheder er udtømte, og beløbet er ubetydeligt. Hvis du undtagelsesvist betaler smørepenge, skal du forsøge at presse beløbet ned på et minimum, og du skal forsøge at få en kvittering. Hvis du har betalt smørepenge, skal du sørge for, at beløbet bliver bogført som smørepenge via Concur. Bogføringskravet gælder også, hvis forretningspartnere har betalt smørepenge på vegne af Danfoss. Rapportering og gennemsigtighed er et krav i lovgivningen og er afgørende i kampen mod smørepenge. Afpresning og beskyttelsespenge Danfoss betaler ikke kriminelle personer for beskyttelse mod vold mod personer eller hærværk mod ejendom. Hvis du bliver bedt om at betale beskyttelsespenge, skal du indberette det til din leder eller Ethics Hotline. For ledere gælder også: Du skal sørge for at indberette alle henvendelser om beskyttelsespenge til Ethics Hotline. 20

21 Gaver og repræsentation Gaver i forretningsforhold skal generelt undgås eller begrænses mest muligt. Dog er det i mange lande normal forretningspraksis at udveksle gaver som et udtryk for respekt. Skik og brug varierer meget fra land til land, og der kan være en hårfin balance mellem, hvad der anses for passende og upassende. Store gaver kan opfattes som et forsøg på at opnå en uretmæssig fordel eller påvirke en beslutning. Vi er overbeviste om, at vores medarbejdere bruger deres sunde fornuft og dømmekraft, når de giver eller modtager gaver og repræsentation, og aldrig giver en gave for at opnå en uretmæssig fordel. For at sikre gennemsigtighed og beskytte Danfoss medarbejdere mod mistanke om bestikkelse, skal værdien af alle gaver indberettes. Du må kun modtage eller give gaver eller forretningsrepræsentation, hvis det ikke pålægger Danfoss eller modtageren en moralsk eller juridisk forpligtelse. Du må ikke give eller modtage gaver, der er mere værd, end hvad der svarer til to timers løn (din egen bruttoløn). Flere gaver over kort tid fra samme giver eller til samme modtager, små som store, er ikke acceptabelt. Du skal derfor altid orientere din leder om, hvad du giver eller modtager af gaver. Du må ikke give eller modtage gaver i form af penge eller lån fra forretningspartnere. Det gælder også for din eller forretningspartnerens familie. Du må ikke deltage i eller afholde forretningsrepræsentation uden forretningsmæssigt indhold eller formål, og hvor det ikke kræves, at du er til stede. Repræsentation skal altid have en rimelig værdi og må ikke være ekstravagant. 21

22 Du må ikke påvirke forretningsbeslutninger på en upassende måde, for eksempel ved at tilbyde eller betale for besøg hos prostituerede. Du skal være opmærksom på, at gaver og repræsentation til offentligt ansatte er underlagt særlige regler. Gaver og repræsentation må kun udgøre et symbolsk beløb og skal have et legitimt forretningsformål. Alle gaver og al repræsentation til offentligt ansatte skal godkendes på forhånd og rapporteres ind til den lokale GS Manager / General Manager. Medarbejdere, som har relation til forretningspartnere og myndigheder, skal desuden følge reglerne i Danfoss anti-korruptionsmanual. Manualen finder du på intranettet under Group Compliance. 22 Donationer Danfoss kan støtte lokale organisationer gennem donationer og sponsorater, hvis den lokale ledelse vurderer, at det er relevant for Danfoss interesser og at de understøtter Vores adfærd. Donationer eller sponsorater må aldrig give Danfoss uretmæssige fordele, det vil sige fordele, som ikke kan opnås på ærlig eller lovlig vis, eller som kan opfattes som bestikkelse. Du skal sikre, at modtagere af sponsorater og donationer ikke bringes i en interessekonflikt, fordi der hersker en forventning om gengældelse. Du skal sikre, at modtageren af en donation eller et sponsorat ikke er en eksisterende eller potentiel forretningspartner. Du skal sikre, at modtageren af en donation eller et sponsorat ikke har en relation til en offentlig virksomhed eller en embedsmand, som Danfoss ønsker at få en forretningsrelation til.

23 Du skal sikre, at den modtagende organisation har et formål og et omdømme, som harmonerer med Danfoss værdier og interesser. Du skal sikre, at modtageren har et reelt behov for donationen eller sponsoratet og har ansøgt skriftligt. Du skal indberette aftaler om donationer og sponsorater til din leder. Fair konkurrence Konkurrencelovgivningen (US: Anti-trust lovgivning) forbyder enhver form for skriftlig eller mundtlig aftale eller samordnet praksis med konkurrenter om priser, fordeling af markeder eller kunder, misbrug af en dominerende markedsposition eller andet, der kan forhindre eller begrænse den frie konkurrence. Det er afgørende for Danfoss, at der ikke sker brud på disse regler. Overtrædelser kan medføre store bøder, erstatningsansvar og tab af forretning og omdømme. Vores regler for konkurrenceret er uddybet i Danfoss konkurrenceretsmanual, som særligt henvender sig til medarbejdere, der har relation til forretningspartnere og industri-organisationer. Manualen finder du på intranettet under Group Compliance. Du skal følge retningslinjerne i Danfoss Konkurrencerets Compliance Program. Du må ikke indgå nogen form for ulovlig aftale med en konkurrent, uanset om aftalen er skriftlig eller mundtlig, eller om der blot er tale om en stiltiende aftale. Du må ikke misbruge Danfoss dominerende position på et marked. Du må ikke udveksle følsomme forretningsinformationer (for eksempel priser, prisforhøjelser, rabatter osv.) med en konkurrent eller en repræsentant for en konkurrent. Oplysninger om konkurrenter Det er vigtigt for Danfoss at kende til konkurrenters forhold, men oplysningerne skal altid indhentes på en etisk forsvarlig måde og overholde lovgivning og regler, som beskytter virksomheders og personers ophavsrettigheder. Du må kun indhente oplysninger om vores konkurrenter fra lovlige kilder og aldrig fra konkurrenter. Du må ikke uberettiget modtage, videregive eller bruge fortrolige oplysninger, som retmæssigt tilhører andre. Produktsikkerhed Produktsikkerhed og produktkvalitet er vigtige elementer i forhold til at skabe tillid til Danfoss og vores produkter. Det er derfor afgørende for Danfoss, at vores produkter ikke har farlige egenskaber, der kan medføre skade på mennesker, miljø eller ting. Du skal medvirke til at sikre, at produkterne til enhver tid opfylder Danfoss specifikationer og relevant lovgivning om mærkning, produktsikkerhed og genbrug. Du skal straks kontakte din leder, hvis du har begrundet mistanke om fejl i produkter eller processer, der kan medføre skade eller risiko for skade på mennesker, miljø eller ting. 23

24 24

25 Danfoss og samfundet Kommunikation og gennemsigtighed Åbenhed og ærlighed om Danfoss aktiviteter er vigtigt for os og vores interessenter, det vil sige medarbejdere, forretningspartnere, pressen og de lokalsamfund, som vi opererer i. Vi kommunikerer derfor om vores økonomiske, sociale og miljømæssige resultater på en retvisende og gennemsigtig måde, og vi fortæller både om successer og udfordringer. Du skal kommunikere åbent og ærligt med respekt for de mennesker, som du kommunikerer til og om. Du skal bidrage til, at Danfoss har et godt forhold til lokalsamfundet. Du må kun udtale dig offentligt om Danfoss overordnede strategi, økonomi eller udtrykke virksomhedens holdninger til religiøse og politiske forhold, når det er aftalt med din leder eller Danfoss Media Relations. For ledere gælder også: Du skal sikre, at eventuelle problemer inden for dit område diskuteres med medarbejderne, og at relevante myndigheder om nødvendigt orienteres. Du skal have en løbende dialog med relevante myndigheder, så Danfoss er på forkant med kommende lovgivning og regler og kan nå at handle proaktivt. Du skal sikre, at alle relevante dokumenter opbevares og er tilgængelige for Danfoss og for myndighederne. Lokalt engagement Danfoss er i mange lande en fremtrædende virksomhed i lokalsamfundet og har stor betydning for de mennesker, som bor og arbejder der. Det er derfor vigtigt, at vi har orden i eget hus og har et godt forhold til lokalsamfundet. Vi respekterer lokalbefolkningens rettigheder og den lokale kultur, og vi er opmærksomme på, at der i nogle lokalsamfund kan være marginaliserede og sårbare befolkningsgrupper. For alle ledere gælder: Du skal sikre, at alle dine medarbejdere følger lokal lovgivning og Danfoss retningslinjer. Du skal have en løbende dialog med relevante, lokale interessenter for at sikre, at Danfoss kender deres behov og forventninger. Produktion Økonomisk vækst baseret på socialt og miljømæssigt ansvarlige beslutninger er vejen til at skabe langsigtede og bæredygtige resultater. Når Danfoss etablerer eller flytter salgs- og produktionsaktiviteter, sørger vi derfor for, at det foregår på en miljømæssigt og socialt ansvarlig måde, der tager hensyn til de medarbejdere, lokalsamfund og lokalbefolkninger, som berøres af ændringerne. For alle ledere gælder: Du skal arbejde for at opretholde den samme standard for miljø- og arbejdsmiljømæssige forhold ved udflytning af produktionsområder. 25

26 Du skal stræbe efter at beholde kvalificerede medarbejdere ved udflytning eller omstrukturering samt i perioder med faldende efterspørgsel efter vores produkter. Miljøhensyn Danfoss arbejder proaktivt med at forebygge forurening og producere vores produkter med mindst muligt energiforbrug og negative påvirkninger af miljøet. Vi har forpligtet os til løbende at forbedre vores energi- og miljøindsats, fremme miljømæssig ansvarlighed samt bidrage til at udvikle og sprede miljøvenlige teknologier. Du skal tage hensyn til miljøet i dine daglige handlinger på arbejdspladsen. Du skal følge de miljøinstruktioner, du får. Du skal bidrage til at afdække årsager til miljøuheld og deltage i at forebygge gentagelser. Du skal medvirke til at spare energi og øvrige ressourcer. For ledere gælder også: Du skal gå foran i arbejdet med at reducere miljøbelastningen, herunder energiforbruget. Du skal sikre, at dine medarbejdere er blevet undervist i og overholder samtlige miljøkrav. Du skal sikre, at Danfoss aktiviteter ikke forringer mulighederne for et varieret plante- og dyreliv (biodiversitet). Sikkerhedsvagter For at beskytte Danfoss medarbejdere og ejendom har nogle af vores virksomheder ansat sikkerhedsvagter. I disse tilfælde overvåger vagterne områderne enten ved at patruljere eller ved hjælp af overvågningskameraer. Vagterne skal respektere menneskerettighederne og må ikke bruge unødig magtanvendelse. Dette gælder både interne og eksterne sikkerhedsvagter. 26

27 For ledere gælder: Du skal sikre, at sikkerhedsvagter ikke tilbageholder folk ubegrundet, at de behandler alle lige, at de ikke blander sig i fredelige forsamlinger, og at de ikke bruger unødig magt, når de visiterer folk og gennemsøger deres ejendele. Du skal sørge for at have en procedure for vagternes beføjelser, og at enhver hændelse, hvor beføjelserne overskrides, rapporteres til den lokale ledelse. Du skal sørge for, at sikkerhedsvagter instrueres i ikke at bruge unødig magt. Du skal sørge for, at folk informeres om, at de bliver overvåget, og at overvågningen kun bruges til det erklærede formål og i overensstemmelse med lokal lovgivning. 27

28 Hvem kan du kontakte? AskUs spørgsmål om etik og anti-korruption Tlf.: Ethics Hotline rapportering af uetisk adfærd IT ServiceDesk IT-forhold Tlf.: Group Compliance compliance-forhold og compliance-programmer Group Regulatory etik og menneskerettigheder Danfoss Media Relations pressehenvendelser, talspersoner osv. Tlf.: B1206 Copyright Danfoss CF-LRV CF-C Version 3.2 DK