Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015"

Tina Nissen
7 år siden
Visninger:

1 Tilsyn med kommunernes arkivforhold

2 Tilsyn Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet beslutning om, hvad der skulle ske med deres papirarkivalier. 3 ud af 4 kommuner ikke havde besluttet sig, til hvilket arkiv de ville aflevere it-arkivalier. Derfor tog Rigsarkivet kontakt til kommunerne og opfordrede dem til at lave en arkiveringsstrategi med konkrete arkiveringstidspunkter

3 Tidligere tilsyn Tilsyn 2008 Afklare strukturreformens konsekvenser for arkiverne 23 bevaringspligtige systemer ud af hen ved bevaringspligtige systemer var gået tabt i forbindelse med kommunalreformen Før kommunalreformen havde 13 % af kommunerne oprettet deres eget arkiv. Tilsynet 2008 viste, at der nu var 33 stadsarkiver, idet der i årene omkring kommunalreformen blev oprettet 14 nye stadsarkiver Som ved tilsynet i 2005 satte tilsynet gang i kommunale itafleveringer, og Rigsarkivet modtog især fagsystemer, men få ESDH-systemer

4 Tidligere tilsyn Tilsyn systemer skulle have været afleveret, og at der var 241 systemer uden oplyst sletningsfrist, så der var et vist efterslæb Endvidere at der i årene skulle afleveres 178 systemer Kommunernes opgørelse over arkiveringsversioner viste, at der ikke var afleveret særligt mange journal- og ESDH-systemer, fordi kommunerne havde konverteret forgængersystemer ind i den nye kommunes ESDH-system, og fordi ESDH-afleveringer var dyrere end aflevering af fagsystemer uden dokumenter Alle kommuner, der ikke havde en fortegnelse over bevaringsværdige systemer, blev bedt om at færdiggøre og indsende den til Rigsarkivet Endnu engang medførte tilsynet it-afleveringer, denne gang også fagsystemer, men tillige flere ESDH-systemer

5 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der er i behold i kommunerne, og om de opbevares på betryggende vis. Tilsynet fokuserede både på it-systemer og papirarkivalier skabt i den nuværende kommune og fra forgængerkommunerne. 3. Endvidere skulle tilsynet indsamle oplysninger om nye it-systemer til brug for nye bevarings- og kassationsbestemmelser for kommuner

6 Arkivstrategi for papirarkivalier Strategi Kommune vil selv opbevare dem Kommunen vil aflevere dem til 7-arkiv Kommunen vil aflevere dem til Rigsarkivet 16 Ikke besvaret

7 Arkivstrategi for it-systemer 81 kommuner med arkivstrategi 17 kommuner uden arkivstrategi 2 ikke svaret 70 kommuner med arkiveringsplan 28 uden arkiveringsplan 10 har ikke svaret

8 7-arkiver (stadsarkiver / kommunearkiver) 2008: 33 7-arkiver 2015: 52 -arkiver 19 nye arkiver siden tilsyn 2008 Især 7-arkiver i de største kommuner

9 7-arkiver december

10 125 hyldekilometer bevaringspligtige papirarkivalier hos kommunerne og deres institutioner i 2015 Tidsperiode Antal hyldemeter Før kommunernes oprettelse i ,03 Sognekommunerne Primærkommunerne De nye kommuner 2007ff Ikke oplyst Andel i procent af samlet mængde papirarkivalier

11 125 hyldekilometer bevaringspligtige papirarkivalier hos kommunerne og deres institutioner i 2015 Fagområde Antal hyldemeter Andel i procent af samlet hos alle mængde papirarkivalier hos kommuner alle kommuner Teknik og miljø på rådhuset ,3 Social og sundhed på rådhuset ,9 Institutioner ,4 Sekretariat og fællesfunktioner på rådhuset ,3 Økonomi, personale og skat ,0 Børn, unge og skole på rådhuset ,2 Kultur og fritid ,

12 3.922 bevaringspligtige it-systemer hos kommunerne i 2015 Enkelt- eller fælleskommunalt Startdato før 2007 Startdato efter 2007 Enkeltkommunale systemer Fælleskommunale

13 Kommunernes generelle ESDH-system Leverandør System Antal kommuner Formpipe Acadre 36 KMD KMD Sag EDH 22 Brugerklubben SBSYS SBSYS 20 Fujitsu edoc 8 Consit Fics 4 Convergens Profil 4 NetCompany GetOrganized 2 Inopi GoPro 1 cbrain F

14 Kommunernes ESDHsystemer december

15 Kommunernes fagsystemer nogle udviklingstræk Fagsystemerne vil i de kommende år blive tykke, dvs. dokumentbærende, mens ESDH bliver tynd KMD ikke særligt markante på omsorgssystemer i 2008 i 2015 er KMD den førende leverandør efter opkøb af Rambøll Informatik og Avaleo EKJ, Care og Avaleo udfases i de kommende år

16 It-systemer fra forgængerkommunerne Af de 702 enkeltkommunale systemer er 239 systemer stadig ikke afleveret, men er konverteret ind i den nye kommunes systemer 27 systemer er hverken konverteret eller afleveret Risiko for datatab og for vanskeligheder, især ved konvertering af dokumenterne til arkivformat 17 systemer er gået tabt, dvs. ikke er blevet arkiveret

17 Bevaringspligtigt materiale på fællesdrev, intranet m.v. 43 kommuner har angivet at have bevaringspligtigt materiale på fællesdrev m.v. Meget stor spændvidde i omfanget af materialet, men især hos institutionerne Kommunerne har meldt tilbage, at de bl.a. indskærpe brug af ESDH, overvåge drev eller lukke drev

18 Tilsynsbesøg hos 6 udvalgte kommuner Formålet med besøgene var at følge op på kommunens digitale tilsynsbesvarelse, men i lige så høj grad også at indhente viden om den kommunale forvaltning og dens arkivdannelse til brug for revision af de kommunale bevaringsbestemmelser i 2016 Besøgt: Odder, Nordfyns, Lemvig, Thisted, Hillerød og Sorø kommuner oktober-november

19 Rigsarkivets tilsyn står til søs

20 Tilsynsbesøg hos 6 udvalgte kommuner Indtrykket fra besøgene har været, at kommunerne er blevet professionaliseret på dette område siden 2007 Har sat fokus på god dokumentation via retningslinjer for journalisering, brug af sags- og dokumentskabeloner, overvågning af fællesdrev, udarbejdelse af arkiveringsplaner m.v. Derimod ikke så meget fokus på kvalitetssikring For Rigsarkivet en positiv oplevelse at komme på tilsynsbesøg

21 Spørgsmål?

Relaterede dokumenter

Afrapportering af det kommunale tilsyn

Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 14-09-2016 1 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der