ANDELSBOLIGFORENINGEN ÅGADE 136 M.FL. REFERAT AF BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 7. maj 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Inge Kristoffersen (IK), Christoffer Halken (CH), Maj Svendstorp (MS), Anne Korch (AK) og Lisa Suhr (LS) Julia Sandner (JS) IK CH Vicevært 1. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler (AFSLUTTET) Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. Cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Der er blevet opsat kroge i loftet. Martin sørger for opsætning af belysning. Der skal opsættes nye skilte, så værkstedet bliver mere synligt. Martin undersøger hvorfra tidligere skilte er blevet købt. Der er blevet opsat belysning i cykelværkstedet samt skilt på døren ind til cykelkælderen. Arbejdet omkring opsætning af nye cykelstativer er næsten afsluttet. 2. Etablering af fodhegn Brædder til montering er indkøbt og malet. Opsætning af fodhegn udsættes til efter altanprojektet er afsluttet. 3. Espalierer Forventes etableret ultimo marts. Levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr (MN har godkendt). Arbejdet omkring montering af espalierer er undervejs - afsluttes efter altanprojektet er afsluttet. Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 1 af 11

2 Plantning af roser i espalier Ågade og Borups Allé - IK og Martin beslutter farvevalg. Er bestilt og Martin L er gået igang med at etablere plantesteder Borups Alle. Altan.dk forventes færdig med projektet ultimo maj - 1. uge af juni Hvorefter alle ovennævnte arbejdet igangsættes i uge 2 i juni måned. 4. Opsætning af overvågningskameraer, jf. generalforsamlingsbeslutning. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. 5. Installation af BEKEY-enheder (AFSLUTTET) Se særskilt punkt under afsnittet Ejendom, vedligeholdelsessager. Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne. 6. Oliering af gulv på altaner Martin sørger for at indkøbe olie. Andelshaverne sørger for at oliere gulvet første gang. Martin olierer altangulv hos lejere. 7. Montering af dørstoppere på altaner Se særskilt punkt under altan-afsnit. Foreningen bekoster indkøb af dørstoppere, der skal monteres i altangulv. Martin monterer dørstoppere hos lejere. 8. Reparation af udluftningskanal over ÅG 144 Repareres ifm. at der monteres altaner i opgangen. Reparationsudgiften dækkes af forsikringen. 9. Reperation af løstliggende teglsten til højre for loftsvindue (set udefra) over SK 16 nødvendig? Martin besigtiger skaden. Økonomi 1. Varsling af prisstigninger fra administrator pr. 1. april 2014 Grubbe Advokater har varslet en stigning i administrationshonoraret på 1,3 pct. Gebyr ved flytninger stiger til kr Gebyr for kontrol af andelsboligbog mv. stiger til kr Gebyr for ekspedition af adkomsterklæringer til kr Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 2 af 11

3 Gebyr for afregning af pant og udlæg stiger til kr Gebyr for ekspedition af mæglerforespørgsel stiger til kr Indførsel af nyt gebyr for udfærdigelse af nøgleoplysningsskema på kr Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (IK) Altanprojekt Generelt Problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. Skader ifm. altanprojekt LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. Vedligeholdelse Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. Der skal aftales en vedligeholdelsesplan samt indhentes tilbud på halvårlig/årlig oliering fra ekstern virksomhed. Bestyrelsen påtænker at stille forslag om en opdeling af Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 3 af 11

4 vedligeholdelsespligten således at denne opdeles i vedligeholdelse af gulv og øvrig vedligheholdelse. Forslagets indhold aftales nærmere på et senere tidspunkt. Husorden vedr. altaner Altaner (farver på markiser, skærmdug og fastholdelse af husorden) (IK) Byggemøde afholdt den 5. maj kl. 12 Deltagere: byggeleder og byggepladsleder fra Altan.dk, Martin (vicevært), Lars Kristoffersen (altanprojektansvarlig) og IK. Altan.dk fremsender farveprøver på læsejl til os. senest 7. maj til bestyrelsesmødet. BP 3, 4.th har en bekræftelse på mail fra Altan.dk om, at han ønsker indadgående dør. Altan.dk taler med andelshaver og beder ham om at sende en bekræftelse til bestyrelsen/lars om hvad løsningen bliver. Dørstoppere drøftes på bestyrelsesmødet på onsdag. Inge giver Altan.dk en tilbagemelding. Ødelagt fortov Asfalt er ødelagt af CityContainer. Altan DK har allerede aftalt med dem, at de dækker skaden. Beton ved kælderdøre - dækker Altan.dk. der bliver foretaget en afleveringsforretning/gennemgang når arbejdet er slut. Der tages foto af alle opståede skader og mangler. Der er aftalt ny gennemgang af altanerne på Ågade th og 136 samt BP 1 og 3 mandag den 12. maj kl Martin L og Inge deltager. Lars er forhindret. Tidsplan - alle fire mand fortsætter. Altan.dk regner med, at arbejdet er færdigt i uge 22 og måske en del af uge 23. ultimo maj/primo juni Det er 2 måneder før planlagt tid. Dette dels pga, at der har været fire mand på længere end først planlagt. Dels fordi, der ikke er stødt på væsentlige problemer. Træværket ser sundt ud. De anbefaler, at fuger i hjørnet BP1 og BA 33 fuges for ikke at fugten skal trænge ind i murværket. Bagmuren er alle vegne sund og tør. Pletter hvide skjolder på gelændere efter regn - årsagen er at de er taget for tidligt ud efter tørring. Altan.dk eftermaler de gelændere det omhandler. Næste byggemøde er aftalt til mandag den 25. maj 2014 kl (IK deltager ikke i dette møde). (IK/LK) Læsejl til altaner bestyrelsen har besluttet at tilbyde andelshavere med altan muligheden for at købe læsejl til kr ex moms i farven (farvekode 7559) (IK) Montering af dørstoppere for at modvirke skader på dør og anslagslister. pris fra altan.dk 250,- ex moms for installation af dørstoppere vi drøfter pr. mail, om vi evt. skal få Jørgen Friis til at give tilbud på Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 4 af 11

5 installationen af dørstopperne 2. (CH/IK) Montering af dørlister jf. generalforsamlingsbeslutning Endelig godkendelse af arbejdet med tætning af dørene. Tilbuddet er nu delt op og det er rettet til. EP sætter arbejdet i gang når han bliver bedt om det, yderligere sørger han for at arbejdet er udført korrekt, evt. i samarbejde med Martin. Bestyrelsen godkender den del af tilbuddet, der vedrører tætning af døre. Når listerne om en måneds tid har sat sig, vil bestyrelsen vurdere behovet for installation af tvangslukkere på dørene (se hertil tidligere fremsendte tilbud fra Jørgen Friis). LK beder Jørgen Friis fremsende udspecificeret tilbud på 18 stk. Dictator dørlukkere. Beslutning om køb træffes på et tidspunkt efter afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. Vedr. arbejdet udført af Tetschner & Kjær A/S (AFSLUTTET) På baggrund af grundig gennemgang (gennemført af CH og LK) af det udførte arbejde har vi konstateret, at det udførte arbejde er behæftet med så omstændige mangler, at vi har set os nødsaget til at tilbageholde det skyldige beløb. I samråd med Bente Alsig (Grubbe) har bestyrelsen besluttet, at tømrerfirmaet på ny tilbydes mulighed for at foretage udbedring. Denne udbedring sker på baggrund af en af bestyrelsen udarbejdet mangelliste. Så snart manglerne er udbedret, og godkendt af viceværten, vil det skyldige beløb blive betalt. T&K har anmodet om at der foretages gennemgang mandag d. 7/4 kl 8:00 - et medlem fra bestyrelsen skal deltage. Martin Lindholm og IK deltog i gennemgangen. Det blev aftalt med Tetschner & Kjær, at manglerne jf. mangellisten udbedres. Der foretages ny gennemgang den kl Bestyrelsen har efterfølgende besluttet, at der ved ny gennemgang også deltager en ekstern teknisk rådgiver : Ved ny gennemgang blev følgende aftalt: 1)Fordøre alle lodrette fuger ved dørtrin skal fuges med klar silikone. 2) Bagdøre SG 16 bundliste i venstre side skal afkortes. ÅG 144 Kælderdør skal fuges på indersiden med hvid silikone. det sammen i ÅG 138 Kælderdør fuges på indersiden med hvid silikone. Bagdør SG 22 - fuges bag ved listen. ÅG kælderdør mellem 136/138 listen fjernes op til stål/afskæres. Arbejdet udføres 25/ martin Lindholm tjekker, at arbejdet er udført. Det er OK iflg Martin. Inge undersøger hos det snedkerfirma, der har leveret dørtrinene hvilken lak de har fået fra værkstedet. IK har talt med Snedkeri & Design efterfølgende. dørtrinene er egetræ, der er behandlet med 3 gange skibslak. Lakken er oliebaseret Junckers skibslak. Firmaet foreslår, at dørtrinene lakeres 1-2 gange årligt start sommer og slut sommer, tørretid ca. 1 time, afslibes let først og påføres derefter én gang lak. Fire trin behandles ad gangen, hvorefter man efterbehandler trinene for. evt løbere. Pris for en dåse lak ca Ekstern rådgiver anbefaler at sagen afsluttes og firmaet får betaling for det udførte arbejde. Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 5 af 11

6 Vedr. installation af Dictator tvangslukkere På baggrund af en prøveinstallation på hoveddøren BP 7 har bestyrelsen besluttet, at en installation af tvangslukkere ikke er hensigtsmæssig, idet dørene vil blive uforholdsmæssigt tunge at åbne. Problemet omkring lukning af døre vil blive genoptaget til diskussion efter sagen med Tetschner & Kjær er afsluttet. 3. (CH) Installation af elektronisk nøglesystem til reklameomdelere mv. Henvendelse fra BEKEY vedr. installation af elektronisk lås til brug for omdeling af reklamer og gratis aviser mm. BEKEY præsenterede på bestyrelsesmødet d. 2/12-13 deres gratis løsning, hvor deres installeres en automatisk oplåsningsenhed, således at omdelere af lokalaviser, reklameomdelere, bude fra Årstiderne samt Københavns Kommunes hjemmehjælp kan få adgang til foreningens opgange uden brug af nøgle. Flere leverandører tilføjes løbende, dog kun med bestyrelsens eksplicitte accept. Systemet fungerer ved hjælp af digitale nøgler, der fremsendes til mobiltelefonen og kun er brugbare i et begrænset tidsrum og er beskyttet med meget høj digital kryptering. Bestyrelsen har accepteret installationen BEKEY-produktet. Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne (se særskilt punkt under afsnittet Vicevært ). Jf. mail af 27. feb. fra Bekey forventes installationen påbegyndt ultimo april. Bekey har påbegyndt arbejdet d. 29. april. 4. (IK/AK) Bærende bjælker under vaskeri gennemtæret Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. I samme omgang skal der kigges på at ændre lyskassen (vinduet) under vaskeriet da der kommer vand ind. Evt. kan denne muligvis ændres til en låge til levering af vaskeri materialer (sæbe o.a.). Denne opgave skal prioriteres af bestyrelsen i det følgende år. Tages op på næste bestyrelsesmøde. 5. (IK) Indkøb af blomsterkasser samt beplantning til Borups Alle Bestyrelsen har godkendt, at der indkøbes fire blomsterkasser (inkl. beplantning samt materialer til fæstning), som skal opstilles på Borups Alle på stykkerne mellem butikkerne, hvor der ikke er opsat espalierer. Forventet pris ca kr. Viceværten og IK tager stilling til beplantning på et senere tidspunkt. 6. (AK) Planlægning af fælles arbejdsdag sommer 2014 Bestyrelsen har besluttet at planlægge ny fælles arbejdsdag. AK udarbejder plan for arbejdsdagen. 7. (IK) Udskiftning af returventiler varmt vand AK undersøger omfang af problem - udarbejdelse af spørgeskema som omdeles til alle Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 6 af 11

7 beboere, for at få belyst problem. AK kontakter VVS er for at klarlægge hvordan vi kan fastslå problemets omfang endeligt, således at vi kan træffe beslutning om, hvordan problemet skal løses. 8. (IK) Reparation af lyskasse under vaskeri Inge kontakter KK for at få klarlagt ansvar Gård 1. (IK) Ventilation af betongruber Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5-årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr inkl. moms. Martin L og Inge har aftalt med møde med Envac René Jean torsdag den 8. maj 2014 kl (IK) Installation af rottespær i kloakledning DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/-wc. IJK vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Bestyrelsen afventer fortsat svar fra IK. 3. (IK) Dræn i bed bag espalier Indhentning af tilbud vedr. etablering af dræn bag percula og til venstre for skraldeskur. IK beslutter om vi skal bruge David Kristoffersen, der også har etableret dræn i rundbedet. Martin L og Inge holder møde med David Christoffersen tirsdag den 20. maj 2014 kl omkring dræn, beplantning, etablering af rottespærre og vedligeholdelse af højtvandslukkere. Inge har talt med en ingeniør, der anbefaler, at der etableres rottespærre og indgås aftale Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 7 af 11

8 om vedligeholdelse af højtvandslukkere - vedligeholdes de ikke, virker de ikke efter hensigten. Erhverv 1. (CH) Frisøren - opsigelse af lejemål - huslejerestance (AFSLUTTET) Frisøren har opsagt sit lejemål pr. 1/3-14. Der er restance for flere måneders husleje. Da frisøren fortsat anvender lejemålet, har bestyrelsen besluttet at bede om at få lejer udsat ved fogedens hjælp. Sagen er berammet til d. 12/5-14. Lejer er fraflyttet. Har overdraget nøgle til Martin. CH aflyser fogedretssag. IK og Martin foretager gennemgang af lokalet. 2. (IK) Genudlejning af erhvervslejemålet BA 29, st.th IK får lavet streamer til vinduet. Der har været omkring henvendelser på lokalet. Der har været en del, der ønske at anvende det til kontor. Der er pt. tre seriøse henvendelser. 1. Lokalet skal fremvises søndag den 11. maj til 3 piger, der vil etablere fotogalleri/design 2. Sandwich & Bagelsbar - det er aftalt at evt. lejer og IK taler sammen i weekenden. Lejer har en aftale fredag med sin indretningskonsulent. 3. Cafè kaffe, juice og kager mv. Afventer tilbagemelding dd. 4. Transportfirma, der også vil sælge tasker fra Marokko, har butik på Tåstrup hovedgade i mange år.køber varer i Paris, derfor etablering af transportfirma. Vil leje det fra den 1. juni husleje og depositum OK. 3. (CH) Procedure ifm. opsigelse af erhvervslejere Ifm. opsigelsen af et af foreningens erhvervslejere, er bestyrelsen blevet opmærksom på et åbenlyst problem vedr. eksklusion som følge af restance på huslejen. Der går for lang tid fra lejer misligholder første gang til at bestyrelsen underskriver endelig eksklusionsskrivelse. Bestyrelsen vil i samråd med foreningens administrator drøfte muligheden for at forkorte eksklusionsprocessen, da ventetiden på udsættelse ved fogedens hjælp er tre-fire måneder. Administrator har afvist, at en lejer kan udsættes af lejemålet på anden vis end ved fogedens hjælp. 4. (CH) BA 31, st.tv - nedrullede persienner. Bestyrelsen er blevet opmærksom på, at lejer altid har nedrullede persienner. Det er bestyrelsens opfattelse, at dette er en overtrædelse af lejekontrakten. CH kontakter lejer og beder ham om at ændre adfærd. Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 8 af 11

9 Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Salg Ågade 1. (CH) ÅG 138, 1. th. Sælger: Jesper Agerskov Køber: Thomas Klose Jensen (tlf ) SA har godkendt køber. Overdragelsesdato: 1/ (CH) ÅG 142, 3. th. Sælger: Kjersti Jørgensen Køber: Overdragelsesdato: Borups Alle 1. (MS) BA 25, 2. tv. Sælger: Aske Jansson Køber: Hanne Gregersen (godkendt af SA) Overdragelsesdato: 1/ (CH) BA 31, 1. TV. (AFSLUTTET) Sælger: Anton Hartwich Olsen Køber: Martin Thomas Johnsen (Godkendt af SA) Overdragelsesdato: 15/4-14. Skotterupgade 1. (CH) SK 22, st.th. (AFSLUTTET) Sælger: Enver Pedersen Køber: Lisa Suhr Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 9 af 11

10 Overdragelsesdato: 1/ (AK) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen Køber: Overdragelsesdato: 3. (AK) SK 22, 4.tv. Sælger: Sara Izzo Køber: Overdragelsesdato: Borups Plads 1. (CH) BP 1, 4.tv. Sælger: Sarah Maj Lauridsen Køber: Christoffer Schyth Kjær og Caroline Krøis Marquardsen Overdragelsesdato: 1/ (CH) BP 7, 3. sal. (AFSLUTTET) Sælger: Christine Schmidt Nielsen Køber: Mads Buhl Hendriksen og Søren Hendriksen Overdragelsesdato: 1/ (MS) BP 7, 4.tv. (AFSLUTTET) Sælger: Signe Højgaard Nielsen Køber: Nikolaj Lægaard Simonsen Overdragelsesdato: 1/ Eventuelt 1. LS undersøger markedet for lejlighedsvurderinger, da bestyrelsen ikke er tilfreds med niveauet for rapporterne. Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 10 af 11

11 Næste bestyrelsesmøde Dato: onsdag d. 4. juni 2014, kl. 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2014 Side 11 af 11