Et kort indspark om udbud - Har vi det rigtige fokus?

Transkript

1 Et kort indspark om udbud - Har vi det rigtige fokus? Peter Dann Jørgensen BvHD Frederiksberg, den 26. februar

2 Indlæg Planlægningsfasen Offentliggørelsesfasen Prækvalifikationsfasen Tilbudsfasen Beslutningsfasen Kontraktindgåelsesfasen Efterfølgende kontraktstyring 2

3 Planlægningsfasen Varighed af fasen afhænger af projektets kompleksitet 3

4 Planlægningsfasen OVERVEJELSER OM IGANGSÆTTELSE AF UDBUDSFORRETNING TIDSPLAN OG TILRETTELÆGGELSE AF UDBUDSSTRATEGI UDARBEJDELSE AF UDBUDSMATERIALE MARKEDS- DIALOG FORDELINGEN AF OPGAVER UDBUDSBEKENDTGØRE LSE UDARBEJDES (OVERVEJ EVENTUELLE MINDSTEKRAV) PLANLÆGNINGSFASEN 4

5 Planlægningsfasen OVERVEJELSER OM IGANGSÆTTELSE AF UDBUDSFORRETNING TIDSPLAN OG TILRETTELÆGGELSE AF UDBUDSSTRATEGI UDARBEJDELSE AF UDBUDSMATERIALE MARKEDS- DIALOG FORDELINGEN AF OPGAVER UDBUDSBEKENDTGØRE LSE UDARBEJDES (OVERVEJ EVENTUELLE MINDSTEKRAV) PLANLÆGNINGSFASEN 5

6 Offentliggørelsesfasen Tidsfrist mellem 5-12 kalenderdage 6

7 Offentliggørelsesfasen ELEKTRONISK OFFENTLIGGØRE LSE AF UDBUDSBE- KENDTGØRELSE i EUT EVENTUELT UDSENDE TIL RELEVANTE VIRKSOMHEDER EKSEMPELVIS ELEKTRONISK OPLÆGNING AF UDBUDSBEKEN DTGØRELSEN PÅ ORDREGIVERS HJEMMESIDE EVENTUEL FINDPUDSNING AF UDBUDS- MATERIALE OFFENTLIGGØRELSESFASEN 7

8 Prækvalifikationsfasen Tidsfrist minimum 30 kalenderdage 8

9 Prækvalifikationsfasen FRIST FOR ANMODNING OM PRÆKVALI- FIKATION KONDITIONS- MÆSSIGHEDS- VURDERING UDARBEJDELSE AF PRÆKVALIFIKATIONS- RAPPORT AFSLAG & BUDOPFORDRING MODTAGELSE AF ANSØGNINGER VIDEREGÅENDE SELEKTION PRÆKVALIFIKATION AF ET ANTAL ANSØGERE INVITATION TIL AT AFGIVE TILBUD PRÆKVALIFIKATIONSFASEN 9

10 Tilbudsfasen Varighed 6-7 uger 10

11 Tilbudsfasen MODTAGELSE OG BESVARELSE AF SPØRGSMÅL SAMT UDSENDELSE AF SUPPLERENDE OPLYSNINGER SENEST 6 DAGE FØR TILBUDSFRISTEN TILBUDSFRIST UDSENDELSE AF BUDOPFORDRINGS -SKRIVELSER TIL PRÆKVALIFICERET TILBUDSGIVERE TILBUDSGIVERE UDARBEJDER TILBUD MODTAGELSE AF SKRIFTLIGE TILBUD TILBUDSFASEN 11

12 Tilbudsfasen MODTAGELSE OG BESVARELSE AF SPØRGSMÅL SAMT UDSENDELSE AF SUPPLERENDE OPLYSNINGER SENEST 6 DAGE FØR TILBUDSFRISTEN TILBUDSFRIST UDSENDELSE AF BUDOPFORDRINGS -SKRIVELSER TIL PRÆKVALIFICERET TILBUDSGIVERE TILBUDSGIVERE UDARBEJDER TILBUD MODTAGELSE AF SKRIFTLIGE TILBUD TILBUDSFASEN 12

13 Beslutningsfasen 13

14 Beslutningsfasen KONDITIONS- MÆSSIGHEDS- VURDERING AF INDKOMNE TILBUD FRAVALG AF TILBUD TILDELING- & AFSLAGSBREV(E) UDARBEJDELSE AF EVALUERINGS- RAPPORT VALG AF TILBUD BESLUTNINGSFASEN 14

15 Kontraktindgåelsesfasen Varighed ca. 2 uger 15

16 Kontraktindgåelsesfasen STANDSTILL PERIODE (MIN. 10 DAGE) INDGÅELSE AF SKRIFTLIGE KONTRAKT KONTRAKTSMØDE MED VALGTE TILBUDSGIVER UDARBEJDELSE AF ART. 43-RAPPORT OG OFFENTLIGGØRELSE AF TILDELINGS- BEKENDTGØRELSE I EUT (FRIST PÅ 48 KALENDERDAGE) KONTRAKTINDGÅELSESFASEN 16

17 Efterfølgende kontraktstyring 17

18 Kontraktstyring IMPLEMENTERING AF KONTRAKT I ORGANISATION VISUALISERING, TILGÆNGELIGHED, DELING OG OPSAMLING AF KONTRAKTDATA PERFORMANCE SKAL VÆRE MÅLBART OG SKAL MÅLES KRAV OM COMPLIANCE I HENHOLD TIL UDBUDSREGLER, OVERHOLDELSE AF STANDARDER, LOVREGLER, MV. VURDERING AF KONTRAKTENS EFFEKTIVITET, HERUNDER SKAL DER KONSTATERES BEHOV FOR ÆNDRINGER SAMT HÅNDTERING AF EVT. ÆNDRINGER KONFLIKTHÅNDTERING SKAL AFTALES SIKRE FORSTÅELSE, VIDEN OG UDDANNELSE AF DE INTERNE KUNDER AFRAPPORTERING SAMT ARKIVERING I HENHOLD TIL KONTRAKTEN, VIRKSOMHEDS- POLITIKKER OG EFTER BEHOV MÅLET ER AT KONTRAKTEN ENDER SOM PLANLAGT KONTRAKTSTYRING 18

19 Kontraktstyring IMPLEMENTERING AF KONTRAKT I ORGANISATION VISUALISERING, TILGÆNGELIGHED, DELING OG OPSAMLING AF KONTRAKTDATA PERFORMANCE SKAL VÆRE MÅLBART OG SKAL MÅLES KRAV OM COMPLIANCE I HENHOLD TIL UDBUDSREGLER, OVERHOLDELSE AF STANDARDER, LOVREGLER, MV. VURDERING AF KONTRAKTENS EFFEKTIVITET, HERUNDER SKAL DER KONSTATERES BEHOV FOR ÆNDRINGER SAMT HÅNDTERING AF EVT. ÆNDRINGER KONFLIKTHÅNDTERING SKAL AFTALES SIKRE FORSTÅELSE, VIDEN OG UDDANNELSE AF DE INTERNE KUNDER AFRAPPORTERING SAMT ARKIVERING I HENHOLD TIL KONTRAKTEN, VIRKSOMHEDS- POLITIKKER OG EFTER BEHOV MÅLET ER AT KONTRAKTEN ENDER SOM PLANLAGT KONTRAKTSTYRING 19

20 Kontaktoplysninger BvHD - Udbudsretligt nyhedsbrev Peter Dann Jørgensen Telefon: Direkte telefon: Mobil: pdj@bvhd.dk 20